CONCEITOS BÁSICOS DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS UNIASSELVI-PÓS CENTRO UNIVERSITÁRIO LEONARDO DA VINCI – UNIASSELVI UNIASSELVI-PÓS CONCEITOS BÁSICOS DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS Pró-Reitor da Pós-Graduação EAD: Prof. Carlos Fabiano Fistarol Coordenador da Pós-Graduação EAD: Prof. Ivan Tesck Equipe Multidisciplinar da Pós-Graduação EAD: Prof.ª Bárbara Pricila Franz Prof.ª Tathyane Lucas Simão Prof. Ivan Tesck Autor (a): Elcio Cadene Revisão Ortogramatical: Equipe Produção de Materiais Indaial 2017 Módulo 1 – Conceitos Básicos de Gerenciamento de Projetos Sumário MINICURRÍCULO ........................................................................................................................... 2 CONTEXTUALIZAÇÃO................................................................................................................... 3 1. CARACTERÍSTICAS DE UM PROJETO .................................................................................... 3 2. TIPOS DE PROJETO ............................................................................................................... 11 3. CICLO DE VIDA DE UM PROJETO.......................................................................................... 14 4. ÁREAS DE CONHECIMENTO DA GESTÃO DE PROJETOS .................................................. 21 ALGUMAS CONSIDERAÇÕES .................................................................................................... 25 REFERÊNCIAS ............................................................................................................................ 26 RESPOSTA DAS ATIVIDADES .................................................................................................... 27 1 Módulo 1 – Conceitos Básicos de Gerenciamento de Projetos MINICURRÍCULO Elcio Cadene é formado em Gestão de Projetos de Tecnologia de Informação pela UNISUL e pós-graduado em Engenharia de Produção com ênfase em Controle de Processos pela SOSIESC. Atua a mais de vinte anos na área de consultoria e gestão de processos para várias empresas do país. (Mais Informações <https://www.linkedin.com/in/cadenemanufaturaeti/>). 2 Módulo 1 – Conceitos Básicos de Gerenciamento de Projetos CONTEXTUALIZAÇÃO No dia a dia de nossas vidas, não observamos que o tempo todo estamos, consciente ou inconscientemente, em constante e progressivo processo de planejamento de nossas atividades. Seja em uma simples ida ao cinema ou no grandioso sonho de uma carreira de mestrado, estamos sempre organizando nosso tempo e nossos recursos para execução de tarefas. Provavelmente, tudo começou quando nossos ancestrais perceberam que deviam planejar suas atividades conforme as estações do ano para poder sobreviver, pois sabiam que tinham que conservar sementes para a semeadura no momento propício, assim como aprontar suas lanças para caçar durante a migração dos rebanhos. Com a evolução e o crescente número de possibilidades tecnológicas, o universo do planejamento se expandiu em uma forma incontável de variáveis que afetam nossas decisões, e desta forma tivemos que nos organizar de modo mais assertivo em nossos planejamentos. Partindo deste princípio, devemos considerar que precisamos aprender técnicas eficientes de utilização dos recursos e do tempo disponibilizado para realização de nossos planos. Desta forma, teremos como foco principal de nosso estudo os conceitos que abordam o planejamento, a execução e controle de um projeto em todas as suas fases e as técnicas de gerenciamento de projetos, alinhada às melhores práticas do mercado. 1 CARACTERÍSTICAS DE UM PROJETO Objetivos: Conhecer o que é um projeto, suas características, seus resultados e quando são necessários. Demonstrar a história e a evolução do controle de projetos e os métodos desenvolvidos para seu controle. Projeto é um empreendimento não repetitivo, caracterizado por uma sequência clara e lógica de eventos, com início, meio e fim, que se destina a atingir um objetivo claro e definido, 3 Módulo 1 – Conceitos Básicos de Gerenciamento de Projetos sendo conduzido por pessoas dentro de parâmetros predefinidos de tempo, custo, recursos envolvidos e qualidade. a) Conceito sobre projeto Um grande número de pessoas emprega cada vez mais o termo “projeto” em suas instituições, sem, no entanto, conseguir definir o termo “Projeto” na sua totalidade, seja pela falta de conhecimento sobre seu correto significado, seja pela comunicação entre os membros da corporação. O guia do conhecimento em gerenciamento de projetos (guia PMBOK) (www.pmi.org) rege todas as regras para que um projeto seja executado sem falhas e riscos de fracassos e tornou-se a referência mundial de gerenciamento de projetos, tendo como função primordial, planificar o entendimento do que é um projeto. Mas afinal de contas, o que é um projeto? O PMBOCK (2008, p. 5), define projeto da seguinte forma: “[...] projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo”. Podemos ainda definir Projeto como: Um esforço temporário, que não se repete, gerado em uma cadeia de eventos definida sobre seu início, meio e fim; Um empreendimento com um resultado que não foi alcançado antes; Um conjunto de esforços ligados à um objetivo comum; Uma atividade sem a certeza de que seu resultado final será alcançado, caso contrário é processo. Por exemplo, criar um sistema de informação novo, ou redesenhar um sistema já existente, é um PROJETO. Já, atualizar um sistema de informação existente é um processo operacional permanente, não é um projeto. No entanto, o planejamento do conjunto de processos de atualização de um sistema é um projeto. Os resultados de um projeto podem ser: Tangíveis, como uma edificação, uma feira de eventos, um design de moda. 4 Módulo 1 – Conceitos Básicos de Gerenciamento de Projetos Ou intangíveis, semelhante a um mapa de contexto sobre os processos existentes em uma corporação. Entre os grandes projetistas da humanidade, podemos citar Thomas Edison. Na sua vida, Thomas Edison registrou 2.332 patentes. O fonógrafo foi uma de suas principais invenções. Outra foi o cinematógrafo, a primeira câmera cinematográfica bem-sucedida, com o equipamento para mostrar os filmes que fazia. Edison também aperfeiçoou o telefone, inventado por Antonio Meucci, em um aparelho que funcionava muito melhor. Fez o mesmo com a máquina de escrever. Trabalhou em projetos variados, como alimentos empacotados a vácuo, um aparelho de raios X e um sistema de construções mais baratas feitas de concreto. Fonte: Disponível em: <https://pt.wikipedia.org/wiki/Thomas_Edison>. Acesso em: 17 jun. 2017. b) Quando os projetos são necessários De forma geral, sempre que se deseje obter resultado único e com recursos (dinheiro, pessoas, máquinas) definidos e com data de entrega específica, torna-se necessário a criação de um projeto. Observe este exemplo: Todo mês você recebe sua fatura de energia elétrica e é muito raro que seu valor varie, pois, sendo você um consumidor normal, tendo apenas as variações sazonais do clima (ar condicionado no verão, chuveiro muito quente no inverno), com hábitos sempre parecidos, sua despesa com energia elétrica também será previsível. Por isso, um planejamento rotineiro sobre seus gastos de energia, como limitações no tempo do banho ou adequação da temperatura do ar condicionado, costuma ser suficiente para gerenciar seus gastos com energia. Isto não requer nenhum planejamento específico, pois trata-se de uma rotina. Agora, pense nas compras de final de ano, você sai de casa com seu cartão de crédito na sua carteira. Tão logo chega ao shopping, você se vê comprando coisas caríssimas para todos da família. Com certeza, embalado pelo espírito natalino, você vai gastar muito mais do que realmente poderia e, provavelmente, vai se atrapalhar um bocado, não vai? Pois bem, nesse caso, seria interessante elaborar um projeto. Os projetos necessitam de um maior planejamento, pois tem prazo para acontecer e porque acontecem uma única vez e com recursos limitados. 5 Módulo 1 – Conceitos Básicos de Gerenciamento de Projetos Geralmente quando se fala em “gastos” a palavra projeto geralmente vem à tona, ou pelo menos deveria vir e por isso, durante o século 19, os governos dos países mais desenvolvidos começaram a contratar grandes projetos de infraestrutura, tais como ferrovias, pontes, embarcações etc., demandando enormes esforços das companhias para a sua execução, com valores financeiros e prazos pré-definidos. c) Sucesso e fracasso dos projetos Quando se inicia um projeto, geralmente uma dúvida paira no ar: Será que o nosso Projeto vai dar certo? Vale lembrar que a palavra sucesso é utilizada para definir quando o objetivo almejado é alcançado, que foi planejado ou tentado - ou seja, a entrega do projeto acontece dentro da data planejada, dentro do orçamento e está em conformidade com a estratégica e as metas da empresa. Vamos relacionar alguns pontos, para identificar se seu Projeto foi/será um Sucesso ou um Fracasso. Fatores que evidenciam Sucesso: O trabalho do projeto foi cumprido de acordo com o prazo e o orçamento. Os resultados globais foram cumpridos dentro do prazo e do orçamento. Os resultados do projeto foram entregues ao cliente, que os considera adequados à missão, aos objetivos e às metas da empresa. Os interessados estão satisfeitos com o modo pelo qual o projeto foi administrado e com os resultados apresentados. Os participantes da equipe do projeto acreditam que o fato de ter participado dela foi uma experiência valiosa. Conseguiu-se lucro com o trabalho executado no projeto. O trabalho do projeto resultou em alguns avanços tecnológicos que prometem dar à empresa uma vantagem competitiva. 6 Módulo 1 – Conceitos Básicos de Gerenciamento de Projetos Fatores que evidenciam Fracasso: O projeto excedeu os custos e/ou a programação. O projeto não é adequado à missão, aos objetivos e às metas da empresa. Permitiu-se que o projeto fosse além do ponto em que os resultados seriam necessários para cumprir as expectativas do cliente. Foram aplicados processos inadequados de gerência de projetos. Foi feito um desenho errado dos padrões técnicos de desempenho do projeto. Os interessados ficaram insatisfeitos com o andamento do projeto e/ou os resultados obtidos. A alta administração não deu suporte ao projeto. Pessoas não qualificadas trabalharam na equipe do projeto. O projeto cumpriu as exigências, mas não resolveu as necessidades do negócio. d) Introdução e história da gestão de projetos Como agora sabemos, Projetos têm objetivos definidos e prazo de conclusão, e para que isso aconteça com sucesso é preciso conduzir, coordenar e controlar um projeto e as pessoas que participam dele. Um dos primeiros livros conhecidos sobre a gestão de projetos tem o título de “An Essay on Projects” (“Um ensaio sobre projetos”), de Daniel Defoe escrito em 1697 (Cleland, 2004). Durante o século XVIII, a necessidade de melhoria da infraestrutura dos países desenvolvidos exigia projetos audaciosos, tais como ferrovias, pontes, embarcações etc., e consumiam enormes esforços das companhias para serem postos em prática, com valores financeiros limitados e prazos pré-definidos, sendo que a gerência desses projetos tinha que seguir algum tipo de planejamento. Nesta época surgiu Frederick Taylor (1856-1915), cientista que começava a estudar detalhadamente o trabalho, evidenciando que o incremento da produtividade pode ocorrer se o trabalho for dividido em tarefas pequenas e distintas. Com isto, a indústria pôde modificar seu método produtivo e evoluir para o padrão atual de manufatura, sendo que em vez de um trabalhador executar todas as tarefas até concluir 7 Módulo 1 – Conceitos Básicos de Gerenciamento de Projetos determinado produto, ele se ocupa apenas de uma tarefa, especializando-se nela. Por consequência, a produtividade aumenta e os produtos são feitos em série. Apesar de ter profundo impacto positivo no modelo industrial da época, a contribuição de Taylor também teve seu lado negativo, pois transformava o trabalhador numa espécie de máquina, de engrenagem dentro do processo produtivo, e criticada no filme “Tempos Modernos” (1936), de Charlie Chaplin. Um outro expoente da revolução industrial e amigo de Taylor, Henry Gantt (1861-1919), estudou em detalhes as operações associadas a um trabalho, decompondo-as em tarefas. Para ver as diversas tarefas em sequência, e como elas vão se sucedendo até o final de um determinado projeto, Gantt elaborou um gráfico constituído de barras, sendo que cada barra representa uma tarefa e seu tamanho representa uma duração. Até hoje são usados gráficos de Gantt para a gestão de projetos. Durante a Segunda Guerra Mundial desenvolveram-se muitos projetos tecnológicos e com seu término, evidenciou-se a existência de um campo do conhecimento específico da administração de projetos, que se denominou em inglês por “project management” ou gerência de projetos em português. Em 1954, o IEEE (Institute of Electrical and Electronic Engineers - Associação Mundial de Engenheiros Eletrônicos e Eletricistas) criou a revista “Transactions on Engineering Management”, com foco exclusivo em assuntos sobre a gerência de projetos e a produção em engenharia e teve forte influência na área. No mesmo período, surgiram os métodos CPM e PERT que se tornaram muito importantes na “gerência de projetos”, e inclui a disciplina nos currículos de Administração e Engenharia de Produção (PRADO, 1998). O Método do Caminho Crítico — CPM (iniciais do título em inglês Critical Path Method), surgiu na empresa Du Pont, em 1957, quando a empresa buscava melhorar seu planejamento e controle de projetos de engenharia, e o método fez enorme sucesso desde o início. Simultaneamente ao CPM, a marinha americana lançou o projeto “POLARIS”, que era um complexo projeto para a construção de submarinos atômicos. Devido à esta complexidade e ao relacionamento de diversas empresas (9.000 fornecedores), juntamente com a complexidade 8 Módulo 1 – Conceitos Básicos de Gerenciamento de Projetos tecnológica envolvida, um sistema de planejamento e controle precisava ser desenvolvido. Esse sistema foi criado em 1958 e denominado PERT (Program Evaluation and Review Technique), que significa “técnica de avaliação e revisão de programas/projetos”. Já pensou em controlar o estoque de um projeto desses? Pesquisas realizadas nos EUA na época apontaram que os projetos governamentais e militares apresentavam até 50% a mais de consumo de tempo em sua execução e até 200% a mais no desvio do inicial estimado, com relação aos projetos privados (Prado, 1998). Esses dados foram divulgados e criaram grande polêmica. No entanto, com o uso do PERT, o projeto Polaris foi realizado com sucesso — dentro do orçamento e em apenas três anos. A partir daí os métodos PERT e CPM acabaram se fundindo e assumindo inclusive o formato de Diagrama de Precedências, técnica desenvolvida na França em 1964 (Prado, 1998). A evolução dos sistemas computacionais, na segunda metade do século XX, contribuiu para a melhoria dos métodos de gerência de projetos, mesmo porque os próprios sistemas computacionais são desenvolvidos na forma de projetos, e por isso demandam técnicas de planejamento e controle específicos. Em paralelo com o incremento da tecnologia, algumas normas começaram a ser escritas para a gerência de projetos, e criou-se então o “Instituto de Gerência de Projetos” — PMI (Project Management Institute), o qual se consagrou como a mais importante instituição referenciada sobre controle de projetos, mundialmente reconhecida, contribuindo especialmente neste campo com o livro “Guide to the Project Management Body of Knowledge”, conhecido como PMBOK. Concluir um projeto no prazo determinado, com o custo combinado e da forma como os clientes desejam é o que se espera de qualquer organização, seja uma estruturada multinacional ou uma microempresa. Contudo, a vivência diária em projetos mostra que, na maior parte das vezes, esse não é um desafio fácil de ser cumprido. Inúmeras ações podem fazer com que as expectativas não se cumpram. Os erros vão desde o estabelecimento das expectativas até a execução dos projetos. 9 Módulo 1 – Conceitos Básicos de Gerenciamento de Projetos As boas práticas de Gerenciamento de Projetos trazem diversos benefícios às empresas, como a redução de custos e do tempo para desenvolvimento de novos produtos e soluções; o aumento de vendas e receita para reinvestimento, tanto do capital humano quanto da estrutura da organização; o aumento da carteira de clientes e consequente fidelização desses e o aumento de sucesso na execução dos projetos. Com o total controle do projeto proporcionado pelo gerenciamento, podemos elencar alguns benefícios como: “Modus Operandi” único – Todos sabem “o que”, “como” e “quando” algo deve ser feito. Além de garantir o alinhamento da equipe, isso reduz a quantidade de discussões e aumenta a probabilidade de o projeto ser entregue com sucesso. Cumprimento de prazos – Difícil garantir que um projeto terminará no prazo, pois durante a jornada de execução podem ocorrer mudanças. Porém o gerenciamento de projetos oferece ferramentas para prever, atenuar, reduzir e evitar atrasos ou, na pior das situações, avisar com bastante antecedência que datas de entregas não serão cumpridas ou que o custo será “estourado”. Flexibilidade – As definições iniciais podem ser modificadas a qualquer momento, essa é uma das maiores certezas que o gestor de projetos tem como legado, mas, ao alterar as definições de um projeto, deve-se avaliar e discutir sobre seus efeitos colaterais (impactos) e se a alteração é condizente com o objetivo do projeto. O sistema de gerenciamento de projetos cria parâmetros de controle seguros sobre as variáveis, evitando que um simples “pedido do cliente” acabe gerando um caos irreversível. ROI não pernicioso – Elencando o custo de cada etapa possibilita-se o controle sobre do retorno investido e, desta forma, evita-se as despesas desnecessárias, necessidades de negociação de preços com fornecedores, antecipar receitas e postergar despesas. A corporação passa a ter mais segurança sobre a lucratividade de cada projeto e, por consequência, do retorno sobre seus investimentos. Melhora a percepção de valor do cliente – Quando se gerencia as expectativas dos clientes, analisando seus desejos (implícitos e explícitos) sua “percepção de valor” aumenta, pois se sente mais prestigiado. 10 Módulo 1 – Conceitos Básicos de Gerenciamento de Projetos Antecipa problemas – Como você já levantou o que pode dar errado no projeto (riscos), fica fácil tomar ações para evitar que problemas aconteçam. Isso aumenta a eficiência da empresa, permitindo que faça mais e mais projetos ou, pelo menos, projetos com maior qualidade. Comunicação fluida – Um cliente que tem informações sobre o andamento do projeto e que tem suas ideias e necessidades ouvidas e analisadas, sente-se mais satisfeito, mesmo que o projeto dê errado no final. 2 TIPOS DE PROJETO Objetivos: Identificar os tipos de projeto e seus subtipos dentro de cada modelo de negócios. Distinguir e comparar o resultado final dentro de cada tipo de projeto. Conforme o modelo de negócio existe tipos de projetos que podem ser aplicados, e cada tipo de projeto traz resultados finais diferentes. a) Formas de organização de um projeto Diferentes organizações possuem diferentes formas de organizar os seus projetos. Algumas empresas podem se organizar por projetos e oferecer autonomia a um gerente de projeto, outras preferem se organizar funcionalmente. Um projeto também pode ser dividido em fases com um foco diferente para cada uma delas. Todo projeto também possui um ciclo de vida e partes interessadas na execução de um projeto. Literalmente elencamos alguns modelos de projeto, mas as constantes atualizações tecnológicas nos fazem ver que a lista evoluirá sem precedência na história. Atualmente podemos descrever os seguintes tipos de projetos: 11 Módulo 1 – Conceitos Básicos de Gerenciamento de Projetos 1. Projetos de Sistemas; 2. Mapeamento de Processos; 3. Infraestrutura; 4. Estratégia e subdivisões: 4.1. Produtos; 4.2. Serviços; 4.3. Legislação; 4.4. Mercado. 5. Gerência de Mudanças; 6. Melhoria Contínua. Vamos conhecer cada um destes tipos de projetos! TIPOS DE PROJETOS Projeto de sistemas: Tem como resultados produtos de desenvolvimento de código, rotinas ou programas computacionais. Por exemplo: ERPs, Bis Gestão de Pessoas, etc. Projetos de Mapeamento de Processos: Retornam desenhos e mapas dos processos organizacionais de uma empresa, ou a definição de novos processos, bem como sua documentação. Por exemplo: Padronização do processo acesso ao banco de dados de uma instituição, reformulação do controle de qualidade, preparação para certificação normativa à instituição. Projetos de Infraestrutura: Geralmente focam em melhoria da ambiência do local existente tendo todo o contingente envolvido neste tipo de mudança, como: equipamentos, plantas, redes (elétrica, hidráulica, dados e telefonia, etc.). Por exemplo: Novo prédio; Mudança do CPD; etc. Projetos de Estratégia: Aqueles que buscam efetivamente atender ao planejamento estratégico da organização, os quais podem ser classificados em: Projetos de Produtos: Tem como resultado o desenvolvimento de novos produtos seja por uma nova oportunidade ou por uma demanda específica de um determinado cliente ou grupo de clientes. 12 Módulo 1 – Conceitos Básicos de Gerenciamento de Projetos Por exemplo: Novo modelo de automóvel, Novo sabor de sorvete, etc. Projetos de Serviço: Aqueles em que se envolve pesquisa e desenvolvimento de novos serviços, sejam por uma exigência do mercado ou por pedido de um determinado cliente. Por exemplo: Nova forma de relacionamento com cliente, nova plataforma de CRM, Serviço de atendimento ao idoso, etc. Projetos de Legislação: Aqueles cujo resultado é uma adequação a uma nova legislação ou à legislação vigente, seja por imposição ou por oportunidades de negócio. Por exemplo: Adequação da contabilidade às novas alíquotas de IPI, Mudança de endereço para Zona com menor carga tributária, reformas para atender à lei antitabaco, etc. Projetos de resposta ao Mercado: Aqueles em que se busca e responde a uma imposição do mercado, seja por oportunidade ou para alinhar-se ou antecipar-se à concorrência. Por exemplo: reforma para melhor atendimento às pessoas com necessidades especiais, substituição das sacolas plásticas por biodegradáveis, plano estratégico, plano de reformulação visual, etc. Projetos de Gerência de Mudanças: Aqueles que são resultado do processo de Gerência de Mudanças Organizacionais, indicados pelo comitê de mudanças, os quais normalmente indicam mudanças em processos ou documentos já existentes, porém com certo grau de risco para a continuidade dos negócios, caso não sejam tratados com o devido planejamento. Por exemplo: Inserir novo campo na tabela de clientes, alterar a quantidade mínima de amostras do processo de controle de qualidade, etc. Projetos de Melhoria Contínua: Aqueles que são etapas ou os próprios PDCA’s (planos de ação de melhoria contínua, usando a metodologia: PLAN, DO, CHECK e ACT) elaborados para ações de melhorias em processos existentes ou solução de problemas de qualidade. Por exemplo: PDCA de resposta à auditoria dos níveis de serviço alcançados pela área de TI. Fonte: Adaptado de: <https://goo.gl/rLX43x>. Acesso em: 17 jun. 2017. 13 Módulo 1 – Conceitos Básicos de Gerenciamento de Projetos 3 CICLO DE VIDA DE UM PROJETO Objetivos: Conhecer os grupos de processos dentro do ciclo de vida de um projeto. Diferenciar as fases e analisar a evolução do projeto dentro do seu ciclo de vida. O ciclo de vida de um Projeto é a divisão da Gestão do Projeto em fases, pelas quais ele passa do início ao término. As fases representam um conjunto de atividades, relacionadas de maneira lógica, que culminam na conclusão de uma ou mais entregas. A estrutura de fases permite que o controle seja segmentado em subconjuntos lógicos para facilitar o gerenciamento, o planejamento e controle. a) Os cinco grupos de processos de gestão de projetos Os cinco grupos de processos de gestão de projetos estão ligados uns aos outros por suas respectivas entradas e saídas, onde o resultado final de um processo constitui o início de outro. Processos de iniciação: define e autoriza o projeto ou uma fase dele. Processos de planejamento: esclarece e aprimora os objetivos, planejando as ações necessárias para realizá-los. Processos de execução: integra pessoas e outros recursos para produzir as entregas e informações sobre o desempenho do respectivo projeto. Processos de monitoramento e controle: mensura e monitora com frequência o progresso do projeto, a fim de identificar possíveis variações e discrepâncias em relação ao plano inicial e corrigi-las quando necessário. Processos de encerramento: Finaliza todas as atividades de todos os grupos de processos de gestão do projeto, visando completar formalmente o respectivo projeto (ou uma fase dele) e formalizar a aceitação do produto, serviço ou resultado para o qual ele foi dedicado. Vamos verificar mais detalhadamente cada um desses grupos de projetos! 14 Módulo 1 – Conceitos Básicos de Gerenciamento de Projetos Processos de iniciação O grupo de processos de iniciação consiste nos processos realizados para definir um novo projeto ou uma nova fase de um projeto existente, obtendo autorização para tal. Nos processos de iniciação, o escopo inicial é definido e os recursos financeiros iniciais são comprometidos. As partes interessadas internas e externas que vão interagir e influenciar o resultado geral do projeto são identificadas. Se ainda não foi designado, o gerente do projeto será selecionado. Estas informações são capturadas no termo de abertura do projeto e no registro das partes interessadas. Quando o termo de abertura do projeto é aprovado, o projeto se torna oficialmente autorizado. Embora a equipe de gerenciamento do projeto possa ajudar a escrever o termo de abertura do projeto, a aprovação e o financiamento são externos aos limites do projeto. Como parte do grupo de processos de iniciação, muitos projetos grandes ou complexos podem ser divididos em fases separadas. Nesses projetos, os processos de iniciação são realizados durante fases subsequentes para validar as decisões tomadas durante os processos originais de desenvolvimento do termo de abertura do projeto e de identificação das partes interessadas. O uso dos processos de iniciação no início de cada fase ajuda a manter o foco do projeto na necessidade empresarial para qual o mesmo foi criado. Os critérios para o sucesso são verificados, assim como a influência e os objetivos das partes interessadas do projeto são analisados. Então é decidido se o projeto deve ser continuado, adiado ou interrompido. Em geral, o envolvimento dos clientes e de outras partes interessadas durante a iniciação aumenta a probabilidade de propriedade compartilhada, aceitação da entrega e satisfação do cliente e das outras partes interessadas (PMBOK, 2008). Processos de planejamento O Grupo de processos de planejamento consiste nos processos realizados para estabelecer o escopo total do esforço, definir e refinar os objetivos e desenvolver o curso de ação necessário para alcançar esses objetivos. Os processos de planejamento desenvolvem o plano de gerenciamento e os documentos do projeto que serão usados para executá-lo. A natureza multidimensional do gerenciamento de projetos cria realimentações periódicas de feedback para análise adicional. À medida que mais informações ou características do projeto são coletadas e entendidas, pode ser necessário um 15 Módulo 1 – Conceitos Básicos de Gerenciamento de Projetos planejamento adicional. Mudanças significativas ocorridas ao longo do ciclo de vida do projeto acionam uma necessidade de revisitar um ou mais dos processos de planejamento e, possivelmente, alguns dos processos de iniciação. Este detalhamento progressivo do plano de gerenciamento do projeto com frequência é denominado “planejamento por ondas sucessivas”, indicando que o planejamento e a documentação são processos iterativos e contínuos (PMBOK, 2008). Processos de execução Durante a execução do projeto, os resultados poderão requerer atualizações no planejamento e mudanças nas linhas de base. Isso pode incluir mudanças nas durações previstas para as atividades, na produtividade e na disponibilidade dos recursos e riscos imprevistos. Essas variações podem afetar o plano de gerenciamento ou os documentos do projeto, e podem exigir uma análise detalhada e o desenvolvimento de respostas apropriadas de gerenciamento de projetos. Os resultados da análise podem acionar solicitações de mudança que, se forem aprovadas, poderão modificar o plano de gerenciamento ou os outros documentos do projeto e talvez exigir a definição de novas linhas de base. Uma grande parte do orçamento do projeto será consumida na execução dos processos do grupo de processos de execução (PMBOK, 2008). Processos de monitoramento e controle O Grupo de processos de monitoramento e controle consiste nos processos necessários para acompanhar, revisar e regular o progresso e o desempenho do projeto, identificar todas as áreas nas quais serão necessárias mudanças no plano e iniciar as mudanças correspondentes. O principal benefício deste grupo de processos é que o desempenho do projeto é observado e mensurado de forma periódica e uniforme para identificar variações em relação ao plano de gerenciamento do mesmo. O grupo de processos de monitoramento e controle também inclui: Controlar as mudanças e recomendar ações preventivas em antecipação a possíveis problemas; Monitorar as atividades do projeto em relação ao plano de gerenciamento e à linha de base de desempenho do mesmo e Influenciar os fatores que poderiam impedir o controle integrado de mudanças, para que somente as mudanças aprovadas sejam implementadas. 16 Módulo 1 – Conceitos Básicos de Gerenciamento de Projetos Este monitoramento contínuo fornece à equipe do projeto uma visão melhor sobre a saúde do mesmo e identifica quaisquer áreas que requeiram atenção adicional. O grupo de processos de monitoramento e controle não apenas monitora e controla o trabalho que está sendo feito durante um grupo de processos, mas também monitora e controla o projeto inteiro. Em projetos com várias fases, o grupo de processos de monitoramento e controle coordena as fases do projeto para implementar ações corretivas ou preventivas, a fim de que o projeto mantenha a conformidade com o plano de gerenciamento do mesmo. Esta revisão pode resultar em atualizações recomendadas e aprovadas para o plano de gerenciamento do projeto. Por exemplo, uma data de término de atividade não cumprida pode exigir ajustes no plano de pessoal atual, dependência de horas extras ou compensações entre os objetivos de orçamento e cronograma (PMBOK, 2008). Processos de encerramento O Grupo de processos de encerramento consiste nos processos executados para finalizar todas as atividades, de todos os grupos de processos de gerenciamento do projeto, visando completar formalmente o projeto ou a fase, ou obrigações contratuais. Este grupo de processos, quando concluído, verifica se os processos definidos estão completos em todos os grupos de processos para encerrar o projeto, ou uma fase do projeto, da forma apropriada e definir formalmente que o projeto ou a fase do projeto estão concluídos. No encerramento do projeto ou da fase podem ocorrer as seguintes atividades: Obter aceitação do cliente ou patrocinador; Fazer uma revisão pós-projeto ou de final de fase; Registrar os impactos da adequação de qualquer processo; Documentar as lições aprendidas; Aplicar as atualizações apropriadas aos ativos de processos organizacionais; Arquivar todos os documentos relevantes no sistema de informações do gerenciamento de projetos, para serem usadas como dados históricos e Encerrar as aquisições (PMBOK, 2008). b) Fases e ciclo de vida de um projeto Definimos o ciclo de vida de um Projeto conforme suas fases são divididas e organizadas pela equipe de Gestão de Projetos, dentro do seu cronograma de execução desde seu início ao fim. Estas fases mostram um conjunto de atividades, relacionadas de maneira lógica, que culminam na conclusão de uma ou mais entregas. 17 Módulo 1 – Conceitos Básicos de Gerenciamento de Projetos A estrutura de fases permite que o controle seja segmentado em subconjuntos lógicos para facilitar o gerenciamento, o planejamento e o controle. Estas fases do Ciclo de Vida de Projetos são definidas, conforme aspectos específicos da organização, setor ou tecnologia empregada. De uma maneira geral os projetos têm os seguintes Ciclos de Vida: Início do Projeto; Organização e preparação; Execução do trabalho do projeto; Encerramento do Projeto. Vamos conhecer os detalhes destas etapas! Iniciação Nesta fase, definem-se as metas a serem alcançados e releva-se o comprometimento de todos, pois, sem isto, dificilmente o projeto terá sucesso. Com o escopo definido e claro, selecionam-se os integrantes e formaliza-se a constituição do projeto. Um fator a ser considerado em todo projeto é a incerteza e ela é bem maior na fase inicial do projeto, devido ao fato de que não se tem o sincronismo da percepção do objetivo a ser alcançado. Planejamento Durante o planejamento, o projeto é separado em etapas e elencando cada responsável por sua execução, assim como também os recursos que serão consumidos durante a execução de cada etapa. Podemos dizer que o Planejamento é uma das fases mais críticas de um projeto, pois se houver falhas no detalhamento do escopo e nas especificações dos resultados, prazos e recursos, pode haver sério comprometimento do resultado final do projeto. Execução Nesta fase é onde se põem literalmente “a mão na massa”, executando-se o trabalho planejado. O gerente usa as informações surgidas na linha de base (default = padrão) para medir e controlar o desempenho da equipe, lembrando que quanto maior o tempo gasto maiores serão os cursos, e ênfase demasiada com o controle estenderá o cronograma (BLAZIUS, 2011). 18 Módulo 1 – Conceitos Básicos de Gerenciamento de Projetos Linha de base é o plano original detalhado para orientar em qual fase do projeto se está. Ela pode ser classificada como: Linha de base do escopo: declaração do escopo. Linha de base do custo: orçamento do projeto. Linha de base do cronograma: diagrama de rede e gráfico de Gantt. O Plano de gerenciamento do projeto é o produto final do planejamento. Fonte: Blazius (2011). Monitoramento e Controle Esta fase acontece paralelamente às demais fases do projeto e tem como objetivo acompanhar e monitorar aquilo que está sendo realizado pelo projeto, de modo a propor ações corretivas e preventivas no menor espaço de tempo possível após a detecção da anormalidade. O objetivo do controle é comparar o status atual com o status previsto pelo planejamento (linha de base). Essa é muito conhecida como Fase de Aprendizado. Na fase de monitoramento deve-se ajustar o processo continuo da equipe e deve-se seguir os seguintes passos: Comparação com as linhas-base de custo, prazo e escopo. Identificar quaisquer variações das linhas-base. Responder conforme as necessidades. Sempre se seguindo os níveis de monitoramento e avaliação. Vale frisar que para a alta gerência o custo e o cronograma são as principais preocupações, sendo assessorados pelo departamento contábil ao monitorar os custos. c) Características do ciclo de vida de um projeto Os projetos variam em tamanho e complexidade. Não importa se grandes ou pequenos, simples ou complexos, todos os projetos podem ser mapeados para a estrutura de ciclo de vida de: Início do projeto; Organização e preparação; Execução do trabalho do projeto e Encerramento do projeto. 19 Módulo 1 – Conceitos Básicos de Gerenciamento de Projetos Esta estrutura genérica de ciclo de vida é frequentemente referenciada na comunicação com a alta administração ou outras entidades menos familiarizadas com os detalhes do projeto. Esta visão de alto nível pode oferecer um quadro de referência comum para comparação de projetos — mesmo que, em sua natureza, eles não sejam semelhantes (PMBOK, 2008). Transição de uma frase para outra A passagem de uma fase para a outra dentro do ciclo de vida de um projeto em geral normalmente é definida por alguma forma de transferência técnica ou entrega. Esta entrega geralmente representa que uma fase está completa e deve ser revisada, para garantir que foi executada corretamente. Se tudo estiver de acordo com o escopo definido, esta fase é documentada, aprovada pelo comitê do projeto, antes que o trabalho da próxima fase seja iniciado, porém se houver a necessidade de se iniciar a próxima fase sem a efetivação da fase anterior, o comitê do projeto deve avaliar os riscos para não pôr o projeto em chance de fracasso. A sobreposição de fases, comumente feita em sequência, denomina-se tecnicamente de “paralelismo”. (PMBOK, 2008) Definições das fases de um projeto As definições das fases de um projeto dependem muito da característica técnica do mesmo, sendo que não existe um padrão distinto para se definir qual o ciclo de vida ideal do projeto. Algumas empresas padronizam todos os projetos com um único ciclo de vida, enquanto outras deixam a critério da equipe de gerenciamento de projetos a definição do ciclo de vida mais adequado para o projeto. Além disso, as práticas comuns do setor frequentemente levarão ao uso de um ciclo de vida inerente e comum a este setor. Conclusão de uma fase Uma fase do projeto somente pode ser considerada concluída quando atingir as expectativas do cliente e abranger todas as definições do escopo que foram definidos para esta fase. A conclusão de uma fase não significa o término do projeto mas, sim, o atendimento parcial de uma etapa do projeto. 20 Módulo 1 – Conceitos Básicos de Gerenciamento de Projetos Termino formal de uma fase Deve-se evidenciar que é de suma importância a documentação de todas as fases de um projeto, sendo que uma fase formalmente só será considerada “encerrada” quando registrado em documento padrão criado pelo gestor de projeto e homologado com as assinaturas de todos os envolvidos nesta fase. Além de registrar a finalização da fase, os documentos criados durante o projeto devem registrar as lições aprendidas, as experiências obtidas na condução do trabalho, a efetividade das práticas realizadas, os resultados alcançados e enfatizar o que poderia ter sido feito de maneira diferente ou o que não foi feito e poderia ter sido feito. O objetivo desse registro é ajudar na elaboração e na execução de projetos futuros. 4 ÁREAS DE CONHECIMENTO DA GESTÃO DE PROJETOS Objetivos: Identificar as áreas de conhecimentos da gestão de projetos e seus vínculos. Diferenciar quais processos compõem cada área. As áreas de conhecimento em gerenciamento de projetos dividem-se em nove áreas distintas. Esses processos vinculam-se entre si e também com de outras áreas de abrangências e conhecimento. Cada processo pode envolver o esforço de uma ou mais pessoas ou de grupos de pessoas, conforme as necessidades do projeto e frequentemente se repetem no decorrer do projeto. Embora os processos relacionados abaixo estejam apresentados como componentes distintos com interfaces bem definidas, na prática eles podem se sobrepor e interagir uma com as outras. a) Escopo: Podemos definir como escopo a entrega detalhada e descritiva de tudo que deve ocorrer no projeto, no qual identifica-se e verifica-se os processos envolvidos no projeto e o direcionamento dos trabalhos necessários para que seja alcançado o sucesso do projeto. Ele resume-se nos processos de gerenciamento de projetos: Planejamento do escopo, Definição do escopo, Documentação do Escopo, Verificação do escopo, Controle do escopo. 21 Módulo 1 – Conceitos Básicos de Gerenciamento de Projetos b) Tempo: Primordial para o sucesso do projeto, o gerenciamento do tempo do projeto assegura que os processos do projeto ocorram no prazo esperado, definido no início do projeto. Ele é constituído nos processos de gerenciamento de projetos: Definição da atividade, Sequenciamento de atividades, Estimativa de recursos da atividade, Estimativa de duração da atividade, Desenvolvimento do cronograma e Controle do cronograma. c) Custo: Variável mais controlada em um projeto, o controle dos custos do projeto descreve os processos envolvidos em planejamento, estimativa, orçamentação e controle de custos, de modo que o projeto termine dentro do orçamento aprovado. Ele consiste nos processos de gerenciamento de projetos: Estimativa de custos, Orçamentação e Controle de custos. d) Qualidade: O controle da qualidade do projeto engloba os processos envolvidos na garantia de que o projeto irá atender às expectativas para as quais foi idealizado. Basicamente, ele consiste nos processos de: Planejamento, realização e garantia da qualidade do projeto. e) Comunicação: Talvez este seja o quesito mais difícil de se controlar em um projeto, pois refere-se à tramitação de informações globais de um projeto ligados à geração, coleta, disseminação, armazenamento e destinação final dos dados coletados de forma oportuna e adequada. Resume-se praticamente em: Planejamento das comunicações, distribuição das informações, relatório de eficiência e gestão de requisitos. f) Recursos humanos: Organizar os recursos humanos do projeto requer controle total sobre a equipe do projeto. Ele consiste nos processos de: Planejamento de recursos humanos, contratar ou mobilizar a equipe do projeto, desenvolver a equipe do projeto e gerenciar a equipe do projeto. g) Riscos: O Gerenciamento de riscos do projeto descreve os processos relativos à realização do gerenciamento de ameaças ao sucesso em um projeto. Ele consiste nos processos de gerenciamento de projetos: Planejamento do gerenciamento de riscos, Identificação de riscos, Análise qualitativa de riscos, Análise quantitativa de riscos, Planejamento de respostas a riscos e Monitoramento e controle de riscos. h) Aquisição: Demandas ligadas à aquisição de passivos relacionados à produtos, serviços ou resultados, além dos processos de gerenciamento de contratos. Ele consiste nos processos que regem: Planejar compras e aquisições, planejar contratações, solicitar respostas de fornecedores, selecionar fornecedores, administração de contrato e encerramento do contrato. 22 Módulo 1 – Conceitos Básicos de Gerenciamento de Projetos i) Integração: O Gerenciamento de integração do projeto descreve os processos e as atividades que integram os diversos elementos do gerenciamento de projetos, que são identificados, definidos, combinados, unificados e coordenados dentro dos grupos de processos de gerenciamento de projetos. Ele consiste nos processos de gerenciamento de projetos: Desenvolver o termo de abertura do projeto, desenvolver a declaração do escopo preliminar do projeto, desenvolver o plano de gerenciamento do projeto, orientar e gerenciar a execução do projeto, monitorar e controlar o trabalho do projeto, controle integrado de mudanças e encerrar o projeto. Na sequência, apresentamos um teste para verificar o quanto você aprendeu sobre Projetos! Atividades de Estudos: 1) Leia atentamente cada uma das afirmações e marque verdadeiro ou falso. a) ( ) Os projetos podem ser diferenciados quanto ao seu objetivo podendo ser tangíveis e intangíveis. b) ( ) Um projeto repete-se infindavelmente em uma corporação. c) ( ) O gerenciamento de projetos envolve a gestão das dimensões de escopo, tempo, custo e qualidade de um determinado empreendimento dentro um conjunto de expectativas de clientes. d) ( ) Existem nove áreas de conhecimento envolvidas na gestão de projetos, são elas: gerenciamento do escopo; do tempo; do custo; da qualidade; de recursos humanos; de riscos; da integração; de aquisições e de comunicações. e) ( ) Um projeto deve estar em coerência com os objetivos do programa que pertence, sem necessariamente ter sucesso na sua finalização. f) ( ) De forma geral, sempre que se deseje obter resultado único e com recursos (dinheiro, pessoas, máquinas) definidos e com data de entrega específica, torna-se necessário a criação de um projeto. g) ( ) Um subprojeto pode ser entendido como uma ação mais complexa de um projeto. h) ( ) Na iniciação a incerteza é maior que em qualquer fase do projeto. i) ( ) No Processos de planejamento se esclarece e aprimora os objetivos, 23 Módulo 1 – Conceitos Básicos de Gerenciamento de Projetos planejando as ações necessárias para realizá-los. j) ( ) O processo "Encerramento" formaliza oficialmente a finalização de uma fase do projeto. k) ( ) Desde a concepção e do planejamento do projeto, os processos estão sendo integrados intensamente. l) ( ) A gestão da integração está mais preocupada em harmonizar todos os processos de forma individual e não proativa. m) ( ) O “controle” é o processo que alimenta de informação o planejamento e o encerramento e retroalimenta a execução. n) ( ) Os processos estão interligados pelos resultados que produzem. O resultado ou saída de um processo torna-se entrada para o outro. o) ( ) A evolução constante da tecnologia, nunca irá influenciar no modo de gestão de projetos. p) ( ) O sucesso de um projeto é quando o objetivo almejado é alcançado. q) ( ) Umas das evidências de fracasso de um projeto é que o mesmo excedeu os custos definidos inicialmente para sua execução. r) ( ) Segmentar um projeto em etapas garante um maior controle de sua evolução. s) ( ) Até hoje são usados gráficos de Gantt para a gestão de projetos. t) ( ) A evolução dos sistemas computacionais, na segunda metade do século XX, contribuiu para a melhoria dos métodos de gerência de projetos. u) ( ) Concluir um projeto no prazo determinado, com o custo combinado e da forma como os clientes desejam é específico somente à algumas corporações. 2) Responda as questões a seguir: a) De uma forma sucinta, descreva quantas e quais são as áreas de conhecimento em gerenciamento de projetos: _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ b) Na entrega de um projeto de uma casa, qual seria a ação no processo de encerramento que finalizaria o projeto? 24 Módulo 1 – Conceitos Básicos de Gerenciamento de Projetos _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ c) Por que a comunicação fluida é tão importante num projeto? _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ d) Por que a incerteza é maior no início de um projeto? _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ Acesse o IEEE Engineering Management Review, através do link <https://www.ieee.org/>. “An Essay on Projects” (“Um ensaio sobre projetos”) - Daniel Defoe – 1697. ALGUMAS CONSIDERAÇÕES Todo conteúdo visto nesta obra, remete a uma visão geral sobre um projeto desde seu planejamento e seus métodos de controle durante sua execução. A necessidade da “gerência de projetos” ainda está em evolução, devido ao contínuo avanço da tecnologia da informação e sua interação com as máquinas (IoT). Desejo sinceramente ter contribuído positivamente para a formação do conceito sobre um projeto e as necessidades de controle pelo gerenciamento de projetos. Agradeço pelos comentários e críticas que você estudioso da área venha a fazer. Sucesso a todos! Prof. Elcio Cadene. 25 Módulo 1 – Conceitos Básicos de Gerenciamento de Projetos REFERÊNCIAS BLAZIUS, R. Fases e ciclo de vida de um projeto. Fonte: Disponível em: <https://rblazius.wordpress.com/2011/06/13/fases-e-ciclo-de-vida-de-um-projeto/>. Acesso em: 17 jun. 2017. CLELAND, David. The evolution of project management. IEEE Transactions on Engineering Management, v. 51, n. 4, p. 396-397, 2004. PMBOK. A Guide to Project Management Body of Knowledge - PMBOK® Guide 2004 Edition Project Management Institute - PMI®. PRADO, Darci Santos do. PERT/COM: Série Gerência de Projetos, v. 4. Belo Horizonte: Editora DG, 1998. 26 Módulo 1 – Conceitos Básicos de Gerenciamento de Projetos RESPOSTA DAS ATIVIDADES Atividades de Estudos: 1) Leia atentamente cada uma das afirmações e marque verdadeiro ou falso. a) (V) Os projetos podem ser diferenciados quanto ao seu objetivo podendo ser tangíveis e intangíveis. b) (F) Um projeto repete-se infindavelmente em uma corporação. c) (V) O gerenciamento de projetos envolve a gestão das dimensões de escopo, tempo, custo e qualidade de um determinado empreendimento dentro um conjunto de expectativas de clientes. d) (V) Existem nove áreas de conhecimento envolvidas na gestão de projetos, são elas: gerenciamento do escopo; do tempo; do custo; da qualidade; de recursos humanos; de riscos; da integração; de aquisições e de comunicações. e) (F) Um projeto deve estar em coerência com os objetivos do programa que pertence, sem necessariamente ter sucesso na sua finalização. f) (V) De forma geral, sempre que se deseje obter resultado único e com recursos (dinheiro, pessoas, máquinas) definidos e com data de entrega específica, torna-se necessário a criação de um projeto. g) (F) Um subprojeto pode ser entendido como uma ação mais complexa de um projeto. h) (V) Na iniciação a incerteza é maior que em qualquer fase do projeto. i) (V) No Processos de planejamento se esclarece e aprimora os objetivos, planejando as ações necessárias para realizá-los. j) (V) O processo "Encerramento" formaliza oficialmente a finalização de uma fase do projeto. k) (V) Desde a concepção e do planejamento do projeto, os processos estão sendo integrados intensamente. l) (F) A gestão da integração está mais preocupada em harmonizar todos os processos de forma individual e não proativa. m) (F) O “controle” é o processo que alimenta de informação o planejamento e o encerramento e retroalimenta a execução. n) (V) Os processos estão interligados pelos resultados que produzem. O 27 Módulo 1 – Conceitos Básicos de Gerenciamento de Projetos resultado ou saída de um processo torna-se entrada para o outro. o) (F) A evolução constante da tecnologia, nunca irá influenciar no modo de gestão de projetos. p) (V) O sucesso de um projeto é quando o objetivo almejado é alcançado. q) (V) Umas das evidências de fracasso de um projeto é que o mesmo excedeu os custos definidos inicialmente para sua execução. r) (V) Segmentar um projeto em etapas garante um maior controle de sua evolução. s) (V) Até hoje são usados gráficos de Gantt para a gestão de projetos. t) (V) A evolução dos sistemas computacionais, na segunda metade do século XX, contribuiu para a melhoria dos métodos de gerência de projetos. u) (F) Concluir um projeto no prazo determinado, com o custo combinado e da forma como os clientes desejam é específico somente à algumas corporações. 2) Responda as questões a seguir: a) De uma forma sucinta, descreva quantas e quais são as áreas de conhecimento em gerenciamento de projetos: R.: As áreas de conhecimento em gerenciamento de projetos dividem-se em nove áreas distintas. Sendo: Escopo, Tempo, Custo, Qualidade, Comunicação, Recursos Humanos, Riscos, Aquisição, Integração. b) Na entrega de um projeto de uma casa, qual seria a ação no processo de encerramento que finalizaria o projeto? R.: A entregas das chaves. c) Por que a comunicação fluida é tão importante num projeto? R.: Um cliente que tem informações sobre o andamento do projeto e que tem suas ideias e necessidades ouvidas e analisadas, sente-se mais satisfeito, mesmo que o projeto dê errado no final. d) Por que a incerteza é maior no início de um projeto? R.: Devido ao fato de que não se tem o sincronismo da percepção dos objetivos a serem alcançados. 28
