gestão de projetos

GESTÃO DE PROJETOS
Unidade 2 – Gerenciamento da Integração
Luiz Leão – [email protected]
http://www.luizleao.com
GESTÃO DE PROJETOS
Conteúdo Programático
• Criação do Termo de Abertura
• Ciclo padrão de planejamento e
Integração do Plano de Projeto.
• Controle e Monitoramento do
Projeto
• Controle de Mudanças
• Encerramento de projetos
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GESTÃO DE PROJETOS
Objetivo do Conteúdo
• Prover capacitação para:
– Identificar os processos de Gerenciamento de Projetos;
– Desenvolver o Plano de Gerenciamento;
– Construir um sistema de controle de mudanças em
projetos;
• Identificar as etapas de encerramento do projeto.
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Mas antes...
... será preciso conhecer e entender:
• Ativos de Processos Organizacionais;
• Fatores Ambientais da Empresa ou
Organização;
• Processos de Gerenciamento de Projetos em
um Projeto
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Ativos de Processos Organizacionais
• Incluem qualquer um ou todos os ativos
relacionados a processos, de quaisquer ou
todas as organizações envolvidas no projeto,
que podem se usados para influenciar o
sucesso do projeto.
• Incluem também as bases de conhecimento
das organizações.
• Normalmente, os membros da equipe do
projeto recebem a incumbência de atualizá-los.
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Processos e Procedimentos
• Processos organizacionais padrões;
• Requisitos de comunicação (ex.: mídia de comunicação permitida)
• Diretrizes padronizadas;
• Modelos (ex.: diagrama de rede do cronograma do projeto e contrato);
• Procedimentos e controles financeiros;
• Procedimentos de gerenciamento de questões e efeitos que definem
os seus controles;
• Procedimentos de controle de mudanças;
• Procedimentos de controle de riscos;
• Procedimentos de priorização, aprovação, e emissão de autorizações
de trabalho.
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Base de Conhecimento Corporativa
• Banco de dados de medição de processos;
• Arquivos do projeto (ex.: linhas de base de medição de
desempenho);
• Bases de conhecimento de informações históricas e lições
aprendidas;
• Bancos de dados de gerenciamento de questões e
defeitos;
• Bancos de dados para gerenciamento de configuração;
• Bancos de dados financeiros (ex.: horas de mão-de-obra e
custos incorridos).
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Fatores ambientais da Organização
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Cultura, estrutura e processos organizacionais;
Normas governamentais ou do setor;
Infraestrutura;
Recursos Humanos existentes;
Administração de pessoal;
Sistemas de autorização do trabalho;
Condições do mercado;
Tolerância a risco das partes interessadas;
Clima político;
Canais de comunicação estabelecidos da organização;
Bancos de dados comerciais (ex.: informações sobre estudo de
risco do setor);
• Sistema de informações do gerenciamento de projetos
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Processos de Gerenciamento de Projetos – Características
• São reconhecidos como “boas práticas” na maioria dos
projetos;
• Garantem o fluxo eficaz do projeto ao longo de sua
existência.
• Abrangem as ferramentas e as técnicas envolvidas na
aplicação de habilidades e capacidades descritas nas
Áreas de Conhecimento.
• Devem ser apropriadamente escolhidos, alinhados e
conectados pelo Gerente e sua equipe de projeto.
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Diagrama Genérico de um Processo de
Gerenciamento de Projetos
Fatores Ambientais
Documentos ou itens
documentáveis que servirão
de subsídios para que o
processo se realize e tenham
influência ao seu término.
Entradas
São mecanismos de
tratamento aplicados às
Entradas para que as Saídas
sejam geradas.
Ferramentas
e Técnicas
São os resultados gerados
pelo processo individual.
Documentos ou itens
documentáveis que resultam
do processo.
Saídas
Processo propriamente dito
Ativos de Processos
Organizacionais
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Grupos de Processos
Os Processos de Gerenciamento de Projetos são agrupados
em cinco categorias, conhecidas como grupos de processos
de gerenciamento de projetos (ou simplesmente grupos de
processos)
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Grupo de Processos de Iniciação
• São os processos de iniciação realizados para definir um
novo projeto ou uma nova fase de um projeto
existente através da obtenção de autorização para
iniciar o projeto ou a fase (PMBOK, 2009).
• É a fase inicial do projeto, quando uma determinada
necessidade é identificada e traduzida em um
problema. O projeto é formalmente iniciado, autorizado.
Tem como característica o reconhecimento que um projeto
deve começar e a formalização do comprometimento da
execução (POSSI, et al.,2006).
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Grupo de Processos de Iniciação
• Facilitam a autorização formal para iniciar o projeto ou fase
do projeto;
• Podem resultar na continuação de um trabalho
interrompido;
• São freqüentemente realizados fora do escopo de controle
do projeto pela organização;
• Nestes processos é realizada a declaração do trabalho do
projeto.
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Grupo de Processos de Planejamento
• Os processos realizados para definir o escopo do
projeto, refinar [e detalhar] os objetivos e desenvolver
o curso de ação necessário para alcançar os objetivos
para os quais o projeto foi criado (PMBOK, 2009).
• Nele são detalhadas suas estimativas de duração e
sequenciamento lógico, identificação de recursos
necessários, elaboração de cronograma e
orçamento, e planos de atuação para
monitoramento e controle da gestão do projeto, e de
eventuais mudanças futuras (POSSI et al., 2006).
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Grupo de Processos de Planejamento
• Processos realizados para amadurecer o
escopo do projeto, desenvolver o plano de
gerenciamento do projeto.
• A equipe do projeto deve usar as partes
interessadas no planejamento do projeto,
pois elas possuem habilidades e
conhecimento que podem ser aproveitados
no desenvolvimento do plano de
gerenciamento do projeto e em quaisquer
planos auxiliares.
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Grupo de Processos de Execução
• Os processos realizados para executar o trabalho
definido no plano de gerenciamento do projeto para
satisfazer as especificações do mesmo
(PMBOK, 2009).
• Têm como característica a integração
de pessoas
e utilização de recursos para a realização de tudo o
que foi planejado e documentado em um plano de
gerenciamento do projeto (POSSI, et al., 2006)
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Grupo de Processos de Execução
• São processos usados para terminar o trabalho definido no
plano de gerenciamento do projeto a fim de cumprir os
requisitos do projeto.
• A maior parte do orçamento geralmente é gasta nesse
grupo de processos.
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Grupo de Processos de Monitoramento e Controle
• Os processos necessários para acompanhar,
revisar, e regular o progresso e o desempenho
do projeto, identificar todas as áreas nas quais
são necessárias mudanças no plano e iniciar
as mudanças correspondentes (PMBOK,
2009).
• São processos que visam assegurar que os
trabalhos sigam o planejamento original,
identificando ações preventivas e corretivas,
eliminando anormalidades e desvios (POSSI et
al., 2006)
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Grupos de Processos de Encerramento
• São os processos usados para finalizar formalmente todas
as atividades de um projeto ou de uma fase do projeto,
entregar o produto terminado para outros ou encerrar um
projeto cancelado, junto com o arquivo documental dos
trabalhos e análise do aprendizado adquirido.
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As interações entre os grupos de processos
Possuem dependências
claras e são executados na
mesma sequência, em
todos os projetos.
Não são fases do
projeto.
Independem da área de
aplicação ou foco do
setor.
Estão ligados pelas
respectivas entradas e
saídas, ou seja, o
resultado de um
processo alimentará
outro processo
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Relações entre fases do projeto
SEQUENCIAL
Uma fase só poderá iniciar quando a anterior terminar.
Reduz incertezas, mas pode eliminar opçõesUnidade
de redução
no cronograma
2 – Gerenciamento
da Integração
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Relações entre fases do projeto
SOBREPOSTA
Uma fase tem início antes da anterior (paralelas).
Risco maior e possível retrabalho caso fase subsequente progrida antes de a
Unidade
2 – Gerenciamento da Integração
fase disponibilizar informações
precisas.
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Relações entre fases do projeto
• Relação iterativa: apenas uma fase está planejada
a qualquer momento e o planejamento da próxima
é feito à medida que o trabalho avança na fase
atual e nas entregas.
• É útil em ambientes incertos como nas pesquisas,
mas pode reduzir a capacidade de fornecer um
planejamento de longo prazo.
Para definir qual(is) a(s) relação(ões) a ser(em) aplicada(s) entre as fases é
preciso considerar o nível de controle necessário, a eficácia e o grau de
incerteza. Unidade 2 – Gerenciamento da Integração
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Dinâmica dos grupos de processos nas fases de um
projeto
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Definição
• O Gerenciamento de Integração do Projeto envolve os
processos necessários para assegurar que os diversos
elementos do projeto serão coordenados de forma
adequada.
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Processos de Gerenciamento da Integração
Os processos do
Gerenciamento da Integração
estão para o projeto assim
como a espinha dorsal está
para o nosso corpo.
Desenvolver o termo de Abertura
do Projeto
Desenvolver o Plano de
Gerenciamento do Projeto
Orientar e Gerenciar a Execução do
Projeto
Monitorar e Controlar o Trabalho do
Projeto
Controle Integrado de Mudanças
Encerrar Projeto ou Fase
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Desenvolver o termo de Abertura do Projeto
Desenvolver o Plano de Gerenciamento do Projeto
Orientar e Gerenciar a Execução do Projeto
Monitorar e Controlar o Trabalho do Projeto
Controle Integrado de Mudanças
Encerrar Projeto ou Fase
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Definição
• Trata-se de um documento que serve como elo de ligação
entre as operações rotineiras da organização
empreendedora do projeto e a aprovação do início das
atividades do projeto.
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GESTÃO DE PROJETOS
São informações usualmente presentes em um Termo
de Abertura:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Título que propicie uma identidade ao projeto, que facilite a comunicação;
Patrocinador, gerente do projeto e equipe básica;
Mapa de influência das partes interessadas;
Retorno sobre o investimento e metas traduzidas por meio de indicadores;
O objetivo ou justificativa do projeto,
Escopo e não escopo do projeto;
Os requisitos que satisfazem as necessidades dos interessados (stakeholders);
Ligações com outros projetos (internos ou externos à organização);
O cronograma resumido em marcos;
As premissas e restrições organizacionais;
A identificação dos riscos;
Um orçamento sintetizado.
Recomenda-se que o conteúdo textual do Termo NÃO contenha expressões
que traduzam AMBIGUIDADE eUnidade
ABSTRAÇÃO.
2 – Gerenciamento da Integração
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Desenvolver o Termo de Abertura do Projeto(Project
Charter)
• Um dos resultados do Processo de Iniciação;
• Estabelece as responsabilidades do gerente de projeto,
dos gerentes funcionais, ou de linha e da equipe;
• Deve ser emitido por um gerente externo ao projeto de
uma hierarquia adequada às necessidades do projeto (alta
administração);
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Desenvolver o Termo de Abertura do Projeto(Project
Charter)
• Confere ao gerente de projeto autoridade adequada;
• Sua aprovação autoriza formalmente o projeto;
• O patrocinador deve procurar garantir que o projeto seja
consistente com os objetivos organizacionais e apoiar a
equipe na superação de obstáculos;
• No Brasil também é conhecido como contrato do projeto,
proposta de projetos, solicitação de projeto autorizada,
termo de referência.
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GESTÃO DE PROJETOS
Descrição do Processo
Entradas
-Contrato (quando aplicável)
-Declaração do trabalho do
projeto
-Fatores ambientais da
empresa¹
-Ativos de processos
organizacionais²
Ferramentas eTécnicas
-Métodos de seleção de
projetos
Integração com o
Gerenciamento do Escopo
Gerenciamento de custos
Saídas
-Termo de abertura do projeto
-Metodologia de
Gerenciamento de Projetos³
-Sistema de informações do
gerenciamento de projetos
-Opinião especializada
¹Tudo aquilo que constitui o ambiente da organização a ser considerado na fase inicial do projeto, tal
como cultura organizacional, infraestrutura, pessoal existente, sistemas de informações do
gerenciamento do projeto, etc...
²Políticas, procedimentos, planos e diretrizes, formais e informais, tais como: política de segurança,
critérios de medição de desempenho, meios de comunicação permitidos, procedimentos para
aprovar e emitir autorizações de trabalho
³Pode se tratar de uma norma ou padrão de trabalho adotado pela equipe para o gerenciamento do
projeto.
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GESTÃO DE PROJETOS
Contrato
• Sempre que existir o envolvimento de mais de uma
organização em um projeto, a relação entre as partes
deverá ser formalizada.
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Declaração do Trabalho do Projeto (DT)
• É uma descrição dos produtos ou serviços que serão fornecidos pelo
projeto;
• Em projetos internos à organização, o iniciador do projeto ou o
patrocinador fornece a DT com base nas necessidades de negócios
(pág. 95 PMBOK), tais como treinamento necessário ou demanda do
mercado, por exemplo, e nos requisitos ou condições do produto ou
serviço, descritos de acordo com a necessidade de negócios ou outro
estímulo que provocar a necessidade.
• Observação: esta DT deverá ser encaminhada aos fornecedores do
produto ou serviço para que eles possam determinar se são capazes
de fornecer o produto ou serviço.
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GESTÃO DE PROJETOS
Declaração do Trabalho do Projeto (DT)
• Em projetos externos à organização, a DT, com base
também nas necessidades de negócios e nos requisitos do
produto ou serviço, geralmente é recebida do cliente, em
geral, em forma de um documento de licitação ou outra
modalidade de concorrência, como uma solicitação de
proposta, uma solicitação de informações, etc...
• Exemplo: MEC (cliente) através do PRODOCÊNCIA lança
um edital (DT) com uma solicitação de proposta.
Professores da UFRRJ (equipe de projeto) montam um
projeto que será financiado pela FINEP (patrocinadora).
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GESTÃO DE PROJETOS
Métodos de Seleção de Projetos
• Devem ser realistas, possíveis, flexíveis e fáceis de
serem compreendidos.
• São normalmente classificados em duas categorias:
– Métodos de Medição de Benefícios; e
– Modelos Matemáticos.
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Limites do Projeto
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Próxima aula...
• Trazer impresso contendo o esboço do Termo de Abertura
do Projeto com todos os elementos aprendidos em sala de
aula.
• O Termo impresso deverá estar com seus elementos
devidamente organizados e bem formatados.
• Iniciar o Termo com o Título do Projeto, seguido dos
nomes do Patrocinador, Gerente e Equipe.
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