Gestão do Escopo
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Gestão do Escopo 1. Planejamento da Gestão do Escopo: a. Entradas: i. Autorização do projeto ii. Definição do escopo (preliminar) iii. Ativos em conhecimentos organizacionais iv. Fatores ambientais e organizacionais v. Plano do projeto b. Saídas: i. Plano da gestão do escopo 2. Definição do Escopo: a. Entradas: i. Autorização do projeto ii. Plano da gestão do escopo iii. Ativos em conhecimentos organizacionais b. Saídas: i. Definição do escopo (detalhada) ii. Plano do projeto (atualizações) 3. Elaboração da EDT(EAP): a. Entradas: i. Definição do escopo (detalhado) ii. Plano do projeto b. Saídas: i. EDT(EAP) e descrição do trabalho ii. Plano do projeto (atualizações) 4. Verificação do Escopo: a. Entradas: i. Plano da Gestão do Escopo ii. Entregas iii. Definição do Escopo iv. EDT e descrições do trabalho b. Saídas: i. Escopo verificado ii. EDT e descrições de trabalho (atualizações) 5. Controle do Escopo: a. Entradas: i. Plano da Gestão do Escopo ii. EDT e descrições do trabalho iii. Relatório de desempenho iv. Informações de desempenho dos trabalhos b. Saídas: i. Ativos em conhecimentos organizacionais (atualizados) ii. Plano do projeto (atualizações) iii. EDT e descrições do trabalho (atualizações) Especificações dos documentos necessários à Gestão do Escopo: Autorização do Projeto: o o Entradas: Estímulo Descrição do produto Fatores ambientais e organizacionais Ativos em conhecimentos organizacionais Saídas: Termo de autorização do projeto O termo de autorização do projeto, comumente chamado de autorização do projeto, contém os seguintes elementos que são a orientação inicial para se estabelecer o escopo do projeto: Descrição da necessidade do bem ou serviço, em geral especificada pelo futuro usuário em termos operacionais que deverão ser traduzidos posteriormente em requisitos técnicos; Propósitos ou justificativas do projeto, podendo incluir outros que não o produto específico em vista, como aquisição de conhecimento em novas áreas, inserção em novos mercados, retorno esperado sobre o investimento, etc; Necessidades, expectativas, graus de influência das partes interessadas (não apenas aquelas declaradamente expressas, mas também as presumidas, especialmente quanto a fatores sociais, ambientais, etc; Organizações, e suas partes, que deverão atuar no projeto; Suposições e restrições quanto a fatores internos e externos às organizações participantes; Sumário dos principais eventos-chave do projeto e suas datas esperadas; Orçamento sumário aproximado; Outros dados pertinentes e casos específicos. Definição do escopo e seu plano de gestão: A definição do escopo é um dos documentos básicos do projeto e deve conter os itens necessários para orientar o planejamento do projeto e servir de base para futuras negociações decorrentes de alterações porventura necessárias. Costuma-se considerar primeiro uma definição preliminar do escopo e, posteriormente, suas adições e atualizações, sempre sob o controle integrado das alterações. Na definição do escopo devem constar: Justificativas e objetivos do projeto, indicando as razões pelas quais o projeto foi iniciado. Essas justificativas devem identificar as necessidades e/ou oportunidades; Requisitos e características do produto (bem ou serviço), critérios de aceitação e requisitos para aprovação. Trata-se de uma exposição sumária das principais características do produto, de forma a se ter uma clara compreensão do que será fornecido ao cliente; Limites do projeto: o que deve ser feito e o que será excluído do projeto. Em princípio, o que não estiver explicitamente declarado está implicitamente excluído do projeto; Produto e entregas: principais itens do produto – uma relação das partes componentes do produto a serem entregues e itens complementares que devem ser fornecidos pelo projeto, para que ele possa ser encerrado. São relatórios, manuais de manutenção, instruções de operação, modelos e formulários, acessórios, etc; Restrições e suposições; Organização inicial do projeto: sua estrutura de decomposição e principais componentes da equipe; Estimativa de custos e principais marcos do cronograma; Dados quantificados – a quantificação de características do projeto que devem ser atingidos para que o projeto tenha sucesso, devidamente acompanhadas dos respectivos padrões de medida, estimativas de custos, prazos e medidas de desempenho e qualidade do produto e de seus itens acessórios. Devem ser evitadas informações qualitativas como “baixo custo”, “desempenho eficiente”, “otimização”, etc; Riscos iniciais definidos; Requisitos para a gestão da configuração; Metodologia a empregar – as tecnologias, a abordagem, os insumos internos e externos, a descrição das interfaces ou limites entre o projeto e seu ambiente. Ativos em conhecimentos organizacionais: Os conhecimentos organizacionais devem ser administrados como um capital cada vez mais valioso e como uma coletânea de recursos utilizados no Moderno Gerenciamento de Projetos (MGP), de modo que devem estar sempre atualizados. Essa forma de ativos é encontrada nas pessoas, nos grupos e na organização e pode ser, de um lado, oriunda de procedimentos e relacionamentos pessoais, cultura, habilidades e experiências, processos de aprendizagem, etc. e, de outro, estar contida em documentos criados ou adotados pela organização. Os ativos em conhecimentos organizacionais podem ser considerados sob os três aspectos a seguir: Habilidades e conhecimentos: são recursos importantes que devem ser buscados nos diversos interessados no projeto. Eles são encontrados nos clientes (referente a suas necessidades), nos fornecedores (com relação aos produtos e serviços fornecidos), nos especialistas do projeto, seja quanto ao produto (técnicas, materiais, processos, ensaios, etc.), quanto ao trabalho em equipe ou quanto ao gerenciamento (planejamento, controle, negociação, solução de conflitos) etc.; Processos e procedimentos organizacionais: entre esses documentos sobressaem a missão da organização, o plano estratégico e a política geral da organização, a política da qualidade, a política ambiental, os diversos procedimentos referentes a pessoal, finanças, recursos materiais. Muitos precisam ser considerados na elaboração da metodologia de gerenciamento de cada projeto, como métodos e critérios de seleção de projetos, de contratação de pessoal, de reconhecimento e premiação, de treinamento, de contratações, de compras, etc. Em muitos processos são úteis à organização as listas de verificação, em que são progressivamente relacionadas às práticas recomendadas, os critérios ou fatores de sucesso e as lições aprendidas. Note-se que os procedimentos podem ser formais e documentados ou informais e consagrados pelo uso. Em geral, uma mesma organização utiliza os dois tipos, de maneira harmoniosa e complementar. Os principais documentos da organização que contêm informações e dados referentes a processos e procedimentos organizacionais são: o Missão, objetivos, políticas, estratégias; o Estrutura organizacional, cargos e funções, autoridades e responsabilidades; o Práticas, procedimentos adotados, métodos, restrições, suposições, etc., cobrindo desde aspectos administrativos, sistema de comunicações e processos de replanejamento até assuntos de segurança de pessoal, de material e das informações; o Modelos, padrões, formulários, rotinas, etc.; o o Lições aprendidas; Documentos normativos: normas, especificações técnicas (externas e próprias), códigos de práticas e regulamentos; o Documentos legais: leis, decretos, regulamentos, posturas, instruções, etc., de interesse da organização; o Documentos de referência diversos: dicionários, glossário, dados numéricos, endereços, etc.; o Publicações internas: comunicações e artigos técnicos; o Livros para consulta e estudo de profissionais, apoio a cursos e treinamento; o Períodicos, etc.; Bases de conhecimento organizacional: os procedimentos relativos à obtenção, expansão, conservação, atualização e utilização do conhecimento devem estar claramente expostos e organizados em bases de dados, de informações e de conhecimentos, tais como: o Base de dados dos processos de medição de produtos e serviços; o Base de conhecimentos sobre lições aprendidas, decorrentes de prévios planejamentos. Execuções, controle e avaliações de projetos; o Informações históricas contidas em relatórios, registros e demais documentos referentes a trabalhos anteriores e cobrindo os aspectos relevantes a considerar, como fatores de sucesso e de insucesso, riscos; o Conhecimentos sobre gestão da configuração, incluindo as linhas de base padronizadas na organização, as políticas e os procedimentos fixados para esta gestão; o Base de informações financeiras, em especial os valores para estabelecimento de custos baseados em atividades (hora de trabalho de cada categoria, de uso de cada instalação, equipamento, instrumento, etc.; Fatores ambientais e organizacionais: Com relação ao ambiente: o Características físicas locais (clima, distâncias, ambiente próximo etc.); o Características sociais (cultura, étnicas, religiosas, etc.); o Legislação e regulamentação aplicáveis; o Efluentes, detritos e outras saídas da organização e do projeto (ruído, calor, vibração etc.); Com relação à organização: o o o o o o o Missão, políticas (pessoal, finanças, relacionamentos, etc.) e estratégia; Cultura e estrutura organizacional; Infraestrutura (instalações, recursos administrativos, materiais, técnicos etc.); Recursos de pessoal (áreas de competência, interno e externo, conhecimentos e experiências); Condições e características do mercado; Tolerância em relação a riscos da organização e das partes interessadas; Sistema de informações gerenciais (SIG). Plano do Projeto: O plano do projeto pode ser conciso ou detalhado, recomendando-se, no primeiro caso, ser acompanhado de um ou mais planos de gestões, como planos subsidiários. O plano varia extensamente de acordo com cada tipo, tamanho, duração, custos, por exemplo. Os conhecimentos pessoais e organizacionais são os balizadores da melhor configuração e detalhamento do plano. O Plano do Projeto deverá conter informações de várias naturezas, que podem ser empregadas e apresentadas de diferentes maneiras com o uso dos softwares disponíveis no mercado. As principais informações contidas no plano do projeto são indicadas a seguir: Autorização formal do projeto; A estrutura de decomposição do trabalho, apresentada até o nível necessário para o controle do projeto; A estrutura de decomposição do produto, com informações detalhadas sobre cada um dos processos (ou blocos); Identificação de cada um deles e o respectivo gerente; Descrição dos recursos necessários e seus requisitos; Descrição das atividades necessárias e dos conhecimentos e habilidades exigidos; As entradas (insumos) e saídas (entregas ou produtos) e seus requisitos; Interfaces e interdependências com outras partes do projeto; Estimativas de custos e prazos etc.; Cronograma mestre e orçamento mestre; Tópicos das gestões a serem acompanhados ou autorizados pelo gerente do projeto, como por exemplo: o Interfaces e interdependências com partes externas ao projeto (organização responsável, contratados, partes interessadas, etc.); o Sistema de Informações Gerenciais (SIG) e procedimentos relativos às comunicações no projeto; o Controle geral das alterações e como a gestão de configuração será exercida; o Equipe do projeto: obtenção, formação da equipe etc.; Medidas preventivas, corretivas e lições aprendidas; Níveis de risco cujas decisões são do gerente do projeto etc.; Questões em aberto e decisões pendentes; Gestões constitutivas da Gerência de Projeto: Gestões Gestão estratégica Gestão da integração Gestão do escopo Gestão do tempo Gestão dos recursos Gestão dos custos Gestão da qualidade Gestão ambiental Gestão de pessoas Gestão das comunicações Gestão dos riscos Gestão do suprimento Referências ISO 10006:2000 ISO 10006:2000 – PMBOK: 2004 ISO 10006:2000 e 10007 – PMBOK: 2004 ISO 10006:2000 – PMBOK: 2004 ISO 10006:2000 ISO 10006:2000 – PMBOK: 2004 Série ISO 9000:2000 – PMBOK: 2004 Série ISO 14000: 1996 ISO 10006:2000 – PMBOK: 2004 ISO 10006:2000 – PMBOK: 2004 ISO 10006:2000 – PMBOK: 2004 ISO 10006:2000 – PMBOK: 2004 Os processos das gestões e as fases do projeto: Este breve item mostra os processos das gestões distribuídos pelas fases do projeto, permitindo uma visão sumária do que será disciplina: Iniciação Planejamento Execução Controle Autorização do projeto Gerenciamento do Monitoração e controle do Integração Planejamento do escopo Definição do projeto projeto escopo Planejamento da gestão do escopo Verificação do escopo Escopo -xDefinição do escopo -xControle de alterações do Elaboração da EDT escopo Definição das atividades Seqüenciamento das atividades Tempo -x-xControle do tempo Estimativa de duração das atividades Planejamento da gestão do tempo Recebimento e Estimativas dos recursos Recursos -xdistribuição dos Controle dos recursos Planejamento da gestão dos recursos recursos Estimativa de custos Custos -x-xControle dos custos Planejamento da gestão dos custos Qualidade -xPlanejamento da gestão da qualidade Garantia da qualidade Controle da qualidade Verificação e ações Ambiental -xPlanejamento da gestão ambiental -xcorretivas Desenvolvimento da Planejamento da gestão de pessoas Pessoal -xequipe -xObtenção da equipe Gestão da equipe Disseminação das Informações sobre Comunicações -xPlano da gestão das comunicações informações desempenho Planejamento da gestão de riscos Identificação dos riscos Riscos -xAnálise qualitativa dos riscos -xControle dos riscos Análise quantitativa dos riscos Planejamento de respostas a riscos Solicitações de Planejamento da gestão do suprimento propostas Suprimento -xAdministração de contratos Planejamento das contratações Seleção de fornecedores tratado no decorrer da Encerramento Encerramento do projeto -x- -x- Desmobilização dos recursos -x-x-xDesmobilização da equipe Encerramento administrativo -x- Encerramento de contratos Processos e área do conhecimento de acordo com PMBOK: Relacionamento entre grupos de processos (PMBOK):
