Gerenciamento da Integração (PMBoK 5ª ed.)

Gerenciamento da Integração
(PMBoK 5ª ed.)
O PMBoK diz que: “O gerenciamento da integração do projeto
inclui os processos e as atividades necessárias para
identificar, definir, combinar, unificar e coordenar os vários
processos e atividades dos grupos de processos de
gerenciamento”.
Esta área será responsável por integrar:
As áreas de conhecimento;
De todo o processo;
Das fases do ciclo de vida;
Com outros projetos;
Com as operações da organização
É a única área que está presente em todos os grupos de
processos, pois todos eles são os que realizam as atividades
descritas no começo dessa postagem.
Ela é importante para levar em consideração os 6 fatores de
restrições conflitantes do projeto, pois se um destes itens
mudarem, um ou mais fatores sofrerão impactos:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Escopo
Qualidade
Orçamento (custos)
Cronograma (tempo)
Recursos
Riscos
Esta área tem processos em cada grupo:
Iniciação
Planejamento
Execução
Monitoramento
Encerramento
e Controle
4.3
Orientar
4.1
4.2
e
4.4 Monitorar
Desenvolver Desenvolver o
gerenciar e controlar o
o termo de
plano de
o
trabalho do
abertura do gerenciamento
trabalho
projeto
projeto
do projeto
do
4.6
Encerrar o
projeto ou
fase
projeto
4.5 Realizar
o controle
integrado de
mudanças
4.1 Desenvolver o Termo de Abertura do Projeto — O processo de
desenvolver um documento que formalmente autoriza a
existência
de um projeto e dá ao gerente do projeto a
autoridade necessária para aplicar recursos organizacionais às
atividades do projeto.
4.2 – Desenvolver o Plano de Gerenciamento do Projeto — O
processo de definir, preparar e coordenar todos os planos
subsidiários e integrá-los a um plano de gerenciamento de
projeto abrangente. As linhas de base e os planos subsidiários
integrados do projeto podem ser incluídos no plano de
gerenciamento do projeto.
4.3 Orientar e Gerenciar o Trabalho do Projeto — O processo de
liderar e realizar do trabalho definido no plano de
gerenciamento
do projeto e implementação das mudanças
aprovadas para atingir os objetivos do projeto.
4.4 Monitorar e Controlar o Trabalho do Projeto — O processo
de acompanhar, revisar e registrar o progresso do projeto para
atender aos objetivos de desempenho definidos no plano de
gerenciamento do projeto.
4.5 Realizar o Controle Integrado de Mudanças — O processo de
revisar todas as solicitações de mudança, aprovar as mudanças
e gerenciar as mudanças nas entregas, ativos de processos
organizacionais, documentos do projeto e no plano de
gerenciamento do projeto, e comunicar a decisão sobre os
mesmos.
4.6 Encerrar o Projeto ou Fase — O processo de finalização de
todas as atividades de todos os grupos de processos de
gerenciamento do projeto para encerrar formalmente o projeto
ou a fase.
Papel do gerente de projetos
Ele pode participar da elaboração do termo de abertura
do projeto, mas não poderá assinar;
Inicia o planejamento com o auxílio de toda a equipe do
projeto que foi selecionada por ele;
É responsável pela integração do projeto;
Toma as decisões e mantém a equipe focada na execução;
Precisa considerar as necessidades do projeto
Processos
4.1 Desenvolver o termo de abertura
do projeto
É o processo de desenvolver um documento que formalmente
autoriza a existência de um projeto e dá ao gerente do projeto
a autoridade necessária para aplicar recursos organizacionais
às atividades do projeto.
Normalmente as informações vem de um business case, contrato
com um cliente ou uma declaração de trabalho. Com isto, é
necessário fazer um planejamento de alto nível com as
seguintes informações:
Propósitos
Principais
Restrições
Gerente de
e objetivos;
entregas;
(custos, prazos, etc);
projeto responsável;
Entradas
Declaração do trabalho do projeto
Business case
Acordos
Fatores ambientais da empresa
Ativos de processos organizacionais
Ferramentas & Técnicas
Opinião especializada
Técnicas de facilitação
Saída
Termo de abertura do projeto
Termo de abertura do projeto
Normalmente é um documento simplificado e pequeno. Fornece uma
visão geral do projeto, com algumas informações, mas não se
restringindo a estas, como:
Nome do gerente do projeto;
Sinopse (porquê, o quê, quando e quanto);
Necessidade empresarial;
Descrição do produto e entregas;
Normas e procedimentos de gerenciamento de projetos a
serem utilizados;
Premissas;
Restrições;
Riscos;
Comunicação;
Recursos;
Critérios de aceitação do cliente;
Como será feito o gerenciamento de mudanças;
Outras informações relevantes para o projeto;
Assinatura de aprovação do TAP do cliente e a do gerente
de projeto designado.
4.2
Desenvolver
o
Plano
Gerenciamento do Projeto
de
É o processo de definir, preparar e coordenar todos os planos
auxiliares e integrá-los a um plano de gerenciamento de
projeto
abrangente. O principal benefício
deste processo é um
documento
central que define a base de todo trabalho do
projeto.
Este processo estabelece orientações iniciais para as demais
áreas de conhecimento.
Entradas
Termo de abertura do projeto
Saídas de outros processos
Fatores Ambientais da Empresa
Ativos de Processos Organizacionais
Ferramentas & Técnicas
Opinião especializada
Técnicas de facilitação
Saídas
Plano de gerenciamento do projeto
Plano de Gerenciamento do Projeto
O plano de gerenciamento do projeto (ou plano do projeto) é o
documento que descreve como o projeto será executado,
monitorado e controlado. Ele integra e consolida todos os
planos de gerenciamento auxiliares e linhas de base dos
processos de planejamento.
É uma coleção de 16 componentes, que são praticamente saídas
de outros processos de planejamentos, mas não quer dizer que
serão 16 documentos separados, mas sim um único documento com
estes capítulos/sessões:
1.
2.
3.
4.
Linha de base do escopo
Linha de base do cronograma
Linha de base dos custos
Plano de gerenciamento de mudanças (produzidos no
processo 4.2)
5. Plano de gerenciamento de configuração (produzidos no
processo 4.2)
6. Plano de gerenciamento de escopo
7. Plano de gerenciamento de requisitos
8. Plano de gerenciamento de cronograma
9. Plano de gerenciamento de custos
10. Plano de gerenciamento da qualidade
11. Plano de gerenciamento de melhorias no processo
12. Plano de gerenciamento de recursos humanos
13. Plano de gerenciamento de comunicações
14. Plano de gerenciamento dos riscos
15. Plano de gerenciamento das aquisições
16. Plano de gerenciamento de partes interessadas
Algumas características deste documento:
O ciclo de vida selecionado para o projeto e os
processos que serão aplicados a cada fase;
Descrições das ferramentas e técnicas a serem usadas
para efetuar aqueles processos;
Descrição de como o trabalho será executado para
alcançar os objetivos do projeto
Elaborado de forma iterativa/progressivamente, ou seja,
ele vai sendo elaborado/modificado ao longo do projeto;
Convém ser aprovado pelo patrocinador e partes
interessadas chave;
A partir do momento que esse documento seja aprovado,
qualquer mudanças deverá requerer formalmente a mudança
através do processo Realizar o controle integrado de
mudanças;
Deve ser distribuído conforme o que foi definido no
plano de gerenciamento de comunicações;
Após a aprovação deste plano, é uma boa prática fazer
uma reunião de kick off e apresentar como o projeto será
executado.
4.3 Orientar e gerenciar a execução
do projeto
É o processo de liderança e realização do trabalho definido no
plano de gerenciamento
do projeto e implementação das
mudanças
aprovadas para atingir os objetivos do mesmo. O principal
benefício deste processo é o fornecimento do gerenciamento
geral do trabalho do projeto.
É aqui que todos os processos do grupo de processos de
execução serão integrados.
Serão feitas as seguintes atividades, mas não se restringindo
somente a elas:
Criar as entregas;
Desenvolver e gerenciar a equipe do projeto;
Obter e usar recursos;
Gerenciar as comunicações;
Gerar dados de desempenho do trabalho;
Emitir e implementar solicitações de mudanças;
Gerenciar
Gerenciar
Gerenciar
Coletar e
e implementar respostas aos riscos;
fornecedores e contratos;
o engajamento das partes interessadas;
documentar lições aprendidas.
Entradas
Plano de gerenciamento do projeto
Solicitações de mudança aprovadas
Fatores Ambientais da Empresa
Ativos de processos organizacionais
Ferramentas & Técnicas
Opinião especializada
Sistema de Informações de gerenciamento de projetos
Reuniões
Saídas
Entregas
Dados de desempenho do trabalho
Solicitações de mudança
Atualizações no plano de gerenciamento do projeto
Atualizações nos documentos do projeto
Solicitações de mudança
Essas solicitações documentadas servem para alterar algo que
foi planejado, podendo afetar o Plano de Gerenciamento do
Projeto, Linha de Base, Documentos do Projeto, etc. As
mudanças podem ser ajustes nos planos com ações corretivas,
preventivas ou reparos de defeitos.
1. Ação corretiva — Uma atividade intencional que realinha
o desempenho dos trabalhos do projeto com o plano de
gerenciamento do projeto;
2. Ação preventiva — Uma atividade intencional para
garantir que o trabalho futuro do projeto esteja
alinhado com o plano de gerenciamento do projeto;
3. Reparo de defeito — Uma atividade intencional para
modificar um produto ou componente do produto não
conforme;
4. Atualizações
Atualizações no plano de gerenciamento do
projeto
Os elementos do plano de gerenciamento do projeto que podem
ser atualizados incluem, mas não estão limitados, a:
Plano de gerenciamento do escopo;
Plano de gerenciamento do cronograma;
Plano de gerenciamento dos custos;
Plano de gerenciamento da qualidade;
Linhas de base do projeto; etc.
Atualizações nos documentos do projeto
Os documentos do projeto que podem ser atualizados incluem,
mas não estão limitados, a:
Documentação dos requisitos;
Registros do projeto (questões, premissas, etc.);
Registro dos riscos;
Registro das partes interessadas.
4.4
Monitorar
e
controlar
trabalho do projeto
o
É o processo de acompanhamento, análise e registro do processo
para atender aos objetivos de desempenho definidos no plano de
gerenciamento do projeto. O principal benefício deste processo
é permitir que as partes interessadas entendam a situação
atual do projeto, os passos tomados, e as previsões do
orçamento, cronograma e escopo.
Entenda que o processo anterior, o 4.3 Orientar e gerenciar o
trabalho, implementa mudanças e gera dados de desempenho e
emite solicitações de mudança. Esses dados de desempenho serão
analisado no contexto pelos processos de controle, gerando
assim as informações de desempenho. O processo 4.4 Monitorar e
controlar o trabalho do projeto irá interpretar as informações
de desempenho e solicita mudanças, se necessárias. Depois o
processo 4.5 Realizar o controle integrado de mudanças irá
revisar, analisar, aprovar e coordenar as mudanças em si.
Monitoramento – Inclui a coleta das informações do desempenho,
medição, avaliação das medições e tendências para efetuar
melhorias no projeto.
Controlar – Inclui a recomendação de ações corretivas ou
preventivas ou o replanejamento e acompanhamento dos planos de
ação para definir se as ações tomadas resolveram a questão de
desempenho.
Entradas
Plano de gerenciamento do projeto
Previsões de cronograma (vem do processo 6.7 Controlar o
cronograma)
Previsões de custos (vem do processo 7.4 Controlar os
custos)
Mudanças validadas (vem do processo 8.3 Controlar a
qualidade)
Informações sobre o desempenho do trabalho
Fatores ambientais da empresa
Ativos de processos organizacionais
Ferramentas & Técnicas
Opinião especializada
Técnicas analíticas
Sistemas de informações de gerenciamento de projeto
(SIGP)
Reuniões
Saídas
Solicitações de mudanças
Relatórios de desempenho do trabalho
Atualizações do plano de gerenciamento do projeto
Atualizações dos documentos do projeto
Relatórios de desempenho do trabalho
Documentam as informações sobre o desempenho do trabalho
(andamento, atualizações, recomendações) para servir como base
para tomada de decisão, ações e conscientização.
informações aqui auxiliam os processos:
As
4.5 Realizar o controle integrado de mudanças
9.4 Gerenciar a equipe do projeto
10.2 Gerenciar as comunicações
11.6 Controlar os riscos
12.3 Controlas as aquisições
4.5 Realizar o controle integrado
de mudanças
É o processo de revisar todas as solicitações de mudança,
aprovar as mudanças e gerenciar as mudanças sendo feitas nas
entregas, ativos de processos organizacionais, documentos do
projeto e no plano de gerenciamento do projeto, e comunicar a
disposição dos mesmos. Ele revisa todas as solicitações de
mudança ou modificações nos documentos do projeto, entregas,
linhas de base ou no plano de gerenciamento do projeto, e
aprova ou rejeita as mudanças. O principal benefício deste
processo é permitir que as mudanças documentadas no âmbito do
projeto sejam consideradas de forma integrada, reduzindo os
riscos do projeto que frequentemente resultam das mudanças
feitas sem levar em consideração os objetivos ou planos gerais
do projeto.
O processo Realizar o Controle Integrado de Mudanças é
conduzido do início ao término do projeto, e é de
responsabilidade final do gerente de projetos. Toda e qualquer
mudança pode ser feita verbalmente, mas não é recomendado. O
ideal seria utilizar um documento/formulário com as
informações de solicitação de mudança. Todas as requisições de
mudança documentadas precisam ser aprovadas ou rejeitadas por
uma pessoa responsável, geralmente o patrocinador ou o gerente
do projeto.
O Sistema de Gerenciamento da Configuração é um subsistema do
sistema de gerenciamento de projetos global, composto por
ferramentas, processo e procedimentos para lidar com a
configuração do produto e do projeto. Ele gerencia ativos do
projeto físicos e intangíveis (inventário de itens do produto,
especificações
do
produto,
políticas,
processos,
procedimentos, mudanças aprovadas e linhas de base).
Algumas das atividades de gerenciamento da configuração
incluídas no processo Realizar o Controle Integrado de
Mudanças são as seguintes:
Identificação da configuração – A identificação e
seleção de um item de configuração para fornecer a base
pela qual a configuração do produto é definida e
verificada, produtos e documentos são rotulados,
mudanças são gerenciadas e a
responsabilidade é mantida;
Registro da situação da configuração – Informações são
registradas e reportadas indicando quando os dados
apropriados a respeito do item de configuração devem ser
fornecidos. Essas informações incluem uma lista de
identificação de configurações aprovadas, andamento das
propostas de mudanças na configuração e andamento da
execução das mudanças aprovadas;
Verificação e auditoria da configuração – A verificação
e auditorias da configuração garantem que a composição
dos itens de configuração de um projeto está correta e
que as mudanças correspondentes foram registradas,
avaliadas, aprovadas, acompanhadas e corretamente
efetuadas. Isso assegura que os requisitos funcionais
definidos na documentação da configuração foram
atendidos.
Entradas
Plano de gerenciamento do projeto
Relatórios de desempenho do trabalho
Solicitações de mudança
Fatores ambientais da empresa
Ativos de processo organizacionais
Ferramentas & Técnicas
Opinião especializada
Reuniões
Ferramentas de controle de mudanças
Saídas
Solicitações
Registro das
Atualizações
Atualizações
de mudança aprovadas
mudanças
no plano de gerenciamento do projeto
nos documentos do projeto
4.6 Encerrar o Projeto ou Fase
É o processo de finalização de todas as atividades de todos os
Grupos de Processos de Gerenciamento do Projeto para encerrar
formalmente o projeto ou a fase. O principal benefício deste
processo é o fornecimento de lições aprendidas, o encerramento
formal do trabalho do projeto e a liberação dos recursos
organizacionais para utilização em novos empreendimentos.
Este processo é necessário mesmo que o projeto ou fase seja
cancelado ou encerrado antes do planejado.
O processo no projeto se comporta da seguinte maneira:
1. O processo 4.3 Orientar e gerenciar o trabalho do
projeto faz as entregas;
2. O processo 8.3 Controlar a qualidade verifica se as
entregas estão corretas e se os requisitos de qualidade
especificados para as entregas foram atendidos;
3. O processo 5.5 Validar o escopo reúne com o cliente para
obter a formalização da entrega, ou seja, o aceite da
entrega;
4. E por fim o processo 4.6 Encerrar o Projeto ou Fase será
dado pelo cliente o aceite final para todas as entregas
do projeto, concluindo o mesmo;
Entradas
Plano de gerenciamento do projeto
Entregas aceitas
Ativos de processo organizacionais
Ferramentas & Técnicas
Opinião especializada
Técnicas analíticas
Reuniões
Saídas
Transição do produto, serviço ou resultado final
Atualizações do ativos de processos organizacionais