projeto - UNEMAT Sinop

Gerenciamento de
Projetos
Metodologias e Práticas de
Gerenciamento de Projetos
Visão Histórica
• Gerenciamento de Projetos não é uma disciplina nova.
• As pirâmides e os aquedutos da antiguidade certamente necessitaram
das habilidades de planejamento e coordenação de um gerente de
projetos.
• Enquanto supervisionava a construção da Basílica de São Pedro em
Roma, Michelângelo experimentou todos os tormentos de um gerente
de projetos:
▫ Especificações incompletas
▫ Mão-de-obra insuficiente
▫ Orçamento inadequado
▫ Cliente poderoso.
Gestão de Projetos no Mundo
Contemporâneo
• Muito das modernas técnicas de
gestão de projetos:
▫ Foram definidas na décadas de 40 e 50
▫ Muitas delas aprendidas do governo americano em
seus programas de defesa durante a guerra fria.
▫ Porque eles se defrontaram com uma série de
atividades que normalmente não seriam alcançáveis
através do uso de técnicas tradicionais de gestão.
O que é um Projeto
• Um projeto é um empreendimento com
características próprias, tendo princípio e
fim, conduzido por pessoas, para atingir metas
estabelecidas dentro de parâmetros de prazo,
custo e qualidade
Objetivos de um Projeto
Performance
(qualidade)
performance desejada
Escopo
orçamento
data desejada
Custo
Satisfação do cliente
Tempo
(cronograma)
Expectativas dos clientes são consideradas
como parte integrante das
especificações do projeto.
Projetos e Operações
(tarefas rotineiras/comuns)
• Características comuns
▫ Realizados por pessoas
▫ Limitados pelos recursos
▫ Planejados, executados e controlados
• Diferenças básicas
▫ Operações são permanentes e repetitivas
▫ Projetos são temporários e únicos
O que é um Projeto
• Um projeto é um empreendimento temporário
cujo objetivo é criar um produto ou serviço
distinto e único
 Temporário – um projeto tem um ponto
definido de início e de fim
 Único – no sentido de que o produto do
projeto pode ser diferenciado de outros
Gerenciamento de Projetos
Gerenciamento de Projetos
O que é Gerenciamento de Projetos
• É
a
aplicação
de
conhecimentos,
habilidades, ferramentas e técnicas
em projetos com o objetivo de atingir ou até
mesmo
exceder
às
necessidades
e
expectativas dos clientes e demais
partes interessadas do projeto. [PMBOK]
Projetos envolvem decisões ...
-Escopo, Tempo, Custo e Qualidade
-Diferentes necessidades e expectativas
dos clientes e partes interessadas
-Requisitos identificados (necessidades) e
não identificados (expectativas)
Quando é importante gerenciar
projetos
• Quando temos que desenvolver um produto
complexo
• Quando é necessário controlar prazos e custos
• Quando é necessário compartilhar recursos
especiais
Problemas típicos de projetos
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Atrasos no cronograma
Custos acima do previsto
Falta de recursos de pessoal
Mudanças de requisitos e especificações
Qualidade abaixo da esperada
Complexidade acima da capacidade
Produtos mal projetados
Produtos que não funcionam
Projetos que são cancelados
Processos da Gerência de Projetos
Processos de
Reconhecer que um projeto ou fase deve começar e se comprometer
com a sua execução.
Processos de
Planejar e manter um esquema de trabalho viável para atingir aqueles
objetivos de negócio que determinaram a existência do projeto.
Processos de
Coordenar pessoas e outros recursos para realizar o que foi
planejado.
Processos de
Assegurar que os objetivos do projeto estão sendo atingidos, através
da monitoração e da avaliação do seu progresso, tomando ações
corretivas quando necessárias.
Processos de
Formalizar a aceitação do projeto ou fase e fazer o seu
encerramento de forma organizada.
INICIALIZAÇÃO
PLANEJAMENTO
EXECUÇÃO
CONTROLE
FINALIZAÇÃO
Relacionamentos entre Grupos de
Processos
Relacionamento entre Grupos de Processos
Processos de
Inicialização
Processos de
Planejamento
Processos de
Controle
As flechas representam
os fluxos de entradas e
saídas entre os grupos
de processos.
Processos de
Execução
Processos de
Finalização
Sobreposição dos Grupos de Processos
Sobreposição dos Grupos de Processos
Processo de
Execução
Nível de
Atividade
Processo de
Planejamento
Processos de
Inicialização
Fase
Inicial
Processos de
Controle
Tempo
Processos de
Finalização
Fase
Final
Processos de Gerenciamento de
Projetos
Processos de
Gerenciamento de Projetos
Processos de Gerenciamento de Projetos
• O PMBOK é organizado em 9 áreas de conhecimento, onde
cada uma destas áreas é descrita através de processos
GERÊNCIA DO ESCOPO DO PROJETO
GERÊNCIA DO TEMPO DO PROJETO
GERÊNCIA DO CUSTO DO PROJETO
GERÊNCIA DA QUALIDADE DO PROJETO
GERÊNCIA DOS RECURSOS HUMANOS DO PROJETO
GERÊNCIA DAS COMUNICAÇÕES DO PROJETO
GERÊNCIA DOS RISCOS DO PROJETO
GERÊNCIA DAS AQUISIÇÕES DO PROJETO
GERÊNCIA DA INTEGRAÇÃO DO PROJETO
O modelo de Gerenciamento
QUALIDADE
ESCOPO
CUSTO
TEMPO
Áreas essenciais do gerenciamento
GERÊNCIA DO ESCOPO DO PROJETO
Planejamento do Escopo
Definição do Escopo
Criar EAP
Verificação do Escopo
Controle do Escopo
Desenvolver plano de
gerenciamento do escopo.
Desenvolver uma declaração
escrita do escopo como base
para decisões futuras do projeto.
Subdividir os principais
subprodutos do projeto em
componentes menores
e mais manejáveis.
Formalização e aprovação do
escopo do projeto.
Controlar as mudanças de escopo,
envolvendo escopo
do produto e escopo do projeto.
Processos necessários para assegurar
que o projeto contemple todo o
trabalho requerido, e nada mais que o
trabalho requerido, para completar o
projeto com sucesso.
Work Breakdown Structure
Estrutura Analítica Projeto (EAP)
• Mais que um elemento do plano do projeto, é a
estrutura na qual o projeto é construído
• É resultado de uma técnica para decompor um
projeto em seus elementos componentes
• Técnica da decomposição: Subdivide o projeto
em partes menores, mais gerenciáveis
Áreas de Conhecimento do PMBOK
ESCOPO
TEMPO
GERÊNCIA DO TEMPO DO PROJETO
Processos necessários para assegurar que o projeto termine
dentro do prazo previsto.
Por que os Projetos Atrasam?
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Planejamento Insuficiente
Plano não realista
Escopo do projeto subestimado
Alterações dos requisitos pelos clientes
Incapacidade de acompanhar o progresso (revisões, etc)
Incapacidade de detectar problemas c/ antecedência
Número insuficiente de verificações
GERÊNCIA DO TEMPO DO PROJETO
Definição das Atividades
Seqüenciamento das Atividades
Estimativa de Recursos da Atividade
Estimativa de Duração das Atividades
Desenvolvimento do Cronograma
Controle do Cronograma
Processos necessários para assegurar
que o projeto termine
dentro do prazo previsto.
Identificar as atividades
específicas que devem ser
realizadas para produzir os
diversos subprodutos do projeto.
Identificar e documentar as
relações de dependência entre
as atividades.
Estimar recursos e quantidade
de períodos de trabalho que serão
necessários para a implementação
De cada atividade.
Analisar a seqüência e as
durações das atividades, e os
requisitos de recursos para criar
o cronograma do projeto.
Controlar as mudanças no
cronograma do projeto.
Áreas de Conhecimento
ESCOPO
CUSTO
TEMPO
GERÊNCIA DO CUSTO DO PROJETO
Processos necessários para assegurar que o projeto termine
dentro do orçamento aprovado.
GERÊNCIA DO CUSTO DO PROJETO
Estimativa de Custos
Orçamentação dos Custos
Controle dos Custos
Processos necessários para assegurar
que o projeto termine
dentro do orçamento aprovado.
Desenvolver uma estimativa
dos custos dos recursos
necessários à implementação
das atividades do projeto.
Alocar as estimativas dos custos
do projeto aos itens individuais
de trabalho.
Controlar as mudanças no
orçamento do projeto.
Faça Rápido, Faça Bem, Faça Barato
Escolha Dois
Faça Barato e ...
Mais importante que reduzir o custo
é aumentar o valor de um projeto
Envolve o cálculo de 3 valores-chave para cada
atividade
Planned Value (PV) = Custo Planejado
Custo Orçado para o Cronograma de Trabalho = Orçamento
Actual Cost (AC)
Custo Atual do Trabalho Realizado = Custo atual (real)
Earned Value (EV) – Quanto vale o trabalho feito?
Custo Orçado para o Trabalho Realizado = Earned Value
Áreas de Conhecimento
QUALIDADE
ESCOPO
CUSTO
TEMPO
GERÊNCIA DA QUALIDADE DO PROJETO
Processos necessários para assegurar que as necessidades que originaram
o desenvolvimento do projeto sejam atendidas.
GERÊNCIA DA QUALIDADE DO PROJETO
Planejamento da Qualidade
Realizar a Garantia da Qualidade
Realizar o Controle da Qualidade
Identificar quais padrões de
qualidade são relevantes
para o projeto e determinar
a forma como satisfazê-los.
Avaliar periodicamente o
desempenho geral do projeto
buscando assegurar a satisfação
dos padrões relevantes de
qualidade.
Monitorar os resultados do
projeto para determinar se estão
de acordo com os padrões de
qualidade e eliminar causas de
desempenhos insatisfatórios.
Processos necessários para assegurar
que as necessidades que originaram
o desenvolvimento do projeto
sejam atendidas.
Áreas de Conhecimento
QUALIDADE
RECURSOS
HUMANOS
AQUISIÇÕES
CUSTO
ESCOPO
COMUNICAÇÕES
RISCOS
TEMPO
Áreas de Conhecimento
QUALIDADE
CUSTO
RECURSOS
HUMANOS
ESCOPO
TEMPO
GERÊNCIA DOS RECUSOS HUMANOS DO PROJETO
Processos necessários para proporcionar a melhor utilização das pessoas
envolvidas no projeto.
GERÊNCIA DOS RECURSOS HUMANOS DO PROJETO
Planejamento de Recursos Humanos
Contratar ou Mobilizar a Equipe do Projeto
Desenvolver a Equipe do Projeto
Gerenciar a Equipe do Projeto
Processos necessários para proporcionar a
melhor utilização das pessoas
envolvidas no projeto.
Identificar, documentar e designar
as funções, responsabilidades e
relacionamentos do projeto.
Conseguir que os recursos
humanos necessários sejam
designados e alocados
ao projeto.
Desenvolver habilidades
individuais e do grupo
para aumentar o desempenho
do projeto.
Áreas de Conhecimento
QUALIDADE
RECURSOS
HUMANOS
ESCOPO
COMUNICAÇÕES
CUSTO
TEMPO
GERÊNCIA DAS COMUNICAÇÕES DO PROJETO
Processos necessários para assegurar que a
geração, captura, distribuição, armazenamento e apresentação das informações
do projeto sejam feitas de forma adequada e no tempo certo.
GERÊNCIA DAS COMUNICAÇÕES DO PROJETO
Planejamento das Comunicações
Distribuição das Informações
Relato de Desempenho
Gerenciar as Partes Interessadas
Determinar as informações e
comunicações necessárias para
as partes interessadas: quem,
qual, quando e como
ela será fornecida.
Disponibilizar as informações
necessárias para as partes
interessadas de uma maneira
conveniente.
Coletar e disseminar as
informações de desempenho,
incluindo relatórios de situação,
medição de progresso e previsões.
Processos necessários para assegurar que a
geração, captura, distribuição, armazenamento
e apresentação das informações do projeto
sejam feitas de forma adequada e no tempo certo.
De acordo com o PMI, gerentes
de projeto consomem 90% de
seu tempo adquirindo e
comunicando informação
Áreas de Conhecimento do PMBOK
QUALIDADE
RECURSOS
HUMANOS
ESCOPO
COMUNICAÇÕES
CUSTO
RISCOS
TEMPO
GERÊNCIA DOS RISCOS DO PROJETO
Processos necessários para a
identificação, análise e resposta a riscos do projeto.
GERÊNCIA DOS RISCOS DO PROJETO
Planejamento da Gerência dos Riscos
Identificação dos Riscos
Análise Qualitativa dos Riscos
Análise Quantitativa dos Riscos
Planejamento das Respostas aos Riscos
Monitoramento e Controle dos Riscos
Processos às
necessários
para
a
Diz
respeito
ameaças,
mas
identificação, análise e resposta a riscos
também às do
oportunidades.
projeto.
Decidir como abordar e planejar
as atividades de gerência dos
riscos do projeto.
Determinar quais riscos podem
afetar o projeto e documentar
suas características.
Analisar qualitativamente os riscos
e as condições para priorizar seus
efeitos nos objetivos do projeto.
Medir a probabilidade e as
conseqüências dos riscos e
estimar as implicações nos
objetivos do projeto.
Desenvolver processos e técnicas
para aumentar as oportunidades
e reduzir as ameaças dos riscos.
Monitorar riscos residuais,
identificar novos, reduzir e avaliar
a efetividade por todo o projeto.
Áreas de Conhecimento
QUALIDADE
RECURSOS
HUMANOS
AQUISIÇÕES
CUSTO
ESCOPO
COMUNICAÇÕES
RISCOS
TEMPO
GERÊNCIA DAS AQUISIÇÕES DO PROJETO
Processos necessários para a aquisição de mercadorias e serviços
fora da organização que desenvolve o projeto.
GERÊNCIA DAS AQUISIÇÕES DO PROJETO
Planejar Compras e Aquisições
Planejar Contratações
Solicitar Respostas de Fornecedores
Selecionar Fornecedores
Administração de Contratos
Determinar o que
contratar e quando.
Documentar as necessidades
de produtos ou serviços e
identificar possíveis fornecedores.
Obter propostas de fornecimento
conforme apropriado a cada caso
(cotações de preço,
cartas-convite, licitação).
Escolher entre os possíveis
fornecedores.
Encerramento de Contratos
Gerenciar os relacionamentos
com fornecedores.
Processos necessários para a
aquisição de bens e serviços
fora da organização que desenvolve o projeto.
Completar e liquidar o contrato,
incluindo a resolução de
qualquer item pendente.
Áreas de Conhecimento
QUALIDADE
RECURSOS
HUMANOS
ESCOPO
AQUISIÇÕES
INTEGRAÇÃO
COMUNICAÇÕES
CUSTO
RISCOS
TEMPO
Áreas de Conhecimento do PMBOK
QUALIDADE
RECURSOS
HUMANOS
ESCOPO
AQUISIÇÕES
INTEGRAÇÃO
COMUNICAÇÕES
CUSTO
RISCOS
TEMPO
GERÊNCIA DA INTEGRAÇÃO DO PROJETO
Processos necessários para assegurar que os diversos elementos do projetos
sejam adequadamente coordenados.
GERÊNCIA DA INTEGRAÇÃO DO PROJETO
Desenvolver o Termo de Abertura
Desenvolver Declaração Escopo Preliminar
Desenvolver o Plano do Projeto
Autorizar o início do projeto ou
de uma nova fase.
Documenta as caracteristicas
e limites do projeto.
Construir um documento
coerente e consistente.
Orientar e Gerenciar a Execução do Projeto
Levar a cabo o projeto através
das atividades nele incluídas.
Monitorar e Controlar o Trabalho
Monitoração dos processos de
controle do projeto.
Controle Integrado de Mudanças
Coordenar as mudanças
através de todo o projeto.
Encerrar o Projeto
Processos necessários para assegurar
que os diversos elementos do projetos
sejam adequadamente coordenados.
Processo que finalizar a etapa
ou projeto.
PROCESSOS
DE INÍCIO
PROCESSOS DE PLANEJAMENTO
Planej.
Escopo
Definição
Atividades
Iniciação
Áreas da
Gerência
de
Projetos
PMI
PMBOK
PROCESSOS
DE EXECUÇÃO
Sequenc.
Atividades
Desenv.
Cronograma
Estim.
Duração
Atividades
Detalham.
Escopo
$
Planej.
Recursos
(Principais)
$
Distribuição
Informações
Desenvolvim.
da Equipe
Garantia da
Qualidade
Administraç.
Contratos
Pedido de
Propostas
Seleção de
Fornecedores
Orçamento
Custos
$
Estimativa
Custos
$
Desenvolv.
Plano
Projeto
Planejamento
Risco
(Principais)
Execução do
Plano do
Projeto
(Auxiliares)
Planejam.
Qualidade
Planejam.
Organizacional
Montagem
de Equipe
Planejam.
das
Aquisições
Planejam.
Comunic.
Identificação
Riscos
Análise
Qualitativa
Riscos
Análise
Quantitativ.
Riscos
Preparação
das
Aquisições
Desenv.
Respostas
Riscos
PROCESSOS DE FECHAMENTO
Encerrament.
dos
Contratos
Encerrament.
Administrat.
(Auxiliares)
(Principais)
PROCESSOS DE CONTROLE
Relato de
Desempenho
(Principais)
Verificação
do Escopo
(Auxiliares)
Controle
Mudanças do
Escopo
Controle
Cronograma
Controle
Integrado de
Mudanças
Controle
Qualidade
Controle
Custos
$
Controle e
Monitoração
dos Riscos
Gerente de Projeto
Responsabilidades do
Gerente de Projeto
Gerente de Projeto
• Planejar o trabalho a ser realizado para atender às necessidades do
projeto.
• Coordenar pessoas e recursos de acordo com os planos
estabelecidos.
• Garantir que os objetivos do projeto sejam atendidos, através do
acompanhamento e medição do progresso do projeto, e da tomada de
ações corretivas quando necessárias.
• Assegurar que os requisitos do cliente estão sendo atendidos.
• Assegurar que os prazos e custos estão sendo mantidos dentro do
planejado.
• Assegurar que os produtos do projeto atendam aos critérios de
qualidade e que estejam de acordo com os padrões estabelecidos.
Gerente de Projeto
• Coordenar o trabalho das equipes do projeto e avaliar as
tarefas e atividades realizadas.
• Formalizar a aceitação dos produtos de fases ou etapas do
projeto.
• Realizar a prospecção de tecnologias e avaliar a viabilidade
de sua implementação.
• Facilitar e coordenar o contato com clientes, fornecedores e
pessoal do projeto.
• Elaborar relatórios de avaliação e de acompanhamento da
situação do projeto.
• Participar de reuniões de acompanhamento e de revisão do
projeto.
Gerenciar Projetos é ...
• Gerenciar o ESCOPO do projeto para garantir que o projeto inclua
todo o trabalho necessário, e apenas o necessário, para que o projeto
possa ser completado com sucesso.
• Gerenciar o TEMPO do projeto para garantir a conclusão do
projeto dentro dos prazos estabelecidos.
• Gerenciar os CUSTOS do projeto para garantir a conclusão do
projeto dentro do orçamento aprovado.
• Gerenciar a QUALIDADE do projeto para garantir que o projeto
atenderá às necessidades para as quais foi empreendido.
Gerenciar Projetos é ...
• Gerenciar os RECURSOS HUMANOS do projeto para fazer o
uso mais efetivo das pessoas envolvidas com o projeto.
• Gerenciar as COMUNICAÇÕES do projeto para assegurar a
coleta e disseminação apropriada de todas as informações do
projeto.
• Gerenciar os RISCOS do projeto para garantir a identificação,
análise e tomada de ações necessárias aos riscos do projeto,
maximizando os resultados de eventos positivos e minimizando
as conseqüências de eventos adversos.
• Gerenciar as AQUISIÇÕES de bens e serviços externos a
organização necessários ao andamento do projeto.
Gerenciar Projetos é ...
• Gerenciar a INTEGRAÇÃO do projeto para garantir que os vários
elementos do projeto sejam coordenados de forma apropriada,
realizando as negociações dos conflitos entre objetivos e alternativas
do projeto com a finalidade de atingir ou mesmo exceder as
necessidades e expectativas de todas as partes interessadas.
Concluindo ...
• Não existe uma forma genérica de aplicar todos os
conhecimentos e práticas de gerenciamento de maneira
uniforme em todos os projetos de uma empresa ou
departamento.
• A equipe de gerenciamento do projeto é responsável pela
determinação do que é aplicável a cada projeto em
questão.
• O gerenciamento no dia-a-dia das atividades do projeto é
necessário para o seu sucesso, mas não o suficiente.