Ciclo de Vida e Organização do Projeto

Ciclo de Vida e Organização
do Projeto
Todo o projeto pode ser subdividido em determinadas fases de
desenvolvimento. Esta subdivisão permite um melhor controle
total de recursos gastos.
O ciclo de vida pode se dividido em um conjunto de fases, que,
por sua vez, é subdividido em estágios, que é subdividido em
atividades ou tarefas específicas em cada projeto. Deve-se
tomar cuidado para não confundir o ciclo de vida do projeto e
o do produto da fase.
Ciclo de Vida de Projeto Genérico
O conjunto de fases do projeto é chamado “ciclo de vida do
projeto”. De um modo geral, as fases do projeto apresentam as
seguintes características:
As fases geralmente são sequenciais;
Cada fase do projeto é marcada pela entrega de um ou
mais produtos (deliverables), como estudos de
viabilidade ou protótipos funcionais;
No início de cada fase, define-se o trabalho a ser feito
e o pessoal envolvido na sua execução;
O fim da fase é marcada por uma revisão dos produtos e
do desempenho do projeto até o momento;
Uma fase começa quando termina a outra. Quando
há overlapping entre as fases, chamamos essa prática de
“fast tracking“. Nesse caso, começa-se a trabalhar nas
próximas fases do projeto antes do fim da fase corrente
(entrega e revisão dos produtos);
Os níveis de custos e de pessoal são baixos na fase
inicial do projeto, máximo nas intermediárias e diminuem
na finalização;
Os custos são geralmente crescentes à medida que a fase
avança;
Os riscos são geralmente decrescentes à medida que a
fase avança;
A habilidade das partes envolvidas alterarem os produtos
de cada fase é decrescente à medida que a fase avança;
Cada indústria apresenta diferentes fases específicas
para seus projetos, sendo que muitas têm suas fases
detalhadamente descritas, em padrões.
Influência das partes interessadas X Custo das mudanças
Processo do gerenciamento de
projetos
A aplicação dos conhecimentos requer a adoção eficaz de
processos apropriados. Cada área de conhecimento abrange
diversos processos no gerenciamento de projetos.
Um processo é um conjunto de ações e atividades
interrelacionadas que são executadas para alcançar um
objetivo. Cada processo é caracterizado por suas entradas, as
ferramentas e as técnicas que podem ser aplicadas, e as saídas
resultantes.
Os cinco grupos de processos de gerenciamento de projetos são:
1. Concepção – É a fase inicial do projeto, quando uma
determinada necessidade é identificada e transformada em
um problema estruturado a ser resolvido por ele.
1. Obter dados;
2. Identificar necessidades e alternativas;
3. Estabelecer objetivos, riscos, viabilidade,
estratégias;
4. Estimar recursos;
5. Desenvolver Project Charter;
6. Apresentar proposta;
2. Planejamento – Fase responsável por identificar e
selecionar as melhores estratégias de abordagem do
projeto. Nesta fase os planos auxiliares de comunicação,
qualidade, riscos, suprimentos e recursos humanos também
são desenvolvidos.
1. Definir membros da equipe básica;
2. Estabelecer escopo;
3. Estabelecer planejamento master, WBS, orçamento,
políticas e procedimentos;
4. Avaliar riscos;
5. Confirmar e obter aprovação para prosseguir;
3. Execução – É a fase que materializa tudo aquilo que foi
planejado anteriormente. Grande parte do orçamento e do
esforço do projeto é consumida nessa fase.
1. Preparar a organização;
2. Estabelecer requisitos técnicos detalhados;
3. P r e p a r a r
e
executar
os
work
packages (pacotes/grupos de trabalho, que geram os
sub-produtos);
4. Dirigir, monitorar e controlar escopo, qualidade,
tempo, custo, etc.;
4. Monitoramento e Controle – É a medição e monitoramento
do desempenho do projeto. Garantem que os objetivos do
projeto são alcançados através do monitoramento e
medição regular do progresso, de modo que ações
corretivas possam ser tomadas quando necessário.
1. Monitorar e controlar o trabalho do projeto;
2. Controle integrado de mudanças;
3. Verificação do escopo;
4. Controle do escopo;
5. Controle do cronograma;
6. Controle de custos;
7. Realizar o controle da qualidade;
8. Gerenciar a equipe do projeto;
9. Relatório de desempenho;
10. Gerenciar as partes interessadas;
11. Monitoramento e controle de riscos;
12. Administração de contrato.
5. Conclusão – É a fase quando a execução dos trabalhos é
avaliada através de auditoria interna ou de terceiros.
1. Rever e aceitar o projeto;
2. Transferir responsabilidades;
3. Documentar e avaliar os resultados;
4. Lessons learned (fazer relatório de lições
aprendidas);
5. Desmobilizar e redirecionar os recursos.
Os grupos de processos de gerenciamento de projetos têm grande
correspondência com o conceito do Ciclo PDCA (Plan – Do –
Check – Act): Planejar – Fazer – Verificar – Agir (corrigir e
melhorar). O grupo de Planejamento corresponde ao Planejar;
Execução, ao Fazer; e Monitoramento e controle englobam
Verificar e Agir. E como a natureza dos projetos é finita, o
PMBOK ainda caracteriza os grupos de processos que iniciam
(Iniciação) e finalizam (Encerramento) um projeto.
Além de conceituar os aspectos fundamentais do gerenciamento
de projetos, de forma a promover um vocabulário comum dentro
dessa profissão, o Guia PMBOK documenta (define e descreve)
processos de gerenciamento de projetos e os apresenta
didaticamente, organizados em um capítulo por área de
conhecimento. Em cada processo, são abordados suas entradas e
saídas, suas características, bem como os artefatos, técnicas
e ferramentas envolvidas.
Estrutura organizacional
A estrutura da organização afeta diretamente o projeto,
mostrando características relacionadas a projetos dos
principais tipos de estruturas organizacionais.
Estrutura Organizacional de um Projeto
Em uma estrutura organizacional por projeto, os membros da
equipe geralmente são colocados juntos. A maior parte dos
recursos da organização está envolvida no trabalho do projeto
e os gerentes de projetos possuem grande independência e
autoridade. As organizações por projeto, em geral, possuem
unidades organizacionais denominadas departamentos, mas esses
grupos se reportam diretamente ao gerente de projetos ou
oferecem serviços de suporte para os diversos projetos.
Estrutura organizada por projeto
Liderança do Gerente de Projetos
Project Management Office –
PMO
Um escritório de projetos (Project Management Office – PMO) é
uma unidade da estrutura organizacional que centraliza e
coordena o gerenciamento de projetos sob seu domínio,
supervisionando o gerenciamento de projetos. Os PMOs são
construídos para servir às necessidades de gestão de projetos
da organização. Algumas das funções geralmente desempenhas
incluem suporte ao projeto, treinamento, consultoria,
gerenciamento de recursos, implementação de metodologia e
padronização de processos.
PMO Project Management Office ou Escritório de Projetos. É uma
unidade organizacional com o objetivo de conduzir, planejar,
organizar, controlar e finalizar as atividades do projeto.
Abriga pessoas com conhecimentos de Gerenciamento de Projetos,
capazes de prestarem todo o suporte necessário aos gerentes de
projeto e sua equipe. Muitos o denominam de QG (Quartel
General), pois é o centro de informações de controle.
Um PMO torna-se necessário para integrar e apoiar as
atividades de Gerenciamento de Projetos, analisar dados,
auxiliar na tomada de decisão e, por conseqüência, retirar a
sobrecarga dos gerentes de projetos.
Contribui com inúmeras melhorias no Gerenciamento de Projetos.
Torna-se um centro de apoio onde as informações encontram-se
centralizadas e auxiliam no suporte a decisões estratégicas.
Monitora todos os prazos, orçamentos e progresso dos projetos.
Coordena os padrões de qualidade, disponibiliza e matem uma
metodologia de Gerenciamento de Projetos. Auxilia na
priorização de recursos e capacita profissionais em
gerenciamento de projetos. Identifica e dá suporte ao
andamento de projetos com problemas. Enfim, torna-se uma
plataforma de aconselhamento para os gerentes de projetos.
Existem várias formas de um PMO se estabelecer em uma empresa,
como a criação de um departamento que reúne as pessoas que
estejam envolvidas em um determinado projeto ou a criação de
um escritório virtaul através de um portal na internet para
apoiar projetos com equipes espalhadas geograficamente.
Certamente que a implantação bem sucedida de um PMO necessita
da definição clara de suas funções e formas de atuação, tudo
feito com o suporte da alta administração da empresa.
Há muitas diferentes responsabilidades que um PMO pode
assumir, além, claro, do controle da gerência do projeto em
si, o que confere a ele diferentes denominações, como:
Centro de Excelência: os membros da equipe não exercem
papel direto na tomada de decisões do projeto e sua
atuação vem do conhecimento e da experiência de gestão
de projeto da equipe.
Escritório de Apoio a Projetos (EAP): os membros apóiam
ativamente diversos tipos de projetos.
Escritório de Gestão de Projetos (EGP): a principal
diferença com relação ao EAP é que irá fornecer os
gerentes de projetos para os projetos da organização
toda.
Escritório de Gerenciamento de Programa: neste caso, os
programas, diferentemente dos projetos,
são tão
extensos e de duração tão longa que desenvolvem
operações contínuas dentro deles. O EGPrograma tem uma
vida útil limitada:
ele será terminado quando o
programa acabar.
Escritório Responsável pelo Projeto: tem a
responsabilidade de alcançar os objetivos de qualidade,
custo e cronograma dos projetos que gerencia.
Partes
interessadas
projeto – Stakeholders
pelo
Os Stakeholders são as partes interessadas que devem estar de
acordo com as práticas de governança corporativa executadas
pela empresa. De maneira mais ampla, compreende todos os
envolvidos em um processo, que pode ser de caráter temporário
(como um projeto) ou duradouro (como o negócio de uma empresa
ou a missão de uma organização)
Alguns exemplos possíveis de stakeholders de uma empresa são:
Acionistas
Donos
Investidores
Empregados
Fornecedores/subministradores da empresa
Sindicatos
Associações empresariais, revolucionais ou profissionais
Comunidades onde a empresa tem operações: associações de
vizinhos
Grupos Normativos
Governos municipais
Governos estatais
Governo federal
ONGs
Concorrentes
É importante que a equipe de gerenciamento de projetos
identifique as partes interessadas, determinando suas
necessidades e expectativas e gerenciar sua influência em
relação aos requisitos para garantir um projeto bem-sucedido.
As principais partes interessadas em todo projeto incluem o
gerente de projetos, clientes/usuários, organização executora,
membros da equipe do projeto, equipe de gerenciamento de
projetos, patrocinador, influenciadores e PMO (se existir na
organização).
Stakeholders
Cada projeto tem seu grupo específico de stakeholders.
Identificar todas as pessoas que podem influir no projeto é
que é uma questão complicada e muito importante. Assim, pode
ser necessário que se realize uma análise dos stakeholders.
A análise dos stakeholders é um processo sistematizado de
coleta e análise de informação sobre os interesses, objetivos
e preferências de todos os interessados no projeto em
desenvolvimento com o objetivo de se mapear os riscos e as
necessidades de comunicação do projeto.
Para se realizar esta análise, podem ser seguidos os seguintes
passos:
Primeiro passo:
determinar quem pode afetar ou
influenciar
o projeto. A lista inicial deve ser
exaustiva para que todos os interessados
influenciadores sejam incluídos inicialmente.
e
Segundo passo:
identificar os pontos de contato de
cada interessado com o projeto. Pessoas que realizam
tarefas ligadas ao projeto de forma mais ativa e
constante devem ter maior influência do que fornecedores
eventuais; pessoas que têm poder de decisão também têm
que ser destacadas.
Terceiro passo: identificar como cada interessado pode
ajudar e atrapalhar o andamento do projeto. É importante
considerar não somente as
influências positivas das
pessoas, mas também as negativas.
Quarto passo: quantificar os graus de poder/influência
e interesse de cada interessado. Esta quantificação pode
ser subjetiva, considerando apenas o levantamento do
comportamento passado de cada stakeholder ou pode ser
mais objetivo,
usando um modelo probabilístico, por
exemplo.
Fico no aguardo de mais sugestões pessoal. To gostando dos emails que estou recebendo elogiando e pedindo para comentar
sobre alguns assuntos. Prometo responder à todos e fazer as
postagens o quanto antes. Abraços e não deixem de assinar meu
blog colocando seu e-mail no lado direito.