Fases de um Projeto e seu Plano Sumário

Fases de um Projeto e seu Plano
Sumário
Fases de um Projeto e o Plano Sumário
Olá Gerente de Projeto.
Quando iniciamos no mundo do Gerenciamento de Projetos,
um dos primeiros conceitos que tomamos conhecimentos diz
respeito a categorização das fases, ou melhor, em Grupos
de Processos. Segundo o PMBOK® 5º Edição, são eles:
Iniciação;
Planejamento;
Execução;
Monitoramento e Controle;
Encerramento.
Os processos apresentados em cada fase são elementos
distintos e muito bem definidos. Porém, na prática, eles
se sobrepõem e interagem entre si. O PMBOK descreve-os
como como guias para aplicação de conhecimento e
habilidades durante todo o projeto.
Tais grupos de processos encontram-se vinculados através
das saídas que cada um produz onde a saída de um
processo normalmente torna-se a entrada de outro.
Raramente são eventos distintos que ocorrem uma única
vez.
A figura abaixo apresenta a forma como os processos
interagem entre si e apresenta o nível de sobreposição
em várias situações.
Iniciação
Apresenta os processos necessários para a definição de
um novo projeto ou uma nova fase através da obtenção de
uma autorização para iniciar o projeto ou fase. Neste
primeiro momento devemos identificar a real necessidade
do projeto para a organização, a viabilidade do mesmo,
orçamentos e cronogramas em um nível ainda macro.
Deve estar conectada com a estratégia organizacional
desde a fase de idealização até o momento de elaboração
do escopo preliminar e uma ligação clara como os
objetivos estratégicos que deverão atendidos. Porém a
criação dos conceitos básicos exigem cuidados quando
necessita alto investimento, e aspectos relacionados as
políticas internas.
Principais atividades:
Solicitação do Cliente e Contexto Operacional do
Negócio;
Identificação das Partes Interessadas;
Desenvolvimento do Termo de Abertura identificando suas
razões;
Descrição básica do escopo, duração, previsão dos
recursos);
Identificação do porte do projeto e se há necessidade de
mesmo ser quebrado em fases.
Caso haja, o mesmo será realizado na próxima fase:
Planejamento. De acordo com o PMBOK® temos os seguintes
processos:
Desenvolver o termo de abertura do projeto;
Identificar as partes interessadas.
Planejamento
Descreve os processos necessários para definir o escopo,
refinar os objetivos e definir a linha de ação
necessária para alcançar os objetivos para os quais o
projeto foi criado. Principais características:
Construir progressivamente a estruturação das tarefas no
tempo e suas interdependências junto a aspectos
financeiros;
Analisar os impactos gerados por riscos, mudanças e
ajustes;
Definir e aperfeiçoar o escopo, custo e o agendamento
das atividades, através da coleta de informações;
De acordo com o PMBOK® temos os seguintes processos:
Desenvolver o plano de gerenciamento do projeto;
Planejar o gerenciamento do escopo;
Coletar os requisitos;
Definir o escopo;
Criar a estrutura analítica do projeto – EAP;
Planejar o gerenciamento do cronograma;
Definir as atividades;
Sequenciar as atividades;
Estimar os recursos das atividades;
Estimar a duração das atividades;
Desenvolver o cronograma;
Planejar o gerenciamento de custos;
Estimar os custos;
Determinar o orçamento – orçamentação;
Planejar o gerenciamento da qualidade;
Planejar o gerenciamento dos recursos humanos;
Planejar o gerenciamento das comunicações;
Planejar do gerenciamento de riscos;
Identificar os riscos;
Realizar análise qualitativa dos riscos;
Realizar análise quantitativa dos riscos;
Planejar as respostas aos riscos;
Planejar o gerenciamento das aquisições;
Planejar o gerenciamento das partes interessadas;
Dentre todos os processos acima cabe ao Gerente de
Projeto e da Equipe determinar, a partir do tamanho do
projeto, quais processos serão utilizados.
Execução
Apresenta os processos necessários para executar o
trabalho definido no Plano de Gerenciamento do Projeto,
afim de satisfazer as especificações do projeto.
Principais características:
Reunir as pessoas e recursos, para concretizar as
ideias, manifesto através de ação;
E constituído de processos que visão terminar o trabalho
definido no plano de gerenciamento do projeto, e envolve
coordenação de pessoas e recursos sejam eles humanos,
materiais ou financeiros;
Aborda o escopo e implementa mudanças;
De acordo com o PMBOK® temos os seguintes processos:
Orientar e gerenciar o trabalho do projeto;
Realizar a garantia da qualidade;
Mobilizar a equipe do projeto;
Desenvolver a equipe do projeto;
Gerenciar a equipe do projeto;
Gerenciar as comunicações;
Conduzir as aquisições;
Gerenciar o engajamento das partes interessadas.
Monitoramento e Controle
São os processos exibidos para analisar, acompanhar, e
controlar o progresso e desempenho do projeto,
identificando quaisquer áreas nas quais pode ser
necessário realizar alterações no plano, iniciando
assim,
as
mudanças
necessárias.
Principais
características:
Identificar variações relacionadas ao planejamento,
podendo atuar corretivamente na execução ou adequar
eventos futuros;
Observar a execução no intuito de medir o desempenho,
recomendar ações antecipando problemas e controlar
mudanças através de monitoramento continuo;
Várias fases podem ser aplicadas a fim de implementar
ações, quando as variações comprometerem os objetivos;
De acordo com o PMBOK® temos os seguintes processos:
Monitorar e controlar o trabalho do projeto;
Realizar o controle integrado de mudanças;
Validar o escopo;
Controlar o escopo;
Controlar o cronograma;
Controlar os custos;
Controlar a qualidade;
Controlar as comunicações;
Controlar os riscos;
Controlar as aquisições;
Controlar o engajamento das partes interessadas.
Encerramento
São os processos necessários para finalizar todas as
atividades de todos os grupos de processos, objetivando
encerrar, formalmente, o projeto ou fase. Principais
características:
Aceite do resultado ou produto.
Processos para finalizar todas as atividades, e segundo
PMBOK®: encerramento de projetos e encerramento de
aquisições.
De acordo com o PMBOK® temos os seguintes processos:
Encerrar o projeto ou fase;
Encerrar as aquisições.
Unificando todos os projetos, temos as seguintes
interdependências:
Plano Sumário
O objetivo de um Plano Sumário de Projeto consiste em
descrever todos os procedimentos, políticas e práticas
para a execução de um projeto. Trata-se de uma forma
organizada e resumida de apresentar os principais os
principais elementos planejados para o projeto,
estabelecendo a melhor conectividade e as justificativas
para a relação objetivo superior.
Os tópicos descritos em um Plano Sumário do Projeto são
descritos abaixo. Vale lembrar que nem todos os tópicos
apresentados devem ser utilizados, cabendo a organização
identificar os tópicos necessários a partir do projeto
selecionado.
Quais os conceitos e ideias a serem atendidas?
Quais os limites a serem respeitados?
O que é ? O que não é ? Que aspectos devem ser melhor
avaliados?
Por que deve ser realizado?
Conectividade com o planejamento estratégico, outros
projetos ou planos;
Considerar a interdependência e a complexidade entre
produtos e a estrutura ou as atividades necessárias;
Produtos a serem gerados;
Descritivo, especificações das entregas;
Analise do ambiente e características gerais;
Quais são as oportunidades a serem exploradas
Quais são os principais problemas da situação que
pretendemos mostrar;
Quais as causas destes problemas e quais são seus
efeitos;
Que organizações instituições, pessoas, ou grupos estão
ligados ao assunto;
Quais são as possíveis resistências;
Premissa
Delimita as condições para realização do projeto:
Ambiente;
Estrutura Organizacional;
Estrutura Humana;
Estrutura Financeira.
Restrições
Limitações para realizar o projeto (preferência da
equipe de gerenciamento, tecnologia, partes interessadas
mais atuantes);
Análise de riscos
Ter a percepção adequada aumenta a probabilidade de
sucesso.
Riscos para viabilização;
Quais os tipos de riscos (financeiros, estratégicos,
tecnológicos, ambientais);
Quais os riscos existentes para execução dentro dos
prazos, dos recursos e dos indicadores estabelecidos;
Deve-se dimensionar os riscos de acordo com o possível
impacto, a urgência e probabilidade de ocorrência;
Riscos podem ser administrados por meios de
contingenciamento financeiro;
Benefícios potenciais justificam os riscos;
Ciência dos riscos por parte das Partes Interessadas;
Objetivos específicos, entregas e indicadores;
O que necessita ser realizado para atender o escopo;
Como descreveríamos a situação depois do termino do
projeto com sucesso;
Quais produtos ou serviços serão gerados com as
principais atribuições e características;
Quais os principais indicadores utilizados;
Quais os valores estimados de retorno (PayBack, TIR,
ROI, etc);
Principais atividades, recursos e custos;
Após a clareza do escopo, objetivos específicos,
entregas, e possível estabelecer com mais segurança as
principais atividades, os recursos e custos.
Estruturação, organização da equipe básica;
Referências
PMI (Project Management Institute). Um Guia do
Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK®)
– Quinta Edição. Newtown Square: Project Management
Institute, 2013;