Apostila 03 - oficina da pesquisa

FACULDADE PITÁGORAS
DISCIPLINA: GESTÃO DE PROJETOS
Prof. Msc. Carlos José Giudice dos Santos
O QUE SÃO PROCESSOS?
De acordo com o Guia PMBOK, (2013) “processo é um
conjunto de ações e/ou atividades inter-relacionadas
que são executadas para criar um produto, serviço ou
resultado pré-especificado”.
Todo processo tem entrada, processamento e saída.
Na entrada podemos ter dados brutos, informações,
documentos, peças, reagentes, ingredientes, etc.
No processamento podemos ter
técnicas, de análise, instrumentos, etc.
ferramentas,
Na saída temos um produto, serviço ou resultado
conforme planejado (atingimos o objetivo proposto).
UM EXEMPLO DE PROCESSO
PROCESSOS EM GESTÃO DE PROJETOS [01]
No exemplo anterior, vimos que se o nosso objetivo é
ter um bolo de chocolate, temos uma entrada (com os
ingredientes), um processamento (com ferramentas,
técnicas e modo de fazer) e a saída (nosso objetivo
inicial).
Se quisermos um bolo de chocolate recheado com
brigadeiro, teremos mais um processo (o de fazer o
recheio). Depois teremos outro processo (com o
recheio pronto, rechear o bolo).
Se quisermos um bolo de chocolate recheado e
decorado, vamos ter mais um processo (a decoração
do bolo).
PROCESSOS EM GESTÃO DE PROJETOS [02]
No gerenciamento (ou gestão) de projetos, os
processos acontecem de forma semelhante. No Guia
PMBOK são descritos 47 processos, e em muitos
deles, a saída de um processo corresponde à entrada
de outro. Temos basicamente dois tipos de processos:
os de projeto e os de produto.
Os processos de projeto incluem a seleção de
atividades necessárias para cumprir o objetivo, a
estimativa de custos, identificação de riscos, o
cumprimento de requisitos para atender demandas de
escopo, cronograma, qualidade e expectativas das
partes interessadas, entre outras coisas.
PROCESSOS EM GESTÃO DE PROJETOS [03]
Os processos orientados a produto incluem análise
de requisitos do produto, processos de produção,
suporte, desenvolvimento, entre outros.
Os 47 processos de gerenciamento de projetos do
Guia PMBOK são divididos em 5 grupos de processos:
1. Grupo de processos de iniciação.
2. Grupo de processos de planejamento.
3. Grupo de processos de execução.
4. Grupo de processos de monitoramento e controle.
5. Grupo de processos de encerramento.
PROCESSOS EM GESTÃO DE PROJETOS [04]
Estes grupos de processos visam facilitar o
gerenciamento de projetos. Por exemplo, se você vai
iniciar um novo projeto, quais tipos de processos você
deveria utilizar? Uma dica... basta ler o item 1 do
slide anterior – processos de iniciação. Caiu a ficha?
Outro exemplo: se você tiver de planejar o projeto,
que tipos de processos você vai precisar? Eu não sei,
mas se eu fosse você, daria uma olhada nos processos
de planejamento.
Vai executar um projeto? Que processos você
pretende utilizar para atingir este objetivo?
Responda a esta pergunta.
PROCESSOS EM GESTÃO DE PROJETOS [05]
Conforme destacamos anteriormente, os grupos de
processos se sobrepõem, ou seja, a saída de um
processo corresponde geralmente à entrada de um
outro processo.
Assim, quando estamos nos processos de iniciação,
antes que estes se encerrem nós já estamos
planejando, executando e monitorando os processos
em andamento.
Processos não seguem uma sequência fixa! O Guia
PMBOK aponta um caminho para as melhores práticas
e não um passo-a-passo de processos, como receitas
infalíveis de bolo! Vejam as figuras no slides a seguir.
PROCESSOS EM GESTÃO DE PROJETOS [06]
Fonte: Guia PMBOK – 5ª edição, p. 50.
PROCESSOS EM GESTÃO DE PROJETOS [07]
Fonte: Guia PMBOK – 5ª edição, p. 51.
GRUPO DE PROCESSOS DE INICIAÇÃO [01]
O primeiro conceito que deve ser aprendido em
relação ao gerenciamento de projetos é o seguinte:
um projeto nunca é iniciado por um gerente de
projetos. Todo projeto deve ter um patrocinador,
interno ou externo à organização. Dentro de uma
organização este patrocinador é geralmente o chefe
da gerência de projetos, ou alguém acima dele.
Uma vez que temos um patrocinador para um projeto,
este projeto é iniciado (pelo patrocinador), e ele (o
patrocinador) vai delegar parte de sua autoridade
para o gerente de projetos, que será o responsável,
deste ponto em diante, em tocar o projeto.
GRUPO DE PROCESSOS DE INICIAÇÃO [02]
O grupo de processos de iniciação reúne processos
com as seguintes características e/ou atividades:
• Criam uma relação entre tudo aquilo que aconteceu
antes do início do projeto e o trabalho de
planejamento, ou entre tudo que aconteceu antes
de uma nova fase e a fase seguinte.
• Representam os processos realizados para definir
ou obter autorização para o início de um projeto ou
de uma nova fase.
• Definem o escopo inicial do projeto e garantem os
recursos iniciais para o início do projeto ou de uma
nova fase.
GRUPO DE PROCESSOS DE INICIAÇÃO [03]
• Identificam as partes interessadas (internas e
externas) que vão interagir e que podem influenciar
no resultado geral do projeto – isto fica registrado
no termo de abertura do projeto, que tem que ser
aprovado, com registro das partes interessadas. Em
outras palavras, um projeto só é oficialmente
autorizado após o termo de abertura ter sido
autorizado e assinado.
• Estabelece os limites do projeto, ou seja, a
negociação, assinatura de contrato (termo de
abertura), avaliação, aprovação e financiamento são
consideradas externas aos limites do projeto.
• Define quem será o gerente do projeto.
GRUPO DE PROCESSOS DE INICIAÇÃO [04]
Fonte: Guia PMBOK – 5ª edição, p. 54.
GRUPO DE PROCESSOS DE INICIAÇÃO [05]
Geralmente um projeto tem início a partir de um caso
de negócio, que funciona como uma espécie de
justificativa para a existência de um projeto.
Aranha (2013) destaca que esta justificativa pode ser
financeira, estratégica e ainda incluir outros
detalhes. Estas informações geralmente fazem parte
do contrato (termo de abertura).
Resumindo, são 2 os processos de iniciação:
1. Processo de integração: tem o objetivo de
desenvolver o termo de abertura do projeto (ou
autorizar o início de uma nova fase.
GRUPO DE PROCESSOS DE INICIAÇÃO [06]
Geralmente um projeto tem início a partir de um caso
de negócio, que funciona como uma espécie de
justificativa para a existência de um projeto.
Aranha (2013) destaca que esta justificativa pode ser
financeira, estratégica e ainda incluir outros
detalhes. Um projeto ou uma nova fase (em um
projeto complexo) não se sustentam sem uma
justificativa. Em outras palavras, o caso de negócio é
uma justificativa que responde à seguinte pergunta:
Por quê este projeto (ou fase) deve ser iniciado?
Resumindo, vamos identificar os dois processos que
fazem parte do grupo de processos de iniciação.
GRUPO DE PROCESSOS DE INICIAÇÃO [07]
Geralmente um projeto tem início a partir de um caso
de negócio, que funciona como uma espécie de
justificativa para a existência de um projeto.
Aranha (2013) destaca que esta justificativa pode ser
financeira, estratégica e ainda incluir outros
detalhes. Um projeto ou uma nova fase (em um
projeto complexo) não se sustentam sem uma
justificativa. Em outras palavras, o caso de negócio é
uma justificativa que responde à seguinte pergunta:
Por quê este projeto (ou fase) deve ser iniciado?
Resumindo, vamos identificar os dois processos que
fazem parte do grupo de processos de iniciação.
GRUPO DE PROCESSOS DE INICIAÇÃO [07]
Os dois processos do grupo de processos de iniciação
são e suas respectivas áreas do conhecimento:
1. Desenvolver o termo de abertura do projeto (área
de integração).
2. Identificar as partes interessadas e mapear as
influências organizacionais (área de partes
interessadas).
Projetos muito grandes e complexos são divididos em
várias fases, e após cada uma delas, verifica-se os
critérios de sucesso sob a ótica dos objetivos das
partes interessadas, que decidem se o projeto deve
ser continuado, adiado ou interrompido.
GRUPO DE PROCESSOS DE PLANEJAMENTO [01]
O grupo de processos de planejamento inicia-se logo
após a assinatura do termo de abertura do projeto e
depois também que as partes interessadas foram
identificadas e tiveram as suas influências sobre o
projeto mapeadas.
Este grupo de processos possui
características e/ ou atividades:
as
seguintes
• Tentar identificar o escopo total do projeto (qual é
o esforço necessário para concluir o projeto).
• Define e refina objetivos, traçando cursos de ação
necessários para atingir estes objetivos (metas).
GRUPO DE PROCESSOS DE PLANEJAMENTO [02]
• Desenvolver o plano de gerenciamento e os documentos
do projeto que serão necessários para desenvolver
este plano.
Uma vez que muitos projetos podem ter a sua elaboração
progressiva (e não preditiva), isso significa que pode ser
necessário planejar e replanejar algumas vezes durante o
andamento do projeto.
O Guia PMBOK afirma que mudanças significativas ao
longo do ciclo de vida do projeto pode tornar necessário
revisitar alguns processos do planejamento e talvez até
algum processo da iniciação. Este detalhamento
progressivo do plano de gerenciamento de projetos é
chamado de “planejamento em ondas sucessivas”.
GRUPO DE PROCESSOS DE PLANEJAMENTO [03]
A necessidade de replanejamento e detalhamento
sucessivo muitas vezes só aparece nos processos de
monitoramento e controle.
O grupo de processos de planejamento vai tentar
responder algumas perguntas-chave:
• Como será feita a gestão do projeto?
• Quais são os riscos envolvidos?
• Como o planejamento será construído?
É a partir planejamento que iremos identificar os
processos necessários à execução do projeto. Além das
perguntas anteriores, existem algumas atividades que são
típicas dos processos de planejamento, a saber.
GRUPO DE PROCESSOS DE PLANEJAMENTO [04]
Atividades típicas de processos de planejamento:
• Estipular processos de planejamento do projeto;
• Definir como serão coletados os requisitos;
• Definir o escopo total do projeto;
• Documentar e utilizar ferramentas de planejamento;
• Organizar atividades;
• Estimar
recursos
(financeiros,
humanos,
tecnológicos) necessários à consecução do projeto;
• Criar um cronograma e um orçamento para o projeto;
• Identificar riscos e respostas para estes cenários;
GRUPO DE PROCESSOS DE PLANEJAMENTO [05]
... (continuação)
• Definir o que comprar e quem contratar;
• Aprovar formalmente o projeto;
• Dar início à execução do projeto após a reunião de
kick-off (literalmente, chute inicial).
O grupo de processos de planejamento é o maior
grupo dentro do PMBOK. Ao todo, são 24 processos
na 5ª edição do Guia PMBOK, que abrangem todas as
10 áreas de conhecimento de gerenciamento de
projetos.
Os vinte e quatro processos deste grupo são:
GRUPO DE PROCESSOS DE PLANEJAMENTO [06]
01. Elaborar om plano de gerenciamento de projetos.
02. Planejar o gerenciamento do escopo.
03. Coletar os requisitos.
04. Definir o escopo.
05. Criar a EAP (Estrutura Analítica do Projeto).
06. Planejar o gerenciamento do tempo.
07. Definir as atividades.
08. Sequenciar as atividades.
09. Estimar os recursos para as atividades.
10. Estimar a duração das atividades.
GRUPO DE PROCESSOS DE PLANEJAMENTO [07]
11. Determinar o cronograma do projeto.
12. Planejar o gerenciamento dos custos.
13. Estimar os custos.
14. Determinar o orçamento do projeto.
15. Planejar o gerenciamento da qualidade.
16. Planejar o gerenciamento das comunicações.
17. Planejar o gerenciamento dos recursos humanos.
18. Planejar o gerenciamento dos riscos.
19. Identificar os riscos.
20. Fazer uma análise qualitativa dos riscos.
GRUPO DE PROCESSOS DE PLANEJAMENTO [08]
21. Fazer uma análise quantitativa dos riscos.
22. Planejar respostas aos riscos.
23. Planejar o gerenciamento das aquisições.
24. Planejar o gerenciamento das partes interessadas.
As 10 áreas do conhecimento envolvidas são:
1. Integração
2. Escopo
3. Tempo
4. Custos
5. Qualidade
6. Comunicações
7. Recursos Humanos
8. Riscos
9. Aquisições
10. Partes interessadas
GRUPO DE PROCESSOS DE EXECUÇÃO [01]
De acordo com o Guia PMBOK (2013), o grupo de
processos de execução consiste de processos que
serão executados para concluir o trabalho definido no
plano de gerenciamento do projeto. Em outras
palavras, são processos que buscam o cumprimento
das especificações do projeto.
Este grupo de processos envolve a coordenação de
pessoas e recursos e principalmente, necessita de um
gerente de projetos com habilidade de gestão de
expectativas (das partes interessadas) e capacidade
de integração para executar as atividades do projeto
em conformidade com o plano de gerenciamento.
GRUPO DE PROCESSOS DE EXECUÇÃO [02]
O grupo de processos de execução compreende um
trabalho que se inicia após o planejamento, e a partir
do planejamento. Neste grupo de processos vamos
buscar construir os deliverables (as entregas que nós
propomos entregar) ao final do projeto ou de uma
determinada fase.
Uma pergunta fundamental durante os processos de
execução é a seguinte: A partir do escopo do projeto,
como ele será transformado em um produto tangível
ou em um serviço?
Este grupo de processos será responsável pela maior
parte dos investimentos de tempo e do orçamento.
GRUPO DE PROCESSOS DE EXECUÇÃO [03]
Uma característica importante dos processos de
execução é que as mudanças não ocorrem (no sentido
de serem autorizadas) dentro deste grupo de
processos.
As mudanças ocorrem no grupo de monitoramento e
controle, ou seja, as mudanças podem até ser
solicitadas dentro dos processos do grupo de
execução, mas elas só vão acontecer se forem
autorizadas, e isto ocorre dentro do grupo dos
processos de monitoramento e controle.
Dentro deste grupo, podemos solicitar mudanças e
implementar mudanças, mas não fazer mudanças.
GRUPO DE PROCESSOS DE EXECUÇÃO [03]
As principais atividades de execução são:
• Executar o planejamento do projeto.
• Trabalhar para entregar o planejado.
• Solicitar mudanças.
• Implementar mudanças aprovadas pelo controle
integrado de mudanças.
• Mobilizar a equipe do projeto.
• Construir a equipe do projeto.
• Avaliar o desempenho do projeto e da equipe de
projeto.
GRUPO DE PROCESSOS DE EXECUÇÃO [04]
• Garantir que as partes
engajadas com o projeto.
interessadas
estão
• Garantir que os projetos (ou fases) que geram
entregas estão dentro da qualidade planejada.
• Fazer reuniões para apresentar informações para
os clientes e partes interessadas.
• Conduzir as aquisições.
De acordo com Aranha (2013), estas são as atividades
principais que fazem parte do grupo de processos de
execução.
GRUPO DE PROCESSOS DE EXECUÇÃO [05]
O Guia PMBOK lista oito (8) processos que fazem
parte do grupo de processos de execução, a saber:
1. Orientar e gerenciar o trabalho do projeto
2. Realizar a garantia da qualidade
3. Gerenciar as comunicações.
4. Mobilizar a equipe do projeto.
5. Construir a equipe do projeto.
6. Gerenciar a equipe do projeto.
7. Conduzir as aquisições.
8. Gerenciar o engajamento das partes interessadas.
GRUPO DE PROCESSOS DE EXECUÇÃO [06]
Os oito processos do grupo de processos de execução
envolvem seis áreas de conhecimento, a saber:
1. Integração
2. Qualidade
3. Comunicações
4. Recursos Humanos
5. Aquisições
6. Partes interessadas
G. DE PROCESSOS DE MONITORAMENTO [01]
Monitorar, no caso de gerenciamento de projetos, é
acompanhar o andamento do projeto. Temos que ter em
mente que um projeto não é um avião que se coloca em
piloto automático. Um projeto que anda sozinho e sem um
monitoramento é como um avião que desvia da rota – se
não tiver alguém experiente e com conhecimento para
fazer eventuais correções da rota todo o tempo, corre-se
o risco de um desastre.
De modo análogo, se um projeto não está andando dentro
do ritmo esperado para entregar os resultados propostos,
ou se o projeto tem de mudar todo o tempo para
acompanhar demandas externas a ele, torna-se necessário
tomar uma atitude por meio dos processos do grupo de
monitoramento e/ou controle.
G. DE PROCESSOS DE MONITORAMENTO [02]
É dentro deste grupo de processos, por exemplo, que
solicitações de mudanças no projeto serão recebidas
por meio de um processo chamado “Realizar o controle
integrado de mudanças”, e dentro deste contexto elas
poderão ser aprovadas ou rejeitadas.
Toda mudança em um projeto afeta principalmente os
esforços feitos no planejamento, que deverá ser
alterado.
Assim, caso uma mudança seja aprovada, deve-se
replanejar antes de se voltar à execução. Se não
tomarmos esse cuidado corremos o grande risco de
prejudicar de forma irreversível o nosso projeto.
G. DE PROCESSOS DE MONITORAMENTO [03]
As principais atividades dentro do grupo de processos
de monitoramento e/ou controle são as seguintes:
• Comparar o que está sendo feito com aquilo que foi
planejado.
• Acompanhar o desempenho em relação às linhas de
base.
• Determinar a necessidade de mudanças no projeto.
• Fazer análises de variação no desempenho.
• Solicitar ou rejeitar ou aprovar mudanças.
• Comunicar as partes
atividades de controle.
interessadas
sobre
as
G. DE PROCESSOS DE MONITORAMENTO [04]
... (continuação das atividades de monitoramento)
• Controlar a qualidade do projeto.
• Controlar de forma geral o trabalho no projeto.
• Gerar relatório de desempenho.
• Controlar riscos.
• Gerir contratos e reservas financeiras.
Dentro deste grupo, temos um total de 11 processos,
distribuídos por 8 áreas do conhecimento, a saber:
G. DE PROCESSOS DE MONITORAMENTO [05]
Processos do grupo de monitoramento e/ou controle:
1. Controlar a integração
2. Realizar o controle integrado de mudanças
3. Validar o escopo
4. Controlar o escopo
5. Controlar o tempo
6. Controlar os custos
7. Controlar a qualidade
8. Controlar as comunicações
9. Controlar os riscos
G. DE PROCESSOS DE MONITORAMENTO [06]
10. Controlar as aquisições
11. Controlar o engajamento das partes interessadas
As áreas do conhecimento que envolvem estes
processos são:
1. Integração
2. Escopo
3. Tempo
4. Qualidade
5. Comunicações
6. Riscos
7.Aquisições
8. Partes interessadas
GRUPO DE PROCESSOS DE ENCERRAMENTO [01]
Existe uma máxima no futebol que diz: “Uma partida
só acaba quando o juiz apita”. No caso de projetos ou
de suas fases (ou etapas), a coisa não funciona bem
assim. Não existe um “apito final” que significa “para
tudo que o projeto (ou a fase) terminou”.
O encerramento de um projeto ou de uma fase
corresponde a vários processos descritos no grupo de
processos de encerramento.
Normalmente um projeto ou fase começa os
processos de encerramento quando o produto, serviço
ou resultado proposto estão muito próximos de serem
alcançados.
GRUPO DE PROCESSOS DE ENCERRAMENTO [02]
Entretanto, um projeto ou uma de suas fases pode
começar os processos de encerramento quando o
contratante ou uma outra parte interessada relevanete
decide que não quer (desistiu ou não quer mais os
resultados contratados e demandados ou faltou recursos
ou ainda, aconteceu algum problema extraordinário que
impede a continuidade do projeto).
Assim, quando uma destas duas situações ocorrer, chega o
momento de se iniciar os processos de encerramento. É
importante destacar que os processos deste grupo
acontecem por decisão conjunta das partes interessadas,
ou seja, em última análise, o cliente ou patrocinador deve
concordar com as entregas (deliverables) mesmo que não
estejam completas.
GRUPO DE PROCESSOS DE ENCERRAMENTO [03]
Isto demonstra que o encerramento de um projeto (ou de
um fase) não é algo tão simples, e que muitas coisas devem
acontecer. Por exemplo, os contratos oriundos de aquisições
devem terminar antes do encerramento do projeto.
Outra faceta importante do encerramento é que as lições
aprendidas durante o projeto devem ser coletadas e
registradas nesse grupo de processos, uma vez que todo
projeto ensina um pouco mais a respeito da organização e de
nós mesmos. Em outras palavras, o conhecimento adquirido
aumenta com o tempo e com a experiência. Refletir sobre o
ocorrido, aprender com os erros e reutilizar as lições
aprendidas aumenta a maturidade da organização e das
equipes para futuros projetos. Mais do que isso, podem se
transformar em um diferencial competitivo no futuro.
GRUPO DE PROCESSOS DE ENCERRAMENTO [04]
Isto demonstra que o encerramento de um projeto (ou de
um fase) não é algo tão simples, e que muitas coisas devem
acontecer. Por exemplo, os contratos oriundos de aquisições
devem terminar antes do encerramento do projeto.
Outra faceta importante do encerramento é que as lições
aprendidas durante o projeto devem ser coletadas e
registradas nesse grupo de processos, uma vez que todo
projeto ensina um pouco mais a respeito da organização e de
nós mesmos. Em outras palavras, o conhecimento adquirido
aumenta com o tempo e com a experiência. Refletir sobre o
ocorrido, aprender com os erros e reutilizar as lições
aprendidas aumenta a maturidade da organização e das
equipes para futuros projetos. Mais do que isso, podem se
transformar em um diferencial competitivo no futuro.
GRUPO DE PROCESSOS DE ENCERRAMENTO [04]
As atividades do grupo de processos de encerramento
são:
• Encerrar contratos
• Armazenar lições aprendidas
• Atualizar ativos de processos organizacionais
• Receber aceite formal das entregas do projeto
com o cliente ou patrocinador
• Encerrar o projeto ou fase
• Liberar recursos utilizados no projeto (maquinário,
equipes e etc)
GRUPO DE PROCESSOS DE ENCERRAMENTO [05]
Dentro deste grupo temos um total de 2 processos
em duas áreas do conhecimento. Os processos são:
1. Encerrar contratos
2. Encerrar projeto ou fase
As duas áreas do conhecimento envolvidas são:
1. Integração
2. Aquisições
Bibliografia Consultada
ARANHA, Frederico de Azevedo. Curso de
Treinamento para certificação CAPM. Disponível no
Youtube.
PMI – Project Management Institute. Um guia do
conhecimento em gestão de projetos (GUIA PMBOK).
5. ed. SãoPaulo: Saraiva, 2013.