Metodologia para Gestão do Escopo em Projetos da Construção

Metodologia para Gestão do Escopo em Projetos da Construção Civil
Patricia Rodrigues Balbio de Lima
Em projetos da construção civil a variedade de combinações possíveis entre necessidades das
partes interessadas e condições de exposição do empreendimento é de difícil quantificação, o que
dificulta em um primeiro momento a definição dos requisitos e critérios de desempenho a serem
atendidos pelo empreendimento para torná-lo viável. O envolvimento do cliente e de outras partes
interessadas durante a fase de iniciação aumenta a probabilidade de sua propriedade
compartilhada, aceitação da entrega e satisfação geral. Contudo em projetos desenvolvidos para a
construção de edificações observa-se que o usuário tem pouca ou nenhuma participação nesta
fase inicial do projeto. Além disso para o equacionamento dos parâmetros qualidade e custo por
vezes algumas necessidades do cliente final são desconsideradas. Durante todo o
desenvolvimento do projeto, o planejamento e controle do escopo se tornam condicionantes para a
se atingir a satisfação dos clientes. Palavras - chave: planejamento, controle, escopo. 2 Objetivos O
que se pretende com esse artigo é enfatizar a importância do gerenciamento do escopo como
forma de obtenção de sucesso do projeto e discutir a metodologia do PMBOK aplicada a projetos
da construção civil. 3 O escopo do projeto O escopo do projeto é a definição do projeto, qual o
objetivo de todas as ações que serão tomadas deste momento em diante para se chegar a um fim.
E, portanto é necessário que este fim esteja bem definido e seja também bem compreendido por
todos. É importante que um projeto inicie através de algumas considerações, quais sejam:
• Objetivos do produto e do projeto;
• Características e requisitos do produto e serviço;
• Critério de aceitação do produto;
• Limites do projeto;
• Entregas e requisitos do produto
• Restrições do projeto
• Premissas do projeto
• Organização inicial do projeto
• Riscos iniciais definidos
• Marcos do cronograma
• EAP inicial
• Estimativa aproximada de custos
• Requisitos de gerenciamento de configuração do projeto
• Requisitos de aprovação Segundo o PMBOK (2004) esses itens devem ser documentados
em uma Declaração Preliminar do Projeto que dará inicio ao Processo de Gerenciamento do
Escopo do Projeto. 4 Gerenciamento do escopo do projeto O gerenciamento do escopo do projeto
inclui os processos que irão garantir que seja realizado todo o trabalho necessário, e somente ele,
para executar e terminar o projeto com sucesso. O gerenciamento do escopo do projeto trata
principalmente da definição e controle do que está e do que não está incluído no projeto.
Segundo o PMBOK (2004) são cinco os processos do gerenciamento do escopo do projeto:
1 – Planejamento do escopo – criação de um plano de gerenciamento do escopo do
projeto que documenta como o escopo do projeto será definido, verificado e controlado e como a
estrutura analítica do projeto (EAP) será criada e definida.
2 – Definição do escopo – desenvolvimento de uma declaração de escopo detalhada
do projeto com base para futuras decisões do projeto.
3 – Criação da EAP – subdivisão das principais entregas do projeto e do trabalho do
projeto em componentes menores e mais facilmente gerenciáveis.
4 – Verificação do escopo – formalização da aceitação das entregas do projeto
terminadas.
5 – Controle do escopo – controle das mudanças no escopo do projeto. 5
Planejamento do escopo Como foi dito anteriormente o planejamento do escopo do projeto
influenciam o sucesso total do projeto. Isso significa que para cada projeto deve ser utilizadas
ferramentas, fontes de dados, metodologias, processos e procedimentos, dentre outros fatores,
para garantir o correto dimensionamento e determinaçõa das atividades do escopo, de acordo com
o tamanho, complexidade e importância do projeto. Em projetos para a construção civil a definição
do escopo precede a fase de orçamento, contudo ainda nesta fase normalmente ocorre alterações
do escopo já que o custo normalmente é uma restrição ou premissa. É importante, entretanto, não
perder o foco do empreendimento nos clientes e por isso a definição do escopo preliminar deve ser
bem analisada e documentada. 6 Definição do escopo O PMBOK (2004) explica que a preparação
de uma declaração do escopo detalhado do projeto é essencial para o sucesso do projeto e é
desenvolvida a partir das principais entregas, premissas e restrições, que são documentadas
durante a iniciação do projeto, na declaração do escopo preliminar do projeto. Para projetos da
construção civil não basta a definição do escopo detalhado do projeto se não houver também uma
especificação clara e detalhada do produto. Piçarro (2008) destaca a importância de especificarmos
claramente ambas as características (o que deve ser entregue e como será entregue) para
obtermos a satisfação plena do Cliente. Normalmente o produto da construção civil é definido sem
a consulta ao cliente direto, já que este que será o futuro usuário do espaço nem sempre está
definido na fase inicial. Portanto é importante utilizarmos ferramentas e técnicas que nos auxiliem
nesta definição. O PMBOK (2004) sugere as seguintes ferramentas e técnicas: 1. Análise de
produtos - a análise de produtos inclui técnicas, como decomposição do produto, análise de
sistemas, engenharia de sistemas, engenharia de valor, análise de valor e análise funcional. 2.
Identificação de alternativas – a identificação de alternativas é uma técnica usada para gerar
diferentes abordagens para executar e realizar o trabalho do projeto. Diversas técnicas de
gerenciamento geral são frequentemente usadas aqui, sendo as mais comuns brainstorming e
pensamento lateral. 3. Opinião especializada – cada área de aplicação possui especialistas
que podem ser usados para desenvolver partes da declaração do escopo detalhada do projeto. 4.
Análise das partes interessadas identifica a influência e os interesses das diversas partes
interessadas e documenta suas necessidades, desejos e expectativas. A análise então seleciona,
prioriza e quantifica as necessidades, desejos e expectativas para criar os requisitos. As
expectativas que não podem ser quantificadas, como a satisfação do cliente, são subjetivas e
envolvem um alto risco de não serem realizadas com sucesso. Os interesses das partes envolvidas
podem ser afetados de forma negativas ou positiva pela execução ou término do projeto e também
podem exercer influência sobre o projeto e suas entregas. 7 Criação da EAP (Estrutura Analítica do
Projeto) A criação da EAP formaliza o escopo e o torna mais gerenciável na medida que grandes
pacotes de trabalho são decompostos e partes menores. A partir desta decomposição se torna
mais simples estimar custos e prazos e também monitorar e controlar o andamento do projeto. A
estruturação da EAP pode assumir diversas formas de acordo com o tipo de projeto, como ser
organizada no primeiro nível por fases, ou por principais entregas e subprojetos ou ainda usar
diversas abordagens dentro de cada ramo da EAP. Em empreendimentos da construção civil
podemos separar como principais: a fase de documentação e desenvolvimento dos projetos
(design) e a fase da construção. Sendo que a decomposição da fase de construção e posterior
planejamento das atividades com prazo, duração e recurso tornam-se o próprio cronograma da
obra. Para o caso especifico da construção civil convém que a EAP englobe tanto as atividades
necessárias para gerenciamento do projeto como as atividades necessárias para realização do
produto, como forma de gerenciamento integrado das alterações de escopo e acompanhamento da
execução. 8 Verificação do escopo A verificação do escopo do projeto é o processo de obtenção da
aceitação formal pelas partes interessadas do escopo do projeto terminado e das entregas
associadas. Inclui a revisão das entregas para garantir que cada uma delas foi terminada de forma
satisfatória. 9 Controle Mudanças no escopo do projeto são inevitáveis, isso ocorre de forma mais
intensa em projetos de edificações residenciais, quando o cliente não teve a oportunidade de
participar da definição do escopo e especificação do produto, como já foi mencionado
anteriormente. Assim torna-se necessário algum tipo de processo de controle de mudanças para
garantir que todas as mudanças solicitadas e ações corretivas recomendadas sejam processadas.
O controle do escopo do projeto monitora os fatores que criam mudanças no escopo do projeto e
controlar o impacto dessas mudanças. Piçarro (2008) enfatiza que o preço de uma falha nesses
cuidados (especificação do escopo do produto e do projeto, assim como a confirmação por parte do
cliente) é o desperdício do esforço de todo um time ou empresa. O prêmio de se especificar com
clareza (do ponto-de-vista do Cliente) e controlar as alterações no produto e no processo de
produção é a economia de recursos e satisfação imediata do Cliente. 10 Conclusão Fica claro a
importância do gerenciamento do escopo no resultado dos projetos da construção civil, tendo
impacto direto na satisfação do cliente, no ganho da empresa em qualidade, prazos de execução e
economia de recursos. Cabe ainda as empresas perceberem essa importância e dirigirem mais
esforços nas ações de planejamento, monitoramento e controle do escopo. 11 Referência
bibliográfica: PIÇARRO, C.A. Entender e Fazer-se Entender para Satisfazer um Cliente. 2008.
Disponível em: http://www.techoje.com.br/site/techoje/artigos_autor/artigos/228>. Acesso em: 07
fev.2008. PROJECT MANAGEMENT INSTIUTE. Guia do Conjunto de Conhecimentos em
Gerenciamento de Projetos, PMBOK Guide. Newton Square, Pennsylvania, USA, 2004.