Início do Projeto Exemplo

Início do projeto exemplo
Curso Hands-on de Gestão de Projetos
Eduardo Montes, PMP
Agenda
• Metodologia Otimizada
• Iniciação
03/06/2013
http://www.escritoriodeprojetos.com.br
Metodologia otimizada
Introdução
• Objetivo: descrever os processos para gerenciar os
projetos de forma otimizada e suas principais
ferramentas, entradas e saídas.
• A metodologia está baseada no PMI e na aplicação e
integração dos grupos de processos de gerenciamento
de projetos e das áreas de conhecimento de GP.
• Para gerenciar melhor as atividades desses processos
são usados templates que são aperfeiçoados
continuamente de acordo com as lições aprendidas e
as melhores práticas identificadas.
03/06/2013
http://www.escritoriodeprojetos.com.br
Grupo de Processos de GP
•
•
•
•
•
03/06/2013
Iniciação: Define e autoriza o projeto ou uma fase do projeto.
Planejamento: Define e refina os objetivos e planeja a ação para alcançar os
objetivos e o escopo do projeto.
Execução: Integra pessoas e recursos para realizar o plano de projeto.
Controle: Mede e monitora regularmente o progresso para identificar variações em
relação ao planejado para se tomar as devidas ações corretivas.
Encerramento: Formaliza a aceitação do produto e concluí o projeto.
http://www.escritoriodeprojetos.com.br
Áreas de Conhecimento
Objetivo
4-Integração
Integrar todas áreas de conhecimento
5. Escopo
Gerenciar o que deve ser feito
Concluir no escopo aprovado
6. Tempo
Concluir no prazo planejado
7. Custos
Concluir conforme orçamento aprovado
8. Qualidade
Definir critérios de sucesso do projeto e alcança-los
Gerenciar qualidade do projeto e de suas entregas
9. Recursos
humanos
Organizar e gerenciar a equipe
10.
Comunicaçõe
s
Tornar a comunicação efetiva criando um elo entre as diversas partes interessadas para
atender os objetivos do projeto e garantindo geração, coleta, disseminação, armazenamento e
descarte das informações de forma oportuna e adequada
11. Riscos
Gerenciar os riscos do projeto
12.
Aquisições
Comprar ou adquirir produtos/ serviços e gerenciar os contratos.
13. Partes
interessadas
Identificar os interesses das partes interessadas no projeto e desenvolver estratégias para
quebrar as resistências e garantir seu envolvimento
03/06/2013
http://www.escritoriodeprojetos.com.br
Metodologia otimizada
Iniciação
Iniciação
• Objetivo: Aprovar o projeto ou não.
• Projetada para auxiliar os stakeholders a avaliar a
viabilidade do projeto proposto.
• Fase concluída com o projeto aprovado e GP atribuído.
• Fatores Críticos de Sucesso
– Definir com clareza o objetivo e a abrangência do projeto
– Alinhamento com o plano estratégico da empresa
– Identificar partes interessadas no projeto e definir estratégias
para ganhar suporte ou reduzir obstáculos
– Identificação do gerente de projeto
– Identificação da data de início e dependências do projeto
– Reconhecer oportunidades e ameaças
– Aprovação do termo de abertura pelo patrocinador e principais
envolvidos (Custos; Prazo; Escopo; ...)
03/06/2013
http://www.escritoriodeprojetos.com.br
Iniciação
Desenvolver o termo de abertura
Identificar as partes interessadas
03/06/2013
http://www.escritoriodeprojetos.com.br
Iniciação – Solicitação do projeto
• O projeto inicia para atender uma demanda.
• O objetivo do projeto pode ser:
–
–
–
–
Criar um novo produto;
Atender uma exigência legal;
Aperfeiçoar um processo ou um produto;
Atender a solicitação de um cliente; ...
• A pessoa que identificou a necessidade deve
descrever:
– Necessidades do negócio;
– Requisitos e características dos produtos;
– Razões para seleção do projeto; ...
• Saída: Solicitação do projeto ...
• Pode ser gerada via e-mail, telefone, reunião no cliente
03/06/2013
http://www.escritoriodeprojetos.com.br
Iniciação - Seleção do projetos
• Ocorre através de um comitê ou de uma autoridade com
base na solicitação do projeto e de critérios pré-definidos.
• Tipos de critério:
– Payback: Número de períodos necessários para a recuperação do
investimento inicial.
– TIR- IRR –Taxa Interna de Retorno: Taxa de desconto que iguala
o valor presente dos fluxos de caixa futuros ao investimento
inicial.
– VPL - NPV–Valor Presente Líquido: Diferença entre o valor
presente das entradas e saídas de caixa presentes e futuras,
descontadas a uma taxa de juros.
– ROI – Return on Investment: Resultado do investimento / Custo
do Investimento. Depende do que é considerado como resultado e
o que é considerado custo.
• Saída: Portfólio de Projetos atualizado …
03/06/2013
http://www.escritoriodeprojetos.com.br
Iniciação – Desenvolver o termo de abertura do
projeto (PMBOK 4.1)
• Desenvolver o termo de abertura do projeto
– Gerente de projetos designado e nível de autoridade atribuída para
toda equipe do projeto
– Requisitos que satisfazem as necessidades das partes interessadas
– Necessidades de negócios, descrição de alto nível do projeto ou
requisitos do produto para o qual o projeto é realizado
– Objetivo ou justificativa do projeto
– Cronograma de marcos sumarizado
– Influência das partes interessadas
– Premissas e Restrições
– Caso de negócios justificando o projeto, incluindo o retorno sobre o
investimento
– Orçamento sumarizado.
• Termo de abertura deve ser aprovado pelos principais stakeholders
• Saída: Termo de abertura do projeto ...
03/06/2013
http://www.escritoriodeprojetos.com.br
Iniciação - Identificar as partes interessadas (PMBOK
13.1)
• Em relação às partes interessadas, o GP deve:
– Identificá-las e determinar seus interesses e sua influência no
início do projeto
– Ser ético e respeitoso (Código de Ética e Conduta Profissional)
– Determinar necessidades e expectativas
– Gerenciar influência sobre os requisitos
– Adaptar aos diferentes interesses balanceando as restrições
conflitantes
– Definir estratégias para ganhar suporte ou reduzir obstáculos
das partes interessadas
– O GP é o maestro e as partes interessadas são os integrantes
da sinfônica
• Saída: Registro das partes interessadas ...
03/06/2013
http://www.escritoriodeprojetos.com.br
Partes interessadas mais críticas
• Poder de alocação sobre recursos críticos (gargalos)
– Escopo (Poder de veto)
– $$$
– Pessoas
•
•
•
•
03/06/2013
Patrocinador
Designado para especificar o produto
Chefe hierárquico pela equipe do projeto
...
http://www.escritoriodeprojetos.com.br
Partes interessadas
Checklist do sucesso em projetos
Objetivos do projeto SMART
•
•
•
•
•
Specific: Específico, Claro;
Measurable: Indicador e meta;
Assignable: Quem;
Realistic: realístico;
Time-related: Quando
Suporte da alta administração
• Importância aumenta com a complexidade do projeto
Saber ouvir seu cliente
• Ouvir seu cliente e envolve-lo no projeto reduz as mudança e agiliza o aceite dos
produtos
Definição de Requisitos Mínimos
• Entrega de requisitos mínimos permite que o usuário veja os resultados
rapidamente
• Tempo é o inimigo de todos os projetos.
• Dividir o projeto em subprojetos/entregas.
03/06/2013
http://www.escritoriodeprojetos.com.br
Por que identificar as partes interessadas?
• Descobri-las e escutá-las no início =
– +comprometimento
– +clareza de requisitos e objetivos
– –mudanças
• Conectar as partes interessadas
– Maximizando influências positivas
– Minimizando as resistências
– > probabilidade de aceitação das entregas
• Descobri-las ou escutá-las tarde no projeto =
– +mudanças –aceitação das entregas
– Quanto mais tarde as mudanças => Maior Custo
03/06/2013
http://www.escritoriodeprojetos.com.br
Iniciação - Kick-off Meeting
• Objetivos:
– Esclarecer como o projeto será gerenciado, quais as principais
entregas e definir os responsáveis pelas mesmas
– Validar o termo de abertura
•
•
•
•
Definir principais entregas, requisitos e responsáveis
Definir marcos do projeto e seus deadlines
Identificar principais riscos do projeto
...
• Fatores chaves:
– Observar sinais dos participantes para identificar comprometimento
– Obter o comprometimento da equipe do projeto
– Validação e aprovação do Termo de abertura do projeto
03/06/2013
http://www.escritoriodeprojetos.com.br
Exercício em grupo Iniciação – Termo de Abertura
• Baseado no projeto escolhido:
– Casamento, Churrasco, Reforma de Casa, Viagem, Negócio,…
• Desenvolver o termo de abertura do projeto
–
–
–
–
–
Definir objetivos e critérios de sucesso
Descreva o escopo do projeto e seus principais requisitos
Definir as fases do projeto
Definir principais entregas em cada fase
Definir premissas e restrições
• Identificar as partes interessadas
– Se existir conflitos de interesses, discutir como tratá-los
• Exemplo: Termo de abertura da reforma da casa
• Template: Termo de Abertura do Projeto.docx
• Template: Registro das partes interessadas
03/06/2013
http://www.escritoriodeprojetos.com.br
Referências Bibliográficas
1. Guia PMBOK® - Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento
de Projetos – Quinta Edição. PMI®. 2013.
2. https://escritoriodeprojetos.com.br/guia-de-gerenciamento-deprojetos
3. https://escritoriodeprojetos.com.br/metodologia-pmo
03/06/2013
http://www.escritoriodeprojetos.com.br
Obrigado!
Eduardo Montes, PMP
[email protected]
https://escritoriodeprojetos.com.br/eduardo-montes-pmp