XXXIII ENCONTRO NACIONAL DE ENGENHARIA DE PRODUCAO A Gestão dos Processos de Produção e as Parcerias Globais para o Desenvolvimento Sustentável dos Sistemas Produtivos Salvador, BA, Brasil, 08 a 11 de outubro de 2013. APLICAÇÃO DO MASP: PROMOÇÃO DA ETAPA PLANEJAMENTO (P) DO CICLO PDCA, VISANDO MELHORIAS NO SISTEMA DE TRAMITAÇÃO DE ORDENS DE SERVIÇO DE UMA INSTITUIÇÃO FINANCEIRA. FLAVIO SABATHE VERA (UEPA ) [email protected] Azael de Souza Ribeiro (UEPA ) [email protected] NIELS KIM DA SILVA TAHARA (UEPA ) [email protected] Daniel Meireles de Amorim (UEPA ) [email protected] O artigo em questão aborda a elaboração de um plano de ação fundamentado na fase P do Ciclo PDCA para a solução de um problema no setor de manutenção de um centro de serviços de logística de uma instituição financeira. Através da realizaçãoo de Brainstorming com os responsáveis pelo setor, foram levantados diversos problemas, a seleção foi feita durante a fase crítica da técnica e optou-se pela pendência na alteração do status das ordens de serviço por parte das agências, conforme será detalhado no estudo de caso. Ainda nesse contexto, explicam-se as técnicas utilizadas defendidas por diversos autores pesquisados. Palavras-chaves: Qualidade, Brainstorming, Ciclo PDCA. XXXIII ENCONTRO NACIONAL DE ENGENHARIA DE PRODUCAO A Gestão dos Processos de Produção e as Parcerias Globais para o Desenvolvimento Sustentável dos Sistemas Produtivos Salvador, BA, Brasil, 08 a 11 de outubro de 2013. 1. Introdução A cada dia que passa atender às exigências do consumidor em geral tem se tornado uma tarefa cada vez mais árdua e sistematizada, porém, vital e necessária para que as empresas mantenham a competitividade ao proporcionar uma experiência de qualidade aos seus clientes; a satisfação do cliente é objetivo fim. Logo, a eliminação de defeitos e problemas diversos — nos serviços ou no produto final — e no processo produtivo, é a motivação da busca por melhores desempenhos e, consequentemente, o contentamento e fidelidade do cliente, quer seja externo ou interno. Para tanto, é necessário que se identifique o problema e suas causas, para então se planejar as ações adequadas que deverão ser tomadas para a solução, a fim de que o dado inconveniente seja completamente eliminado ou, pelo menos, abreviado. Com isso, um método de análise e solução de problemas (MASP) torna-se um elemento de grande importância no reconhecimento e caracterização dos problemas, causas e seus efeitos. Assim, tendo em vista a qualidade como algo essencial para clientes internos e externos, a situação apresentada tem como foco um problema referente ao desempenho do setor de manutenção no centro de logística de um banco nacional localizado em Belém do Pará. O Fluxo de conclusão de Ordens de Serviço entre as agências e o setor não segue o trâmite previsto no regulamento Interno da instituição, causando efeitos colaterais indesejáveis ao sistema. Efeitos que podem ser evitados como se verá no decorrer do artigo. Objetiva-se, portanto, identificar, caracterizar e analisar as causas do problema que tem como base a falta de comprometimento com o processo por parte de alguns atores, gerando a insatisfação de outros, bem como o desperdício de tempo e, desta forma, contraindo a produtividade do setor. A partir do levantamento das principais causas, foi criado um plano de ação que visa o desenvolvimento de estratégias para aumento de produtividade do setor escolhido baseado na fase P do ciclo PDCA. Uma vez feito isso, deve-se diminuir o tempo gasto com retrabalho pelos funcionários e otimizar seu tempo de serviço. 2. Referencial Teórico 2.1 Conceitos básicos 2.1.1 Qualidade O conceito de qualidade é multifacetado, existem várias definições referentes a aspectos diferentes, cada uma aplicável a determinados contextos. Paladini (2002) comenta que os indicadores da qualidade são essencialmente estratégicos e por isso são conhecidos como indicadores de sobrevivência da empresa. Segundo Juran (1995), Qualidade é “adequação ao uso”, onde a adequação é definida pelo consumidor – mesmo quando ele deseja fazer algo fora do que o fabricante imaginou. É voltada à expectativa do consumidor — ou ao exterior da empresa, como definiu Feigenbaum (2003) —, ele ganha por larga margem do conceito um pouco mais voltado para o processo, de Philip Crosby (1992), que é: “Qualidade é conformidade às especificações”. Neste sentido, diversos autores têm procurado dar uma definição para a qualidade que seja simples, precisa e abrangente: simples para ser facilmente assimilável em todos os níveis da 2 XXXIII ENCONTRO NACIONAL DE ENGENHARIA DE PRODUCAO A Gestão dos Processos de Produção e as Parcerias Globais para o Desenvolvimento Sustentável dos Sistemas Produtivos Salvador, BA, Brasil, 08 a 11 de outubro de 2013. organização; precisa, para não gerar interpretações dúbias; e abrangente, para mostrar sua importância em todas as atividades produtivas. A qualidade envolveu um conceito dinâmico que evoluiu e se modificou ao longo do tempo. Shiozawa (1993) expõe que, historicamente, o conceito de qualidade foi sendo apresentado conforme Tabela 1. TABELA 1 Conceitos de Qualidade Ano Autor Definição 1950 Deming Máxima utilidade para o consumidor 1951 Feigenbaum Perfeita satisfação do usuário 1954 Juran Satisfação das aspirações do usuário 1961 Juran Maximização das aspirações do usuário 1964 Juran Adequação ao uso 1979 Crosby Conformidade com os requisitos do cliente. Fonte: (SHIOZAWA, 1993:58). Fica claro, portanto, que qualidade não é apenas a ausência de defeitos. De nada adiantará, por exemplo, fabricar um produto ou expor um serviço totalmente sem defeitos, mas cujo preço é tão elevado que ninguém estará disposto a comprá-lo. Por outro lado, o cliente não comprará um produto que não cumpra adequadamente a função para a qual foi projetado, ou que não seja seguro, por mais baixo que seja o preço. 2.3 Diagrama de Pareto O Gráfico de Pareto é um diagrama que apresenta os itens e a classe na ordem dos números de ocorrências, apresentando a soma total acumulada. Permite-nos visualizar diversos elementos de um problema e auxilia na determinação da sua prioridade. É representado por barras dispostas em ordem decrescente, com a causa principal vista do lado esquerdo do diagrama, e as causas menores são mostradas em ordem decrescente ao lado direito. Cada barra representa uma causa; assim, evidencia-se a relevante causa com a contribuição de cada uma em relação à total. 2.4 Diagrama de Ishikawa ou diagrama de causa e efeito É uma representação gráfica que permite a organização das informações possibilitando a identificação das possíveis causas de um determinado problema ou efeito. Também chamado de diagrama de espinha de peixe. Evidencia as causas principais de uma ação, as quais se dirigem para as sub-causas, levando ao resultado final. Ishikawa (1993) usou o diagrama para explicar como vários fatores poderiam ser comuns entre si e estar relacionados. Segundo o autor, o diagrama pode ser usado nos seguintes exemplos: quando se necessitar identificar as causas possíveis de um problema; para uma melhor visualização da relação entre a causa e efeito delas decorrentes; para classificar as causas dividindo-as em sub-causas, sobre um efeito ou resultado; para saber quais as causas que estão provocando este problema; para identificar com clareza a relação entre os efeitos e suas prioridades; em uma análise dos defeitos: perdas, falhas, desajuste do produto, dentre outros, como objetivo de identificá-los e melhorá-los. 2.5 Técnica dos 5 Por quês O “5 Porquês” é uma técnica para encontrar a causa raiz de um defeito ou problema. O princípio é muito simples: ao encontrar um problema, você deve realizar 5 iterações 3 XXXIII ENCONTRO NACIONAL DE ENGENHARIA DE PRODUCAO A Gestão dos Processos de Produção e as Parcerias Globais para o Desenvolvimento Sustentável dos Sistemas Produtivos Salvador, BA, Brasil, 08 a 11 de outubro de 2013. perguntando o porquê daquele problema, sempre questionando a causa anterior. Deve ser feito o questionamento até atingir o nível raiz, no qual não é mais possível determinar o desdobramento das causas (TOTAL QUALIDADE, 2012). 2.6 Brainstorming O Brainstorming é uma técnica de ideias em grupo que envolve a contribuição espontânea de todos os participantes. Soluções criativas e inovadoras para os problemas, rompendo com paradigmas estabelecidos, são alcançadas com a utilização dessa ferramenta. O clima de envolvimento e motivação gerado pelo Brainstorming assegura melhor qualidade nas decisões tomadas pelo grupo, maior comprometimento com a ação e um sentimento de responsabilidade compartilhado por todos (SEBRAE, 2005). 2.7 Metodologia de análise e solução de problemas (MASP) MASP é o PDCA em oito etapas; PLAN (planejamento) inclui quatro etapas, sendo elas a “identificação do problema”, a “observação do problema”, a “análise das causas” e a “elaboração do plano de ação”; em DO (executar) está a quinta etapa que é a execução do plano de ação; em CHECK (verificação) está a sexta etapa onde se verifica se o bloqueio foi efetivo, ou seja, se a causa do problema foi bloqueada; em caso negativo, retorna-se à etapa da “observação”. Por fim, em ACTION (atuar corretivamente) estão a sétima e a oitava etapas: a “padronização”, que vai prevenir contra o reaparecimento do problema e a “conclusão”, onde é recapitulado todo o processo de solução do problema para melhorias no futuro (RAI, 2005). 2.8 Ciclo PDCA Segundo Ishikawa (1993) e Campos (1994) o ciclo PDCA (Plan, Do, Check, Action) é composto das seguintes etapas: - Planejamento (P): consiste em estabelecer metas e estabelecer o método para alcançar as metas propostas. Nessa etapa, segundo Werkema (1995), destacam-se quatro subfases: identificação do problema; observação; análise e planejamento da ação. O esperado que se desenvolva nessas sub-fases é detalhado na Tabela 4. - Execução (D): executar as tarefas exatamente como foi previsto na etapa de planejamento e coletar dados que serão utilizados na próxima etapa de verificação do processo. São essenciais a educação e treinamento no trabalho. - Verificação (C): a partir dos dados coletados na execução deve-se comparar o resultado alcançado com a meta planejada. - Atuação Corretiva (A): etapa que consiste em atuar no processo em função dos resultados obtidos, adotando como padrão o plano proposto, caso a meta tenha sido atingida ou agindo sobre as causas que contribuíram para que a meta não fosse atingida, caso o plano não tenha sido efetivo. 2.9 Ferramenta 5W2H De acordo com Werkema (1995), a ferramenta consiste em definir O QUÊ (what) será feito, QUANDO (when) será feito, QUEM (who) fará, ONDE (where) será feito, POR QUÊ (why) será feito e COMO (how) será feito. Esta ferramenta inclui também a determinação da meta a 4 XXXIII ENCONTRO NACIONAL DE ENGENHARIA DE PRODUCAO A Gestão dos Processos de Produção e as Parcerias Globais para o Desenvolvimento Sustentável dos Sistemas Produtivos Salvador, BA, Brasil, 08 a 11 de outubro de 2013. ser atingida e quantificada e a determinação dos itens de controle e dos itens de verificação dos diversos níveis envolvidos. Há ainda outros 2 tipos de nomenclatura para esta ferramenta, o 5W1H (onde se exclui o “H” referente ao “How much”) e o mais recente 5W3H (onde inclui-se o “H” referente ao “How many”, ou Quantos). Todas elas podem ser utilizadas perfeitamente dependendo da necessidade do gestor, respeitando sempre as características individuais. 2.10 Programa Zero Defeito O Programa Zero Defeito da Qualidade Total caracteriza-se, segundo os objetivos, em prevenir os erros e assim diminuir os custos e também desenvolver o comprometimento total de todos os trabalhadores nas atividades funcionais, buscando compreender como a qualidade se manifesta e quais as eficazes que possibilitam ao administrador, adaptar a prevenção de falhas nos processos e nos produtos da cadeia produtiva do desenvolvimento da produção. Crosby, o pai da filosofia Zero Defeito, se baseia na teoria de que a qualidade é assegurada se todos se esforçarem em fazer seu trabalho corretamente da primeira vez. Para Crosby (1992) a qualidade é responsabilidade dos trabalhadores; o autor não considera, no entanto, outros aspectos que afetem a qualidade e que estão fora do controle dos operários, como os problemas com a matéria-prima fornecida, erros de projeto e outros. 3. Metodologia Neste trabalho utilizou-se a etapa P (PLAN) do PDCA, a partir da aplicação da metodologia MASP, para, então, identificar e priorizar os problemas presentes no setor de manutenção com a técnica brainstorming aplicada com funcionários do setor. Após identificação e priorização do problema, utilizou-se o Fluxograma e o Gráfico de Pareto como ferramentas de auxílio na caracterização do problema. Então, foi possível realizar a análise de causas, identificando as principais causas do problema com o auxílio de entrevista realizada com os funcionários responsáveis pela manutenção e a aplicando as ferramentas 5 Por quês e Diagrama de Ishikawa. Finalmente, após a identificação das principais causas, foi possível estabelecer um plano de ação com a utilização do 5W2H. 4. Estudo de caso. Com base no referencial teórico exposto, foi desenvolvido um plano de ação na tentativa de solucionar um problema que resulta em grandes desperdícios, principalmente de tempo, para a organização estudada. O artigo apresenta os diversos procedimentos utilizados, sendo eles: o modelo de análise e solução de problemas com base no ciclo PDCA, gráfico de Pareto, Fluxograma, entre outras ferramentas da qualidade. A empresa em estudo é uma instituição financeira brasileira, especificamente o Centro de Serviços de Logística (CSL) da organização. Atualmente, o banco estudado se encontra consolidado no mercado, possuindo mais de cinco mil agências por todo país e onze CSL’s localizados em capitais estratégicas. O centro escolhido se situa na cidade de Belém e atende a seis estados: Pará, Amapá, Maranhão, Amazonas, Acre e Roraima. O CSL funciona assessorando as agências quanto à infraestrutura, compra de material bancário, reformas, conservação e correção de problemas em máquinas e etc. E está dividido 5 XXXIII ENCONTRO NACIONAL DE ENGENHARIA DE PRODUCAO A Gestão dos Processos de Produção e as Parcerias Globais para o Desenvolvimento Sustentável dos Sistemas Produtivos Salvador, BA, Brasil, 08 a 11 de outubro de 2013. nos setores de engenharia, logística, manutenção, apoio ao comitê/funcionalismo, entregas e almoxarifado. O Estudo propõe-se analisar o setor de manutenção (composto por Automação bancária, CFTV, PGDM, Carro Oficina, Ar condicionado e No-break), em particular a área de automação bancária (área responsável por equipamentos usados na automação bancária) a partir de dados dos meses de março, abril e maio obtidos diretamente com a empresa. 4.1 Identificação do Problema Foi realizada a pesuisa in loco aplicando-se a técnica brainstorming junto a dois funcionários que trabalham na área de acompanhamento das Ordens de Serviço (OS) de manutenção. Assim, foi possível levantar os dados dos problemas enfrentados no setor. A partir da fase criativa do brainstorming foi possível identificar os seguintes problemas: - A pendência do status das Ordens de Serviço (OS) no sistema devido a não conclusão por parte da agência; - A não captura da OS para manutenção; - Longo tempo de atendimento por parte do fornecedor; - Inconsistência das informações fornecidas pelo fornecedor; - Dificuldade de contato com o Call Center do fornecedor. A partir da ponderação dos problemas acima junto com os funcionários ligados à atividade de manutenção, optou-se na fase crítica do brainstorming, pelo problema de pendência do status das OS’s no sistema. Pois tal problema, segundo os funcionários, causa grande desperdício de tempo, levando-se em consideração as cobranças e retrabalhos indevidos causados pelo mesmo e esse desperdício de tempo leva, geralmente, para uma maior quantidade de trabalhos acumulados. 4.1.1 Histórico do problema Em virtude de mudanças na forma de trabalho, a coleta de dados referentes ao histórico do problema tornou-se restrita, por isso tem-se apenas o equivalente a dois meses e meio de informações. Mas vale ressaltar que, levando-se em consideração o seu volume, os mesmos serão suficientes para caracterizar o histórico e ressaltar a importância do estudo baseado no problema escolhido. Abaixo (Figura 1) tem-se a quantidade de OS’s não concluídas pela agência em comparação com a quantidade concluída pela agência. FIGURA 1 – OS’s de manutenção. Fonte: Autores (2013). 6 XXXIII ENCONTRO NACIONAL DE ENGENHARIA DE PRODUCAO A Gestão dos Processos de Produção e as Parcerias Globais para o Desenvolvimento Sustentável dos Sistemas Produtivos Salvador, BA, Brasil, 08 a 11 de outubro de 2013. Percebe-se que o problema de Ordens de Serviço não concluídas representa 26% do total de OS, número muito significativo, ressaltando a importância e necessidade de aplicação de medidas com relação ao problema. 4.2 Observação 4.2.1 Caracterização do Problema O setor de manutenção atua no sentido de acionar os fornecedores para que o serviço de manutenção corretiva seja realizado e a agência não fique inoperante. Além disse é importante destacar que a cobrança do serviço junto ao fornecedor, também é feita pelo setor em questão, porém essa cobrança só será feita mediante o recebimento do feedback via correio (troca de mensagens através do sistema interno do banco). Logo, se o setor de manutenção não recebe o feedback da agência, não é possível identificarmos a real situação do OS gerando retrabalhos e cobranças indevidas. De acordo com o fluxograma descrito no Anexo 1, tem-se a representação da atividade no atual estado, ou seja, com o problema atuando no processo. Analisando a situação percebe-se que o setor de manutenção é quem, geralmente, procura informações sobre a OS. Para tornar claro o que deveria acontecer, criou-se o fluxograma descrito no Anexo 2, que mostra claramente que o correto seria a agência concluir a ordem de serviço após a execução do mesmo, bem como informar ao CSL, caso o atendimento não ocorra. Durante a definição do problema, buscou-se descobrir o tipo de Ordem de Serviço mais exigida do setor de manutenção para se determinar o foco deste estudo. Foram utilizados somente dados de OS para manutenção de equipamentos na garantia do fornecedor, uma vez que a empresa não proveu dados referentes à manutenção de materiais que exigem dispêndio econômico, ou seja, fora do período de garantia. A figura 1 exibe as porcentagens dos tipos de Ordens de Serviço solicitadas ao setor em abril de 2012; as principais são concernentes a problemas de Automação Bancária, Central Telefônica e Circuito Fechado de TV (CFTV), conforme se visualiza no gráfico de Pareto (Figura 2) a seguir. FIGURA 2 – OS’s de manutenção. Fonte: Autores (2013). A partir de análise do gráfico, fica visível a importância dos problemas de Automação Bancária dentro das OS’s do setor de manutenção, sendo responsável por aproximadamente 92% dos casos. 7 XXXIII ENCONTRO NACIONAL DE ENGENHARIA DE PRODUCAO A Gestão dos Processos de Produção e as Parcerias Globais para o Desenvolvimento Sustentável dos Sistemas Produtivos Salvador, BA, Brasil, 08 a 11 de outubro de 2013. 4.3 Análise das Causas Para auxílio na identificação das causas do problema, fez-se uma entrevista com os dois responsáveis pela área de acompanhamento das OS’s de manutenção. Assim, foi possível utilizar a ferramenta “5 Por quês” para mostrar as principais causas do problema: - Por que a Ordem de Serviço não é concluída? Porque os responsáveis pela abertura da OS não mudam o status da mesma para concluído. - Por que os responsáveis pela abertura da OS não mudam o status da mesma para concluído? Por falta de comprometimento com o regulamento interno. - Por que existe falta de comprometimento com o regulamento interno? Porque não há conhecimento sobre o volume de Ordens de Serviço diárias. - Por que não há conhecimento sobre o volume de Ordens de Serviço diárias? Porque não foi enviada nenhuma análise com relação a essas informações para as agências. Após a utilização da ferramenta 5 Por quês, demonstrou-se as principais causas do problema utilizando o Diagrama de Ishikawa na figura 3. FIGURA 3 – Diagrama de Causa e Efeito do Processo. Fonte: Autores (2013) Com referência aos problemas ilustrados no Diagrama de Ishikawa tem-se: - Falta de Comprometimento: É causado pela falta de conhecimento sobre o volume de Ordens de Serviço diárias o que acaba por acarretar em um desinteresse dos funcionários responsáveis por abrir a OS, uma vez que eles não veem a importância da realização desse trabalho. - Não envio de informações para as agências: ocorre por não existir a integração desses dados entre a manutenção e a agência e, com isso, não existir nenhuma análise com relação essas informações. 4.4 Planejamento de ação A partir da elaboração da estratégia no plano de ação descrito na Tabela 5, uma única meta foi estabelecida, a qual prevê um índice de 0% de conclusões de OS’s feitas pelo CSL. Ficando assim disponível para atuar em toda a sua plenitude, aumentando a produtividade e evitando retrabalhos. Utilizando a filosofia do programa zero defeito, temos que a atitude de concluir a OS só será incorporada às atitudes habituais das agências, caso as mesmas sejam incentivadas a isso. 8 XXXIII ENCONTRO NACIONAL DE ENGENHARIA DE PRODUCAO A Gestão dos Processos de Produção e as Parcerias Globais para o Desenvolvimento Sustentável dos Sistemas Produtivos Salvador, BA, Brasil, 08 a 11 de outubro de 2013. Programas de reconhecimento e quantificação do trabalho são feitos periodicamente, mas como a produtividade nas agências está relacionada aos serviços prestados por eles aos clientes externos, as dependências pouco se importam em atender os clientes internos. Logo, estímulos também são importantes quando nos referimos à solução do problema, pois através do programa (incentivos) as pessoas passariam a incorporar a ação de concluir a OS eliminando assim o problema em questão. Um das formas encontradas, após um detalhado estudo sobre a situação, de incentivo aos envolvidos no processo de prestação de serviço, é a concessão de folgas — para a equipe responsável pelo processo nas agências, não todos de uma vez, mas um membro a cada três meses —, caso agência não deixe de concluir nenhuma OS por um trimestre. No caso de empate, prevalecerá o volume de OS’s para a manutenção. É importante destacar que o controle sobre a abertura e encerramento de OS é alto, logo não será possível abrir e concluir OS pensando exclusivamente nas folgas. E não se trata de ser uma nova regra, já que é compromisso do funcionário cumprir sua atribuição, mas uma forma temporária de incentivar e conscientizar sobre o expediente. Como objetiva-se como resultado essencial deste estudo de caso, a elaboração de um plano de ação relativo ao problema abordado e suas causas, escolheu-se o 5W1H, uma variante que não envolve maiores questionamentos quanto aos custos na sua execução. A estratégia de ação para a correção do problema deve ser aplicada sobre os meios para bloquear as causas fundamentais. Sendo assim, elaborou-se o plano de ação a seguir: TABELA 2 – Plano de ação Plano 5W1H Quais ações serão desenvolvidas? Realizar estudo estatístico sobre as agências que mais deixaram de concluir OS’s; Enviar o resultado do estudo realizado acima às agências que são responsáveis pelo problema; Quando serão feitas as ações? Quem serão os responsáveis pela ação? 11e 12/06/12 Estagiário da manhã responsável pelo acompanhamento; 13/06/12 Estagiário da manhã responsável pelo acompanhamento; Por que serão feitas as ações? Como serão desenvolvidas? Posto de trabalho do estagiário; Requisito para ações futuras; Filtrar os dados referentes a OS’s e trabalhar de forma estatística concluídas pelo CSL e agência Posto de trabalho do estagiário; Deixar as agências cientes da situação, bem como da existência do problema; Enviar via email corporativo para o gerente de serviços e para a agência; Onde serão feitas? 9 XXXIII ENCONTRO NACIONAL DE ENGENHARIA DE PRODUCAO A Gestão dos Processos de Produção e as Parcerias Globais para o Desenvolvimento Sustentável dos Sistemas Produtivos Salvador, BA, Brasil, 08 a 11 de outubro de 2013. Conscientizar todas as agências via ofício, quanto à procedência correta do Regulamento Interno — que versa sobre a solicitação, movimentação e encerramento de OS’s — das agências subsidiadas para o Centro Logístico. Notificar as agências que, mesmo após estar ciente da situação, ainda persistirem em não concluir a OS no sistema após a conclusão do serviço 14,15 e 18/06/12 18/06/12 Gerente do Setor de Manutenção Estagiário responsável pelo acompanhamento e gerente de grupo, gerente de setor ou até mesmo geral; Posto de trabalho do estagiário; Reiterar a importância da conclusão da OS por parte da agência, bem como lembrar que esta ação esta prevista em Regulamento interno. Enviar um ofício assinado pelo Gerente de setor ou de grupo, contendo informações sobre o Regulamento interno, problema e ganhos visíveis com a eliminação do problema (2 estados por dia). Posto de trabalho do estagiário; Deixar claro que a agência não está de acordo com o Regulamento Interno, estando esta passível de punições; Notificação redigida pelo estagiário responsável pelo acompanhamento e assinado pelo gerente de grupo, gerente de setor ou até mesmo geral; Fonte: Autores (2013). 4.4.1 Período de aplicação do plano de ação. O plano de ação desenvolvido possui a duração mínima de uma semana e um dia, levando-se em consideração o fato de que não será aplicada nenhuma notificação. Mas, caso seja necessário aplicar aquele, o plano de ação poderá se estender em até um mês, pois é importante que agência passe por um período de adaptação e incorpore a atitude de encerrar a OS. 5. Considerações Finais Neste trabalho aplicou-se o Método de Solução e Análise de Problemas (MASP), a partir da utilização do ciclo PDCA, onde se utilizou a fase P (PLAN) do ciclo para tratar de um problema de desempenho do setor de manutenção no centro de logística de um banco nacional. A partir da aplicação de ferramentas da qualidade verificou-se que esse problema estava relacionado principalmente ao problema da pendência das Ordens de Serviço no sistema devido a não conclusão do processo de baixa por parte da agência. Também foram utilizadas as ferramentas da qualidade para analisar o problema relacionado às Ordens de Serviço e procurar suas principais causas. 10 XXXIII ENCONTRO NACIONAL DE ENGENHARIA DE PRODUCAO A Gestão dos Processos de Produção e as Parcerias Globais para o Desenvolvimento Sustentável dos Sistemas Produtivos Salvador, BA, Brasil, 08 a 11 de outubro de 2013. Constatando-se as causas, percebeu-se que essas estavam atreladas ao não comprometimento de funcionários e a falta de integração no envio de informações relacionados ao volume de trabalho, que ocasionavam na não conclusão da Ordens de Serviço e acabavam por afetar o desempenho no setor. Então, a metodologia MASP permitiu a aplicação de um plano de ação propondo ações com o objetivo de bloquear as causas principais do problema. Logo, foi possível a partir da utilização do MASP com o ciclo PDCA, mostrar a aplicabilidade das ferramentas da qualidade em problemas reais. Referências CAMPOS, V. FALCONI, TQC – Controle da Qualidade Total (no estilo japonês), Fundação Cristiano Otoni/Escola de Engenharia da Universidade Federal de Minas Gerais. Belo Horizonte. 1992. CAMPOS, V. FALCONI. Gerenciamento da Rotina do Trabalho do Dia a Dia. 6ª ed., Belo Horizonte, Editora de Desenvolvimento Gerencial, 1994. CROSBY, Philip B. . Qualidade é investimento. Rio de Janeiro: José Olympio, 1992. GARVIN, D. A. Gerenciando a qualidade: a visão estratégica e competitiva. Rio de Janeiro, Qualitymark, 1992. ISHIKAWA, K.. Controle de Qualidade Total: à maneira japonesa. Editora Campos, Rio de Janeiro, 1993. JURAN, J. M. Planejamento para a qualidade. 3. ed. São Paulo: Pioneira, 1995. 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