A importância do gerenciamento de escopo na Gestão de

A importância do gerenciamento de escopo na Gestão de Projetos
Marcos Valdeir Pereira
Introdução
O escopo se define como nós descrevemos os limites do projeto, ou seja, a inclusão de todos os
trabalhos e somente os trabalhos necessários. Ele delibera sobre tudo aquilo que o projeto irá
entregar e sobre aquilo que não irá entregar. No escopo definimos o óbvio e latente. O escopo
deverá também estar de acordo com a dimensão do projeto, de modo que ele será simples se
tratarmos de projetos pequenos, e poderá ser complexo, se versamos sobre projetos grandes. O
escopo definirá então as entregas do projeto e por conseqüência delimitará a WBS.
Se analisarmos os motivos do fracasso de um projeto, notaremos que normalmente este fato se
deve a falhas no gerenciamento do Escopo ou tempo insuficiente na definição do projeto. Assim
mesmo quando o Gerente de Projetos desenvolve um bom trabalho na definição de Escopo,
gerenciar o projeto dentro do escopo estabelecido torna-se seu maior desafio. Muitas vezes nos
deparamos com projetos cujo Escopo não é claro, que deixa margem à interpretação, assim o
cliente poderá persistir que a mudança está dentro do Escopo, dificultando o cumprimento do
Escopo definido. Esta situação não é rara de se encontrar, especialmente se a empresa ou cliente
não possui a cultura de gerenciamento de projetos, fazendo com que o mesmo muitas das vezes
seja prolixo de propósito. Eis aí uma grande armadilha para o Gerente de Projetos.
Gerencie o escopo
O propósito do gerenciamento da mudança do Escopo é proteger a viabilidade da Definição do
Projeto ora aprovada, de modo que se tenha possibilidade de gerenciar eficientemente o Escopo.
Uma vez definidas as entregas do Projeto, se os deliverables mudarem durante o projeto – o
que normalmente ocorre já que o cliente deseja itens adicionais - então as estimativas de custo,
prazo e recursos devem ser recompostas, e uma vez aceitas pelo cliente, o Gerente de Projeto fará
o redimensionamento do custo, prazo e recursos para refletir este trabalho adicional ora aprovado.
Muitas vezes o Gerente de Projetos pode sentir-se desconfortável com as mudanças de escopo,
entretanto, a arte no gerenciamento eficaz de Escopo é obter um "não" do próprio cliente ao invés
de lhe dizer "não". Isto facilmente se consegue quando apresentamos o custo de cada nova
mudança solicitada, já que muitos clientes querem a mudança, mas não estão dispostos a pagar
por elas. Devemos dar a este fato muita importância, já que poucos são os projetos cujas
necessidades são previstas durante o processo de análise. Por conseqüência há muitas mudanças
que carecem serem introduzidas durante o ciclo de vida do projeto. Muitas das vezes tais
alterações são realmente necessárias para a solução e cabe ao Gerente de Projeto e sua equipe
reconhecer quando tais mudanças são solicitadas e seguir o processo pré-definido de mudança do
Escopo e no Plano de Comunicações.
Os processos de controle do escopo
O Gerente de Projetos deve ter Procedimentos de Gerenciamento do Projeto sendo que os
mesmos podem ser alterados de acordo com a dimensão de cada projeto gerenciado.
Normalmente para projetos pequenos, as mudanças do Escopo podem ser levantadas por qualquer
pessoa da equipe de projeto e devem enviadas por escrito ao Gerente de Processo através de
carta ou e-mail dispensando maiores formalidades. O Gerente de Projetos determina então se o
pedido é um pedido de mudança do Escopo ou não. Quando for, o Gerente de Projeto verifica que
impactos a mudança do Escopo traz para o projeto em termos de custo, prazo e recursos. Se
houver outras opções viáveis, determinar seu impacto e levar todas as mudanças ao Sponsor de
projeto para aprovação.
Havendo acordo sobre as alterações as atividades apropriadas serão acrescentadas ao plano de
trabalho para assegurar que as mudanças sejam executadas; e a solicitação e status devem ser
documentados no Relatório de Status do Projeto.
As mudanças para projetos médios e grandes devem ser solicitadas a todos os stackholders
interessados no projeto que podem incluir equipe do projeto, clientes, órgãos fiscalizadores, etc.
Todas as alterações devem ser solicitadas por escrito ao Gerente do Projeto e documentadas
conforme o Plano de Gerenciamento de Escopo e Plano de Comunicações. Garanta que um
membro da equipe avalie os impactos da mudança e registre e documente tudo. Leve as mudanças
de Escopo, alternativas e impacto do projeto ao Sponsor para aprovação. Os motivos da aprovação
ou rejeição devem ser documentados. Se houve acordo as atividades apropriadas serão
acrescentadas ao plano de trabalho para garantir que a mudança seja implementada. O orçamento
de projeto também deverá ser atualizado caso necessário. Caso a mudança de escopo aprovada
resulte em alteração substancial do projeto, a Definição do Projeto original deve ser atualizada.
Comunique a situação das mudanças do Escopo e a resolução aos integrantes da equipe de
projeto e a outros interessados através do processo de Gerenciamento de Comunicação, incluindo
o Relatório de Status do Projeto.
Conclusão
Discorrer detalhadamente sobre o gerenciamento de escopo em um artigo torna-se um trabalho
quase impossível. De qualquer modo vale ressaltar, que a definição de o escopo é, talvez, a parte
mais importante do processo de definição e planejamento antecipado já que se não soubermos
com certeza o que vamos estar fornecendo e quais são os limites do projeto, não teremos qualquer
possibilidade de sucesso, pois se não tivermos realizado um bom trabalho para definir o escopo, o
seu gerenciamento será quase impossível.
O objetivo da definição de escopo é descrevermos e obtermos um acordo sobre os limites lógicos
de seu projeto. As declarações do escopo são utilizadas para definir o que está dentro dos limites
do projeto e o que está fora dos limites. Quanto mais aspectos do escopo pudermos identificar e
definir, melhor será o seu projeto.
Uma boa prática é documentar aquelas organizações que estão dentro do escopo e aquelas que
estão fora do escopo. Os leitores poderão, então, determinar mais facilmente se serão impactados,
ou se ajudarão no projeto. Também, pode fazer sentido identificar que organizações estão dentro
do escopo, de modo a que você possa ter pessoas daquelas organizações representadas na
equipe de projeto - talvez em um comitê de direção.