Apresentação do PowerPoint

Projeto Integrador
Cronograma de Atividades
Roberto Akitoshi Komatsu
Como fazer um bom cronograma
O gerenciamento do tempo em projetos compreende a área do
conhecimento responsável para que o projeto termine dentro do prazo.
De um modo geral, a programação das atividades é realizada com o
objetivo de otimizar a produção das entregas.
Porém, existem dificuldades em combinar as restrições e premissas sobre
os recursos com as necessidades das tarefas.
Além disso, o cronograma é impactado por mudanças, fatores externos e
internos do projeto.
 Como fazer um bom cronograma?
 Como executar bem o cronograma planejado?
 Como controlar os desvios e variações do
cronograma?
1. Cronograma não é o Plano de Projeto
2. Use (ou não) Templates e Modelos
Essas perguntas são cruciais para
gerenciar projetos.
Portanto, nos próximos posts, vamos
conversar sobre planejamento,
execução, monitoramento e controle
do tempo (ou cronograma) nos
projetos.
Neste primeiro momento, queremos
chamar a atenção para fatores críticos
de sucesso e deixar algumas dicas:
3. Defina bem o Escopo do Projeto
4. Utilize boas estimativas
5. Confirme a alocação dos
recursos
6. Aprenda a utilizar um software
7. Monitore o cronograma regularmente
Quantas vezes você já perguntou para alguém sobre o plano
de projeto e recebeu o cronograma como resposta?
Muita gente confunde cronograma com plano de projeto.
O cronograma, apesar de ser muito importante, é apenas uma
parte do plano de gerenciamento de projeto (Plano de Projeto
na Prática – Como fazer?)
Como fazer um cronograma
A forma mais simples para explicar como montar é listar o passo
a passo do processo:
 Montar a EAP (Estrutura Analítica do Projeto);
 Listar atividades;
 Estimar duração das atividades;
 Definir Recursos das atividades;
 Definir dependências entre as atividades;
 Definir calendário para os recursos;
 Definir data inicial do projeto;
 Montar cronograma em uma ferramenta de Gestão de Projetos;
 Nivelar recursos;
 Identificar e analisar o caminho crítico;
 Traçar uma linha de base;
 Iniciar o monitoramento e controle do projeto.
2. Use (ou não) Templates e Modelos
Não há nada de errado em utilizar templates e modelos de
documentos de projeto.
Muitas organizações desenvolvem “esqueletos” de cronograma
para tipos ou categorias de projetos, contendo as fases, entregas e
tarefas mais comuns para esses projetos.
Porém, o gerente de projeto e sua equipe deve ter capacidade e
maturidade para analisar e modificar o modelo de cronograma
conforme as particularidades do projeto em questão. (Vejam
templates do MS-Project em Office.com)
3. Defina bem o Escopo do Projeto
 No final das contas, os projetos nascem para aproveitar uma oportunidade
ou para resolver um problema. Isso precisa estar descrito no Termo de
Abertura do Projeto ou Business Case, incluindo a justificativa do projeto,
seus critérios de aceitação e o valor de negócio que está sendo perseguido.
 Para atingir seus objetivos, os projetos entregam produtos, serviços ou
resultados únicos.
 O escopo do projeto engloba o escopo do produto. Ambos (escopo do
projeto e do produto) precisam ser bem definidos.
 Somente depois que soubermos o que precisa ser feito (escopo) é que
seremos capazes de imaginar e planejar como fazer (atividades e tarefas
do cronograma).
 Vale a pena dar uma lida neste post sobre a importância do escopo.
4. Utilize boas estimativas
O cronograma é um documento importante.
Não pode ser apenas “para inglês ver”.
Se as estimativas de necessidade dos recursos e as estimativas
nas durações não forem confiáveis, todo o restante estará
comprometido.
Não vale colocar bastante “gordurinha”, pois o seu cronograma
vai deixar de ser competitivo.
Também não devemos utilizar estimativas irreais, extremamente
agressivas, que não serão cumpridas.
Uma boa estimativa deve considerar os cenários pessimista,
otimista e mais provável (PERT – Program Evatuation and Review
Technique).
5. Confirme a alocação dos recursos
O papel aceita qualquer coisa, não é?
Seu plano de projeto está aprovado, já salvou a linha de base no MSProject e agora está pronto para iniciar o projeto?
É preciso confirmar a disponibilidade dos recursos e fazer os ajustes
necessários, salvando uma nova linha de base, se necessário.
6. Aprenda a utilizar um software
Eu vejo alguns gerentes de projetos e muitos alunos de graduação e pós-graduação
que desconhecem as funcionalidades dos softwares de gerenciamento de projetos.
Na prática, não é possível gerenciar um projeto (médio-grande) sem o uso de um
software.
Para projetos pequenos, você pode até utilizar Excel, Word ou mesmo uma lista de
tarefas (To-Do List). Mas se houver muitas atividades, digamos 500 tarefas, não vai ser
fácil gerenciar o projeto sem o uso de um software específico, tais como: Oracle
Primavera, MS-Project, CA Clarity etc (para conhecer mais softwares, dê uma olhada nos
videos do evento PM Tools 2013).
Não basta conhecer as funcionalidades básicas. Inserir tarefas, durações,
dependências e recursos é o mínimo. Vá além disso.
Os softwares são poderosos aliados,
podem facilitar muito a vida do gerente do
projeto automatizando tarefas e permitindo
um melhor planejamento, gerenciamento
e controle de cronograma, orçamento,
recursos humanos, comunicação e outros
aspectos do projeto.
7. Monitore o cronograma regularmente
O plano de gerenciamento do tempo deve incluir procedimentos
para monitorar e controlar o cronograma, atualizar status das tarefas
e analisar desvios, variações e tendências.
É preciso definir responsabilidades para o gerenciamento do
cronograma.
Precisamos estabelecer planos de contingência para riscos no
cronograma e ações de recuperação para desvios ou marcos
perdidos.
file:///C:/Users/Cliente/Downloads/bomcronograma.pdf
Controle do Cronograma
O controle do cronograma fica sob
responsabilidade do Gerente de Projetos,
devendo este monitorar e atualizar o status
das atividades conforme o avanço.
Para que sejam feitas as devidas
tratativas, o Gerente de Projeto deve
informar os principais stakeholders caso
identifique atraso em qualquer atividade
do projeto.
Avanço Físico
Para padronização do controle de avanço
físico das atividades do projeto, fica
estabelecido o seguinte critério:
Formatação de cores das
atividades dos cronogramas
Para o controle visual do status das
atividades do projeto, fica estabelecido o
seguinte critério:
MÃOS À
OBRA!
Fase: LARGADA INICIAL – Deve conter atividades de iniciação
do projeto, como: Definir o GP, obter acessos, permissões,
estabelecer um diretório compartilhado, fazer o kick-off e etc.
Fase: PLANEJAR – Deve conter atividades de planejamento,
como: Estabelecer o Plano de Projeto, riscos, custos, cronograma e
suas respectivas revisões e validações.
Fase: EXECUTAR – Deve conter as atividades de execução do
cerne do projeto. Normalmente incluo uma EAP (Estrutura
Analítica do Projeto, em inglês WBS – Work Breakdown
Structure) baseada em produto e sugiro que inclua todas as
atividades de monitoramento.
Fase: ENCERRAMENTO – Deve conter as atividades de
encerramento de projeto, como: Liberação de recursos, registros,
lições aprendidas e arquivamento.