Transformando grandes idéias em projetos gerenciáveis

Transformando grandes idéias
em projetos gerenciáveis
Romário Davel
Os Programas e Projetos devem estar alinhados aos Objetivos
Estratégicos da Organização.
Planejamento Estratégico da Organização
Objetivos
Traduzidos em
Estratégias
Projetos
Implementados por
Quando uma idéia pode ser um
Projeto?
Está alinhada aos objetivos da organização?
Retorno tangível para a organização?
Existe recursos?
Obedece restrições?
Pode ser gerenciada?
Afinal, O que é projeto?
Projetos são empreendimentos com começo e
fim definidos, e dirigido por pessoas, para de
forma progressiva cumprir objetivos
estabelecidos dentro de parâmetros de custo,
prazo e qualidade.
Exemplo de projetos: Curso, filme, casa, etc...
Exemplo de atividades rotineiras: Contabilização
de uma empresa, Atendimento ao
consumidor.
Um conjunto de projetos = Programa
Um programa é um grupo de projetos
gerenciados de forma coordenada, visando
obter benefícios não possíveis de serem
obtidos quando gerenciados isoladamente.
Os programas dever estar
estratégicos da Organização.
alinhados
aos
objetivos
Atividades Processos x Projeto
No projeto...
• Objetivo: Ao alcançar o objetivo o ciclo se encerra.
• Horizonte Temporal: Projeto tem prazo para ser
cumprido.
• Segurança de permanência: No término do trabalho
os recursos humanos são dispensados.
• Conhecimento Prévio: Um projeto é repleto de
incertezas.
Restrições de um projeto
Todo projeto já se inicia com tripla restrição:
• Prazo
• Custo
• Qualidade
O que é Gestão de Projetos?
É a aplicação de técnicas, conhecimentos e
habilidades para garantir que um projeto
tenha sucesso.
Ser pragmático para não perder Tempo.
Existe desperdício de tempo maior do que participar de projetos sem planejamento?
Por que fazer gestão de projetos?
• Pelo menos 50% dos projetos são executados
com níveis de produtividade abaixo do normal;
• Produtos e serviços sob pressão de prazo podem
quadruplicar o numero de defeitos;
• Pelo menos 50% dos grandes projetos estouram
seu orçamento;
• 2/3 dos projetos são cancelados antes do fim;
• Tipicamente 50% do patrimônio das organizações
não são utilizados nos projetos.
Ciclo de vida de um projeto
Ciclo de vida de um projeto
Formadores de opinião
• Patrocinadores – Exerce influência estratégica
sobre o projeto.
• Participantes – Ligados a concepção e
execução do projeto.
• Externo
–
Envolvidos
indiretamente
(ambientalistas, líderes comunitários, vizinhos,
familiares etc...)
Nível Definição do Estágio da Organização na
Gestão de Projetos
Nível 1: Inicial ou Embrionário
Base do melhor esforço;
Sem planejamento;
Ausência de procedimentos padronizados;
Muitas vezes não atende as especificações técnicas;
Possibilita atraso;
São abandonados com freqüência.
Nível Definição do Estágio da Organização na
Gestão de Projetos
Nível 2: Conhecido
Investimentos constantes em treinamento e aquisição
de softwares de gerenciamento de projetos.
Pode ocorrer a existência de iniciativas isoladas de
padronização de procedimentos, mas seu uso é restrito.
Percebe-se melhor a necessidade de se efetuar
planejamento e controle. Em algumas iniciativas isoladas,
alguma melhoria é percebida; no restante os fracassos
"teimam" em continuar ocorrendo.
Nível Definição do Estágio da Organização na
Gestão de Projetos
Nível 3: Definido ou Padronizado
Padronização de procedimentos;
Os processos de planejamento e controle são
consistentes e a aprendizagem faz com que eles sejam
executados cada vez melhor;
Os resultados estão aparecendo.
Nível Definição do Estágio da Organização na
Gestão de Projetos
Nível: 4. Gerenciado
Processos consolidados e aperfeiçoando o modelo;
Possibilita avaliação de desvios da meta e causas;
Alinhamento dos projetos às estratégias organizacionais;
Aperfeiçoa-se o GP em áreas como relacionamentos
humanos, conflitos, negociações;
O uso de GP é reconhecido como fator de sucesso.
Nível Definição do Estágio da Organização na
Gestão de Projetos
Nível: 5. Otimizado
A organização tem alta confiança em seus colaboradores
e aceita desafios de alto risco;
Otimização na execução de projetos com base na larga
experiência, conhecimentos e atitudes das pessoas;
O nível de sucesso é próximo de 100%;
Os novos projetos podem também se basear em um
excelente banco de dados.
Nível Definição do Estágio da
Organização na Gestão de Projetos
Fonte: Modelo de Prado
Áreas a serem consideradas no projeto.
Maiores Dificuldades
A maior parte dos problemas é decorrente da
falta de planejamento e controle do escopo
•
•
•
•
•
•
•
•
Não cumprimento dos prazos;
Mudança de escopo constante;
Problemas de comunicação;
Recursos humanos insuficiente;
Riscos não avaliados corretamente;
Mudança de prioridade constante;
Problemas políticos;
Disputa por recursos entre gerências funcionais e gerente de projetos.
Fonte: FGV Management – Gerenciamento de Escopo
Gestão do Escopo
Gerenciamento de Conflitos
Conflitos
Quando aplicar a Retirada
Quando aplicar “Panos quentes”
Quando aplicar a Negociação
Quando aplicar a Colaboração
Quando aplicar a Força.
Documentação Básica de Projetos
1.
Termo de Abertura ("Project Charter")
2.
Detalhamento das Atividades (WBS)
3.
Cronograma
4.
Orçamento
5.
Plano de Resposta aos Riscos
6.
Matriz de Responsabilidades
7.
Termo de Aceite
8.
Termo de Encerramento (TE)
Documentação Básica de Projetos
1. Termo de Abertura ("Project Charter") = Certidão de Nascimento do Projeto
Principais funções:
Autoriza formalmente o Projeto dentro da Organização;
Garantir a autoridade do Gerente do Projeto;
Deve conter:
Justificativa do projeto
Objetivo do projeto
Premissas
Restrições
Escopo
Não escopo
Project Charter
Documentação Básica de Projetos
2. Detalhamento das Atividades (WBS) - Desmembrar o projeto em unidades
trabalho menores e que sejam gerenciáveis.
Principais funções é identificar:
O que deve ser feito
Quem vai fazer o que
Quanto tempo leva para realizar
Quanto custa realizar
WBS
Documentação Básica de Projetos
3. Cronograma
Principais funções:
Gerenciar o tempo;
Monitorar desempenho;
Definição dos recursos;
Caminho Crítico.
Deve conter:
Todas as atividades detalhadas
Prazo e recursos de cada atividade
Identificar as atividades predecessoras
Cronograma
Documentação Básica de Projetos
4. Orçamento
Todo projeto possui custos, mesmo quando envolve apenas voluntários.
Deve conter:
Valor monetário de cada atividade
Fluxo de caixa
Documentação Básica de Projetos
5. Plano de Resposta aos Riscos
Principais funções: Reduzir as ameaças.
Deve conter:
Plano de resposta ao risco
Orçamento de respostas
Documentação Básica de Projetos
6. Matriz de Responsabilidades
Principais funções: Definir as pessoas envolvidas
Definir o papel de cada envolvido
Matriz
Gestão de Recursos
Gestão de Risco
Gestão de Conflitos
Gestão de Prazo
Gestão de Custos
Gestão da Comunicação