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Gestão
Negócios
Gestão eficaz - Aula 18
OBJETIVO
Utilizar os diferentes conhecimentos adquiridos até aqui em Gestão de Negócios para planejar e implantar um modelo de gestão eficaz.
NESTA AULA
Conhecimento científico
A universidade que queremos
O que é uma universidade
Modos de conhecer o mundo
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Até agora, falamos dos conceitos de eficácia e eficiência aplicados ao cumprimento de metas e à utilização de recursos. Os dois termos parecem sinônimos,
duas maneiras de se dizer a mesma coisa e que estão diretamente relacionados.
Conforme o Portal da Educação (2013), “Constata-se que tudo o que é feito
dentro de uma organização, a ação em si, está associado ao conceito de eficiên-
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cia, enquanto que aquilo que é alcançado, o resultado, está relacionado à eficácia.
Eficiência significa fazer corretamente, empregando do melhor modo os recursos disponíveis. Eficácia, por sua vez, é mais simples: significa atingir os objetivos desejados.
Por isso que as organizações necessitam de uma estrutura formal, que requer
autoridade de certas pessoas no controle. Essas pessoas fixam as formas de utilização dos recursos, a divisão do trabalho e as relações formais entre os funcio-
nários. Para se entender os ambientes organizacionais, é necessário pensar em
dois tipos:

Macroambiente, que compreende aspectos mais amplos que incluem a
maioria das empresas;

Microambiente, que corresponde a sistemas que interagem diretamente
com uma empresa em particular.
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QUESTÃO: Como planejar e implantar uma gestão
eficaz?
As empresas usam o planejamento para implantar processos eficientes; contudo, planejamento necessita controle. A Gestão de Projetos pode ser uma ferramenta para implantar processos, sistemas de informação e a criação de produtos e serviços, garantindo prazo e qualidade esperados.
Conforme Bruzzi (2008), é preciso que se tenha habilidade para gerenciar o que
se conhece muito, o que se conhece pouco e o que é desconhecido.
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“Projeto é um empreendimento não repetitivo, caracterizado por uma sequência clara e lógica de eventos, com início, meio e fim, que se destina a atingir um
objetivo claro e definido, sendo conduzido por pessoas dentro de parâmetros
pré-definidos de tempo, custo e recursos envolvidos com qualidade”.
A gestão eficaz deve ter várias ferramentas de
vão sendo incorporados à
apoio para que as equipes envolvidas no projeto
medida que os planos são
gerenciem desde um simples produto (o lança-
mais bem entendidos por
mento de um detergente) até aquele mais sofis-
todos da equipe em ques-
ticado (lançamento de uma nave espacial).
tão. O projeto cria um produto ou serviço específico,
Todos os projetos, por terem começo, meio e fim,
com características dife-
são considerados “temporários”. Assim todo pro-
rentes dos demais proje-
jeto acaba quando os resultados são ou não atin-
tos – pode-se dizer que o
gidos. Os projetos também devem ser elaborados
desenvolvimento de um
em módulos (progressivamente), porque o co-
projeto é uma tarefa úni-
nhecimento avança conforme o projeto se desen-
ca. Isto significa que, nor-
volve.
malmente, os projetos são
efetuados fora do curso
O escopo ou abrangência do projeto é definido
normal de operações da
em seu início, mas os detalhes de sua evolução
empresa.
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Os projetos são formados por vários motivos, entre eles: o avanço tecnológico;
novas demandas do mercado; necessidades organizacionais; mudanças nos produtos e serviços em virtude de regulamentações; e até mesmo pedidos de cli-
entes.
A gestão de projetos engloba a aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas por parte do gestor para atingir os objetivos programados.
Tanto o gestor quanto sua equipe de trabalho são responsáveis pelo sucesso ou
pelo fracasso de um projeto. Para que todas as fases do projeto sejam satisfei-
tas conforme projetado, o gestor tem de:

Identificar necessidades;

Estabelecer objetivos claros e atingíveis;

Equilibrar demandas que conflitem, por qualquer razão, em qualidade, escopo, tempo, recursos e custos;
Saber adaptar as especificações e planos.
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A equipe envolvida no projeto deve ter em mente a compreensão do macroambiente para determinar o ciclo de vida dos projetos, bem como as ferramentas,
técnicas e processos neles incluídos. Portanto, precisamos conhecer as fases de
início, meio e fim dos projetos:

Levantamento dos requisitos (escopo);

Desenho da solução;

Desenvolvimento;

Testes;

Homologação;

Implantação;

Fechamento do projeto.
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Em cada uma dessas fases, teremos que levantar
outras informações essenciais para o projeto:

Qual o escopo do projeto? Isto é, qual objetivo a ser atingido e qual o limite de atuação dele.

Que trabalho técnico deve ser realizado em cada fase?

Quais as tarefas que devem ser realizadas em cada fase?
• Qual o prazo de cada tarefa? Quais tarefas são interdependentes?

Quais os recursos que utilizaremos em cada fase? Isto é, recurso financeiro,
humano e tecnológico.

Quais os controles que deverão ser gerados para garantir o cumprimento
de cada tarefa? Quais os indicadores que serão utilizados como medição?

Quais são as áreas da empresa envolvidas em cada tarefa?
• Quais são os gestores envolvidos no projeto como um todo?
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Lembre-se que este Curso possui uma visão holística, ou seja, Gestão de Negócios fornece uma visão generalista, completa e detalhada da administração de
uma empresa. Para que o planejado se transforme em realizado, todas as ques-
tões anteriores devem ser respondidas.
VEJAMOS OS PROCESSOS NECESSÁRIOS:
PROCESSO DE PLANEJAMENTO DO PROJETO

Desenvolvimento do plano de gerenciamento de projeto – define, prepara, integra e coordena os planos auxiliares em um documento único denominado plano de gerenciamento de projeto.
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Planejamento do escopo – cria um plano de gerenciamento do escopo do
projeto, em que o escopo é definido e a partir do qual é verificado e controlado.

Definição do escopo – cria a declaração do escopo do projeto.

Criação de estrutura analítica do projeto – subdivide as principais entregas do projeto em componentes menores e mais bem gerenciáveis.

Definição da atividade – identifica as atividades específicas a serem realizadas para produzir o produto do projeto.

Sequenciamento das atividades – identifica e documenta as dependências entre as atividades do cronograma.

Estimativa de recursos da atividade – estima o tipo e a quantidade de recursos necessários para cada atividade do cronograma.

Estimativa de duração da atividade – estima o tempo de trabalho de cada
tarefa.
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Desenvolvimento de cronograma – analisa os recursos necessários, as
restrições do cronograma, durações e sequências de atividades para criar o
cronograma do projeto.

Estimativa de custos – desenvolve os custos aproximados dos recursos
necessários para as atividades do cronograma do projeto.

Orçamento – agrega os custos estimados de atividades individuais ou pacotes de trabalho para estabelecer uma linha base de custos.

Planejamento da qualidade – identifica os padrões de qualidade do projeto e determina como satisfazê-los.

Planejamento de recursos humanos – identifica, documenta funções, responsabilidades e relações hierárquicas do projeto e cria o plano de gerenci-
amento pessoal.

Planejamento das comunicações – determina as necessidades de informação e comunicação das partes interessadas no projeto.
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Planejamento do gerenciamento de riscos – decide como abordar, planejar e executar as atividades de gerenciamento de riscos do projeto.

Identificação de riscos – determina os riscos que podem afetar o projeto e
documenta suas características.

Análise qualitativa dos riscos – prioriza os riscos para análise ou ação adicional por meio da avaliação e combinação de sua probabilidade de ocorrência com o impacto causado.

Análise quantitativa dos riscos – analisa numericamente o efeito dos riscos
identificados no projeto.

Planejamento de respostas a riscos – desenvolve opções e ações para aumentar as oportunidades e reduzir as ameaças aos objetivos dos projetos.

Planejamento de compras e aquisições – planeja o que comprar ou adquirir e como / quando fazê-lo.

Planejamento de contratações – documenta os requisitos de produtos,
serviços e resultados e identifica fornecedores.
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PROCESSO DE EXECUÇÃO DO PROJETO

Orientação e gerenciamento da execução do projeto – orienta as diversas
interfaces técnicas e organizacionais, garantindo a execução do trabalho definido no plano de gerenciamento do projeto.

Realização da garantia da qualidade – aplica as atividades de qualidade planejadas e sistematizadas para garantir que o projeto use todos os processos
necessários para atender aos requisitos de qualidade.

Contratação ou mobilização da equipe de projeto – obtém os recursos humanos necessários para a realização do projeto.

Desenvolvimento da equipe de projeto – melhora as competências e a interação de membros da equipe para aprimorar o desempenho do projeto.

Distribuição de informações – colocam no momento certo as informações à
disposição das partes interessadas no projeto.
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Solicitação de respostas de fornecedores – obtém informações, cotações,
licitações, ofertas ou propostas dos fornecedores.

Seleção de fornecedores – revisa ofertas, escolhe entre possíveis fornecedores e negocia um contrato por escrito com o fornecedor.
PROCESSO DE MONITORAMENTO E CONTROLE DO PROJETO
O monitoramento e controle de um projeto são processos usados para observar a execução dele, identificando possíveis problemas no momento certo para,
quando necessário, tomar ações corretivas a tempo.
O desempenho deve ser medido regularmente, identificando variações em relação ao plano de gerenciamento do projeto.
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Além do monitoramento e controle do projeto, há um item muito importante:
o controle da mudança, solicitada normalmente pelo cliente, aquele que trouxe
a necessidade e justificativa de o projeto ser criado. Esse tende a acrescentar
objetivos sem prévio aviso, atrapalhando o cumprimento do cronograma do
projeto.
No processo de monitoramento e controle deve-se:

Monitorar e controlar o trabalho do projeto – coletar, medir e disseminar
informações sobre o desempenho do trabalho do projeto e avaliar as mediações e as tendências, melhorando o processo.
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Controlar integralmente as mudanças – garantir que as mudanças propostas serão realmente executadas.

Verificar o escopo – formalizar a aceitação das entregas e determinar se
ocorreu alguma mudança.

Controlar o escopo – controlar as mudanças feitas no escopo do projeto e
os impactos delas; replanejar, executar ações corretivas e documentar as
lições aprendidas.

Controlar cronograma – controlar mudanças e seus impactos, medir a performance do cronograma (planejado x realizado), executar ações recomendadas.

Controlar custos – garantir o cumprimento do orçamento, gerenciar mu-
danças e necessidades não previstas inicialmente.

Realizar controle da qualidade – monitorar resultados específicos, executar
inspeções periódicas, garantir que processos estão sendo seguidos, tomar
decisões relativas a aceitar ou recusar uma tarefa executada, avaliar a efetividade das ações corretivas.
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Gerenciar a equipe do projeto – acompanhar o desempenho de membros
da equipe, fornecer feedback, resolver problemas e coordenar mudanças
para melhorar o desempenho do projeto e atualizar o plano de gerencia-
mento de equipe.

Elaborar relatório de desempenho – coletar e distribuir informações sobre
o desempenho, com relatórios de andamento, medição de progresso e previsão. Identificar /ou analisar tendências e variações.

Gerenciar partes interessadas – gerenciar a comunicação de forma a satisfazer os requisitos das partes interessadas no projeto e resolver problemas
com elas.

Monitorar e controlar riscos – acompanhar os riscos e monitorá-los, executar planos de resposta aos riscos identificados.
• Administrar contratos – gerenciar contratos com os fornecedores.
Não se esqueça! No final do projeto, existe o processo de encerramento formal
– entregar o produto ou serviço pronto!
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Não se esqueça! No final do projeto, existe o processo de encerramento formal
– entregar o produto ou serviço pronto!
REFERÊNCIAS
BRUZZI, Demerval Guilarducci. Gerência de Projetos. Brasília: SENAC, 2008.
PORTAL EDUCAÇÃO. Eficiência e Eficácia Organizacional: O que são? Gestão,
2013.
Disponível
em:
http://www.portaleducacao.com.br/educacao/
artigos/32615/eficiencia-e-eficacia-organizacional-o-que-sao