Informe Epidemiológico, n.40 - HUCFF

SERVIÇO DE EPIDEMIOLOGIA E AVALIAÇÃO
U N I V E R S I DA D E
Vigilância da Mortalidade Hospitalar / Vigilância Epidemiológica
FEDERAL DO
Vigilância Hospitalar do Câncer / Vigilância das Informações Hospitalares
RIO DE
JANEIRO
N Ú M E R O
4 0
D E Z E M B R O / 1 6
CONSTRUÇÃO DO ORGANOGRAMA RELACIONAL PELO
SERVIÇO DE EPIDEMIOLOGIA E AVALIAÇÃO – SEAV
H O S P I TA L
UNIVERSITÁRIO
CLEMENTINO
FRAGA FILHO
Serviço de
Epidemiologia e
Avaliação (SEAV)
Equipe:
Alexandre Calheiros
Claudionísio Felicíssimo
Elizabete Albuquerque
Erika Marsico
Henrique Rodrigues
José Pedro Maduro Neto
Luis Paulo Pinto
Marcella Teófilo
Márcia Gomes Ribeiro
Maria Stella Castro Lobo
Marta de Jesus
Pedro Roberto
Rosane Loureiro
Sandra Baliza
Residentes IESC:
Caroline Rubert
Deise da Silva Suzano
Geraldo Albertacci Jr.
Este boletim tem como objetivo apresentar a experiência de trabalho desenvolvida
com organograma e mapa conceitual pelo Serviço de Epidemiologia e Avaliação - SEAV - do
Hospital Universitário Clementino Fraga Filho - HUCFF, unidade assistencial e de ensino da
UFRJ, vinculada diretamente à Direção Geral.
Desde a sua criação pela Portaria no. 85 de abril de 2001, o SEAV, então composto
pelas seções de Epidemiologia e Estatística, de Planejamento e de Informação em Saúde,
passou por uma série de mudanças organizacionais, necessitando atualizar sistematicamente a
reflexão sobre o seu papel no hospital universitário. Em setembro de 2016, os profissionais do
serviço retomaram de forma mais intensiva as discussões sobre seu organograma, pauta
iniciada há aproximadamente dois anos a partir da observação crítica sobre o anacronismo das
atribuições regimentais das seções e do serviço e sua adequação ao organograma institucional
do hospital.
Hoje, o SEAV é composto por 04 (quatro) setores ou seções, responsáveis pela
Vigilância Epidemiológica Hospitalar, Vigilância da Mortalidade Hospitalar, Vigilância e
Registro Hospitalar do Câncer e Vigilância da Informação em Saúde, além de uma secretaria
e a chefia de serviço. Trata-se de um Núcleo de Vigilância Hospitalar ligado à Rede de
Vigilância Epidemiológica Hospitalar de Interesse Nacional (REVEH).
Numa concepção ampliada de vigilância à saúde, sua atuação integra diversas áreas
de conhecimento e aborda diferentes temas, tais como: políticas de saúde, planejamento e
gestão, epidemiologia, processo saúde-doença, situação de saúde das populações, ambiente e
saúde e processos de trabalho. A completar este cenário, em parceria disciplinar com a
engenharia de produção, tem trabalhado com instrumentos de pesquisa operacional,
pensamento sistêmico e sistemas complexos.
O principal objetivo desta discussão foi refletir, a partir do papel de cada pessoa em
seu setor, suas relações de trabalho e os afetos que atravessam as suas práticas, as funções de
cada setor e suas inter-relações. Em resumo, por meio de oficinas, procedeu-se a construção
coletiva do serviço no esforço de responder a questões como: “quem somos nós?”, “onde
estamos situados?”, “o que fazemos?” e “com quem nos relacionamos?”, para reformulação
do regimento do serviço e apresentação gráfica sobre o SEAV.
As ferramentas escolhidas para este exercício foram: organograma e mapa conceitual
pela facilidade de ilustração e visualização, bem como pela possibilidade de expressar a
complexidade das interações que o serviço realiza.
Entendemos aqui o organograma como a representação feita em gráficos para definir
de forma hierárquica a organização de uma instituição.1 Já o mapa conceitual é entendido
como uma “ferramenta gráfica para a organização e representação do conhecimento que inclui
conceitos, geralmente dentro de círculos ou quadrados de alguma espécie, e relações entre
conceitos, que são indicadas por linhas que os interligam”.2
SERVIÇO DE EPIDEMIOLOGIA E AVALIAÇÃO
Organograma Relacional
Ao longo dos encontros, o SEAV foi se moldando como uma estrutura dinâmica, com componentes (os quatro
setores e a secretaria) que tanto se relacionam entre si, em caráter circular e piramidal – quando perpassam a chefia,
quanto se relacionam com outros serviços e setores, internos e externos ao HUCFF, de forma matricial, na condução
das práticas de rotina, atividades de pesquisa e de ensino.
A localização do serviço e suas relações foram representadas pelo recurso organograma, onde tais interações
puderam ser mostradas de acordo com a hierarquia da proximidade de diálogo e trabalho com cada setor; proximidade
esta que pode diferir de acordo com, pelo menos, três dimensões: intensidade (I), frequência (F) e categoria (C) (se
rotina/ensino/pesquisa).
O principal desafio nesta etapa foi a conversão da complexidade das relações dos setores (I/F/C) para uma
imagem com duas dimensões (a ser ilustrada numa folha de papel, por exemplo). Para a introdução simultânea das três
dimensões, alguns padrões foram sugeridos, como a pontuação em estrelas de cada seção para representar intensidade
das interações (I), as distâncias entre as seções/serviço e demais setores para exprimir frequência de interações (F) e a
apresentação gráfica proporcional das modalidades das ações do SEAV (ou categorias de relação - C: ensino, pesquisa
e rotina), que gravitam em torno do serviço, como qualificadores para relações dinâmicas, configurando uma analogia
de uma constelação de relações (ver organograma abaixo).
Vale notar que se, da mesma forma, todos os setores do hospital desenvolvessem tratamento semelhante de
suas respectivas redes de relações, o organograma do hospital seria um verdadeiro fractal convergindo para a Direção
Geral. Além disso, a possibilidade transformadora e de aprendizado conjunto de cada grupo de oficinas sobre os setores
gera a ideia da “instituição que aprende” e evolui.3
Enquanto solidificavam a estrutura gráfica, os setores qualificaram as suas missões e funções desempenhadas
enquanto serviço do HUCFF, as quais justificam as necessidades implícitas das relações, e agregaram ao mapa
conceitual as atribuições regimentais de cada estrutura do SEAV (ver atribuições abaixo).
Esta integração entre organograma e mapa conceitual organizada para exprimir uma rede de relações e
influências entre os setores de uma determinada instituição recebeu o nome de Organograma Relacional e tem, entre
outras vantagens:
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Ser ferramenta de planejamento: além de descrever padrões e estados da organização, permite imaginar
cenários, antecipar efeitos e planejar estratégias para mudanças em ambiente de incertezas;
Ser dinâmica: a rede de relações está sempre sujeita à emergência de novas configurações e mudanças ao longo
do tempo;
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Ser inclusiva: possibilita a introdução das diversas perspectivas dos envolvidos, eventuais mudanças de ponto de
vista, assim como a construção conjunta com outros setores;
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Ser abrangente: a análise pode considerar simultaneamente o todo ou detalhar as diversas partes que o
compõem, além de agregar diversas áreas de conhecimento;
Ser hierárquica: o processo de avaliação e planejamento permite a análise e o desenvolvimento dos componentes
a nível individual, do grupo e da sociedade.
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Sintetizando, esta construção do SEAV permitiu a reflexão e o consenso de que o serviço é uma ferramenta de
planejamento e vigilância em saúde do HUCFF, reafirmando a importância do mesmo dentro da estrutura complexa
deste hospital universitário. Na atual conjuntura, o planejamento foi pautado como um fazer constante, dinâmico e
primordial para a tomada de decisões institucionais, influenciado pela demanda e interesse da Direção Geral, e
contraposto à ideia de planejamento emergencial (que só apaga incêndio) e distante da realidade de trabalho. No que
diz respeito à vigilância, o papel do SEAV foi abordado com maior consistência ao dar continuidade à história de
estruturação do serviço e, ao mesmo tempo, ao apontar o desafio de exercer a vigilância hospitalar em saúde como
ferramenta de planejamento dentro de hospital universitário em sua inserção nas redes do SUS.
SERVIÇO DE EPIDEMIOLOGIA E AVALIAÇÃO
Organograma Relacional
A seguir, apresentamos a representação gráfica do organograma relacional e as respectivas atribuições
regimentais do Serviço de Epidemiologia e Avaliação e suas respectivas Vigilâncias:
SERVIÇO DE EPIDEMIOLOGIA E AVALIAÇÃO
Organograma Relacional
ATRIBUIÇÕES REGIMENTAIS:
SEAV (todos)
Assessorar as atividades da Direção Geral necessárias à integração do Hospital Universitário ao SUS e às políticas de educação e de saúde do
Brasil;
Assessorar, analisar e supervisionar programas e projetos específicos a serem executados pelo Hospital Universitário nas áreas de assistência,
prevenção e promoção à saúde, visando sempre à melhoria dos processos institucionais e da saúde da população;
Obter, analisar, avaliar e divulgar as informações de interesse epidemiológico e de saúde coletiva para o Hospital Universitário e para a
comunidade;
Indicar medidas de planejamento para aprimoramento dos procedimentos assistenciais e administrativos a partir da análise de informações
obtidas.
Desenvolver e participar de atividades de ensino relativas à epidemiologia de serviços, abordagens sistêmicas e à saúde coletiva;
Oferecer preceptoria aos alunos de graduação e pós-graduação em Saúde Coletiva, Medicina ou outro curso da saúde que verifique necessidade
de apresentar ao aluno o contato com o trabalho em núcleo de vigilância em saúde hospitalar.
Fornecer informações, incentivar, desenvolver e assessorar pesquisas nas áreas: clínica, operacional, da epidemiologia de serviços e de saúde
coletiva;
Transformar as atividades do serviço em produção científica, com a participação de alunos de graduação e pós-graduação do HUCFF, e de
outras unidades da UFRJ.
Vigilância Epidemiológica
Manter um sistema de informação em saúde baseado na coleta, investigação e análise dos casos de notificação compulsória referentes às
doenças transmissíveis e não transmissíveis;
Realizar a divulgação sistemática dos casos notificados, dos indicadores epidemiológicos e de assuntos de interesse em Saúde Pública, através
de relatórios e boletins epidemiológicos no HUCFF;
Estabelecer articulação intersetorial com os parceiros internos do HUCFF, visando à melhor adesão ao processo de notificação e às medidas de
prevenção e controle dos agravos;
Manter um fluxo permanente entre o HUCFF e as instâncias do Sistema de Vigilância em Saúde nos níveis nacional, estadual e municipal;
visando à constante atualização das recomendações técnicas das ações de Vigilância Epidemiológica Hospitalar;
Assessorar e articular ações de prevenção e controle de doenças ou agravos à saúde conforme as recomendações do Ministério da Saúde;
Vigilância da Mortalidade Hospitalar
Registrar, arquivar e catalogar os óbitos ocorridos no HUCFF-UFRJ, a partir da Declaração de Óbito (DO);
Investigar os óbitos ocorridos no HUCFF-UFRJ quanto ao correto preenchimento da DO e analisar o “Cuidado em saúde” prestado nesses
casos;
Propor estratégias, mediante análise feita após a investigação, que possam mudar ou consolidar ações de gestão capazes de melhorar o processo
de produção de saúde no HUCFF-UFRJ;
Buscar, selecionar e indicar os óbitos considerados pedagógicos, nas questões relacionadas às práticas terapêuticas instituídas, para a Comissão
de Análise de Óbitos (CAOb) do HUCFF-UFRJ, sob o ponto de vista da evitabilidade;
Organizar as Oficinas de Preenchimento das Declarações de Óbito (DO) para Médicos Residentes e corpo discente no sentido de adequar o
preenchimento às regras formais;
Preparar, contribuir e auxiliar políticas que possam criar ou potencializar programas em andamento, como Segurança do Paciente pelo
Ministério da Saúde;
Vigilância Hospitalar do Câncer
Coletar e classificar informações de todos os casos de câncer atendidos no HUCFF;
Produzir e divulgar sistematicamente estatísticas sobre os casos de câncer tratados no HUCFF;
Subsidiar o corpo clínico e a gestão com informações para tomada de decisões e estabelecimento de prioridades;
Avaliar o efeito geral das inovações e tratamentos utilizados na melhoria da qualidade de vida e sobrevida dos pacientes.
Vigilância de Informações Hospitalares
Monitorar a qualidade dos sistemas de informação relacionados à produção hospitalar e ambulatorial do HUCFF;
Produzir e divulgar relatórios estatísticos contendo informações acerca da produção hospitalar e ambulatorial do HUCFF;
Subsidiar o corpo clínico e a gestão com informações para tomada de decisões e estabelecimento de prioridades;
REFERÊNCIAS
1 - CHIAVENATO, I. Introdução à Teoria Geral da Administração - Edição Compacta. 4ª Ed., São Paulo: Ed. Manoli, 2014.
2 - NOVAK, J. D. CAÑAS, A. J. A teoria subjacente aos Mapas Conceituais e como elaborá-los e usá-los. Práxis Educativa, Ponta
Grossa, v.5, n.1, p. 9-29, jan.-jun. 2010. Disponível em: http://cmap.ihmc.us/docs/pdf/TeoriaSubjacenteAosMapasConceituais.pdf.
Acesso em: 28/12/2016.
3 - SENGE, P. A Quinta Disciplina - A Arte e A Prática da Organização Que Aprende - 29ª Ed., Rio de Janeiro: Ed. Best Seller, 2013.