estrutura e administração de processos

ESTRUTURA E ADMINISTRAÇÃO DE PROCESSOS
MÓDULO II - Estruturas organizacionais
2.1 Conceito e finalidade da estrutura organizacional
Estrutura é o arranjo dos elementos (diretorias, Departamentos, gerências, seções)
que compõem a organização ou a empresa; é a forma pela qual estão integrados
esses elementos. As funções da estrutura são:
• Organizar, visando ao cumprimento das metas.
• Minimizar as in fluências individuais sobre a organização.
• Permitir uma visão geral da empresa, de seus níveis de decisão, de autoridade e
de responsabilidade.
• Lembrar que deve haver uma adaptação do indivíduo à organização e não da
organização ao indivíduo.
• Mostrar qual é a situação do poder, da autoridade.
• Mostrar qual é o caminho das informações e das decisões e onde são executadas
as atividades.
Pode ser definida como o resultado de um processo através do qual a autoridade é
distribuída, as atividades desde os níveis mais baixos até a alta administração são
especificadas e um sistema de comunicação é delineado, permitindo que as pessoas
realizem as atividades e exerçam a autoridade que lhes compete para atingir os
objetivos organizacionais.
2.2 Análise das estruturas
Segundo Peter Drucker, o desenvolvimento de um modelo de estrutura
organizacional deve envolver os seguintes aspectos: análise das atividades, análise
das decisões e análise das relações.
Análise das atividades – para possibilitar uma análise adequada das atividades
desenvolvidas pelos órgãos, visando à montagem da estrutura, é necessário que se
façam as seguintes indagações:
• Quais são os trabalhos que são feitos ou que devem ser feitos?
• Quais são os que podem ser reunidos?
• Qual é a importância de cada atividade na estrutura?
Análise das decisões – os centros de decisão e os níveis de decisão de cada
órgão devem ser bem estabelecidos. Caso contrário haverá níveis de altas decisões
decidindo sobre aspectos de baixa importância, ficando sobrecarregados. Também
pode acontecer o inverso. Então, para essa análise, devem ser colocadas as
seguintes questões:
• Qual é a autoridade de cada nível?
• Qual é a responsabilidade de cada nível?
Tais perguntas ajudam a definir os níveis hierárquicos.
Análise das relações – as relações de um órgão com os órgãos superiores ou com
os órgãos subordinados, bem como com os órgãos paralelos (outras gerências,
outras diretorias ou outras seções) são muito importantes e constituem motivos de
avaliação das chefias. Os chefes ou encarregados devem estar sempre
preocupados com o bom nível dessas relações. Então, na formação da estrutura, é
importante definir como os cargos devem se relacionar com os demais cargos,
superiores, inferiores e de mesmo nível.
2.3 Representação gráfica
A representação de uma estrutura organizacional é uma representação gráfica e
chama-se organograma (desenho da estrutura de forma enxuta e abreviada). O
organograma deve mostrar:
• Os órgãos da empresa;
• A função de cada órgão, de maneira genérica;
• As vinculações e as relações entre os órgãos;
• Os níveis administrativos;
• A hierarquia.
Eventualmente, conforme o caso e a necessidade, o organograma pode mostrar
outras informações como:
• O nome do encarregado;
• O efetivo de pessoal;
• O tipo de autoridade ou de ligação hierárquica.
Na figura abaixo está o exemplo do um organograma de uma pequena empresa em
que existe um gerente e três subordinados diretos; cada subordinado tem o seu
próprio pessoal que deve ser representado abaixo de cada um.
Algumas regras devem ser observadas na elaboração de um organograma:
• Os órgãos devem ser representados por figuras geométricas, em geral o retângulo;
• Os tamanhos dos retângulos podem ser proporcionais à importância hierárquica do
órgão;
• Órgãos de assessoria devem ser ligados através de linhas horizontais;
• Os diversos tipos de autoridade podem ter as suas ligações diferenciadas pelo tipo
de linha (linha cheia, pontilhada, traço e ponto, etc.), conforme a convenção da
empresa.