Gerenciamento do Escopo

Gerenciamento do Escopo
Projeto - Ciclo de Vida

Fases
3
EXECUÇÃO /
CONTROLE
4
FECHAMENTO
2
PLANEJAMENTO
NÍVEL DE
ATIVIDADE
1
CONCEPÇÃO /
INICIAÇÃO
TEMPO
Gestão de Projetos

Concepção / Iniciação
1 - Termo de Abertura do Projeto

Planejamento
2
3
4
5
6
7

-
Declaração de Escopo
Plano de Gestão do Projeto
Solicitação de Mudanças no Projeto
Matriz de Envolvidos
Cronograma
Avaliação de Riscos
Execução / Controle
8 - Relatório de Acompanhamento de Atividades
9 - Termo de Aceite

Fechamento
10 - Termo de Encerramento
Objetivos

Apresentar os processos, ferramentas e
técnicas utilizadas para gerenciar o
escopo de um projeto
Escopo do Projeto x Escopo do
Produto
Escopo do Produto são características e
funcionalidades que caracterizam o
produto ou serviço
Escopo do Projeto é todo o trabalho que terá
que ser realizado para produzir o produto ou
serviço
O que é Gerência de Escopo
do Projeto?
Garantir que o projeto realize todo e
somente o trabalho necessário
para o seu sucesso
Características




Define e controla o que será incluído ou não
no projeto
Inclui somente os artefatos para gerenciar o
escopo do projeto e não do produto
Verificação constante para ter certeza que
todo o trabalho necessário está sendo
realizado
Impedir a realização de trabalho extra que
não faça parte do projeto.
Processos da Gerência do
Escopo
Iniciação
Controle de
Modificação de
Escopo
Verificação de
Escopo
Planejamento
de Escopo
Definição de
Escopo
Fluxo do Controle do Escopo
Controle do escopo :: Entradas

Declaração do escopo do projeto


Estrutura analítica do projeto


O principal documento gerado pelo processo Criar EAP, a
própria EAP.
Dicionário da EAP


Define, em conjunto com a EAP e o dicionário da EAP
associados a ela, a linha de base do escopo do projeto e o
escopo do produto.
Documento complementar da EAP contendo o conteúdo
detalhado dos componentes contidos em uma EAP
Plano de gerenciamento do escopo do projeto

Fornece orientação sobre como o escopo do projeto será
definido, documentado, verificado, gerenciado e controlado
pela equipe de gerenciamento de projetos
Controle do escopo :: Entradas

Relatórios de desempenho


Solicitações de mudança aprovadas


Fornecem informações sobre o desempenho do trabalho do
projeto, como as entregas provisórias que foram
terminadas;
Qualquer modificação feita na linha de base do escopo do
projeto acordada;
Informações sobre o desempenho do trabalho

Informações sobre o andamento das atividades do projeto
que estão sendo executadas para realizar o trabalho do
projeto.
Controle do escopo ::
Ferramentas e Técnicas

Sistema de controle de mudanças



Define os procedimentos para efetuar mudanças
no escopo do projeto e no escopo do produto.
inclui a documentação, os sistemas de
acompanhamento e os níveis de aprovação
necessários para autorizar mudanças
Quando o projeto é gerenciado sob um contrato, o
sistema de controle de mudanças também fica de
acordo com todas as cláusulas contratuais
relevantes
Controle do escopo ::
Ferramentas e Técnicas

Análise da variação


Determinar a causa da variação em relação
à linha de base do escopo e decidir se são
necessárias ações corretivas
As medições de desempenho do projeto
são usadas para avaliar a extensão da
variação.
Controle do escopo ::
Ferramentas e Técnicas

Replanejamento


Solicitações de mudança aprovadas que afetam o escopo do
projeto podem exigir modificações na EAP e no dicionário da
EAP, na declaração do escopo do projeto e no plano de
gerenciamento do escopo do projeto.
Sistema de gerenciamento de configuração

Garante que as mudanças solicitadas no escopo do projeto e
no escopo do produto serão cuidadosamente consideradas e
documentadas, antes de serem processadas pelo processo
Controle integrado de mudanças.
Controle do escopo :
Saídas

Declaração do escopo do projeto (atualizações)


Estrutura analítica do projeto (atualizações)


Se as solicitações de mudança aprovadas afetarem o escopo
do projeto, então a declaração do escopo do projeto será
revisada e refeita.
Se as solicitações de mudança aprovadas afetarem o escopo
do projeto, então a EAP é revisada e refeita para refletir as
mudanças aprovadas.
Dicionário da EAP (atualizações)

Se as solicitações de mudança aprovadas afetarem o escopo
do projeto, então o dicionário da EAP é revisado e refeito
para refletir as mudanças aprovadas.
Controle do escopo :: Saídas

Linha de base do escopo (atualizações)


A declaração do escopo detalhada do
projeto, a EAP e o dicionário da EAP
associados a ela.
Mudanças solicitadas

Os resultados do controle do escopo do
projeto podem gerar mudanças solicitadas,
que são processadas para revisão e
destinação de acordo com o processo
Controle integrado de mudanças do
projeto.
Controle do escopo :: Saídas

Ações corretivas recomendadas


Qualquer passo recomendado para que o desempenho
futuro esperado do projeto fique de acordo com o plano de
gerenciamento do projeto e com a declaração do escopo do
projeto.
Ativos de processos organizacionais (atualizações)

As causas das variações, as razões que motivaram as ações
corretivas escolhidas e outros tipos de lições aprendidas do
controle de mudanças do escopo do projeto são
documentados e atualizados no banco de dados histórico
dos ativos de processos organizacionais.
Controle do escopo :: Saídas

Plano
de
gerenciamento
(atualizações)

do
projeto
Se as solicitações de mudança aprovadas afetarem
o escopo do projeto, então a linha de base dos
custos e os documentos dos componentes
correspondentes, e as linhas de base do
cronograma do plano de gerenciamento do
projeto, são revisados e refeitos para refletir as
mudanças aprovadas.
Fluxograma de Processo do
gerenciamento do escopo do projeto
Iniciação
Qual a finalidade do processo
de Iniciação?
É o processo responsável por formalizar a
existência de um projeto ou que o mesmo
deva continuar na próxima fase
Elementos do Processo de
Iniciação
Iniciação :: Entradas

Product Description




Documento extremamente importante contendo a
descrição do produto ou serviço que será gerado
pelo projeto
Deve conter o relacionamento claro com o negócio
que será beneficiado com a sua criação
Esta descrição deverá ser detalhada à medida que
o projeto for evoluindo
A forma e conteúdo variam, mas deve prover
informação
suficiente
para
suportar
o
planejamento do projeto
Iniciação :: Entradas

Strategic Plan (Planejamento Estratégico)


Project Selection Criteria
Selação de Projetos).


O projeto a ser desenvolvido deve estar alinhado
com o plano estratégico da empresa
Critérios definidos para
(financeiro, mercado, etc)
Historical
Históricas)



Information
(Critérios
para
escolha de projetos
(Informações
Sobre resultados de seleções anteriores de
projetos
Sobre desempenho de projetos anteriores
Sobre os resultados de fases anteriores do projeto
Iniciação :: Ferramentas e Técnicas

Project selection methods (Métodos de Seleção de
Projeto)

Visa a mensuração do projeto para efeitos de comparação
durante a seleção. Duas categorias:

Benefit measurement (abordagem comparativa)






Murder Board
Peer review
Modelos de pontuação (scoring models)
Modelos econômicos
Benefícios comparados a custos
Constrained optimization (abordagem matemática)




Programação
Programação
Programação
Programação
linear
inteira
dinâmica
multi-objetivo
Iniciação :: Ferramentas e Técnicas

Expert judgment (Avaliações
Especializadas)


Julgamento de especialistas e consultores
pode ajudar na decisão de fazer ou não o
projeto
Experts:




Colegas ou outras unidades da empresa
Consultores
Stakeholders, incluindo os clientes
Associações técnicas
Iniciação ::
Resultado Principal
Resultado ::
O que é Project Charter?
Documento que formaliza a existência de um
projeto e estabelece a autoridade e
responsabilidade do gerente de projeto para
a realização das atividades
Resultado :: Conteúdo do Project
Charter (Abertura do Projeto)


Identificação da autoridade do gerente sobre
o projeto para alocação de recursos
Incluir ou ter referências para outros
documentos contendo:


A necessidade e relacionamento com o negócio
que o produto/serviço pretende atender
Resumo do produto


Descrição do produto ou serviço
Motivação para o seu desenvolvimento
Resultado :: Project Charter
nas Empresas
O contrato assinado para um projeto
pode servir como project charter
Resultado :: Project Charter
é...




Criado por um gerente externo ou de
um nível alto na empresa e não pelo
gerente de projetos ou pela equipe
Criado durante a fase inicial
Não é evolutivo
Não necessita de mudança quando
ocorrem mudanças no projeto
Planejamento do Escopo
Qual a finalidade do processo
Planejamento do Escopo?
Processo responsável por planejar,
elaborar e documentar
progressivamente o trabalho a ser
realizado no projeto
Elementos do Processo
Planejamento do Escopo
Planejamento do Escopo ::
Entradas

Descrição do Produto (Product description)


Project charter


Documento que reconhece formalmente a existência do
projeto.
Restrições (Constraints)


Características do produto ou serviço que o projeto está
incumbido de criar.
Fatores que limitarão as opções da equipe de gerência do
projeto.
Premissas (Assumptions)

Fatores que para os propósitos de planejamento são
considerados verdadeiros.
Planejamento do Escopo ::
Ferramentas e Técnicas

Análise do Produto (Product Analysis)
Visa obter conhecimento sobre o produto a ser
desenvolvido
Análise do custo/benefício (Benefit/cost analysis)
 Estimativa dos custos e benefícios tangíveis e
intangíveis e análise de ROI e payback period.



Identificação de alternativas



Brainstorming
Lateral thinking
Avaliação especializada
Planejamento do Escopo ::
Resultado Principal

Declaração do Escopo (Scope Statement)

Documento base para delinear um
entendimento comum sobre o escopo do
projeto entre todos os “stakeholders”.
Conteúdo do
“Scope Statement”

Deve incluir ou conter referências para:




Justificativa para o projeto (project justification)
Sumário sobre o produto ou serviço (project’s
product)
Lista do que será disponibilizado ao término do
projeto, incluindo os sub-produtos (project
deliverables)
Objetivos do projeto de forma quantitativa para
que possa ser avaliado o sucesso do projeto
(project objectives)
Planejamento do Escopo ::
Outros Resultados


Plano de gerência do Escopo (Scope
Management Plan)
 Documento que descreve como o escopo do
projeto será gerenciado e como mudanças serão
integradas ao projeto
 Deverá indicar como as mudanças serão
identificadas e classificadas
 Pode ser formal ou informal, muito ou pouco
detalhado
 É um componente do Project Plan
Detalhamento do Suporte (Supporting detail)
Definição do Escopo
Qual a finalidade do processo
Definição do Escopo?
Detalhamento do que será disponibilizado
em partes menores, mais detalhadas e
gerenciáveis, com a finalidade de:



Ter um visão melhor para avaliação de
cronograma, custos e recursos
Padrões para medição de performance e
controle (baselines)
Atribuição de responsabilidades
Definição do Escopo

A definição apropriada do escopo é um ponto
crítico para sucesso do projeto
”Quando existe uma definição pobre do escopo, pode
ser esperado um custo final do projeto mais alto por
causa de inevitáveis mudanças que rompem com o
ritmo do projeto, causam retrabalho, aumentam o
tempo do projeto e diminuem a produtividade e o moral
da força de trabalho”
Elementos do Processo
“Definição do Escopo”
Definição do Escopo ::
Entradas

Declaração do Escopo


Restrições


Documentação que servirá de base para tomada
de decisões futuras no projeto e para confirmar ou
desenvolver um entendimento comum do escopo
entre as partes envolvidas
fatores que limitarão as opções da equipe de
gerência do projeto
Premissas

fatores que, para os propósitos do planejamento,
são consideradas verdadeiros, reais, ou certos
Definição do Escopo ::
Entradas

Saídas de outros planejamentos


As saídas dos processos de outras áreas de
conhecimento devem ser revisadas para previsão
de possíveis impactos no detalhamento do escopo
do projeto
Informações Históricas

As informações históricas sobre projetos
anteriores devem ser consideradas durante o
detalhamento do escopo
Definição do Escopo ::
Ferramentas e Técnicas

Modelos de estrutura analítica do projeto (work
breakdown structure templates)



é um agrupamento orientado ao subproduto (deliverableoriented) dos elementos do projeto que organiza e define o
escopo total do projeto
é freqüentemente usada para elaborar ou confirmar um
entendimento comum do escopo do projeto
Decomposição


Técnica para dividir os produtos que serão disponibilizados
(deliverables) em unidades menores (sub-produtos) que
possam ser gerenciadas
Deve fornecer detalhes suficientes para todas as outras
etapas (planejamento, execução, controle e finalização)
Definição do Escopo ::
Resultado Principal
Estrutura Analítica de Projetos (EAP).
Work breakdown structure (WBS).
Definição do Escopo ::
Resultado Principal :: WBS

O que é uma WBS?




Agrupamento e decomposição de todas as tarefas
que serão realizadas no projeto definindo o seu
escopo
O que não está na WBS está fora do escopo do
projeto
Tem a mesma estrutura de índice para um livro
Existem padrões/templates que podem servir de
base para a sua elaboração
Exemplo WBS
1. Software
Release 1.0
1.1 Levantar
Requisitos
Especificação
Técnica
Implementação
Code of Activity
Manuais
...
1.1.1Fazer
apresentações
Elaborar casos
De uso
Protótipo
Parte Geral
1.1.2 Fazer
reuniões
Elaborar
Modelo dados
Módulo AAA
Módulo AAA
Especificação
telas
Módulo BBB
Módulo BBB
1.2 Manuais
Montando uma WBS


Deve ser montada a partir do escopo do
produto e do projeto
O primeiro nível é montado a partir de


Fases do projeto
Cada atividade incluída deve contribuir
para geração do produto ou subproduto
Montando uma WBS (cont.)



Cada nível é um detalhamento da atividade
superior
Cada atividade pode receber um identificador
único (code of activity) que pode ser
estabelecido de forma hierárquica, ajudando
na sumarização de custos e recursos
A WBS deve ser detalhada até chegar em
atividades que o gerente de projetos consiga
gerenciar (work packages)
Definição do Escopo ::
Resultado Principal :: WBS

Benefícios da WBS






Fornece uma visão gráfica do escopo do projeto
Previne o esquecimento e a falta de entendimento
sobre as atividades
Facilita comunicação entre todos os “stakeholders”
Fornece ao time uma visão do todo
Fornece uma base segura para estimativas de
custo, tempo e recursos
Forma de PROVAR necessidade de recursos, custo
e tempo
WBS é a informação básica
para todo o projeto
Estimativas
RH
WBS
Diagramas
Riscos
Definição do Escopo::
Resultado Principal :: WBS

Outros tipos de Estruturas





CWBS (contractual WBS): define o nível de relato do
fornecedor
OBS (Organizational Breakdown Structure): relação das
atividades da WBS com as unidades organizacionais
RBS (Resource Breakdown Structure): relação das atividades
da WBS com os recursos
BOM (Bill of Materials): visão hierárquica da composição de
um produto para a sua fabricação
PBS (Project Breakdown Structure): mesmo que WBS, é
utilizado quando se usa incorretamente WBS com o
significado de BOM
54
Verificação do Escopo
Qual a finalidade do processo
Verificação do Escopo
Obter a aceitação formal do escopo do
projeto pelos “stakeholders”
Processo contínuo visando garantir que todas as
atividades sejam realizadas corretamente e
satisfatoriamente
Elementos do Processo
Verificação do Escopo
Verificação do Escopo ::
Entradas

Work results




Produtos ou subprodutos completados
Padrões de qualidade
Custos
Product documentation



Especificações
Documentos Técnicos
Desenhos
Verificação do Escopo ::
Entradas
Estrutura Analítica do Projeto
(WBS)
Verificação do Escopo ::
Entradas

Scope Statement (Declaração do
Escopo)




Tomada de deisões futuras
Entendimento comum entre Stakeholders
Necessita de revisões e refinamentos
Project Plan (Plano do Projeto)

Documento para gerenciar a execução do
projeto
Verificação do Escopo ::
Ferramentas e Técnicas

Inspeção


Atividades como medição, exames e testes,
verificando se tudo está realizado conforme
os requisitos
Também chamadas de revisões, auditorias
e “walkthroughs” (Orientações), embora
esses termos tenham significados
diferentes em algumas áreas.
Verificação do Escopo ::
Resultado

Documento formal que o cliente aceitou o
produto ou subprodutos de uma fase ou
do final do projeto
Controle da Mudança de
Escopo
Qual a finalidade do processo
Controle da Mudança de Escopo



Garantir que mudanças sejam acordadas por
todos
Determinar quando uma mudança ocorreu
Gerenciamento de uma mudança quando/se ela
ocorrer
Elementos do Processo
de Controle da Mudança de Escopo
Atividade!
Aplicação em Prática “ Projeto já
Existente”
Elementos do Processo de
Iniciação
Elementos do Processo
Planejamento do Escopo
Elementos do Processo
“Definição do Escopo”
Elementos do Processo
Verificação do Escopo
Elementos do Processo
de Controle da Mudança de Escopo