Sistemas de Informação e a Importância da Gestão dos Dados nas

Sistemas de Informação e a
Importância da Gestão dos
Dados nas Organizações
Andreia de Jesus
APRESENTAÇÃO
1. Os diferentes tipos de sistemas de
informação.
2. A diferença entre dado, informação e
conhecimento.
3. BI (Business Intelligence) e a
importância da gestão dos dados
4. Estudo de Caso: Secretaria de Estado
da Educação do Paraná - SEED
TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO
O que é um sistema?
“Um sistema pode ser definido como um complexo de elementos em
interação.“ (BERTALANFFY, L. V. Teoria geral dos sistemas.
Petrópolis: Vozes,1973.)
“Sistema é um conjunto de componentes e processos que visam
transformar determinadas entradas em saídas.” (TORRES, N. A.
Competitividade empresarial com a tecnologia de informação.
São Paulo: Makron Books, 1995.)
O que é um sistema?


Um sistema pode ser dividido em
subsistemas. Cada subsistema possui seus
elementos, e pode ser decomposto até o nível
desejado de detalhamento.
Um sistema pode compor-se,sucessivamente,
de subsistemas que se relacionam entre si,
compondo um sistema maior.
É importante frisar que por mais que possamos fragmentar sistemas em
subsistemas, não se deve perder a visão do sistema como um todo. Um
sistema não é a soma de partes, mas sim o resultado da interação entre
elas.
Uma organização pode ser
considerada um sistema?

Uma organização é uma estrutura social
formal e estável, que emprega recursos do
ambiente e os processa para produzir saídas
(LAUDON.K.C.; LAUDON, J.P. Sistemas de informação com
internet. 4. ed. Rio de Janeiro: LTC, 1999)

Toda organização tem:



Entradas: capital, trabalho e insumos;
Processamento: transformação dos insumos;
Saídas: produtos ou serviços.
Sistemas Organizacionais
SISTEMA
OBJETIVO
ENTRADA
PROCESSAMENTO
SAÍDA
Fábrica de
Bicicleta
Fabricar e
comercializar
bicicletas de
melhor
qualidade.
Armação,
Componentes,
Trabalho,
Suprimentos.
Solda, pintura,
montagem.
Bicicletas
acabadas.
Universidade
Aquisição e
desenvolvimento de
conhecimento.
Estudantes,
Professores,
Administradores,
Livros,
Equipamentos.
Ensino,
pesquisa,serviços.
Estudantes
Cultos,
Pesquisa
significativa,
serviços à
comunidade
Serviço de
Saúde
Serviço de
saúde de
melhor
qualidade.
Médicos,
Pacientes,
Enfermeiros,
Equipamentos.
Diagnóstico, cirurgias,
medicamentos, testes.
Pacientes
saudáveis e
orientados.
Serviço à
comunidade.
Sistemas de Informação (SI)


Sistema de informação é um conjunto de componentes interrelacionados, desenvolvidos para coletar, processar, armazenar e
distribuir informação para facilitar a coordenação, o controle, a
análise, a visualização e o processo decisório. (LAUDON.K.C.;
LAUDON, J.P. Sistemas de informação com internet. 4. ed. Rio de
Janeiro: LTC, 1999);
É uma combinação estruturada de informação, recursos humanos,
tecnologias de informação e práticas de trabalho, organizado de forma
a permitir o melhor atendimento dos objetivos da organização.
(CASSARRO, A. Sistemas de informações para tomada de decisões.
São Paulo: Pioneira, 1994.
É preciso um computador para ter um sistema de informações?
Atividades de um Sistema
Sistemas de Informação (SI)
BASEADO EM COMPUTADOR
Abordagem Sociotécnica dos SI
PESSOAS
usuários
SISTEMAS DE
INFORMAÇAO
TECNOLOGIAS
- software
-hardware
- banco de dados
- comunicações
ORGANIZAÇÕES
procedimentos
Principais Classificações dos
Sistemas de Informação

Segundo:



Abrangência
Organizacional;
Áreas funcionais;
Níveis
Organizacionais.
Níveis Organizacionais
Nível
Adicional
Conhecimento
Planos
Táticos
Planos
Operacionais
Fluxo de Caixa
Planejamento
Financeiro
Investimentos
Aplicações
Produção
Planejamento
Estratégico
Planejamento
da Produção
Manutenção
Abastecimento
Alcance dos
Objetivos
Departamentais
Vendas
Planejamento
de Marketing
Propaganda
Planejamento
de RH
Treinamento
Fonte: Chiavenato; Sapiro – 2003
Níveis Organizacionais
Operacional
Os sistemas de informação dão suporte:


No processamento e acompanhamento das
atividades cotidianas e transações rotineiras
de uma empresa: entrada de pedidos de
venda, emissão de notas fiscais,
requisições de materiais, lançamentos de
produção, registro de pessoal.
Esses sistemas empresariais básicos são
denominados Sistemas de
Processamento de Transação (SPT).
Níveis Organizacionais
Operacional
Níveis Organizacionais
Operacional


Os SPT são sistemas de informação altamente
estruturados, pois tanto os dados que entram no
sistema como as regras pelas quais serão
processados são previamente conhecidos.
Alguns SPT são vitais para determinadas empresas
na condução de seus negócios. São considerados
sistemas de missão crítica, pois uma interrupção em
seu funcionamento pode prejudicar a operação da
empresa.
Níveis Organizacionais
Operacional
Características dos SPT:

Processa grandes volumes de dados.

Necessita de alta velocidade de processamento devido ao volume alto.


A maioria das fontes de dados é interna e a saída é destinada principalmente a um
público interno.
Processa informações regularmente: diariamente, semanalmente, duas vezes por
semana ou por transação.

Exige uma grande capacidade de armazenamento (banco de dados).

Os dados recebidos e enviados são organizados e formatados de modo padrão.

Alto nível de detalhamento dos dados.

Pouca complexidade de cálculo (operações matemáticas e estatísticas simples).

Necessita de alto nível de precisão, integridade de dados e segurança.

Requer muita confiabilidade de processamento, pois interrupções no fluxo dos dados
podem ser fatais para a organização.
Níveis Organizacionais
Gerencial


No nível gerencial das empresas estão as
atividades relacionadas com a monitoração
e o controle das atividades rotineiras. Os
sistemas de nível gerencial são projetados
para servir de suporte a essas atividades.
Apoio a tomadas de decisões nãorotineiras, por meio de simulações e
análise de cenários.
Níveis Organizacionais
Gerencial


Sistemas de informação gerenciais (SIG)
Sistemas de apoio à decisão (SAD).
Níveis Organizacionais
Gerencial


SIG proporcionam aos gerentes relatórios e
consultas sobre o desempenho atual e registros
históricos da empresa, de forma a apoiar as
atividades de planejamento, controle e tomada de
decisão.
SIG fornecem resumos sobre as operações
básicas (transações operacionais) da empresa.
Os dados de transações básicas, arquivados
pelos SPT, são agrupados (ou sintetizados) e
apresentados num formato preestabelecido.
Níveis Organizacionais
Gerencial
SIG – Exemplo de Relatório de Análise de Vendas
CÓDIGO DO DESCRIÇÃO
ITEM
VOLUME
2004
VOLUME
2003
AUMENTO
%
447
Meia
Vermelha
71.020
65.662
8,15
762
Meia para
tênis listrada
44.875
49.722
-9,02
331
Sacola
Esportiva
22.611
20.553
10,01
Níveis Organizacionais
Gerencial
RELATÓRIOS
PERIÓDICOS
PROGRAMADOS
Relatórios gerados em formatos préespecificados,
projetados para fornecer
informações em uma base regular, por
exemplo, diária, semanal, mensal.
RELATÓRIOS DE
EXCEÇÃO
Os relatórios são produzidos apenas quando
ocorrem condições excepcionais, ou são
produzidos periodicamente, mas contêm
informações apenas sobre essas condições
excepcionais; esse tipo de relatório reduz a
sobrecarga de informações, já que evita
enviar aos tomadores de decisão relatórios
periódicos detalhados da atividade
empresarial.
RELATÓRIOS POR
DEMANDA
São desenvolvidos para fornecer informações
específicas a pedido de um gerente.
Níveis Organizacionais
Gerencial
Características dos SIG:
• Dão suporte a decisões estruturadas nos níveis operacional e
de controle gerencial; também são úteis à alta administração.
• Geralmente são orientados para relatórios e controle;
• São projetados para relatar as operações existentes e, então,
ajudar a cuidar do controle das operações diárias.
• Baseiam-se em dados corporativos existentes e fluxos de
dados.
• Geralmente ajudam na tomada de decisão usando dados
passados e presentes.
• Têm uma orientação mais interna do que externa.
Níveis Organizacionais
Gerencial
SAD: têm por objetivo dar suporte a decisões
menos rotineiras e estruturadas, e não
facilmente especificadas com antecipação.
SAD: fornecem suporte computacional
interativo durante o processo de tomada de
decisão. Os usuários podem trocar
suposições, fazer novas perguntas e incluir
novos dados.
Níveis Organizacionais
Gerencial
Exemplos SAD:
• Seleção de preço e rota numa companhia
aérea.
• Padrões de compra do cliente;
• Localização da loja e composição (mix) de
estoque numa cadeia de lojas de
eletrodomésticos.
Níveis Organizacionais
Gerencial
Componentes Básicos do SAD:
Interface do
Usuário
Base de Modelos
Analíticos
Banco de
Dados do SAD
Dados internos e externos
Níveis Organizacionais
Gerencial
ATIVIDADES E EXEMPLOS DOS PRINCIPAIS TIPOS DE MODELAGEM ANALÍTICA
ANÁLISE DO TIPO WHAT
IF
Observar como as mudanças de variáveis selecionadas
afetam outras variáveis. Exemplo: e se reduzíssemos a
propaganda em 10%? O que aconteceria com as
vendas?
ANÁLISE DE
SENSIBILIDADE
Observar como mudanças repetidas em uma única
variável afetam outras variáveis. Exemplo: vamos
reduzir a propaganda em 1.000 reais repetidamente de
forma que possamos entender sua relação com as
vendas.
ANÁLISE DE BUSCA DE
METAS
Fazer repetidas mudanças em variáveis selecionadas
até que uma variável escolhida alcance um valor alvo.
Exemplo: experimentemos aumentos na propaganda
até que as vendas atinjam 1 milhão de reais.
ANÁLISE DE
OTIMIZAÇÃO
Encontrar um valor ótimo para variáveis selecionadas
dadas certas restrições. Exemplos: qual o melhor
montante de propaganda, considerando nosso
orçamento e escolha de mídia?
Níveis Organizacionais
Gerencial
Os SAD’s:
• Oferecem aos usuários flexibilidade, adaptabilidade e
uma resposta rápida.
• Operam com pouca ou nenhuma assistência de
programadores profissionais.
• Proporcionam suporte para decisões e problemas
cujas soluções não podem ser especificadas com
antecedência.
• Usam sofisticadas análises de dados e ferramentas de
modelagem.
Níveis Organizacionais
Estratégico
• A alta administração usa uma categoria de
sistema de informação chamada de Sistemas
de Informação Executiva (EIS).
• Os EIS fornecem acesso rápido a informações
atualizadas, de forma bastante amigável,
fazendo uso intensivo de recursos gráficos
(cores, símbolos, ícones, botões, imagens e
gráficos), e capacidade de multivisão (manuseio
de diversas mídias, mostrando numa mesma
tela, gráficos, textos e tabelas).
Níveis Organizacionais
Estratégico
Os EIS viabilizam:
• Facilidade de uso;
• Manipular uma variedade de dados internos e
externos,quantitativos e qualitativos;
• Executar sofisticadas análise de dados;
• Fornecer flexibilidade;
• Oferecer recursos abrangentes de
comunicações com outros gerentes;
DADO, INFORMAÇÃO E CONHECIMENTO
Dado
• Um conjunto de fatos a respeito do mundo;
• São geralmente quantificados;
• São facilmente capturados e arquivados em
computadores;
• Não permitem julgamentos ou significados;
• Não constituem base para a ação
Elementos brutos, sem significado, desvinculado da realidade.
Informação
• Um conjunto de dados conjugados que
possuem relevância e propósito;
• Pode ser transformada pela análise
humana e julgamento;
• Pode ser arquivada em documento ou em
arquivos virtuais;
• Constitui base para a ação.
Dados com significado, relevância e propósito.
Conhecimento
• Um conjunto organizado e estruturado de
informações a respeito do mundo;
• Requer intervenção humana e inteligente;
• Proporciona comparações;
• Permite deduções;
• Proporciona implicações;
• Está relacionado com o que as outras
pessoas pensam.
Informação com valor adicionado pela mente humana reflexão, síntese e contexto.
Transformação de Dados em
Informação
(Davenport & Prusak)
 Contextualização: extração de significado, dentro
de um contexto
 Categorização: identificação dos componentes
essenciais dos dados
 Cálculo: tratamento estatístico dos dados
 Correção: eliminação de dados com erros
 Condensação: apresentação dos dados de forma
concisa, resumida, sintética
Transformação de Informação em
Conhecimento
(Davenport & Prusak)
 Comparação: de que forma as informações
relativas a uma dada situação se comparam a outras
situações conhecidas?
 Consequências: que implicações estas
informações trazem para as decisões e tomadas de
ação
 Conexões: quais as relações deste novo
conhecimento com o conhecimento já acumulado?
 Conversação: o que as outras pessoas pensam
desta informação?
A Informação e as
Organizações




Recursos para as organizações atingirem
seus os objetivos: materiais, humanos e
financeiros.
Informação explícita e sutil.
Informação de Qualidade.
O propósito básico da informação é o de
habilitar a empresa a alcançar seus objetivos.
“Um indivíduo sem informações não pode assumir
responsabilidades; um indivíduo que recebeu informações
não pode deixar de assumir responsabilidades.”
Tipos de Informação nas
Organizações


Informações Operacionais

Um pedido de compra a um fornecedor.

Uma lista de entradas e saídas em estoque para uma
atualização quantitativa e financeira dos mesmos.

Transações de venda de produtos aos distribuidores.
Informações Gerenciais

Total de requisições de materiais emitidas ao longo do
mês.

O giro do estoque num determinado período.

A rentabilidade por produto.

As vendas por segmento de mercado.
Tipos de Informação nas
Organizações




Internas: refletem as operações da empresa.
Externas: provêm de clientes, fornecedores, do
mercado, das publicações e fontes
especializadas, etc.
Formais (estruturadas) : São aquelas oriundas da
imprensa, bases de dados,informações científicas,
informações técnicas, documentos da empresa,
etc.
Informais (não estruturadas): São aquelas obtidas
em conversas, reuniões, palestras, e-mails,
notícias de jornais, boatos, etc.
BI (BUSINESS INTELLIGENCE E A
IMPORTÂNCIA DA GESTÃO DOS
DADOS)
Gestão de Dados
É fundamental para o funcionamento
normal dos Sistemas de informação
da empresa
Quanto. . .
O que
aconteceria se. .
.
Sem dados e a capacidade de
processá-los, uma organização não está
apta a executar com efetividade suas
atividades.
Quando . . .
Gestão de Dados
MANEIRA MAIS
MODERNA DE GESTÃO
DE DADOS NAS
ORGANIZAÇÕES
SGDB
Banco de Dados
UTILIZAÇÃO DE
FERRAMENTAS
SISTEMAS
GERENCIADORES
DE BANCO DE
DADOS (SGDB)
São conjuntos de registros dispostos em
estrutura regular que possibilita a
reorganização dos mesmos e produção
de informação.
Gestão de Dados
Realidade dos Bancos de Dados nas Organizações
SAE
SERE
SEJA
SICAPE
QUIM
SACIR
Merenda
Professores
Índices
Educacionais
Obras
Alunos
Escolas
Educação
Especial
RH
Infraestrutura
Dados
Água e luz
Gestão de Dados
• O que queremos? INFORMAÇÃO!
• Mas como obter a informação necessária?
Dados de professores
Dados de alunos
Situação dos projetos que
estão sendo executados
Dados das escolas
Informações sobre as
índices educacionais
Informações sobre a
merenda
BUSSINESS
INTELLIGENCE (BI)
• Definição: é uma metodologia de utilização de
informação já disponível para auxiliar os
tomadores de decisão a tomar decisões
melhores e mais rápidas.
• O foco é na geração de relatórios dinâmicos.
• Não há a necessidade de conhecimentos
técnicos profundos sobre as ferramentas de BI.
• BI envolve diversas tecnologias e processos.
• Geralmente é implementado como ferramenta
para visualização de dados.
Estrutura Geral - BI
Modelagem
Dimensional
• Base do modelo dimensional:
– Medidas (ou indicadores): valor numérico totalizado utilizado
para monitorar o negócio.
– Dimensões: lista independente de valores que filtrados afetam o
cálculo da medida.
• O que torna o Data Warehouse mais poderoso é que
informações que se situam em vários sistemas,
planilhas e arquivos espalhados por todos os setores da
empresa, são reunidos em um banco de dados de forma
dimensional, sendo assim tendo informações unificadas
e padronizadas em um mesmo local.
Modelagem
Dimensional
• As dimensões representam as possíveis formas
de visualizar os dados.
• A base para o entendimento de qualquer negócio
é responder a 4 perguntas fundamentais:
–
–
–
–
Quando? (Período de tempo a que se refere a análise)
O que? (O principal objetivo de análise)
Onde? (Localização física ou geográfica para análise)
Quem? (Um objeto específico e detalhado para análise
- opcional)
ESTUDO DE CASO: SECRETARIA DE
ESTADO DA EDUCAÇÃO DO PARANÁ
Ambiente SEED
• Complexidade da Área da Educação.
• Diversidade de Departamentos e Equipes
de Trabalho.
• Diversidade de Sistemas de Informação
(SERE, SAE, META4, SICAPE, SEJA,
SACIR, Sistema de Obras, etc.).
• Parceria com a Celepar.
Proposta do Projeto BI
no Estado
GOVERNADOR
SECRETÁRIOS
SEED
SEFA
SEAP
SEPL
BI – Educação: Bases de Dados
ESTRATÉGICO
TÁTICO / GERÊNCIAL
OPERACIONAL
BI
EDUCAÇÃO
CONSULTA ESCOLA, SEED
EM NUMEROS
SERE, SAE, SACIR, SICAPE ....
Visões da Educação
Desenvolvidas
• Briefing - Secretário
– Fontes de Dados:
•
•
•
•
•
•
•
SERE (Sistema Estadual de Registro Escolar);
SEJA (Sistema de Educação de Jovens e Adultos);
SAE (Sistema de Administração da Educação);
QUIM (Quadro de Indicadores e Metas);
Paraná Alfabetizado;
Cadastro de Autoridades;
Sistema de Obras.
Os dados são extraídos DIARIAMENTE dos sistemas.
Visões da Educação
Desenvolvidas
• Alocação de Profissionais
– Fonte de Dados:
• Sistema SAE – Sistema de Administração da
Educação
Os dados são extraídos MENSALMENTE
do sistema.
Visões da Educação
Desenvolvidas
• Gestão Educacional
– Fonte de Dados:
• SERE (Sistema Estadual de Registro Escolar);
• SEJA (Sistema de Educação de Jovens e Adultos);
• SAE (Sistema de Administração da Educação).
As informações referentes aos alunos são extraídas
DIARIAMENTE.
OBS: Valores e quantitativos têm como base a partir de
2010.
Apresentação dos Briefings
•
•
•
•
Estado
Núcleo Regional da Educação – NRE
Município
Escola
[email protected]
OBRIGADA PELA ATENÇÃO!