técnicas de racionalização de processos

TÉCNICAS DE RACIONALIZAÇÃO DE PROCESSOS
MÓDULO 2
Iniciaremos este capítulo apresentando outros tipos de organogramas
tradicionais. Vejamos:
Organograma de Distribuição Geográfica
Departamento de
Navegação Civil
Região Norte
Região Sul
Região Centro-oeste
Organograma por tipo de cliente ou por clientela
Escola de Idiomas
“O Poliglota”
Curso de Inglês
Curso de Espanhol
Curso de Francês
Organograma por Produção
Camisaria “Veste
Bem”
Produção Masculina
Produção Feminina
Produção Infantil
Organograma por Turno de Trabalho
Fábrica de Motores
“Potenci”
Turno Diurno
Turno Noturno
Organograma de Departamentalização por Projeto
Presidência
Projeto “Alfa”
Diretoria de Projetos
Diretoria Financeira
Projeto “Beta”
Projeto “Gama”
Diretoria Comercial
Organograma de Departamentalização por Processos
Setor de
Produção
Corte
Costura
Acabamento
Estocagem
As Modernas Estruturas Organizacionais
Ao que chamamos hoje, de estrutura organizacional é produto resultante
dos seguintes fatores:
1.
2.
3.
4.
5.
Desenvolvimento das antigas organizações com vista a evitar os
erros que cometiam e as deixavam em desvantagem;
Surgimento e desenvolvimento da mentalidade orgânica e da visão
sistêmica
Rápida evolução da sociedade atual;
Aumento da competitividade;
Evolução tecnológica.
Estes fatores, típicos de uma sociedade em evolução, formam os
responsáveis pelo surgimento das modernas formas de organização, cujas
características em nada se parecem com os antigos métodos de organização.
Atualmente, os sistemas organizacionais são do tipo híbrido, com
ausência de rigidez em sues padrões. Situações temporárias e flexibilidade
também são constantes nos novos sistemas organizacionais.
Por exemplo, hoje uma estrutura pode atender completamente as
necessidades de uma organização, porém, com a constante modificação da
sociedade, essa mesma estrutura poderá sofrer modificações para tentar se
adequar a que o momento está exigindo.
Vejamos algumas estruturas:
Estrutura com Base em Função
Este tipo de estrutura se caracteriza por conseguir reunir num mesmo
órgão todas as atividades denominadas Análogas e Interdependentes. Este
órgão geralmente é chamado de departamento. Por exemplo, numa estrutura
com base em função as atividades relacionadas com comercialização são
reunidas no departamento comercial.
Exemplo:
Gerência
Administrativa
Departamento de
Produção
Departamento de
Finanças
Departamento
Comercial
Setor de Pesquisa de
Mercado
Setor de Compras
Setor de Contas a
Pagar
A Estrutura com base em função é bastante centralizadora,
consequentemente há uma tendência de que todos os componentes de um
departamento tornem-se especialistas somente nas suas áreas. Observa-se
com freqüência a existência de conflitos com outros departamentos,
prejudicando, assim, a mentalidade orgânica e a visão sistêmica,
imprescindíveis para a estrutura.
Atenção!
Quando as decisões passarem a demandar um tempo além do normal
para serem tomadas e a burocracia estiver muito acentuada, é hora de dar
início a um necessário processo de mudanças.
Uma das principais características desse tipo de estrutura é que cada
área dedica-se exclusivamente a uma função, o que gera uma especialização
profunda na mesma, por isso é mais indicada para produções repetitivas. Essa
especialização traz algumas vantagens para o colaborador, pois o garante uma
melhor perspectiva em sua carreira. No caso da empresa, essa também se
beneficia com esse tipo de estrutura, pois, uma vez que normas e
procedimentos estão uniformizados, os defeitos tendem a diminuir, garantindo
assim, uma melhoria na qualidade dos produtos.
A grande desvantagem da estrutura com base em função é que ela não
favorece a cooperação entre os indivíduos. Também podemos citar como
desvantagem a preocupação individual de cada função, tornando a
centralização fortemente identificada.
Estrutura Divisional
A estrutura Divisional surge para tentar minimizar as desvantagens
presentes nas estruturas com base em função. Tem uma característica
unidimensional, ou seja, tem sempre foco único, seja ele um processo de
fabricação, um produto específico etc.
As divisões são formadas a partir da reunião de atividades semelhantes.
Cada divisão trabalha com vistas em suas próprias metas, que inclui
orçamentos, cronogramas e outras variáveis próprias da divisão.
A grande vantagem desta estrutura é que ela facilita a gerencia, uma
vez que cada líder conhece intensamente suas metas, bem como as
estratégias que poderá desenvolver para alcançá-las. Outra grande vantagem
é que o gerente da divisão tem a oportunidade de conhecer em detalhes a
todos que fazem parte de seu grupo de trabalho, permitindo-o uma melhor
utilização dos conhecimentos destes.
Neste caso a grande desvantagem é em relação à integração com
outras divisões da empresa, uma vez que o trabalho é realizado de forma tão
centralizada. Isso pode acarretar um aumento nos custos operacionais.
Estruturas Contemporâneas
Esse tipo de estrutura surgiu recentemente e servem a determinados
tipos de organizações.Por conta das rápidas mudanças no cenário empresarial
as empresas têm optado por trabalhar com uma estrutura que seja o mais
flexível possível.
Estruturas com base em projeto
Inspiradas nos projetos de edificações esse tipo de estrutura representa
uma parte do projeto inicial que não se modifica enquanto o projeto não for
terminado. Isso fica bem claro quando visualizamos o organograma desse tipo
de estrutura. O responsável, ou seja, aquele que está a frente do projeto tem a
sua disposição pessoas de todas as áreas da empresa, que fornecem o que for
necessário para o desenvolvimento do trabalho em questão.
Adequação e Avaliação das Estruturas Organizacionais
Na tentativa de delinear a estrutura organizacional precisamos conhecer
seus componentes, os elementos que as condicionam, bem como, quais seus
níveis de influência. Vejamos.
Sistemas componentes da estrutura organizacional
Sistema de Responsabilidade – indica os produtos ou resultados
das atividades que foram distribuídas.
Sistema de Autoridade – indica os resultados da delegação de
poder realizada, principalmente em relação aos níveis de centralização e
descentralização existentes.
Sistema de Comunicação – explicita de forma clara o nível de
integração entre os departamentos da organização. Algumas perguntas
necessitam de respostas para que o sistema de comunicação possa ser
considerado como positivo. Veja o quadro abaixo:
Comunicar
O quê?
Como?
Quando?
De quem e para
quem?
Sistema de Decisões – indica os resultados das escolhas que
foram feitas anteriormente. Nesse sistema o foco maior é em relação aos
resultados das decisões tomadas. Quanto mais positivas essas decisões
resultarem, mais positivo estará o sistema.
Os Condicionantes da Estrutura Organizacional
Toda estrutura organizacional está diretamente condicionada a algumas
variáveis que irão determinar seu comportamento. São elas:
Estratégias ou Objetivos – representam a forma com que a
empresa pretende chegar ao alcance das suas metas. Funcionam como um
balizador das atividades organizacionais e tem fundamental importância na
motivação dos recursos humanos responsáveis por estas atividades. Sua
prévia e clara definição auxilia no crescimento organizacional, uma vez que
evita atrasos por indefinições em diversos aspectos.
Ambiente Organizacional – diz respeito ao clima que impera na
organização. Sua influencia na motivação dos funcionários é direta, pois, uma
empresa cujo ambiente é sentido pelos funcionários de forma leve e
harmonioso tende a ter melhores resultados em seus produtos e serviços. Do
contrário, quando a organização trabalha em clima de pressão e insegurança o
desenvolvimento das tarefas ocorre com um nível muito pequeno de
comprometimento.
Recursos Tecnológicos – os recursos tecnológicos atualmente,
tem sido para muitas empresas uma estratégia competitiva em relação aos
concorrentes. Por conta da rápida evolução da tecnologia algumas empresas
não conseguem acompanhar a evolução, seja pelos altos custos que esse
acompanhamento demanda ou ainda pela impossibilidade de manter seu
quadro funcional preparado para tantas modificações. Dessa forma, as
empresas que conseguem acompanhar a toda essa evolução estão sempre em
vantagem em relação aos seus concorrentes.
Recursos Humanos – elementos básicos para o desenvolvimento
das atividades de qualquer empresa, os recursos humanos representam o
grupo de pessoas que trabalham em uma organização. Essa variável é
considerada a mais importante no processo, uma que vez que sem a sua
existência nenhum outro recurso poderia substituí-la de forma integral.
Os Níveis de influência da Estrutura Organizacional
• Estratégico – Este nível é responsável pelas decisões de maior
relevância na organização. A empresa de um modo geral é influenciada por
todas as ações desenvolvidas nesse nível de estrutura organizacional.
• Tático – o nível tático é responsável por informar ao nível operacional
sobre as ações que foram decididas pelo nível estratégico e que deverão ser
postas em prática por este nível operacional. É também uma responsabilidade
do nível tático gerenciar o desenvolvimento dessas atividades.
• Operacional – Responsável pela operacionalização das tarefas e
subordinado direto do nível tático. Possui influência moderada, uma vez que
apenas executa as ações apresentadas pelo nível tático.