Anexo - Unesp

1. INTRODUÇÃO
Ferramenta comum nas organizações dos mais diversos portes, o Organograma tem
por função representar graficamente as relações entre os cargos de uma organização e a
hierarquia estabelecida entre estes. Dessa forma, Chiavenato (2001, p.251) afirma que o
“organograma é o gráfico que representa a estrutura formal da empresa”, sendo que para
MINTZBERG (1995) a estrutura formal, apesar de não mostrar os relacionamentos informais,
retrata fielmente a divisão do trabalho e exibe de forma clara as posições existentes na
organização, como estas são agrupadas em unidades e como a autoridade formal flui entre
elas.
Nesse sentido, o Organograma é uma "fotografia" da hierarquia e da divisão de
atividades da organização, tal como tenham sido oficialmente planejadas pela administração
e, por isso, sua construção exige um estudo da departamentalização existente, das subdivisões
mais importantes, das relações e dos títulos de cargos (YOLANDA, 1965). A partir do estudo
e da compreensão destes aspectos, é possível passar para o papel de forma simplificada as
relações verificadas, sendo que (YOLANDA, 1965, p. 109) “cada cargo administrativo deve
estar representado num retângulo. [ ... ] O retângulo deve conter o cargo do administrador, o
título geral de sua função e, se possível, o nome do departamento ou divisão. No modelo
clássico, e amplamente difundido, a representação das relações formais de autoridade se faz
em linhas verticais e horizontais, com o comando na direção de cima para baixo e a
subordinação de baixo para cima. Dessa forma, os órgãos são dispostos em níveis que
representam a hierarquia existente entre eles, quanto mais alto estiver o órgão, maior a
autoridade e a abrangência da atividade, logo o presidente de uma organização localiza-se no
topo do organograma, seguido pelos demais de acordo com as responsabilidades e atribuições
de cada cargo.
Apesar da relativa simplicidade de desenho, o organograma pode ser apresentado de
diversas formas, sendo, produto de convenções as mais diversas, tanto em relação à
nomenclatura, como ao conteúdo. Dependendo da empresa e da situação, o organograma pode
ser desenhado de forma: a)vertical (ou clássico) - mais usado para representar claramente a
hierarquia na empresa; b)circular (ou radial) - sem preocupação em representar a hierarquia,
busca ressaltar o trabalho em grupo. As instituições contemporâneas ou do terceiro setor,
costumam se utilizar desse modelo; c)horizontal- que mesmo tendo como base a
hierarquização da empresa, procura amenizar os seus efeitos, permitindo uma relação próxima
da informalidade; d)funcional- parecido com o organograma vertical, ele enfoca as relações
funcionais da organização, e não a hierarquia; e por último, tem-se o organograma matricial,
que tem como característica principal a representação dos grupos de trabalhos por projetos,
que podem ser temporários. Cada modelo apresenta uma peculiaridade, e fica a cargo da
organização estabelecer o desenho que mais se aproxima da finalidade para qual a ferramenta
virá a servir. Isto posto, verifica-se que o Organograma, por si só, não pode esclarecer o
suficiente sobre uma determinada instituição e deve ser compreendido a partir dos objetivos
particulares de cada um.
O presente projeto busca revisar o Organograma da Faculdade de Ciências (FC), da
Universidade Estadual Paulista "Júlio de Mesquita Filho" (UNESP), por compreender que o
modelo de organograma vigente até o momento não está de acordo com o padrão formal,
ocasionando uma dificuldade na transmissão das informações que ele propõe, assim como
uma má formatação dos dados quando são realizadas as atualizações necessárias.
Compreende-se que o novo modelo deverá seguir uma forma vertical, inspirada no modelo
vigente, pois há uma grande departamentalização das funções na FC, um outro modelo não
conseguiria captar de forma completa as diversas funções e atribuições da unidade, o que
acarretaria em uma transmissão da informação de maneira não satisfatória, gerando
desentendimentos entre os diferentes setores. A mudança em relação ao Organograma vigente
ocorre ao se propor uma formatação mais clara das informações, definindo o que será
realizado com maior clareza, possibilitando assim a facilidade na atualização dos dados e o
reconhecimento destes, pois a unidade conta com alta rotatividade em determinados cargos,
por estes serem eletivos e com prazos pré-estabelecidos, há a necessidade de constante
atualização e uma fácil visualização por parte dos demais funcionários acerca destas
mudanças.
A propriedade de revelar o caráter formal ou oficial da organização é especialmente
importante para o dirigente ou funcionário recém-admitidos, pois a grande estrutura da
unidade da FC proporciona certa dificuldade para a compreensão satisfatória acerca das
atribuições de todos os setores, devido a isso optou-se por se continuar com a formatação do
organograma em formato vertical, porém a concepção deste tipo de organograma poderia
acarretar em uma interpretação equivocada da estrutura da instituição, assim como
demonstrado por Yolanda (1965), a concepção vertical visa demonstrar mais claramente a
hierarquia da empresa, o que pode passar a impressão de alta valorização dos cargos mais
elevados e, consequentemente, baixa valorização dos cargos que vêm mais abaixo na
estrutura. Contudo, compreende-se que não há depreciação entre os servidores da unidade em
relação aos cargos ilustrados no organograma, pois não ocorre o aparecimento de todas as
funções e nomes correspondentes, mas sim uma diferenciação por setor, que visa facilitar a
comunicação entre as diferentes áreas de responsabilidade e seus supervisores, diretores ou
chefes de departamento, que são muitas vezes, como já dito anteriormente, cargos eletivos
democraticamente.
Apesar de toda a contextualização acerca da concepção do novo modelo de
organograma, entende-se que é necessária uma divulgação dos ideais da compreensão da
estrutura por parte da instituição, principalmente do entendimento do setor que propõe esta
mudança, o Núcleo de Gestão de Pessoas. Posto isto, simultaneamente com a proposta do
novo organograma, deverá ocorrer uma divulgação em escrito desta contextualização que virá
junto ao organograma, de forma a deixar claro a concepção de organograma como uma
ferramenta que visa demonstrar a estrutura formal da unidade, não devendo ser um fim em si
mesma, por não demonstrar as relações e comunicações informais, bem como toda a
complexidade que um trabalho em grupo envolve na realização das atividades propostas por
uma universidade pública.
Ao confeccionar o texto houve a compreensão das limitações de determinados termos,
assim como ocorre com o termo “estrutura”, que pode denotar algo estático, de difícil
mobilidade, em que os indivíduos devem se adequar para entrar efetivamente em seu
funcionamento enquanto estrutura, e não o contrário, quando é a instituição que deve se
adequar e auxiliar o sujeito em sua adaptação a medida que este prestará um serviço a uma
comunidade específica. O estudo do conceito de configuração de Norbert Elias, através do
trabalho de Gonsalves (2003) e Vinha (2001), auxilia na compreensão da dificuldade em se
nomear as diferentes relações humanas produzidas socialmente, pensando que a linguagem
seria o esforço humano ao se buscar a padronização de sua realidade, que nem sempre se
apresenta de maneira padronizada e sem a presença de mudanças constantes e ambivalências.
Quando obscurecemos os limites da linguagem, tendemos a edificar um
modelo ideal que coloca à sombra e à margem os possíveis elementos
inovadores, pois descrevemos estados petrificados e não conseguimos
designar o movimento da vida social – ele nos escapa.(GONSALVES, 2003,
p. 1)
Compreendendo estas dificuldades, entende-se que a utilização do termo “estrutura”,
tal como consta em diferentes descrições acerca do organograma (BALCÃO; MINTZBERG),
não contempla a complexidade das relações humanas em um ambiente de trabalho, pois estas
se apresentam de modos diversos, mutáveis e inconstantes. Deste modo, a utilização do termo
“configuração” se mostra mais adequada, visto que contempla as diferentes facetas das
relações interpessoais que ocorrem na unidade que será ilustrada no organograma.
Depreende-se que a atualização do organograma atual é imprescindível para a melhor
visualização e comunicação entre os funcionários e os diferentes setores, mas também julgase necessário a promoção de diferentes projetos que visem auxiliar esta comunicação, bem
como a compreensão dos diferentes setores entre si, pois apenas o entendimento da estrutura
formal se mostra ineficiente e pouco adequado.
Para uma melhor visualização das mudanças propostas, o organograma vigente consta
no Anexo 1, e o modelo proposto no Anexo 2, assim como o texto que deverá acompanhá-lo,
para um melhor entendimento da proposta do organograma por parte de toda a comunidade
atingida.
2. OBJETIVOS
2.1 OBJETIVO GERAL
- Realizar uma revisão do Organograma da Faculdade de Ciências (FC), da Universidade
Estadual Paulista “Júlio de Mesquita Filho” (UNESP), localizada no Campus da cidade de
Bauru-SP.
2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
- Criar um formato de Organograma padronizado e passível de modificação;
- Alterar os dados do Organograma de acordo com as últimas mudanças ocorridas;
- Transmitir o conceito de estrutura para a comunidade da Faculdade de Ciências,
estabelecendo também uma maior comunicação através de um texto que visa facilitar a
compreensão do organograma por parte de todos.
3. METODOLOGIA
3.1 MATERIAIS
Para a criação do Organograma será utilizado o software Microsoft Visio Professional 2013, e
para a impressão do documento serão utilizadas folhas sulfites de tamanho A4 de acordo com
a demanda.
3.2 PROCEDIMENTO
A partir das modificações necessárias verificadas junto ao Núcleo de Gestão de
Pessoas/STDARH será realizada a revisão do Organograma Institucional da Faculdade de
Ciências, atualizando os nomes de supervisores e diretores de acordo com as últimas
modificações estabelecidas pela Diretoria da FC em acordo com a Congregação, instaurando
ainda o Centro de Pesquisas Meteorológicas – IPMET. Nesse sentido, os estagiários criarão
um novo formato de organograma, de forma que este documento possa ser adaptado mais
facilmente de acordo com as necessidades porvir, estabelecendo assim as mudanças
deliberadas.
3.3 PLANILHA DE CUSTOS
Não haverá custos.
3.4 RESULTADOS ESPERADOS
Espera-se com a padronização do Organograma facilitar a atualização do mesmo por parte dos
responsáveis, tendo em vista que as modificações do antigo documento (2007) eram
realizadas de forma não padronizada, dificultando as modificações e a compreensão das
mesmas. Deste modo, será possível maior compreensão por parte da comunidade acerca dos
diferentes departamentos e suas respectivas funções, geradas pela facilidade do novo
organograma e o texto que o acompanha.
4. CONSIDERAÇÕES FINAIS
5. REFERÊNCIAS
BALCÃO, Yolanda Ferreira. Organograma: representação gráfica da estrutura. Revista de
Administração de Empresas, Rio de Janeiro, v. 17, n. 5, p.107-125, 1965.
CHIAVENATO, Idalberto. Teoria Geral da Administração. Rio de Janeiro: Campus, 2001.
GONSALVES, E. P. . Configurações Socias: espaços de ambivalência. In: VII Simpósio
Internacional Processo Civilizador: história, civilização e educação, 2003, Piracicaba. 7
Simpósio Internacional Processo Civilizador História Civilização e Educação, 2003.
MINTZBERG, H. Criando organizações eficazes - estruturas em cinco configurações. São
Paulo: Atlas, 1995.
VINHA, M. . O Conceito de Configuração e Poder em Norbert Elias.. Revista
Conexões:Educação,Esporte e Lazer, FEF-UNICAMP, v. 5, p. 85-90, 2001.
ANEXO 1 - Organograma vigente.
-Modelo não padronizado, formatado com diversos tipos de fontes e tamanhos.
-O nome dos responsáveis pelas sessões fica fora da descrição das sessões, não segue o
padrão do modelo de organograma proposto.
ANEXO 2 - Proposta de novo organograma e texto explicativo.
-Atualizado com a nova unidade (IPMet) e com os novos supervisores/diretores/chefes de
departamento.
-Nome vem junto com a descrição da sessão, seguindo o padrão do modelo de organograma.
-Cor padronizada com a unidade da FC.
ANEXO 3 - Texto que deve acompanhar o organograma:
"Caro(a) servidor(a), este organograma objetiva ilustrar a configuração da Faculdade de
Ciências, de forma a facilitar a visualização dos diferentes setores e departamentos, para que
seja de conhecimento geral toda a organização de nossa unidade. Porém, de forma alguma
este organograma é proposto como um fim em si mesmo, a configuração de nossa instituição
e as relações de trabalho são mais complexas e menos departamentalizadas do que propõe a
simples visualização desta imagem. Enquanto Núcleo de Gestão de Pessoas, compreendemos
a importância de oferecer o acesso a uma informação facilitada e rápida, de forma a agilizar o
entendimento da configuração por parte dos(as) servidores(as) que estão entrando em contato
com a unidade, assim como aqueles(as) que já possuem conhecimento, porém buscam uma
rápida visualização dos diferentes setores. Acreditamos também que esta representação possui
um limite, pois não demonstra a complexidade de nosso trabalho enquanto equipe, portanto é
importante ressaltar que o Núcleo de Gestão de Pessoas acredita na totalidade de nossas
relações pessoais e de trabalho, oferecendo outros espaços de informação e comunicação que
visam suprir este conceito de estrutura formal de organização."