Aula 2 – Governança do projeto Papéis e Responsabilidades

Anotações do Aluno
Aula 2 – Governança do projeto
Papéis e Responsabilidades
Objetivos da Aula:
Nesta aula, iremos conhecer os diversos papéis e responsabilidades das
pessoas ou grupos de pessoas envolvidas na realização de um projeto no
campo empresarial (stakeholders). Iremos também identificar uma estrutura
de governança para que o projeto possa ser mais bem administrado, e, além
Ao final desta aula, você deverá estar apto a compreender os diferentes
papéis e responsabilidades de inúmeros stakeholders fundamentais de
serem identificados quando da gerência de um projeto.
Projetos são planejados e executados por pessoas. Portanto, para que o
projeto seja bem sucedido é importante definir uma estrutura formal para
os indivíduos envolvidos. Esta providência faz com que as pessoas tenham
claro entendimento das suas responsabilidades e autoridades que têm para
realizar as atividades do projeto.
A forma de se organizar o projeto varia com o tamanho e a natureza de
cada um.
Projetos grandes podem exigir dedicação integral da equipe para um único
projeto. Em projetos menores, os trabalhos podem ser executados em
apenas uma parte do tempo do qual as pessoas dispõem, o que permite
com que um mesmo indivíduo possa trabalhar em mais de um projeto
simultaneamente ou dedicar parte do seu tempo ao projeto e o restante às
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1. Papéis e Responsabilidades
Aula 02 - Governança do Projeto - Papéis e Responsabilidades
disso, vamos identificar funções e responsabilidades dos envolvidos em um
projeto.
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atividades de rotina.
2. Os interessados (Stakeholders)
Os stakeholders são pessoas, grupos de pessoas ou organizações ativamente
envolvidas com o projeto ou cujos interesses possam ser positiva ou
negativamente afetados pela execução do projeto ou sua conclusão. Desta
definição, podemos depreender que os stakeholders podem ter interesse no
sucesso (ou no insucesso) do projeto. Para assegurar o sucesso do projeto
é importante identificar e classificar estas pessoas, suas necessidades e
expectativas, bem como a forma como elas podem contribuir para prejudicar
o projeto, ou ainda traçar um plano para lidar com todas elas. Note que nem
todos os stakeholders fazem parte da equipe do projeto.
3. Categorias de Stakeholders
Uma vez que tenhamos identificado os diversos stakeholders, podemos
classificá-los em categorias de acordo com o seu grau de influência para
alavancar os prós, os neutros e aqueles que podem prejudicar o projeto.
Desta forma, podemos construir uma matriz (como mostrado a seguir) com
categorias e quantificar a posição e o grau de influência que o stakeholder
possui.
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• Os diretamente relacionados com o projeto como, por exemplo,
fornecedores de bens ou de informações, usuários do produto
do projeto, áreas da empresa participantes da equipe do projeto,
etc;
• Os que têm influência nas condições do projeto como, por exemplo:
órgãos do governo, organizações reguladoras;
• Pessoas, grupos de pessoas ou organizações que têm interesse no
projeto em algumas situações como uma forma de atingir seus
próprios objetivos.
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Os stakeholders podem ser classificados nos seguintes grupos:
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C1
C2 C3 C4 C5 C6 C7
C8
Stakeholder -2 -1 0 1 2 Grau de Influência Estratégia
(alto, médio, baixo) Tratamento
de
Legenda:
C1 – Nesta coluna, vamos identificar o stakeholder que pode ser uma
pessoa, um departamento ou setor da empresa ou ainda uma organização
externa.
C7 - Nesta coluna, vamos identificar o grau de influência que ele tem para
favorecer ou prejudicar o projeto. C8 – Nesta coluna, vamos identificar
estratégias para lidar com cada stakeholder. Vamos verificar que aqueles
que têm posição extrema (-2 ou +2) devem ser acompanhados por alguém
da equipe do projeto.
Uma outra forma de se analisar e definir estratégias de acompanhamento
dos stakeholders é mostrada bem abaixo.
O que ele pode O
conhecemos facilitar?
sobre o
Stakeholder?
que
ele Estratégia
de
pode dificultar Gerenciamento
(barreiras)?
(Como lidar?)
Qualquer das formas ou uma combinação das duas deve ser aplicada pela
equipe do projeto para não ser surpreendida por atitudes inesperadas dos
stakeholders.
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O que
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C2 até C6 – Nestas colunas, vamos classificar a posição do stakeholder com
relação ao projeto. Neste caso, -2 significa que o stakeholder é frontalmente
contrário ao projeto, 0 significa que é indiferente (neutro) e +2 que é
completamente favorável.
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4. Quem são os Stakeholders?
Stakeholders podem incluir:
1. O Patrocinador - geralmente o maior interessado. É a pessoa-chave
para garantir recursos ao projeto;
2. O Gerente do projeto – aquele que tem a responsabilidade de
assegurar o sucesso do projeto;
3. O usuário (cliente final) - que é a pessoa ou o grupo de pessoas que
irá usar o produto do projeto;
4. Os membros da equipe - que são os responsáveis por executar as
atividades do projeto;
5. Importância dos Stakeholders
Também o adequado gerenciamento das expectativas é importante e muitas
vezes difícil de ser realizado, pois pode tratar de interesses divergentes.
Encontrar o equilíbrio para estas divergências é fator-chave para o sucesso
do projeto, já que as expectativas e recursos disponíveis podem não
ser compatíveis. Projetos que não tenham um claro vínculo com a alta
administração da empresa podem encontrar dificuldade em obter recursos
para sua execução.
6. Principais stakeholders
Um projeto típico pode apresentar os seguintes stakeholders:
• Patrocinador (Sponsor);
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Clientes (internos e externos) são considerados stakeholders importantes.
O estabelecimento dos objetivos do projeto com base nas necessidades e
expectativas dos interessados aumenta as chances de sucesso do projeto.
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5. Departamentos ou áreas dentro da empresa executora do projeto;
6. Organizações externas interessadas no resultado do projeto.
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• Gerente do projeto;
• Membros da equipe;
• Cliente (Solicitante);
• Usuário;
• Organização executora;
• Fornecedores e contratados;
• Agências governamentais;
• Organizações ambientalistas;
• Cidadãos;
• Lobistas;
• Etc.
Vamos analisar papéis e responsabilidades de cada um destes
stakeholders.
Um dos stakeholders mais importantes é Patrocinador. Ele deve ter influência
na empresa de forma a assegurar com que o projeto receba prioridade e
recursos suficientes. Normalmente, é um alto executivo da empresa com
claro interesse na conclusão bem sucedida do projeto e que, em grande
parte dos casos, recebe o produto do projeto.
Ele dá apoio e suporte à equipe do projeto e aprova as entregas intermediárias.
Em alguns casos, o Patrocinador delega algumas destas atribuições à outra
pessoa dentro ou fora da equipe do projeto.
6.1.2 Características desejáveis do Patrocinador
6.1.2.1 Conhecimentos
• Princípios e práticas de administração de projetos;
• Responsabilidades associadas com a função de patrocinador;
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O patrocinador detém o maior grau de autoridade no projeto e são dele as
decisões importantes em caso de divergência.
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6.1 O Patrocinador (Sponsor)
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• Conhecimentos de elaboração e avaliação de propostas;
• Conhecimento do Plano Estratégico da empresa.
6.1.2.2 Habilidades
• Liderança
• Relacionamento interpessoal
• Boa comunicação
6.1.2.3 Responsabilidades do Patrocinador
Funções Gerais:
Na Fase de Iniciação:
1. Definir necessidades e objetivo do projeto;
2. Assegurar suporte e apoio a equipe.
Na Fase de Planejamento:
5 Buscar e aprovar recursos para o projeto frente à diretoria da
empresa.
Na Fase de Execução:
- Indicar pessoas por intermédio do gerente do projeto;
- Participar da reunião de partida;
- Participar das reuniões de revisão do projeto;
- Fornecer aprovações a produtos intermediários do projeto;
- Apoiar na solução de problemas.
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3 Revisar e aprovar o Plano do Projeto;
4 Participar das atividades de planejamento;
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• Articular a alta administração para que o projeto receba recursos e
prioridade;
• Assegurar com que as especificações e requisitos sejam alcançados.
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Na Fase de Fechamento:
- Participar da reunião de identificação de lições aprendidas.
6.2. Administrador (Gerente) do Projeto
O gerente é responsável pela qualidade dos produtos do projeto e pela
sua conclusão com sucesso. Suas responsabilidades incluem a elaboração
do plano do projeto, a execução das atividades planejadas e o término no
prazo, dentro do orçamento e dos níveis de qualidade aceitáveis.
Ele é responsável por organizar o projeto em subprojetos, gerenciar os
seus aspectos rotineiros, desenvolver planos de execução de atividades,
resolver problemas de planejamento ou de execução, além de monitorar
e reportar progresso.
6.2.1. Responsabilidades do Gerente do Projeto
• Implementar políticas e procedimentos na condução do projeto;
• Buscar a obtenção de recursos necessários para a realização das
atividades do projeto;
• Manter a equipe motivada e providenciar treinamento quando
necessário;
• Estabelecer níveis de qualidade aceitáveis para o projeto;
• Identificar e homologar ferramentas para serem usadas no projeto;
• Influenciar as expectativas dos clientes, do Patrocinador e de outros
envolvidos com o projeto por meio do desenvolvimento de planos
e acordos em detrimento dos objetivos do projeto;
• Assegurar o comprometimento dos envolvidos no projeto.
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Funções Gerais:
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Normalmente, o gerente do projeto é indicado nas fases iniciais de modo
a participar integralmente das definições do projeto.
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Na Fase de Iniciação:
• Desenvolver a proposta de projeto incluindo os seus critérios de
sucesso;
• Conduzir análise de custo/benefício quando necessário;
• Assegurar com que o escopo do projeto reflita adequadamente o
objetivo e as medidas de performance do projeto;
• Estabelecer a estrutura, organizar as pessoas e definir papéis e
responsabilidades no projeto;
• Documentar as premissas e as restrições do projeto.
• Desenvolver e manter planos detalhados de execução;
• Criar os instrumentos de medição de performance do projeto;
• Dar suporte à equipe na elaboração dos planos;
• Assegurar com que os Planos do Projeto sejam aprovados;
• Alocar recursos para as atividades de planejamento.
• Gerenciar e monitorar as atividades do projeto tendo como base
os planos detalhados de orçamento e cronograma, fornecendo
orientação aos membros da equipe;
• Monitorar continuamente o desempenho do projeto para identificar
mudanças que possam afetar o resultado final do projeto;
• Comunicar com freqüência e regularidade o progresso do projeto para
os níveis hierárquicos de diretoria da empresa ou simplesmente ao
cliente;
• Assegurar com que as mudanças necessárias sejam incorporadas no
projeto e que os planos sejam atualizados;
• Atualizar o plano de gerenciamento do risco e estabelecer ações de
prevenção ou mitigação conforme necessário;
• Obter aprovações para produtos intermediários produzidos.
Na Fase de Fechamento
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Na Fase de Execução
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Na Fase de Planejamento
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• Desenvolver planos de ação para entregas (deliverables) ainda não
aprovados;
• Obter aprovação formal para produtos entregues;
• Efetuar o fechamento de contratos;
• Elaborar o Relatório de Fechamento e Avaliação do Projeto,
incorporando Lições Aprendidas;
• Arquivar todos os documentos do projeto;
• Celebrar sucesso com o Patrocinador e a equipe.
Habilidades do Administrador do Projeto
• Habilidades estratégicas, conceituais e analíticas;
• Tomada de decisão;
• Adaptabilidade e flexibilidade;
• Habilidade de formação de equipe.
Habilidades interpessoais:
• Habilidade de orientação e consultoria;
• Habilidade de negociação num contexto de interesses conflitantes.
• Habilidades de apresentação e comunicação escrita;
• Habilidades de discussão de assuntos complexos com nãoespecialistas.
Habilidades de gerenciamento de projetos:
• Planejamento de atividades e alocação de recursos;
• Gerenciamento do risco;
• Gerenciamento de problemas;
• Gerenciamento do tempo;
• Gerenciamento de finanças;
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Habilidades de comunicação:
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Liderança:
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• Gerenciamento de pessoas;
• Trabalho em equipe;
• Gerenciamento da qualidade;
• Monitoramento e relatórios;
• Documentação e guarda de registros.
O conhecimento técnico do produto do projeto é crítico para se ganhar
credibilidade em relação à equipe e perante os pares e superiores.
6.3 Equipe do Projeto
A composição da equipe poderá variar à medida que o projeto avance
em suas fases. A seleção de pessoas com o conhecimento e habilidades
necessárias para a execução das atividades é vital para o sucesso do
projeto. Sem estas capacidades presentes na equipe, é grande a chance
de fracasso do projeto.
6.3.1 Responsabilidades da equipe
Funções Gerais
• Identificar soluções técnicas e alternativas;
• Implementar as soluções encontradas;
• Dar suporte às atividades de monitoramento do projeto.
Na Fase de Iniciação
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Os conhecimentos e habilidades necessárias devem ser claramente
definidas pelo gerente do projeto.
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A equipe é liderada pelo gerente e trabalha para realizar as atividades
previstas no plano do projeto. É desejável que a equipe seja formada por
pessoas ligadas às áreas que serão afetadas pela execução ou pelo produto
do projeto.
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• Fornecer estimativas para a elaboração da proposta;
• Assegurar com que as especificações sejam adequadas para o objetivo
do projeto;
• Analisar os requisitos com relação à consistência e disponibilidade de
recursos.
Na Fase de Planejamento
• Desenvolver a documentação técnica do projeto;
• Identificar ferramentas e métodos aplicáveis ao projeto.
• Submeter os relatórios de status ao gerente do projeto;
• Conduzir as atividades de acordo com o estabelecido no plano do
projeto;
• Identificar e documentar riscos;
• Participar das reuniões de avaliação do progresso do projeto;
• Realizar as atividades de testes e ensaios nos produtos do projeto.
Na Fase de Fechamento
•Identificar e documentar lições aprendidas.
Os usuários do produto do projeto são responsáveis por expressar suas
necessidades e expectativas de modo claro e completo.
O cliente principal do projeto, por sua vez, é responsável pela aplicação do
produto do projeto e pela realização dos benefícios previstos na fase de
iniciação.
Responsabilidades do Usuário
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6.4 Cliente (Usuário)
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Na Fase de Execução
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Funções Gerais
• Articular os requisitos dos usuários;
• Propor alternativas de solução.
Na Fase de Iniciação
• Definir os requisitos e características esperadas para o produto do
projeto.
Na Fase de Planejamento
• Revisar e validar o plano do projeto.
• Validar os produtos intermediários.
• Apoiar testes e ensaios.
• Participar de reuniões de revisão do projeto.
Na Fase de Fechamento
Síntese
Vimos que um projeto tem alguns aspectos comuns para os envolvidos.
As atividades são realizadas pela equipe do projeto e observadas pelos
que têm interesse no projeto – os stakeholders. Satisfazê-los é um mantra
da equipe e principalmente do Administrador do projeto. Para isto, é
necessário que estes interessados sejam adequadamente gerenciados.
A correta identificação e classificação dos stakeholders em favoráveis ou
desfavoráveis ao projeto bem como o desenvolvimento de estratégias
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• Assinar as aprovações de deliverables;
• Participar da reunião sobre Lições Aprendidas.
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Na Fase de Execução
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Anotações do Aluno
para lidar com estes interesses pode fazer a diferença entre sucesso e
insucesso do projeto.
Os quatro Stakeholders primários seriam, a princípio:
• O Patrocinador (gerente geral do projeto);
• O Administrador (gerente do projeto);
• A equipe; e
• O Cliente (Usuário).
Referências Bibliográficas
DISNMORE. PAUL. Human factors in project management. NEW YORK:
American Management Association (amacon), 1984
Bibliografia Complementar
Administração de Projetos
Gerência de Projetos – David I. Cleland e Lewis R. Ireland, Reichmann e
Affonso Editores, 2002
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ADAMS, J. R.; CAMPBELL, P. Roles and responsibilities of the Project
manager. NEW YORK: PMI, 1996.
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