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PROCEDIMENTO OPERACIONAL
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POP-0004
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UTILIZAÇÃO DO RELATÓRIO DE 3 GERAÇÕES
1 INTRODUÇÃO
Participaram da elaboração deste padrão: D’Avila/INDG, Camone, ...
2 OBJETIVO
Orientar a utilização do relatório de 3 Gerações, visando o seu correto preenchimento e uso
adequado do instrumento na análise e tratamento de desvios causadores do não atingimento da(s)
meta(s) relativa(s) aos itens de controle.
3 CAMPO DE APLICAÇÃO
Aplica-se a todos os envolvidos com o gerenciamento de itens de controle no Confea.
4
DEFINIÇÕES
Para efeito do presente padrão, aplicam-se as seguintes definições:
Plano de Ação:
É o estabelecimento formal de ações, meios e caminhos para chegarmos a meta. Cada plano deve ter
as ações (o que), um responsável (quem), um prazo de início e término das ações (quando), e suas
etapas (como).
Desvios/anomalias:
Para fins de acompanhamento das metas, dos planos de ação e itens de controle, consideramos
desvios/anomalias a não execução das ações no prazo, a falta de evidências de que a ação foi
efetivamente realizada, ao não atingimento das metas nos itens de controle ou mudanças de foco na
execução das ações.
Itens de Controle:
Indicador numérico que visa monitorar periodicamente os resultados alcançados.
Meta:
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É um resultado final específico para ser atingido num dado prazo. É constituída de 03 partes: objetivo
(desejo gerencial) + valor + prazo.
Medida:
São os meios ou métodos específicos para se atingir a meta.
Diretriz:
Consiste de uma meta e das medidas prioritárias e suficientes para se atingir esta meta.
PDCA de Melhoria:
Método de solução de problemas que consiste nas etapas de planejamento, execução, verificação e
atuação corretiva.
Diagrama de Causa e Efeito:
Ferramenta estatística que faz uma relação entre os efeitos e suas causas, bastante utilizada na
identificação de fatores causais que levaram ao não atingimento de uma meta.
Relatório de 3 Gerações:
Instrumento de análise de causas e tratamento de desvios, conhecido como 3 Gerações por tratar-se
do passado (o que foi previsto), presente (realizado) e futuro (o que será feito em caso de anomalia).
5 SÍMBOLOS E ABREVIATURAS
PA:
Plano de Ação.
IC:
Item de Controle
PAT:
Plano Anual de Trabalho
6 PRINCIPAIS PASSOS
6.1 Analisar os resultados obtidos com os itens de controle, após o seu fechamento, identificando os
itens de controle em “vermelho” (itens que não atingiram suas metas no período de análise). Esta
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identificação pode ocorrer através da análise da tabela de “Gerenciamento de Resultados” (semáforo)
ou análise dos gráficos;
Nota:
Os Itens de Controle pode estar nos seguintes status:
Vermelho = meta não atingida
Verde = meta atingida
Cinza = item de controle em coleta de dados, sem meta definida.
Todos os itens de controle em “vermelho” devem ser analisados através do Relatório de 3 Gerações.
6.2 Preencher o Relatório de 3 Gerações conforme orientações a seguir:
A
Unidade Organizacional – Nome da unidade organizacional a que se refere a meta, ou para
onde houve a delegação desta meta.
B
Responsável – Nome do responsável pela unidade organizacional.
C
D
E
F
Meta No X: - Neste campo deve ser numerada a meta, em ordem seqüencial e este número
colocado no lugar do “X”, considerando outras metas existentes na Unidade Organizacional.
Esta descrição deve deixar de forma clara e objetiva qual é o desejo/objetivo gerencial, valor
e prazo.
Item de Controle – Neste campo deve ser colocado o item de controle a que se refere o
gráfico, em caso se meta de melhoria, deve ser copiado exatamente como está descrito no
plano de ação, mantendo o mesmo texto.
Para item de controle de rotina, deve ser definido o IC que será utilizado para monitorar o
atingimento ou não da meta. É uma decisão gerencial de qual o melhor indicador a ser
utilizado, lembrando sempre que o melhor é aquele indicador mensurável, que realmente
nos permita controlar e atuar sobre a meta, conforme este sinaliza a necessidade de ação.
Valor da meta – Neste campo deve ser registrado o valor da meta para o respectivo item de
controle, caso ela seja escalonado, crescente ou decrescente, deve ser detalhado os valores
para os meses ou períodos.
Fórmula – Aqui deve ser descrito claramente como o item de controle é calculado, seja
fórmula, percentual ou número absoluto. A descrição da fórmula não deve deixar dúvida
sobre o cálculo a ser realizado.
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Data – Preencher neste campo a data em que está sendo realizado o preenchimento e
análise da anomalia.
Nota:
As análises anteriores devem ser mantidas como histórico, sendo assim é necessário inserir linhas no início do
campo III, após cabeçalho, para novas análises.
H
I
J
K
L
Fato – Neste campo deve ser colocado de forma sucinta o(s) fato(s) que causaram o não
atingimento da meta, lembrando que o fato não é o “não atingimento”, pois esta informação
já está no gráfico e se estamos preenchendo o 3 Gerações é porque já sabemos que a meta
não foi atingida. Como fato devemos registrar as informações que temos que geraram o não
atingimento da meta.
Causa – Neste campo deve ser registrada(s) a(s) causa(s) do(s) fato(s) que resultaram no não
atingimento da meta. É recomendado aqui o exercício dos “por quês” e/ou principalmente o
uso da Ferramenta da Qualidade Diagrama de Causa e Efeito.
O que fazer? – linhas a serem preenchidas com as ações a serem realizadas para eliminar
e/ou minimizar a causa que impactou no não atingimento da meta.
Devemos considerar que as melhores ações são: ações simples, de baixo custo e compatíveis
com a meta.
Devemos utilizar verbo no infinitivo, uma vez que se trata de ação (treinar, comprar, instalar,
etc.).
As ações devem ser colocadas em forma de tópicos, evitando textos muito longos.
Quem vai fazer? – nome do responsável em fazer a ação acontecer, não necessariamente é o
executante.
É recomendado que seja apenas 01 nome, sempre que possível.
Quando será feito? – prazo de término da ação
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6.3 Detalhar o plano no Plano de Ação Complementar para itens de controle de metas de melhoria,
mantendo o plano original como único plano para a meta/item de controle.
6.4 Inserir o relatório elaborado/atualizado na árvore hiperbólica.
7 RECURSOS NECESSÁRIOS
Microcomputador com acesso a árvore hiperbólica
8 DESVIOS E AÇÕES NECESSÁRIAS
Atuar caso a caso, através do apoio da Apla.
9 CUIDADOS ESPECIAIS
Seguir o passo a passo e manter o padrão pré-estabelecido.
Não fazer alterações no modelo de documento.
O plano deve estar sempre atualizado na árvore hiperbólica.