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ELABORAÇÃO E ATUALIZAÇÃO DO PLANO DE AÇÃO
1 INTRODUÇÃO
Participaram da elaboração deste padrão: D’Avila/INDG, Camone, ...
2 OBJETIVO
Orientar a elaboração e atualização do gráfico de acompanhamento do item de controle, visando
obter a padronização dos gráficos no Confea, ter subsídios para a prática da “Gestão a Vista”. Facilitar
a análise de resultados com a equipe, pares e superiores, bem como utilizar a comunicação gráfica
para facilitar a visualização e gerenciamento do resultado obtido.
3 CAMPO DE APLICAÇÃO
Aplica-se às unidades organizacionais do Confea.
4
DEFINIÇÕES
Para efeito do presente padrão, aplicam-se as seguintes definições:
Plano de Ação:
É o estabelecimento formal de ações, meios e caminhos para chegarmos a meta. Cada plano deve ter
as ações (o que), um responsável (quem), um prazo de início e término das ações (quando), e suas
etapas (como).
Desvios/anomalias:
Para fins de acompanhamento das metas, dos planos de ação e itens de controle, consideramos
desvios/anomalias a não execução das ações no prazo, a falta de evidências de que a ação foi
efetivamente realizada, ao não atingimento das metas nos itens de controle ou mudanças de foco na
execução das ações.
Status:
Estágio em que se encontra a execução da ação, que pode ser: atrasada, cancelada, concluída, em
andamento ou não iniciada.
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ELABORAÇÃO E ATUALIZAÇÃO DO PLANO DE AÇÃO
Itens de Controle:
Indicador numérico que visa monitorar periodicamente os resultados alcançados.
Meta:
É um resultado final específico para ser atingido num dado prazo. É constituída de 03 partes: objetivo
(desejo gerencial) + valor + prazo.
Medida:
São os meios ou métodos específicos para se atingir a meta.
Diretriz:
Consiste de uma meta e das medidas prioritárias e suficientes para se atingir esta meta.
PDCA de Melhoria:
Método de solução de problemas que consiste nas etapas de planejamento, execução, verificação e
atuação corretiva.
5 SÍMBOLOS E ABREVIATURAS
PA:
Plano de Ação.
IC:
Item de Controle
PAT:
Plano Anual de Trabalho
6 PRINCIPAIS PASSOS
6.1 Receber/definir a meta, considerando sempre que esta deve conter: Desejo/Objetivo + Valor +
Prazo;
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Esta meta pode ser anual ou em qualquer outra periodicidade, conforme foi identificada e/ou delegada.
Cada meta deve ter “um único responsável”, mesmo que ele venha a trabalhar com a contribuição da equipe.
Exemplo de meta:
Reduzir o consumo de energia elétrica em 20 %, até Dezembro/XX.
(Desejo)
(Valor)
(Prazo)
6.2 Definir uma Equipe de trabalho formada por 3 a 5 componentes (recomendado), se for o caso,
considerando participantes que conheçam e possam contribuir;
6.3 Aplicar as “4 Etapa do Planejamento”, conforme mostra a figura a seguir:
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ELABORAÇÃO E ATUALIZAÇÃO DO PLANO DE AÇÃO
Juntamente com o treinamento neste POP é recomendado que todos os envolvidos sejam também treinados
na elaboração de planos de ação, uso do PDCA e 4 Etapas do Planejamento.
6.4 Preencher o plano anual, conforme orientações a seguir:
A
Unidade Organizacional – Nome da unidade organizacional a que se refere a meta, ou para
onde houve a delegação desta meta.
B
Responsável – Nome do responsável pela unidade organizacional.
C
D
Diretriz – Descrição da diretriz do nível hieráquico superior, que gerou a meta, caso exista
este vínculo.
Meta/Medida do nível superior – Descrição da meta/medida do nível superior, também
conhecido no Confea como “objetivo”, que originou a meta a qual se refere o plano de ação.
Nota:
Caso a meta a que se refere o plano de ação, não estiver diretamente relacionada a diretriz ou
meta/medida do superior, os campos “C” e “D” podem ficar em branco.
E
F
Meta No X: - Neste campo deve ser numerada a meta, em ordem seqüencial e este número
colocado no lugar do “X”, considerando outras metas existentes na Unidade Organizacional.
Esta descrição deve deixar de forma clara e objetiva qual é o desejo/objetivo gerencial, valor
e prazo.
Item de Controle – Neste campo deve ser colocado o item de controle que será utilizado
para monitorar o atingimento ou não da meta. É uma decisão gerencial de qual o melhor
indicador a ser utilizado, lembrando sempre que o melhor é aquele indicador mensurável,
que realmente nos permita controlar e atuar sobre a meta, conforme este sinaliza a
necessidade de ação.
Nota:
Caso seja mais de um item de controle, este deve ser indicado como X.1, X.2, Xn, onde X é o número da meta.
Nestes casos ainda, o campo deve ser copiado e colado na seqüência.
G
Valor da meta – Neste campo deve ser registrado o valor da meta para o respectivo item de
controle, caso ela seja escalonada, crescente ou decrescente, devem ser detalhados os
valores para os meses ou períodos.
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Fórmula – Aqui deve ser descrito claramente como o item de controle é calculado, seja
fórmula, percentual ou número absoluto. A descrição da fórmula não deve deixar dúvida
sobre o cálculo a ser realizado.
O que fazer? – linhas a serem preenchidas com as ações a serem realizadas para o
atingimento da meta. Estas ações devem ser definidas com base na aplicação do PDCA de
Melhoria/4 Etapas de Planejamento.
Para inserir linhas deve-se colocar o cursor na última linha e última coluna e dar o comando
“Tab”.
Recomenda-se preencher num primeiro momento a coluna até o final, com todas as ações a
serem realizadas.
Devemos considerar que as melhores ações são: ações simples, de baixo custo e compatíveis
com a meta.
Devemos utilizar verbo no infinitivo, uma vez que se trata de ação (treinar, comprar, instalar,
etc.).
As ações devem ser colocadas em forma de tópicos, evitando textos muito longos.
Quem vai fazer? – nome do responsável em fazer a ação acontecer, não necessariamente é o
executante.
É recomendado que seja apenas 01 nome, sempre que possível.
Quando será feito? – prazo de término da ação, pode ser estabelecido sobre “o que fazer?”
ou sobre o “Como será feito?”, sendo mais recomendado sobre o como.
Esta data de término deve conter prazos intermediários e não somente a data final da meta,
permitindo assim um monitoramento durante a execução do plano e evitando surpresas que
ao vencer o prazo da meta, várias ações apresentem atrasos.
Por que será feito? – Este campo tem como objetivo responder o “por que” de executar a
ação colocada na primeira coluna. É uma forma de refletir se a ação proposta se justifica ou
não, pois caso não se consiga responder a este por que, a ação deve ser analisada se justifica
ou não manter no plano.
Em alguns casos o porquê está diretamente ligado ao atingimento da meta, mas de um
modo geral ela responde o porquê da ação.
Como será feito? – Neste campo temos que dar uma visão, mesmo que sucinta, de como a
tarefa será realizada, utilizando gerúndio e em forma de tópicos.
Devemos raciocinar do ponto de vista do PDCA.
Onde será feito? – Local onde será realizada a ação.
Quanto custará? – Valor orçado para a realização da ação, quando for possível mensurar. Em
caso de somente horas de custeio, citar, até que tenhamos uma forma de tratar o assunto
no Confea.
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Status – status a ser atualizado sempre que o plano de ação for atualizado, normalmente
com uma freqüência mensal, antes da reunião de resultados. Os status a serem considerados
estão no rodapé e são eles: Em Andamento, Atrasada, Não Iniciada, Cancelada e Concluída.
Plano de Ação Complementar – Plano de ação a ser preenchido sempre que houver ações
complementares por motivo de revisão do plano ou por necessidade de detalhamento de
ações vindas do Relatório de 3 Gerações. Os demais campos seguem as instruções
anteriores.
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ELABORAÇÃO E ATUALIZAÇÃO DO GRÁFICO DE ITEM DE CONTROLE
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ELABORAÇÃO E ATUALIZAÇÃO DO GRÁFICO DE ITEM DE CONTROLE
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ELABORAÇÃO E ATUALIZAÇÃO DO GRÁFICO DE ITEM DE CONTROLE
6.5 Preencher e/ou atualizar a árvore hiperbólica sempre que houver um novo plano de ação ou
revisão do plano. O plano na árvore hiperbólica deve representar sempre a última versão (atualizado).
7 RECURSOS NECESSÁRIOS
Microcomputador com acesso a árvore hiperbólica.
8 DESVIOS E AÇÕES NECESSÁRIAS
Atuar caso a caso, através do apoio da Apla.
9 CUIDADOS ESPECIAIS
Seguir o passo a passo e manter o padrão pré-estabelecido.
Não fazer alterações no modelo de documento.
A Árvore Hiperbólica sempre deve estar atualizada.
Os gráficos devem ser atualizados no período de medição do item de controle, independente se a
meta foi ou não atingida.