A Importância da Comunicação no Gerenciamento do Projeto

INSTITUTO DE EDUCAÇÃO TECNOLÓGICA - IETEC
MBA EM ADMINISTRAÇÃO DE PROJETOS – T16
Outubro de 2013
A Importância da Comunicação no Gerenciamento
do Projeto
Walyd Gonçalves Abdul Samad
Analista de Sistemas
[email protected]
RESUMO
Em um ciclo de vida de um projeto, muitas informações são recebidas e distribuídas.
Dependo do conteúdo ou da forma como essa informação é repassada, o projeto
pode sofrer danos irreparáveis levando ao insucesso.
Este artigo tem como objetivo demonstrar a importância de um bom plano de
comunicação no Gerenciamento do Projeto apresentando algumas práticas que
podem ser aplicadas pelo gerente do projeto no decorrer do seu desenvolvimento.
A abordagem metodológica deste artigo está focada em literaturas que estejam
correlacionadas com os conceitos do Guia PMBOK®.
Palavras-chave: Comunicação, Informação, Gerenciamento de Projeto.
2013
Autorização de Divulgação de Trabalho Técnico
AUTORIZAÇÃO DE PUBLICAÇÃO
X
AUTORIZO A PUBLICAÇÃO DE MEU TRABALHO NA INTERNET,
JORNAIS E REVISTAS TÉCNICAS EDITADAS PELO IETEC.
NÃO AUTORIZO A PUBLICAÇÃO DO MEU TRABALHO.
Belo Horizonte, ____/____/_____
CURSO:
MBA em administração de projetos
SEMESTRE:
2º semestre / 2013
TÍTULO DO
TRABALHO:
A importância da comunicação no Gerenciamento do
Projeto
NOME DO PARTICIPANTE
Walyd Gonçalves Abdul Samad
TURMA:
203
ASSINATURA
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1. INTRODUÇÃO
Atualmente, o mercado de trabalho tem exigido mais eficácia e eficiência no
processo de Gerenciamento do Projeto. Porém, com uma comunicação precária
entre as partes interessadas essa exigência não pode ser alcançada.
Muitas informações são produzidas ou recebidas durante o ciclo de vida de um
projeto e cabe ao gerente do projeto identificar, administrar e distribuir essas
informações.
Requisita-se do gerente do projeto uma série de habilidades e técnicas para manter
um time sólido e unido, capaz de estabelecer uma boa comunicação entre as partes
interessadas.
É de suma importância uma comunicação bem feita para o sucesso do projeto.
Segundo Vasconcelos & Boyadjian (2012), para que isso ocorra, o emissor deve se
imbuir do sentido que a sua mensagem deve ser a mais inteligível, clara e objetiva.
Ele deverá estar atento às barreiras de comunicação que possam se apresentar
como, por exemplo, a falta de conhecimento sobre o assunto.
Sendo assim, o presente estudo tem como objetivo demonstrar a importância de um
bom plano de comunicação no Gerenciamento do Projeto e algumas práticas que
possam ser aplicadas no dia a dia.
2. REFERENCIAL TEÓRICO
2.1 Gerenciamento do projeto
Antes de discutir a importância da comunicação no decorrer de um projeto, é
necessário esclarecer alguns conceitos básicos sobre gerenciamento de projeto.
De acordo com Vasconcelos & Boyadjian (2012), um projeto é um trabalho ou
serviço único ou específico que requer esforços, também específicos, para ser
realizado sendo desenvolvido de forma progressiva, ou seja, por etapas ou fases, e
é temporário, tendo um prazo para acabar.
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Como exemplo de projetos pode-se ser citado: uma construção de um imóvel, uma
construção de um equipamento, o desenvolvimento de um sistema bancário ou até
mesmo um evento de aniversário.
Para que um projeto possa ser bem sucedido é necessário um processo de
gerenciamento do mesmo. Esse processo ocorre a nível operacional onde algumas
práticas são necessárias para que os resultados do projeto possam ser atingidos.
Na visão apresentada pelo PMI (2012), conceitua gerenciamento de projetos como
sendo a aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas às
atividades do projeto, a fim de atender seus requisitos.
Sendo assim, cinco grupos de processos são essenciais a serem gerenciados em
um projeto: Iniciação, Planejamento, Execução, Controle e Encerramento conforme
apresentado no quadro a seguir.
Quadro 1 – Resumo dos Processos de Gerenciamento de Projetos.
Processos realizados para definir um novo projeto através da obtenção
Iniciação
de autorização para iniciar o projeto.
Processos realizados para definir o escopo do projeto, refinar os
Planejamento objetivos e desenvolver o curso de ação necessário para alcançar o
objetivo para os quais o projeto foi criado.
Execução
Processos realizados para executar o trabalho definido no plano de
gerenciamento do projeto para satisfazer as especificações do mesmo.
Processos necessários para acompanhar, revisar e regular o progresso
Controle
e o desempenho do projeto, identificar todas as áreas nas quais serão
necessárias mudanças no plano.
Encerramento
Processos executados para finalizar todas as atividades de todos os
grupos de processos, visando encerrar formalmente o projeto.
Fonte: adaptado de PMI (2012).
Além dos grupos de processos, segundo Vasconcelos & Boyadjian (2012), ao
gerenciar um projeto é necessário entendimento e habilidades em nove áreas de
conhecimento em projetos quais sejam: Escopo, Tempo, Custos, Qualidade,
Recursos Humanos, Comunicações, Riscos, Aquisições e Integração.
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Desse modo, o gerenciamento de projetos é um instrumento de extrema importância
para a condução e acompanhamento das atividades dos projetos, visando produzir o
resultado esperado, dentro do tempo estabelecido e de acordo com o orçamento
previsto.
2.2 Gerenciamento da Comunicação
Conforme demonstrado, o gerenciamento de um projeto é fundamental para o
sucesso do mesmo. O projeto deve ser desenvolvido de acordo com o plano de
negócio ou orçamento negociado com o cliente e entregue de forma eminente, sem
deixar dúvidas ou questionamento.
Porém, conforme MOREIRA (2009), entre os vários motivos que levam um projeto
ao insucesso destaca-se a falta de um Planejamento de Comunicação no
Gerenciamento do Projeto ou a concepção de um planejamento mal elaborado, sem
levar em consideração os interesses das partes interessadas e a definição dos
meios de comunicação.
Segundo o guia PMI (2012), “o gerenciamento das comunicações do projeto inclui
os processos necessários para assegurar que as informações do projeto sejam
geradas, coletadas, distribuídas, armazenadas, recuperadas e organizadas de
maneira oportuna e apropriada”.
As atividades de comunicação em projetos têm muitas dimensões, entre as quais
destacam-se (PMI, 2012):
Interna (dentro do projeto) e Externa (clientes, público, meios de comunicação);
Vertical (níveis hierárquicos da organização) e Horizontal (com os colegas);
Oficial (boletins, informativos, relatório anual) e Não oficial (comunicações
confidenciais);
Formal (relatório, memorando) e Informal (e-mail, discussões);
Escrita e oral;
Verbal e não verbal (inflexões da voz, linguagem corporal).
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No gerenciamento das comunicações do projeto, cinco processos são necessários
para assegurar que a geração e a distribuição das informações sejam realizadas
adequadamente:
Identificar as partes interessadas do projeto. Tanto as que irão receber as
informações como as que fornecerão;
Planejar as comunicações, avaliando as expectativas das partes interessadas
planejando ações para obter o melhor benefício do projeto;
Distribuir as comunicações através, por exemplo, de reuniões, apresentações,
relatórios de desempenho para as partes interessadas;
Gerenciar as expectativas das partes interessadas, já que as informações sobre o
projeto serão interpretadas por elas, podendo despertar reações diversas como
feedbacks, por exemplo;
Reportar o desempenho coletando e consolidando as informações para posterior
distribuição.
Segue quadro abaixo fornecendo uma visão geral desses processos associando ao
ciclo de vida do projeto:
Quadro 2 – Processos da área de conhecimento Gerenciamento das Comunicações
de acordo com o PMI (2012).
PROCESSOS DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS
INICIAÇÃO
PLANEJAMENTO
EXECUÇÃO
MONITORAÇÃO E
CONTROLE
Distribuir as
Identificar as
partes
interessadas
Planejar as
comunicações.
comunicações;
Gerenciar as
expectativas das
partes interessadas.
Fonte: adaptado do PMI (2012).
Reportar o
desempenho.
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Além disso, deve ser levado em conta o processo de envio/recebimento da
informação. Cabe ao emissor transmitir a informação de forma mais perceptível,
clara e objetiva o possível, vencendo as barreiras de comunicação que existirem.
Segue possíveis barreiras de comunicação segundo Vasconcelos & Boyadjian
(2012):
Quantidade de informação comunicada
Falta de conhecimento sobre o assunto
Diferenças culturais
Clima organizacional
Numero de canais de comunicação
Uso inadequado de jargões e terminologia, entre outros.
Em contra partida, cabe ao receptor praticar o “ouvir ativo”.
Quadro 3 – Ouvir Ativo
O Ouça com atenção;
U
Use espaços entre o emissor e receptor de forma produtiva;
V
Verifique se entendeu a mensagem;
I
Interesse-se: envolva-se e se mantenha atento;
R
Reflita: tente ver as coisas do ponto de vista de outro;
Fonte: adaptado de Vasconcelos & Boyadjian (2012)
3. DESENVOLVIMENTO
O objetivo desta seção é demonstrar algumas práticas de comunicação que podem
ser aplicadas no dia a dia no desenvolvimento de projetos.
Segundo JACOB (2010), o desenvolvimento de um bom plano de comunicação
inclui alguns importantes fatores como: administração da informação, conteúdo da
informação, habilidade de comunicação, precisão da informação e expectativas das
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partes interessadas. O quadro a seguir sintetiza as ideias que JACOB (2010)
defende sobre os fatores de um bom plano de comunicação:
Quadro 3 – Importantes fatores para um bom plano de comunicação.
A administração da informação é de responsabilidade do
gerente. Em um plano de comunicação, deve ser identificado
Administração da de forma clara como uma informação será gerada e
Informação
distribuída. Ex: Identificar os tipos de relatórios, a frequência
em que os relatórios serão gerados, e em que momento
deverão acontecer as reuniões.
Após a identificação dos relatórios, devem ser documentados
Conteúdo da
Informação
os elementos de dados e o nível de detalhe que cada relatório
ou documento deve conter sendo de extrema importância
entender que tipo de informações as partes interessadas
pretendem receber.
A habilidade de comunicação é essencial para assegurar a
compreensão de informações durante todo o ciclo de vida de
Habilidade de
um projeto. Fazer com que o time do projeto saiba qual a sua
Comunicação
responsabilidade, liderar e motivar a equipe e fazer com que
as
partes
interessadas
estejam
bem
informadas
é
fundamental.
A informação deve ser clara, objetiva e precisa. Um gerente
Precisão da
de projeto honesto e que mostra segurança nas informações
Informação
que gera, conseguirá obter de seu time a motivação
necessária para o sucesso do projeto.
Expectativas das
Conhecendo as expectativas de todas as partes interessadas
Partes
do projeto, minimiza o risco de desinformação, frustração ou
Interessadas
insucesso do projeto.
Fonte: adaptado de JACOB (2010)
Já para MOREIRA (2009) em um processo de comunicação a informação deve ser
objetiva e simples a ponto de fazer com o que o receptor capte e entenda a
informação que está sendo passada pelo emissor, sendo que este deve respeitar as
diferenças culturais e a possível falta de conhecimento do receptor. Nunca o emissor
deve fazer pré-julgamentos, ser hostil e ser preconceituoso.
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Deve-se relacionar aqueles que podem afetar ou serem afetados pelo projeto.
Identificar qual o interesse e o poder das partes interessadas no projeto, definir o
que será comunicado a cada grupo de interesse, qual será o meio de comunicação,
a frequência da comunicação e ainda fazer o uso de documentos padrões.
Além da comunicação na forma escrita, MOREIRA (2009) destaca que os gerentes
de projetos podem optar em comunicar com sua equipe ou com seus clientes por
meio de reuniões. Independentemente do tipo de reunião a ser realizada é
necessário que o profissional responsável divulgue previamente a pauta da reunião
a todos os participantes. Os documentos usados em reuniões, pautas, atas,
relatórios, apresentações devem ser sempre padronizados.
Outro ponto importante destacado por JACOB (2010) é o fato de muitas pessoas
acreditarem já possuir uma boa habilidade de comunicação e, por essa razão, não
se dá devida importância ao plano de comunicação em um projeto.
Um simples gesto ou uma expressão facial, não compreendida de forma correta, em
uma reunião de abertura de projeto, pode fazer com que este nem ao menos se
inicie. Falar de uma forma mais enérgica com uma pessoa chave do time, em um dia
em que este brigou com a esposa pode causar sérios danos à produtividade do
projeto.
4. CONCLUSÃO
Diante do estudo apresentado, podemos concluir que há muito a se ganhar
desenvolvendo um bom plano de comunicação no decorrer de um projeto, visto que
durante a troca de comunicação podemos “aparar arestas”, definir com precisão o
que será desenvolvido, terminar com as diferenças entre o solicitado para o
realizado evitando assim o retrabalho de novos desenvolvimentos ou correções.
A figura do gerente de projeto é de extrema importância neste contexto já que o
mesmo é o principal responsável por esta comunicação. Não importa como a
comunicação será feita, se será uma comunicação formal ou informal. Identificando
a informação a ser passada, conhecendo as expectativas de todas as partes
interessadas do projeto e repassando esta informação de forma precisa e clara,
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certamente o gerente do projeto estará no caminho necessário para o sucesso do
projeto.
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
JACOB, M. I. Importância da comunicação na Gerência de Projetos. TEC HOJE –
Uma revista de opinião. Belo Horizonte, nov. 2010. Disponível em: <http://www.
techoje.com. br/ site/techoje/categoria/detalhe_artigo/100>. Acessado em: 13 de
outubro de 2013.
KERZNER, H. - Gerenciamento de Projetos: as melhores práticas. 2ª Edição.
Porto Alegre: Bookman, 2005.
MOREIRA, M. V. R. Importância do Planejamento de Comunicação no
Gerenciamento de Projetos. Belo Horizonte, ago. 2009. TEC HOJE – Uma revista
de opinião. Belo Horizonte. Disponível em: <http://www.techoje.com.br/site/
techoje/categoria/detalheartigo/747>. Acessado em: 13 de outubro de 2013.
Project Management Institute (PMI). Um guia do Conhecimento em
Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK®) - 4ª Edição. São Paulo: Saraiva, 2012.
SOUZA, M. B. S.; RODRIGUES, A. A. O Processo de Comunicação No Projeto
PROFISCO/RN. Revista de Gestão e Projetos - GeP, São Paulo, v. 3, n. 3, p 88108, set./dez. 2012. Disponível em: <http://www.revistagep.org/ojs/index.php/gep/
article/view/80 >. Acessado em: 03 de outubro de 2013.
VASCONCELOS, Ivo M. M., BOYADJIAN, João C. e outros - Gestão de Projetos
Brasil - Conceitos e Técnicas. Belo Horizonte: IETEC, 2012.