MASP aplicado a Ações Corretivas

Curso e- Learning
MASP aplicado a
Ações Corretivas
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Objetivos do Curso
Este curso é dirigido a todos os profissionais que querem conhecer o MASP – Método
de Análise e Solução de Problemas e aplicá-lo para realizar ações corretivas efetivas e
eficazes.
Durante este treinamento iremos:
Entender o ciclo PDCA e aprender a utilizá-lo para solução de
problemas;
Conhecer as etapas do MASP;
Aprender a utilizar o MASP para ações corretivas;
Conhecer a aplicação prática do MASP.
Conteúdo Programático
MÓDULO 1
Objetivos do curso; O ciclo PDCA; MASP – Visão Geral; Relação
MASP e PDCA; 1º Etapa: Identificar o problema; Exemplo; Exercício.
MÓDULO 2
2º Etapa: Observar o problema; 3º Etapa: Analisar o problema; 4º
Etapa: Plano de ação; 5º Etapa: Agir; Exercício.
MÓDULO 3
6º Etapa: Acompanhar; 7º Etapa: Padronizar; O uso do MASP para
ações corretivas; Exemplo com preenchimento de relatório de ação
corretiva; Exercício.
Módulo 1
O ciclo PDCA; MASP – Visão Geral;
Relação MASP e PDCA; 1º Etapa:
Identificar o problema; 2º Etapa:
Observar o problema; Exercício.
O ciclo PDCA
No dia a dia dos trabalhadores de cada organização,
setor, ou mesmo pessoa, são rotineiros os problemas
(não conformidades) e falhas de todo tipo.
Dependendo da sua magnitude e freqüência de
ocorrência, esses problemas (não conformidades)
afetam em maior ou menor grau a Qualidade do
produto / serviço, resultando na necessidade de retrabalhos com conseqüentes perdas de tempo, mãode-obra, materiais e acréscimo de custos.
Toda vez que surgir um problema (nãoconformidade), deveríamos entendê-lo como uma
oportunidade de melhoria dos processos.
Buscar a identificação e a solução das causas dos
problemas significativos (ações corretivas) representa
obter Melhoria da Qualidade e deve-se constituir em
uma atuação constante.
O ciclo PDCA
Os elementos do PDCA são:
PLANEJAMENTO (PLAN): fase do processo na qual é determinado como o
problema será avaliado e resolvido.
EXECUÇÃO (DO): fase do processo onde a solução é implementada, avaliando-se o
progresso conforme é concluído.
VERIFICAÇÃO (CHECK): fase do processo na qual os resultados são avaliados de
forma crítica, respondendo-se as seguintes perguntas:
O que aconteceu de certo ?
O que aconteceu de errado ?
Por que ?
AÇÕES CORRETIVAS (ACT): fase do processo na qual as melhorias são obtidas no
curso normal das operações e as ações futuras são planejadas visando
oportunidades de melhoria.
Este ciclo sempre é repetido dando continuidade aos sucessos das melhorias
anteriores.
O ciclo PDCA
A obtenção da Melhoria Continua feita através do Método de Análise e Soluções de
Problemas – M.A.S.P. que segue a sistemática do Ciclo P.D.C.A. é uma excelente
metodologia para as organizações.
M.A.S.P – Visão Geral
Por que necessitamos de um processo de solução de problemas?
Problemas fazem parte do nosso dia-a-dia;
O processo pode ser usado por indivíduos e grupos;
O processo pode ser usado em todos os níveis da organização;
É uma metodologia simples, fácil de aplicar;
É uma ferramenta de melhoria contínua
Precisamos de um processo de solução de
problemas porque não somos bombeiros
para trabalhar apenas com emergências
M.A.S.P – Visão Geral
•
Mostraremos a seguir uma estrutura formada pela descrição das sete etapas do
M.A.S.P;
•
Nestas etapas podemos utilizar ferramentas que facilitam o processo e nos permitem
cumprir a etapa específica de forma mais eficiente; na tabela, são apontadas as sete
ferramentas do controle da qualidade, que podem ser utilizadas neste contexto.
•
As sete ferramentas da qualidade não fazem parte do nosso objeto de estudo, o
M.A.S.P especificamente, e sua utilização para ações corretivas. Caso você não as
conheça, ou não saiba utilizá-las, a Com.Êxito disponibiliza um curso específico
sobre este tema;
•
Esta abordagem é chamada, de Ciclo de Melhoria da Qualidade, ou Solução de
Problema.
M.A.S.P – Visão Geral
Fluxo
O que fazer?
Como fazer?
Observações
1
Identificar o
problema
Técnicas de
Brainstorming
Envolver todas as pessoas que fazem parte do
processo
2
Observar o
problema
Fluxograma
Levantar fluxogramas “in loco”
3
Analisar o
problema
Diagrama de causa e
efeito
Participação de todas as pessoas envolvidas no
processo
Preencher corretamente
4
Propor plano de
ação
Discussão das pessoas
envolvidas no processo
Certificar de que as ações devem ser tomadas
sobre as causas.
Assegurar à cooperação de todo o pessoal
envolvido.
5
Agir
Treinamento
Plano e Cronograma
Treine todas as pessoas envolvidas no
processo.
Divulgue o plano a todos.
6
Acompanhar
Folha de Verificação
Diagrama de Pareto
Carta de Tendência
Verificar se a ação está sendo efetuada e colher
os resultados bons ou ruins.
7
Padronizar
Fluxogramas
Procedimentos
Manuais
Aprovar e implantar compete às gerências.
Estabelecer o novo procedimento e comunicar a
data de início da nova sistemática e as
áreas que serão efetuadas.
Evitar que um problema resolvido apareça
devido o não cumprimento dos padrões
estabelecidos. (controle)
M.A.S.P – Visão Geral
Esta tabela inclui as sete etapas do Método de
Análise e Solução de Problemas. Nós
necessitamos da equipe certa (com a combinação
da personalidade certa e da experiência certa)
para resolver o problema.
Nós também precisamos divulgar os sucessos
obtidos aos outros integrantes da organização.
Isto ajuda a:
– Dar reconhecimento aos participantes;
– Preservar o conhecimento com as lições
aprendidas;
– Auxiliar os outros a aprenderem com a
experiência partilhada;
– Celebrar o sucesso tornando-o visível e
– Gerar novas idéias de melhoria.
Relação PDCA x MASP
Para entendermos melhor a relação entre o PDCA e o MASP, podemos fazer uma
comparação, indicando para cada etapa do ciclo PDCA, as etapas do MASP
equivalentes.
PDCA
MASP
P – Plan (Planejar)
1 Identificar o problema
2 Observar o problema
3 Analisar o problema
4 Propor plano de ação
D- Do (Fazer)
5 Agir
C- Check (Verificar)
6 Acompanhar
A – Act (Agir)
7 Padronizar
M.A.S.P - 1º Etapa: Identificar o problema
Conceito de Problema
Problema é um desvio, uma não-conformidade entre uma situação ideal
(resultados esperados) e uma situação real (resultados obtidos).
A existência de não-conformidade (desvios, discrepâncias, etc.) em determinada atividade,
equipamento, processo ou mesmo indivíduos é que possibilita a afirmação da ocorrência de
um problema.
A 1º Etapa do processo de solução de problemas inicia-se pelo reconhecimento de um
desvio ou mesmo pela identificação de vários desvios existentes, sua caracterização e a
seleção dos problemas a serem tratados, em função da sua prioridade.
A caracterização de um problema implica na descrição da situação de não-conformidade
em termos claros, específicos, e se possível, mensuráveis.
M.A.S.P - 1º Etapa: Identificar o problema
•
Podemos dizer que a primeira etapa do MASP tem como
objetivos:
– Conhecer a situação atual;
– Identificar as situações que exigem ação;
– Identificar desvios e oportunidades contidos em cada
situação;
– Definir o foco de ação;
– Avaliar e priorizar as situações (desvios e oportunidades com
base na análise de indicadores relativos à importância,
urgência e tendência;
– Enunciar a situação a ser analisada de forma objetiva e
precisa;
– Enunciar os resultados esperados, as condições e os
requisitos a serem observados, além dos recursos a serem
utilizados.
M.A.S.P - 1º Etapa: Identificar o problema
•
Existem algumas perguntas que podemos recomendar para esta etapa:
1. Qual o problema que estamos, de fato, tentando resolver?
2. O que demonstra que a não-conformidade ocorre?
3. As informações foram baseadas em fatos ou em suposições?
4. As informações recebidas são verdadeiras, completas e atuais?
5. As informações foram passadas de forma objetiva, isenta de julgamentos?
6. Tendo em vista as informações disponíveis, o tempo, as perspectivas e a situação
atual, qual a prioridade a ser dada para a situação?
7. Há tempo para se investigar e descobrir as causas antes de novas decisões e
ações?
8. As pessoas que precisam estar a par da avaliação já foram informadas?
9. Está havendo cuidado para não existir exagero na aplicação de esforços e recursos?
10. Podemos transformar esse problema numa oportunidade de melhoria?
M.A.S.P - 1º Etapa: Identificar o problema
É importante também que evitemos práticas que possam
atrapalhar nosso foco de ação, ou atrasar o processo. Por
isso temos a seguir uma pequena lista de práticas comuns,
a serem evitadas:
Não se ter ainda definida a situação e partir para a
ação;
Partir para avaliações subjetivas, sem definir objetivos
ou resultado esperado;
Deixar de lado a identificação clara da nãoconformidade e buscar os culpados;
Não obter as informações diretamente na origem (por
auto-suficiência ou esquecimento);
Não avaliar a gravidade real da situação, deixando de
estabelecer a prioridade;
Deixar-se afetar emocionalmente em situações
desfavoráveis, não enxergando oportunidades de
reversão e mudança da situação.
1º Etapa: Estrutura
Para realizar a primeira etapa teremos então a seguinte estrutura de
atividades a realizar:
1.1 – Levantar a importância / gravidade do problema;
1.2 – Histórico do problema;
1.3 – Perdas Atuais;
1.4 – Envolver a equipe;
1.5 – Definir o problema;
1.6 – Designar o responsável.
1.1 – Levantar a importância / gravidade do problema
•
Para esta atividade da primeira etapa devemos coletar fatos e dados que comprovem
a real importância do problema;
•
Para isto, podemos utilizar como ferramentas, relatórios, fluxogramas e técnicas de
brainstorming;
•
Um formulário simples pode ser utilizado para orientar esta atividade:
O que?
Onde?
Quando?
Quanto?
1.2 – Histórico do problema
Nesta atividade, devemos levantar todo o passado do problema e como ele chegou a
este ponto.
Assim saberemos se o problema está aumentando, diminuindo ou se permanece
estável;
Podemos utilizar para esse levantamento, buscas de arquivos e gráficos que estejam
relacionados ao problema em questão;
1.3 – Perdas Atuais
Nesta terceira atividade da primeira etapa, devemos verificar qual a perda de
desempenho nas condições atuais e quanto precisa ser melhorado.
Para isso podemos utilizar relatórios, planilhas, gráficos e caso esses dados não
estejam disponíveis, pesquisas precisam ser feitas no local de acontecimento do
problema para obtenção de dados que nos permitam essa avaliação de perdas
atuais ocasionadas pelo problema em questão;
Para essa coleta de dados podemos utilizar folhas de verificação, e mesmo
questionar as pessoas envolvidas nos processos que estão relacionados ao
problema.
1.4 – Envolver a equipe
Demonstre a importância, o histórico e as perdas atuais levantadas.
Nesta etapa, tudo deve ser feito de forma a conseguir o reconhecimento e
engajamento geral do problema por todas as pessoas envolvidas no processo;
Se o pessoal não entender completamente a importância do problema, não haverá
um esforço total para solucioná-lo ou o problema será abandonado antes da sua
completa solução;
Para esta etapa devemos realizar uma reunião com a equipe que precisamos
engajar na solução do problema. Neste espaço de discussão, que deve ser realizada
como uma reunião de bainstorming, onde todos devem poder opinar, teremos a
oportunidade de criar nas pessoas a consciência da importância da atuação de todos
para a realização de melhorias.
1.5 – Definir o problema
Nesta reunião com a equipe envolvida no
problema, podemos aproveitar para completar a
próxima atividade, que é a definição do problema
em um enunciado claro. A opinião dos presentes
pode ajudar muito nesta definição;
Deixe o problema bem definido;
Nosso problema ainda é macro, e pretendemos
deixá-lo bem específico para descobrir a causa;
A fase conclui com um enunciado do problema
desta vez acrescentando dados que o tornarão
mais específico.
1.6 – Designar o responsável
Designe de forma oficial uma pessoa para encarregar-se do problema;
Deixe de buscar culpados pelo problema e invista no esforço geral para que o
problema não volte a ocorrer;
A definição de responsabilidade é importante para que todos saibam a quem devem
se reportar com relação à dúvidas, mudanças, ou outras questões relacionadas ao
problema, e também para que fique claro quem deve ser cobrado pela solução do
problema;
Nesta etapa podemos definir também os resultados esperados:
O que
Aumentar
Reduzir
Eliminar
Onde
Quanto
Até
quando?
Exemplo
•
Uma empresa fabricante de defensivos agrícolas, buscando atender a
legislação federal. que obriga o fabricante a dar destinação adequada às
embalagens vazias dos produtos já utilizados pelos compradores,
encontrou um problema no reuso de um tipo específico de embalagens;
•
A embalagem de plástico do produto AgroProtex deveria passar por um
processo de descontaminação e ser reutilizada na produção do mesmo
produto;
•
Porém, percebeu-se a cerca de 45 dias que estas embalagens sofrem
distorções em sua forma com o processo de descontaminação, o que
causa inutilização de 300 unidades e perdas de material equivalente a
R$ 5.000,00 por dia de produção;
•
Vamos proceder à primeira etapa do M.A.S.P para facilitar a
identificação do problema.
Exemplo
•
•
1.1 – Levantar a importância / gravidade do problema:
O que?
Onde?
Quando?
Quanto?
Distorções nas
embalagens
de AgroProtex
para reuso.
Processo de
descontaminação das
embalagens.
Detectado o
problema à 45
dias.
300 unidades /
dia.
1.2 – Histórico do problema:
– Buscando os relatórios do setor de produção, pode-se verificar que
as distorções começaram à 45 dias atrás quando aproximadamente
1/3 do total das embalagens (o equivalente a 300 peças)
começaram a sofrer distorções;
– Desde essa data o problema permaneceu ocorrendo da mesma
forma e na mesma proporção.
Exemplo
•
1.3 – Perdas Atuais:
– Segundo o relatório de produção, são inutilizadas pelas
deformações em média, 1/3 das embalagens que são
descontaminadas por dia, o que em números absolutos é
cerca de 300 embalagens / dia;
– Representa perdas de R$ 5.000,00 diários, sendo um
acumulado total de R$ 225.000,00 nos 45 dias em que
se apresentou o problema;
•
1.4 – Envolver a equipe: é realizada uma reunião com os
envolvidos no processo de reutilização das embalagens, para
dar conhecimento a todos da importância e gravidade do
problema e por um processo de brainstorming levanta-se 3
possíveis causas:
– Temperatura da água utilizada na descontaminação
muito alta;
– Deformação mecânica pelo transporte das embalagens
pela maquinaria do processo;
– Deformação resultante de reação química entre produtos
descontaminantes e o plástico.
Exemplo
•
1.5 – Definir o problema: na reunião com a equipe foi claramente definido o
problema:
– Deformações ocorridas em média em 1/3 das embalagens de AgroProtex que
passam pelo processo de descontaminação para reuso.
•
1.6 – Designar o responsável: O engenheiro de produção responsável pela área
ficou responsável pelo acompanhamento do problema para sua resolução.
Exercício
Observando a seguinte situação apresentada, elabore um esquema
simples contendo as 6 atividades da primeira etapa do M.A.S.P –
Identificar o problema;
•
Uma cooperativa de costureiras com 25 integrantes, tem como problema o mau
aproveitamento dos tecidos utilizados, o que ocasiona uma grande geração de
retalhos inutilizáveis e conseqüente perda de material e dinheiro;
•
Segundo relato da presidente da cooperativa, a quantidade de retalhos perdidos
em média por mês, é de 250 metros de tecido, sendo que o preço deste tecido é
de R$ 10,00 por metro;
•
A cooperativa foi fundada à apenas 3 meses, e desde o início das atividades vem
encontrando a mesma dificuldade;
•
Maria Augusta, a presidente da cooperativa, solicita então a sua ajuda para
resolver este problema, e se prontifica à ajudá-lo no que for preciso.
Exercício - Resposta
•
M.A.S.P – 1ºEtapa: Identificar o problema
1.1 - Levantar a importância / gravidade do Problema
O que
Desperdício
de material,
por excesso
de sobras de
pano
inutilizáveis.
Onde
Processo de
desenho e
corte das
peças.
Quando
Vem
ocorrendo
desde a
fundação à 3
meses.
Quanto
250 m de
tecido
perdidos por
mês, em
média.
1.2 – Histórico do problema
O problema vem ocorrendo desde a fundação da cooperativa, o que gerou um
estoque de retalhos não utilizados nestes 3 meses.
1.3 – Perdas Atuais
A cooperativa perde em material R$ 2.500,00 por mês em material que deixa de
ser utilizado.
Exercício - Resposta
1.4 – Envolver a equipe
Uma reunião com todos os integrantes para colher
opiniões, sugestões e dar a todos a consciência do
problema é realizada. Nesta reunião são levantadas
três hipóteses de causa:
– Desenho inapropriado das peças no tecido;
– Corte inexato que leva erros e perdas de peças;
– Falta de planejamento de reuso de retalhos maiores
que poderiam ser utilizados para outras peças;
1.5 – Definir o problema
Na reunião apontada no item acima, define-se
claramente o problema: Ineficiência no corte e uso
do tecido, ocasionando excesso de retalhos e
perdas de R$ 2.500,00 por mês, em média.
1.6 - Designar o responsável
Pela disposição apresentada, e por ser a presidente
da pequena cooperativa, é sugerida como
responsável, Maria Augusta, para acompanhar o
desenvolvimento da solução para o problema.
Fim do
Módulo 1