Parte II - Procempa

Ciclo PDCA
O ciclo PDCA (Planejar-Fazer-Verificar-Agir) é uma ferramenta de
qualidade que facilita a tomada de decisões visando garantir o alcance
das metas planejadas.
O PDCA é um ciclo e,
portanto, deve “rodar”
continuamente.
Foco na melhoria contínua
de processo(s).
Para que “rode” de maneira
eficaz, todas as fases devem
acontecer, sob pena do
processo como um todo
sofrer prejuízos.
Áreas de Conhecimento
Áreas de Conhecimento
Áreas de Conhecimentos
10 Áreas
Integração
Qualidade
Riscos
Escopo
Tempo
RH
Comunicação
Aquisições
PMBok 5 Edição
Custos
Partes
Interessadas
Áreas de Conhecimentos
Cada área de conhecimento é composta por seus processos
Cada processo possui:
Entradas: Documentos ou itens que serão utilizados como
fonte de trabalho.
Técnicas ou Ferramentas: Mecanismos que serão aplicados
às entradas para criar as saídas.
Saídas: Documentos ou itens que
serão gerados no processo (e que podem
alimentar outras entradas).
Áreas de Conhecimentos
Exemplo: Documento de Abertura de Projeto
1. Exemplo: A especificação
do trabalho do projeto é
uma descrição narrativa
dos produtos, serviços ou
resultados
a
serem
entregues por um projeto.
1. Exemplo: Usuários chaves,
Consultores, etc.
2. Exemplo: Brainstorming,
resolução de conflitos,
solução de problemas e
gerenciamento de reuniões,
são exemplos.
Integração
Define os processos e as atividades que integram os
diversos elementos do Gerenciamento de Projetos.
Integração
Processos de Iniciação
1. Desenvolver o Termo de Abertura do Projeto
Processos de Planejamento
2. Desenvolver o Plano de Gerenciamento do Projeto
Processos de Execução
3. Orientar e Gerenciar a Execução do Projeto
Processos de Monitoramento e Controle
4. Monitorar e Controlar o Trabalho do Projeto
5. Controle Integrado de Mudanças
Processos de Encerramento
6. Encerrar o Projeto ou Fase
Integração
Processos de Iniciação
1. Termo de Abertura do Projeto
Documento que autoriza formalmente o projeto ou
uma fase do projeto.
Gerente de projetos designado e nível de autoridade
atribuída.
Requisitos que satisfazem as necessidades do cliente,
do patrocinador e de outras partes interessadas.
Necessidades de negócios, descrição de alto nível do
projeto ou requisitos do produto para o qual o
projeto é realizado.
Objetivo ou justificativa do projeto.
Integração
Processos de Iniciação
1. Termo de Abertura do Projeto
Cronograma de marcos sumarizado.
Premissas e Restrições.
Orçamento sumarizado.
Integração
Processos de Planejamento
2. Plano de Gerenciamento do Projeto
É um documento formalmente aprovado que define
como o mesmo é executado, monitorado e
controlado, e encerrado.
Deve conter todas as informações necessárias para
a realização do projeto.
Varia dependendo da área
complexidade do projeto.
de
aplicação e
É um documento dinâmico.
O principal benefício do Plano é ter um documento
central que define a base de todo trabalho do
projeto.
Integração
Processos de Planejamento
2. Plano de Gerenciamento do Projeto
É o processo de definir, preparar e coordenar todos
os planos auxiliares:
Plano de gerenciamento do Escopo
Plano de gerenciamento do Tempo
Plano de gerenciamento das Comunicações
Plano de gerenciamento dos Custos
Plano de gerenciamento dos Recursos Humanos
Plano de gerenciamento das Aquisições
Plano de gerenciamento da Qualidade
Plano de gerenciamento dos Riscos
Plano de gerenciamento das Partes Interessadas
...
Integração
Processos de Execução
3. Orientar e Gerenciar o Trabalho do Projeto
É o processo de liderança e realização do trabalho definido
no plano de gerenciamento do projeto e implementação
das mudanças aprovadas para atingir os objetivos
do mesmo.
Técnicas
Opinião Especializada
Sistema de Informações de gerenciamento de projetos
(ferramenta de agendamento, sistema de autorização de
trabalho, sistema de coleta e distribuição de informações,
etc).
Reuniões (Troca de informações, Brainstorming,
avaliação de opiniões).
Integração
Processos de Monitoramento e Controle
4. Monitorar e Controlar o Trabalho do Projeto
É o processo de acompanhamento, análise e
registro do progresso para atender aos objetivos de
desempenho definidos no plano de gerenciamento
do projeto.
Técnicas
Relatórios Gerenciais de Acompanhamento de
Projeto.
Integração
Processos de Monitoramento e Controle
5. Controle Integrado de Mudanças
Integração
Processos de Encerramento
6. Encerrar o Projeto
É o processo de finalização de todas as atividades
de todos os grupos de processos de gerenciamento
do projeto para encerrar formalmente o projeto
ou a fase.
O principal benefício deste processo é o
fornecimento
de
lições
aprendidas,
o
encerramento formal do trabalho do projeto e a
liberação dos recursos organizacionais para
utilização em novos empreendimentos.
Integração
Premissas
Restrições
Integração
Premissas
Conceito
São fatores que, para fins de planejamento, são
considerados verdadeiros, reais ou certos, sem
prova ou demonstração.
São afirmativas que são pressupostas como
verdadeiras, mas que poderão estar erradas.
Destaque de hipóteses ou suposições que são
consideradas verdadeiras, reais ou certas sem
prova ou demonstração.
São utilizadas para estabelecer as condições iniciais
para viabilizar um projeto. Um projeto em que não
existem condições iniciais, e tudo pode acontecer
(riscos), está sujeito a fugir do controle.
Integração
Premissas
Exemplos
A cotação do dólar não ultrapassará os R$ 4,50.
Condições geográficas não serão um impedimento
para a construção do Viaduto Assis Brasil.
Não irá chover nos dias 01 e 02 de Outubro de 2016.
Quando atingirmos a data de construção da UPA o
terreno estará limpo e sem ocupação.
Serão disponibilizados 05 engenheiros para
desenvolvimento do projeto da Orla do Guaíba.
Durante o desenvolvimento do novo Portal de Gestão
o programador não será deslocado para outro
projeto.
Integração
Premissas
Risco
Em gerência de projetos devemos planejar ações
para cada risco, pois caso um deles venha a se
concretizar, temos um plano de ação para que o
risco seja mitigado ou eliminado.
Exemplo
Risco: Alocação do programador do Portal de
Gestão em outros projetos.
Plano de Ação: Contratar um novo programador
para desenvolver o novo Portal de Gestão.
Integração
Restrições
Conceito
O estado, a qualidade ou o sentido de estar restrito
a uma determinada ação ou inatividade. Uma
restrição ou limitação aplicável, interna ou
externa, a um projeto, a qual afetará o
desempenho do projeto ou de um processo.
São fatores que limitam as opções da equipe.
Integração
Restrições
Tipos
Orçamentárias
Cronograma (Recursos e datas pré-definidas)
Tecnológicas
Qualidade (Especificações, Certificações)
Administrativas (Contratos, Políticas da Empresa)
Politico-legal (Legislação)
Integração
Restrições
Exemplos
O orçamento aprovado é de R$ 1.500.000,00.
O projeto deverá ser concluído em 12 meses.
O Gerente do Projeto deverá possuir certificação PMP.
A obra deverá ser executada somente das 8:00h as
18:00h, de segunda a sexta-feira.
Todos os integrantes da equipe deveram estar
regulamentados via CLT e não será permitida a
contratação de consultoria.
Somente serão utilizados softwares
livres para o desenvolvimento das
aplicações.
Escopo
Descreve os processos necessários para garantir que o
projeto inclua todo e somente o trabalho necessário
para terminar o projeto com sucesso.
Escopo
Processos de Planejamento
1. Planejamento do Escopo
2. Definição do Escopo
3. Criar EAP
Processos de Monitoramento e Controle
4. Validação do Escopo
5. Controle do Escopo
Escopo
Processos de Planejamento
1. Planejamento do Escopo
Documenta como o escopo do projeto será definido,
verificado e controlado além de apresentar como a
Estrutura Analítica do Projeto (EAP) será criada e
definida.
Técnicas
Reuniões de Brainstorming (Partes Interessadas)
Dados Históricos (Ex.: Projetos Similares, Projetos
Anteriores, etc)
Opinião
Especializada
(Ex.:
Consultorias,
Servidores Chaves, Pesquisas, etc)
Modelos de Documentos (Ex.: Licitações)
Escopo
Processos de Planejamento
1. Planejamento do Escopo
Reuniões de Brainstorming
A técnica objetiva explorar a criatividade e está
dividida em partes:
1. Busca dos Fatos (Definição do problema)
2. Geração das Ideias
3. Chegada a Solução
Princípios
Incentivo a criatividade
Idéias não são criticadas
Volume de idéias
Escopo
Processos de Planejamento
2. Definição do Escopo
Conceito: Entregáveis (Deliverables)
São “fases” do projeto, definidas de forma clara e
objetiva, que representam o que tem que ser
entregue e quando isso deve acontecer.
São a essência do projeto e a razão de sua
existência.
Devem ser facilmente identificáveis dentro do
cronograma do projeto.
Necessário compreender em
detalhe o que está incluído nas
entregas, em termos de atividades
específicas e datas.
Onde estão
minhas
Entregas?
Escopo
Processos de Planejamento
2. Definição do Escopo
Conceito: Entregáveis (Deliverables)
São documentos, fases ou tudo aquilo que deverá ser
realizado quando o projeto for completado.
Exemplos
Documentos
Projeto Executivo
Termo de Referência
Licença Ambiental
Fases
Licitação
Fase de uma Obra
Onde estão
Desapropriação
minhas
Entregas?
Escopo
Processos de Planejamento
2. Definição do Escopo
Conceito: Marcos (Milestones)
São pontos significativos do projeto, eventos cuja
ocorrência precisa ser reportada às partes interessadas
de modo a terem clara visibilidade do seu cumprimento.
Evidenciam momentos importantes de um projeto e
podem estar associados ao final de fases.
Exemplos
Inauguração de alguma Obra ou Fase
Entrega do Projeto Básico
Licitação
Reassentamento das Famílias
Escopo
Processos de Planejamento
2. Definição do Escopo
Conceito: Gold Plating (“Banho de Ouro”)
Refere-se a adicionar a um sistema, de forma
arbitrária, funcionalidades que não foram
solicitadas pelos usuários por considerar que o
sistema ficará melhor com as novas
funcionalidades.”
Custo que não necessariamente será percebido
pelo seu cliente.
Desperdício de tempo, risco adicional de falhas e
perda de foco.
Escopo
Processos de Planejamento
3. EAP (Estrutura Analítica de Projetos)
Constitui uma representação gráfica do projeto que
evidencia suas atividades.
É uma representação hierarquizada pra divisão do
projeto em atividades mensuráveis e controláveis.
Desmembra o projeto em unidades de trabalho
menores que tenham um significado e sejam
gerenciáveis.
Caracteriza a inter-relação entre os elementos que
o compõe o projeto.
Também conhecida como WBS (Work Breakdown
Structure).
Escopo
Processos de Planejamento
3. EAP (Estrutura Analítica de Projetos)
Cada elemento da EAP deve representar um
resultado tangível e verificável.
Auxilia na comunicação e entendimento dos
projetos
É ferramenta poderosa para o monitoramento e
controle
do
projeto,
pois
permite
o
acompanhamento do progresso físico das entregas.
Escopo
Processos de Planejamento
3. EAP (Estrutura Analítica de Projetos)
Tipos
Entregas
Fases
Pessoas
Escopo
Processos de Planejamento
3. EAP (Estrutura Analítica de Projetos)
EAP por Fases
Vantagens
Oferece uma visão “cronológica” dos
acontecimentos no projeto.
Facilita o entendimento de pessoas leigas.
Desvantagens
ofuscar a visão das partes
necessárias para uma entrega específica.
Tende a incentivar que se incluam
atividades administrativas (Ex.: Controle
Pode
do projeto).
Escopo
Processos de Planejamento
3. EAP (Estrutura Analítica de Projetos)
Escopo
Processos de Planejamento
3. EAP (Estrutura Analítica de Projetos)
EAP por Entregas
Vantagens
Visualiza claramente as partes que
compõe o projeto.
Facilita a discussão de soluções técnicas e
caminhos alternativos.
Facilita identificação de riscos técnicos.
Desvantagens
Não oferece visão cronológica.
Escopo
Processos de Planejamento
3. EAP (Estrutura Analítica de Projetos)
WBS Chart Pro: Software para criação da EAP
Escopo
Processos de Planejamento
3. EAP (Estrutura Analítica de Projetos)
EAP por Equipes
Vantagens
Ótima para ocasiões em que o projeto
tem equipes com responsabilidades
muito diferentes.
Desvantagens
Não
mostra
cronologia
nem
organização das partes das entregas.
a
Escopo
Processos de Planejamento
3. EAP (Estrutura Analítica de Projetos)
Escopo
Processos de Planejamento
3. EAP (Estrutura Analítica de Projetos)
Dicionário
Detalhamento explicativo de cada um dos
elementos que compõem a EAP.
Contém a descrição detalhada das tarefas, os
responsáveis
pela
execução,
recursos
necessários, estimativa de custos, informações
sobre contratos e etc.
Nomear os elemento da EAP não é suficiente
para seu entendimento!
Escopo
Processos de Monitoramento e Controle
4. Validação do Escopo
É o processo de formalização da aceitação das
entregas concluídas do projeto
proporciona objetividade ao processo de aceitação e
aumenta a probabilidade da aceitação final do
produto, serviço ou resultado, através da validação
de cada entrega.
Escopo
Processos de Monitoramento e Controle
5. Controle do Escopo
Qual sua opinião
sobre mudanças em
projetos?
Escopo
Processos de Monitoramento e Controle
5. Controle do Escopo
Solicitação de Mudanças de Escopo
Necessidade de formalização e a justificativa dos
pedidos de mudanças.
As mudanças podem incluir a necessidade de
revisão de processos já aprovados.
Novas
estimativas
de
recursos
(RH,
equipamentos, prazos, orçamento, qualidade e
etc).
Exigem negociações e aprovação ou não das
mudanças solicitadas.
A indicação dos responsáveis pelas mudanças e
seus desdobramentos.
Escopo
Escopo do Produto
Produto
Conjunto de características e funções que o
produto final deve possuir. Geralmente
solicitado pelo cliente ou desenvolvido em
conjunto com ele (desejo do cliente).
(O que fazer)
Escopo do Projeto
Projeto
(Como fazer)
É o trabalho que deve ser executado para
que o projeto possa ter como resultado o
produto. O escopo do projeto também deve
ser registrado.
Escopo
Escopo do Produto
Exemplo
Produto
(O que fazer)
Construção de Rua Pavimentada em
Asfalto, com Drenagem, Passeio Público,
Acessibilidade, Iluminação, Ciclovia e
Arborização.
Escopo do Projeto
Exemplo
Projeto
(Como fazer)
Contratação de Empresa para Execução
do Projeto, Desenvolvimento do Projeto
Executivo, Elaboração do Licenciamento
Ambiental.
Tempo
Se concentra nos processos necessários para realizar o
término do projeto no prazo correto.
Tempo
Processos de Planejamento
1.
2.
3.
4.
Definição das Atividades
Sequenciamento de Atividades
Estimativa de Duração da Atividade
Desenvolvimento do Cronograma
Processos de Monitoramento e Controle
5. Controle do Cronograma
Tempo
Processos de Planejamento
1. Definição das Atividades (Subetapas)
As subetapas são atividades específicas do
cronograma que precisam ser realizadas para
produzir as várias entregas do projeto.
Técnicas Utilizadas
Dados Históricos (Ex.: Projetos Similares,
Projetos Anteriores, etc)
Opinião Especializada (Ex.: Consultorias,
Servidores Chaves, Pesquisas de Mercado, etc)
Modelos de Documentos (Ex.: Licitações)
Tempo
Processos de Planejamento
2. Sequenciamento de Atividades
Subetapa sucessora não
pode começar até que
uma Subetapa
predecessora tenha
terminado.
Envolve identificar e documentar os relacionamentos
lógicos entre as subetapas.
Subetapa sucessora
não pode ser iniciada até
que uma atividade
predecessora tenha sido
iniciada.
Subetapa sucessora não
pode terminar até que a
Subetapa predecessora
tenha terminado.
Subetapa sucessora não
pode ser terminada até que
uma Subetapa predecessora
tenha sido iniciada.
Tempo
Processos de Planejamento
3. Estimativa da Duração das Atividades (Subetapas)
Envolve estimar o número de períodos de trabalho
que serão necessários para terminar as subetapas
específicas com os recursos estimados.
Esforço, define-se como o número de horas de
trabalho que, as pessoas que irão executar
determinada subetapa.
Tempo
Processos de Planejamento
3. Estimativa da Duração das Atividades (Subetapas)
Analogia: Usa a duração efetiva de uma atividade
similar realizada no âmbito de um projeto anterior.
Paramétrica: Usa relações estatísticas para estimar
custo e duração das atividades com base em dados
históricos e parâmetros do projeto. Ex.:
Historicamente, o pintor pinta 10m2 de parede/dia,
concluí-se que ele pintará 100m2 em 10 dias.
Três Pontos (PERT): Permite melhorar a qualidade
da estimativa na medida em que possibilita a
introdução do conceito de risco no processo. Tratase do resultado de três estimativas (fórmula).
Tempo
Processos de Planejamento
3. Estimativa da Duração das Atividades (Subetapas)
Três Pontos (PERT)
Mais Provável: Essa estimativa é baseada na
duração da atividade, dados os recursos
prováveis
de
serem
designados,
sua
produtividade, expectativas realistas de
disponibilidade para executar a atividade.
Otimista: A duração da atividade é baseada na
análise do melhor cenário para a atividade.
Pessimista: A duração da atividade é baseada na
análise do pior cenário para a atividade.
Tempo Estimado = (O + 4xMP + P)
6
Tempo
Processos de Planejamento
3. Estimativa da Duração das Atividades (Subetapas)
Duração x Tempo
Duração: Representa o trabalho necessário para
executar uma subetapa.
Tempo: Representa o prazo dedicado para
executar uma subetapa.
Exemplo: Criação de um Relatório Gerencial
Duração = 10 horas de trabalho
Tempo = Depende!
Se trabalhar 10 horas/dia = 01 dia.
Se trabalhar 05 horas/dia = 02 dias.
Tempo
Processos de Planejamento
4. Desenvolvimento de Cronograma
Na PMPA utiliza-se a ferramenta (Microsoft Project e
o EPM) para documentar e controlar o tempo que
será gasto na realização de um conjunto concatenado
de subetapas de um projeto.
Um cronograma contém:
Lista das Subetapas
Data de Inicio e Fim das Subetapas
Atividades Predecessoras
% de Conclusão das Subetapas
Recursos do Projeto (Pessoas)
Totalizadores (tempo, % conclusão,..)
Tempo
Processos de Planejamento
4. Desenvolvimento de Cronograma
Existem várias formas de estruturar um cronograma,
a cada projeto deve-se avaliar a estrutura que
permita o melhor gerenciamento.
por Entregas: Quebra-se o produto/serviço a ser
gerado em pedaços e organiza-se subetapas para
conclusão desses pedaços individualmente.
por Fases: Cria-se um conjunto de subetapas
relacionadas ao ciclo de vida do projeto e
organiza-se as subetapas para sua conclusão.
Tempo
Processos de Planejamento
4. Desenvolvimento de Cronograma
Tempo
Processos de Planejamento
4. Desenvolvimento de Cronograma
Microsoft Project
Ferramenta Local para criação e controle dos
Cronogramas .
Criação e alteração de Linha de Base do projetos.
Publicação dos Cronogramas.
EPM (Enterprise Project Management)
Ferramenta Web para manutenção dos cronogramas.
Acesso a todos os usuários da PMPA (Secretários,
Chefes de Gabinetes, Gerentes de Programas,
Líderes de Ação, Líderes de Etapas e Líderes de
Subetapas).
Tempo
Processos de Planejamento
4. Desenvolvimento de Cronograma
O Portal de Gestão e
EPM estão integrados
permitindo controle
detalhado
dos
Projetos (Etapas).
Tempo
Processos de Planejamento
4. Desenvolvimento de Cronograma
Visão
Sistêmica
Portal de Gestão
EPM
MS-Project
Tempo
Processos de Monitoramento e Controle
5. Controle do Cronograma
Portfólio de Projetos (Etapas)
Programas Estratégicos Relacionados
Ações Relacionadas
Data de Inicio e Fim dos Projetos (Etapas)
% de Conclusão dos Projetos (Etapas)
Gráfico de Grantt
Tempo
Processos de Monitoramento e Controle
5. Controle do Cronograma (Filtros)
Projetos
Prioritários
Facilita a visualização dos
projetos.
Podem ser combinados (vários
filtros - Lista pré-definida).
Tempo
Processos de Monitoramento e Controle
5. Controle do Cronograma (Agrupamento)
Agrupa em até três níveis a
forma de visualização dos
projetos, conforme interesse
dos usuários.
Tempo
Processos de Monitoramento e Controle
5. Controle do Cronograma
Filtro(s)
Data do
Dia
Agrupamento
(02 Níveis)
Reaprazado
%
Conclusão
Datas de
Início e Fim
%
Executado
Planejado
Gráfico de Gantt
Tempo
Processos de Monitoramento e Controle
5. Controle do Cronograma (Atrasado x Desatualizado)
Data do
Dia
% Executado
é anterior a
Data do Dia
Tempo
Processos de Monitoramento e Controle
5. Controle do Cronograma (Atrasado)
Projetos com
Data Publicação
Atualizada
% Conclusão
Defasado
Referência: Abril
Data do Dia
Tempo
Processos de Monitoramento e Controle
5. Controle do Cronograma (Desatualizado)
Referência: Abril
Projetos com
Data Publicação
Defasada
Por que não posso afirmar que os projetos estão atrasados?
Tempo
Processos de Monitoramento e Controle
5. Controle do Cronograma (Reaprazados)
Referência: Abril
Reaprazado
Planejado
Linha do Planejamento (Cinza) <> Linha da Execução (Azul)
Tempo
Processos de Monitoramento e Controle
5. Controle do Cronograma (Caminho Crítico)
É a sequência de subetapas que devem ser concluídas
nas datas programadas para que o projeto possa ser
concluído dentro do prazo final.
“O caminho crítico é a sequência de subetapas que
representam o caminho mais longo de um projeto,
que determina a menor duração possível de um
projeto”. (PMBOK 5a Edição, pag. 176).
É importante entender a sequência do caminho crítico
para saber onde você tem e onde você não tem
flexibilidade.
Se alguma das subetapas do caminho crítico for
alterada, o prazo final do projeto será excedido.
Tempo
Processos de Monitoramento e Controle
5. Controle do Cronograma (Caminho Crítico)
Se as subetapas do
Caminho Critíco
atrasarem, o Projeto
atrasará
Subetapas que
podem sofrer
PEQUENO atraso!
São as subetapas
que NÃO podem
sofrer atrasos!
Tempo
Processos de Monitoramento e Controle
5. Controle do Cronograma (Linha de Base)
É uma “fotografia” retirada no momento da aprovação
do que foi planejado em cada uma das subetapas.
Usada para avaliar a evolução do projeto monitorando
o prazo através da comparação do planejado x
realizado.
O Gerente do Projeto deve entender as causas das
alterações e influenciá-las sempre que possível.
Quando houver repactuação dos prazos que deve ser
novamente aprovada pelo patrocionador e dos
envolvidos, deve ser gerada uma nova linha de base.
Tempo
Processos de Monitoramento e Controle
5. Controle do Cronograma (Linha de Base)
O que será
realizado
Planejado