gestão de projetos

GESTÃO DE PROJETOS
Unidade 3 – Gerenciamento de Escopo
Luiz Leão – [email protected]
http://www.luizleao.com
GESTÃO DE PROJETOS
Conteúdo Programático
• Definição de escopo e gerenciamento de
escopo
• Coleta de Requisitos
• Declaração de Escopo
• Restrições e Premissas
• Marcos
• Itens fora do escopo
• EAP
• Controle de Mudanças do escopo
Unidade 2 – Gerenciamento da Integração
GESTÃO DE PROJETOS
Estrutura Analítica do Projeto
• EAP é um agrupamento orientado a
produtos de elementos do projeto que
organiza e define o escopo total do trabalho.
• Esta ferramenta deve ser orientada para
produtos ou entregáveis
– Produtos, itens ou resultados tangíveis, mensuráveis e
verificáveis que, obrigatoriamente, devem ser
produzidos para que um projeto, ou parte dele, seja
considerado concluído
Unidade 2 – Gerenciamento da Integração
GESTÃO DE PROJETOS
Segundo o Practice Standard for Work
Breakdown Structure, a EAP:
• Define a hierarquia dos deliverables - significa que a
realização de um conjunto de elementos em um nível
inferior produz o trabalho do nível superior imediatamente
relacionado.
Unidade 2 – Gerenciamento da Integração
GESTÃO DE PROJETOS
Segundo o Practice Standard for Work
Breakdown Structure, a EAP:
• Auxilia na obtenção de todo o trabalho exigido para
alcançar o objetivo final do projeto e os deliverables,
portanto trabalho que não está na EAP é considerado
trabalho não necessário ao projeto.
Unidade 2 – Gerenciamento da Integração
GESTÃO DE PROJETOS
Segundo o Practice Standard for Work
Breakdown Structure, a EAP:
• Fornece uma representação gráfica do escopo do projeto,
permitindo a visualização de tudo o que deve ser feito.
Unidade 2 – Gerenciamento da Integração
GESTÃO DE PROJETOS
Segundo o Practice Standard for Work
Breakdown Structure, a EAP:
• Fornece uma estrutura para todos os deliverables durante
todo o ciclo de vida do projeto.
• Fornece um meio para integrar e avaliar desempenho de
prazo e custo.
Unidade 2 – Gerenciamento da Integração
GESTÃO DE PROJETOS
Segundo o Practice Standard for Work
Breakdown Structure, a EAP:
• Fornece uma associação entre escopo e os stakeholders
responsáveis.
• Facilita o relato/análise do progresso do projeto e dados
atualizados.
• Fornece uma estrutura para especificar os objetivos de
desempenho do projeto.
Unidade 2 – Gerenciamento da Integração
GESTÃO DE PROJETOS
Passos para a Elaboração de uma EAP
1) Colocar no 1º nível (nível 0) da EAP o nome do projeto.
2) Colocar no 2º nível (nível 1, também chamado de 1º nível
de decomposição) as fases que estabelecem o ciclo de
vida do projeto.
Unidade 2 – Gerenciamento da Integração
GESTÃO DE PROJETOS
Passos para a Elaboração de uma EAP
3) Acrescentar um elemento, no segundo nível, para
conter os deliverables necessários ao
gerenciamento do projeto. O trabalho de
gerenciamento deve ser previsto no escopo do
projeto e, portanto, na EAP.
Unidade 2 – Gerenciamento da Integração
GESTÃO DE PROJETOS
Passos para a Elaboração de uma EAP
4) Identificar os subprodutos necessários para que
seja alcançado o sucesso do projeto em cada
fase.
Unidade 2 – Gerenciamento da Integração
GESTÃO DE PROJETOS
Passos para a Elaboração de uma EAP
5) Para cada subproduto, verificar se as estimativas de custo
e tempo, a identificação de riscos e a atribuição de
responsabilidade para a execução do mesmo, podem ser
desenvolvidas neste nível de detalhe.
Unidade 2 – Gerenciamento da Integração
GESTÃO DE PROJETOS
Continuação do passo 5
• Se a resposta for negativa: decompor o
elemento da EAP, subdividindo-o em
componentes menores, mais manejáveis, até que
os subprodutos estejam definidos em detalhe
suficiente para suportar o desenvolvimento dos
processos de gerenciamento do projeto (planejar,
executar, controlar e encerrar)
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GESTÃO DE PROJETOS
Passos para a Elaboração de uma EAP
6) Rever e refinar a EAP até que o planejamento do projeto
possa ser completado.
Unidade 2 – Gerenciamento da Integração
GESTÃO DE PROJETOS
Passos para a Elaboração de uma EAP
• Os elementos dos níveis mais baixos da EAP (que
não foram decompostos) são denominados
pacotes de trabalho work packages) sendo a base
lógica para a definição de atividades, designação
de responsabilidades, estimativas de custos e
planejamento de riscos.
Unidade 2 – Gerenciamento da Integração
GESTÃO DE PROJETOS
EAP
Unidade 2 – Gerenciamento da Integração
GESTÃO DE PROJETOS
EAP
0.0
Projeto Exemplo
1.0
Gerência
2.0
3.0
Aquisição de
Recursos
3.1
Especificação de
Requisitos
4.0
Desenvolvimento
Integração
3.2
3.3
Projeto
Codificação e Teste
5.0
Implantação
0.0 Projeto Exemplo
1.0 gerência
2.0 Aquisição de Recursos
3.0 Desenvolvimento
3.1 Especificação de
Requisitos
3.2 Projeto
3.3 Codificação e Teste
4.0 Integração
5.0 Implantação
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GESTÃO DE PROJETOS
EAP
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GESTÃO DE PROJETOS
EAP no MS Project
Unidade 2 – Gerenciamento da Integração
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Dicionário da EAP
• É o documento que define e/ou descreve o trabalho a ser
realizado em cada elemento da EAP.
• Possui as descrições dos “pacotes de trabalho” podendo
incluir outras informações de planejamento (prazos, riscos,
orçamentos, qualidade e pessoal designado).
Unidade 2 – Gerenciamento da Integração
GESTÃO DE PROJETOS
Criar EAP
Desenvolver o Termo
de Abertura do
Projeto
Desenvolver a
Declaração
Preliminar do Projeto
Fatores Ambientais
da Empresa
Planejamento do
Escopo
Desenvolver o
Plano de
Gerenciamento
do Projeto
Definição do
Escopo
Mudanças solicitadas
Criar EAP
Ativos de processos
organizacionais
Declaração do escopo do projeto,
Estrutura analítica do projeto,
Dicionário da EAP, Plano de
Gerenciamento do escopo do projeto
(atualizações), Linha de base do
projeto
Orientar e Gerenciar
a Execução do
Projeto
Relatório de
Desempenho
Encerrar o Projeto
Verificação do
Escopo
Controle do
Escopo
Controle
Integrado de
Mudanças
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GESTÃO DE PROJETOS
Dicionário EAP
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GESTÃO DE PROJETOS
Verificação do Escopo
• É o processo de obtenção da aprovação formal do
escopo do projeto por parte de seus stakeholders.
• Deve ocorrer ao final de cada fase e do ciclo de
vida do projeto a fim de revisar os deliverables
entregues e os resultados do trabalho, garantindo
que o trabalho foi realizado de maneira
satisfatória.
Unidade 2 – Gerenciamento da Integração
GESTÃO DE PROJETOS
Verificação do Escopo
• É feita por meio de inspeções ou auditorias que verificam
os resultados do trabalho de forma a assegurar que eles
foram completados, realizados correta e satisfatoriamente
e estão conforme os requisitos definidos.
Unidade 2 – Gerenciamento da Integração
GESTÃO DE PROJETOS
Verificação do Escopo
Desenvolver o
Termo de Abertura
do Projeto
Planejamento do
Escopo
Desenvolver a
Declaração
Preliminar do
Projeto
Definição do Escopo
Fatores Ambientais da
Empresa
Ativos de processos
organizacionais
Desenvolver o Plano
de Gerenciamento do
Projeto
Criar EAP
Verificação
do Escopo
Ações corretivas
recomendadas
Mudanças
solicitadas
Entregas aceitas
Orientar e Gerenciar
a Execução do
Projeto
Relatório de
Desempenho
Encerrar o Projeto
Controle do
Escopo
Controle
Integrado de
Mudanças
Unidade 2 – Gerenciamento da Integração
GESTÃO DE PROJETOS
Controle de Escopo
• O processo de gerenciamento de mudanças de
escopo consiste em um conjunto de
procedimentos para documentação, relato,
análise, custeamento, aprovação e implementação
das mudanças no projeto.
• Pode ser decomposto em três estágios: análise;
identificação e correção.
Unidade 2 – Gerenciamento da Integração
GESTÃO DE PROJETOS
Controle do Escopo
Desenvolver o
Termo de Abertura
do Projeto
Planejamento do
Escopo
Desenvolver a
Declaração
Preliminar do Projeto
Definição do
Escopo
Fatores Ambientais
da Empresa
Criar EAP
Ativos de processos
organizacionais
Verificação do
Escopo
Desenvolver o
Plano de
Gerenciamento
do Projeto
Entregas
Orientar e
Gerenciar a
Execução do
Projeto
Informações sobre o desempenho do
trabalho
Mudanças solicitadas, Ações corretivas recomendadas,
Plano de gerenciamento do projeto (atualizações),
Declaração do escopo do projeto (atualizações), EAP
(atualizações), Dicionário da EAP (atualizações), Linha
de Base do Escopo (atualizações)
Relatórios de desempenho
Relatório de
Desempenho
Ativos de processos organizacionais (atualizações)
Encerrar o Projeto
Controle do
Escopo
Controle
Integrado de
Mudanças
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GESTÃO DE PROJETOS
Gerenciamento por Objetivos
(Management by Objectives - MBO)
• É uma filosofia administrativa que preconiza que uma
organização deve ser gerenciada por objetivos.
• É um gerenciamento proativo, orientado para resultados e
focado em mudanças para melhorar a efetividade individual
e organizacional.
Unidade 2 – Gerenciamento da Integração
GESTÃO DE PROJETOS
10 Mandamentos da EAP
1 - Mandamento (Cobiçarás a EAP do próximo)
• Antes de iniciar a elaboração da EAP do seu projeto,
verifique a estruturação de escopos de trabalhos
semelhantes. Consulte outros projetos da empresa,
literatura, entre outros.
• Aprender com o passado é uma habilidade importante e
valorizada.
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GESTÃO DE PROJETOS
10 Mandamentos da EAP
2 - Mandamento (Explicarás todos os subprodutos,
inclusive os necessários ao gerenciamento de projetos)
• Lembre-se: O subproduto que não estiver na EAP (WBS)
não faz parte do escopo do projeto. É importante, dessa
forma, não deixar nenhum de fora. Vale mencionar
também que o conceito de subproduto inclui os serviços
como teste, alinhamento, treinamento, instalação dentre
outros.
• A EAP (WBS) não deve conter insumos/ recursos físicos a
serem utilizados na geração dos subprodutos. Os custos
de viagens, material, pessoal devem ser alocados ao
elemento da EAP (WBS) para o qual eles contribuem.
Unidade 2 – Gerenciamento da Integração
GESTÃO DE PROJETOS
10 Mandamentos da EAP
3 - Mandamento (Não usarás os nomes em vão)
• Não devem ser usados nomes vagos para os elementos da
EAP. Não pode haver duvidas semânticas acerca dos
subprodutos representados. Utilize termos concretos que
representem subprodutos.
• Ex. ao invés de “Elaborar o Manual do Equipamento” opte
por “Manual do Equipamento”
Unidade 2 – Gerenciamento da Integração
GESTÃO DE PROJETOS
10 Mandamentos da EAP
4 - Mandamento (Guardarás todas as descrições dos
pacotes de trabalho na EAP)
• Os pacotes de trabalhos devem ser claramente definidos
no dicionário da WBS para que fique bem explicito o
trabalho a ser realizado. O “Dicionário da WBS” é o
documento que define e / ou descreve o trabalho a ser
realizado em cada pacote de trabalho da WBS.
Unidade 2 – Gerenciamento da Integração
GESTÃO DE PROJETOS
10 Mandamentos da EAP
5 – Mandamento (Decomporás até o nível de detalhe (pacote de
trabalho) que permita o planejamento e o controle do trabalho
necessários para a entrega do subproduto).
• O planejamento e o controle incluem: escopo (verificação e
controle de mudanças), tempo (definição das atividades),
custos (planejamento de recursos, estimativa de custos e
orçamento) e riscos (planejamento do risco)
Unidade 2 – Gerenciamento da Integração
GESTÃO DE PROJETOS
10 Mandamentos da EAP
6 - Mandamento (Não decomporás em demasia, de forma que o
custo, o tempo de planejamento e o controle não tragam o benefício
correspondente).
• Planejar e controlar tem o seu custo/tempo necessários
para o trabalho. Assim, decomponha de acordo com a sua
necessidade para o projeto. Os fatores de riscos e os
custos associados são determinantes do rigor a ser
aplicado nos controles.
• Caso um projetos tenha produtos como altos níveis de
incertezas (riscos altos) e custos elevados, os controles
demandarão uma decomposição extremamente detalhada.
Unidade 2 – Gerenciamento da Integração
GESTÃO DE PROJETOS
10 Mandamentos da EAP
7 - Mandamento (Honrarás o pai).
• Cada elemento da EAP deve ser componente do
subproduto ao qual está subordinado (pai).
Ex: O fato de um treinamento depender da disponibilidade
de um manual do equipamento não quer dizer que a
elaboração do manual faça parte deste mesmo
treinamento.
Unidade 2 – Gerenciamento da Integração
GESTÃO DE PROJETOS
10 Mandamentos da EAP
8 - Mandamento (Decomporás de forma que a soma dos
subprodutos dos elementos componentes (filhos)
corresponda ao subproduto do elemento pai).
• A soma dos subprodutos componentes dever ser
equivalente ao subproduto que foi decomposto
Unidade 2 – Gerenciamento da Integração
GESTÃO DE PROJETOS
10 Mandamentos da EAP
9 - Mandamento (Não decomporás em somente um
subproduto).
• De acordo com o mandamento anterior, se um elemento
tem somente um componente, ele é igual ao pai e, em
assim sendo, por que representá-lo duas vezes?
Unidade 2 – Gerenciamento da Integração
GESTÃO DE PROJETOS
10 Mandamentos da EAP
10 - Mandamento (Não repetirás o mesmo elemento como
componente de mais de um subproduto).
• Não podemos ter um elemento (filho) como componente de
mais de um subproduto (pai).
Ex.: Considerando que para ministrarmos dois
treinamentos utilizamos a mesma apostila, não devemos
colocar a elaboração deste como subproduto dos dois
treinamentos. É importante lembrar que podemos ter
elementos com o mesmo nome compondo subprodutos
diferentes, mas cada um com um significado específico.
Unidade 2 – Gerenciamento da Integração