O que é um Projeto?

Gerenciamento
de Projetos
Em conformidade com a metodologia PMI®
Gerenciamento de Projetos e PMO
Paulo Mei
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Apresentações
Paulo César Mei, MBA, PMP
Especialista em planejamento, gestão e controle de projetos e portfólios,
sempre aplicando as melhores práticas do PMI® (Project Management
Institute). MBA pela FAAP e Certificado PMP® (Project Manager
Professional desde 2005).
Há mais de vinte anos atuando em projetos para empresas de grande
porte em telecomunicações e Tecnologia da Informação. Foi
responsável por projetos de grande porte no Brasil e no exterior
(Offshore). Exerce atualmente a função de Gerente de Escritório de
Projetos, implantando um PMO Corporativo em uma grande
instituição de saúde.
Há quatro anos ministra aulas de Gestão Prática de Projetos e
Certificações PMP® e CAPM® em diversas entidades.
Contato:[email protected]
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Gestão de Projetos - Conceitos Básicos
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Introdução
As pessoas têm planejado e gerenciado projetos desde o
início dos tempos. Toda vez que uma civilização criou suas
raízes houve projetos a serem gerenciados: prédios a
construir, estradas a pavimentar e leis a serem escritas.
Mesmo sem as ferramentas, técnicas e metodologias
avançadas de que dispomos hoje, as pessoas criaram linhas
de tempo, alocaram materiais e recursos e avaliaram os riscos
envolvidos em seus projetos.
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Introdução
Com o passar do tempo, percebeu-se que as técnicas para
controle de custo, desenvolvimento da programação, procura
e compra de recurso e gerenciamento de riscos poderiam ser
aplicadas a uma variedade de projetos, seja erguendo pontes,
realizando colheitas sazonais ou decidindo como se governar.
Estas idéias foram as precursoras do estabelecimento de
técnicas de gerenciamento que hoje conhecemos como
“Gerenciamento de Projetos moderno”.
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Introdução
As organizações modernas estão descobrindo que a utilização
do Gerenciamento de Projetos traz muitas vantagens.
Clientes esclarecidos exigem cada vez mais produtos
melhores e serviços mais rápidos. As pressões para
acompanhar a velocidade do mercado demandam maior
eficiência. Gerenciar projetos de forma profissional tornou-se
indispensável no ambiente competitivo e global de hoje.
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O que é um Projeto?
O que é um projeto?
Esforço temporário empreendido para
alcançar um objetivo específico. Criar
um produto, serviço ou resultado único.
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O que é um Projeto?
Características Gerais dos Projetos
– Empreendimento não repetitivo
– Sequência clara e lógica de eventos
– Início, meio e fim
– Objetivo claro e definido
– Critério de qualidade mensurável
– Custo e cronograma definidos
– Conduzido por pessoas
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O que é um Projeto?
Projetos e o planejamento estratégico
Projetos são freqüentemente utilizados como meio de se
realizar os planos estratégicos, derivados da Visão e
Missão, através de atividades que não podem ser
atribuídas aos processos operacionais.
Considerações estratégicas que podem disparar um projeto:
–
–
–
–
–
Demanda de mercado
Necessidade da organização
Solicitação do cliente
Avanço tecnológico
Requisito legal
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O que é um Projeto?
A partir de um planejamento estratégico desdobram-se
diversas ações estratégicas que deverão ser
implementadas através de inúmeros projetos
Planejamento
estratégico
Ações
estratégicas
Projetos
Resultados
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$$$$$
$$$$$
$$$$$
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O que é um Projeto?
Projetos vs. Trabalho Operacional
Os esforços empreendidos por uma organização para atingir
seus objetivos geralmente podem ser classificados entre
projetos ou operação. Muitas vezes eles se sobrepõe e
dividem a maior parte das seguintes características:
– Desenvolvido por pessoas
– Limitados por recursos finitos
– Planejados, executados e controlados
A diferença básica está na característica contínua e
repetitiva da operação enquanto o projeto é temporário e
cria um produto ou serviço único.
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O que é um Projeto?
Operações
Projetos
VISÃO
MISSÃO
ESTRATÉGIA
ORGANIZACONAL E
OBJETIVOS
PLANEJAMENTO E
GERENCIAMENTO
DAS OPERAÇÕES
PRODUÇÃO DE
VALORES
GERENCIAMENTO
DAS OPERAÇÕES
PLANEJAMENTO E
GERENCIAMENTO
DOS PORTFÓLIOS
DE PROJETOS
GERENCIAMENTO
DOS PROGRAMAS E
PROJETOS
AUTORIZADOS
AUMENTO DE
CAPACIDADE DA
PRODUÇÃO DE
VALORES
RECURSOS ORGANIZACIONAIS
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O que é Gerenciamento de Projetos?
De acordo com o PMBOK (PMI®),
Gerenciamento de Projetos é a aplicação
de
conhecimentos,
habilidades,
ferramentas e técnicas nas atividades do
projeto a fim de atender os requisitos do
projeto.
Requer disciplina sem perder a flexibilidade.
É realizado através da aplicação e integração dos cinco
grupos de processos que são: Iniciação, planejamento,
execução, controle e fechamento.
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O que é Gerenciamento de Projetos?
Cinco Grupos de Processos
Reconhecer que um projeto
ou fase deve começar e se
comprometer para iniciá-lo
Iniciar
Assegurar que os objetivos do projeto
estão sendo atingidos, através da
monitoração e avaliação do seu
progresso, tomando ações corretivas
quando necessárias
Planejar para atingir os objetivos de
negócios que determinaram a
existência do projeto
Planejar
Controlar
Executar
Encerrar
Coordenar pessoas e outros
recursos para realizar o plano
Formalizar a aceitação do projeto
de forma organizada
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O que é Gerenciamento de Projetos?
Fatores de Sucesso no Gerenciamento de Projetos:
– Satisfazer as expectativas dos interessados, particularmente dos
clientes, patrocinadores e usuários.
– Entregar um produto que agregue valor e esteja alinhado com
os objetivos estratégicos.
– Manter um ambiente de harmonia entre os participantes e
interessados
– Promover o aprendizado dos participantes e das organizações
envolvidas.
– Atender as restrições do projeto entregando o produto que foi
combinado, com a qualidade esperada, no prazo, dentro do
orçamento, com os recursos previstos etc.
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O que é Gerenciamento de Projetos?
Fatores de Sucesso no Gerenciamento de Projetos:
• Características técnicas de um projeto bem sucedido:
– ser concluído dentro do tempo previsto
– ser concluído dentro do orçamento previsto
– ter utilizado os recursos (materiais, equipamentos e pessoas)
eficientemente, sem desperdícios;
– ter atingido a qualidade e a performance desejada.
•
Características organizacionais de um projeto bem
sucedido:
– Ter sido concluído com o mínimo possível de alterações em seu
escopo
– Ter sido aceito sem restrições pelo contratante ou cliente
– Ter sido empreendido sem que ocorresse interrupção ou
prejuízo nas atividades normais da organização
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O que é Gerenciamento de Projetos?
Por que os projetos fracassam?
• Falta de técnicas, ou seja, falta do uso de melhores práticas na
gerência de projetos
• Falta de apoio dos envolvidos e interessados pelo projeto
• As metas e os objetivos estão mal estabelecidos ou não são
compreendidos pela equipe. Fraca definição de escopo.
• O projeto inclui muitas atividades e pouco tempo para realizá-las.
• O projeto é baseado em informações insuficientes ou inadequadas
• O projeto foi estimado baseado no „feeling‟ dos envolvidos,
deixando em segundo plano dados históricos de projetos similares
já efetuados.
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Grupo de Interesse
Interessados (Stakeholders)
– Pessoas ou organizações ativamente envolvidas no projeto ou
cujos interesses possam afetar ou ser afetados pela execução ou
finalização do mesmo.
– Podem exercer influência sobre os objetivos do projeto
– Sua influência varia conforme o ciclo de vida do projeto e pode
ser positiva ou negativa.
Patrocinadores (Sponsor)
• Investidores, diretores, supervisores de alta gerência, clientes (externos e
internos) etc.
Participantes
• Gerente e equipe do projeto, agências reguladoras, fornecedores,
empreiteiros, especialistas etc.
Externos
• Ambientalistas, líderes e grupos de comunidades, mídia, familiares dos
integrantes do projeto etc.
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Influências Organizacionais
Projetos são tipicamente parte de uma organização
maior que eles. Mesmo no caso de projetos externos
haverá influência da organização ou das organizações
que os iniciam ou conduzem.
A maturidade das organizações envolvidas com relação
ao sistema de gerenciamento, cultura, estilo e
estrutura também podem influenciar o projeto.
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Influências Organizacionais
Organização Funcional
Coordenação
do Projeto
Alta Diretoria
Gerente Funcional
Gerente Funcional
Gerente Funcional
Colaborador
Colaborador
Colaborador
Colaborador
Colaborador
Colaborador
Colaborador
Colaborador
Colaborador
Colaborador engajado nas
atividades do projeto
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Influências Organizacionais
Organização “Projetizada”
Alta Diretoria
Coordenação
do Projeto
Gerente de Projetos
Gerente de Projetos
Gerente de Projetos
Colaborador
Colaborador
Colaborador
Colaborador
Colaborador
Colaborador
Colaborador
Colaborador
Colaborador
Colaborador engajado nas
atividades do projeto
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Influências Organizacionais
Matriz Fraca
Alta Diretoria
Gerente Funcional
Coordenação
do Projeto
Gerente Funcional
Gerente Funcional
Colaborador
Colaborador
Colaborador
Colaborador
Colaborador
Colaborador
Colaborador
Colaborador
Colaborador
Colaborador engajado nas
atividades do projeto
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Influências Organizacionais
Matriz Balanceada
Alta Diretoria
Gerente Funcional
Coordenação
do Projeto
Gerente Funcional
Gerente Funcional
Colaborador
Colaborador
Colaborador
Colaborador
Colaborador
Colaborador
G. Projetos
Colaborador
Colaborador
Colaborador engajado nas
atividades do projeto
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Influências Organizacionais
Matriz Forte
Alta Diretoria
Gerente Funcional
Gerente Funcional
Gerente de Programa
Colaborador
Colaborador
G. Projetos
Colaborador
Colaborador
G. Projetos
Colaborador
Colaborador
G. Projetos
Coordenação
do Projeto
Colaborador engajado nas
atividades do projeto
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Influências Organizacionais
Estrutura Organizacional
Características dos principais tipos
Estrutura
Organizacional
Matriz
Funcional
Características
dos Projetos
Projetizada
Matriz Fraca
Matriz
Equilibrada
Pequena ou
nenhuma
Pequena ou
nenhuma
Gerente
Funcional
Gerente
Funcional
Ambos
Gerente de
Projetos
Gerente de
Projetos
Papel do Gerente de Projetos
Tempo parcial
Tempo parcial
Tempo integral
Tempo integral
Tempo integral
Time do projeto
Tempo parcial
Tempo parcial
Tempo parcial
Tempo integral
Tempo integral
Autoridade do Gerente de Projetos
Disponibilidade de recursos
Controle do orçamento
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Limitada
Limitada
Baixa à
moderada
Baixa à
moderada
Matriz Forte
Moderada à alta Alta à quase total
Moderada à alta Alta à quase total
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Influências Organizacionais
Principais Habilidades para Gerir Projetos
• Liderança
– Visão de futuro
– Estratégias para produzir as mudanças necessárias
– Motivar e inspirar as pessoas para superarem as barreiras
• Comunicação
– Capacidade de comunicar a visão de futuro
– Envolve troca de informações.
• Negociação
– Habilidade para estabelecer os termos ou alcançar um acordo
• Solução de problemas
– Identificação do problema e agilidade na sua solução
• Influência na organização
– Habilidade de "mudar coisas já estabelecidas".
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Influências Organizacionais
Liderança
• Liderar significa fazer com que, em primeiro lugar, os
subordinados assimilem bem o objetivo comum de seu
grupo, e, então, mobilizá-los na busca de sua consecução.
Assim sendo, o exercício da liderança implica tentar
convencer os subordinados a aceitar os objetivos do
trabalho, fazê-los perceber sua importância e, tendo em
vista a consecução desses objetivos, demonstrar
tenacidade e paciência. Além disso, liderar pressupõe
orientar, desenvolver e incentivar os subordinados”
(Yoshio Kondo – Motivação Humana)
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Estrutura da metodologia de gestão de projetos PMI
 Processos de Gerenciamento de Projetos
 Grupos de Processos (Iniciação, Planejamento, Execução,
Controle e Encerramento.
 Áreas de Conhecimento
–Integração
–Escopo
–Tempo
–Custo
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–Qualidade
–Recursos Humanos
–Comunicação
–Risco
–Compras/Contratações
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Áreas de Conhecimento
Gerenciamento da Integração
Descreve os processos necessários para assegurar que os diversos
elementos do projeto sejam adequadamente coordenados.
Gerenciamento de Escopo
Descreve os processos que asseguram que o projeto contenha todo o
trabalho necessário e somente o trabalho necessário para sua bem
sucedida conclusão.
Projeto
KR$
Entrega 1.1
KR$
Entrega 1.2
Gerenciamento do Tempo
KR$
Entrega 1.3
KR$
Entrega 1
Entrega 2
Entrega 3
Entrega 4
KR$
KR$
KR$
KR$
Entrega 2.1
KR$
Entrega 2.2
KR$
Entrega 2.3
KR$
Entrega 3.1
KR$
Entrega 3.2
KR$
Entrega 3.3
KR$
Entrega 4.1
KR$
Entrega 4.2
KR$
Entrega 4.3
KR$
Processos relacionado ao encerramento de um projeto dentro do
prazo estipulado.
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Áreas de Conhecimento
Gerenciamento de Custo
Processos envolvidos ao planejar, estimar, orçar e controlar custos
para que o projeto seja concluído dentro do orçamento aprovado.
Projeto de
Investimento
VPL
TI
R
Payback
C
u
s
t
o
PV
Custo Planejado
ROI
Tempo
Gerenciamento da Qualidade
Processos destinados a garantir que o projeto será concluído dentro
da qualidade desejada e planejada satisfazendo as necessidades
dos envolvidos.
Gerenciamento de Recursos Humanos
Processos necessários para proporcionar a melhor utilização das
pessoas envolvidas no projeto.
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Áreas de Conhecimento
Gerenciamento das Comunicações
Processos necessários para assegurar que a geração, captura,
distribuição, armazenamento e apresentação das informações do
projeto sejam feitas de forma adequada e cheguem às pessoas
corretas no tempo certo.
Gerenciamento de Riscos
Processos destinados à identificação, análise e resposta aos riscos
do projeto
Gerenciamento das Aquisições
processos necessários para aquisição de mercadorias e serviços fora
da organização que desenvolve o projeto
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Áreas de Conhecimento – Riscos
Gerenciamento de Riscos
Processos destinados à identificação, análise e resposta aos riscos do projeto.
Análise dos riscos, plano de resposta caso eles ocorram e estimativa de
reservas de contingência para lidar com os riscos.
Riscos
São os problemas que podem acontecer no projeto e que estão previstos dentro
de uma matriz de probabilidade de ocorrência e impacto caso efetivamente
ocorram.
Problemas ou Issues
São os fatos negativos que já estão ocorrendo no projeto e que portanto
precisam de um plano de ação para saná-los.
Reservas de Contingência:
Estimativas de tempo ou custo para serem utilizadas com os riscos do projeto
caso ocorram. A autonomia para sua utilização é do responsável pelo projeto e
fazem parte do orçamento. Caso não consumidas ficam disponíveis para a
organização.
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A condução de um projetos
 Iniciação
 Planejamento
 Execução e Controle
 Mudanças
 Finalização
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Plano do Projeto e Documentos Iniciação
Iniciação
• Termo de Abertura do Projeto ou Project Charter
É o documento legal que formalmente autoriza a existência de
um projeto dentro de uma organização, determina seus objetivos
básicos e reconhece a autoridade do Gerente de Projetos.
• Identificar os principais interessados no projeto
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Plano do Projeto e Documentos Planejamento
Planejamento
Plano de Gerenciamento do Projeto
É o documento consistente, coerente, formal e aprovado que
descreve os procedimentos a serem conduzidos durante a sua
execução. É o alicerce de toda execução. Nele estão contidos
todos os planos secundários, cronogramas, aspectos técnicos etc.
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Plano do Projeto e Documentos Iniciação
Premissas
São fatores considerados como verdadeiro, real ou certo para
todo o planejamento do projeto como
requisitos com
implicações contratuais ou legais, direito de propriedade
intelectual, licenças, permissões etc.
Restrições
São fatores que limitam as decisões na gestão de projetos, como
orçamentos pré-definidos, datas impostas, cláusulas contratuais
etc.
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Plano do Projeto e Documentos Controle
Execução e Controle
• Relatórios de desempenho
• Controle e aprovação de mudanças
• Documento de aceitação de entregas
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Plano do Projeto e Documentos Planejamento
Controle Integrado de Mudanças
Processo definido na integração e seguido em TODA mudança
solicitada no projeto
Visa garantir que toda mudança seja analisada, validada e executada
segundo o impacto e resultado em todas as áreas de conhecimento:
• Escopo
• Tempo
• Custo
• Qualidade
• Risco
• Comunicação
• Recursos
• Compras e Aquisições
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Plano do Projeto e Documentos Finalização
Finalização
• Carta de encerramento
• Lições aprendidas
Finalizar
FORMALMENTE
o projeto
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