Anexo I

Assessoria de Planejamento, Estratégia e
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Coordenação de Programas, Projetos e Processos
PROCEDIMENTO
METODOLOGIA DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS
1. OBJETIVO:
Estabelecer o processo de gerenciamento dos projetos no âmbito da Defensoria
Pùblica União – DPU.
2. REFERENCIAL NORMATIVO:
 Art. 6º do Regimento Interno da Defensoria Pública-Geral da União - Portaria
CSDPU nº 98, de 09.09.2014, incisos XI e XXI;
 Art. 8º da Lei nº 12.527, de 18.11.2011 – Lei de Acesso à Informação, § 1º - V; e
 Guia PMBoK - Project Management Body of Knowledge – 5ª edição.
3. DETALHAMENTO DO PROCESSO DE TRABALHO:
3.1. Definições
3.1.1 Visando facilitar a adequada utilização deste Procedimento recomenda-se
observar as definições a seguir, derivadas daquelas propostas no Guia PMBok e
na literatura sobre gerenciamento de projetos:
 Projeto: esforço temporário, com início e término definidos, cujo objetivo é
gerar e entregar produtos e serviços ou resultados exclusivos, por meio de
atividades planejadas, executadas e controladas utilizando metodologias e
recursos específicos.
 Projeto Estratégico: esforço temporário relacionado diretamente com a
Missão, Visão, Objetivos Estratégicos ou Prioridades
definidas pelo
Defensor Público-Geral Federal, Subdefensor Público-Geral Federal,
Secretários-Gerais e Diretor da Escola Superior da DPU.
 Projeto Estruturante: esforço temporário relacionado
a atividades
operacionais e de abrangência restrita a uma determinada unidade
organizacional da DPU, devidamente aprovado por uma instância
competente.
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 Programa: conjunto de projetos e iniciativas estratégicas relacionados
entre si e coordenados de maneira articulada visando a manutenção do
alinhamento estratégico e o alcance dos objetivos institucionais.
 Portfólio: coleção de programas, projetos e iniciativas estratégicas,
coordenados e monitorados de forma centralizada, agrupados de modo a
facilitar a sua integração e alinhamento aos objetivos estratégicos da
organização.
 Patrocinador do Projeto: titular de unidade organizacional que apoia a
realização do projeto, viabiliza os recursos necessários para a execução
do projeto e oferece suporte à atuação do Gerente de Projeto em assuntos
que extrapolam sua alçada.
 Escopo do projeto: limites de atuação do projeto. Explicita com clareza o
que o projeto se propõe a fazer, delimitando o que pode ser esperado
como resultado do projeto.
 Requisitos:
aspectos
e
características necessárias ou
desejáveis
manifestadas pelo Cliente do Projeto em relação ao produto, serviço ou
resultado a ser gerado pelo projeto.
 Cliente do Projeto: titular de unidade organizacional que receberá o
produto, serviço ou resultado gerado pelo projeto e que possui papel
relevante na definição dos requisitos.
 Objetivo estratégico: alvo, situação ou resultado que se pretende
alcançar definidos no Plano Estratégico da DPU ou no Plano Anual de
Ações da DPU.
 Objetivo do projeto: situação futura desejada descrita de maneira
específica, mensurável e delimitada no tempo.
 Justificativa
do
projeto:
necessidades,
demandas,
problemas
e
oportunidades identificados e que motivam a realização do projeto.
 Gerente de Projeto: pessoa responsável por garantir a realização das
atividades pela Equipe do Projeto e o envolvimento das partes interessdas
e pelo alcance dos objetivos do projeto.
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 Equipe do Projeto: conjunto de pessoas designadas como responsáveis
pelas atividades a serem realizadas para alcance dos objetivos do projeto.
 Entregas: componentes concretos, tangíveis e mensuráveis produzidos
pelo projeto. Abrangem os produtos, serviços ou resultados exclusivos
gerados pelo projeto.
 Premissas: suposições arbitrariamente dadas como certas sobre o
ambiente externo e fatores externos ao projeto, as quais não estão sob o
controle do Gerente do Projeto.
 Restrições: limitações de qualquer natureza e origem impostas ao trabalho
realizado pela Equipe do Projeto.
 Risco: evento ou condição de incerteza que se concretizada poderá afetar,
de forma positiva ou negativa, o alcance dos objetivos do projeto.
3.2. Metodologia de Gerenciamento de Projetos - MGP
3.2.1 Na DPU, a metodologia de gerenciamento de projetos abrange um conjunto
de ações conduzidas em cinco etapas interdependentes baseadas no Guia PMBoK
– Project Management Body of Knowledge – 5ª edição, conforme anexo II da IN
003:
 Iniciação de projeto;
 Planejamento de projeto;
 Execução de projeto;
 Monitoramento e controle de projeto; e
 Encerramento de projeto.
3.3. Iniciação de Projetos
3.3.1 A iniciação é um conjunto de atividades realizadas para definir um novo
projeto, mediante a obtenção de autorização do patrocinador do projeto.
3.3.2 Na etapa de iniciação, a pessoa ou unidade organizacional proponente deve
identificar, no Termo de Intenção de Projeto – TIP –, o problema, a oportunidade de
melhoria ou a necessidade de mudança e descrever, objetivamente, como se
pretende alcançar o objetivo específico e singular do projeto.
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3.3.3 Nesta etapa devem ser definidos pelo proponente do Projeto:
 escopo inicial;
 necessidades, demandas, problemas e oportunidades que motivam a
realização do projeto;
 resultados esperados do projeto;
 objetivo do projeto;
 origem da necessidade;
 alinhamento do projeto aos objetivos estratégicos da DPU;
 produtos a serem entregues pelo projeto;
 duração estimada; e
 custo estimado.
3.3.4 A pessoa ou unidade organizacional proponente do Projeto deve criar um
processo no Sistema Eletrônico de Informações – SEI e elaborar o Termo de
Intenção de Projeto – TIP – (anexo III da IN 003) a ser submetido à análise e
aprovação, se for o caso, do Patrocinador do Projeto.
3.3.5 O Patrocinador do Projeto deve elaborar Despacho no SEI e, no caso de
aprovação, encaminhar à Assessoria de Planejamento, Estratégia e Modernização
da Gestão – ASPLAN para avaliação.
3.3.6 Com base nas informações contidas no TIP, a Coordenação de Porgramas,
Projetos e Processos da ASPLAN realiza uma avaliação da intenção de projeto
utilizando-se de critérios relacionados ao alinhamento estratégico, sustentabilidade
da iniciativa e capacidade organizacional.
3.3.7 A ASPLAN analisa o impacto do projeto proposto no Portfólio de Programas e
Projetos e elabora Despacho no SEI a ser submetido ao Defensor Público-Geral
Federal – DPGF.
3.3.8 A decisão do DPGF sobre o projeto proposto será comunicada pela ASPLAN
ao Patrocinador do Projeto e caso a intenção de projeto tenha sido aprovada, o
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Gerente do Projeto a ser designado deverá elaborar o Termo de Abertura de
Projeto – TAP.
3.4. Planejamento de Projetos
3.4.1 O planejamento é um conjunto de atividades realizadas para detalhamento
do escopo, definição, refinamento e desenvolvimento das ações necessárias ao
alcance dos resultados do projeto.
3.4.2 O Patrocinador do Projeto deve escolher e designar o Gerente do Projeto
considerando conhecimentos e habilidades em gerenciamento, habilidades
interpessoais e conhecimentos específicos. Na escolha da Equipe do Projeto
devem ser considerados os perfis profissionais necessários e a disponibilidade
para atuação no projeto.
3.4.3 O Gerente do Projeto deve estimular a participação das partes interessadas
(Patrocionador, Equipe, Parceiros e Cliente do Projeto) nas atividades de
planejamento do projeto.
3.4.4 Nesta etapa devem ser definidos:
 Gerente do projeto;
 Equipe do projeto;
 entregas intermediárias do projeto, com estimativa de prazos e
responsáveis;
 premissas e restrições do projeto;
 riscos do projeto;
 áreas e parceiros envolvidos no projeto;
 relacionamento com outros projetos;
 valores
detalhados
dos
recursos
orçamentários
para
custeio
e
investimento.
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3.4.5 O Gerente do Projeto deve elaborar o Termo de Abertura de Projeto – TAP –
(anexo IV da IN 003) no SEI para a ser submetido à análise e aprovação do
Patrocinador do Projeto, se for o caso.
3.4.6 No caso de aprovação, o Patrocinador do Projeto deve elaborar Despacho no
SEI e encaminhar à ASPLAN para atualização do Portfólio de Programas e
Projetos e condução das atividades de monitoramento e controle.
3.5. Execução de Projetos
3.5.1 A execução consiste na realização das atividades necessárias e planejadas
para alcance dos resultados do projeto previstos no TAP.
3.5.2 Nesta etapa devem ser conduzidas pela Equipe do Projeto as ações
planejadas, incluindo a mobilização das partes interessadas, o desenvolvimento da
Equipe de Projeto, a condução de aquisições e o gerenciamento da comunicação
com as partes interessadas.
3.6. Monitoramento e Controle de Projetos
3.6.1 O controle consiste no monitoramento que deve ser realizado durante a
duração do projeto e envolve, no mínimo, a comparação do desempenho real com
o planejado, a avaliação da necessidade de ações corretivas e preventivas e o
monitoramento dos riscos.
3.6.2 Nesta etapa podem ser identificados pela Equipe do Projeto:
 problemas que impactam a condução do projeto;
 mudança de probabilidade e impacto dos riscos; e
 necessidades de mudanças relacionadas ao escopo, cronograma ou
orçamento.
3.6.3 Mensalmente, a Equipe do Projeto deverá elaborar no SEI o Relatório de
Acompanhamento do Projeto – RAP – (anexo V da IN 003), contendo o
cronograma atualizado das entregas, os problemas e riscos identificados, o plano
de resposta aos riscos incluindo ação de resposta, data limite e responsáveis, bem
como outras informações relevantes.
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3.6.4 O Gerente de Projeto deve elaborar Despacho no SEI e encaminhar à
ASPLAN para atualização do Portfólio de Programas e Projetos e definição das
ações julgadas cabíveis, em conjunto com a Equipe do Projeto e, se for o caso,
com o Patrocinador do Projeto.
3.6.5 Nos casos de identificação de mudanças relacionadas ao escopo,
cronograma ou orçamento, o Gerente do Projeto deve elaborar a Solicitação de
Mudança no Projeto – SMP – (anexo VI da IN 003) no SEI e submeter ao
Patrocinador do Projeto para análise e aprovação, se for o caso.
3.6.6 No caso de aprovação, o Patrocinador do Projeto deve elaborar Despacho no
SEI e encaminhar ASPLAN para atualização do Portfólio de Programas e Projetos
e condução das atividades de monitoramento e controle.
3.6.7 Cabe à ASPLAN a gestão do Portfólio de Programas e Projetos e a
disponibilização de informações atualizadas sobre os programas e projetos,
inclusive aquelas mencionadas na Lei de Acesso à Informação.
3.7. Encerramento de Projetos
3.7.1 O encerramento consiste na condução das atividades de finalização do
projeto, entrega do produto, serviço ou resultado do projeto e na consolidação e
registro das lições aprendidas pela Equipe do Projeto.
3.7.2 Nesta etapa, o Gerente de Projeto deve elaborar no SEI o Termo de
Encerramento do Projeto – TEP – (anexo VII da IN 003) contendo informações
referentes à execução do projeto:identificados, tais como:
 entregas previstas e realizadas;
 datas de término planejadas e realizadas;
 custos planejados e realizados; e
 considerações das partes interessadas (Cliente do projeto, Gerente de
projeto e Patrocinador do projeto).
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3.7.3 O TEP deve ser submetido à aprovação do Patrocinador do Porjeto, que deve
elaborar despacho no SEI a ser encaminhado à ASPLAN para as providências
cabíveis.
4. ANEXOS
Este documento não contém anexos.
5. APROVAÇÃO
A evidência de aprovação pode ser consultada no processo SEI.
6. CONTROLE DE ALTERAÇÕES
Data
29/09/2014
Revisão
00
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Descrição da Alteração
Emissão inicial
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