o projeto - Six Sigma Brasil

-OS DESAFIOS NA CONCLUSÃO DO PROJETOMais difícil que prever etapas críticas pelas quais passará qualquer empreendimento, tais como
redução de custos - (e, dialeticamente, atendimento a prazos) , manutenção de recursos
humanos considerados escassos ou mitigação de desvios do escopo , torna-se essencial ao
gestor guiar com o claro objetivo de que todos os procedimentos devam convergir para o
fechamento satisfatório do projeto.
No jargão administrativo , o “fechamento” do projeto se dá quando o “resultado prometido” é
entregue, segundo o estabelecido no contrato que formatou o empreendimento. Entretanto,
nem sempre a conclusão do projeto significa o alcançar dos resultados previstos no
planejamento do escopo; é possível que, por vários motivos, eles difiram sobremaneira do
enunciado original ou sejam malogrados, a despeito de todos os esforços.
Vários fatores podem concorrer para que o fechamento seja conflitante - vilões que conduzem a
disparidades inaceitáveis ou incorrigíveis. Por exemplo, contar com um balanço estratégico
entre recursos humanos efetivos e terceirizados pode ser determinante para a conclusão
satisfatória. Lembremos que colaboradores terceirizados migram de projeto em projeto e
baseiam-se num “ cronograma de permanência “, de forma a planejarem sua empregabilidade ,
pois não têm vínculos com a organização detentora. Cada vez que um profissional,
deliberadamente, deixa o projeto, faz-se necessária a integração e o treinamento de um novo
recurso, gerando a bola de neve que distancia o empreendimento de sua conclusão, além de
aumentar seu custo. Para evitar que isso aconteça, é estrategicamente relevante obter o
compromisso dos que compõem a equipe no sentido de permanecerem até que a aceitação dos
resultados seja legitimada – o que pode ser obtido, na medida em que cada etapa é concluída,
através do feedback e reconhecimento das contribuições relevantes, evidenciando uma política
clara de retenção dos recursos.
Outro elemento que contribui para que a conclusão do projeto se distancie do planejado reside
na perda de interesse pelos stakeholders: é através dos esforços diários, interações e sintonia
entre eles que o empreendimento se aproxima dos objetivos. O resfriamento no interesse,
percebido mesmo que numa pequena parcela dos envolvidos, acaba por minar o espírito do time,
fazendo diminuir a sinergia, contaminando a execução dos procedimentos e desacelerando o
ritmo na obtenção de resultados. Nesse sentido, algumas ações devem contribuir para a
estabilizar os interesses: manter os patrocinadores informados sobre o que está sendo entregue
a cada sub-fase ( manutenção do sponsorship ) e
periodizar um plano eficiente de
comunicação e interação entre as equipes, a fim de que a informação não circule
privilegiadamente em determinados grupos.
Revisões constantes para a detecção e correção de possíveis falhas, respeitando-se o custo ao
fechamento de cada sub-fase, devem tornar-se praxe. Estas revisões darão consistência ao
estudo de viabilidade, elaborado no início dos trabalhos. A irregularidade nas revisões
certamente aumentará o impacto na conclusão do projeto, distanciando-a do cronograma
preliminar.
PZanetti
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25/06/2017
O calcanhar de Aquiles do projeto é , sem dúvida, o controle dos custos que, essencialmente,
existe para reduzir os gastos inesperados ao longo da empreitada. Esse controle não apenas
trará os custos para o aceitável (o mais próximo possível do planejado ) , como impedirá que
despesas equivocadas passem a integrar o projeto. Atrasos no cronograma podem
inoportunamente ser conseqüência de mudanças de escopo e custos, alterando a qualidade do
que precisa ser entregue. O desempenho dos custos deve ser periodicamente comunicado à
equipe que, por sua vez, pode ser incentivada a apresentar abordagens alternativas de
diminuição das despesas. Trazer os gastos aos patamares planejados é a essência do
gerenciamento dos custos e o controle da duração do projeto é uma forte premissa ao seu
sucesso.
Mais uma ferramenta a ser utilizada com critério é a sobreposição de fases, ou fast tracking.
Esse método de acelerar os acontecimentos esperados (ou marcos) obrigatoriamente “queima”
etapas discretas e é extremamente frutífero quando usado com parcimônia. Entretanto, há que se
cuidar para que não sejam eliminadas fases com algum grau de relevância , vislumbrando-se
apenas a economia no orçamento. A qualidade é um ideal perene, que necessita correr em
paralelo a todos os esforços. Um resultado recorde pode ser entregue antes do prazo esperado,
mas o cliente pode rejeitá-lo. Isso só fará a conclusão do projeto ser estendida. Mais inócuo
que “gastar pólvora à toa” é verificar que “o tiro saiu pela culatra”.
Do ponto de vista das aquisições, o escopo de fornecimento de bens e serviços deve prescindir
de um planejamento o mais criterioso possível, de forma a minimizar correções comerciais e
garantir a sequência ininterrupta das atividades. A importância do entendimento integral do
fornecimento ao longo do projeto - ou seja, de seus respectivos acordos - evita que
renegociações suspendam a continuidade do cronograma, interrompendo a fluência das
atividades e distanciando-as do término. Ainda no campo da intersecção custos-aquisições, é
conveniente incentivar o fornecedor a opinar sobre os produtos ou serviços originalmente
especificados. Exatamente pelo fato desse fornecedor concentrar mais conhecimento sobre os
itens que ofertará, poderão ser descobertas soluções de menor custo e que igualmente atendam
ao projeto, mantidos os patamares de qualidade.
Por fim, é necessário ressaltar que o planejamento de redução dos riscos prováveis,
identificados antes e ao longo do projeto, revela-se fundamental na garantia de uma conclusão
exitosa e que atenda ao prazo. Estrategicamente, lançar mão de projetos similares ocorridos no
passado pode ajudar no reconhecimento dos sintomas e na formulação de estratégias de
resposta e contingenciamento aos eventos negativos.
PZanetti
Página 1
25/06/2017