UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES PRÓ-REITORIA DE PLANEJAMENTO E DESENVOLVIMENTO DIRETORIA DE PROJETOS ESPECIAIS PROJETO A VEZ DO MESTRE DEPARTAMENTO DE MARKETING ( Aplicação do Marketing na Estrutura de uma Empresa ) Por: Gilson Carlos Ramos do Amaral Orientador: Prof. Marco Antônio Chaves Rio de Janeiro, RJ, dezembro/2001 UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES PRÓ-REITORIA DE PLANEJAMENTO E DESENVOLVIMENTO DIRETORIA DE PROJETOS ESPECIAIS PROJETO A VEZ DO MESTRE DEPARTAMENTO DE MARKETING ( Aplicação do Marketing na Estrutura de uma Empresa ) Por: Gilson Carlos Ramos do Amaral Trabalho Monográfico apresentado Como requisito parcial para obtenção Do Grau de Especialista em Marketing no Mercado Globalizado Rio de Janeiro, RJ, dezembro/2001 SUMÁRIO INTRODUÇÃO....................................................................................................... 04 1- ORGANIZAÇÃO DA EMPRESA PARA O MARKETING .................... 06 2- A EVOLUÇÃO DO DEPARTAMENTO DE MARKETING ................... 10 2.1 – Os estágios da evolução ..................................................................... 11 3- PROPOSTA PARA TORNAR UMA EMPRESA ORIENTADA PARA O MARKETING ........................................................................................ 15 3.1 – A importância da departamentalização em marketing ....................... 16 4- ORGANIZAÇÃO DO DEPARTAMENTO DE MARKETING ............... 18 5- PREENCHIMENTO DE CARGOS ........................................................... 5.1 – Descrição de cargos ........................................................................... 5.2 – O organograma de marketing ............................................................ 5.3 – Relação funcional do pessoal do marketing ....................................... 6- RELAÇÕES DO MARKETING COM OUTROS DEPARTAMENTOS . 29 7- SISTEMA DE INFORMAÇÕES E PESQUISA DE MERCADO ............ 34 7.1 – Sistema de informação de marketing ................................................. 34 7.2 – Pesquisa de mercado .......................................................................... 36 22 23 24 24 CONCLUSÃO ................................................................................................................. 40 REFERÊNCIAS ..................................................................................................... 43 Agradeço a todas as pessoas que direta ou indiretamente contribuiram para realização desse trabalho monográfico. INTRODUÇÃO É de fundamental importância o tema abordado, pois apresenta questões de como uma empresa e seus determinados setores vêem o departamento de marketing e sua real utilização para o bom funcionamento da mesma. Os tópicos que compõem este trabalho vão desde o surgimento do departamento de marketing no Brasil até os mais modernos recursos de pesquisa de mercado, passando, evidentemente por sua estruturação, com descrição de cargos e relação com outros departamentos. O método utilizado foi o de pesquisa à autores altamente conceituados no que se refere à conceito de marketing para empresas. Foi feita uma análise de cada texto pesquisado para assim destacar o que de mais importante seria para a montagem do trabalho. Como objetivo foi o de ressaltar a importância de um departamento ainda em crescimento, que, por isso é visto por muitos como um desafio. Acredita-se que o departamento de marketing para muitas empresas é algo recente e que precisa de muito trabalho para ser estruturado, mas que em breve poderá contribuir para o sucesso da empresa. A elaboração deste trabalho monográfico parte do seguinte princípio: acreditando ser o marketing peça fundamental para uma boa relação da empresa com o mercado/cliente o administrador passa a ter de manter uma ligação direta com este conceito. Com isso, o marketing passa a ser uma importante área de estudo para os futuros administradores de empresa. 1 – ORGANIZAÇÃO DA EMPRESA PARA O MARKETING Para operar eficientemente toda a empresa deve organizar-se. A organização é muito importante, principalmente quando as empresas começam a crescer no mercado em que atuam. Com novas contratações e a criação de funções, se não houver planejamento na organização, as atividades e os níveis de relacionamento serão certamente afetados, dificultando a obtenção dos objetivos que devem ser alcançados. A estrutura organizacional permite o estabelecimento das relações entre os vários profissionais e também define quem deverá tomar decisões em diferentes áreas. A empresa ideal é aquela que determina claramente o que é esperado de cada um de seus colaboradores e a quem cada um deles deve reportar-se. Alem disso, deve orientar seus executivos sobre as decisões que poderão ser tomadas independentemente de consulta a outros. Dessa forma será possível a criação de uma harmonia organizacional, que contribuirá para melhor desempenho da empresa. As etapas de crescimento de uma empresa são: criação, direção, delegação, coordenação e colaboração. Na fase de criação, os fundadores da empresa dão atenção maiores às atividades-fins da empresa, enquanto as atividades administrativas não são muito enfatizadas. Na fase de direção, o administrador profissional traz para a empresa novas técnicas administrativas. Na fase de delegação os administradores procuram delegar a outros as decisões e transferir certas responsabilidades à níveis mais baixos. Com isso aparece o problema da coordenação. Nesta fase, processos formais são implantados e existe maior controle sobre investimentos, controles burocráticos mais rígidos e, consequentemente, diminuição da eficiência. Finalmente, na fase de colaboração, o esforço concentra-se na busca de métodos mais eficientes que reduzam a burocracia, surgindo novos procedimentos administrativos. O sucesso do empreendimento de uma organização bem estruturada, entretanto, está condicionado às pessoas que dela participam. Todo empresário ou executivo deve conhecer algumas características básicas para montar uma estrutura organizacional. Em uma empresa do setor industrial, por exemplo, é básico o conhecimento da produção. Para produzir, ele comprará materiais e tomará decisões relacionadas com a obtenção de capital de giro, analisará relatórios de contabilidade etc. Preocupar-se-á com finanças, além de estabelecer procedimentos que facilitem o desempenho da empresa. Deverá preocupar-se também com a comercialização dos produtos e, para isto, tomará decisões sobre como e onde vender, qual o tamanho ideal da equipe de vendas, entre outras. Portanto, pode-se concluir que as funções administrativas de uma empresa industrial são basicamente: produção, administração, finanças e vendas. Existem várias formas para organização de uma empresa. Entretanto, o interesse focado aqui está na estrutura de uma empresa voltada para o Marketing. A empresa orientada para o marketing é aquela que procura adaptar-se para proporcionar a satisfação dos desejos e necessidades dos consumidores. Em outras palavras, é a empresa que adota o conceito de marketing. A adoção do conceito de marketing é uma questão de mentalidade. Como se trata de um conceito de orientação para o consumidor, com todos os departamentos da empresa voltados para a satisfação do cliente, sua adoção dependerá da disposição dos principais executivos para passarem para os níveis inferiores suas determinações com este objetivo. Se houver esta disposição, a empresa estará orientada para o marketing. Neste caso, além do departamento de marketing, todos os outros departamentos, de produção, de finanças e administrativos deverão perseguir estes mesmos objetivos de atendimento aos desejos e necessidades dos consumidores. Exatamente por esta necessidade de integração as decisões de marketing que necessitam da cooperação de outros departamentos devem ser tomadas em níveis superiores da estrutura organizacional. Alguns autores não acreditam que a localização da tomada de decisão seja fator determinante de sucesso, pois, uma vez que a empresa como um todo tenha assimilado o conceito de marketing, todos os departamentos deverão cooperar para o alcance desse objetivo. O número de atividades também caracteriza o nível em que uma empresa é orientada para o marketing. O grau de implementação e planejamento da administração de marketing depende da forma como a empresa é organizada. O departamento de marketing de uma empresa que atua no setor de bens de consumo pode ter maior número de gerentes responsáveis por áreas do que o departamento de marketing de uma empresa industrial. As atividades do marketing são estabelecidas a partir da determinação das principais funções para as atividades mercadológicas. 2 – A EVOLUÇÃO DO DEPARTAMENTO DE MARKETING Como em outros países, o departamento de marketing no Brasil, é decorrência de uma evolução do departamento de vendas. Inicialmente, as empresas enfatizavam o trabalho de vendas. Neste período, algumas atribuições de marketing eram delegadas aos principais executivos da área. Atividades como pesquisa e propaganda eram responsabilidades do departamento. Com o crescimento dos negócios, surgiu a tendência para a criação de áreas específicas, inicialmente subordinadas ainda aos executivos de vendas. Em etapa posterior, as funções de marketing passaram a ter profissionais responsáveis para cada atividade, posicionados horizontalmente. Logo após este estágio, surgiu o departamento de marketing específico, passando a englobar também as atividades de vendas. Ainda hoje se observa este tipo de evolução em algumas empresas, e geralmente ocorrem atritos entre os executivos dessas áreas. O gerente de vendas poderá não admitir a sua subordinação a um novo departamento se ele não for designado para tal posto. Portanto, deverá existir sensibilidade por parte da alta administração para implantar estas mudanças. A implantação de uma estrutura de marketing na empresa é feita de várias formas. É possível estruturar este departamento por funções, por mercados, por região ou por divisão. Na realidade, a decisão a respeito de que estrutura de marketing adotar deve ser baseada em grande parte no bom senso do administrador principal ou dos principais responsáveis que coordenarão esta estrutura para atingir os objetivos de organização. Não existe uma forma rígida que possa ser usada pela maioria das empresas. A melhor será aquela que coordena todas as atividades e que pode proporcionar melhores resultados em conseqüência deste esforço integrado. 2.1 – Os estágios da evolução. O moderno departamento de marketing é o produto de uma longa evolução, desde os primórdios mais modestos. Pode-se distinguir cinco estágios nessa evolução. Os exemplos de empresas com esses departamentos podem ser facilmente encontrados em cada um desses estágios. Simples Departamento de Vendas – Todas as empresas começam com três funções simples. Alguém precisa levantar e administrar o capital (finanças), produzir o produto ou serviço (operações) e vendê-lo (vendas). A função de vendas é encabeçada por um vice-presidente que, basicamente, gerencia uma força de vendas e realiza, ele próprio, algumas vendas. Quando a empresa precisa de alguma pesquisa de marketing ou propaganda, o vice-presidente de vendas também trata disso, pois pertence à sua área. No entanto, ele se dedica mais à força de vendas do que a essas outras tarefas. Departamento de Vendas com funções auxiliares – À medida que a empresa se expande, descobre que precisa de pesquisa de marketing, de propaganda e de prestar serviço ao cliente, numa base mais regular. O vice-presidente de vendas emprega, agora, alguns especialistas que poderão desempenhar esse trabalho sob sua direção. Ele continua a dedicar a maior parte de seu tempo à administração da força de vendas e poderá nomear um diretor de marketing para administrar as outras atividades de marketing. Departamento de Marketing distinto – O crescimento continuado da empresa, inevitavelmente aumenta a importância das outras funções de marketing: pesquisa de marketing, desenvolvimento de novo produto, propaganda e promoção, serviço ao cliente (relativas à atividades da força de vendas). Já que o vice-presidente de vendas tende a negligenciar ou a não se preocupar com essas outras atividades, o presidente da empresa geralmente toma a iniciativa de criar um Departamento de Marketing. A empresa agora possui um vice-presidente de vendas e um vice-presidente de marketing. Moderno Departamento de Marketing – Embora se suponha que o vice-presidente de vendas e o vice-presidente de marketing trabalhem em harmonia, suas relações são geralmente caracterizadas por rivalidades e desconfianças. O vice-presidente de vendas vê uma conspiração ao se tornar a força de vendas menos importante no composto de marketing; por outro lado, o vice-presidente de marketing visa estender seu poder para todas as funções de influência a clientes. O vice-presidente de vendas tende a tomar atitudes a curto prazo e preocupar-se com a obtenção de vendas atuais. O vice-presidente de marketing tende a tomar atitudes a longo prazo e preocupar-se com o planejamento de certos produtos e estratégias de marketing, a fim de preencher as necessidades dos clientes a longo prazo. Moderna empresa orientada para o marketing – Uma empresa poderá ter um moderno Departamento de Marketing e, no entanto, não operar como uma moderna empresa orientada para o marketing. Para que isso ocorra, como nesse último caso, dependerá de como os executivos da empresa visualizam a função de marketing. Se encararem o marketing apenas como uma entre as diversas funções administrativas da empresa, provavelmente essa não será uma moderna empresa orientada para marketing. Se considerarem o marketing como o centro de empreendimento e não apenas como uma de suas ramificações, então, a empresa terá conseguido o desenvolvimento de um marketing moderno. O vice-presidente de marketing independentemente do grua de eficiência com que dirija o seu departamento, encontra freqüente resistência por parte dos outros vice-presidentes, sobre o que ele considera como imperativos de marketing. O vicepresidente de produção prende-se à lógica da minimização dos custos e ressente-se da interrupção dos programas de produção para satisfazer os clientes. Ele age como se os recursos da empresa estivessem centrados na fábrica, em vez de estarem no mercado. O vice-presidente de finanças está orientado para os retornos de investimentos visíveis e mensuráveis. Ele não tem certeza sobre os dispêndios de investimento para as pesquisas de marketing, comunicações, propaganda e promoção. Protesta contra os declínios nas vendas, recomendando cortes nas despesas de desenvolvimento de mercado. Somente algumas empresas alcançaram a estatura de uma genuína empresa de marketing: algumas empresas de bens de consumo e empresas industriais, por exemplo. Há forte oposição à idéia de adaptar todas as funções da empresa à tarefa de produzir clientes satisfeitos. A resposta, por fim, deve residir no aumento do poder e da autoridade do vice-presidente de marketing sobre todas as outras funções administrativas. 3 – PROPOSTA PARA TORNAR UMA EMPRESA ORIENTADA PARA O MARKETING Uma das condições essenciais é que o principal administrador e proprietário acredite na necessidade de implantação do marketing e acredite também que a melhor forma de se obter resultados positivos é através de satisfação de desejos e necessidades dos consumidores. A alta administração deve ser a primeira a assumir a filosofia, para depois, então, passá-la a seus subordinados. Portanto, a disseminação da idéia de marketing deve ser feita inicialmente entre os elementos-chaves numa empresa. Para que ocorra essa comunhão de idéias, o ideal é montar um programa de treinamento de marketing. Reuniões periódicas, enfatizando as vantagens e implantando as diretrizes básicas, também auxiliam este propósito. Além da filosofia, o desenho organizacional facilita o alcance destes objetivos. Uma empresa bem estruturada, adequada ao ambiente em que atua, permite este trabalho. Nesta estrutura, departamentos que demonstram a preocupação com os consumidores são importantes, podendo ser centrais de atendimento, telefones diretos para eventuais reclamações, ou outro esforço deste tipo. A prática de contratação, recrutamento e seleção deve visar indivíduos que tendem a aceitar o conceito como filosofia de trabalho, estas tendências podem ser identificadas em entrevistas de emprego. Para as empresas que adotam o conceito de marketing, as vantagens são muitas. Somente para citar algumas: monitora as alterações do mercado; ajuda na prestação de serviços mais adaptados às reais necessidades dos clientes; permite uma concorrência melhor, com alocações de recursos de forma mais eficiente. Apenas algumas empresas norte-americanas como P&G, Marriott, McDonald’s são verdadeiramente orientadas para o mercado e para o consumidor. Elas vêem marketing não como uma função do Departamento de Marketing, mas de todos os departamentos. O melhor Departamento de Marketing do mundo não pode compensar a falta de orientação para o cliente de outros departamentos da empresa. Infelizmente, muitas empresas são orientadas para vendas, produto ou tecnologia. Mais cedo ou mais tarde, essas empresas experimentarão algum choque de mercado. Podem perder um mercado importante, experimentar crescimento ou rentabilidade lentos ou encontrar-se frente a concorrentes mais bem preparados. 3.1 – A importância da departamentalização em marketing. Quando se fala de estrutura de marketing de uma empresa, é surpreendente o número de vezes em que essa noção é entendida de um modo negativo, isto é, como se confunde estruturação com burocratização. Por trás do reconhecimento esteriotipado do valor de uma estrutura efetiva e a complacência com a qual muitos falam da estrutura da própria empresa, detecta-se uma ansiedade que se tem de sua concepção e realização. A existência de uma estrutura de marketing é associada habitualmente com a presença de três fatores ligados à empresa: o tamanho da empresa, a rigidez nos procedimentos que governam suas operações e a excessiva redução de deveres quando há uma superabundância de gerentes e diretores – muitos chefes e poucos subordinados. O chefe executiva de marketing tem medo de perder seus poderes e a flexibilidade de operação ao delegar esses poderes a outros, o que reduz o seu campo de atuação, pois ele se considera eficaz e teme perder o controle da situação. Ao instituir uma estrutura, ele suspeita que essa própria organização acabe por rebaixá-lo, tornando os outros mais poderosos que ele. Nesse clima emocional, não é surpreendente ver a estrutura ser censurada por: - Ser um instrumento para direcionar o poder da empresa. - Definir poderes na hierarquia e “panelas”, em vez de deveres e responsabilidades. A idéia é organizar, da melhor maneira, os recursos humanos da empresa concentrados na área de marketing. Assim, todos os deveres devem ser executados sem que haja duplicidade de atividades. Vista dessa maneira, a análise da estrutura, longe de ser um monstro para o chefe-executivo, é uma estrutura que permite uma compreensão maior da empresa e assegura uma direção efetiva. 4 – ORGANIZAÇÃO DO DEPARTAMENTO DE MARKETING Os departamentos de marketing modernos são estruturados de várias maneiras. Todas as organizações de marketing devem conter quatro dimensões de atividades: funções, áreas geográficas, produtos e mercados consumidores. Organização por função – A forma mais comum de organização de marketing consiste em especialistas funcionais reportando-se a um vice-presidente de marketing que coordena suas atividades. A principal vantagem da organização por função de marketing é sua simplicidade administrativa. Por outro lado, esta forma torna-se ineficiente à medida que os produtos e os mercados da empresa aumentam. Primeiro, o planejamento é inadequado para produtos e mercados específicos, desde que uma pessoa exerça responsabilidade plena por qualquer produto ou mercado. Os produtos favorecidos por alguém podem ser negligenciados por outra pessoa. Segundo, cada grupo funcional o concorre por maior parcela do orçamento e status, vis-à-vis as outras funções. O vice-presidente de marketing tem que ponderar constantemente as reivindicações de especialistas funcionais concorrentes, enfrentando um difícil problema de coordenação. Organização por área geográfica – Freqüentemente, uma empresa que vende em um mercado nacional organiza sua força de venda (e, às vezes outras funções) adotando o critério de divisão geográfica. O gerente nacional de vendas pode supervisionar quatro gerentes regionais, que supervisionam seis gerentes distritais, que, por sua vez, supervisionam oito gerentes territoriais, que supervisionam dez vendedores. A amplitude de controle aumenta à medida que movesse do gerente nacional para os gerentes territoriais. Amplitudes de controles menores permitem ao gerente dedicar mais tempo aos subordinados e eles têm maior segurança quando a tarefa de vendas é mais complexa, os vendedores são muito bem pagos e o impacto dos seus custos sobre o lucro é substancial. Organização por produto e/ou marca – Freqüentemente, as empresas que produzem uma variedade de produtos e marcas estabelecem uma organização por produtos e/ou marca. Esta organização não substitui a organização por função, mas a complementa com mais um nível de administração. Ela é dirigida por um gerente geral de produtos que supervisiona vários gerentes de linhas de produtos, que, por sua vez, supervisionam gerentes de produtos responsáveis por produtos e marcas específicos. Uma organização por produto faz sentindo se os produtos forem bem diferentes e/ou se o número deles está além da capacidade administrativa da organização funcional. Muitas empresas vêm sendo organizadas por produto. Por exemplo, a General Foods usa uma organização por produto em sua divisão Post. Há gerentes separados por categoria de produtos encarregados pela venda de cereais, comida para cães e bebidas. Dentro do grupo de cereais há gerentes de produtos separados para cereais nutritivos, cereais pré-adoçados para crianças, cereais para a família e cereais diversos. Por sua vez, o gerente de produto de cereais nutritivos supervisiona os gerentes de marcas. O papel do gerente de produto é desenvolver planos de produtos, providenciar para que eles sejam implementados, monitorar os resultados e adotar ações corretivas. Organização por mercado – Muitas empresas vendem seus produtos a diversos mercados. Por exemplo, a Canon vende seu aparelho de fax a consumidores, empresas e órgãos governamentais. Quando os consumidores são classificados em diferentes grupos de usuários, com preferências e práticas de compra distintas, uma organização por mercado é desejável. Um gerente geral de mercados supervisiona diversos gerentes de mercado. Os gerentes de mercado assumem os serviços funcionais à medida que forem necessários. Aqueles responsáveis por mercados importantes possuem especialistas funcionais subordinados a eles. Os gerentes de mercado são profissionais de assessoria, não de linha, com atribuições similares àquelas dos gerentes de produtos. Os gerentes de mercado desenvolvem planos anuais e a longo prazo para seus mercados. Devem analisar onde seu mercado está indo e qual novo produto sua empresa deve oferecer ao mercado. Freqüentemente, seu desempenho é julgado por sua contribuição para o crescimento de participação de mercado, em vez de em função da rentabilidade de seu mercado. Este sistema oferece muitas das mesmas vantagens e desvantagens do sistema de organização por produto. Sua vantagem mais forte é organizada para atender às necessidades de grupos de consumidores distintos, em vez de focar sobre as funções de marketing, regiões ou produtos. Organização por produto/mercado – As empresas que fabricam muitos produtos e que vendem em muitos mercados enfrentam um dilema. Podem usar um sistema de organização por produto, que exige gerentes de produtos familiarizados com mercados altamente divergentes. Ou podem adotar um sistema de organização por mercado, que requer gerentes de mercados familiarizados com produtos altamente divergentes. Elas têm também a opção de adotar uma organização por produto e por mercado, isto é, uma organização matricial. Uma organização matricial seria desejável numa empresa de multi produtos e de multi mercados. O problema é que este sistema custa caro e gera conflitos. Há o custo de manter-se uma organização tridimensional, isto é, dois níveis de administração de programas somados à um nível de administração de recursos. Há também questões sobre onde a autoridade e a responsabilidade devem se situar. A maioria dos gerentes acha que apenas os produtos e mercados mais importantes justificam gerências separadas. Alguns deles não estão preocupados com os conflitos e custos envolvidos e acreditam que os benefícios da especialização por produto e mercado superam os custos. Organização divisional corporativa – À medida que as empresas de multiprodutos e multimercados crescem em tamanho, freqüentemente convertem seus maiores grupos de produtos e/ou mercados em divisões separadas. As divisões estabelecem seus próprios departamentos e serviços. Isto levanta a questão de que atividades e serviços devem ser mantidos na administração central. As empresas divisionalizadas têm obtido respostas diferentes para esta questão. Geralmente, uma equipe de marketing cooperativo tem três justificativas. A primeira é servir como foco para analisar e liderar todas as atividades e oportunidades de marketing da empresa. A Segunda é oferecer certos serviços de marketing que podem ser fornecidos mais economicamente com base na centralização. A terceira é responsabilizar-se pela educação de gerentes divisionais, gerentes de vendas e outros gerentes da empresa, que devem ser preparados sobre a necessidade e a implementação do conceito de marketing. 5 – PREENCHIMENTO DE CARGOS A organização é apenas um meio para a obtenção de resultados. O sucesso das estruturas organizacionais depende, conforme mencionado, dos indivíduos contratados para ocupar os diversos cargos. Por isso, é recomendável que, inicialmente, seja estabelecido o perfil dos profissionais, procedimento que facilitará encontrar os indivíduos mais adequados para cada posição. O nível de responsabilidade exigido e as características das funções são estabelecidos a partir da necessidade de organização, sendo o produto um dos principais fatores determinantes. Uma empresa do ramo industrial pode exigir um executivo com qualificações técnicas, às vezes com formação em engenharia, ao passo que uma empresa de bens de consumo em geral poderá escolher um profissional por suas qualidades e experiência em propaganda. Uma vez selecionados, algumas empresas estabelecem políticas para o comportamento de seus executivos e, não obstante sejam guiados pelo bom senso, algumas orientações éticas são importantes para a proteção da própria organização. Apesar das diferenças culturais do objeto de estudo, os resultados despertam a atenção para a necessidade de orientação de certos administradores que muitas vezes erram inconscientemente, sem saber como agir em determinados casos. Quanto mais distante ficar cada um dos executivos principais nos escalões da empresa, mais urgente se torna uma política de padronização de certos comportamentos, principalmente daqueles de maior impacto social. 5.1 – Descrição de cargos Um cargo pode ser exercido satisfatoriamente com características bem diferentes. Um diretor de marketing, por exemplo, pode alcançar um sucesso espetacular na empresa X graças ao seu dinamismo, sua criatividade e sua habilidade em estimular seu grupo. Outro, na mesma empresa, pode ser bem-sucedido, apesar de ter dificuldade no contato humano, graças a sua organização técnica perfeita e sua habilidade em analisar situações bastante pormenorizadamente. Por essa razão, qualquer mudança dos ocupantes de um cargo deve requerer um ajustamento na descrição de cargo. A descrição de cargos define as tarefas que cada pessoa deve executar. Essa descrição deve mostrar qual seu âmbito de responsabilidade, com relação a quem, e por que meios. Consideram-se três maneiras de descrição de cargos, sendo que todas têm praticamente o mesmo conteúdo, com poucas exceções, conforme se pode observar a seguir. - Descrição teórica de cargo: a descrição teórica enfatiza particularmente as áreas de responsabilidade e relações hierárquicas. É freqüentemente usada para um trabalho subsequente que deve ser ajustado e adaptado. - Descrição de cargo para recrutamento: deve conter uma quantidade de informação que descreva a empresa e discuta as características desejáveis de um indivíduo em via de ocupar um cargo. - Descrição prática de cargo: diz respeito às pessoas que já ocupam uma posição. É necessário unir a descrição de cargo à capacidade de trabalho do ocupante, submetendo-a à aprovação de seus superiores. A realização dessa tarefa pode contar com a ajuda de especialistas internos ou externos da empresa. 5.2 –Organograma de marketing O organograma é uma representação gráfica. É um display de todas as descrições de cargos dados a cada executivo e o que diz respeito a cada um. É importante que cada um tenha as descrições de cargos de seu departamento, para se saber exatamente quem é responsável pelo quê, de quem pode obter informação, e assim por diante. 5.3 – Relação funcional do pessoal do marketing Diretor de Marketing – É de pouca importância a origem dos conhecimentos do diretor de marketing; o essencial é que ele tenha habilidade em estatística, pesquisa de mercado, processamento de dados, pesquisa operacional, psicologia e psicologia social. É necessário conhecimento de economia e certa versatilidade em seu conhecimento básico. O melhor ponto de partida é uma experiência adequada em prática mercadológica como diretor de vendas, gerente de marketing ou gerente de produtos. É importante que tenha um bom conhecimento prático de marketing e de métodos de trabalho; essencial que tenha experiência em planejamento de investimentos, sendo responsável por diversos produtos de linhas diferentes. O diretor de marketing deve ser treinado não apenas em análise de dados para propor diversas soluções, mas deve assumir plena responsabilidade pelas opções e ações que instigou. Algumas funções: definir a política comercial da empresa; perseguir a lucratividade dos produtos; cobrar as metas de vendas quantitativa e qualitativamente; avaliar o orçamento para cada evento e projeto; checar as fontes de informações da empresa, no sentido de obter as informações necessárias e relevantes; avaliar o portfólio de produtos e propor planos para o seu equilíbrio; levantar o portfólio de informações mercadológicas da empresa; examinar o inventário de estoques, produção e compra estimada ao longo do ano para cada produto; delegar o controle da execução das políticas comerciais aos gerentes de produto e de marketing, orientando-os e estar atento para fatores que influenciem na atividade da empresa e nos vários segmentos. Gerente de vendas – Algumas funções: melhorar os métodos de trabalho e reduzir custos, estabelecendo controles que possam verificar o desempenho da empresa, com a aplicação das devidas correções; selecionar, treinar, desenvolver, motivar, avaliar e integrar os recursos humanos dentro de sua área de atuação; analisar e controlar a política de preços da empresa; planejar e coordenar programas de integração interdepartamental da área de vendas com as demais áreas da empresa; propor o aperfeiçoamento dos métodos administrativos da área de vendas; formular o plano anual de vendas; acompanhar e revisar, periodicamente, a operacionalização do plano anual de vendas; propor, desenvolver e controlar uma política anual de vendas; supervisionar ou propor uma política de concessão de crédito e controlar a cobrança; fiscalizar as atividades da concorrência; apresentar à diretoria uma proposta de delegações de autoridade e responsabilidade da área de vendas; propor a criação de novos produtos; propor a manutenção ou extinção de produtos de linha; discutir e avaliar as previsões de vendas e apresentá-las à gerência de marketing e propor táticas de atuação de vendas. Gerente de mercado ou produto – Algumas funções: solicitar estudos de mídia; solicitar estudos de características de produto; sugerir táticas de venda; sugerir novos produtos; definir política de preços; quantificar objetivos comerciais (por quantidade, participação de mercado e lucratividade); sugerir planos de propaganda e usos da mídia; elaborar o orçamento mercadológico do produto ou mercado; definir com o gerente de produção e de vendas os objetivos de vendas e escalas de produção; examinar os custos do planejamento mercadológico com relação a: estoque, embalagem, propaganda, relações públicas, promoção e distribuição; controlar o tráfego de operações com os departamentos que influem nos resultados; manter-se informado das dificuldades encontradas; analisar os resultados de propaganda e campanha de promoção de vendas; propor modificações técnicas para o aumento de vendas; colaborar com o gerente de marketing e os engenheiros técnicos no desenvolvimento dos produtos e participar do delineamento e especificação de novos produtos (preços, tarifas, descontos e remarcações e/ou novos mercados). Gerente de pesquisa de mercado – Algumas funções: sugerir e aplicar metodologia de trabalho; controlar as atividades de sua área/atendimento das metas; sugerir e aplicar táticas de mercado; informar a situação do atendimento das metas; aplicar o orçamento estabelecido para sua área; organizar a aplicação dos recursos; aplicar e aperfeiçoar as normas da empresa; informar o que acontece no campo ao seu superior imediato e manter a integração com as demais áreas da empresa. Gerente de comunicações mercadológicas – Algumas funções: esboçar um programa anual de propaganda, merchandising, e promoção, localizar um público- alvo e que setores desse público pretende alcançar; definir técnicas e mídia para alcançar esses resultados; criar controles da direção e evolução da mídia na direção do atingimento dos resultados; estabelecer o objetivo final do programa; preparar o orçamento e controle orçamentário entre a publicidade geral, propaganda direta, estudos e pesquisas de propaganda, merchandising e promoção; examinar a relevância e adequação de seu orçamento; examinar os resultados da campanha com relação aos objetivos durante e após a campanha; controlar a qualidade dos instrumentos de comunicação: reprodução, legibilidade, qualidade da fotografia e do som, da impressão do texto, escolha do papel e colocação; remanejar seu orçamento; checar e comparar a eficácia dos recursos e resultados, enviar um relatório ao departamento financeiro, com cópia ao seu superior imediato quando de qualquer anomalia; assegurar um relacionamento bem-sucedido com a agência de propaganda e os departamentos de pesquisa; administrar seu pessoal e contribuir para a diminuição de custos com propaganda, merchandising e promoção; contatar os veículos de mídia com o fim de saber se está utilizando a mídia de forma adequada; examinar, constantemente, os aspectos legais da campanha; representar a empresa nas associações de propaganda; apresentar estudos de mídia e coordenar eventos especiais. Gerente de serviços de marketing – Algumas funções: administrar recursos materiais, financeiros e humanos; elaborar, propor e cumprir um orçamento para sua área; obter dos departamentos dados para o plano anual de marketing; ajudar na avaliação do portfólio de produtos, propondo planos para seu equilíbrio; fazer um levantamento de informações mercadológicas da empresa e examinar os projetos de promoção, propaganda, distribuição, merchandising e serviços. Gerente administrativo de vendas – Algumas funções: participar da formulação do plano anual de marketing; produzir dados comparativos, gráficos demonstrativos sobre o desempenho de vendas dos produtos e se possível da concorrência; definir com a área de marketing a política de crédito e cobrança e política de distribuição; aperfeiçoar, simplificar e otimizar o processo administrativo, propondo sua montagem, produção e distribuição, atualizando-as periodicamente; controlar cotas de vendas e seu atingimento e superação e resultado por tipo de cliente; controlar relatórios e pedidos de vendas; obter informações sobre o controle de estoque; conferir a aprovação de crédito e cobrança para os pedidos solicitados; controlar o consumo de materiais e recursos de venda, aplicando eficazmente esses recursos; estimular o vendedor no apoio às informações creditícias e na cobrança; apresentar e controlar o orçamento e aperfeiçoar o desempenho das vendas (de um modo geral), propondo mecanismos de integração entre estoque, crédito e cobrança. 6 – RELAÇÕES DO MARKETING COM OUTROS DEPARTAMENTOS O administrador de marketing deve executar as tarefas de planejamento, organização, implementação e controle das atividades de marketing da empresa. Ao desempenhar estas atividades, terá de realizar pesquisas, desenvolver estratégias de composto de marketing, conhecer o mercado, entre outras. À medida que os negócios aumentam, essas atividades vão tornando-se sofisticadas, exigindo, assim, a criação de departamentos específicos. Um dos primeiros passos no processo de organização de marketing é a clara definição do relacionamento de marketing com os demais departamentos. Em geral, os departamentos de marketing localizam-se ao lado de outros departamentos funcionais. A gerência de marketing reporta-se a uma diretoria ou presidência de marketing. Muitas empresas utilizam o departamento de marketing como órgão de staff, de assessoria, sem autoridade funcional, somente para aconselhamento em determinadas estratégias. A harmonia do departamento de marketing com outros departamentos depende não só dos profissionais encarregados, como também do apoio da alta administração. Além disso, para estabelecer um departamento é necessário determinar quais as atividades principais a serem desempenhadas. Geralmente, da mesma forma que produção, finanças, administração e vendas são as funções básicas de uma empresa industrial, vendas, pesquisa de mercado, planejamento de produtos e propaganda são funções de um departamento de marketing. Entretanto, é difícil estabelecer uma forma generalizada de funções, pois o nível de atividades depende de uma série de fatores, como produtos, objetivos, recursos da empresa, filosofia administrativa e outros. Em princípio, todas as funções de uma empresa devem interagir harmoniosamente para alcançar seus objetivos globais. Na prática, as relações interdepartamentais são freqüentemente caracterizadas por profundas rivalidades e desconfianças. Alguns conflitos interdepartamentais originam-se de diferenças de opinião sobre o que é melhor para a empresa; alguns resultam da troca entre o interesse de sucesso departamental e o sucesso da empresa. Outros ocorrem em razão de infelizes estereótipos e preconceitos departamentais. Na organização típica, cada função administrativa exerce uma influência potencial sobre a satisfação dos consumidores. Sob o conceito de marketing, todos os departamentos precisam “pensar no consumidor” e trabalhar juntos para satisfazer suas necessidades e expectativas. O departamento de marketing deve pensar nisso. O vicepresidente de marketing tem duas tarefas: coordenar as atividades internas de marketing da empresa e coordenar marketing com os departamentos de finanças, produção e outras funções administrativas, no interesse do consumidor. Todavia, há pouco entendimento quanto à influência e autoridade que marketing deve ter sobre os demais departamentos para possibilitar maior coordenação. Tipicamente, o vice-presidente de marketing deve trabalhar através de persuasão, em vez de autoridade. Freqüentemente, outros departamentos resistem em empregar seus esforços para atender aos interesses dos consumidores. Do mesmo modo que marketing enfatiza o ponto de vista do consumidor, outros departamentos enfatizam a importância de suas tarefas. Inevitavelmente, os departamentos definem os problemas e metas da empresa a partir de seus pontos de vista. Como resultado, os conflitos de interesse são inevitáveis. Em resumo, as principais diferenças de orientação entre marketing e outros departamentos são: Departamento de Pesquisa e Desenvolvimento – Suas ênfases: pesquisa básica, qualidade intrínseca e características funcionais. Ênfase de marketing: pesquisa aplicada, qualidade percebida e características para vendas. Departamento de Engenharia – Suas ênfases: projetos demorados, poucos modelos e componentes padronizados. Ênfase de marketing: projetos rápidos, muitos modelos e componentes personalizados. Departamento de Compras – Suas ênfases: linha estreita de produtos, peças padronizadas, preço do material, lotes econômicos e compras a intervalos regulares. Ênfase de marketing: linha ampla de produtos, peças não padronizadas, qualidade do material, grandes lotes para evitar faltas e compra imediata conforme as necessidades dos clientes. Departamento de Produção – Suas ênfases: produção demorada, grande produção com poucos modelos, nenhuma mudança de modelos, pedidos padronizados, facilidade de fabricação e qualidade média de controle de qualidade. Ênfase de marketing: produção rápida, pequena produção com muitos modelos, mudança freqüente de modelos, pedidos, sob encomenda, aparência estética e rigoroso controle de qualidade. Departamento de Finanças – Suas ênfases: argumentos racionais para as despesas, orçamentos inflexíveis e preços para cobrir custos. Ênfase de marketing: argumentos intuitivos para as despesas, orçamentos flexíveis para atender às necessidades mutantes e preço que prevê o desenvolvimento do mercado. Departamento de Contabilidade – Suas ênfases: transações padronizadas e poucos relatórios. Ênfase de marketing: condições especiais e descontos e muitos relatórios. Departamento de Crédito – Suas ênfases: cadastro completo dos clientes, nenhum risco de crédito, condições rigorosas de crédito e procedimentos rigorosos de cobrança. Ênfase de marketing: cadastro resumido dos clientes, algum risco de crédito, condições fáceis de crédito e procedimentos amenos de cobrança. 7 – SISTEMA DE INFORMAÇÕES E PESQUISA DE MERCADO Devidamente organizada, a empresa necessita encontrar um meio de obter informações constantes a fim de acompanhar alterações ambientais. As informações para executivos provêm de duas fontes principais: uma fonte formal em que se desenvolvem processos como pesquisa de mercado e sistemas de informações de marketing e uma fonte informal com base nas experiências e vivência do profissional, aliadas à pesquisa e demais informações, que representam requisito para o sucesso e para tomada de decisões. 7.1 – Sistema de informações de marketing (SIM) Um dos componentes formais de coleta de informações é o sistema de informações de marketing, que se define como recursos humanos e tecnológicos da empresa envolvida de forma sistemática na coleta, qualificação, análise, disseminação e arquivo de informações relevantes às decisões de marketing. As principais funções de um SIM, ou seja, as fontes de onde se obtêm as informações para processamento, condensação e posterior disseminação, são basicamente quatro, conforme mencionado a seguir: Contabilidade interna: dados contábeis, como tendências de lucros, níveis de gastos, contas a pagar, compras realizadas etc. Inteligência de marketing: são as informações provenientes de jornais, revistas, relatórios, exposições, feiras, vendedores, entre outras. Ciência de marketing: inclui toda a utilização de modelos e gráficos que possam auxiliar na decisão. Pesquisa: forma sistemática de coleta, registro de dados relativos a problemas e oportunidades de marketing e pode ser realizada de forma constante (painéis) ou para resolver um problema específico. Os benefícios principais de um SIM para a empresa são: ajuda a conhecer melhor seus consumidores, facilita o desenvolvimento de programas de marketing adaptados à realidade ambiental, permite ajustamentos à medida que vão ocorrendo alterações ambientais e proporciona forma constante de dados que facilitam a função de controle de administrados. A implantação de um sistema de informações na empresa de serviços deve ser seqüencial, adaptada às necessidades e recursos disponíveis. Os principais passos para o estabelecimento de um SIM são: 1) obter apoio da alta administração; 2) fazer uma revisão de todas as funções e objetivos de marketing, visando selecionar as informações e utilidade para a tomada de decisão; 3) decidir a respeito da estrutura organizacional colocando um SIM em posição adequada e 4) implantação. A informática, hoje em dia, oferece vários programas de computador que podem ser usados para o desenvolvimento de um SIM. 7.2 – Pesquisa de mercado A pesquisa de mercado é outra maneira formal de se obter dados. A pesquisa é utilizada na obtenção de dados que o sistema de informações não contém. A pesquisa pode ser de três tipos principais: exploratória, descritiva e experimental. A pesquisa exploratória é usada para identificar problemas superficiais ou então para determinar as necessidades de pesquisas que o problema requer. A pesquisa descritiva objetiva descrever uma situação, ao passo que a experimental compara situações e analisa os efeitos de uma variável. Qualquer um destes tipos de pesquisa poderá ser utilizado na solução de problemas na área de marketing de serviços. Uma empresa que pretende lançar um serviço novo no mercado pode conduzir uma pesquisa exploratória objetivando ter alguma orientação sobre informações e dados que serão necessários numa pesquisa posterior. O conhecimento do comportamento dos consumidores de determinado segmento é feito através de uma pesquisa descritiva, que descreve a situação do mercado. Em qualquer caso, para se elaborar uma pesquisa formal deve-se considerar os 5 “p’s” de uma pesquisa: Propósito: a determinação daquilo que se pretende fazer. Nesta fase são delineados os objetivos, após detalhada análise da situação e dos problemas a serem pesquisados; Planejamento: após a definição dos objetivos, a pesquisa deve ser planejada. Todos os detalhes são imaginados, como questionários, coleta de informações, metodologia etc.; Procedimento: esta fase é a de operacionalização do projeto. Providências devem ser tomadas para que sejam executadas as fases do planejamento; Processamento: após a coleta de informações, os dados são tabulados para maior facilidade de análise. Algumas pesquisas são tabuladas manualmente, mas grande parte é tabulada mecanicamente, através da utilização de computadores; Propagação: é a divulgação dos dados, elaboração do relatório e distribuição aos interessados pelos resultados de pesquisa. O administrador de serviços poderá participar parcial ou totalmente de um trabalho de pesquisa. É importante que se conte com o auxilio de empresas especializadas, os institutos de pesquisa. Algumas vezes há possibilidade de o empresário participar, para reduzir custos, quando este for o caso. Algumas etapas poderão ser conduzidas pela própria empresa e outras, mais técnicas, por institutos. O mais aconselhável, no entanto, é delegar a especialistas, ao menos os primeiros casos. A necessidade de pesquisa e de sistema de informações de marketing (SIM) deve ser adaptada às condições de trabalho de um empreendimento. Pequenos e médios empresários relutam em ter sistemas formais por carecerem de recursos. Muitos alegam falta de tempo para dedicarem-se a estas atividades. No entanto, mesmo que problemas destes tipos existam em muitas empresas brasileiras, há necessidade de informações para a decisão e solução deles, devido ao dinamismo do meio-ambiente. Assim, torna-se essencial um esforço de implantação, adaptando-se as condições de recursos disponíveis. A coleta de dados pode ser dividida entre os funcionários da organização, principalmente aqueles provenientes da leitura de jornais e revistas. Os relatórios da equipe de vendas são importantes para o administrador. Além disto, há condições de se fazer assinaturas de boletins especializados em economia, que apresentam notícias de formas práticas e condensadas. No mercado encontram-se também empresas especializadas na implantação e manutenção de banco de dados. Com a informação obtida nestas fontes pode-se determinar, para fins de planejamento, o potencial e a demanda de mercado, dados importantes para o planejamento da empresa. Potencial de mercado é a capacidade total de um mercado em absorver determinado produto, a uma dada situação econômica. Demanda de mercado é o volume total que um mercado está absorvendo em determinado período, considerando determinado ambiente e determinado nível de atividades mercadológicas. Em outras palavras, a soma dos esforços das empresas do mercado para a venda dos produtos resultam na demanda de mercado em determinados momentos. Feitas estas estimativas de ordem geral, a empresa necessita calcular a sua participação no mercado. Para isso deverá estimar a demanda e o potencial de vendas. A relação percentual do investimento em marketing em relação ao esforço total de todas as empresas do mercado dará, a grosso modo, a demanda da empresa. Já o potencial de vendas da empresa é o máximo que poderá vender em determinado mercado, levando-se em consideração as suas condições operacionais. A previsão é o resultado de vendas esperadas a determinado esforço de marketing. Essas informações determinarão a viabilidade e o provável retorno da estratégia de marketing no segmento escolhido. CONCLUSÃO Em virtude do que foi mencionado, este trabalho examinou como o marketing é organizado, como se relaciona com outros departamentos e quais os meios de implementar suas estratégias para serem bem-sucedidas no mercado. O moderno departamento de marketing evoluiu através de vários estágios. Começou como um departamento de vendas e, depois incorporou funções auxiliares como propaganda e pesquisa de marketing. À medida que as funções auxiliares foram crescendo em importância, muitas empresas criaram um departamento de marketing para administrá-las. Geralmente, o pessoal de vendas e de marketing trabalhava bem em conjunto. Eventualmente os dois departamentos eram fundidos, transformando-se em um moderno departamento de marketing dirigido por um vice-presidente de marketing e vendas. Entretanto, um moderno departamento de marketing não cria automaticamente uma moderna empresa de marketing, a menos que todos os outros departamentos e funcionários aceitem e pratiquem uma orientação para o consumidor. O marketing deve trabalhar harmoniosamente com os outros departamentos da empresa. Em sua busca pelos interesses dos consumidores, freqüentemente entra em conflito com pesquisa e desenvolvimento, engenharia, compras, produção, estoque, finanças, contabilidade, crédito e outras funções. Esses conflitos podem ser reduzidos quando o presidente da empresa adota para a empresa uma orientação para o consumidor, e quando o vice-presidente de marketing aprende a trabalhar eficazmente com os outros executivos. Os modernos departamentos de marketing são organizados de diversas maneiras. Uma organização de marketing por função é aquela em que as funções de marketing são dirigidas por gerentes separados, subordinados ao vice-presidente de marketing. Uma organização de marketing por produto é aquela em que os produtos são atribuídos a gerentes de produtos, que trabalham com especialistas funcionais para desenvolver e implementar seus planos. Uma organização de marketing por mercado é aquela em que os principais mercados são designados a gerentes de mercados, que trabalham com especialistas funcionais para desenvolver e implementar seus planos. Algumas grandes empresas usam uma organização combinada por produto e mercado, chamada organização matricial. Finalmente as empresas multidivisionais tem que decidir se devem estabelecer um departamento de marketing corporativo ou divisional. Quando ao preenchimento de cargos deve-se seguir regras e encontrar profissionais capazes de ocupar os diversos cargos que compõem o departamento de marketing. Não apenas esperar resultados rápidos mais sim contribuir para que a composição do departamento possa solucionar os problemas que surgirem. Para isso as funções devem ser corretamente delegadas aos profissionais que ocuparem esses cargos. Foram relacionadas algumas funções dos cargos de Diretor de marketing, Gerentes de vendas, Gerente de pesquisa e mercado, Gerente de comunicações mercadológicas, Gerentes de serviço de marketing e Gerente administrativo de vendas. Para completar a abordagem foi ressaltada a importância dos sistemas de informação de marketing. A informação de marketing tornou-se o input crítico para o marketing eficaz, como o resultado da tendência para um marketing nacional e internacional, a transição das necessidades do comprador para os seus desejos e a transição de uma concorrência de preço para uma de não-preço. Todas as empresas têm um sistema de informação de marketing, ligando o ambiente externo a seus executivos. Porém os sistemas variam grandemente em sofisticação e no número e qualidade de serviços que fornecem. A pesquisa de mercado e os sistemas de informações de marketing (SIM) são fontes formais, pelas quais se desenvolvem processos de informações aos executivos da empresa. REFERÊNCIAS BIBLIOGRAFICAS COBRA, Marcos. Marketing Básico – uma perspectiva brasileira. São Paulo, Editora Atlas,1994. KOTLER, Philip. Administração de Marketing. São Paulo: Editora Atlas, 1996. KOTLER, Philip. Marketing – edição compacta. São Paulo: Editora Atlas, 1987. LAS CASAS, Alexandre. Marketing – conceito, exercício e casos. São Paulo: Editora Atlas, 1995. LAS CASAS, Alexandre. Marketing de Serviços. São Paulo: Editora Atlas, 1996.