13 dicas para manter projetos sob controle Jennifer Lonoff Schiff A

13 dicas para manter projetos sob controle
Jennifer Lonoff Schiff
A falta de comunicação é um dos principais problemas de um projeto. Somado a isso, a
necessidade de manter os requisitos praticamente imutáveis até sua conclusão criam um monstro,
já que nenhum negócio permanece estanque enquanto algo é desenvolvido por longos períodos.
Para resolver problemas como esses, nos últimos anos, os departamentos de TI adotaram
arquitetura orientada a serviços (SOA) e práticas de desenvolvimento ágil para se tornarem mais
eficientes, considerando as reais necessidades das áreas de negócio, já que as metodologias
tradicionais para gerenciamento de projeto vêm ao longo deste tempo se mostrando muito rígidas e
burocráticas, trabalhando contra os departamentos de TI. Os melhores gerentes de projetos, que
entregam de forma consistente, dentro do prazo e do custo previstos, projetos que atendem às
expectativas dos envolvidos, já entenderam no entanto que liderança e habilidades interpessoais
são ainda mais importantes para uma boa gestão de projetos de TI do que uma famosa
metodologia ou ferramentas de acompanhamento. A CIO.com pediu a dezenas de gerentes de
projetos e especialistas em gestão de projetos para dar sugestões sobre como lidar com os
desafios de todo os projetos - e manter os projetos sob controle.
1. Nomear o gerente de projeto certo para o trabalho "Contratar gerentes de projeto que têm o
respeito dos desenvolvedores e que entendem o que estão fazendo", diz Harry E. Keller,
presidente, CEO e fundador da Smart Science. "Nada mata projetos de TI mais rápido do que a má
gestão. É difícil, porque a maioria dos desenvolvedores não é preparada para a gestão e a maioria
dos gerentes desconhece as funções dos desenvolvedores, mas vale a pena o esforço."
2. Apoiar o gerente de projeto com a equipe certa "O CIO deve equipar adequadamente a equipe
com as pessoas certas", diz Ben Lichtenwalner, gerente sênior de Internet e Comércio Eletrônico
da Whirlpool Corporation e fundador daModernServantLeader.com . Não só você deve escolher o
gerente de projeto certo,como deve também apoiá-lo "montando a melhor equipe (analista de
negócios, gerente de controle de qualidade, etc) para que o gerente de projeto possa realmente
gerenciar o projeto e não fazer todo o trabalho." "Muitas vezes os recursos são alocados de forma a
usar recursos disponíveis e não devido às habilidades mais adequadas aos requisitos do projeto.
No final, isso só vai servir para minar o sucesso do projeto", diz Gerardo Menegaz, arquiteto
executivo de TI da IBM Global Technology Services.
3. Compreender os pontos fortes e fracos de sua equipe "A coisa mais importante para manter os
projetos sob controle é "conhecer bem seus cavalos", como meu pai diria," diz o Dr. Tim Lynch,
CEO da PsychsoftPC. "Ou seja, você precisa saber quem em sua equipe funciona melhor com uma
supervisão mínima e pode ser deixado correndo solto, e quem precisa ser estimulado e refreada,
ou tocado com cabresto curto, e geri-los em conformidade."
4. Discutir o projeto ideal e, em seguida, o possível "Tente prever todo o escopo do projeto e suas
possibilidade. Então, corte cerca de 50%", diz Patrick Clements, CEO da bigWebApps.com. "À luz
dos 50% restantes, eleja as três coisas que pode iniciar e concluir para tornar o projeto um
sucesso, basicamente o método de MVP (produto viável mínimo)."
5. Priorizar tarefas e rever tarefas quando as prioridades entrarem em conflito "Bons gerentes de
projeto sabem que a multitarefa é assassina da produtividade, então devem criar um ambiente
onde os indivíduos e as equipes possam se concentrar em poucas tarefas a cada vez", diz Sanjeev
Gupta, CEO da Realization. "Isso envolve a redução do número de fluxos de trabalho em execução
(para minimizar os conflitos de prioridade) e iniciar novos fluxos de trabalho somente quando todos
os insumos necessários estiverem no lugar", diz Gupta. Além disso, é essencial para priorizar
tarefas e estabelecer diretrizes e procedimentos para o que fazer quando os conflitos de
prioridades surgirem. "Essas medidas combinadas ajudam a melhorar a taxa de execução em até
20% a 50%", diz ele.
6. Monitorar os projetos ativamente, bem como sua equipe "O gerente de projeto deve ser
vigilante, consciente do que está acontecendo todo o tempo", diz Albert Sarvis, PMP, que lidera a
equipe de gerenciamento de projetos na Harrisburg University of Science and Technology.
"Transforme em uma rotina consistente monitorar métricas de projeto a nível de recursos e não
deixe que as ferramentas tradicionais de projeto sejam seu único guia", diz ele. "Nenhuma
ferramenta de gerenciamento de projetos é capaz de revelar surpresas de projeto. Normalmente,
membros da equipe de projeto podem proporcionar feedbacks mais precisos e preciosos através
da comunicação regular um-a-um."
7. Usar um software de gerenciamento de projetos "Não use e-mail como uma ferramenta de
gerenciamento de projetos", diz Kent Milholland, presidente da NeoNexus. "É muito difícil de
acompanhar." Em vez disso, "mantenha a gestão de projetos em software apropriados, como o
sistema Assembla, ou mesmo o Basecamp.Assim os detalhes de cada pedido serão documentados
sem muito esforço extra", completa.
8. Realizar reuniões semanais "Estabeleça uma rotina de reuniões semanais obrigatórias, onde
cada membro da equipe tenha um ou dois minutos para dizer à equipe o que fez na semana
passada, os seus planos para a próxima semana e qualquer empecilho encontrado que a equipe
possa ajudar a superar", diz Grant M. Howe, vice-presidente de Pesquisa e Desenvolvimento da
Sage Nonprofit Solutions. "Isso cria um sentimento de urgência que faz cada indivíduo na equipe
buscar apresentar progressos a cada semana."
9. Gerir mudanças "Gerenciar mudanças no escopo original do trabalho é fundamental para
manter os projetos sob controle", diz Jaimin Doshi, consultor principal da AppleTech. "É importante
mudar as formas de controle para analisar o impacto das mudanças em relação ao tempo, ao
custo e ao que é ou não essencial", diz Doshi. "As alterações consideradas como cosméticas
(menores) também devem ser monitoradas pelos gerentes de projetos. Sua implementação e teste
podem, às vezes, adicionar horas substanciais ao projeto".
10. Ser duro com as tentativas de aumento do escopo Esta é a principal causa da perda de
controle dos projetos", diz Nick Coons, diretor técnico da Hyperion. No entanto, "gastar um tempo
maior no início para preparar o terreno e definir claramente o alcance vai ajudá-lo a manter o
projeto em andamento", diz ele. Além disso, "quando o cliente inevitavelmente faz solicitações fora
do escopo, não tenha vergonha de dizer que você só vai adicionar o seu pedido de" Fase 2 "do
projeto, que terá seu próprio escopo e custos".
11. Criar metas para cada membro da equipe - e celebre cada conquista "Criar marcos na fase de
planejamento para você e sua equipe irá ajudá-lo a acompanhar o seu progresso e também dar-lhe
uma sensação de realização quando cada marco for atingido", diz G. Karthik, diretor de projeto da
Hexaware Technologies. Para as equipes que estão espalhados geograficamente ou trabalhando
virtualmente, reconhecer marcos com gestos pequenos, que podem ser tão simples como um
e-mail de congratulações, funciona como estímulo importante.
12. Considerar o uso de metodologia ágil "Nós descobrimos que a gestão de projetos seguindo a
metodologia ágil funciona muito bem para nós", diz Andre Winter, gerente sênior de projetos de
engenharia da CA Technologies . "Esta metodologia permite que a equipe reaja e ajuste os projetos
para as necessidades do mercado, enquanto permanece fiel aos interesses, valores e habilidades
da nossa empresa."
13. Controlar o tempo "Mantenha o controle do tempo gasto pelo pessoal-chave responsável para
a conclusão dos principais módulos do projeto", informa Ken Leland III, vice-presidente de
Engenharia da Monmouth Telecom . "Isso vai alertá-lo para imprecisões em suas estimativas
originais no início do projeto e dar-lhe mais tempo para lidar com as consequências", diz ele. Para
manter o controle do tempo gasto pelos recursos internos, Leland sugere serviços baseados em
nuvem como o toggl.com.