Ciclo de vida do Projeto

Ciclo de vida do Projeto
•
Os ciclos de vida do projeto são similares aos
experimentados pelos pais ao acompanhar o
crescimento de seus filhos até a fase adulta.
•
Neste contexto os projetos iniciam exatamente assim
percorrendo uma trajetória semelhante.
– Apresenta-se uma idéia e solicita-se suporte
– São discutidas questões referentes a aprovação
– O projeto avança pelas fases intermediárias até a fase
final, quando é concluído e encerrado
•
A maioria dos projetos passa por estágios similares
Ciclo de vida do Projeto
Ciclo de vida do Projeto
Organizando
e Preparando
Realizando o trabalho
Terminando
o projeto
Nível de Esforço
Iniciando
o projeto
Project
Charter
Plano do
Projeto
Entregas
aceitas
Tempo
Arquivamento
Documentos
Atividades nas fases do ciclo de vida
Fases do Projeto
•
Projetos possuem um caráter único, a eles está
associado um certo grau de incerteza.
•
Organizações que desenvolvem projetos usualmente
dividem-nos em várias
fases visando um melhor
controle gerencial
•
Além disso, a divisão
facilita o reporte para a
alta administração
Fases do Projeto
O término de cada fase concede a oportunidade de
determinar se o projeto deve avançar para a fase
seguinte ou detectar e corrigir erros a um custo aceitável
Grau de incerteza
Risco
•
Custo da mudança
Tempo
Fases do Projeto
•
Cada fase inclui subprodutos específicos a fim de
estabelecer o controle gerencial desejado.
•
Estão associados com o principal produto da fase.
•
O término da fase é marcado através de Pontos de
Controle (marcos, etapas, milestones)
Projeto
Planejamento
Arquitetura
Aquisição
Contrução
Acabamento
Decoração
Mudança
Fases do Projeto
•
Subprodutos oriundos de uma fase normalmente
são aprovados antes do início da fase seguinte.
•
Quando os riscos são considerados aceitáveis,
a fase subseqüente pode iniciar antes da aprovação
dos subprodutos da fase precedente.
•
Prática de sobreposição de fases é usualmente
chamada de fast tracking
FASE 1
FASE 2
Ciclo de vida – produto e projeto
•
Atenção: ciclo de vida de produto é diferente de ciclo de
vida do projeto.
– Exemplo, um projeto para lançar no mercado um novo
computador de mesa é somente uma fase ou estágio
do ciclo de vida deste produto.
•
Ainda que muitos ciclos de vida de projeto apresentem
nomes de fases similares com resultados de trabalho
similares, poucos são idênticos.
Nível de Esforço
Ciclo de vida – produto e projeto
CV do Produto
CV do Projeto
Tempo
Ciclo de vida – produto e projeto
•
Todo o projeto tem dois grandes grupos de atividades
ou processos:
1. o grupo com aquelas necessárias para a
construção do produto do projeto,
2. outra com as atividades do gerenciamento
desta construção.
•
Atividades do grupo 1  técnicos ou consultores
– Diferem em função do tipo de produto
• Atividades do grupo 2  gerente de projeto
– Similares para todos os projetos
Ciclo de vida – produto e projeto
Ciclo de vida – produto e projeto
• Os processos dos projetos são realizados por pessoas, e
normalmente se enquadram em uma das categorias:
– Orientados a implementação do produto
– Orientados ao gerenciamento
GERENTE
EQUIPE DO PROJETO ESPECIALISTAS
Exercício 5 - Estudo de Caso
•
O Tapete Tribal
Quem está interessado no projeto?
• Os stakeholders são indivíduos
e organizações diretamente
envolvidos no projeto, ou
aqueles cujos interesses
podem ser afetados, de forma
positiva ou negativa, no
decorrer do projeto ou após
sua conclusão.
Identificação dos stakeholders
•
É uma tarefa primária já que todas as importantes
decisões tomadas durante os estágios de definição ao
planejamento do projeto são desses participantes.
• Essas pessoas que, sob a
liderança do gerente de
projeto, estabelecem
os acordos sobre as metas
e limitações do projeto,
criam as estratégias e
cronogramas e aprovam
o orçamento.
Principais interessados
•
Contribuição dos participantes:
– Gerentes de projeto precisam satisfazer os participantes,
– Ele receberá contribuições importantes de cada um deles
– Stakeholders têm interesse vital no
sucesso do projeto - cada um tem
uma contribuição essencial.
– Pode ser autoridade, verba ou
conhecimento das exigências de
produto,
– As contribuições são necessárias para
assegurar o sucesso
Principais interessados
•
Contribuição dos participantes
Principais interessados
•
Contribuição dos participantes
Principais interessados
•
Contribuição dos participantes
Principais interessados
•
Contribuição dos participantes
Principais interessados
•
Contribuição dos participantes
Resumo
•
Neste tópico enfatizamos a importância da definição dos
participantes, uma vez que não só o sucesso do projeto
é julgado pela satisfação do participante, como todo
interessado dá uma contribuição essencial para o
projeto.
• O gerente de projeto, precisa exercitar a liderança
com o grupo diversificado de interessados
•
Como ninguém sabe mais sobre o projeto do que o
gerente, cabe a ele guiar o projeto para a direção certa!
3
O Gerente
de Projetos
O gerente de projetos
•
Uma equipe de projetos é uma unidade organizacional
única, dedicada a apresentar resultados no prazo
previsto, dentro do orçamento e com especificações
técnicas predeterminadas.
•
Muito do sucesso ou fracasso de um projeto está no
gerente do projeto.
•
Ele será o responsável por
planejar, implementar e
concluir o projeto, iniciando
seus trabalhos tão logo
o projeto se inicie.
O gerente de projetos
•
O que um gerente de projetos deve fazer enquanto
estiver administrando um projeto?
•
Quais habilidades são esperadas deste profissional?
O gerente de projetos
•
Muitas vezes, as organizações nomeiam seus técnicos
especialistas como gerentes de projeto
•
As habilidades e a experiência
que os tornam estrelas em suas
áreas técnicas supostamente se
traduzem em aptidões para a
gerência de projetos
•
Mas não é necessariamente
assim.
Habilidades necessárias
•
Comunicação
•
Aptidões organizacionais
•
Habilidades em finanças
•
Solução de Problemas
•
Negociação e Influência
• Liderança
Teorias de Liderança / Motivação
•
Hierarquia de necessidades (Maslow)
•
Teoria X e Y (McGregor)
•
Teoria dos dois fatores
(Herzberg)
•
Teoria da Expectativa
(Vroom e Lawle)
Poder
•
Existem cinco bases de poder:
– Poder legítimo
– Poder de coerção ou punição
– Poder de recompensa
– Poder de especialista
– Poder de referência
Conflitos
•
•
Os conflitos são inerentes aos projetos
Se não gerenciados adequadamente podem ocasionar:
– Baixa drástica do moral da equipe
– Menor produtividade
– Tensões entre pessoas
•
Mas também podem ser positivos:
– Estímulo à pesquisa de novos
fatos/soluções
– Esclarecimento de “zonas cinzas”
– Provoca mudanças
Como lidar com conflitos
•
Suavização: diminuição da importância das diferenças e
ênfase em aspectos comuns acima dos conflitos
•
Retirada: recuo em relação a situações reais ou
possíveis de divergência e conflito
• Compromisso: consideração de várias questões,
negociação e busca de solução para satisfazer as partes
•
Luta: Imposição do ponto de vista de uma parte com
possível prejuízo da outra
• Solução do problema: abordagem direta da
discordância, priorizando o trabalho em conjunto para
chegar a uma solução
Como GPs lidam com conflitos
Organização do conhecimento e PMI
•
Quando o guru da administração Tom Peters afirmou,
"nós agora vivemos em um mundo de projetos",
concluímos que para gerenciá-los será necessário um
“mundo de conhecimentos”.
•
Felizmente para os gerentes
de projeto, este conhecimento
foi organizado pelo PMI
•
Mas o que é o PMI?
•
Qual seu objetivo?
O que é o PMI?
•
PMI – Project Management Institute
•
Entidade mundial voltada à gestão de projetos e que estimula
o desenvolvimento das competências dos GPs
•
Fundado em 1969 - EUA
•
Estabelece padrões e práticas
•
Possui programas de certificação
reconhecidos internacionalmente
•
É reconhecida como líder no âmbito
do gerenciamento de projetos
4
Áreas de
Conhecimento
Áreas do Conhecimento
Todo projeto tem um TRABALHO a ser feito
Processos para assegurar
que o projeto inclue todo o
trabalho necessário, e
apenas o trabalho
necessário, para completar
o projeto com sucesso.
Escopo
Áreas do Conhecimento
Todo projeto tem um PRAZO a ser concluído
Tempo
Processos requeridos
para assegurar a
conclusão do projeto
nos prazos previstos
Escopo
Áreas do Conhecimento
Todo projeto necessita de RECURSOS para ser feito
Custo
Tempo
Processos necessários
para assegurar que os
custos do projeto
estejam dentro do
orçamento aprovado.
Escopo
Áreas do Conhecimento
Todo projeto endereça NECESSIDADES dos interessados
Custo
Tempo
Processos necessários
para garantir que o
projeto irá satisfazer as
necessidades para qual
foi proposto.
Qualidade
Escopo
Restrição Tripla
Demandas concorrentes
Custo
Tempo
DESEMPENHO
Qualidade
Escopo
Áreas do Conhecimento
Todo projeto é implementado por PESSOAS
Custo
Recursos
Humanos
Qualidade
Tempo
Processos requeridos
para utilizar de maneira
mais eficaz o pessoal
envolvido no projeto.
Escopo
Áreas do Conhecimento
Todo projeto é único e portanto possui INCERTEZAS
Custo
Processos relacionados
com a identificação,
análise e respostas aos
riscos do projeto.
Recursos
Humanos
Qualidade
Tempo
Risco
Escopo
Áreas do Conhecimento
Todo projeto requer RELACIONAMENTOS entre pessoas
Custo
Tempo
Processos requeridos para
assegurar que as
informações do projeto
sejam adequadamente
coletadas
e disseminadas.
Recursos
Humanos
Qualidade
Comunicação
Risco
Escopo
Áreas do Conhecimento
O projeto pode necessitar de COMPETÊNCIAS EXTERNAS
Custo
Aquisições
Recursos
Processos
requeridos para
Humanos
aquisição
de bens e
serviços de terceiros.
Qualidade
Comunicação
Tempo
Risco
Escopo
Áreas do Conhecimento
Projeto é um SISTEMA INTEGRADO, requer COORDENAÇÃO
Custo
Aquisições
Recursos
Humanos
Integração
Risco
Comunicação
Escopo
Qualidade
Tempo requeridos para
Processos
assegurar que os vários
elementos do projeto
sejam adequadamente
coordenados.
5
Processos
dos Projetos
Processos dos projetos
•
Gerenciamento do projeto na verdade é um esforço
interativo – uma ação, ou a falta de ação numa área,
usualmente afeta também outras áreas.
•
As interações podem ser diretas e claras, ou podem ser
incertas e sutis.
•
Exemplo: uma mudança de escopo quase sempre afeta
o custo do projeto, entretanto, ela pode ou não afetar o
moral da equipe e a qualidade do produto.
Processos dos Projetos (recordando)
• Os processos dos projetos são realizados por pessoas, e
normalmente se enquadram em uma das categorias:
– orientados a implementação do produto
– orientados ao gerenciamento
GERENTE
ESPECIALISTAS
Processos dos Projetos
Processos orientado ao produto
– se relacionam com a especificação e o
desenvolvimento do produto do projeto.
– estes processos variam de acordo
com a área de aplicação.
Processos orientados a gerência do projeto
– estão relacionados com a descrição,
a organização e a conclusão do
trabalho do projeto.
– processos de gerência de projetos são
aplicáveis à maioria dos projetos
Grupos de Processos
•
São cinco grupos de processos do gerenciamento de
projetos que ocorrem durante o ciclo de vida do projeto
Processos de Controle e Monitoramento
Processos de
Iniciação
Processos de
Planejamento
Processos de
Execução
Processos de
Encerramento
Grupos de Processos
•
São cinco grupos de processos do gerenciamento de
projetos que ocorrem durante o ciclo de vida do projeto
Fase 1
Processos de Controle e Monitoramento
Fase 2
Processos de
Iniciação
Processos de
Planejamento
Processos de
Execução
Processos
de
Processos
de Controle
e Monitoramento
Encerramento
Fase 3
Processos de
Iniciação
Processos de
Planejamento
Processos de
Execução
Processos de
Iniciação
Processos de
Processos
de Controle e Monitoramento
Encerramento
Processos de
Planejamento
Processos de
Execução
Processos de
Encerramento
Grupos de processos de gestão
•
Os grupos de processos de gerenciamento não são
separados ou descontínuos, ou nem acontecem uma única
vez durante todo o projeto; são atividades que se sobrepõem,
ocorrendo em intensidades variáveis ao longo de cada fase
Esforço
Processos de Execução
Processos de
Planejamento
Processos
de Iniciação
Início da Fase
Processos de Controle
Tempo
Processos de
Encerramento
Final da Fase
Interações entre os processos
•
•
Os projetos são compostos de processos.
Um processo é “uma série de ações que produz
resultados”.
•PROCESSO
•ENTRADA
Dados necessários
Documentos ou
itens que influenciarão
o processo.
•ENTRADA
•SAÍDA
•FERRAMENTAS
•&
•TÉCNICAS
Ferramentas
Mecanismos que
aplicados às entradas
produzem as saídas.
Resultados
Documentos ou
•SAÍDAitens resultantes do
processo.
6
Processos
de Iniciação
Iniciação…
A fase de iniciação dá início ao
projeto, um conjunto de
percepções, vontades e
interesses, em geral estimulado
por uma demanda/necessidade
de entidade externa ou por uma
oferta/oportunidade da
organização ou do grupo que
empreenderá o projeto.
Iniciação…
•
Onde queremos chegar...
– Serão incluídos participantes-chave para formar a equipe
principal (core team) e iniciar o processo de planejamento.
– Determinar que um projeto deva ser feito.
– Definir a missão do projeto e os objetivos gerais.
– Identificar as expectativas dos clientes, gerência
e demais interessados.
– Obtém o comprometimento da organização para o
início da próxima fase do projeto
– Definir o escopo geral do projeto.
Ciclo das necessidades
•
Sabemos que as necessidades existem em vários
níveis, e os projetos são freqüentemente criados a partir
de necessidades conflitantes.
•
Devemos separar as necessidades dos
desejos e para isso você precisa
ter uma visão objetiva do
resultado final, senão o
projeto se arrastará
e nunca terá fim.
Ciclo das necessidades
•
Muitas vezes, os projetos começam com uma lista de
objetivos e evoluem para um catálogo de reclamações
sobre o processo em uso.
•
Uma de suas tarefas nos
estágios iniciais do projeto
será distinguir informações
úteis de reclamações inúteis.
Desenvolvendo idéias e alternativas
•
Brainstorming
•
Técnica Nominal (NGT)
• Mapas Mentais
•
Pensamento Lateral
Projetos: da idéia a seleção...
IDÉIAS
Necessidades
Objetivos
Requisitos
Funcionais
Requisitos
Técnicos
Seleção
Necessidades e demandas
•
De todas essas necessidades, resultam projetos, e a
maioria deles se acomodará em uma das seis
necessidades ou demandas
1. Demanda de Mercado
2. Necessidade Empresarial
3. Solicitação do cliente
4. Avanço Tecnológico
5. Exigência Legal
6. Necessidade Social
Criando visão e objetivos razoáveis
•
Por que tantos projetos fracassam desde o início?
– Outros projetos têm preferência,
– Os membros da equipe fogem dos objetivos
– Os gerentes de projeto procuram executar o
trabalho em vez de liderar a equipe
• O problema fundamental é de visão:
– Em termos de gerência de projetos, é a capacidade de ver
com objetividade o intangível e reconhecer as ações
necessárias para chegar até ele.
– O gerente deve desenvolver, manter e transferir a visão para
todos os que fazem parte da equipe.
Formulando bons objetivos
• Objetivo
– Um entendimento entre alguém que precisa de
alguma coisa e alguém que pode fornecê-la
– Existe em todos os níveis (corporativo, projeto, equipe
de trabalho, tarefa específica)
– Usa o modelo S M A R T
• S = Específico (Specific)
• M = Mensurável (Measurable)
• A = Acordado pelas partes (Agreed upon)
• R = Realista (Realistic)
• T = Com restrição de prazo (Time-constrained)
Exercício 6 – Formulando bons objetivos
Requisitos funcionais
•
Trata do quê?
– Não técnicos
– Compreensíveis
– O que é, e o que faz
– Características e possibilidades
– Dirigida ao cliente
Requisitos técnicos
•
Trata do como?
– componentes detalhados
– tecnologia específica
– especificações de
desempenho
– dirigidas à equipe de projeto
Requisitos: Funcionais e Técnicos
• Problemas principais
– clientes que fornecem
requisitos técnicos
– participantes da equipe
que desejam reescrever
os requisitos funcionais
do cliente
Regras para especificar requisitos
1. Indique o requisito de forma explícita e
faça com que o cliente assine embaixo
2. Considere que, se um requisito puder ser
mal interpretado, ele será mal interpretado
3. Reconheça que em todo o projeto ocorrem mudanças
4. Inclua elementos visuais na formulação dos requisitos
5. Estabeleça um sistema de monitoração de
quaisquer mudanças feitas aos requisitos
6. Esclareça a equipe do projeto e os clientes
sobre os problemas de especificação de requisitos