Veris Educacional Empowerment Campinas - SP 2012 Veris Educacional Curso de Pós-Graduação Empowerment Anderson Mendes da Silva Denise dos Santos Ramalho Luciana Thaís Teixeira da Silva Luís Gustavo Teófilo Degrecci Rosana Assunção Rodrigues Trabalho solicitado pela Disciplina de Gestão de Pessoas no curso de PósGraduação – Gestão Estratégica de Empresas e Negócios da Veris Faculdades, sob orientação do Profº. Pedro Carvalho. Campinas - SP 2012 SUMÁRIO 1 INTRODUÇÃO ..................................................................................................... 3 2 DEFINIÇÃO DE EMPOWERMENT ...................................................................... 4 3 EVOLUÇÃO DAS TEORIAS ADMINISTRATIVAS ............................................... 5 3.1 3.2 3.3 3.4 4 Teorias das Decisões ................................................................................................ 7 Etapas do Processo Decisorial .................................................................................. 7 Novas Proposições sobre Liderança ......................................................................... 7 A Relatividade da Teoria de Motivação ................................................................... 8 EMPOWERMENT .............................................................................................. 10 4.1 Porque as Organizações devem promover o Empowerment? .................................. 11 4.2 Requisitos .............................................................................................................. 11 4.3 Empowerment não é... ............................................................................................ 12 4.4 Condições para Implantação .................................................................................. 13 4.5 Implantações do Empowerment .............................................................................. 14 4.5.1 Tolerância a erros ........................................................................................... 14 4.5.2 Desenvolver Confiança ................................................................................... 15 4.5.3 Visão .............................................................................................................. 15 4.5.4 Fixação de Metas ............................................................................................ 16 4.5.5 Avaliação........................................................................................................ 16 4.5.6 Motivação....................................................................................................... 16 4.6 Vantagens de implantar o Empowerment................................................................ 17 4.7 Uso e Aplicações ................................................................................................... 17 5 CONCLUSÃO .................................................................................................... 18 6 BIBLIOGRAFIA .................................................................................................. 19 3 1 INTRODUÇÃO Nos dias atuais as empresas tem se deparado com alterações constantes nos cenários políticos, econômico e financeiro, motivo pelo qual todas se preocupam em antecipar-se a mudanças, inserir-se em mercados globais, atentar-se a concorrência, satisfazer as necessidades dos clientes, enfim, são tantas as preocupações que os gestores dispensam energias e que em muitas destas poderiam delegar um pouco mais a seus subordinados a missão de auxiliá-los nas tomadas de decisão. Mesmo nos dias atuais, deparamos com gestores que não tem por hábito compartilhar informações ou delegar autonomia a seus subordinados por inúmeras razões, o fato é que isto retarda o processo decisório e em meio a alterações constantes no cenário global, as empresas precisam estar preparadas, assim como seus funcionários, para responderem à altura dos acontecimentos mundiais. Delegar autoridade ou poder de decisão a colaboradores implica em antecipar as ações que serão tomadas somente por uma única pessoa, porém isto não é uma tarefa simples, este é um processo que precisa ser trabalhado em conjunto com alta diretoria, gerência e subordinados, pois resulta em gestão participativa de toda a empresa, sendo que o sucesso é compartilhado com os colaboradores que participaram da conquista. Ao implantar esta estratégia de gestão em uma empresa, esta deve certificar-se que Empowerment é uma atitude que visa à descentralização de autoridade e não a transferência de responsabilidade, já que é um trabalho em conjunto, que todo colaborador ainda necessita de ter seus gestores dispostos a ajudá-los, sempre que necessário e não tê-los como concorrentes, pois isto pode prejudicar os resultados que estimam ser obtidos. Para promover o empowerment não basta transferir verbalmente a responsabilidade, é necessário que os colaboradores tenham condições de exercêla, que sejam reconhecidos como intraempreendedores, que as informações sejam compartilhadas de modo singular e que a burocracia seja diminuída, com isso será atingido um patamar de motivação o que traz equilíbrio e segurança aos envolvidos junto ao processo. 4 2 DEFINIÇÃO DE EMPOWERMENT Empowerment é uma palavra inglesa constituída pelo prefixo em + radical power + sufixo ment, que resulta na tradução livre para empoderamento. O conceito de empowerment é utilizado com a intenção de proporcionar poder às pessoas, a liberdade e a informação que lhes permitem tomar decisões e participar ativamente da organização, gestão estratégica que avalia o grau de maturidade e a evolução das áreas de gestão, as configurações organizacionais, as estratégias competitivas, a gestão de recursos humanos e a qualidade. É uma sintetização de uma abordagem de transformação em que a energização da palavra ordem, ou seja, o principal objetivo da empresa. Power (poder) é a força e, quando a tecnologia é aplicada, minimiza-se a hierarquia ou a distância entre as unidades organizacionais, valorizando-se quem esta em contato direto com o cliente na base da pirâmide organizacional. Outra definição importante apresentada é o ato de construção, de desenvolvimento e incremento do poder entre as pessoas. Isso ocorreria por intermédio da cooperação, do compartilhamento e do trabalho em conjunto. 5 3 EVOLUÇÃO DAS TEORIAS ADMINISTRATIVAS Todos os modelos organizacionais possuem bases fundamentadas nas teorias que embasaram o processo administrativo como um todo, sendo assim, fazse conhecer algumas os pilares que norteiam decisões e ações conhecidas na atualidade. A Administração das organizações e empresas do ponto de vista da interação e da interdependência entre as variáveis organizacionais (tarefa, estrutura, pessoas, tecnologia, ambiente e competitividade), constitui os principais componentes de estudo da administração das organizações e empresas. O comportamento destes componentes é sistêmico e complexo, ou seja, cada um influencia e é influenciado pelos outros. Modificações em um comportamento, provocam modificações em maior ou menos grau nos demais. A adequação e a integração entre estas variáveis constituem o desafio fundamental da administração. Cada organização requer o alcance de objetivos em um cenário de concorrência acirrada, tomada de decisões, coordenação de múltiplas atividades, a condução de pessoas, a avaliação do desempenho dirigido a metas previamente determinadas, a obtenção de recursos etc., numerosas atividades administrativas desempenhadas por vários administradores, orientadas para áreas e problemas específicos, precisam ser realizadas e coordenadas de maneira integrada e coesa em cada organização ou empresa. Mudanças rápidas e inesperadas no mundo dos negócios nos campos do conhecimento e da explosão populacional, impondo novas e crescentes necessidades a que as atuais organizações não tem condições de atender; crescimento e expansão das organizações, que as tornam complexas e globalizadas; atividades que exigem pessoas de competências diversas e especializadas envolvendo problema de coordenação e, principalmente, de atualização em função das rápidas mudanças são algumas razões para que ocorra uma evolução das fraquezas da atual organização burocrática, sendo que esta atuação retórica poderá ser considerada os germes dos futuros sistemas organizacionais. Algumas teorias caracterizam o processo administrativo e até justificam modelos adotados por algumas organizações, a evolução do pensamento 6 administrativo será apresentada abaixo, o que comprova que as mudanças existem, são rápidas e sempre questionam os modelos anteriores, não os desprezam, porém buscam um aperfeiçoamento de idéias, padrões sociais e motivacionais e que buscam retorno tanto para a organização quanto para o colaborador, são elas: • Teoria Clássica da Administração – considera os indivíduos participantes da organização como instrumentos passivos cuja produtividade varia e pode ser elevada mediante incentivos financeiros (remuneração de acordo com a produção) e condições físicas ambientais de trabalho favoráveis. É uma posição simplista e mecanista; • Teoria das Relações Humanas – Considera os indivíduos participantes da organização como possuidores de necessidades, atitudes, valores e objetivos pessoais que precisam ser identificados, estimulados e compreendidos para obter sua participação na organização, condição básica para sua eficiência. É uma posição limitada; • Teoria Burocrática – Considera a dominação burocrática com características como: caráter legal, formal e racional, impessoalidade, hierarquia, rotinas e procedimentos padronizados, competência técnica e meritocracia, especialização, profissionalização e completa previsibilidade do funcionamento. Todavia, mediante a ocorrência de disfunções regulamentares, formais, papelórico, resistência à mudanças, despersonificação do relacionamento, categorização do processo decisório, superconformismo, exibição de sinais de autoridade, dificuldade no atendimento ao cliente e conflito com o público, este modelo apresenta alguns problemas que não conseguem ser resolvidos de forma adequada. É uma posição dependente; • Teoria Comportamental – Os indivíduos participantes da organização percebem, racionam, agem racionalmente e decidem a sua participação como tomadores de opinião e decisão e solucionadores de problemas. 7 3.1 Teorias das Decisões Decisão é o processo de análise e escolha entre as alternativas disponíveis de cursos de ação que a pessoa deverá seguir. Toda decisão envolve seis elementos: • Tomador de decisão – pessoa que avalia as alternativas; • Objetivos – objetivos a serem alcançados com as ações; • Preferências – critérios de escolha; • Estratégia – curso de ações para tomada de decisão; • Situação – aspectos ambientais, conhecimento e compreensão que afetam a escolha; Resultado – consequência ou resultante da decisão tomada. • 3.2 Etapas do Processo Decisorial O processo decisorial é complexo e depende das características pessoais do tomador de decisões, da situação em que esta envolvido e da maneira como percebe a situação. O processo decisorial exige sete etapas: • Percepção da situação que envolve algum problema; • Análise e definição do problema; • Definição dos objetivos; • Procura de alternativas de solução ou de cursos de ação; • Escolha da alternativa mais adequada ao alcance dos objetivos; • Avaliação da comparação das alternativas; • Implementação da alternativa escolhida. 3.3 Novas Proposições sobre Liderança A teoria Comportamental abordou algumas expressões que retratou posicionamentos relacionados á liderança. Algumas destas expressões cunhadas foram liderança transacional (que envolve líderes extremamente eficientes em dar às pessoas algo em troca de seu apoio ou trabalho, fazendo 8 com que seus seguidores sejam valorizados, apreciados e recompensados) e a liderança transformadora (que envolve líderes preocupados em criar uma visão e que conseguem levar as pessoas em direção a essa visão). A liderança transacional esta focada em recompensar as pessoas pelo seu apoio ao líder, enquanto a liderança transformadora requer lideres visionários e conduz à mudança. A primeira conserva e mantém o status; a segunda transforma e renova. As organizações estão precisando com urgência de líderes transformadores. Seguem algumas abordagens de estilos de liderança: • Autoritário Explorador – típico da gerência baseada na punição e no medo; • Autoritário Benevolente – típico da gerência baseada na hierarquia; • Consultivo – baseado na comunicação vertical descendente e ascendente, com a maioria das decisões vindas do topo; • Participativo – baseado no processo decisório em grupos de trabalho que se comunica entre si por meio de indivíduos que ligam componentes, líderes de equipes e outros que também fazem parte de um ou mais grupos. 3.4 A Relatividade da Teoria de Motivação A Teoria Comportamental produziu as principais teorias da motivação que influenciaram a teoria administrativa. Contudo, estas contribuições podem ser resumidas conforme a seguir: • Os indivíduos são portadores de necessidades e/ou motivos que podem ser arranjados em uma hierarquia, partindo das necessidades fisiológicas e de segurança e movendo-se até as necessidades de auto realização; • As necessidades e motivos exercem uma influência direta sobre o comportamento; • O comportamento humano é gerado por necessidades ou motivos; • Há um conflito entre os objetivos individuais e os objetivos organizacionais; 9 • Esse conflito pode ser resolvido, mas por mudança no comportamento e na estrutura organizacional; • A organização pode otimizar a satisfação das necessidades individuais e organizacionais por meio da formação de grupos de trabalho estáveis e da participação das pessoas na tomada de decisões, comunicações eficientes e supervisão expressiva, estruturas não-burocráticas que funcionam mais pela definição de objetivos do que pela hierarquia formal de autoridade. 10 4 EMPOWERMENT Em ambiente propício, as pessoas são capazes de imaginar como gostariam que fosse seu futuro, e então usariam todas as aptidões de que dispõem para alcança-lo. No universo organizacional, isso significa resultado, mas todo o processo depende de se fazer com que as pessoas sintam que de fato possuem poder para agir, que possuem autoridade e responsabilidade por algo na empresa. Conforme seguem três apontamentos conceituais: • Visão de futuro – desejar, imaginar o amanhã ideal e lutar por isso; • Assumir o poder – acreditar que todos podem contribuir para a melhoria, que todos podem ajudar na construção desse futuro e; • Apropriar-se – no sentido de sentir-se responsável por tudo que diga respeito às metas traçadas. Todos ganham quando se utiliza essa abordagem. A empresa ganha porque pessoas empoderadas são pessoas que não apenas mais atentas e comprometidas com as tarefas que desempenham, mas também motivadas, criativas e imbuídas do espirito de cooperação, de compartilhamento da missão, metas e interesses organizacionais. Essas são pessoas que farão dos objetivos organizacionais os seus próprios. Figura 1. Elementos Fundamentais no Empowerment (Fonte: ARAÚJO, 2006, p. 327) 11 4.1 Porque as Organizações devem promover o Empowerment? As empresas necessitam de instrumentos que lhes garantam a sobrevivência num mercado de extrema competitividade. O empowerment constitui um instrumento e as empresas que não acompanham essa tendência terão dificuldade de toda ordem. Algumas posturas adotadas pelas empresas que aplicam o empowerment são compostas por alguns itens: • Melhor forma de se realizar a missão – pessoas energizadas avaliam as situações vivenciadas pela organização confrontando-as com seus conhecimentos e experiências, na busca por melhores oportunidades e caminhos para a realização da missão da empresa; • Melhor informação - quando se responsabilizam pessoas, e se promove a abertura ampla à comunicação dentro da empresa, o nível de qualidade das informações circulantes aumenta sensivelmente. As pessoas, por conseguir, trabalham procurando maior interação e conseguem atingir melhor os objetivos organizacionais; Isso é realmente o que a empresa espera de seu quadro funcional – a empresa quer pessoas dedicadas e comprometidas com suas metas. A empresa quer pessoas que contribuam com suas sugestões, propostas de inovações. A empresa quer cabeças livres e pensantes e não robes. 4.2 Requisitos O emprego em organizações não prescinde uma abordagem estruturada e muito criteriosa. Assim, para que os benefícios da tecnologia sejam alcançados é necessário que se atenda a uma série de condições ou requisitos que viabilizarão sua implementação: • Competência e experiência – se uma empresa quer pessoas responsáveis por suas ações e decisões e comprometidas com os objetivos que traça, deve estar atenta para o fato de que apenas 12 pessoas competentes, habilidosas e experientes podem oferecer contribuições valiosas; • Informações necessárias – não é concebível implementar a tecnologia em ambientes nos quais a circulação da informação seja restrita a alguns poucos níveis da empresa. É dar autoridade e responsabilidade às pessoas, de sorte que a empresa possa aproveitar melhor o potencial de cada um desses colaboradores; • Recompensa adequada – a empresa que busca o comprometimento de seu pessoal no atingimento de suas metas, precisa reconhecer os esforços desse contingente; • Conhecimento da missão – pessoas energizadas precisam saber qual é a missão da empresa e identificar-se a eles; • Tolerância a erros – em uma empresa em que empowerment é a palavra de ordem, toleram-se os erros. Se a empresa espera que as pessoas contribuam, sugiram, deve estar predisposta a aceitar algumas falhas. Caso contrario, se punir feroz e exemplarmente aquelas pessoas que participam do processo de crescimento organizacional, incutirá o medo. 4.3 Empowerment não é... Só participação – empresas que abrem espaço para seu corpo funcional participar e não traduzem o verdadeiro espirito do comprometimento e responsabilização, não esta aplicando a tecnologia, empowerment é muito mais que participação, é uma opção radical de gestão de pessoas que envolve a criação de vínculos profundos entre os objetivos empresariais e os objetivos dos indivíduos. Formar uma equipe não é implementar empowerment em uma organização – constituir equipes não se resume-se somente em tecnologia, é muito mais do que um conjunto de pessoas reunidas em torno de um assunto em comum, é comprometimento, integração absoluta, espirito colaborativo, disposição para perseguir algo que agregue valor para a organização e para cada um dos indivíduos envolvidos. 13 Empowerment não se traduz em trajetória anárquica – alguns podem ter essa impressão ao falarmos em delegação de poder em níveis bem superiores, pois a delegação feita de forma inadequada conduzirá qualquer organização à falência. Empowerment é uma tecnologia, cercada de princípios, procedimentos e regras para que seja bem sucedida. Figura 2 Distinções entre empowerment e outras tecnologias de gestão (Fonte: ARAUJO, 2006, p. 336). 4.4 Condições para Implantação Existem algumas premissas que precisam ser consideradas ao analisar a possibilidade de implementar esta tecnologia em uma organização: • Motivação – extrínseca – ocorre quando a empresa deixa que a equipe tenha influência sobre o processo de entrega de produtos e serviços ao cliente; intrínseca – ocorre quando a empresa deixa que a equipe perceba com clareza que possui total autonomia e poder de decisão sobre todo o processo organizacional; • Percepção – a equipe precisa saber o porquê de sua existência, a importância que possuem para a organização; 14 • Capacidade – é essencial que a equipe detenha tais particularidades para o desenvolvimento com qualidade do trabalho, depende também da educação contínua e focada em suas demandas. 4.5 Implantações do Empowerment Para que haja um melhor aproveitamento da tecnologia empregada, o processo de implantação precisa seguir uma rigorosa sequencia de aprendizado e aplicação: 4.5.1 Tolerância a erros Uma organização que busca a excelência no emprego da tecnologia empowerment precisa estar aberta a contribuir para o crescimento de seus colaboradores e uma das maneiras é não reprimir os erros, mas sim transformálos em objeto de aprendizado. Obviamente que isto não significa que toda espécie de erro deve ser tolerada, precisa estar atento qual é o limite aceitável de tolerância ou correção ao erro, seguem alguns posicionamentos: • Quando o erro não faz parte de um padrão – quando o erro é cometido pela primeira vez, nada mais normal do que errar ao trilhar caminhos antes nunca percorridos; • Quando se aprende com o erro – o importante ao se falhar, em situações inéditas, é aprender com os erros, de sorte que a experiência enriqueça a capacidade de análise das pessoas em futuras decisões; • Quando ocorre na busca das metas –...é aceitável que se erre enquanto se tenta, principalmente se a experiência estiver relacionada a algo novo...; • Quando o erro estiver dentro do escopo de autoridade - ... quando uma pessoa tem poder para agir também deve ter poder para errar... • Quando o erro não contraria leis e princípios organizacionais – quando a pessoa erra perseguindo metas, sem afrontar com suas decisões as 15 normas escritas e não escritas e valores que regem o cotidiano da empresa, a falha é permissível. 4.5.2 Desenvolver Confiança Empowerment é uma questão de confiança entre indivíduos que desejam contribuir e participar das escolhas organizacionais. Para tanto é necessário que se crie ciclos de confiança entre a organização e a pessoa a fim de que se estabeleça uma relação natural, confiante e segura no profissional que se somou a ela um determinado esforço. Existem alguns níveis de confiança que pode ser estabelecido como parte do relacionamento com as pessoas envolvidas: Previsibilidade – menor intensidade no grau de confiança, mesmo não compartilhando ou concordando com os mesmos interesses, o indivíduo pode prever que situações ocorrerão, o que garante alguma margem de estabilidade; Confiabilidade – grau intermediário de confiança, neste momento ambas as partes se empenham em fazer e cumprir as promessas, pois acreditam que é melhor que ser previsível; Mutualidade – esse é o grau mais intenso de confiança que pode caracterizar o relacionamento da empresa com seu quadro de colaboradores. Mutualidade implica convergência de interesses, cumplicidade, compromisso. Mutualidade estabelece uma relação na qual as partes envolvidas importam-se umas com as outras. 4.5.3 Visão Como toda proposta para gerar efeitos positivos, o empowerment também precisa estar alicerçado sobre uma visão que estabelece os objetivos da empresa e precisam ser compartilhados pelos indivíduos. Visão é algo que alinha, motiva, une, compele todos na mesma direção. 16 4.5.4 Fixação de Metas De modo igual metas devem ser estabelecidas. As metas concentram os objetivos idealizados rumo à missão, precisam expressar os valores da empresa e que estes sejam de fácil compreensão, amplas o bastante para apoiarem a etapa de implementação, ajustadas o suficiente a fim de possibilitar a avaliação de resultados. 4.5.5 Avaliação Uma organização que implementa o empowerment esta procurando modificar a forma como administra as questões relativas à gestão de pessoas, de sorte a obter maior competitividade. Toda proposta precisa medir a distância entre o que foi imaginado e o que realmente se conseguiu, isso implica a avaliação. O feedback corrige eventuais erros, mantendo os esforço no caminho correto. 4.5.6 Motivação A motivação é a consequência ou expressão do reconhecimento da administração superior pelo desempenho de seu quadro funcional. Existem algumas maneiras de reconhecer o trabalho de uma pessoa, seguem abaixo algumas formas convencionais: • Manter bons salários; • Dispensar um tratamento adequado; • Dar oportunidade de crescimento profissional; • Oferecer atribuições interessantes que promovam o aprendizado no emprego; • Não deixar de oferecer segurança no emprego; • Promover a sensação de realização entre as pessoas; • Promover o bem-estar das pessoas no ambiente de trabalho. 17 4.6 Vantagens de implantar o Empowerment O processo de empowerment apoia-se fundamentalmente em três pilares: • Visão do futuro – define o rumo, ou seja, o objetivo comum. Pressupõe agir a qualquer momento de modo coerente e consistente. • Assumir o poder – a experiência pessoal ajuda a tomar decisões e a agir, levando a assumir responsabilidades pelos resultados. Apropriar-se – cuidar de algo como sendo pertence próprio. Assim o gerente: cria a visão, negocia fronteiras, da informação, disponibiliza recursos,$ ensina e treina. Por sua vez, para tomar decisões e aperfeiçoar o trabalho, os empregados assumem: responsabilidade, propriedade e autoridade. 4.7 Uso e Aplicações Manter um forte nível de motivação. Sensibilizar cada colaborador sobre as especificações dos outros postos, favorecendo deste modo a compreensão do processo no seu conjunto. Aumentar a flexibilidade e a reação da equipe em casos não previstos. Criar uma autentica sinergia entre cada um dos membros da equipe. Responsabilizar cada um em relação às consequências dos seus atos sobre os outros membros da equipe. Assim, dando mais poder e mais responsabilidade aos indivíduos ou às equipes, a empresa estará mais apta a reagir com mais eficácia e mais rapidez às mudanças de um mundo cada vez mais dinâmico. 18 5 CONCLUSÃO O conceito de empowerment esta cada vez mais presente na rotina de colaboradores das empresas, desde os primórdios da sociedade, porém não de maneira explicita como vem ocorrendo nos dias atuais. A diferença é que hoje vemos a cobrança de nos tornarmos colaboradores generalistas, com visão do negócio, responsabilidades de proprietário, porém sem um preparo, um suporte ou reconhecimento com aplicações corretas, sendo responsáveis por negócios que não dão condições necessárias para que a responsabilidade seja exercida com notoriedade. A recomendação é que esta tecnologia seja melhor apreciada nas empresas, pois ao delegar responsabilidade, autoridade a um colaborador, as tarefas são exercidas de maneira mais coerente e nos momentos adequados, já que as mudanças são constantes e existem variáveis que não esperam por decisões de superiores que em alguns momentos encontramse não disponíveis para toma-las em tempo real ao acontecimento. Ao dispor destes mecanismos, a organização se torna ágil nos seus negócios, promove a motivação entre os funcionários e promove a maturidade entre funcionários e organização. 19 6 BIBLIOGRAFIA CHIAVENATO, Idalberto. Introdução à Teoria Geral da Administração: uma visão abrangente da moderna administração das organizações. 7. Ed. Rio de Janeiro: Elsevier, 2003. ARAÚJO, Luis César G. de, Organização, Sistemas e Métodos e as Tecnologias de Gestão Organizacional. 2. Ed. São Paulo: Atlas, 2006. Estrategistas de Pessoas. Disponível em: <http://estrategistasdepessoas.blogspot.com/2007/12/benchmarking-eempowerment.html> Acesso em: 29 fevereiro 2012.