Gerenciamento do Escopo

GERENCIAMENTO DAS
AQUISIÇÕES DO
PROJETO
 Gerenciamento das aquisições do projeto inclui os processos
necessários para comprar ou adquirir produtos, serviços ou
resultados externos à equipe do projeto. A organização pode ser
tanto o comprador quanto o vendedor dos produtos, serviços ou
resultados de um projeto.
 O gerenciamento das aquisições do projeto abrange os
processos de gerenciamento de contratos e controle de
mudanças que são necessários para desenvolver e
administrar contratos ou pedidos de compra emitidos por
membros autorizados da equipe do projeto.
VISÃO GERAL DOS PROCESSOS DO GERENCIAMENTO DAS
AQUISIÇÕES DO PROJETO, QUE
INCLUI OS SEGUINTES ITENS:
1 Planejar o gerenciamento das aquisições— O processo de
documentação das decisões de compras do projeto, especificando a
abordagem e identificando fornecedores em potencial.
2 Conduzir as aquisições—O processo de obtenção de respostas de
fornecedores, seleção de um fornecedor e adjudicação de um contrato.
3 Controlar as aquisições—O processo de gerenciamento das
relações de aquisições, monitoramento do desempenho do contrato e
realizações de mudanças e correções nos
contratos, conforme necessário.
4 Encerrar as aquisições—O processo de finalizar cada uma das
aquisições do projeto.
1 Os processos de gerenciamento
das aquisições do projeto envolvem
acordos, incluindo contratos, que
são documentos legais entre um
comprador e um fornecedor.
3 A equipe de gerenciamento do
projeto é responsável por assegurar
que todas as aquisições atendam às
necessidades específicas do projeto
e, ao mesmo tempo, cumpram
as políticas de aquisição da
organização.
2 Um contrato de aquisição inclui
termos e condições e pode incorporar
outros itens especificados relativos ao
que o fornecedor deve realizar ou
fornecer.
4 A maioria das organizações tem
políticas
e
procedimentos
documentados
que
definem
especificamente
as
regras
de
aquisição e determinam quem tem
autoridade para assinar e administrar
esses acordos em nome da
organização.
Planejar o gerenciamento das
aquisições
Planejar o gerenciamento da aquisições é o processo de documentação
das decisões de compras do projeto, especificando a abordagem e
identificando fornecedores em potencial.
O principal benefício deste processo é que ele determina se deve-se
adquirir ou não apoio externo e, se for o caso, o que adquirir, como fazer
a aquisição, a quantidade necessária, e quando efetuar a aquisição.
Planejar o gerenciamento das
aquisições: entradas
Ativos de processos organizacionais
Os vários tipos de acordos contratuais usados pela organização também influenciam as
decisões para o processo Planejar o gerenciamento das aquisições.
Os ativos de processos organizacionais que influenciam o processo Planejar o
gerenciamento das aquisições incluem, entre outros:
• Políticas, procedimentos e diretrizes formais de aquisições. A maioria das organizações
tem políticas formais de aquisições e organizações compradoras. Quando esse apoio às
aquisições não está disponível, a equipe do projeto terá que suprir tanto os recursos quanto
os conhecimentos para executar essas atividades de aquisição.
• Os sistemas de gerenciamento que são considerados no desenvolvimento do plano de
gerenciamento das aquisições e na seleção dos tipos de relacionamentos contratuais a
serem usados.
• Um sistema estabelecido de vários níveis de fornecedores pré-qualificados com base em
experiência anterior.
Planejar o gerenciamento das
aquisições: entradas
Os tipos de contratos mais populares em uso são discutidos a seguir
como tipos distintos, mas na prática não é incomum combinar um ou mais
tipos em uma única aquisição.
• Contratos de preço fixo. Essa categoria de contratos envolve a
definição de um preço fixo total para um determinado produto ou serviço,
ou resultado a ser fornecido.
Contratos de preço fixo garantido (PFG). O tipo de contrato mais usado é o PFG. É o
preferido pela maioria das organizações compradoras, porque o preço das mercadorias é
definido no início e não está sujeito a alterações a menos que o escopo do trabalho seja
modificado.
Contrato de preço fixo com remuneração de incentivo (PFRI). Esse acordo de preço fixo
dá alguma flexibilidade ao comprador e ao fornecedor, uma vez que prevê um desvio
em relação ao desempenho, com incentivos financeiros vinculados ao cumprimento das
métricas estabelecidas.
Contratos de preço fixo com ajuste econômico do preço (PF-AEP). Esse tipo de contrato
é usado sempre que o período de desempenho do fornecedor se estende por um número
considerável de anos, como é desejável em muitas relações de longo prazo. É um contrato
de preço fixo, mas com uma cláusula especial que prevê ajustes finais predefinidos no
preço do contrato devido a mudanças nas condições
Planejar o gerenciamento das
aquisições: entradas
• Contratos de custos reembolsáveis. Essa categoria de contrato envolve
pagamentos (reembolsos de custos) ao fornecedor por todos os custos reais e
legítimos incorridos para o trabalho concluído, acrescidos de uma remuneração que
corresponde ao lucro do fornecedor.
Contratos de custo mais remuneração fixa (CMRF). O fornecedor é reembolsado por
todos os custos permitidos para realizar o trabalho do contrato e recebe o pagamento
de uma remuneração fixa calculada como um percentual dos custos iniciais estimados
para o
projeto.
Contratos de custo mais remuneração de incentivo (CMRI). O fornecedor é
reembolsado por todos os custos permitidos para a realização do trabalho e recebe
uma remuneração de incentivo predeterminada se alcançar determinados objetivos de
desempenho estabelecidos no contrato.
Contratos de custo mais remuneração concedida (CMRC). O fornecedor é
reembolsado por todos os custos legítimos, mas a maior parte da remuneração só é
recebida se forem cumpridos determinados critérios de desempenho amplos e
subjetivos, definidos e incorporados ao contrato.
Planejar o gerenciamento das
aquisições: entradas
• Contratos por tempo e material (T&M). Os contratos por
tempo e material são um tipo híbrido de contrato que contêm
aspectos tanto dos contratos de custos reembolsáveis quanto
dos de preço fixo.
Costumam ser usados para aumento de pessoal, aquisição de
especialistas e qualquer apoio externo quando não é possível
elaborar rapidamente uma precisa especificação do trabalho.
Esses tipos de contratos são semelhantes aos contratos de
custos reembolsáveis porque são modificáveis e podem estar
sujeitos a um aumento de custo para o comprador.
Planejar o gerenciamento das
aquisições: ferramentas e técnicas
Análise de fazer ou comprar
É uma técnica geral de gerenciamento usada para determinar se um trabalho
específico pode ser melhor realizado pela equipe do projeto ou se deve ser
comprado de fontes externas. Às vezes o recurso existe na organização do
projeto, mas pode estar alocado para outros projetos; nesse caso, pode ser
necessário obter recursos fora da organização a fim de cumprir os
compromissos do cronograma.
As restrições de orçamento podem influenciar as decisões de fazer ou comprar.
Se for tomada a decisão de comprar, também deverá ser feita uma opção
posterior entre comprar ou arrendar.
Os tipos de contrato disponíveis são também considerados durante a análise de
comprar. O compartilhamento do risco entre o comprador e o fornecedor
determina os tipos de contrato adequados, enquanto os termos e condições
contratuais específicos formalizam o grau de risco assumido pelo comprador ou
fornecedor.
Planejar o gerenciamento das
aquisições: ferramentas e técnicas
Opinião especializada
E usada com frequência para avaliar as entradas e saídas desse
processo.
A opinião especializada também pode ser usada para desenvolver ou
modificar os critérios que serão usados para avaliar as propostas dos
fornecedores.
Pesquisa de mercado
Inclui a análise das capacidades dos setores e vendedores
específicos. As equipes de aquisições podem se basear em
informações obtidas em conferências, críticas online, e em uma
variedade de fontes para identificar capacidades de mercado.
Reuniões
Planejar o gerenciamento das
aquisições saídas
Plano de gerenciamento das aquisições pode incluir orientações para:
Planejar o gerenciamento das
aquisições saídas
Plano de gerenciamento das aquisições pode incluir orientações para:
Planejar o gerenciamento das
aquisições saídas
Critérios de seleção de fontes
Esses critérios são desenvolvidos e usados para classificar ou avaliar as
propostas dos fornecedores e podem ser objetivos ou subjetivos.
2 Conduzir as aquisições
Conduzir as Aquisições é o processo de obtenção de respostas de
fornecedores, seleção de um fornecedor e adjudicação de um contrato.
O principal benefício desse processo é prover o alinhamento das expectativas
internas e externas das partes interessadas através de acordos estabelecidos.
3 Controlar as aquisições
Controlar as aquisições é o processo de gerenciamento das relações de
aquisições, monitoramento do desempenho do contrato e realizações de
mudanças e correções nos contratos, conforme necessário.
O principal benefício desse processo é a garantia de que o desempenho tanto
do fornecedor quanto do comprador cumprem os requisitos de aquisição, de
acordo com os termos do acordo legal.
Controlar as aquisições: ferramentas e
técnicas
Sistema de controle de mudanças no contrato
O sistema de controle de mudanças no contrato define o processo pelo qual
as aquisições podem ser modificadas. Ele inclui os documentos, sistemas de
acompanhamento, procedimentos de resolução de disputas e os níveis de
aprovação necessários para autorizar as mudanças.
Análises de desempenho das aquisições
É uma avaliação estruturada do progresso do fornecedor para entregar o
escopo e a qualidade do projeto, dentro dos custos e do cronograma, em
comparação com o contrato. Pode incluir uma análise da documentação
preparada pelo fornecedor e inspeções do comprador, bem como as auditorias
de qualidade realizadas durante a execução do trabalho do fornecedor.
Inspeções e auditorias
Sistemas de pagamento
Os pagamentos ao fornecedor em geral são processados pelo sistema de
contas a pagar do comprador após a certificação de trabalho satisfatório por
uma pessoa autorizada da equipe do projeto.
Controlar as aquisições: ferramentas e
técnicas
Administração de reivindicações
As reivindicações são documentadas, processadas, monitoradas e
gerenciadas durante todo o ciclo de vida do contrato, geralmente de acordo
com os termos do contrato.
Sistema de gerenciamento de registros
O sistema de gerenciamento de registros é usado pelo gerente de projetos
para gerenciar os registros e a documentação do contrato e da aquisição.
4 Encerrar as Aquisições
Encerrar as aquisições é o processo de finalizar todas as aquisições do
projeto.
O principal benefício deste processo é a documentação dos acordos e outros
documentos relacionados, para consultas futuras.
Encerrar as aquisições: saídas
Atualizações nos ativos de processos organizacionais
Atividade!
Aplicação Prática “ Projeto já Existente”
1 Planejar o gerenciamento das aquisições:
Definir quais foram as principais ações e estratégias que envolveram as
aquisições do Projeto.
Destacar as principais fornecedores e o motivo da escolha do mesmos.
2 Conduzir as aquisições:
Quais as principais técnicas e ferramentas que auxiliaram na seleção dos
fornecedores.
Destacar qual opção de Contrato, melhor caberia nesse projeto.
3 Controlar as aquisições:
Quais ações poderiam ser utilizadas para controlar as aquisições.
4 Encerrar as aquisições
Defina como ocorreu o processo de finalização das aquisições do projeto.