Gerenciamento das Partes Interessadas (PMBoK 5ª ed.)

Gerenciamento
das
Partes
Interessadas (PMBoK 5ª ed.)
Este é o capítulo 13 do PMBoK e é uma área muito importante
para o PMI, pois antes de levar em consideração o cumprimento
dos prazos, orçamento e qualidade, é atender as necessidades
das partes interessadas.
O PMBoK diz que esta área inclui os processos necessários para
identificar as pessoas, grupos ou organizações que possam
afetar ou ser afetado pelo projeto, para analisar as
expectativas das partes interessadas e seu impacto sobre o
projeto e para desenvolver estratégias de gerenciamento
adequadas para efetivamente engajar as partes interessadas nas
decisões e na execução do projeto.
Existem apenas 4 processos nesta área:
Iniciação
13.1
Identificar
as partes
interessadas
Planejamento
Execução
Monitoramento
e Controle
13.2 Planejar 13.3
o
Gerenciar o
13.4
Controlar o
gerenciamento engajamento
das partes
das partes
engajamento
das partes
Encerramento
interessadas interessadas interessadas
Visão geral da área
13.1
Identificar as Partes Interessadas — O processo de
identificar pessoas, grupos ou organizações que podem impactar
ou serem impactados por uma decisão, atividade ou resultado do
projeto e analisar e documentar informações relevantes
relativas aos seus interesses, nível de engajamento,
interdependências, influência, e seu impacto potencial no
êxito do projeto.
13.2 Planejar o Gerenciamento das Partes Interessadas — O
processo de desenvolver estratégias apropriadas de
gerenciamento para engajar as partes interessadas de maneira
eficaz no decorrer de todo o ciclo de vida do projeto, com
base na análise das suas necessidades, interesses, e impacto
potencial no sucesso do projeto.
13.3 Gerenciar o Engajamento das Partes Interessadas — O
processo de se comunicar e trabalhar com as partes
interessadas para atender às suas necessidades/expectativas,
abordar as questões à medida que elas ocorrem, e incentivar o
engajamento apropriado das partes interessadas nas atividades
do projeto, no decorrer de todo o ciclo de vida do projeto.
13.4 Controlar o Nível de Engajamento das Partes Interessadas
— O processo de monitorar os relacionamentos das partes
interessadas do projeto em geral, e ajustar as estratégias e
planos para o engajamento das partes interessadas.
Considerações
Levando em consideração que todos os processos são iterativos
ao longo do projeto, sendo eles de responsabilidade do gerente
de projetos.
Parte interessada (stakeholder) pode ser um indivíduo, grupo
ou organização que pode afetar, ser afetado por ou perceber
que será afetado por uma decisão, atividade ou resultado de um
projeto. Veja alguns exemplos, mas não se limitando a eles:
Patrocinador;
Equipe de gerenciamento do projeto;
Gerente de projeto;
Clientes;
Acionistas;
Gerente de operações;
Consumidores / usuários;
Gerentes funcionais;
Fornecedores / parceiros;
PMO;
Gerente de programa;
Gerente de portfólio;
Outras partes interessadas;
Envolvimento
das
partes
interessadas durante o projeto
Normalmente, no início do projeto as partes interessadas podem
ter um grau maior de influência, mas o nível de influência
diminui conforme o projeto avança. E de forma inversamente
proporcional temos que os custos associados às mudanças
aumentem ao longo do projeto.
Lidando com requisições de mudança
no projeto
1. Nunca diga “não” ao cliente/patrocinador sobre uma
mudança;
2. Ouça o cliente/patrocinador em relação às suas
solicitações;
3. Aconselhe sempre a enviar uma solicitação formal para a
mudança;
4. Envolva os membros apropriados da equipe para determinar
as opções associadas com a solicitação e os seus
impactos;
5. Comunique o resultado da avaliação de impacto para o
cliente/patrocinador;
6. Deixe o cliente/patrocinador tomar a decisão final com
base nas opções que você oferecer.
Ver mais em Gerenciamento do Escopo do Projeto.
Processos
13.1
Identificar
interessadas
as
partes
É o processo de identificação das pessoas, grupos ou
organizações que possam afetar ou serem afetados por uma
decisão, atividade, ou resultado do projeto; e analisar e
documentar as informações relevantes relacionadas aos seus
interesses, envolvimento, interdependência,
impacto potencial no sucesso do projeto.
influência
Identificar todas as partes interessadas;
Coletar seus interesses e expectativas com o projeto;
Determinar qual seu nível de influência;
Determinar o impacto de cada parte interessada;
Entradas
Termo de abertura do projeto
Documentos de aquisição
Fatores ambientais da empresa
Ativos de processos organizacionais
Ferramentas & Técnicas
e
Análise das partes interessadas
Opinião especializada
Reuniões
Saídas
Registro das partes interessadas
Análise das partes interessadas
É uma técnica de coleta e análise sistemática de informações
quantitativas e qualitativas para determinar quais interesses
devem ser considerados durante o projeto.Identifica os
interesses, as expectativas e a influência das partes
interessadas e determina seu relacionamento com a finalidade
do projeto.
Algumas perguntas para se levar em consideração nesta técnica:
De que forma o projeto pode beneficiá-la?
Ela está a favor ou contra o projeto?
Quais são as razões para ela querer o fracasso do
projeto?
Podemos convencê-la a mudar de ideia?
Qual seu nível de influência na organização?
Seguem os passos básicos:
1. Identificar todas as partes interessadas potenciais e as
informações relevantes sobre elas;
2. Identificar o impacto ou apoio potencial que cada parte
interessada poderia gerar e classificá-las usando alguma
matriz ou modelo;
3. Avaliar como as principais partes interessadas
provavelmente vão reagir ou responder em várias
situações;
Registro das partes interessadas
Contém todas as informações relevantes sobre cada parte
interessada, podendo ela incluir informações de identificação,
avaliação e classificação. Este documento será atualizado
durante todo o ciclo de vida do projeto.
Podem ter as seguintes informações:
Nome
Cargo
Departamento
Informações de contato
Principais requisitos
Principais expectativas
Grau de influência
Grau de poder
Papel no projeto
Responsabilidades no projeto
Classificação na matriz
13.2 Planejar o gerenciamento das
partes interessadas
É o processo de desenvolvimento das estratégias de
gerenciamento adequadas para envolver efetivamente as partes
interessadas durante todo o ciclo do projeto, com base na
análise de suas necessidades, interesses e potencial impacto
sobre o sucesso do projeto.
Desenvolver estratégias para o engajamento destas
partes;
Estabelecer um plano com uma abordagem para gerenciar o
engajamento, executar estratégias, realizar comunicações
adequadas, etc.
É realizado no início do projeto, após o 13.1 e deve ser
revisitado a cada fase do projeto;
Lembre-se que os níveis de interesses mudam ao longo do
projeto e por isso precisam ser revisadas.
Entradas
Plano de gerenciamento do projeto
Registro das partes interessadas
Fatores ambientais da empresa
Ativos de processos organizacionais
Ferramentas & Técnicas
Opinião especializada
Reuniões
Técnicas analíticas
Saídas
Plano de gerenciamento das partes interessadas
Atualizações nos documentos do projeto
Técnicas analíticas
Podemos utilizar a seguinte classificação:
1. Inconsciente (ou desinformado) – Não tem conhecimento do
projeto e seus impactos;
2. Resiste – Tem conhecimento do projeto e seus impactos e
é resistente e nem apoiador;
3. Neutro – Tem conhecimento do projeto, mas não é
resistente e nem apoiador;
4. Apoiador – Tem conhecimento do projeto e seus impactos e
fornecerá apoio a mudanças;
5. Entusiasta (Lidera) – Tem conhecimento do projeto e seus
impactos e estará ativamente engajado para dar suporte
ao projeto.
Ainda podemos utilizar uma matriz de avaliação de engajamento
para indicar qual o nível de engajamento ela se encontra (A –
atual) e onde seria o desejado (D).
Plano de gerenciamento
interessadas
das
partes
É mais um componente do plano de gerenciamento do projeto,
podendo conter:
Requisitos de comunicação com as partes interessadas;
Informação a ser comunicada (formato, conteúdo, nível de
detalhes, etc);
Relações entre as partes interessadas;
Impacto esperado com o engajamento;
Escopo e impacto de mudanças para as partes
interessadas;
Níveis de engajamento atuais e desejados;
13.3 Gerenciar o engajamento das
partes interessadas
É o processo de comunicação e interação com as partes
interessadas para atender suas necessidades/expectativas,
solucionar questões à medida que ocorrem, e promovem o
engajamento das partes interessadas adequadas nas atividades
do projeto ao longo do ciclo de vida do projeto.
Gerenciar expectativas, influência e engajamento das
partes interessadas durante todo o projeto;
Fazer interação e comunicação;
Este processo inicia quando já tem partes interessadas
para trabalhar;
A intenção é aumentar as chances de aceitação das entregas,
evitar que certas questões fiquem pendentes, ajuda as partes
interessadas a entender os benefícios e, portanto, a apoiar o
projeto, ajudá-las a entender os riscos do projeto, ajuda a
influenciar as expectativas das partes interessadas, e
encoraja as partes interessadas a participar ativamente no
projeto.
Entradas
Plano de gerenciamento das partes interessadas
Plano de gerenciamento das comunicações
Registro das mudanças
Ativos de processos organizacionais
Ferramentas & Técnicas
Métodos de comunicação
Habilidades interpessoais
Habilidades de gerenciamento
Saídas
Registro das questões
Solicitações de mudança
Atualizações do plano de gerenciamento do projeto
Atualizações dos ativos de processos organizacionais
Atualizações dos documentos do projeto
13.4 Controlar o engajamento das
partes interessadas
É o processo que monitora as relações das partes interessadas
do projeto e ajusta as estratégias e planos para envolver as
partes interessadas.
Controlar as relações com as partes interessadas e fazer
ajustes para tonar as estratégias mais efetivas;
Como todo processo de monitoramento e controle, este
será realizado após a elaboração de um plano;
É realizado de tempos em tempos durante o ciclo de vida
do projeto.
Entradas
Plano de gerenciamento do projeto
Registro das questões
Dados de desempenho do trabalho
Documentos do projeto
Ferramentas & Técnicas
Sistemas de gerenciamento de informações
Opinião especializada
Reuniões
Saídas
Informações sobre o desempenho do trabalho
Solicitações de mudança
Atualizações do plano de gerenciamento do projeto
Atualizações dos ativos de processos organizacionais
Atualizações dos documentos do projeto