ITQ_PS_MonitoramentoControleProjeto - PS-MCTI

MINISTÉRIO DA CIÊNCIA, TECNOLOGIA, INOVAÇÕES E COMUNICAÇÕES
Secretaria-Executiva
Diretoria de Tecnologia da Informação
Coordenação Geral de Sistemas
PS-MCTIC
Instrução de Trabalho e Qualidade – Monitoramento e Controle do
Projeto
Versão 1.3
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Histórico de Revisões
Rev. Nº
Data
1.0
05/01/2015
Criação do documento
RSI Informática
1.1
23/01/2015
Atualização incluindo o Dicionário de Dados.
RSI Informática
1.2
28/01/2015
RSI Informática
1.3
27/03/2017
Inclusão das GOs
Atualização da sigla MCTI para MCTIC e
descrição pela fusão do Ministério das
Comunicações.
Autor: MCTIC - CGSI
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Descrição
Autor
CTIS
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Sumário
1.
Propósito ..........................................................................................................................................4
2.
Abrangência .....................................................................................................................................4
3.
Responsabilidades ...........................................................................................................................4
4.
Objetivos da Qualidade ....................................................................................................................4
5.
Descrição do Processo – Monitoramento e Controle do Projeto .....................................................4
6.
Referências ................................................................................................................................... 12
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Instrução de Trabalho e Qualidade – Monitoramento e Controle do
Projeto
1. Propósito
Este documento tem por objetivo descrever o processo de Monitoramento e Controle do Projeto do
Processo de Software – PS-MCTIC.
2. Abrangência
Estas diretrizes são de interesse das áreas da diretoria das empresas executoras, Escritório de
Projetos de TI – EPTI e Coordenação Geral de Desenvolvimento.
3. Responsabilidades
Papéis
Gerente de Projetos
Equipe Técnica
Partes Interessadas
Analista de Métrica
Patrocinador do Projeto
Responsabilidades
- Monitorar e Controlar o Trabalho do Projeto
- Controlar o Cronograma
- Controlar os Custos
- Controlar os Riscos
- Gerar Informações de Comunicação
- Controlar a Qualidade
- Controlar as Medições
- Controlar o Engajamento das Partes Interessadas
- Controlar as Aquisições (IN04 SLTI/MPOG)
- Controlar Mudanças
- Validar Entregas do Projeto
- Encerrar Fase/Iteração
- Encerrar Aquisições (IN04 SLTI/MPOG)
- Apoiar a atividade Realizar a Contagem de PF Detalhada
- Encerrar Projeto
- Documentar Lições Aprendidas
- Apoiar a atividade Controlar o Cronograma
- Apoiar a atividade Controlar os Riscos
- Apoiar a atividade Controlar as Medições
- Apoiar a atividade Controlar Mudanças
- Apoiar a atividade Documentar Lições Aprendidas
- Apoiar a atividade Controlar Mudanças
- Realizar a Contagem de PF Detalhada
- Apoiar a atividade Encerrar Projeto
4. Objetivos da Qualidade
Os objetivos da qualidade estão descritos no “Manual da Qualidade do MCTIC”.
5. Descrição do Processo – Monitoramento e Controle do Projeto
5.1.
Objetivo
O objetivo do processo Monitoramento e Controle de Projeto (MCP) é acompanhar, analisar e
organizar o progresso e o desempenho do projeto, identificando possíveis problemas que possam
afetar a execução do projeto, bem como tomar ações preventivas e corretivas para garantir o
cumprimento dos objetivos. Inclui-se, ainda, o monitoramento e controle dos riscos, a coleta dos
dados, a análise e a interpretação dos dados resultantes das medições.
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5.2.
Descrição do Processo “Monitoramento e Controle do Projeto”
Monitoramento e Controle do Projeto
Papéis Envolvidos
Entradas
Atividades
Saídas
Gerente de Projetos
- Plano de Projeto
(PP)
- Linha de Base do
Cronograma
- Linha de Base de
Custos
- Linha de Base do
Escopo
- Documento de
Solicitação de
Mudança
- Ativos de Processos
Organizacionais
- Fatores Ambientais
da Empresa
1. Monitorar e
Controlar o
Trabalho do
Projeto
- Mudanças
identificadas
- Documentos do
Projeto atualizados
- Atualizações nos
ativos de processos
organizacionais
- Plano de Projeto
(PP)
- Cronograma do
Projeto
- Ativos de Processos
Organizacionais
2. Controlar o
Cronograma
- Cronograma do Projeto
atualizado
- Informações de
Andamento do
Cronograma (como parte
do Relatório de
Acompanhamento do
Projeto)
- Mudanças Identificadas
- Documentos do projeto
atualizados
- Ativos de processos
organizacionais
atualizados
3. Controlar os
Custos
- Documentos do Projeto
atualizados
- Ativos de Processos
Organizacionais
atualizados
- Mudanças
Identificadas
4. Controlar os
Riscos
- Planilha de Riscos
atualizada
- Informações de
Monitoramento dos
Riscos (como parte do
Relatório de
Acompanhamento do
Projeto)
- Ativos de Processos
Organizacionais
atualizados
- Mudanças
Identificadas
5. Gerar
Informações de
Comunicação
- Relatório de
Acompanhamento do
Projeto
- Relatórios de
Comunicação
- Ativos de Processos
Organizacionais
atualizados
Gerente de Projetos,
Equipe Técnica
Gerente de Projetos
Gerente de Projetos,
Equipe Técnica
Gerente de Projetos
- Plano de Projeto (PP)
- Ativos de Processos
Organizacionais
- Dados Financeiros do
Projeto
- Plano de Projeto
(PP)
- Plano de
Gerenciamento de
Riscos
- Planilha de Riscos
- Plano de Projeto
(PP)
- Informações de
Andamento do
Cronograma
- Informações de
Andamento dos
Custos
- Informações de
Monitoramento dos
Riscos
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Processos/Atividades
Externos(as)
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Monitoramento e Controle do Projeto
Papéis Envolvidos
Entradas
Gerente de Projetos
- Plano de Projeto
(PP)
- Plano de
Gerenciamento da
Qualidade
- Manual da Qualidade
- Listas de Verificação
(LV’s)
- Documentos de
Solicitação de
Mudança aprovados
- Ativos de Processos
Organizacionais
- Entregas
- Documentos do
Projeto
Gerente de Projetos,
Equipe Técnica
Atividades
Saídas
6. Controlar a
Qualidade
- Relatório de Controle
da Qualidade
- Mudanças Identificadas
- Ativos de Processos
Organizacionais
atualizados
- Plano de Projeto
(PP)
- Plano de Medições
- Manual da Medição
- Ativos de Processos
Organizacionais
- Entregas
- Documentos do
Projeto
7. Controlar as
Medições
- Medições (como parte
do Relatório de
Acompanhamento do
Projeto)
- Mudanças Identificadas
- Ativos de Processos
Organizacionais
atualizados
Gerente de Projetos
- Registro das Partes
Interessadas
- Matriz de Interesse e
Poder
- Plano de Projeto (PP)
- Documentos do
Projeto
- Relatórios de
Acompanhamento do
Projeto
8. Controlar o
Engajamento
das Partes
Interessadas
- Matriz de Interesse e
Poder atualizada
- Mudanças Identificadas
- Ativos de processos
organizacionais
atualizados
Gerente de Projetos
- Documentos
Previstos na IN04
- Acordos de Nível de
Serviço
- Documentos de
Aquisições
9. Controlar as
Aquisições
(IN04 SLTI/
MPOG)
- Documentos Previstos
na IN04
- Mudanças
Identificadas
- Ativos de processos
organizacionais
atualizados
Gerente de Projetos,
Partes Interessadas,
Equipe Técnica
- Documentos do
Projeto
10. Controlar
Mudanças
- Documento de
Solicitação de Mudança
- Relatório de Controle
de Mudança
Gerente de Projetos
- Plano de Projeto
(PP)
- Estrutura Analítica
do Projeto (EAP)
- Relatório de Controle
da Qualidade
- Documentos de
Aquisição
11. Validar
Entregas do
Projeto
- Entrega Validada
- Termo de Aceite
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Processos/Atividades
Externos(as)
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Monitoramento e Controle do Projeto
Entradas
Papéis Envolvidos
Atividades
Saídas
Gerente de Projetos
- Entregas Validadas
- Plano de Projeto
(PP)
- Estrutura Analítica
do Projeto (EAP)
12. Encerrar
Fase/Iteração
- Avaliação de Fase ou
Iteração
- Mudanças no
Planejamento das
Fases/Iterações
Gerente de Projetos
- Entregas Validadas
- Documentos de
Contratação da IN04
- Documentos de
Aquisições
13. Encerrar
Aquisições
(IN04 SLTI/
MPOG)
- Documentos Previstos
na IN04
Analista de Métrica,
Gerente de Projetos
- Plano de Projeto (PP)
- Contagem Estimada
- Documento de Visão
- Especificações de
Caso de Uso
- Especificações de
Interfaces com o
Usuário
- Regras de Negócio
- Modelo de Dados
- Dicionário de Dados
- Especificação
Suplementar
- Documento de
Solicitação de
Mudança
- Relatório de Controle
de Mudança
- Produto
14. Realizar a
Contagem de
PF Detalhada
- Contagem Detalhada
Gerente de Projetos,
Patrocinador do
Projeto
- Plano de Projeto
(PP)
- Planilha de Riscos
- Cronograma do
Projeto
- Relatórios de
Acompanhamento do
Projeto
- Termos de Aceite
- Ativos de Processos
Organizacionais
15. Encerrar
Projeto
Gerente de Projetos,
Equipe Técnica
- Relatórios de
Acompanhamento do
Projeto
- Planilha de Riscos
- Cronograma do
Projeto
- Plano de Projeto
(PP)
- Relatórios de
Controle de Mudança
16. Documentar
Lições
Aprendidas
Processos/Atividades
Externos(as)
- Termo de
Encerramento do
Projeto (TEP)
- Planilha de Lições
Aprendidas
Objetivos:
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Produtos de Entrada
Plano de Projeto (PP)
Linha de Base do Cronograma
Linha de Base de Custos
Linha de Base do Escopo
Documento de Solicitação de Mudança
Ativos de Processos Organizacionais
Fatores Ambientais da Empresa
Produtos de Saída
- Ativos de processos organizacionais atualizados
- Avaliação de Fase ou Iteração
- Contagem Detalhada
- Cronograma do Projeto atualizado
- Documento de Solicitação de Mudança
- Documentos do Projeto atualizados
- Documentos Previstos na IN04
- Entrega Validada
- Informações de Andamento do Cronograma (como parte
do Relatório de Acompanhamento do Projeto)
- Informações de Monitoramento dos Riscos (como parte do
Relatório de Acompanhamento do Projeto)
- Matriz de Interesse e Poder atualizada
- Medições (como parte do Relatório de Acompanhamento
do Projeto)
- Mudanças Identificadas
- Mudanças no Planejamento das Fases/Iterações
- Planilha de Lições Aprendidas
- Planilha de Riscos atualizada
- Relatório de Acompanhamento do Projeto
- Relatório de Controle da Qualidade
- Relatório de Controle de Mudança
- Relatórios de Comunicação
- Termo de Aceite
- Termo de Encerramento do Projeto (TEP)
-
5.3.
Critérios de Entrada
-
O planejamento do projeto deve
estar aprovado
Critérios de Saída
-
Lições
documentadas
aprendidas
Descrição das Atividades
1) Monitorar e Controlar o Trabalho do Projeto
Orientar e gerenciar o trabalho do projeto é o processo de liderança e realização do trabalho definido
no plano de projeto e implementação das mudanças aprovadas para atingir os objetivos do mesmo.
O monitoramento é um aspecto do gerenciamento executado do início ao término do projeto. A maior
parte do trabalho de monitoramento se baseia na análise de variação entre os resultados coletados e
as linhas de base do projeto.
Também faz parte do monitoramento garantir que todos os envolvidos tenham a correta percepção da
situação do projeto e os passos tomados pelo gerente.
Desta atividade podem ser identificadas mudanças nas linhas de base do projeto, seja oriundo do
cliente, como também da identificação de desvios significativos do planejamento.
2) Controlar o Cronograma
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Após a aprovação do cronograma, o gerente de projetos deve proceder com sua atualização
periodicamente, a fim de determinar a situação do projeto e identificar desvios da linha de base antes
que eles afetem os marcos do projeto.
A atualização deve ser realizada tanto das atividades executadas pela equipe do projeto, como a
atualização das subcontratações, quando existirem. A equipe do projeto pode reportar suas
atividades formal ou informalmente, de acordo com os critérios definidos na Tabela de Eventos de
Comunicação do Plano de Projeto.
As atualizações do cronograma deverão compor o Relatório de Acompanhamento do Projeto, que é
uma das ferramentas de comunicação da situação do projeto para as partes interessadas.
Desvios significativos da linha de base devem ser tratados como mudança, através do subprocesso
Controlar Mudanças.
3) Controlar os Custos
De posse da linha de base de custos do projeto, deve ser realizado o monitoramento dos
desembolsos do projeto, verificando se há variação do planejamento, e se os recursos previstos
serão suficientes para abarcar eventuais mudanças que estejam ocorrendo no projeto.
Os custos necessitam de monitoramento periódico a fim de que as ações sejam tomadas antes do
estouro do orçamento. Neste caso, os desvios do planejamento devem ser tratados como mudança,
através do subprocesso Controlar Mudanças.
4) Controlar os Riscos
O principal benefício desse processo é a melhoria do grau de eficiência da abordagem dos riscos no
decorrer de todo o ciclo de vida do projeto a fim de otimizar continuamente as respostas aos riscos.
As respostas planejadas aos riscos que estão incluídas na planilha de riscos são executadas durante
o ciclo de vida do projeto, mas o trabalho do projeto deve ser continuamente monitorado em busca de
riscos novos, modificados e desatualizados.
Também é necessário verificar se:
• As premissas do projeto ainda são válidas,
• A análise mostra um risco avaliado que foi modificado ou que pode ser desativado,
• O plano de gerenciamento dos riscos está sendo seguido, e
• As reservas para contingências de custo ou cronograma devem ser modificadas de acordo
com a avaliação atual dos riscos.
Durante o monitoramento dos riscos, podem ser identificadas necessidades de mudanças no
planejamento do projeto, que são tratadas com mudança, pelo subprocesso Controlar Mudança.
5) Gerar Informações de Comunicação
Criar, coletar, distribuir, armazenar e recuperar as informações do projeto, possibilitando o fluxo de
comunicação eficiente e eficaz entre as partes interessadas do projeto.
Todos os instrumentos de comunicação definidos no Plano de Projeto precisam ser elaborados para
efetuar as comunicações às partes interessadas.
O principal instrumento é o Relatório de Acompanhamento do Projeto. Ele consolida as informações
de monitoramento dos custos, cronograma e riscos do projeto.
Os demais instrumentos devem ser elaborados de acordo com as periodicidades definidas no Plano
de Projeto.
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As informações de desempenho do projeto podem ser apoiadas pelo Guia Operacional PSMCTIC_GO_IndicadoresDesempenhoProjeto.
6) Controlar a Qualidade
A fim de garantir a qualidade dos produtos resultantes do projeto, deve-se garantir a execução das
atividades de qualidade previstas no Plano de Gerenciamento da Qualidade.
As entregas do projeto devem ter as atividades de garantia de qualidade executada, com o objetivo
de analisar sua conformidade com os padrões definidos. Estas atividades podem incluir o uso de
Listas de Verificação, e os resultados desta análise compõem o Relatório de Controle de Qualidade.
Este relatório fornece informações gerais sobre a qualidade das entregas, e também podem ser
utilizados para distribuir as informações para as partes interessadas, no que tange à qualidade das
entregas.
7) Controlar as Medições
Garantir a execução das atividades de medição previstas no Plano de Medições.
A Equipe Técnica deve coletar os dados das medidas, conforme processo especificado e
periodicidade definida.
As medições do projeto devem ter as atividades de análise dos dados executada, com o objetivo de
fornecer subsídios para a tomada de decisão. Os resultados desta análise compõem um relatório das
Medições no Relatório de Acompanhamento do Projeto.
A Equipe Técnica deve analisar, interpretar os dados resultantes da medição e chegar a conclusões
preliminares.
Os resultados das medições fornecem informações gerais para acompanhar o desempenho em
relação aos planos e objetivos estabelecidos, identificar e tratar questões críticas relacionadas a
processos e fornecer uma base para a incorporação futura de medições em outros processos.
Armazenar as informações relacionadas à medição para uso de forma eficiente. Tais informações
também são necessárias para subsidiar a interpretação dos dados, dos critérios de medição e dos
resultados das análises.
Informar regularmente as partes interessadas relevantes sobre os resultados das medições.
8) Controlar o Engajamento das Partes Interessadas
Comunicar e trabalhar com as partes interessadas para atender às suas necessidades/expectativas,
promovendo o comprometimento e engajamento com os objetivos do projeto.
O controle do engajamento das partes interessadas consiste em avaliar a percepção das partes
interessadas do projeto e atualizar a Matriz de Interesse e Poder com a situação atualizada.
Durante as ações para manter o comprometimento das partes interessadas, podem ser identificadas
mudanças que devem ser tratadas pelo controle de mudanças.
9) Controlar as Aquisições (IN04 SLTI/MPOG)
As atividades de gerenciamento, monitoramento e controle dos contratos devem ser conduzidas de
acordo com a IN 04 do MPOG.
10) Controlar Mudanças
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Este subprocesso é responsável pelo tratamento de todas as mudanças na linha de base do projeto.
A sua descrição detalhada é apresentada na Instrução de Trabalho e Qualidade – Controlar
Mudanças.
11) Validar Entregas do Projeto
Esta atividade visa garantir que as entregas da fase/iteração/etapa tenham sido devidamente
revisadas pelas partes interessadas e que elas estão de acordo com as suas expectativas.
Para uma entrega ser considerada validada, é necessário emitir um Termo de Aceite, devidamente
assinado pelas partes interessadas.
12) Encerrar Fase/Iteração
Ao término de uma fase, iteração ou etapa do projeto, é necessário verificar se os objetivos previstos
para esta etapa tenham sido atingidos. Para isso é necessário revisar a linha de base do escopo a fim
de identificar se o escopo foi todo cumprido.
Na ocorrência de não terem sido atingidos todos os objetivos, ou não ter sido cumprido parte do
escopo, é possível que a etapa seja encerrada e o escopo restante seja incluído nas fases/iterações
subsequentes. Para isto será necessário realizar o processo de Controlar Mudanças.
A avaliação da fase/iteração quanto ao cumprimento dos seus objetivos deverá ser registrada na
Avaliação de Fase/Iteração.
Caso esta seja a última fase/iteração, será necessário executar a atividade Encerrar Projeto.
13) Encerrar Aquisições (IN04 SLTI/MPOG)
Nos casos de contratação de terceiros, os procedimentos de finalização do contrato e outros
procedimentos devem ser executados, conforme previsto na IN04 do MPOG.
14) Realizar a Contagem de PF Detalhada
Realizar e documentar a contagem detalhada do projeto, conforme produto desenvolvido e demais
documentação do projeto.
15) Encerrar Projeto
Ao término de todas as fases do projeto, o projeto deverá ser encerrado formalmente. É necessário
revisar todas as revisões prévias de encerramento de fases, verificar se todos os Termos de Aceite
foram emitidos e que todos os objetivos para o projeto tenham sido cumpridos.
Faz parte do encerramento do projeto garantir que as atividades para transferir os produtos, serviços
ou resultados do projeto para a produção e/ou operação continuada.
O registro formal do encerramento do projeto é o Termo de Encerramento do Projeto.
16) Documentar Lições Aprendidas
Após o encerramento do projeto, deve-se verificar os registros de monitoramento do projeto, incluindo
o cronograma, os Relatório de Acompanhamento do Projeto, os Relatórios de Controle de Mudança e
a Planilha de Riscos, a fim de identificar informações relevantes que podem ser utilizados em projetos
futuros.
Estas informações comporão o documento organizacional Planilha de Lições Aprendidas e incluem,
mas não se limitam a:

Riscos ocorridos e planos de respostas, que podem ser utilizados na identificação de riscos
de projetos similares;
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

Técnicas gerenciais e gestão de conflitos que deram certo;
Causas das mudanças ocorridas e o tratamento dado a elas.
Para mais informações sobre as
MCTIC_GO_LicoesAprendidas.
lições
aprendidas, consulte o Guia Operacional PS-
6. Referências
CMMI - Capability Maturity Model Integration
PMBOK 2013 - Project Management Body Of Knowledge
PS-MCTIC – Processo de Software do Ministério da Ciência, Tecnologia, Inovações e Comunicações
PGP-MCTIC – Processo de Gerenciamento de Projetos do Ministério da Ciência, Tecnologia,
Inovações e Comunicações
PGD-MCTIC – Processo de Gestão de Demanda do Ministério da Ciência, Tecnologia, Inovações e
Comunicações
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