4. Organização de dados e informações.

UNIVERSIDADE ESTADUAL DE GOIÁS
CAMPUS UNIVERSITÁRIO DE CIÊNCIAS SOCIOECONÔMICAS E HUMANAS DE
ANÁPOLIS
CURSO DE ADMINISTRAÇÃO
SISTEMA DE INFORMAÇÃO
JESSICA INGRID
LÁZARO SANTOS
MATHEUS DUARTE
OTÁVIO DA ROCHA
ANÁPOLIS
OUTUBRO/2014
UNIVERSIDADE ESTADUAL DE GOIÁS
CAMPUS UNIVERSITÁRIO DE CIÊNCIAS SOCIOECONÔMICAS E HUMANAS DE
ANÁPOLIS
CURSO DE ADMINISTRAÇÃO
SISTEMA DE INFORMAÇÃO
Como são realizadas as organizações de dados e informações utilizando recursos
computacionais?
JESSICA INGRID
LÁZARO SANTOS
MATHEUS DUARTE
OTÁVIO DA ROCHA
ANÁPOLIS
OUTUBRO/2014
SUMÁRIO
INTRODUÇÃO ....................................................................................................... 4
SISTEMAS DE INFORMAÇÃO ................................................................................ 4
2.1 Diferença entre dados e informações ...................................................................... 4
2.2 Entrada, processamento, saída e realimentação ........................................................ 4
2.3 Sistemas de informação em computadores .............................................................. 5
2.4 Sistemas de informação gerencial e tomadas de decisões ........................................... 6
2.5 A importância do sistema de informação ................................................................. 6
3. SISTEMAS DE INFORMAÇÃO NAS EMPRESAS ...................................................... 6
3.1 Estrutura organizacional ...................................................................................... 7
3.2 Reengenharia .................................................................................................... 7
3.3 Vantagem competitiva ......................................................................................... 7
4. ORGANIZAÇÃO DE DADOS E INFORMAÇÕES. ...................................................... 7
4.1 Arquivos e registros............................................................................................ 7
4.2 Chaves ............................................................................................................. 8
4.3 Organização dos arquivos .................................................................................... 8
4.4 Banco de dados ................................................................................................. 9
5. CONCLUSÃO ........................................................................................................ 9
6. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS .......................................................................... 9
1.
2.
4
1.
INTRODUÇÃO
Com a criação de projetos de grande porte dentro das empresas, surge a necessidade de
organização e manutenção apropriada para tais dados e informações. Com isso, as empresas vêm se
organizando de diversas formas para gerar mecanismos que deixam esses dados disponíveis e
atualizados conforme eles são revisados e alterados. No caso de projetos que sofrem um número
alto de mudança durante a sua construção/ execução, é necessário estarem organizados de forma
estruturada e sistemática. Sendo assim empresas de diversos portes passam a fazer uso de sistemas
como: Gerenciamento Eletrônico de Dados (GED), Sistemas de Gerenciamento de Banco de Dados
(SGBD), Workflow, etc. Para empresas que disponham de caixa suficiente, há ainda a possibilidade
de criar o seu próprio software para gerenciamento e organização de dados e informações.
É importante ressaltar que por menor que seja a empresa e o volume de dados e
informações, haverá, mesmo assim, a necessidade de criação, modificação ou apenas a consulta de
dados pertinentes a clientes e fornecedores que influenciarão a rotina de execução de processos.
Além disso, existe ainda a possiblidade de consulta, alteração e criação de dados à distância,
oferecendo gerenciamento de resultados a qualquer momento e em qualquer lugar.
2.
SISTEMAS DE INFORMAÇÃO
Um sistema de informação é um conjunto de componentes inter-relacionados que coletam e
disseminam dados e informações para gerar um mecanismo de realimentação para atingir um
objetivo. A população utiliza o sistema de informação diariamente tanto pessoalmente como
profissionalmente. Os computadores e sistemas de informação mudam constantemente a forma
como as organizações realizam seus negócios. Estamos inseridos em uma economia de
informações. As informações tem valor e o comercio trata do intercambio de informações ao invés
de bens tangíveis. Os sistemas computacionais são usados para criar, armazena e transferir
informações.
2.1 Diferença entre dados e informações
Dados são compostos por fatos básicos como nome, numero de peças de estoque ou pedidos.
Quando esses fatos são organizados de maneira significativa eles se transformam em informações.
Informação é um conjunto de fatos organizados de modo a terem valor adicional, além do valor dos
fatos propriamente ditos. Dados representam objetos reais, tem pouco valor além da sua existência.
A transformação de dados em informações é um processo de tarefas desenvolvido para atingir um
resultado definido o processo de definição de relação entre dados para criar informações especificas
requer conhecimento que é o entendimento de um conjunto de informações e formas de torna-las
uteis para apoiar uma tarefa ou tomar uma decisão. Por isso as informações podem ser consideradas
dados tornados uteis graças á uma aplicação de conhecimento os dados são organizados
manualmente ou através do computador.
2.2 Entrada, processamento, saída e realimentação
Os sistemas de informação é um conjunto de elementos que coleta manipula e disseminam
dados e informações e oferecem o mecanismo de realimentação para atingir um objetivo.
 ENTRADA
É a atividade de coletar e capturar dados básicos

PROCESSAMENTO
5
Envolve a conversão de dados e saídas uteis. Pode envolver cálculos, comparações.
Armazenamento de dados para uso futuro. O processamento de dados em informações uteis é
necessário nos ajustes de negocio.
 SAIDA
Envolve a produção de informações uteis na forma de documentos e relatórios podem incluir
cheques de pagamento, relatórios para gerentes, entre outros.
 REALIMENTAÇÃO
É a saída que é usada para alterar a entrada ou as atividades em processamento. Por
exemplo, erros ou problemas poderiam tornar necessário corrigir os dados de entrada ou alterar um
processo.
2.3 Sistemas de informação em computadores
Um sistema de informação baseado em computadores é composto por hardware, software,
bases de dados, telecomunicações, pessoas e procedimentos para coletar, armazenar e processar
dados em informações.
 HARDWARE
É o equipamento computacional usado para efetuar atividades de entrada, processamento e
saída. Os dispositivos de entrada incluem teclados, dispositivos automáticos de varredura, entre
outros.
 SOFTWARE
Consiste em programas de computador que governam a operação do computador. Existem
dois tipos básicos de software: software de sistemas (Windows, Linux) e software de aplicação
(Pacote Office).
 BASE DE DADOS
É uma coleção organizada de fatos e informações. A base de dados de uma organização pode
conter fatos e informações de clientes, por exemplo.
 TELECOMUNICAÇÕES
É a transmissão eletrônica de sinais para comunicações que permite as organizações
executar seus processos e tarefas por meios eficazes de computadores. Redes são usadas para
conectar computadores pelo mundo para permitir comunicações eletrônicas. A internet é a maior
rede de computadores do mundo composta por milhares de redes interconectadas.
A tecnologia usada para criar a internet esta sendo aplicada dentro de organizações para criar
uma intranet que é uma rede baseada em tecnologias da internet que permitem as pessoas em uma
organização trocar informações e trabalhar em projetos. Um extranet é uma rede baseada em
tecnologias da teia que permitem a terceiros acessar recursos autorizados da intranet de uma
companhia.
 PESSOAS
As pessoas são o elemento mais importante na maioria dos sistemas de informação
computadorizados. O pessoal do sistema de informação inclui aqueles que gerenciam, usam,
programam e matem o sistema.

PROCEDIMENTOS
São estratégias, politicas e regras para usar o sistema de informação baseado em
6
computadores.
2.4 Sistemas de informação gerencial e tomadas de decisões
Os benefícios de um sistema de processamentos de transações eficaz são tangíveis e podem
ser utilizados para justificar seus custos em equipamentos computacionais, programas e materiais
especializados. Eles aceleram as atividades de negócios e reduzem o custo com pessoal. As
companhias perceberam que os dados armazenados em sistemas podem ser usados para auxiliar os
gerentes a tomar decisões em suas respectivas áreas de negócios.
 SISTEMAS DE INFORMAÇÃO GERENCIAL
É um conjunto organizado de pessoas, procedimentos, software, base de dados, usados para
fornecer informações a gerentes para a tomada de decisões. O seu foco é a eficiência operacional e
foi criado para produzir relatórios gerenciais.
 SISTEMAS DE APOIO A DECISÕES
Melhorias na tecnologia resultaram sistemas de3 informações mais avançados. As pessoas
nas organizações começaram a usar computadores pessoas para diversas tarefas e não mais
dependiam do departamento de sistemas de informação para todas as necessidades de informações.
O sistema de apoio a decisões é um conjunto organizado de pessoas, procedimentos, software, base
de dados usados para dar apoio à tomada de decisões com problemas específicos. O foco é a
eficácia da tomada de decisões. O sistema de informação gerencial auxiliam na organização a fazer
as coisas corretamente e o sistema de apoio a decisões apoia o gerente a fazer a coisa correta.
2.5 A importância do sistema de informação
Envolver tomadores de decisões em todos os aspectos do sistema de informação é um fator
importante para obter sucesso organizacional. Sistemas de informação ou conhecimento ajudaram a
contribuir para um trabalho melhor. Eles também ajudaram a crescer em sua carreira ou área. Os
sistemas de informação tem um papel fundamental e sempre crescente em todas as organizações de
negócios. Deve ser adquirir cultura tanto em computadores como em sistemas de informação para
ser capaz de usar S.I. Para atingir os objetivos pessoais e organizacionais. A Cultura computacional
é o conhecimento dos sistemas e equipamentos computacionais e de como eles funcionam. Ela
enfatiza os equipamentos, programas, bases de dados e comunicações. A cultura de sistemas de
informação incluiu o conhecimento não apenas das tecnologias computacionais, mas também dos
aspectos mais amplos das tecnologias de informação o importante é que ela englobe como e porque
essas tecnologias são aplicadas nos negócios, saber como usar um hardware e software para
aumentar os lucros, diminuir os custos, e melhorar a produtividade é um exemplo de cultura de
sistemas.
3.
SISTEMAS DE INFORMAÇÃO NAS EMPRESAS
Os negócios estão aprendendo que podem se tornar mais eficientes e eficazes, para ganhar
vantagem competitiva se comprometem uma porção do seu orçamento geral para melhorar o seu
sistema de informação a melhoria dos mesmos consomem tempo e esforços consideráveis. Si9stema
de informação computadorizados foram desenvolvidos para fornecer relatórios para gerentes. As
informações nesses relatórios auxiliam o controle de processos e operações de negócios. Uma
organização é um conjunto de pessoas e outros recursos estabelecidos para atingir objetivos.
Recursos vêm para o sistema organizacional passam por transformação e saem em forma de bens ou
serviços para o ambiente. Um sistema de informação pode transformar a realimentação de sistemas
e de processos de valor agregado em informações mais importantes para o uso dos funcionários em
7
uma organização. Essas informações podem resumir o desempenho dos sistemas e ser usadas como
base para mudar o modo como o sistema opera.
3.1 Estrutura organizacional
A estrutura organizacional refere-se a subunidades organizacionais e ao modo de como elas
se relacionam à organização como um todo. A estrutura de uma organização pode afetar como o
sistema de informação são vistos e usados. A estrutura organizacional é composta pela gerencia
estratégica, gerencia tática e gerencia operacional. A tendência é reduzir a quantidade de níveis de
gerenciamento, uma estrutura com uma quantidade reduzida de camada gerencial é chamada
estrutura organizacional plana que habilita funcionários dos níveis mais baixos para tomar decisões
e resolver problemas. A habilitação da aos funcionários e gerentes mais reponsabilidades para tomar
decisões e ter maior controle sobre seu trabalho. O sistema de informação é o elemento chave na
habilitação de funcionários. Os funcionários podem ser habilitados para desenvolver ou usar seu
próprio sistema de informação pessoal.
3.2 Reengenharia
As organizações precisam mudar as suas atividades ou processos usados para atingir
objetivos, a reengenharia também chamada de revisão de processos envolve a revisão de negócios,
estruturas organizacionais, sistemas de informação e valores da organização para atingir o novo
estagio nos resultados dos negócios. A reengenharia pode reduzir o tempo de entrega, melhorar a
qualidade de produtos, aumentar a satisfação dos clientes e aumentar a lucratividade.
3.3 Vantagem competitiva
Uma vantagem competitiva é um beneficio significativa e de longo prazo para uma
companhia perante seus competidores. O estabelecimento e a manutenção da vantagem competitiva
são necessários para sobrevivência e prosperidade da empresa. Para ser competitiva, a organização
precisa ser rápida, flexível, inovadora, produtiva, e orientada para o cliente. Ela também deve
alinhar a estratégia do sistema de informação como as estratégias e objetivos gerais de negócios.
As primeiras aplicações de S.I. Tentaram reduzir custos e proporcionar processamento mais
eficiente de aplicações de contabilidade e finanças. Esses sistemas eram vistos como algo a ser
tolerado para reduzir o tempo e esforço para completar tarefas anteriormente manuais. A
combinação do atendimento melhorado do potencial dos sistemas de informação e do crescimento
da nova tecnologia levam as organizações a usar S.I. Para ganha uma vantagem competitiva.
4.
ORGANIZAÇÃO DE DADOS E INFORMAÇÕES.
As organizações buscam o sistema de informação com suporte a bancos de dados afim de
organizar os dados tirando o maior proveito deles para atingir suas metas. Além disso, ao organizar
dados e informações uma empresa pode reduzir custos, aumentar lucros, rastrear atividades, entre
outros. Devido às várias transações que ocorre no cotidiano de uma empresa, é essencial manter
dados em ordem para ser mais bem utilizados, permitindo acesso rápido.
4.1 Arquivos e registros
 ARQUIVO:
Conjunto de informações referentes aos diversos elementos de uma coleção na qual todos
são de uma mesma natureza. Diz respeito a programas ou dados. Um arquivo de dados é formado
por registros lógicos, cada um deles representando determinado elemento.
8
 REGISTRO:
Sequencia de itens de dados, cada qual também conhecido como campo, esses itens de
dados que caracterizam cada elemento do arquivo, são tratados como uma unidade de informação.
 REGISTRO FÍSICO:
Quantidade de informação transmitida a memoria ou retirada dela em consequência de uma
instrução. Um registro lógico pode ser maior ou menor que um registro físico.
 CAMPO:
Espaços reservados aos diferentes dados que compõem um registro. Correspondem a uma
característica do objeto representado. Cada campo abriga um dado ou item de dado ou elemento de
dado.
4.2 Chaves
 CHAVE PRIMÁRIA:
É o campo que abriga valores que individualizam cada registro, de tal forma que dado um
valor desse item é identificável apenas um único registro do arquivo. Geralmente é formada por um
único campo.
 CHAVE SECUNDÁRIA:
Difere da primária pela possibilidade de não possuir um valor diferente para cada registro. A
chave secundária identifica um conjunto de registros
 CHAVE DE ACESSO:
É a chave usada para identificar os registros desejados em uma operação de acesso a um
arquivo e o argumento de pesquisa é o valor da chave de acesso em uma operação.
 CHAVE DE ORDENAÇÃO:
É a chave usada para estabelecer a sequencia na qual devem ser dispostos os registros de um
arquivo.
4.3 Organização dos arquivos
Quando se cria um arquivo, é importante a análise de trabalho que motivou sua criação, para
que se determine o tipo de organização mais adequado. Os principais métodos de organização de
arquivos são: Sequencial, sequencial-indexado e aleatório.
 ARQUIVO SEQUENCIAL:
Os registros são gravados em ordem sequencial por suas respectivas chaves, havendo uma
ordenação lógica e física. A chave de cada registro é um atributo comum a todos eles e capaz de
individualizar cada um. A principal vantagem do arquivo sequencial é o rápido acesso aos registros.
A consulta de um registro é feita através de um processo denominado pesquisa binária. Esse tipo de
organização é recomendável quando uma grande parte dos registros é processada de cada vez.
 ARQUIVO SEQUENCIAL-INDEXADO:
Cada registro é acessado de modo direto, a organização não se presta a veículos de leitura
sequencial. Quando se cria um arquivo sequencial-indexado, ficam reservadas três áreas no veículo
de gravação: a área principal (onde os registros são gravados), uma área destinada ao índice (indica
a subárea da área principal) e a área de overflow (registros que não foram alojados na área
9
principal).
 ARQUIVO ALEATÓRIO:
Organização de acesso direto aos registros. O acesso é imediato, pois é feito por um
relacionamento entre a chave e o endereço de registro. Os registros são armazenados com base em
uma relação de endereços previamente estabelecidos, onde esses endereços são criados em função
de todas as possibilidades de variação de chave. Assim, os registros são armazenados sem
preocupação de ordenação. A vantagem desse tipo de organização é a rapidez de acesso a um
determinado registro e a desvantagem é a maior ocupação de memória.
4.4 Banco de dados
Um banco de dados é composto de: uma base de dados, um sistema gerencial de banco de
dados, linguagem de exploração e programas voltados a necessidades objetivas. O conjunto de
programas e linguagens para exploração do banco de dados permitem o atendimento a solicitações
variadas e objetivas, evitando grandes listagens com informações não requeridas e extensos
relatórios não utilizados.
Um banco de dados pode ser criado sobre três enfoques: Hierárquico, em rede ou relacional.
No modelo hierárquico, a informação é organizada em níveis. Um registro em nível superior pode
ter um, mais de um ou não ter “filhos”, no nível inferior. No modelo em rede, cada registro mestre é
acessado por uma chave. Dele, vai-se sequencial ou diretamente aos registros membros. No modelo
relacional, estabelece-se a ligação entre listas ou relações, por meio de ponteiros.
Ao utilizar o banco de dados têm-se várias vantagens: independência de dados, controle de
dados, privacidade de dados, facilidade de criação de novas aplicações, segurança de dados, entre
outros.
5.
CONCLUSÃO
A velocidade com que as informações fluem gera uma vantagem competitiva, já que as
decisões ocorrem com mais rapidez. O diferencial das empresas que adotam sistemas
informatizados está justamente no tempo que deixa de ser gasto com verificações e análises de
dados, já que os relatórios são processados de forma rápida, prática e com uma menor possibilidade
de erros.
O administrador dever estar antenado com mudanças tanto no âmbito empresarial tanto no
computacional para estar um passo a frente de seus concorrentes e atingir seus objetivos da forma
mais eficiente possível. Além, disso deve ter conhecimento em informática e em organização de
informações e dados para melhor administrar uma empresa e tomar decisões.
6.
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
Fernando de Castro Veloso. Informática conceitos básicos. 7 edição-rio de janeiro,2004
editora campus.
Oficina
da
net:
sito
acessado
em
http://www.oficinadanet.com.br/artigo/919/organizando_dados_e_informacoes
08/10/2014
Ralf M. Stair e George W. Reynolds. Princípios de sistema de informação. 6 edição. São
Paulo 2003