case-gerenciamento-de-projetos-2014-1

CASE
VISÃO DA UNDB
Ser uma instituição nacionalmente reconhecida pela sua excelência em todas as suas áreas de atuação.
MISSÃO DA UNDB
Promover o conhecimento alicerçado em princípios éticos, científicos e tecnológicos, através de metodologias de vanguarda,
visando à formação e ao aperfeiçoamento humano de profissionais comprometidos com o processo de desenvolvimento e
mudança nos seus campos de atuação.
1.
OBJETIVOS DE ENSINO



2.
Criar condições e proporcionar métodos para o desenvolvimento da capacidade gestora;
Desenvolver a capacidade de analisar, julgar e modificar estruturas e/ou ideias para o sucesso dos projetos;
Prover recursos para cumprimento de prazos e eficácia nas tarefas para conclusão de projetos.
CASE: IMPLANTAÇÃO DE UM SISTEMA DE ERP - EDUCACIONAL
O conhecimento em gerenciamento de projetos vem a cada dia sendo mais difundido e requisitado pelas empresas
aos profissionais. Atualmente são raras as empresas que não utilizam Gerenciamento de Projetos e que conseguem fazer
sucesso sem desperdício de tempo e dinheiro.
O conhecimento das técnicas e melhores práticas existentes no PMBOK aliadas a ferramenta de gerenciamento de
projetos e uma metodologia de implementação elaborada para atender as características dos projetos da empresa trazem a
garantia de melhor qualidade no gerenciamento dos projetos.
Um gerenciamento de projetos adequado garante a satisfação do cliente atendendo o escopo, prazo e custos do
projeto tornando os projetos rentáveis.
Segundo o PMBOK, um projeto é um esforço temporário realizado para criar um produto ou serviço único.
Temporário – significa que todo projeto tem um início e um fim definidos. Único – significa que o produto ou serviço
produzido é de alguma forma diferente de todos os outros produtos ou serviços semelhantes já realizados.
Segundo NBR ISO 1.006 (ABNT), um projeto é um processo que consiste de um grupo de atividades coordenadas e
controladas com datas para início e término, empreendido para alcance de um objetivo conforme requisitos específicos,
incluindo limitações de tempo, custo e recursos.
Em uma pesquisa conduzida pelo Dr. William Ibbs em 52 empresas de diversas áreas e tamanhos nos EUA:
 Somente 16% dos projetos saem no tempo e no custo previsto.
 94% dos projetos terão ao menos um reinicio
 188% estouros em orçamentos
 222% de estouros em prazos
 Somente 61% mantiveram o escopo original
A Faculdade ABC, que é uma organização matricial forte, adquiriu um sistema ERP para melhorar seus processos,
pois acredita que um software organiza, disciplina, define e impõe processos, armazena dados, gera informação e auxilia na
gestão da empresa, desde que aliado a uma camada de serviços para sua correta implementação, treinamento de usuários e
constante avaliação de desempenho operacional.
ABC contratou o fornecedor Terabyte, que é uma empresa internacionalmente conhecida por seu modelo de gestão
e por seus excelentes produtos. No ato da contratação, a contratada enviou a contratante um contrato com as seguintes
condições:
 Serviços de Implantação, consistem em serviços de suporte para suportar a instalação do Software e
colocação do mesmo em condições de operação, tratando de itens como a parametrização, documentação,
acompanhamento, validação de processos e rotinas para sua utilização, de acordo com as funcionalidades e
especificações, descritas no Escopo.
 Os Serviços de Implantação serão realizados nas dependências do cliente, que nessas condições deverá
prover toda infra-estrutura para suportar as ações da implantação, tais como sala de trabalho com mesas e
cadeiras, microcomputadores ligados em rede com acesso aos servidores, impressora, linha telefônica,
acesso à internet, material de escritório entre outras necessidades.
CASE

O Escopo detalhado é parte integrante desta Proposta e descreve as Funcionalidades a serem
implementadas e a Metodologia a ser aplicada, nas respectivas fases.
 Na Fase de Planejamento da Metodologia de Implantação serão compreendidas todas as etapas e
atividades relacionadas à validação do escopo adquirido junto ao cliente e elaboração do Plano do Projeto.
 Salvo estipulação em contrário, o prazo ou qualquer estimativa dos recursos humanos necessários à
conclusão dos Serviços de Implantação constituem apenas uma estimativa do tempo e esforços necessários
para sua conclusão e qualquer falha no seu cumprimento não será considerada quebra de contrato nem
dará direito ao cliente de exigir qualquer valor a título de indenização. Havendo variação no número de
horas previstas (estimadas), estas serão objeto de análise e negociação entre as partes, assim que a
contratada conceituar necessário.
 O desempenho de uma das partes durante a fase de implantação depende da execução de certas
providências pela outra parte. Cada parte é responsável pela conclusão das tarefas de que foi incumbida
pelo Plano de Projeto até a data nele estipulada.
 Toda a documentação do projeto será elaborada em conjunto pela Faculdade ABC e Terabyte, englobando
todas as atividades da fase de implantação.
Esse projeto tem a finalidade de propor funcionalidades do sistema ERP que atendam a requisitos básicos das
diretrizes do escopo contratado, além disso, algumas ferramentas e recursos nativos do sistema são sugeridos, visando
garantir ao cliente o máximo aproveitamento das informações e das capacidades de seus usuários.
O escopo do projeto da Faculdade ABC seguirá as atividades conforme descritas no quadro abaixo. Importante
salientar que, a data inicial para implantação do projeto é 03.02.2014.
MÓDULOS
CARGA HORÁRIA
FINANCEIRO
Contas a pagar
Contas a receber
Conciliação Bancária
CNAB Bancário e Boleto
Relatórios
Treinamento
EDUCACIONAL
Matrícula e Rematrícula
Histórico do Aluno (Notas e Faltas)
Ocorrências
Fórmulas
Portal
Solicitações Eletrônicas
Relatórios
Treinamento
BIBLIOTECA
Controle do Acervo
Locação e Reserva via Portal
Relatórios
Treinamento
200
200
120
240
620
260
1200
800
600
840
200
1200
1200
260
620
480
320
260
A Terabyte disponibilizou os seguintes recursos para o projeto de implantação do ERP:
MÓDULOS
DBA
Analista Educacional / Biblioteca
Analista Financeiro
Gerente de Projeto
Coordenador de Projeto
QUANTIDADE
2
3
2
1
1
CARGA HORÁRIA
R$240
R$120
R$120
R$240
R$160
CASE
Vale ressaltar que, cada analista deverá ser utilizado em sua respectiva área, ou seja, não poderá trabalhar em
módulo que não tenha domínio. O DBA é o único recurso que trabalhará com Banco de Dados e desenvolvimento de
Relatórios. O gerente do projeto deverá acompanhar uma vez por semana o projeto e possui 10% da carga horária total do
projeto para atuar no mesmo. O coordenador do projeto possui 20% da carga horária total do projeto e atuará
semanalmente no projeto, de acordo com o cronograma elaborado e atividades do planejamento.
O projeto deverá ser dividido nas seguintes fases: INICIAÇÃO, PLANEJAMENTO, EXECUÇÃO, ENCERRAMENTO E
MONITORAMENTO E CONTROLE, segue abaixo a distribuição de horas de cada atividade.
FASE
CARGA HORÁRIA
INICIAÇÃO
160
PLANEJAMENTO
360
EXECUÇÃO
-
MONITORAMENTO E CONTROLE
ENCERRAMENTO
120
OBSERVAÇÃO
Atividades que deverão ser realizadas: Declaração do
Escopo, Kick Off, Termo de Abertura
Plano do Projeto e Levantamento dos Processos
Carga Horária total de todos os módulos já descritos
acima
Deverá ser contemplado em cada uma das fases do
projeto, ou seja, dividido em 4 etapas. A carga horária
desta atividade é a soma das horas do coordenador e
gestor do projeto, porém deverão ser colocadas
separadamente no cronograma
Atividades que deverão ser realizadas: Check List de
Encerramento, Termo de Encerramento e Reunião de
Encerramento
As atividades da fase da INICIAÇÃO e ENCERRAMENTO deverão ser realizadas pelo gerente do projeto, coordenador
do projeto, sponsor e partes interessadas envolvidas diretamente no projeto. As atividades do PLANEJAMENTO deverão ser
divididas entre analistas e gestores, o Plano do Projeto deverá ser elaborado pelo coordenador e gerente do projeto e o
Levantamento dos Processos deverão ser elaborados pela equipe técnica, cada módulo deverá ser levantado por um analista
do respectivo módulo. Somente o DBA poderá realizar o levantamento dos relatórios.
As atividades da fase de EXECUÇÃO deverão ser implantadas pela área técnica com a supervisão da Coordenação e
do Gerente do Projeto. Importante atentar para as atividades predecessoras, que são as seguintes, a conciliação bancárias e
o CNAB só poderão ser implantados após a conclusão do contas a pagar e do contas a receber. O treinamento do módulo
deverá ser realizado antes de qualquer atividade, independente do módulo. Os relatórios só poderão iniciar as atividades
após a conclusão de 60% de cada módulo. O conta a receber só poderá ser implantado após a conclusão das atividades da
matrícula e rematrícula. O portal educacional só poderá ser implantado após a conclusão do contas a receber, matrícula e
rematrícula, solicitações eletrônicas e do controle do acervo. A locação e reserva via portal só poderá ser implantada após
70% das atividades concluídas do controle do acervo.
Ao elaborar o cronograma do projeto, atentar para a carga horária dia de 8 horas. As atividades deverão ser
realizadas de segunda a sexta e não serão aceitos trabalhos em feriados e finais de semana.
Segue informações do projeto da Faculdade ABC que deverão ser consideradas:
 No meio do semestre haverá troca de diretoria no setor financeiro;
 A empresa está passando pela implantação do sistema de qualidade ISO;
 Os dados do sistema atual serão migrados pelo cliente;
 O projeto será iniciado na época de grande chuvas;
 R$25.000,00 reservados para contingências;
 R$220.000,00 foram gastos com a compra das licenças de uso e equipamentos novos de informática;
 O gerente do projeto do cliente é extremamente organizado e dedicado ao projeto;
 A equipe do módulo educacional é sobrecarregada, pois há muito trabalho diário;
Diante do cenário exposto, você foi contratado para ser o Gerente de Projeto da Implantação do Sistema ERP. Como
você desenvolveria este projeto? Como será o seu planejamento? O que irá apresentar à Faculdade ABC para assegurar uma
boa execução do projeto?
CASE
3.
QUESTÕES PARA ANÁLISE
Diante do relato acima, há informações suficientes para a elaboração do Plano de Projeto, que deverá ser composto das
seguintes documentações:
 Integração: Qual o objetivo do Projeto? Qual é o escopo? Quais requisitos deverão ser considerados? O que poderá
restringir o projeto? Quais premissas deverão ser consideradas?
 Escopo: Como ficaria a Estrutura Analítica deste projeto?
 Tempo: Como seria o cronograma ideal para a realização de todas as atividades, respeitando as especificações de
cada uma?
 Custo: Qual o custo total do projeto?
 Qualidade: Quais métricas poderão ser criadas para o controle da qualidade de cada atividade?
 Recursos Humanos: Quais responsabilidades deverão ser atribuídas para cada recurso envolvido na implantação do
ERP?
 Comunicação: Quais serão os meios de comunicação utilizados na elaboração e condução do projeto?
 Aquisição: O que será preciso comprar ou que foi comprado para suprir as necessidades do novo sistema?
 Riscos: Quais são os possíveis riscos que poderão ocorrer durante a implantação do sistema?
 Partes Interessadas: Quem são as pessoas ou entidades interessadas neste projeto?
4.
TEORIAS ENVOLVIDAS
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
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5.
OBSERVAÇÕES
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6.
Gestão de Projetos;
Elaboração e Análise de Projetos;
Dez áreas de conhecimento segundo o PMBOK.
As referências para a execução do seu Case são as mesmas disponibilizadas nos Planos de Ensino e em sala de aula;
Cada documentação elaborada será discutida em sala de aula dentro das dez áreas de conhecimento estudadas;
Na aula de discussão em pequenos grupos, o aluno deverá levar duas cópias com as respostas às questões acima:
uma será entregue ao professor e outra servirá para subsidiar o trabalho nos grupos;
As respostas deverão ser entregues nos formulários disponibilizados para cada área do conhecimento citada acima;
Nas discussões, as notas serão atribuídas a partir da apresentação dos relatores após a discussão em pequenos
grupos. A nota, a priori, será única a todos os membros do grupo. Nota diferenciada (para mais ou para menos)
poderá ser atribuída individualmente a partir da participação na discussão generalizada;
Não será permitida a reposição de quaisquer etapas do trabalho de Case;
Poderemos manter contato para possíveis esclarecimentos durante o trabalho através do e-mail:
[email protected]
CRONOGRAMA
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Sinopse do Case: 02.04.2014
Dissertação Argumentativa do Case: 28.04.2014