MÓDULO ATENDIMENTO – OPERACIONAL Sistema
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MÓDULO ATENDIMENTO – OPERACIONAL O módulo Atendimento, também chamado Operacional, tem por finalidade controlar o quadro de funcionários da Empresa. É através das aplicações (MOVIMENTAÇÕES) realizadas nele que os demais módulos do sistema terão parâmetros para exibir resultados e também dar continuidade ao gerenciamento das informações. É nele que alimentamos toda a rotina dos funcionários e é ele o responsável pela apuração do apontamento que será utilizado na geração de pagamento de extras, compra de benefícios, e faturamento de horas reforço. Sistema Neste menu, estão situadas algumas aplicações que vão desde configuração de tela até o fechamento da movimentação (ponto) como veremos a seguir: Calculadora – quando selecionado, o sistema irá exibir uma calculadora igual a existente no Windows. Configuração: 1. Relógio – quando selecionado, o sistema irá incluir no canto inferior direito da tela principal um relógio, exatamente sobre a barra de status do Windows 2. Linha Status – quando selecionado, o sistema exibirá no rodapé da tela principal uma linha que indica em qual processo estamos trabalhando e quais arquivos do sistema estão em utilização no momento Fechamento do Sistema – Embora o processo tenha o nome de Fechamento do sistema, esta rotina não indica que se selecionada o usuário irá SAIR do sistema. Esta rotina quando selecionada, o sistema exibirá a seguinte tela: A qual indica que o usuário realizará o fechamento da movimentação. IMPORTANTE: Esta rotina só poderá ser executada após o processamento de TODAS AS INFORMAÇÕES DO DIA, ou seja, somente efetuar o processo de fechamento do sistema após toda digitação das movimentações e HK Engenharia Alameda Olga, 422 – conjuntos 65-66 – Barra Funda – São Paulo – SP – CEP 01155-040 Tel: (11) 3667-7997 – www.hkengenharia.com.br – ® Todos os direitos reservados. suas devidas conferencias. Este processo também atualiza a rotina de contratação de funcionários existente no módulo Recursos Humanos. Uma vez realizado o processo do fechamento, não será possível fechar as movimentações do mesmo dia. Para sair do sistema (fechar o programa), utilize o atalho Alt+O, ou o caminho Menu Sistema, opção SAIR Cadastro Este menu tem por finalidade abrir o banco de dados do sistema para receber as informações dos funcionários, clientes e algumas tabelas do Operacional. Vale lembrar que as informações cadastradas nos módulos Recursos Humanos (para funcionários) e Contrato (para clientes) são compartilhadas aqui no módulo Operacional. Funcionário Neste menu, podemos visualizar os dados de todos os funcionários da empresa, lembrando que a alimentação das informações são provenientes do cadastro efetuado através do módulo Recursos Humanos. HK Engenharia Alameda Olga, 422 – conjuntos 65-66 – Barra Funda – São Paulo – SP – CEP 01155-040 Tel: (11) 3667-7997 – www.hkengenharia.com.br – ® Todos os direitos reservados. Após selecionar a opção funcionários, o sistema exibira a seguinte tela: Por ser um banco de dados, o sistema HK necessita de uma chave primária quando tratamos o cadastro de funcionários. Neste caso, chamamos nossa chave de RE (registro do empregado). A tela inicial do cadastro apresenta as seguintes informações: RE – Matrícula do funcionário Nome – Nome do funcionário Apelido – Nome descrito no crachá Avaliação Postura – Pontuação disciplinar Zona – Zona de residência do funcionário Filial – Onde o funcionário está registrado Cargo – Função ocupada Perfil – Descrição da função Adm / Demissão – Data de admissão / demissão Motivo – Motivo da demissão Turno – Turno de trabalho do funcionário Horário – Horário de trabalho Situação – Condição do funcionário Início / Fim – Data de início da situação Cliente/Posto/Empr. Lotação do funcionário. Área/Escala – Supervisão responsável e escala de trabalho Cód. Área - Grupo de escala Pos. Escala – Posição da folga do funcionário Férias / 1ª e 2ª experiência Aviso prévio e data término do aviso Reforço / Excedente / Treinamento Almocista / Folguista / Efetivo Plantão Data início de Cargo Atual Ainda existem informações importantes sobre funcionários: PROCESSO JURÍDICO – Selecionada, indica se o funcionário em questão moveu ação trabalhista contra a empresa; HK Engenharia Alameda Olga, 422 – conjuntos 65-66 – Barra Funda – São Paulo – SP – CEP 01155-040 Tel: (11) 3667-7997 – www.hkengenharia.com.br – ® Todos os direitos reservados. NÃO GERA DADOS PARA INTERFACE DE FOLHA – Selecionada, indica que o funcionário em questão não terá acréscimo de variáveis (extras e adicionais) em seus vencimentos. VINCULO PF – Tipo de vínculo para geração de arquivos da Polícia Federal e também para controle de apontamento. Podem ser de 4 tipos: 1. Operacional – Deve ser utilizado para todos os funcionários registrados em filial de segurança e que devem ser informados nos arquivos do SISEV ou GESP e que também devem ter o apontamento apurado (VIGILANTES, VSPP). 2. Operacional/Administrativo – Deve ser utilizado para todos os funcionários registrados em filial de serviços e em alguns casos na filial segurança. Indica a necessidade de controle do apontamento mas, os funcionários com este tipo de vínculo definido não figuram em arquivos do SISEV. 3. Sócio-diretor – Como o tipo já descreve, deverá ser utilizado para os sócios ou diretores da empresa. 4. Administrativo – Deve ser utilizado para os funcionários administrativos, que não requerem controle do apontamento. Não informa dados para Polícia Federal. - Demonstra os dados de filiação, endereço e documentação pessoal do funcionário - Demonstra os dados sobre exames admissionais, médicos e psicotécnicos. Dados sobre reciclagens e cursos de formação de vigilantes e documentação entregue para CNV. - O sistema permite que sejam gravadas fotos dos funcionários e estas imagens poderão ser utilizadas na confecção de crachás e fichas de registro de empregados - Demonstra os cursos extracurriculares dos funcionários, como por exemplo, cursos de idiomas, computação, etc. - Demonstra o aspecto disciplinar do funcionário, e também o histórico de férias e afastamentos. Pode também ser utilizada para controle de promoções. HK Engenharia Alameda Olga, 422 – conjuntos 65-66 – Barra Funda – São Paulo – SP – CEP 01155-040 Tel: (11) 3667-7997 – www.hkengenharia.com.br – ® Todos os direitos reservados. - Demonstra todos os postos em que o funcionário em questão esteve alocado (como efetivo ou folguista). O relatório também mostra as datas em que houve alterações de escalas (folgas ou horários de trabalho), apontando como data de início e término. - Habilita uma tela onde é possível localizar um funcionário ou ex-funcionário filtrando as informações como, por exemplo, sobrenome, ou por uma determinada região de domicílio, até mesmo por posto de serviço. - Emite um relatório de funcionários, listando por vínculo PF, turno, filial, permitindo que este relatório aponte um total de funcionários geral ou por filial de registro. - Demonstra uma relação de itens (uniformes) em poder do funcionários, os quais deverão ser devolvidos no momento da dispensa do funcionário. - Semelhante ao botão FOTO, o sistema permite o armazenamento da assinatura do funcionário. Disponível para empresas específicas. - Demonstra as informações de Conta-corrente/salário do funcionário em questão. - Exibe o cadastro dos dependentes do funcionário e também permite a inclusão deste tipo de informação no sistema, lembrando que são considerados DEPENDENTES, filhos e cônjuges. Enteados, companheiras, pais são tratados como agregados. - Neste botão, podem ser verificadas as informações sobre o registro do funcionário, como tipo de contratação, salários, escalas, e informações pertinentes à GEFIP, FGTS, documentação de estrangeiro ou habilitação profissional (CREA, CRM, CRP) HK Engenharia Alameda Olga, 422 – conjuntos 65-66 – Barra Funda – São Paulo – SP – CEP 01155-040 Tel: (11) 3667-7997 – www.hkengenharia.com.br – ® Todos os direitos reservados. - Este botão tem dupla função. Quando selecionado, o sistema exibe a mensagem: “DESEJA EFETUAR O CADASTRO DE CONTATO OU DOCUMENTAÇÃO (C/D) ?”, que consiste em: C – habilitará uma tela onde será possível cadastrar e consultar contatos do funcionário (pais, vizinhos, primos, amigos). D – quando selecionada a letra D, o sistema exibe uma outra mensagem “DESEJA IMPRIMIR CONTRATO DE EXPERIENCIA OU FICHA DE REGISTRO (C/F) ?”, representando C, a impressão ou visualização do Contrato de Trabalho a Título de Experiência, ou a Ficha de Registro de Empregado, a qual contém as informações de registro do funcionário, dados de filiação, endereço, etc. As informações constantes no cadastro de Funcionários que podem ser impressas são: FICHA DE LOCALIZAÇÂO, FICHA DE OCORRENCIA, CADASTRO DE FUNCIONARIOS e CONTRATO DE TRABALHO/FICHA DE REGISTRO. Para tanto, é necessário selecionar a impressora demonstrada pelo botão Clientes Neste menu, podemos visualizar os dados de todos os clientes da empresa, lembrando que a alimentação das informações são provenientes do cadastro efetuado através do módulo Contrato. É importante lembrar que embora operacionalmente tratemos cliente como posto, no sistema, devemos tratá-los da seguinte forma: Cliente – RESPONSÁVEL PELO CONTRATO Posto – LOCAL DA PRESTAÇÃO DE SERVIÇO HK Engenharia Alameda Olga, 422 – conjuntos 65-66 – Barra Funda – São Paulo – SP – CEP 01155-040 Tel: (11) 3667-7997 – www.hkengenharia.com.br – ® Todos os direitos reservados. Em seguida, o sistema exibirá a seguinte tela: Os botões indicados na tela representam: CAD. POSTOS – Indica o cadastro dos postos de serviço; FERIADOS – Indica os feriados que serão aplicados SOMENTE NESTE CLIENTE. NOVO – Permite o cadastro de um novo cliente EDITA – Permite a edição no nome do cliente selecionado Após selecionar o cliente desejado, e selecionar o botão CAD.POSTOS, e o sistema exibirá a seguinte tela: HK Engenharia Alameda Olga, 422 – conjuntos 65-66 – Barra Funda – São Paulo – SP – CEP 01155-040 Tel: (11) 3667-7997 – www.hkengenharia.com.br – ® Todos os direitos reservados. Para consultar as informações dispostas no contrato, selecione o botão ESPELHO DO CONTRATO, o qual apresentará informações cadastradas no módulo Contrato, ou seja, um resumo do que foi negociado com o cliente. Ao selecionar este botão, o sistema exibirá a seguinte tela: Na tela acima indica um resumo do que foi negociado com o cliente. Neste cliente a negociação do serviço foi de 01 Posto de vigilância 24hs, na escala 12x36. Ou seja, neste cliente alocaremos 01 vigilante 12hs diurnas na escala 12x36 e 01 vigilante 12hs noturnas na escala 12x36. HK Engenharia Alameda Olga, 422 – conjuntos 65-66 – Barra Funda – São Paulo – SP – CEP 01155-040 Tel: (11) 3667-7997 – www.hkengenharia.com.br – ® Todos os direitos reservados. Para iniciar os trabalhos neste Posto de serviço, o passo seguinte é definir a Jornada de Trabalho dos funcionários. Para isso, selecione o botão DEFINIÇÃO DE JORNADA. Considerando as informações dispostas no ESPELHO DO CONTRATO, o Operacional deverá apontar a equipe que irá trabalhar no posto selecionado. Ao clicar no botão indicado, o sistema exibirá a seguinte tela: Conforme descrito acima, a tela ao lado representa: # No campo Funcionários Contrato destacado em azul, indica quantos postos foram negociados. # No campo Funcionários Trabalho destacado em verde, quantos funcionários serão necessários para cobrir a escala negociada. Para escalas que tenham um folta, independe de ser 12x36, 2x1, 3x1, 4x1, 5x1, etc. usar a escala Inint. c/ 1 Folga. Deve gravar a jornada e se vai gravar o intervalo almoço. Caso tenha turno 2 ou que seja de 3 turnos, deve gravar nas telas abaixo. Dando continuidade ao exemplo especificado no ESPELHO DE CONTRATO acima, e conforme descrito na imagem, lembramos que embora a negociação aponte 1 funcionário, para elaboração da escala 12x36 serão necessários 2 funcionários (o que representa 1 efetivo para dias pares e outro para dias ímpares), o preenchimento da tela deverá obedecer o exemplo destacado na imagem. Para cada posto de serviço, podem ser definidos três tipos de escala diferentes. Definimos assim, mais uma particularidade operacional, que é a de escalas principais e escalas auxiliares. Na figura acima, vemos que em vermelho está destacado o campo onde definimos as escalas do posto. O primeiro campo disponível (correspondente à primeira escala) refere-se à escala principal. Os campos subseqüentes à direita, correspondem às escalas auxiliares. Após as modificações, clique no botão TELA ANTERIOR, em seguida no botão SALVA e saia deste menu. NOTA.: A nomenclatura de escalas disposta no sistema deverá ser considerada da seguinte forma: ININTERRUPTAS, FOLGAS FIXAS (Ininterrupta porque a escala não para. Folga Fixa, quando a folga do funcionário ocorre sempre no mesmo dia da semana) ou escalas de REVEZAMENTO ININTERRUPTA COM 1 FOLGA – Deverá ser utilizada para escalas onde o funcionário tem uma folga. 1x1 – Um dia de trabalho por um dia de folga; 2x1 – Dois dias de trabalho por um dia de folga 3x1 – Três dias de trabalho por um dia de folga 4x1 – Quatro dias de trabalho por um dia de folga 5x1 – Cinco dias de trabalho por um dia de folga 12x36 – da mesma forma que a escala 1x1, significa um dia de trabalho por um dia de folga ININTERRUPTA COM 2 FOLGAS – Deverá ser utilizada para escalas onde o funcionário tem duas folgas semanais. HK Engenharia Alameda Olga, 422 – conjuntos 65-66 – Barra Funda – São Paulo – SP – CEP 01155-040 Tel: (11) 3667-7997 – www.hkengenharia.com.br – ® Todos os direitos reservados. 2x2 – Dois dias de trabalho por dois dias de folga 4x2 – Quatro dias de trabalho por dois dias de folga 6x2 – Seis dias de trabalho por dois dias de folga FOLGAS FIXAS – Ocorre sempre que o funcionário folga em dias determinados. Em sua maioria, quando o funcionário folga aos finais de semana ou aos sábados / domingos. 5x2 – Geralmente quando a jornada ocorre de Segunda a sexta-feira. Pode contemplar ou não folgas aos feriados ESCALAS DE REVEZAMENTO – Ocorrem nos caso em que funcionários efetivos de um mesmo posto de serviço revezam aos finais de semana, em outras palavras, quando um dos efetivos folga aos sábados, o outro folgará aos domingos, e na semana seguinte acontece a troca da folga Outra atribuição de responsabilidade do Operacional é cadastrar jornadas diferenciadas e extensões de fim de semana. Estas duas situações são contempladas no botão JORNADA DIFERENCIADA Este botão tem como aplicação definir para contratos que possuem coberturas adicionais aos finais de semana, determinar as diferenciações de horários para diferentes dias da semana, e também tratar convocações para o plantão. Ao clicar neste botão, o sistema exibira a seguinte tela: HK Engenharia Alameda Olga, 422 – conjuntos 65-66 – Barra Funda – São Paulo – SP – CEP 01155-040 Tel: (11) 3667-7997 – www.hkengenharia.com.br – ® Todos os direitos reservados. No campo destacado em vermelho, podemos determinar no sistema como considerar a carga horária trabalhada aos SÁBADOS/DOMINGOS, se devem ser considerados como feriados ou sábados e domingos, quando ocorrerem FERIADOS aos finais de semana. Ou seja, se ocorrer um feriado aos finais de semana, como este feriado trabalhado deve ser tratado, (como feriado como sábado/domingo). Esta aplicação terá influencia direta em escalas de folgas fixas que contemplem folgas aos feriados. Ex. Se um funcionário trabalha numa escala 6x1com folgas aos domingos e feriados, e ocorrer um feriado num sábado, ao determinar ao sistema que considere a carga horária como feriado, este funcionário estará de folga no sábado e no domingo. Se determinar ao sistema que considere a carga horária como sábado/domingo, o funcionário em questão folgará apenas no domingo. O campo destacado em azul trata as extensões de final de semana. Da mesma forma que podemos ter postos de um, dois ou três turnos de serviço (pode ser definido como dia e noite, ou como manhã, tarde e noite). Em seguida, temos os campos onde podemos aplicar os horários de trabalho e no campo extensão, determinar quantos funcionários devem efetuar a cobertura destes postos. O campo destacado em verde, vemos ALTERAÇÕES DE HORÁRIOS DA PRIMEIRA ESCALA, a qual definimos no menu anterior. Estas aplicações dizem respeito a reduções de horários ou extensões de horários. Ex. Se um funcionário trabalha numa escala 6x1 com folgas aos domingos e feriados, numa jornada de 44hs semanais, sendo que de segunda a sexta feira, a jornada seja das 08:00 às 17:00hs e aos sábados, cumpra uma jornada de 04hs, basta apontar campo referente ao sábado o horário que corresponda a esta jornada. O campo seguinte, diz respeito às convocações ao plantão, as quais ocorrem quando temos um contrato onde o funcionário trabalha duas ou três vezes por semana, num determinado cliente. Para determinar esta condição, basta selecionar os dias em que o funcionário deve estar no plantão. O botão Endereço tem por finalidade exibir os endereços cadastrados para o posto referido, sendo possível consultar os endereços POSTAL (correspondência) ou LOCAL (prestação do serviço). O relacionamento do posto DEVE estar configurado como endereço LOCAL para que o sistema considere os feriados municipais cadastrados e assim possam ser pagos aos funcionários os feriados trabalhados e também para cobrança caso o contrato na contemple feriados. O botão Contato tem por finalidade exibir os contatos cadastrados para o posto. Estes contatos podem ser OPERACIONAIS (síndico, reitor, administrador) ou COMERCIAIS (Gerente Comercial, Administrador). O botão Ocorrência Posto tem por finalidade permitir o cadastro de todas as ocorrências do posto do cliente, as quais podem ser extraídas do livro de ocorrências ou levantadas em visitas da supervisão. HK Engenharia Alameda Olga, 422 – conjuntos 65-66 – Barra Funda – São Paulo – SP – CEP 01155-040 Tel: (11) 3667-7997 – www.hkengenharia.com.br – ® Todos os direitos reservados. O botão Procedimento de Posto tem dupla função. Ele permite que sejam cadastrados os Procedimentos que devem ser seguidos no posto, bem como as Atribuições dos efetivos no local de trabalho. Em outras palavras, através deste botão, inserimos no sistema as OBRIGAÇÕES do funcionário e a MANEIRA como deve cumpri-las. O botão Material Carga irá exibir uma lista com todos os materiais implantados no posto e previstos no Contrato. REFORÇOS Para movimentar funcionários para cobertura de reforços ou serviços extras, é necessário realizar os procedimentos: 1° - Cadastro do reforço: - Selecione o menu Cadastro e em seguida a opção Reforços. O passo seguinte é indicar o Cliente/Posto onde será realizado o serviço HK Engenharia Alameda Olga, 422 – conjuntos 65-66 – Barra Funda – São Paulo – SP – CEP 01155-040 Tel: (11) 3667-7997 – www.hkengenharia.com.br – ® Todos os direitos reservados. Feita a escolha do cliente/posto, clique no botão GERA REFORÇO. O sistema irá exibir uma tela onde deverão ser informada a data de realização do serviço, quem solicitou o serviço, a data de encerramento, o total de armas que deverão ser alocadas no evento e, principalmente o cargo negociado (o qual obrigatoriamente deve ser o mesmo que está cadastrado no Contrato) juntamente com o total de funcionários que serão utilizados para este serviço e jornada de trabalho, sendo possível determinar a freqüência do serviço extra . O campo seqüência indica se existe mais de um serviço extra cadastrado. IMPORTANTE: Enquanto a data de encerramento não for preenchida, o serviço extra estará vigente, gerando postos descobertos para o operacional. 2° Passo – COBERTURA/MOVIMENTAÇÃO HK Engenharia Alameda Olga, 422 – conjuntos 65-66 – Barra Funda – São Paulo – SP – CEP 01155-040 Tel: (11) 3667-7997 – www.hkengenharia.com.br – ® Todos os direitos reservados. Outro fator determinante para que o Faturamento enxergue estes reforços, é necessário que o motivo da movimentação seja tipo EXTRA/REFORÇO. Para descobrir se o motivo está configurado, verifique o seguinte: Selecione um funcionário que esteja na situação FOLGA e em seguida clique no botão movimenta. Após isto, selecione a situação de folga trabalhada, e quando o cursor aparecer no campo motivo, pressione ENTER. O sistema exibirá uma lista com todos os motivos disponíveis para movimentar o funcionário, conforme seqüência abaixo: HK Engenharia Alameda Olga, 422 – conjuntos 65-66 – Barra Funda – São Paulo – SP – CEP 01155-040 Tel: (11) 3667-7997 – www.hkengenharia.com.br – ® Todos os direitos reservados. Quando a tabela contém a mensagem INS INCLUI NOVOS REGISTROS, significa que é possível editar a tabela ou verificar os tipos das movimentações disponíveis. Assim, para checarmos a informação necessária, pressione INSERT. O sistema exibirá a seguinte tela: 3° Passo - IMPORTAÇÃO O próximo passo no processo é verificar algumas informações no módulo Faturamento. Assim, localize o cliente desejado e em seguida, clique no botão CAD. POSTOS para confirmar se os valores definidos para horas extras ou reforços estão cadastrados, de acordo com seqüência abaixo: - Selecione o cliente HK Engenharia Alameda Olga, 422 – conjuntos 65-66 – Barra Funda – São Paulo – SP – CEP 01155-040 Tel: (11) 3667-7997 – www.hkengenharia.com.br – ® Todos os direitos reservados. Indique o posto onde o serviço foi realizado e em seguida clique no botão funcionários HK Engenharia Alameda Olga, 422 – conjuntos 65-66 – Barra Funda – São Paulo – SP – CEP 01155-040 Tel: (11) 3667-7997 – www.hkengenharia.com.br – ® Todos os direitos reservados. Após clicar no botão funcionários, o sistema exibirá em tela, o cadastro do cargo negociado com o cliente. O passo seguinte é definir os valores a serem cobrados pela prestação dos serviços. Para isso, clique no botão CUSTOS. Selecionando o botão, o sistema exibirá a seguinte tela: Onde deverão ser definidos os valores de horas extras e reforços. Após a definição dos valores, volte para a tela do cadastro do cliente, onde será finalizado o processo. HK Engenharia Alameda Olga, 422 – conjuntos 65-66 – Barra Funda – São Paulo – SP – CEP 01155-040 Tel: (11) 3667-7997 – www.hkengenharia.com.br – ® Todos os direitos reservados. Para finalizar o processo, clique no botão EXTRA ou REFORÇO. Após a seleção, o sistema exibirá a seguinte tela: Onde deverá ser informado o cargo (de acordo com o que foi negociado e está cadastrado na tela do reforço – OPERACIONAL) e o período desejado. Assim o sistema permitirá a importação das horas realizadas como reforço ou extras neste cliente. HK Engenharia Alameda Olga, 422 – conjuntos 65-66 – Barra Funda – São Paulo – SP – CEP 01155-040 Tel: (11) 3667-7997 – www.hkengenharia.com.br – ® Todos os direitos reservados. CIDADES Ao selecionar este menu, o sistema exibirá em tela, as cidades cadastradas no sistema. Hoje, a tabela de cidades cadastradas no sistema contempla cerca de 90% dos municípios do Brasil, de acordo com o índice do IBGE. HK Engenharia Alameda Olga, 422 – conjuntos 65-66 – Barra Funda – São Paulo – SP – CEP 01155-040 Tel: (11) 3667-7997 – www.hkengenharia.com.br – ® Todos os direitos reservados. Esta tela contém as seguintes informações: No campo Cidade, temos a indicação do código do município para o sistema SAR. Também, temos disponíveis cinco campos para cadastro de feriados municipais. Este cadastro implicará diretamente no apontamento os funcionários, bem como, em alguns casos, também no faturamento da empresa. Por citar Faturamento, nesta tela também é possível cadastrar as alíquotas de ISS (Imposto Sobre Serviços), que corresponde ao recolhimento devido ao Município. No campo CÓDIGO IBGE, pode-se cadastrar o código do município de acordo com a tabela disposta no arquivo do IBGE. Entrada Antecipada Esta movimentação permite o lançamento de EXTRA-ENTRADA para os funcionários efetivos de determinado cliente-posto. Para isso, basta informarmos o RE do funcionário, e as informações sobre os horários de entrada e saída, bem como o motivo pelo qual o funcionário está realizando a cobertura como extra. Turnos de Serviço – Esta rotina permite o cadastro de turnos de serviço, os quais podem ser aplicados aos funcionários. Abaixo a tela que representa este recurso: HK Engenharia Alameda Olga, 422 – conjuntos 65-66 – Barra Funda – São Paulo – SP – CEP 01155-040 Tel: (11) 3667-7997 – www.hkengenharia.com.br – ® Todos os direitos reservados. Texto de carga Horária – Esta rotina permite que sejam cadastrados textos padrões, os quais poderão ser utilizados como modelos para o cadastro dos postos de serviço. Feriados – Através desta rotina, deverão ser cadastrados os feriados NACIONAIS. É importante lembrar aos usuários que os feriados nacionais FIXOS ( 1° de janeiro, 21 de abril, 1° de maio, 7 de setembro, 12 de outubro, 2 de novembro, 15 de novembro e 25 de dezembro) já estão cadastrados, ficando sob responsabilidade do usuário cadastrar os feriados nacionais MÓVEIS (Páscoa e Corpus Christi). Outro detalhe referente ao cadastro de feriados é que os feriados MUNICIPAIS deverão ser cadastrados no cadastro de cidades. Os feriados cadastrados nesta tela INFLUENCIARÃO TODOS OS CLIENTES CADASTRADOS. HK Engenharia Alameda Olga, 422 – conjuntos 65-66 – Barra Funda – São Paulo – SP – CEP 01155-040 Tel: (11) 3667-7997 – www.hkengenharia.com.br – ® Todos os direitos reservados. Cobertura de Almoço – Esta rotina permite que sejam criados postos de cobertura de almoço, estes para alocação dos chamados ALMOCISTAS. Devido necessidade de efetuar movimentações como faltas, atrasos e os mais diversos lançamentos para funcionários que exercem a função de almocistas, sem que estes tenham que ser recolhidos de seus grupos. O processo desta rotina deve seguir os seguintes passos: 1º Passo: Criar um novo cliente ao qual deverá ter selecionada a flag de “Cobertura de Almoço”, conforme demonstração na figura abaixo. 2º Passo: Os postos de serviços deverão ser cadastrados na tela de “Cadastro / Cobertura Almoço” conforme demonstração abaixo, seguido da programação de intervalo, como já era feito anteriormente: HK Engenharia Alameda Olga, 422 – conjuntos 65-66 – Barra Funda – São Paulo – SP – CEP 01155-040 Tel: (11) 3667-7997 – www.hkengenharia.com.br – ® Todos os direitos reservados. HK Engenharia Alameda Olga, 422 – conjuntos 65-66 – Barra Funda – São Paulo – SP – CEP 01155-040 Tel: (11) 3667-7997 – www.hkengenharia.com.br – ® Todos os direitos reservados. 3º Após a criação do posto de serviço para rendição de almoço, devemos implantar o funcionário no posto criado. O processo de implantação do funcionário no posto, seguirá o padrão de implantação de funcionário em um posto comum, através da rotina “Movimentação de funcionários” conforme demonstração abaixo: HK Engenharia Alameda Olga, 422 – conjuntos 65-66 – Barra Funda – São Paulo – SP – CEP 01155-040 Tel: (11) 3667-7997 – www.hkengenharia.com.br – ® Todos os direitos reservados. HK Engenharia Alameda Olga, 422 – conjuntos 65-66 – Barra Funda – São Paulo – SP – CEP 01155-040 Tel: (11) 3667-7997 – www.hkengenharia.com.br – ® Todos os direitos reservados. 4º Após a implantação do funcionário no posto de almocista, será possível efetuar todos os tipos de movimentações normalmente, ex: Faltas, atrasos, etc. Inclusive com coberturas. Itinerários – O sistema permite que sejam consultados os itinerários cadastrados no módulo BENEFÍCIOS. Não devemos cadastrar ou apagar registros de itinerários através do módulo Operacional. HK Engenharia Alameda Olga, 422 – conjuntos 65-66 – Barra Funda – São Paulo – SP – CEP 01155-040 Tel: (11) 3667-7997 – www.hkengenharia.com.br – ® Todos os direitos reservados. Os ITINERÁRIOS cadastrados são utilizados nos cálculos para pagamento do benefício VALETRANSPORTE Testes Operacionais – Esta rotina foi desenvolvida para que as empresas pudessem criar processos de controle de qualidade realizando testes com os funcionários. Desta forma é feita a apuração se o funcionário está executando corretamente os procedimentos padrão da empresa ou se existe alguma falha no processo. Procedimentos/Atribuições – Este menu permite o cadastro de itens que possam ser utilizados como parâmetro na elaboração de “Cartilha” de como o funcionário deverá exercer suas obrigações (Pastas de Postos) HK Engenharia Alameda Olga, 422 – conjuntos 65-66 – Barra Funda – São Paulo – SP – CEP 01155-040 Tel: (11) 3667-7997 – www.hkengenharia.com.br – ® Todos os direitos reservados. MOVIMENTAÇÕES O passo seguinte diz respeito às movimentações de funcionários. Toda e qualquer movimentação implica diretamente no salário do funcionário e também reflete no aspecto financeiro da empresa, uma vez que, ao movimentar um funcionário, o usuário está lidando com o dinheiro da empresa (o impacto da movimentação reflete nos módulos Benefícios, Faturamento e na Interface Folha de Pagamento). A primeira informação que o usuário irá preencher na tela de movimentações é a FILIAL. Abaixo veremos passo a passo como movimentar funcionários. Selecione a seguir o menu MOVIMENTAÇÃO, e a opção FUNCIONÁRIO, conforme imagem abaixo: Em seguida, o sistema exibirá a seguinte tela: HK Engenharia Alameda Olga, 422 – conjuntos 65-66 – Barra Funda – São Paulo – SP – CEP 01155-040 Tel: (11) 3667-7997 – www.hkengenharia.com.br – ® Todos os direitos reservados. Estes recursos serão utilizados sempre que os usuários não possuírem em mãos o RE do funcionário a ser movimentado. Após localizar o funcionário desejado, clique no botão MOVIMENTA HK Engenharia Alameda Olga, 422 – conjuntos 65-66 – Barra Funda – São Paulo – SP – CEP 01155-040 Tel: (11) 3667-7997 – www.hkengenharia.com.br – ® Todos os direitos reservados. Quando o cursor estiver na posição Situação, basta apertar a tecla ENTER e o sistema exibirá uma lista com todas as movimentações possíveis para o funcionário selecionado. As movimentações que envolvemos funcionários vão desde a efetivação (implantação) até o desligamento do funcionário. Por se tratar do apontamento dos funcionários, mesmo os lançamentos de afastamentos, demissões e férias são de responsabilidade do operador do módulo Operacional. Todas as movimentações disponíveis para realizarmos com os funcionários têm um código específico, informações que caso o usuário não tenha o conhecimento dos códigos das movimentações basta pressionar a tecla ENTER como exposto acima e o sistema listará as movimentações em ordem alfabética, bem como em todos os campos seguintes à movimentação, como por exemplo, a movimentação de efetivação de um funcionário. Exemplificando, para implantar um funcionário, o usuário deverá seguir os seguintes passos: 1- Informar a filial e o RE do funcionário a ser implantado; 2- Após a seleção do funcionário, clique no botão movimenta, representado por uma locomotiva; 3- Na tela seguinte (Situação), informe o código 10 – Implantação de Funcionário e pressione ENTER 4- Informe o cliente, posto e motivo da implantação (que podem ser desde uma efetivação até o remanejamento entre efetivos) 5- Selecione o turno, e em seguida, selecione MOVIMENTAÇÃO DEFINITIVA. O próximo passo é selecionar o tipo da escala exigida pelo Contrato e informe o horário de trabalho de acordo com o Contrato. Confirme a movimentação o que finalizará a primeira etapa do processo. O passo seguinte à implantação dos funcionários é a montagem dos grupos de escala, como vermos abaixo: Selecione o menu Cadastro e a opção Escalas de Serviço. Indique INCLUSÃO ESCALA. HK Engenharia Alameda Olga, 422 – conjuntos 65-66 – Barra Funda – São Paulo – SP – CEP 01155-040 Tel: (11) 3667-7997 – www.hkengenharia.com.br – ® Todos os direitos reservados. Ao informar inclusão de escala, o sistema apontará os campos FILIAL e DATA MOVIMENTAÇÃO Após a confirmação, o sistema irá exibir a seguinte mensagem: HK Engenharia Alameda Olga, 422 – conjuntos 65-66 – Barra Funda – São Paulo – SP – CEP 01155-040 Tel: (11) 3667-7997 – www.hkengenharia.com.br – ® Todos os direitos reservados. Vale lembrar aos usuários que as movimentações apontadas, devem seguir padrões. Os lançamentos de Faltas, Férias, Afastamentos, Reciclagens e Liberações devem ser seguidos por suas respectivas coberturas, do contrário, ocorrerão os chamados POSTOS DESCOBERTOS, os quais podem gerar possíveis descontos no Faturamento, impactando o resultado financeiro da empresa. Como acontece em toda rotina Operacional, o sistema também permite que funcionários de uma Filial realizem coberturas de postos de outras filiais da mesma empresa, como por exemplo, Vigilantes cobrindo Porteiros e vice-versa. Esta movimentação deverá ocorrer através do botão COB. ENTRE FILIAL, cuja seleção indicará a seguinte tela: Cujo conceito é o mesmo exposto na rotina de movimentação de funcionários. Este botão permite que o usuário cancele a ÚLTIMA MOVIMENTAÇÃO feita para o funcionário, caso o lançamento esteja incorreto. HK Engenharia Alameda Olga, 422 – conjuntos 65-66 – Barra Funda – São Paulo – SP – CEP 01155-040 Tel: (11) 3667-7997 – www.hkengenharia.com.br – ® Todos os direitos reservados. Este botão permite que sejam ajustados os horários de lançamentos de coberturas dos funcionários, pois na maioria das ocasiões, as coberturas devem seguir o mesmo padrão de horário dos postos de serviço. Este botão permite que sejam consultados os apontamentos do funcionário selecionado na movimentação. Ao selecioná-lo, o sistema exibirá o padrão de 30 dias para visualização, conforme a imagem abaixo: Este botão executará a confirmação dos funcionários em seus postos de serviço. Aplicável apenas para os clientes definidos com o tipo de confirmação de presença SIM e SIM COM FALTA. Este botão exibirá um relatório de todos os funcionários alocados em postos cuja confirmação de presença é obrigatória. O relatório contém as seguintes informações: Horário de entrada > Efetivo (RE e Nome) > Cliente > Posto > Hora Confirmação > Responsável pela Confirmação HK Engenharia Alameda Olga, 422 – conjuntos 65-66 – Barra Funda – São Paulo – SP – CEP 01155-040 Tel: (11) 3667-7997 – www.hkengenharia.com.br – ® Todos os direitos reservados. Este botão representa o primeiro passo de conferencia das informações cadastradas. É através deste botão que podemos verificar os postos vagos em razão da movimentação. As movimentações que resultam em postos descobertos são: • • • • • • Faltas sem cobertura ou retornos de falta não efetuados; Liberações de efetivos sem cobertura; Serviços extras ou reforços cadastrados sem a devida cobertura; Faltas de efetivos ou faltas de folguistas (estes em dia de trabalho no posto) Lançamentos de férias ou reciclagens sem as devidas coberturas; Recolhimento de efetivos sem cobertura ou encerramento do contrato Para checagem e conferencia do relatório de postos descobertos, o usuário deverá utilizar também os relatórios de FALTAS, PLANILHA DE COBERTURA e para complemento das informações a ESCALA DE SERVIÇO. Confirma Ponto - Esta rotina permite que sejam confirmados os funcionários alocados em postos cuja Confirmação de Presença (ENTRADA) está definida como SIM ou SIM COM FALTA no cadastro do cliente/posto. Também é através desta rotina que o usuário pode liberar o ponto bloqueado nos casos de atrasos na marcação do ponto para postos configurados como PONTO ELETRONICO. Ao selecionar este menu, o sistema exibirá a seguinte tela: Movimentação Antecipada - Nesta tela podemos efetuar lançamentos antecipados no sistema. Por sua vez, da mesma forma que na rotina de movimentações, o sistema permite que sejam emitidas as cartas de coberturas para as movimentações que necessitem coberturas, como por exemplo, um lançamento de Falta, requer uma cobertura. Para tanto devemos clicar “Flag” Emite carta de cobertura e posteriormente informar a Filial, Início da cobertura, RE di funcionário que realizará a HK Engenharia Alameda Olga, 422 – conjuntos 65-66 – Barra Funda – São Paulo – SP – CEP 01155-040 Tel: (11) 3667-7997 – www.hkengenharia.com.br – ® Todos os direitos reservados. cobertura, Situação – se o lançamento corresponde a uma FT ou Convocação, Cliente e Posto onde existe a ausência (posto descoberto) e por fim, o Motivo que ocasionou o lançamento. O sistema permite verificar todos os lançamentos executados nessa tela, através de relatórios, sendo possível utilizar os seguintes filtros: Período, Filial, Situação, Turno e Ordem. Após definição dos filtros basta clicar no Botão situações e definimos se o relatório será apresentado em tela ou impresso, cabendo ao usuário informar qual o tipo de geração Convocação Plantão - Esse Botão abre a tela Convocação Plantão, com o qual convocamos dos funcionários do Plantão a trabalhar em data estabelecida, sendo necessário definir a Data, Filial, Turno, Tipo e também RE e Nome. HK Engenharia Alameda Olga, 422 – conjuntos 65-66 – Barra Funda – São Paulo – SP – CEP 01155-040 Tel: (11) 3667-7997 – www.hkengenharia.com.br – ® Todos os direitos reservados. Programação de Férias - Esta rotina permite que sejam realizadas programações de férias (se trabalhadas ou em descanso), uma vez que possuímos a informação vinda do departamento pessoal onde são indicados os funcionários que deverão sair de férias no próximo período, considerando o período aquisitivo de férias. Ao utilizar esta rotina, também é possível informar além do funcionário que gozará férias (descanso) a devida cobertura férias durante o período. Vale lembrar que para férias trabalhadas não é necessário informar a cobertura de férias Programação de Reciclagem – Semelhantemente a rotina de Programação de Férias, esta rotina permite que sejam realizadas programações de reciclagens da formação de vigilantes, uma vez que possuímos a relação dos funcionários que deverão reciclar o curso de formação de Vigilantes. Também é possível programar as devidas coberturas das reciclagens dos funcionários. HK Engenharia Alameda Olga, 422 – conjuntos 65-66 – Barra Funda – São Paulo – SP – CEP 01155-040 Tel: (11) 3667-7997 – www.hkengenharia.com.br – ® Todos os direitos reservados. Cancelamento de Ocorrência – Esta rotina permite retornar um funcionário que esteja erroneamente em uma situação definida, como por exemplo, falta ou aviso prévio. O retorno do funcionário através desta rotina também irá cancelar todos os registros na ficha de ocorrências decorrentes do lançamento equivocado. Para utilizar esta rotina basta proceder da seguinte forma: Definir Filial e turno, RE, Retorno (Situação em que se encontra), Início da ocorrência e definir Fim (que deve ser igual à data da movimentação nos casos de retorno do aviso prévio) e Confirmar a operação. Lançamento de Extras - Esta tela permite que sejam apontados lançamentos de Extras (Extensões de horários ou Antecipações do horário de entrada). Para tanto é necessário, Definir RE, Data da Movimentação, o Tipo do Lançamento e principalmente o Motivo gerador do lançamento. HK Engenharia Alameda Olga, 422 – conjuntos 65-66 – Barra Funda – São Paulo – SP – CEP 01155-040 Tel: (11) 3667-7997 – www.hkengenharia.com.br – ® Todos os direitos reservados. Correção de Apontamento – Esta rotina permite ao usuário efetuar correções dos Apontamentos dos funcionários efetivos e Plantonistas, para tanto devemos: Definir o RE e Data da Movimentação para acertarmos os lançamentos devemos clicar no Botão Edita. Para criarmos um Ponto devemos clicar no Botão Novo. Temos também a possibilidade de Trocarmos todas as situações em determinada período, clicando no Botão Troca Período, aparecerá a tela Ajuste Período, definimos o Período e o item a ser ajustado. Podemos gerar Ficha de Presença, bastando clicar no Botão Ficha de Presença e definir logo acima do Botão o Período, aparecerá a pergunta. Deseja Visualizar, Imprimir ou Gerar Arquivo em excel: (V/I/A). Podemos definir se queremos Visualizar ou Imprimir clicando nos botões Vídeo / Impressora. Por representar um poder muito grande sobre a informação, é aconselhável que qualquer alteração do apontamento dos funcionários somente seja processada após comunicado formal, através de e-mail de um superior imediato ou mediante aprovação da diretoria. HK Engenharia Alameda Olga, 422 – conjuntos 65-66 – Barra Funda – São Paulo – SP – CEP 01155-040 Tel: (11) 3667-7997 – www.hkengenharia.com.br – ® Todos os direitos reservados. Caixa - Esta tela permite que seja criado e controlado o “caixinha” do Operacional, este utilizado para reembolso de despesas de baixo valor ou disponibilização de VT’s para coberturas, exigindo sempre a devida prestação de contas entre o Operacional e o Financeiro. Troca Filial do Posto – Esta rotina deverá ser utilizada para troca de filial do posto, de acordo com alterações contratuais, considerando o grupo da Empresa. Para realizar estas alterações, informe o Cliente e Posto, e em seguida a filial de origem no campo Código Atual e filial de destino no campo Código Novo. HK Engenharia Alameda Olga, 422 – conjuntos 65-66 – Barra Funda – São Paulo – SP – CEP 01155-040 Tel: (11) 3667-7997 – www.hkengenharia.com.br – ® Todos os direitos reservados. RELATÓRIOS Neste menu, contemplam-se os resultados de todas as informações cadastradas no módulo Operacional (ATENDIMENTO). O menu divide-se nas seguintes categorias: • Funcionários • Supervisão • Gerais • Acompanhamento • Caixa • Ordem de Serviço RELATÓRIOS DE FUNCIONÁRIOS Situação: Irá demonstrar a situação atual do funcionário com a data de movimentação de funcionário em aberto. Podendo ser utilizado vários filtros para pesquisa. Retorno Funcionário: Irá demonstrar os funcionários que estão na situação de INSS, Férias e Suspensão e suas respectivas datas de retorno. Sendo que para o INSS a data vem em branco, pois não é possível saber a data em que o funcionário irá retornar. Direito Férias: Demonstra o direito elegível de férias de todos os funcionários. Tendo como base o campo de direito a férias, localizado no cadastro de funcionários. Se quiser saber em um determinado período quem estará com direito a férias é só utilizar o filtro. Abandono de Emprego: Demonstra os funcionários faltantes a um determinado numero de dias. Tendo como conceito fixar 30 dias, mas poderá ser utilizado de acordo com a necessidade do usuário. OBS: Funciona apenas se o funcionário estiver faltando consecutivamente, caso seja lançado à falta diariamente o sistema não consegue controlar. Ficha de Presença: Irá demonstrar os apontamentos dos funcionários, retroativos a data da movimentação. Independente do cliente ou situação do funcionário. Tendo vários filtros que auxiliarão na pesquisa. HK Engenharia Alameda Olga, 422 – conjuntos 65-66 – Barra Funda – São Paulo – SP – CEP 01155-040 Tel: (11) 3667-7997 – www.hkengenharia.com.br – ® Todos os direitos reservados. Demitidos: Demonstra todos os funcionários demitidos, tendo vários filtros para pesquisa como por exemplo o período. Admitidos/Experiência: Neste relatório o sistema gera uma pergunta, deseja relatório de Admissão ou período de experiência (A/E)?. Caso seja selecionado o período de experiência ele irá gerar outra pergunta, Considera experiência do cadastro de funcionários ou limite de dias na tela do relatório (F/R)? a) Relatório de admissão: Gera uma relação com os funcionários admitidos. Este relatório permite pesquisar quantos funcionários foram admitidos dentro de um determinado período e demais filtros auxiliares. b) Relatório de Experiência, considerando o cadastro de funcionários: Demonstra os funcionários que estarão no período de experiência, definido no cadastro de funcionários. Sendo que para melhor resultado é necessário selecionar o período de analise. c) Relatório de Experiência, considerado o limite dias na tela do relatório: Demonstra os funcionários que estarão no período de experiência, definido pelo numero de dias informado pelo usuário na tela. Sendo que para melhor resultado é necessário selecionar o período de analise. Cargos: Gera uma relação de todos os funcionários por ordem de cargo. Funcionário Sem Escala: Neste relatório o usuário terá duas opções: a) Não utilizando filtro de período: O sistema demonstra os funcionários que estão sem escala com a data de movimentação em aberto. OBS: O acerto da escala deverá ser efetuado na tela de definição de escalas de serviço. b) Utilizando o filtro de período: o sistema irá verificar os funcionários que estão sem escala com a data retroativa a data de movimentação. OBS: A correção da escala deverá ser efetuada na tela de correção de apontamento. Aviso Prévio: Demonstra os funcionários que estão na situação de aviso prévio e qual o período. HK Engenharia Alameda Olga, 422 – conjuntos 65-66 – Barra Funda – São Paulo – SP – CEP 01155-040 Tel: (11) 3667-7997 – www.hkengenharia.com.br – ® Todos os direitos reservados. Plantão: Demonstra os funcionários que estão no plantão e qual a situação com a data de movimentação em aberto, sendo dividido em duas formas: a) Situação: Demonstra por ordem de situação os funcionários disponíveis no plantão. Ex. Falta (todos os funcionários). b) Zona: Demonstra todos os funcionários disponíveis no plantão, por zona de moraria. Ex: Norte, Sul, Leste e Oeste. Dados Cadastrais: Irá demonstrar os dados cadastrais dos funcionários da empresa ou informações sobre dados bancários. Sendo dividido em duas formas: a) Relatório de Dados Cadastrais: Gera um relatório com todos os dados cadastrais dos funcionários. b) Relatório de Dados Bancários: Gera um relatório com os dados bancários dos funcionários. Sendo que pode ser visualizados os funcionários que estão com os dados bancários completos ou pendentes em alguma informação. Relação de Efetivos: Gera um relatório com todos os efetivos em seus respectivos postos, utilizando uma quebra por cliente e posto. Caso não seja utilizada a data o sistema irá posicionar as informações com a data de movimentação em aberto. Ao informar o período de análise, o sistema irá demonstrar todos os funcionários que passaram por aquele posto dentro daquele período, demonstrando a data de entrada e saída do funcionário. RELATÓRIOS SUPERVISÃO Endereço de Cliente: Gera um relatório com os dados cadastrais do posto de serviço, informando a carga horária vendida e o contato operacional do posto. Áreas de Supervisão: Gera um relatório com o nome dos funcionários e seus respectivos postos de serviço, o qual permitirá ao Supervisor Operacional protocolar a entrega de hollerith’s e de benefícios como vt, vr, cb etc..., e também a emissão de uma listagem para checagem de área. HK Engenharia Alameda Olga, 422 – conjuntos 65-66 – Barra Funda – São Paulo – SP – CEP 01155-040 Tel: (11) 3667-7997 – www.hkengenharia.com.br – ® Todos os direitos reservados. Escala de Serviço: É um dos poucos relatórios do sistema que exige a utilização do filtro FILIAL. Exibe em relatório a escala mensal de todos os funcionários, possibilitando a visualização dos dias de folgas dos funcionários ou os dias trabalhados, que poderá ser fixado no posto de trabalho do funcionário. Também possibilita a visualização de grupos de escala que contam com folguistas excedentes no posto ou as escalas que apresentam faltas de efetivos ou folguistas. Convocação de SDF (Sexta, Sábado, Domingos e Feriados): Demonstra todas as convocações programadas para o final de semana, incluindo a sexta. O sistema informa o horário que necessitará de cobertura e disponibiliza uma linha para ser informado manualmente o funcionário que irá efetuar a cobertura. Neste relatório podemos visualizar as coberturas contratuais para os finais de semana e feriados. Etiqueta de Funcionário: Gera a etiquetas que irá ser fixada no cartão de ponto dos funcionários. Sendo que antes de utilizar a empresa deverá verificar se a etiqueta já foi configurada. Caso não tenha sido, a empresa deverá enviar o modelo da etiqueta e as informações que deverão sair na etiqueta. Ocorrência: Ao clicar no botão o sistema emite uma pergunta: Ocorrência ou Restrição de Implantação (O/R)? a) Ocorrência: Gera um relatório com todas as ocorrências disciplinares do funcionário. (Ex. Falta, Suspensão, Férias, Inss, etc...) b) Restrição de Implantação: Gera um relatório demonstrando os funcionários que estão impedidos de realizar coberturas ou serem implantados num determinado cliente. A restrição de implantação deverá ser cadastrada através do módulo Disciplina. Etiqueta de Posto: Gera a etiqueta com os dados cadastrais do cliente, o qual poderá ser utilizado para envio de documentação ao cliente. Obs: O endereço relacionado neste cliente e o do posto de serviço. Sendo que antes de utilizar a empresa deverá verificar se a etiqueta já foi configurada. Caso não tenha sido, a empresa deverá enviar o modelo da etiqueta e as informações que deverão sair na etiqueta. HK Engenharia Alameda Olga, 422 – conjuntos 65-66 – Barra Funda – São Paulo – SP – CEP 01155-040 Tel: (11) 3667-7997 – www.hkengenharia.com.br – ® Todos os direitos reservados. Previsão de Troca de Uniforme: Ao clicar neste botão o sistema irá solicitar que o usuário informe se a definição será por período (o qual será informado pelo usuário) ou Data base para analise dos itens vencidos. a) Período: O sistema irá habilitar o período de analise para identificar os uniformes que estarão com a validade ultrapassada. b) Data base para analise dos itens vencidos: O sistema irá demonstrar os funcionários que estarão com a validade ultrapassada de seus uniformes em uma data especifica, o qual foi definido pelo usuário. Endereço de Funcionário: Irá demonstrar por área de supervisão o endereço dos funcionários. Escala de Semanal: Gera um relatório semanal com a situação diária de todos os funcionários, disponibiliza as datas por colunas o qual poderá ser efetuado o controle por parte do supervisor no próprio relatório. Da mesma forma que a escala mensal, o preenchimento do campo Filial também é obrigatório Cartão de Ponto: Gera o cartão de ponto dos funcionários com os apontamentos de acordo com sua movimentação mensal. Vale lembrar que as movimentações com a descrição de CASH não serão contempladas no cartão de ponto do funcionário. Almocista: Gera um relatório informando a programação dos almocistas. Vale lembrar que antes da visualização do relatório, os funcionários que exercem a função de almocista deverão estar cadastrados e com a devida programação de coberturas. RELATÓRIO GERAL Espelho de Posto: Demonstra por cliente a carga horária vendida e informa os funcionários que estão alocados no cliente/posto. HK Engenharia Alameda Olga, 422 – conjuntos 65-66 – Barra Funda – São Paulo – SP – CEP 01155-040 Tel: (11) 3667-7997 – www.hkengenharia.com.br – ® Todos os direitos reservados. Implantação/Encerramento: Demonstra os postos que foram implantados e encerrados. Tendo a opção de visualizar por período. Reforços: Demonstra os reforços que foram cadastrados ou realizados. Sendo que ao clicar no botão o sistema gera a seguinte pergunta: Reforços Realizados ou Cadastrados (R/C)? a) Reforços Realizados: Demonstra os reforços que foram realizados e relaciona o funcionário que executou o serviço. b) Cadastrado: Demonstra os reforços cadastrados, o qual foi solicitado pelo cliente. Planilha Operacional: Gera um gráfico com varias situações operacionais. Sendo que o usuário deverá definir os dados que sairão no gráfico. Sindicância Efetivo: Ao clicar neste botão o sistema gera uma pergunta: Relatório Sindicância ou Relação de Efetivo (S/E)? a) Relatório Sindicância: Demonstra os funcionário que trabalharam em um determinado cliente/posto juntamente com o horário executado. b) Relação Efetivo: Demonstra por período os funcionários que trabalharam no cliente posto e adiciona as informações de cargo, rg e pis. Funcionário Transito: Demonstra em uma data futura da movimentação os funcionários que estarão de Folga, Trabalho, Excedente ou Geral. Carga Horária: Demonstra por cliente/posto a carga horária vendida e demonstra os funcionários que estão alocados no posto, juntamente com a escala horário de trabalho e a jornada realizada no período (caso tenha sido filtrado um período). HK Engenharia Alameda Olga, 422 – conjuntos 65-66 – Barra Funda – São Paulo – SP – CEP 01155-040 Tel: (11) 3667-7997 – www.hkengenharia.com.br – ® Todos os direitos reservados. Projeção Carga Horária: Projeta em uma data futura a movimentação, o total de horas trabalhadas dos funcionários dentro de um período selecionado. O sistema permite que o usuário informe a base da carga horária mensal dos funcionários para efetuar uma prévia de Extras, Horas não faturadas e Dsr. Postos descobertos: Ao clicar nesse botão o sistema gera uma pergunta: Deseja postos descobertos por falta de folguista (S/N) ? a) Com a Opção Sim: O sistema irá verificar os postos que ficaram descobertos por ausência de folguista, anterior a data de movimentação. b) Com a Opção Não: O sistema irá verificar os postos que ficaram descobertos por ausência de efetivo, anterior a data de movimentação. Distribuição de Efetivos: Ao solicitar a visualização ou impressão deste relatório o sistema gera uma pergunta: Deseja funcionários em efetivos ou contratos (E/C)? a) Funcionários em Efetivo: O sistema verifica o numero estabelecido de funcionários de trabalho fixado no cadastro de postos, demonstra o total de folguista utilizado pelo operacional e gera um total informando a demanda necessária para operacionalizar o cliente. b) Contratos: O sistema verifica o numero estabelecido de funcionários em contrato, definido no cadastro de postos e soma ao numero de folguista utilizados no cliente e gera um total informando a demanda necessária para operacionalizar o cliente, baseando em informações contratuais. Ocorrência de Posto: Demonstra as ocorrências cadastradas no cliente/posto e informa a situação da mesma que pode ser pendente, concluída ou todos. Alteração Contratual: Demonstra as alterações contratuais que houve no cliente/posto, sendo elas implantação, alteração ou enceramento. HK Engenharia Alameda Olga, 422 – conjuntos 65-66 – Barra Funda – São Paulo – SP – CEP 01155-040 Tel: (11) 3667-7997 – www.hkengenharia.com.br – ® Todos os direitos reservados. Proced. Atribuições: Demonstra os procedimentos e atribuições definidos no cadastro de posto para o cliente/posto. Lembrando que a atribuição e referente ao funcionário e o procedimento são normas internas estabelecidas pelo cliente à serem executadas. Sendo que este relatório poderá ser fixado no cliente/posto RELATÓRIOS DE ACOMPANHAMENTO Detalhe Carg. Horária: Ao clicar neste botão o sistema gera uma pergunta, questionando ao usuário se deseja ou não descontar o intervalo de refeição da carga horária (S/N)? (Fica a critério do usuário a opção) Após selecionar uma opção o sistema irá demonstrar por cliente/posto a carga horária dia, informando em três colunas o que é horas normais, excedentes e treinamento. Func. Escala: Ao solicitar a visualização deste relatório o sistema irá gerar uma pergunta: Demonstra Escala do Funcionário ou Diferença Escala Admissão (E/D)? a) Opção Escala do Funcionário: Irá demonstrar todos os funcionários com quebra por escala, cliente/posto e carga horária. Tendo como opção selecionar uma escala em especifico. b) Opção Diferença Escala Admissão: Demonstra os funcionários que foram contratados para trabalhar em uma escala especifica, porém foram alocados em outra escala, diferente da admissão. A escala de admissão é informada no cadastro de funcionários, botão dados folha. Relação Cobertura: Demonstra todas as movimentações efetuadas e qual usuário as movimentou. Sendo que se não filtrar a data, o sistema busca a última informação da movimentação de funcionários. Planilha Cobertura: Demonstra todas as movimentações que terão que ser executadas no turno diurno e noturno. Demonstrando também os funcionários que estarão a disposição do HK Engenharia Alameda Olga, 422 – conjuntos 65-66 – Barra Funda – São Paulo – SP – CEP 01155-040 Tel: (11) 3667-7997 – www.hkengenharia.com.br – ® Todos os direitos reservados. plantão, excedente e treinamento. Podendo ser aproveitado em uma eventual emergência. Funciona apenas para empresa que movimenta o sistema 24horas On Line. Sobra Plantão: Demonstra todos os funcionários que estão na situação de sobra, podendo ser visualizados os funcionários na situação de excedente e treinamento. O qual poderão ser aproveitados em uma eventual emergência. Caso não seja selecionado a data o sistema demonstrará o resultados do plantão com a movimentação em aberto. Produtividade Plantão: Demonstra em uma visão gerencial todas as ocorrências com os funcionários na situação efetivo e plantão. Onde disponibiliza uma segunda pagina com os funcionários do plantão. Caso não seja selecionado uma data o sistema irá demonstrar a situação com o sistema em aberto. Na seleção de uma data especifica, o sistema gera uma pergunta, visualiza dados históricos (S/N)? a) Com a opção SIM: O sistema irá incluir no resultado os apontamentos alterados pela correção de apontamento. b) Com a opção NÃO: O sistema não ira demonstrar no resultado os apontamentos alterados pela correção de apontamento. Movimentação, Motivo: Demonstra todos os lançamentos e seus respectivos motivos, podendo ser filtrado um motivo especifico. Ex: Cobertura de Falta. Movimentação, Resumo: Demonstra um resumo por dia de todas as situações que houveram. Analise de Falta: Ao clicar neste botão o sistema gera uma pergunta: Analise de Falta ou Indicadores (A/I)? a) Ao selecionar Analise de FALTA: o sistema demonstra todas as situações de falta injustificada, justificada, abonada e suspensão. Sendo que as faltas justificadas e abonadas deverão ser cadastradas no modulo disciplina. HK Engenharia Alameda Olga, 422 – conjuntos 65-66 – Barra Funda – São Paulo – SP – CEP 01155-040 Tel: (11) 3667-7997 – www.hkengenharia.com.br – ® Todos os direitos reservados. b) Ao selecionar INDICADORES: O sistema irá solicitar o motivo de demissão para avaliar qual a rotatividade de funcionários na empresa (turn over) e indicar um percentual sobre as faltas. Analise de Extra: Ao solicitar a visualização ou impressão o sistema irá gerar uma pergunta: Sintético (S/N)? a) Ao selecionar Não: O sistema irá demonstrar todos os tipos de extras e ft’s indicando o funcionário que as executou. b) Ao selecionar Sim: O sistema irá demonstrar os tipos de extras e ft’s, porém não irá demonstrar o funcionário. Relação Sindicato: Demonstra por sindicato todos os funcionários relacionados a ele. Tendo a opção de selecionar um sindicato especifico. Confronto Contr X Oper: Ao clicar no botão o sistema gera a seguinte pergunta: Deseja visualizar o relatório de critica Oper X Cont Analítico / Sintético (A/S)? a) Ao selecionar Analítico: o sistema irá demonstrar de maneira detalhada o quadro vendido em contrato e o que esta sendo executado no operacional. b) Ao selecionar Sintético: o sistema gera um resumo do contrato sobre o operacional. Tendo em vista que mesmo que não haja inconsistências o sistema irá demonstrar. Confirmação de Posto: CAIXA OPERACIONAL Saldo – Exibe o saldo do Caixa Operacional HK Engenharia Alameda Olga, 422 – conjuntos 65-66 – Barra Funda – São Paulo – SP – CEP 01155-040 Tel: (11) 3667-7997 – www.hkengenharia.com.br – ® Todos os direitos reservados. Extrato – Semelhantemente a um extrato bancário, este relatório exibe as movimentações dos valores disponíveis no caixa e as devidas prestações de conta. Coberturas – Este relatório indica para quais funcionários foi disponibilizado valor em moeda corrente ou VT para reembolso de transporte, muito utilizado para movimentações que envolvem a convocação ou a FT. Pendência – Este relatório indica as pendências de notas fiscais ou comprovantes de despesas, pra fechamento do Operacional X Financeiro. Relatório Ordem de Serviço: Gera um documento de implantação, alteração ou encerramento de um determinado cliente/posto. Sendo que a liberação deste documento é feita pelo módulo contratos. O qual os usuários poderão visualizar diariamente se há algum documento gerado na data em questão. Para isso basta selecionar o período informando a data atual. Estação em Edição: O sistema gerará um Relatório com a relação das máquinas que estão com telas abertas do Módulo Operacional que bloqueiam o fechamento, por exemplo: enquanto o usuário 1 está tentando realizar o fechamento o usuário 2 está com a tela de movimentação de funcionários aberta realizando algum movimento, então o sistema aguardar o usuário 2 sair da tela para concluir o fechamento, com isso, o fechamento demora mais para concluir. O usuário poderá gerar este relatório antes de iniciar o fechamento, pois assim, poderá solicitar aos usuários que saiam das telas ou do sistema, pois assim, o fechamento será mais rápido. HK Engenharia Alameda Olga, 422 – conjuntos 65-66 – Barra Funda – São Paulo – SP – CEP 01155-040 Tel: (11) 3667-7997 – www.hkengenharia.com.br – ® Todos os direitos reservados. Avaliação - Módulo Operacional Cadastros 1 – No menu Cadastro, opção Funcionários, onde podemos obter informações sobre o histórico disciplinar dos funcionários e de onde vêm as informações? _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ 2 – No menu Cadastro, opção Funcionários, para que servem as informações VINCULO P.F e NÂO GERA DADOS PARA FOLHA? _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ 3 – No menu Cadastro, opção Clientes, como podemos classificar a relação Cliente x Posto? _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ 4 – No menu Cadastro, opção Clientes, para que serve a JORNADA DIFERENCIADA? _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ Movimentação 5 – No menu Movimentações, opção Funcionários, quais são os requisitos básicos para a alocação de um funcionário? _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ 6 – No menu Movimentações, opção Funcionários, quais são os requisitos básicos para o lançamento da movimentação Folga Trabalhada? _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ HK Engenharia Alameda Olga, 422 – conjuntos 65-66 – Barra Funda – São Paulo – SP – CEP 01155-040 Tel: (11) 3667-7997 – www.hkengenharia.com.br – ® Todos os direitos reservados. 7 – Quais as conseqüências resultantes de uma Falta? _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ 8 – Quais os relatórios iniciais para conferencia das movimentações? _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ 9 – Em qual momento da rotina diária é possível realizar a rotina do Fechamento do Sistema? _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ 10 – Sugira pontos para melhoria de nosso treinamento. _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ HK Engenharia Alameda Olga, 422 – conjuntos 65-66 – Barra Funda – São Paulo – SP – CEP 01155-040 Tel: (11) 3667-7997 – www.hkengenharia.com.br – ® Todos os direitos reservados.
