Secretaria da Fazenda do estado da Bahia: um case de transformação

VII Congreso Internacional del CLAD sobre la Reforma del Estado y de la Administración Pública, Lisboa, Portugal, 8-11 Oct. 2002
Secretaria da Fazenda do estado da Bahia : um case de transformação organizacional
através da Tecnologia da informaçao
Carlos Roberto Soares Souza
1. HISTÓRIA E EVOLUÇÃO
Até o ano de 1991 a utilização da Tecnologia da Informação na Administração das Finanças
Públicas no Estado da Bahia era extremamente limitada e restrita.
A infra-estrutura predominante era em ambiente centralizado, utilizando-se de um mainframe
da Companhia de Processamento de Dados do Estado – PRODEB, complementada através
de terminais e emulação por parte de micros PC-XT equipados com placas “hirma”.
Os poucos sistemas de informação em uso eram apenas para processos operacionais
básicos tais como cadastro, arrecadação e contabilidade. Simultaneamente havia um baixo
grau de interação com o usuário interno e nenhuma relação com o cliente/contribuinte, como
conseqüência era notável a lentidão na resposta às demandas mais comuns, podemos citar
como exemplo que a emissão de uma simples certidão negativa de débito levava mais de 15
dias para ser entregue ao contribuinte. O “fechamento” das contas somente se dava cerca de
60 dias após o encerramento do mês, não havia qualquer sistema de controle sobre autos de
infração e inexistiam sistemas gerenciais. Em resumo haviam alguns “terminais burros” e uns
poucos microcomputadores para algumas funções gerenciais através do uso de planilhas.
Para completar a equipe não possuía instrumentos que permitissem uma visão abrangente
do contribuinte – visto apenas como um “pagador de impostos”.
Nessa época, o Governo do Estado da Bahia iniciou um processo de ajuste com o intuito de
“arrumar a casa” e buscar o equilíbrio das contas públicas, tornando-se um dos primeiros
estados a atingir as metas de equilíbrio fiscal. Os primeiros passos dados nesse sentido
foram: a consolidação do sistema de arrecadação – que propiciou um controle efetivo sobre
as receitas tributárias; o estabelecimento de convênios com a rede bancária para a obtenção
de informações mais precisas sobre os pagamentos efetuados por contribuintes, bem como o
recebimento desses recursos em um prazo máximo de 72 horas após o pagamento; o
desenvolvimento de um sistema para controle tributário e dos parcelamentos efetuados; a
criação de uma “conta única” para onde passou a converter todos os recursos e pagamentos
efetuados pelo estado, permitindo uma melhor rentabilidade dos investimentos e maior
controle sob os gastos públicos.
Tal processo, deflagrado no início da década, veio a consolidar-se a partir de 1995 com a
criação do Planejamento e Gerenciamento de Mercado (PGM) que consiste na segmentação
dos principais contribuintes e criação de gerências especializadas por setor econômico,
implantando uma nova sistemática tendo como base uma visão global de negócios e um
modelo de gestão fundamentado em resultados e meritocracia. Para atender a essa nova
sistemática foi desenvolvido o sistema gerencial de monitoramento da arrecadação tributária
dos maiores contribuintes do estado, inserindo uma nova filosofia de trabalho que consiste
no acompanhamento da arrecadação e no planejamento da fiscalização através das
gerências especializadas, focando a atenção nos principais contribuintes, potenciais
geradores de arrecadação e definindo estratégias diferenciadas de atuação por segmento.
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A partir do momento em que foi detectada a necessidade de utilização de ferramentas mais
modernas – tendo como enfoque o aumento da capacidade de arrecadação do Estado a
partir de uma fiscalização mais efetiva e, concomitantemente, melhorar a capacidade de
gestão dos técnicos e executivos responsáveis pelas finanças públicas – iniciou-se uma
verdadeira revolução nos sistemas de informatização e na infra-estrutura tecnológica da
SEFAZ.
Para construir resultados que hoje fazem parte da realidade, foi criado em 1996 o Programa
de Modernização da Secretaria da Fazenda – PROMOSEFAZ, viabilizado financeiramente
através de recursos do BID, que atuou de forma direta em basicamente todas as áreas da
Secretaria, realizando diagnósticos, promovendo ações de reestruturação organizacional,
redesenhando os seus processos, investindo em tecnologia e capacitação de pessoal.
Esse foi o início de um ambicioso projeto de transformação organizacional, tendo o uso
intensivo de Tecnologia de Informação (TI) como diferencial estratégico e agente catalisador
do processo de transformação e da modernização da gestão fazendária. Tal projeto –
fundamentado na consistência necessária a objetivos de curto, médio e longo prazo – elegeu
como alvo estratégico o aumento da eficácia da organização, contemplando três metas
globais, quais sejam :
a) Incremento real da arrecadação atingido através do firme combate à sonegação e,
simultaneamente, através de uma campanha de educação tributária.
b) Manutenção do equilíbrio fiscal através do gerenciamento de custos X receitas – tendo
como referência os parâmetros que hoje estão amplamente conhecidos na lei de
responsabilidade fiscal.
c) Busca da excelência no atendimento aos usuários de serviços da Secretaria: o público
externo formado por contribuintes e cidadãos e o público interno também composto
por outras as entidades do setor público.
Essa decisão teve como vetor resultante o desencadeamento de investimentos com várias
ações na área de TI, destacando-se o redesenho de processos, a renovação da arquitetura
técnica com aquisição de hardware e software adequados aos objetivos, a melhoria
significativa da infra-estrutura de redes de comunicação, a utilização do ambiente Web
(intranet & Internet) para a oferta e disponibilização de serviços ao público interno e externo,
e por fim, o desenvolvimento de novos sistemas de informação tanto na área da
administração tributária como na financeira. Também foi dada prioridade à capacitação dos
profissionais da Secretaria, tanto no que se refere a ferramentas de gestão, como em
Tecnologia da Informação (TI).
A iniciativa gerou como resultados serviços de alta qualidade, agilidade e eficiência no
atendimento ao cliente/contribuinte, fim da burocracia, maior controle, transparência, e
seriedade no trato com os recursos públicos.
Como ação complementar, foram feitas mudanças de ordem significativa na infra-estrutura
técnica disponível, envolvendo os seguintes elementos :
Instalação de modernas ferramentas de usuário final;
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implantação do correio eletrônico, integrando todos os técnicos e executivos e estes
com o mundo exterior através da Internet;
Introdução da intranet com o intuito de facilitar a comunicação entre as várias
unidades fazendárias ;
Disponibilização da legislação em ambiente gráfico na rede SEFAZ, Intranet, Internet
e em CD-ROM ;
Disponibilização de atendimento ao público externo através da Internet,
desburocratizando, agilizando e simplificando a vida dos cidadãos e melhorando a
qualidade das informações.
Esse campo especificamente é um fato notável, tendo em vista que a SEFAZ despertou para
a potencialidade da grande rede desde o seu alvorecer. Em 1997 já dispunha de uma série
de serviços disponíveis através da Web. Desde então a gama de possibilidades através
desse meio somente cresceu atingindo mais de 70 tipos de serviços/solicitações na presente
data.
Hoje a realidade é muito diferente do quadro descrito no início. A Infra-estrutura é baseada
em diversas redes locais interligadas envolvendo a própria Sede da Secretaria e cada uma
das 34 inspetorias fazendárias, 5 postos de atendimento, 25 postos fiscais e 52 pontos de
auto atendimento distribuídos pelas mais diversas localidades do Estado. Tais redes são
servidas por conexões de alta velocidade, oferecendo também a possibilidade de integração
de unidades móveis e volantes.
Enfim, estamos falando de uma grande rede atendida a partir de um parque composto por
mais de 90 servidores. A rede possui cerca de 2500 estações de trabalho – quase que um
microcomputador por pessoa – e mais de 3.800 usuários cadastrados.
2. O PROJETO DE TI
Algumas premissas do modelo de gestão nortearam o projeto de TI da SEFAZ, quais sejam :
Adoção de metodologia e padrões adequados à realidade da organização, bem como
uso de técnicas e métodos amplamente difundidas na área de TI, buscando preservar
os investimentos realizados.
Manutenção do conhecimento através de gestão própria com a participação do Grupo
Fisco (Auditores e Agentes de Tributos) assumindo as funções gerenciais, atuando na
definição das estratégias. Foi também dado início a um programa de formação e
capacitação de gestores de projetos de TI através de curso de extensão.
Terceirização das tarefas técnicas, inicialmente adotando o modelo de alocação de
mão de obra, porém procurando sempre buscar o comprometimento dos fornecedores
com resultados. Atualmente caminha-se para a contratação de serviços e projetos
com indicadores de níveis de serviço no lugar da simples e pura alocação de mão de
obra.
Adoção de ferramentas padrão – amplamente difundidas no mercado, e, ao mesmo
tempo, de uma política consistente de investimentos visando manter o grau de
atualidade das ferramentas e evitar a obsolescência do parque instalado.
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A partir de tais premissas foram construídas as arquiteturas de informação, de sistemas e
tecnológica, elementos fundamentais em qualquer projeto de tecnologia de informação.
Face à importância que as arquiteturas possuem, é oportuno uma descrição mais detalhada
das mesmas dentro do contexto da SEFAZ.
2.1 Arquitetura de Informação
Desde o início do seu projeto de TI em 1996, a SEFAZ adotou políticas para o
desenvolvimento e implantação de uma arquitetura de informação sólida, integrada e
consistente através da criação e manutenção do seu modelo corporativo de dados,
estabelecendo mecanismos que controlam a qualidade das informações existentes nos mais
diversos níveis da organização, dentro de padrões de segurança e integridade dos dados
armazenados.
Nesse intuito foi implantada a função de administração de dados com o objetivo de criar,
manter e documentar o modelo corporativo de dados da instituição, viabilizar a integração da
organização através do gerenciamento dos seus dados e garantir o efetivo uso da
informação de forma íntegra e confiável, inclusive no apoio ao processo de tomada de
decisão.
A administração de dados está baseada em um conjunto de princípios estabelecidos a partir
de diretrizes alinhadas à arquitetura de sistemas e em outros aspectos oriundos da cultura
organizacional. São eles:
O tratamento do dado como um patrimônio da organização ;
A administração centralizada dos dados;
A adoção de padrões e procedimentos estabelecidos na metodologia de
desenvolvimento e manutenção de sistemas e técnicas amplamente difundidas no
mercado de TI;
A utilização de ferramentas automatizadas de suporte para a criação e manutenção do
modelo de dados conceitual da SEFAZ;
Aderência da implementação das estruturas de dados ao modelo
organização;
corporativo da
A disseminação da cultura de administração de dados na organização;
Estratégia de resultados em curto médio e longo prazo, que viabilizou a implantação
do modelo.
A administração dos dados abrange a integração, compatibilidade e a consistência entre os
dados mantidos no ambiente mainframe com MVS/ADABAS/Natural, onde ainda se
encontram alguns sistemas corporativos e o ambiente corporativo da SEFAZ na arquitetura
cliente/servidor e banco de dados relacional. Também já está implantada a integração de
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dados com outras secretarias de estado, e com outros órgãos como a Junta Comercial,
Receita Federal, Departamento Estadual de Trânsito – DETRAN,
Conselho de
Contabilidade, IBGE, Correios, etc.
A arquitetura de informações hoje existente, além de possibilitar o desenvolvimento de
sistemas integrados, permite a construção de projetos de data warehouse para suporte a
decisão e disponibilização de informações gerenciais consolidadas e consistentes, assim
como a implantação de serviços na Internet através do desenvolvimento de aplicações Web.
2.2 A Arquitetura de Sistemas
A atual arquitetura de sistemas abrange todos os níveis e áreas da organização. Tem como
base uma visão integrada e entrada única de dados, automaticamente compartilhados com
os demais sistemas, eliminando, dessa maneira, retrabalhos e transcrições de dados
desnecessárias. Seu objetivo é a disponibilidade da informação de maneira consistente, no
local e no momento desejados pelo usuário.
Atualmente as aplicações disponibilizadas no ambiente da SEFAZ estão segmentadas em
dois grandes grupos: alguns sistemas corporativos ainda estão hospedados em ambiente de
grande porte no mainframe da PRODEB. Os demais sistemas no ambiente da rede interna
SEFAZ são baseados na arquitetura cliente/servidor, interface gráfica Windows, banco de
dados relacional MS SQl Server em ambiente distribuído e aplicações Web em ambiente
internet e intranet.
Desde 1996, os sistemas são desenvolvidos seguindo a metodologia de desenvolvimento de
sistemas customizada para a SEFAZ (MDS SEFAZ) baseada em Análise Essencial,
utilizando a ferramenta Case System Architect, adotando padrões e procedimentos
necessários ao desenvolvimento, implantação e manutenção de sistemas de informação.
No ano de 2000 foi feita a atualização da MDS SEFAZ, para a adoção da técnica de
orientação a objetos e notação UML para modelagem e implementação na arquitetura
cliente/servidor multi-camadas e tecnologia de componentes, visando proporcionar um
incremento na produtividade da equipe técnica, implicando em maior robustez e flexibilidade
das aplicações e menores prazos no atendimento das solicitações das diversas áreas. O
desenvolvimento do novo Sistema de Cadastro de Contribuintes foi o projeto-piloto nesse
novo ambiente de desenvolvimento.
A partir de 2001 por sua vez, passou a ser adotada a técnica de “pontos de função” como
métrica para dimensionamento do tamanho de sistemas e produtividade da equipe. A
intenção de tal atitude é preparar o ambiente de sistemas para a implantação de indicadores
de nível de serviço e contratação na modalidade de fábrica de software.
Também faz parte dessa arquitetura sistemas de informações gerenciais e sistemas
baseados em Data Warehouse para suporte a decisão.
Os sistemas implantados estão disponíveis para acesso aos usuários autorizados em um
Portal de Sistemas cuja tela principal está exibida a seguir :
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Cada um dos sistemas está descrito de maneira um pouco mais detalhada no quadro abaixo:
Aplicação
Atendimento ao
Público Externo
e Interno
Informações
Fiscais
Sistemas
Projeto Internet
SEFAZnet – Intranet
SAA – SEFAZ Auto Atende
CSI – Controle de solicitações via Internet
Sistema de Arrecadação
Ambiente
Windows NT / Visual
Basic / ASP / Java
Mainframe
MVS/Adabas/Natural
DSCAD - Cadastro de Contribuintes
Ambiente COM+
SRTA – Sistema de recepção e transmissão de dados cliente / servidor
da arrecadação
Visual Basic / SQL
SIMBAHIA
FEASPOL – Controle de taxa de polícia
AIDF – Autorização de impressão de documentos
fiscais
AUPD – Autorização de utilização de processamento
de dados
SIT – Sistema de informações tributárias
IEF – Informações econômico fiscais
IPM – Índice de participação dos municípios
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IPVA / GIPVA – Controle e gerenciamento do IPVA
CPT – Controle de Pareceres Tributários
Crédito Tributário SICRED – Sistema de controle do crédito tributário
SAJA – Sistema de acompanhamento dos
julgamentos administrativos
SGC – Sistema de gerenciamento do crédito
Solução de
PGM – Planejamento e gerenciamento de mercado
Fiscalização
PGF – Planejamento fiscal
Estabelecimento MCEX – Módulo de comércio exterior
INC – Informações do contribuinte
SEAI - Sistema de emissão de auto de infração
(recepção)
ECF – Equipamento de cupom fiscal
SIST – Substituição tributária
SINTEGRA
Mainframe
MVS/Adabas/Natural
cliente / servidor
Visual Basic / SQL
cliente / servidor
Visual Basic / SQL
Ferramentas do
Fiscal
MONIT – Monitoramento
SAFA – Sistema de auditoria fiscal
SEAI - Sistema de emissão de auto de infração
INC FISCAL – Informações do contribuinte
cliente / servidor
Visual Basic / Access
Solução de
Fiscalização –
Mercadorias em
Trânsito
SEAIT – Sistema de emissão de auto de infração de
trânsito
SPF - Passe fiscal
ANTC – Antecipação Tributária
SENF – Sistema de emissão de notas fiscais avulsas
CFAMT – Controle de mercadorias em trânsito
SEFAZ-SAT – Fiscalização em volantes
SCOMT– Sistema de Controle de Mercadorias em
Trânsito
cliente / servidor
Visual Basic / SQL
Administração
Financeira
SICOF – Sistema contábil financeiro
Mainframe
MVS/Adabas/Natural
ICF – Informações gerenciais contábeis e financeiras
SIGAP – Sistema de gestão de gastos públicos
SDP – Sistema da dívida pública
ACP – Sistema de apropriação de custos
SIASP – Sistema de administração de pagamentos a
concessionárias públicas
GER – Guia especial de recolhimentos
SARF – Sistema de acompanhamento de recursos
financeiros
SIE – Sistema de indicadores econômicos
SAIBA – Sistema de Acompanhamento de
Investimentos na Bahia
cliente / servidor
Visual Basic / SQL
SERV – Sistema de Informações dos Servidores
(funcionários e terceiros) da SEFAZ
Gratificação de produção
SCA – Sistema de controle de assinaturas de
periódicos
cliente / servidor
Visual Basic / SQL
Administrativo
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SIPRO – Sistema de Protocolo
SCD – Sistema de Controle de Diárias
CDF – Controle de Diárias de Fiscalização
SAP – Sistema de Acompanhamento de Processos
Jurídicos
NSHOW – Acompanhamento Programa Sua Nota é o
Show
Tecnologia
CDA – Sistema de controle de acesso
SHD – Sistema de Help Desk
EQP – Controle do parque de equipamentos
ASA – Acompanhamento de solicitações e atividades
cliente / servidor
Visual Basic / SQL
Informações
Gerenciais
SIGSEFAZ – Sistema de Informações Gerenciais
cliente / servidor
Visual Basic / SQL
SQL Server 7.0 /
OLAP Service
Projeto de Data Warehouse
As aplicações corporativas, atualmente hospedadas no ambiente mainframe, estão em
processo de redesenvolvimento, tendo por base as ações definidas no projeto de redesenho
de processos da área tributária, e respectiva implementação na mesma plataforma de
desenvolvimento utilizada para o Projeto de Cadastro de Contribuintes.
Encontra-se também em fase final de elaboração o projeto de revisão dos processos da área
financeira de onde sairão definidas novas diretrizes e especificações para os sistemas da
área.
2.3. A Arquitetura Tecnológica
A SEFAZ opera com ambientes computacionais em rede que interligam as diversas áreas e
unidades de trabalho da Secretaria. O modelo de processamento adotado é o de
descentralização dos recursos computacionais através da arquitetura cliente/servidor com
instalação de redes locais (LAN) nas inspetorias, postos de atendimento e postos fiscais e
interligação através de uma WAN (wide area network) utilizando a rede pública de
comutação de pacotes, protocolos frame relay, TCP/IP e links de velocidades de no mínimo
de 128 kbps.
A arquitetura técnica atual está baseada nas seguintes características:
Aderência a padrões de mercado;
Rede de computadores interligados via WAN com sistema operacional Windows NT e
Windows 2000, utilizando um único domínio, permitindo o acesso de qualquer ponto
da rede e estações de trabalho baseadas em processadores Intel e sistema
operacional Windows;
Banco de dados relacional MS SQL Server versão 7.0 replicado nas unidades
remotas, estando em processo de atualização para a versão 2000;
Integração de aplicação do ambiente mainframe Adabas/Natural com o ambiente
cliente/servidor via software Entire-X e download de dados.
A SEFAZ está utilizando o serviço de comunicação de dados via satélite para uso das
unidades volantes utilizadas na fiscalização do trânsito. Existem hoje instalados 125
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equipamentos que permitem às unidades móveis a realização de consultas às bases de
dados da SEFAZ, além de possibilitar um acompanhamento, monitoramento e comunicação
das citadas unidades através da utilização de GPS.
Complementando a arquitetura técnica da SEFAZ, temos ainda as seguintes definições;
Ambiente BIS (business intelligence)
Microsoft SQL Server 7.0 e OLAP Service
Microsoft Office 2000.
Ferramenta OLAP em processo de seleção e especificação para o processo de compra.
Ambiente de Desenvolvimento de Aplicações
Visual Basic 6.0 ou superior
Visual Interdev, ASP e Java para aplicações Web
Microsoft FrontPage para desenvolvimento de páginas simples HTML.
Macromedia Flash para desenvolvimento de páginas HTML com recursos avançados.
Gerência do Ambiente Computacional
Utilização do software de gerência de ambiente Unicenter TNG da Computer Associates,
incluindo as disciplinas de inventário, controle remoto, distribuição de software, gerência,
monitoramento e performance dos servidores e equipamentos da rede SEFAZ.
Arquitetura de Segurança da SEFAZ
Adoção de equipamentos e softwares específicos para melhoria da infra-estrutura de
segurança do site da SEFAZ, tais como firewall, roteadores, softwares de varredura de
servidores e detecção de intrusão, além de certificados digitais (SSL) e criptografia.
Em processo de aquisição uma solução de centralização de armazenamento de informações,
baseada em equipamentos de mass storage ou SAN (storage area network), visando prover
um ambiente com serviços ininterruptos (24x7) fundamental para o funcionamento de
aplicações de missão crítica e atendimento de unidades que possuem regime de
funcionamento ininterrupto, tal como os postos fiscais e o site Internet/intranet. Esses
equipamentos irão concentrar todas as operações de leitura e armazenamento de dados,
estando interligados aos principais e mais críticos servidores da rede SEFAZ.
O atual parque tecnológico da Secretaria é formado por:
Tipo de Equipamento
Servidores
Microcomputador Pentium
Notebooks
Impressoras
Quantidade
95
2.107
365
803
Fonte: SGF/SEFAZ Ba
Com a disseminação e o uso intensivo da tecnologia de informação no apoio à execução das
atividades chaves da SEFAZ, torna-se essencial a preocupação em manter um nível
adequado de equipamentos e serviços, sendo necessário uma política de atualização do
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parque de equipamentos que propicie robustez, desempenho e disponibilidade ao ambiente
da SEFAZ.
3. A ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
Hoje é possível dizer que a informática está perfeitamente inserida em todas as operações
de trabalho da Secretaria, mudando conceitos, gerando eficiência e agilizando serviços. Tudo
isso torna a Tecnologia de Informação uma área estratégica sob o ponto de vista do atual
modelo de gestão organizacional.
O sucesso do projeto de modernização foi tão significativo que as áreas de TI, Atendimento e
Recursos Humanos passaram a ter um nível de representatividade maior dentro da estrutura
da Secretaria da Fazenda da Bahia , a tal ponto que, em 1999, motivaram a criação da
Superintendência de Gestão Fazendária (SGF). Trata-se de uma estrutura que atua no
mesmo nível organizacional das duas outras áreas fins da Fazenda Estadual:
Superintendência de Administração Financeira – SAF e Superintendência de Administração
Tributária – SAT.
A SGF portanto, apresenta a seguinte estrutura, abrangendo três diretorias, a saber :
SGF
Superintendência da Gestão Fazendária
DIRAT
Diretoria
Atendimento
DRH
Diretoria
Recursos Humanos
DTI
Diretoria
Tecnologia da Informação
GEDES
Gerância
Adm. de Dados
Desenv. Sistemas
GETEC
Gerência
Tecnologia
GEAUS
Gerência
Atendimento ao
Usuário
GEPRE
Gerência
Produção e
Redes
3.1 DIRETORIA DE ATENDIMENTO (DIRAT) – A DIRAT foi criada em 2000 como
continuidade do processo de modernização administrativa e de melhoria da qualidade de
atendimento aos usuários externos e internos dos serviços da SEFAZ. Trata-se de uma
estrutura responsável pela gestão do atendimento e direcionamento das ações de
atendimento e interação entre a instituição e seus clientes ao longo de todos os canais de
interface, incluindo novos canais como a Internet, intranet, correio eletrônico e call center e
também os canais tradicionais de atendimento presencial.
Essa nova estrutura tem por objetivo a melhoria da qualidade de atendimento e elevação do
nível de satisfação dos usuários de serviços públicos da SEFAZ, racionalizando custos
operacionais, estruturando diálogos e implementando sistemas de registro e
acompanhamento dos contatos da organização com os seus clientes internos e externos.
Para tal, devem ser utilizadas as mais recentes tecnologias de gerenciamento do
atendimento e das ações proativas de comunicação corporativa, destacando as ferramentas
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de contact center e integração das diversas mídias de Internet, intranet, extranet, call center
e auto-atendimento.
Nesse contexto, a gestão do atendimento tem papel relevante na organização e atua coalinhada às ações das demais áreas da SEFAZ, buscando atingir as metas globais da
organização.
3.2 DIRETORIA DE RECURSOS HUMANOS (DRH) – responsável por todos os elementos
que envolvem o direcionamento e execução do programa de qualidade da Secretaria, o
plano de carreira do fisco e a preparação e capacitação dos funcionários, com especial
destaque para o Programa Permanente de Capacitação e Desenvolvimento – PROCAD. Tal
programa é dividido em 2 sub-programas, quais sejam o de Desenvolvimento Gerencial e
Aperfeiçoamento Técnico que, por sua vez, são desdobrados em níveis de complexidade
básico, intermediário e avançado.
Os referidos sub-programas, envolvem as áreas tributária, financeira, administrativa, de
controle interno e de tecnologia da informação. Para cada uma dessas áreas são elencados
conteúdos específicos e correlatos além de ações destinadas ao desenvolvimento de
habilidades e atitudes.
A SEFAZ, possui um corpo funcional da ordem de 3.100 pessoas. O quadro abaixo
apresenta a quantidade de funcionários treinados no decorrer dos anos de 2001 e 2002.
Área
Informática
Direito e Legislação
Administração, Economia e Finanças Públicas
Contabilidade,Auditoria e Fiscalização
Habilidades e Atitudes
2001
2.261
414
158
742
1.693
Até Junho/2002
896
303
277
1.174
Fonte: SGF/SEFAZ Ba
Para o segundo semestre de 2002, está previsto um aumento da capacidade de realização
de treinamentos. Para tanto, estará ocorrendo um incremento no número de equipamentos
disponíveis bem como a ampliação da infra-estrutura da área de treinamentos além de um
maior direcionamento para realização de treinamentos dos sistemas implantados na SEFAZ.
Além dos sub-programas citados acima, a DRH contempla ainda o programa de
Desenvolvimento Pessoal e Organizacional que envolve ações na área comportamental, de
suporte ao Programa de Modernização da SEFAZ e o programa de Pós Graduação com
especialização nas áreas de Auditoria, Contabilidade, Direito, Administração, Economia,
Finanças Públicas e Tecnologia de Informação.
3.3 DIRETORIA DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO (DTI)
Para atender sua responsabilidade de planejar e gerir os recursos de informática na SEFAZ
de forma a suportar as estratégias, objetivos e metas estabelecidas pela organização, a DTI
conta com as seguintes gerências:
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3.3.1 Gerência de Administração de Dados e Desenvolvimento de Sistemas - GEDES
Atuar como consultoria e participar de projetos de transformação organizacional
Gerenciar os projetos de desenvolvimento e implantação de sistemas
Manter a atual arquitetura de aplicações
Administrar acervo de dados e processos
Criar e manter biblioteca de componentes
Manter metodologias, padrões, procedimentos e indicadores da qualidade
Orientar a equipe e acompanhar o desenvolvimento de sistemas, garantindo a adesão às
metodologias, técnicas e padrões.
3.3.2 Gerência de Tecnologia - GETEC
Manter Arquitetura Tecnológica da Sefaz atualizada e adequada às demandas
Executar projeto da arquitetura técnica sob a ótica de segurança, performance e
disponibilidade
Desenvolver projetos de tecnologia, incluindo a prospecção e seleção de novas
ferramentas para compor o ambiente tecnológico da SEFAZ
Administrar o banco de dados corporativo
Apoio e suporte técnico de segundo nível as demais áreas da DTI , provendo os meios
para que as demais áreas funcionem.
3.3.3 Gerência de Atendimento ao Usuário - GEAUS
Disseminar o uso dos recursos de TI na organização
Apoiar os usuários na utilização de recursos de informática
Administrar o parque de equipamentos de informática
Gerenciar os contratos de serviços de assistência técnica e manutenção do parque de
equipamentos.
3.3.4 Gerência de Produção e Redes - GEPRE
Gerenciar e manter ambiente técnico e da rede Sefaz em pleno funcionamento (rede
física e lógica)
Operar o ambiente de produção da Sefaz
Elaborar projetos e implantar redes lógica e física.
4. PROJETOS IMPLANTADOS
Para um melhor entendimento do impacto dos projetos de TI no cotidiano da administração
tributária e, de modo geral, nas finanças públicas da Bahia, apresentamos a seguir os
principais projetos implantados e disponibilizados para o público – tanto no que se refere aos
usuários internos como para o contribuinte em geral.
4.1 Informações Econômico-Fiscais e Recepção das Declarações
Partindo das informações prestadas pelos contribuintes que a SEFAZ recebe através de
documentos como: Declaração Mensal de Apuração do ICMS – DMA, Declaração de
Movimento Econômico de Microempresa e Empresa de Pequeno Porte – DME e a
Declaração de Movimentação de Produtos com ICMS Diferido - DMD foi possibilitada a
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criação de um banco de dados econômico-fiscais que disponibiliza informações de apoio
para a fiscalização e para o cálculo do Índice de Participação dos Municípios (IPM). Por meio
dessa sistemática é possível fazer um cruzamento imediato das informações e emitir
notificações fiscais em todos os casos de omissão ou recolhimento menor, o que propicia
uma eventual ação fiscal junto ao contribuinte.
Desde 1998 a recepção de documentos de informações econômico-fiscais vem sendo feita
através da internet ou nas inspetorias através da entrega de disquetes e transmissão dos
dados por meio eletrônico, apresentando claras vantagens no que se refere à maior
integridade na recepção de tais dados, além de economia de tempo e eliminação do enorme
número de recibos que eram assinados, carimbados e arquivados.
4.2 Fiscalização de Estabelecimentos
A informatização de todos os processos de fiscalização e o monitoramento de contribuintes
através de sistemas integrados para as ações fiscais elevaram a Bahia ao patamar de
referência nacional em inovação e eficiência na área. O novo modelo de fiscalização,
implantado em 1999, instituiu a realização conjunta de auditoria fisco-contábil e
monitoramento de contribuintes, permitindo à SEFAZ auditar todo o universo inscrito no
cadastro de ICMS normal (composto pelos 22.537 maiores contribuintes do estado), além de
possibilitar um acompanhamento mais próximo, atuando de forma preventiva no sentido de
evitar a formação de passivos tributários.
O modelo de gestão adotado pela SEFAZ parte da premissa que é necessário dar suporte à
equipe técnica de fiscalização através da disponibilização de ferramentas automatizadas e
uma consistente base de dados que forneça todas as informações relativas ao
comportamento do contribuinte. Tais dados, obtidos através das declarações oriundas dos
contribuintes – DMA, DME e DMD – quando cruzados com outras informações, produzem
um conjunto de indicadores e indícios de sonegação fiscal. A automação de procedimentos e
serviços possibilita o planejamento e execução das ações fiscais, o monitoramento dos
segmentos de mercado, o controle sobre a vida fiscal dos contribuintes e a avaliação de
resultados.
A equipe trabalha também com indicadores de conjuntura – macro e microeconômicos – que
permitem estudar o setor em que está inserido o contribuinte e fazer ilações entre eles assim
como com o mesmo setor em outros estados da federação. Isso possibilita mapear o
comportamento do contribuinte e otimizar o processo fiscalizador.
O sistema de Planejamento e Gerenciamento da Fiscalização – PGF é uma ferramenta de
planejamento e programação da ação fiscal que permite à SEFAZ direcionar a fiscalização a
partir de indícios de sonegação colhidos através do cruzamento de informações econômicofiscais, dados de monitoramento e avaliação do comportamento mensal da arrecadação e
habitualidade de autuações de cada contribuinte. É também um instrumento de controle e de
informações gerenciais sobre o desenvolvimento e os resultados da fiscalização.
Por fim, o monitoramento da fiscalização acompanha mensalmente a performance fiscal de
cada contribuinte em uma atuação preventiva ou corretiva quando necessário. Esta técnica
imprime um acompanhamento periódico nas empresas, evitando assim o acúmulo de débitos
e detectando com mais agilidade a existência de empresas fantasmas.
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Outra ferramenta de aprimoramento do planejamento e execução da fiscalização implantado
em 2000, foi o Sistema de Auditoria Fiscal Automatizada – SAFA, disponível para todos os
auditores fiscais. O referido sistema permite a realização dos trabalhos de auditoria através
de arquivos em meio magnético fornecidos pelos próprios contribuintes com o detalhamento
de todas as operações de compra e venda efetuadas mensalmente, proporcionando à
secretaria um controle mais efetivo sobre os maiores arrecadadores.
Também já está disponível a nova versão do Sistema Emissor de Cupom Fiscal – ECF
através do qual a Secretaria tem 100% do controle de manutenção, autorização e cessação
do uso dos equipamentos emissores de cupom fiscal pelos contribuintes via internet,
apresentando maior agilidade no controle e melhoria do atendimento ao contribuinte.
Com a implantação dos sistemas de suporte a fiscalização, tais como PGF, Monitoramento,
SAFA, Auto de Infração e Informações do Contribuinte, a SEFAZ vem adquirindo crescente
controle das atividades realizadas no campo fiscal, possibilitando um planejamento mais
acurado e um acompanhamento sistemático das atividades de fiscalização.
Com a modernização alcançada, os resultados óbvios são um maior aproveitamento das
ações fiscais e, principalmente, um incremento efetivo na arrecadação. Ou seja essas
ferramentas de software e hardware disponíveis inclusive no trabalho do dia-a-dia do auditor
elevaram de maneira significativa a produtividade e qualidade das suas ações.
De outro lado, através da padronização dos documentos de auto de infração lograda através
da implantação do Sistema de Emissão de Auto de Infração – SEAI – houve uma redução
significativa do número de autos julgados improcedentes, agilizando o processo de
julgamento e retorno das receitas com autuações para a SEFAZ.
4.3 Fiscalização do Trânsito de Mercadorias
A fiscalização de mercadoria em trânsito também foi alvo de um amplo projeto de
modernização, implementando ações pioneiras como a criação de unidades de fiscalização
móveis equipadas com toda a infra-estrutura necessária ao desenvolvimento das atividades
fiscais, o que proporcionou um ganho em agilidade e mobilidade das equipes.
Em 2001 foi implantado o sistema “SEFAZ SAT”, conectando via satélite todos os carros da
fiscalização móvel à base de dados da Secretaria. Com esse sistema é possível fazer
consultas de informações cadastrais a partir de um terminal no veículo. Assim sendo o
auditor tem ao alcance das suas mãos todas as informações sobre o volume de arrecadação
dos últimos 6 meses, situação e condição dos contribuintes perante o fisco, participação
societária, regime especial ou qualquer outra informação sobre o contribuinte. Desde janeiro
de 2002 estão também disponíveis consultas sobre pauta fiscal e IPVA.
O Sistema de Controle de Mercadorias em Trânsito – SCOMT foi implantado em 2001, com o
objetivo de registrar e validar as operações de circulação de mercadorias a partir de
procedimentos padronizados e disponibilização de consultas aos dados existentes na base
corporativa da SEFAZ, tais como, cadastro, passe fiscal, regime especial e fiscalizações já
realizadas. O sistema também verifica indícios de sonegação e direciona ações fiscais para
os tipos de irregularidades encontradas.
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Por fim, ainda dentro dessa área, outra ação importante foi a implantação do Passe Fiscal
que controla, instantaneamente, o fluxo de mercadorias que – em trânsito dentro da Bahia –
destinam-se a outra unidade da federação ou ao exterior. Dessa maneira, evita-se a
possibilidade de internalização ilegal de mercadorias.
4.4 Controle da Arrecadação
O Sistema de Arrecadação vigente tem como perspectiva maior a integração eletrônica com
os bancos, garantindo maior segurança, reduzindo custos operacionais e contribuindo para a
melhoria da qualidade das informações que são utilizadas nos demais processos da
administração tributária e maior agilidade e precisão nas informações que norteiam a tomada
de decisão. Nesse intuito também foi viabilizado o recolhimento do tributo via débito
automático de valores na conta corrente do contribuinte.
No que compete ao crédito tributário, a criação de sistemas gerenciais integrados em rede e
com uma base de dados única permitiu à Secretaria ter a informação fiscal necessária e em
tempo hábil para dar suporte aos trabalhos de administração tributária em todo o estado.
Além dos sistemas, foi instituído em 2001 o projeto de cobrança ativa, executado por um “call
center”, com o objetivo de não deixar o contribuinte inadimplente esquecer o seu
compromisso com o fisco. O imposto lançado nas declarações e não recolhido é
imediatamente cobrado através de intimações fiscais.
Por fim, outra ação de destaque foi a classificação de créditos tributários através da carteira
de cobrança. Com o objetivo de intensificar a recuperação de créditos, os mesmos são
classificados em três níveis de acordo com a dificuldade de recebimento, otimizando os
trabalhos e garantindo um maior nível de recuperação dos créditos devidos.
Tais atitudes redundaram em aumento real da arrecadação, consolidado o Estado da Bahia
como a sexta maior arrecadação estadual do país. A evolução tem sido, nos últimos quatro
anos, superior à média das regiões Nordeste, Sudeste e também à média do Brasil,
acumulando uma variação real positiva da ordem de 13,6% no período de 1998 a 2001,
conforme mostrado no gráfico abaixo.
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Evolução do ICMS - 1998 a 2001
A preços de 31/12/2001 pelo IGP-M
Em real/milhões
5.500
5.000
3.889
4.500
4.000
3.500
1998
4.262
3.972
4.418
S1
1999
2000
2001
Fonte: SAT/SEFAZ Ba
Com esse resultado a Bahia vem mantendo constante sua participação em relação à
arrecadação da região Nordeste e também em relação ao Brasil.
% Bahia / Brasil
% Bahia / Nordeste
1998
4,42
31,18
1999
4,45
32,89
2000
4,59
34,15
2001
4,58
33,44
Fonte: MS/Cotepe
4.5 SEFAZ 100% INTERNET – Uma referência nacional em serviços tributários via Web
Com a implantação do SEFAZ 100% em fevereiro de 2001, a Bahia posicionou-se como o
estado brasileiro que mais concede alternativas de prestação de serviços tributários através
da Internet. Com esse serviço o SEFAZ 100% alcançou dois indicadores de excelência :
Indicação entre os “Top 3” do Ibest – O “Oscar” da Internet Brasileira e, de outro lado,
recebeu do PNAFE – Programa Nacional de Administrações Fiscais dos Estados Brasileiros
a classificação de estar no mais avançado estágio de evolução e transformação
organizacional segundo benchmark realizado em setembro de 2001 sobre governo
eletrônico e as administrações tributárias estaduais brasileiras.
No site da Secretaria é possível realizar cerca de 70 diferentes serviços que antes exigiam a
presença física do contribuinte em uma unidade fazendária. Desde a solicitação da
concessão de inscrição, passando por autorizações para confecção de documentos fiscais e
para uso de equipamentos emissores de cupom fiscal, até a eventual solicitação de baixa de
inscrição junto ao estado.
Desde o seu lançamento, o site vem apresentando taxas de crescimento no acesso de
visitantes de cerca de 10% ao mês. O êxito do projeto foi comprovado ainda no segundo
semestre de 2001, quando foram registradas em média 120 mil visitas/mês.
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Os serviços tributários estão disponíveis também nos 52 pontos do SEFAZ AUTO-ATENDE,
quiosques destinados a atender ao público em geral.
Principais Serviços Efetuados via Web (2001e 2002)
SERVIÇOS WEB
Inscrições – Cadastro ICMS
Alterações Cadastrais
Emissão de Documentos de Arrecadação (DAES)
com código de barra
Solicitações – Emissão de Cupom Fiscal
Autorizações de Impressão – Documentos Fiscais
Pareceres Tributários
Certidões Negativas de Débito
Entregas de Declarações (DMA, DMD, DME)
2001
5.882
1.291
252.266
Até Junho/2002
3.000
974
208.755
5.125
2.070
155
52.959
489.133
2.082
3.488
126
47.682
293.377
Fonte: SGF/SEFAZ Ba
O gráfico seguinte demonstra o crescimento do número de atendimentos realizados de forma
eletrônica (correspondente a 66% do total) em relação aos atendimentos presenciais
realizados nas Inspetorias (limitados a 34%), conforme dados da Diretoria de Atendimento.
Quantidade de atendimentos em 2001
Presencial
576.000
Eletrônico
1.105.362
Dessa forma, o SEFAZ 100% Internet e o Call Center são alguns dos resultados de um
grande projeto de redesenho de processos na busca de simplificar e automatizar os
processos e obter uma maior eficiência na gestão fiscal – a administração tributária e
financeira.
4.6 SISTEMAS DA ADMINISTRAÇÃO FINANCEIRA
Na área de administração financeira, a TI também vem sendo utilizada para apoiar a
evolução dos processos e atingimento das suas metas de equilíbrio fiscal, que, por sua vez,
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é realizado e consolidado ano a ano, pautado em transparência, controle e qualidade do
gasto público.
Dentre as ações destacamos inicialmente a implantação do novo Sistema de Informações
Contábeis e Financeiras – SICOF em janeiro de 1997, desenvolvido no ambiente mainframe
com enfoque operacional, de execução e de controle das atividades orçamentárias,
contábeis e financeiras do estado, emissão eletrônica de ordens bancárias e emissão dos
relatórios legais e contábeis.
Já implantada em todas as secretarias do estado, a Liberação Automática de Recursos Intrasistema – LRI está imprimindo um novo ritmo e conceito aos trabalhos. Trata-se de um
procedimento totalmente integrado ao SICOF que automatiza a liberação de recursos com
base em critérios preestabelecidos, tais como pagamentos por ordem de data de vencimento
e por menor valor (a título de exemplo pagamentos de até R$5.600,00 são efetuados em, no
máximo, 03 dias após a entrega do produto ou prestação do serviço) com isso, fica garantido
que os credores receberão seus pagamentos na data de vencimento da obrigação. A partir
da implantação do LRI foi observada uma tendência de redução dos preços dos
fornecedores face à maior credibilidade que o estado obteve com essa diretriz.
Para apoiar a tomada de decisão foi desenvolvido o Sistema de Informações Gerenciais
Contábeis e Financeiras – ICF, que a partir da migração dos dados do sistema SICOF para
o ambiente de banco de dados relacional, interface gráfica de grande interatividade e
integração com as ferramentas de usuário final, a exemplo de Excel e Access, dentre outras
– possibilitando o acesso a séries históricas desde 1992, valores atualizados por diversos
indicadores e conversões de moedas, etc. – disponibiliza informações gerenciais altamente
flexíveis relacionadas à execução orçamentária, contábil e financeira do estado para o nível
estratégico, contribuindo para a geração de informações de qualidade.
Outro sistema implantado é o Sistema de Dívida Pública – SPD para registro,
acompanhamento e controle das informações pertencentes às operações de créditos
contratados e a contratar da administração direta e acompanhamento das operações dessa
natureza na administração indireta, permitindo a construção de fórmulas de pagamento para
as operações de crédito, realizando análises comparativas e disponibilizando informações
gerenciais sobre a dívida pública do estado da Bahia.
Até o final de 2002, a SEFAZ estará implantando o Sistema de Apropriação de Custos
Públicos – ACP que vai revelar o custo de cada ação, programa ou unidade do governo,
representando uma abordagem inédita no serviço público que trabalhava apenas como
conceito de verba e não de custo. Com essa nova metodologia, o estado estará habilitado a
responder quatro perguntas básicas: quem gasta, o que se gasta, como e em quais ações se
gasta. Respondendo a estas questões, vai ser possível verificar o volume do gasto e
conhecer os diversos itens do custo, permitindo o controle e a aferição da qualidade do
gasto. A implantação do sistema ACP atende também à Lei de Responsabilidade Fiscal,
permitindo a avaliação e acompanhamento da gestão orçamentária, financeira e patrimonial
do estado.
Outro sistema que será implantado ainda nesse ano é o Sistema de Gestão de Gastos
Públicos – SIGAP para acompanhamento e controle dos contratos, assegurando a reserva
orçamentária para o pagamento das despesas públicas desde o processo de licitação,
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padronizando o cadastramento das informações dos instrumentos contratuais, realizando o
acompanhamento dos contratos e seus aditivos durante a sua vigência e disponibilizando
informações gerenciais. Essa é mais uma medida que visa a credibilidade e transparência do
estado e conseqüente redução dos preços dos valores contratados.
4.7 PROGRAMA DE EDUCAÇÃO TRIBUTÁRIA
Criado em 1999, o Programa de Educação Tributária reflete uma preocupação do estado em
estimular a consciência da função social do imposto e a importância da participação do
cidadão na busca de soluções para as
demandas sociais do estado. Para concretizar esse ideal a SEFAZ desenvolveu alguns
programas inovadores que rapidamente foram assimilados pela população que passou a
participar ativamente das campanhas.
Os programas foram calcados em fortes elementos da identidade baiana: música, esportes e
a solidariedade e tornaram-se um sucesso absoluto, pois além de gerar aumento na
arrecadação e auxiliar o desenvolvimento da consciência da população para a importância
do imposto, mostrou-se um importante instrumento de combate à sonegação fiscal.
O desenvolvimento de uma terceira etapa : a educação tributária nas escolas – ainda em
fase de estudo – pretende levar para as salas de aula do ensino médio e fundamental a
consciência do ICMS como instrumento de promoção social e de melhoria de vida da
sociedade.
Mais uma vez, nesse programa, a TI está presente como ferramenta de apoio e de
comunicação uma vez que os sistemas implantados permitem mensurar com clareza os
resultados alcançados e divulga-los para a sociedade
O uso da Tecnologia de Informação na SEFAZ é um bom exemplo de como a informática,
quando alinhada com a missão da organização, pode ser utilizada para apoiar e agregar
valor estratégico ao negócio no cumprimento de seus objetivos e metas.
5. CONSIDERAÇÕES FINAIS
A gestão de tecnologia da informação na SEFAZ é vista como um ciclo contínuo de
planejamento, execução e acompanhamento das ações de informática de forma a manter o
alinhamento entre TI e as estratégias organizacionais e assegurar a evolução das
arquiteturas de TI e de comunicação necessárias ao desenvolvimento e implementação dos
projetos definidos pela SEFAZ. Dessa forma, foram estabelecidas as seguintes prioridades
para o biênio 2002/2003:
Continuidade do aprimoramento dos processos operacionais e gerenciais da Secretaria.
Na Administração Tributária destacamos o desenvolvimento dos novos sistemas
corporativos (Arrecadação, Controle de Conta Corrente Fiscal, Cobrança e Crédito
Tributário), desenvolvimento do PAF (Processo Administrativo Fiscal) Eletrônico
utilizando ferramentas de gerenciamento eletrônico de documentos e workflow. Na
Administração Financeira deverá ser concluído o projeto de Redesenho Financeiro,
estabelecendo diretrizes e premissas para o desenvolvimento de novos sistemas de
informação para a área.
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Consolidação da visão de atendimento, aprimorando o conceito de cliente e qualidade
dos serviços prestados através da utilização das mais modernas tecnologias para
viabilizar o atendimento ao grande público de forma diferenciada, tendo sempre em vista
o atendimento das necessidades e expectativas do cliente/contribuinte.
Aprimoramento do processo de gestão da tomada de decisão através da consolidação e
expansão do projeto de data warehouse da Secretaria e ferramentas de business
intelligence.
Em resumo, a SEFAZ entende e utiliza-se da TI como uma aliada extremamente relevante
no seu processo de transformação organizacional. Mesmo face à necessidade de mudança
nos conceitos adotados pelo estado, e também pela necessidade de exercer maior
gerenciamento e controle, os resultados aqui observados dificilmente seriam alcançados na
velocidade e profundidade que foram sem o uso da tecnologia da informação. A importância
de tal projeto ao longo dos últimos dez anos é incontestável e merece uma menção especial.
Este documento é o registro de tal importância.
BIBLIOGRAFIA
Relatório sobre Governo Eletrônico e as Administrações Tributárias Estaduais Brasileiras –
Segundo Benckmark, Programa Nacional de Administrações Fiscais dos Estados
Brasileiros (PNAFE), Setembro de 2001, Brasília-DF-Brasil;
Relatório 1998 / 2001 da Secretaria da Fazenda do Governo da Bahia, elaborado pela
Assessoria de Comunicação/Ascom – SEFAZ, Março de 2002, Salvador-Bahia-Brasil.
RESUMO BIOGRÁFICO
Carlos Roberto Soares Souza, administrador de empresas com curso de formação em
processamento de dados, pós graduado em Consultoria Organizacional pela Universidade
Católica do Salvador e em Psicologia Organizacional pela Unifacs – Universidade de
Salvador, Superintendente da Gestão Fazendária da Secretaria da Fazenda do Estado da
Bahia.
Endereço : Avenida II, 260, Centro Administrativo da Bahia – CAB, Salvador – Bahia – Brasil,
CEP 41750 300; Telefone 71 3702647; Fax 71 370 8759; email – [email protected]
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