FACULDADE INTEGRADA AVM GESTÃO DE ESTOQUES

UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES
PÓS-GRADUAÇÃO “LATO SENSU”
FACULDADE INTEGRADA AVM
GESTÃO DE ESTOQUES: case Eletrônica Girimum LTDA
Por: Helton da Silva Freire
Prof. Jorge Tadeu Vieira Lourenço
Rio de Janeiro
2011
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UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES
PÓS-GRADUAÇÃO “LATO SENSU”
FACULDADE INTEGRADA AVM
GESTÃO DE ESTOQUES: case Eletrônica Girimum LTDA
Apresentação de monografia à Universidade Candido
Mendes como requisito parcial para obtenção do grau
de especialista em Logística Empresarial.
Por: Helton da Silva Freire
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AGRADECIMENTOS
Agradeço em primeiro a Deus por ter me concedido saúde e proteção durante a
elaboração deste trabalho.
À minha família, em especial pela minha avó Rosa Maria de Jesus Silva, que
desde o primeiro momento me apoiou e me incentivou na conclusão da
especialização.
Agradeço também a todos os meus amigos da faculdade que estiveram na mesma
caminhada que eu, que soubemos a driblar todas as dificuldades que nos
impuseram. E aos meus amigos do trabalho que me ajudaram com informações,
experiências de vida, que compuseram o resultado final.
E minha mãe Eliane da Silva e minha tia Maria Auxiliadora, que me criaram e
contribuíram na formação do caráter do homem que sou hoje.
4
DEDICATÓRIA
À minha família por me apoiar em todo o momento de minha formação.
Aos meus amigos que compreenderam durante todo o tempo de minha ausência.
Aos professores que contribuíram para a minha formação.
5
RESUMO
O mercado globalizado e competitivo, bem como os altos investimentos
despendidos pelas empresas em materiais e suprimentos, tem feito dos estoques,
elemento estratégico dentro do processo de gestão empresarial. Diante disso o
estudo de caso mostrará os principais problemas encontrados na gestão de
estoques da Eletrônica Girimum, e apresentar as soluções para esses problemas.
Dentre os problemas encontrados estão à falta de controle dos estoques, falta de
produtos para venda e contratação de estoquistas sem nenhum tipo de
experiência na área. O objetivo é verificar a relação entre a eficiência da gestão de
estoques e a maximização dos resultados empresariais.
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METODOLOGIA
A metodologia utilizada para a execução deste trabalho consistiu em pesquisas
bibliográficas referentes ao tema de gestão de estoques, questionários realizados
dentro da empresa e artigos na internet. Num primeiro momento, foi realizada uma
pesquisa de campo para verificar a dimensão do problema. Após analisar os
dados coletados nas pesquisas iniciou-se o estudo sobre o caso da Eletrônica
Girimum e os problemas em sua gestão de estoques.
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SUMÁRIO
INTRODUÇÃO
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CAPÍTULO I - Administração de Materiais
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CAPÍTULO II - Gestão de Compras
13
CAPÍTULO III – Gestão de Estoques
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CAPÍTULO IV – Gestão de Centros de Distribuição
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CAPÍTULO V – Estudo de Caso: Eletrônica Girimum
36
CONCLUSAO
57
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
59
INDICE
61
8
INTRODUÇÃO
Devido à atual fase de competitividade global, as empresas buscam cada
vez mais melhorias, para garantir seu espaço no mercado. Numa época em que
os consumidores estão cada vez mais exigentes e as empresas precisam atender
as necessidades dos mesmos, ao mesmo tempo em que têm reduzir seus custos
é necessária uma eficiente área de logística.
O gerenciamento de estoque é um ramo da administração de empresas que
está relacionado com o planejamento e controle de estoques de materiais ou de
produtos que serão utilizados na produção ou na comercialização de bens ou
serviços. Preocupar-se efetivamente com os estoques pode interferir nos
resultados estratégicos de uma empresa. Definir o momento correto da compra, a
quantidade ideal a serem comprados, os melhores preços, os níveis de
segurança, a qualidade do bem ou do serviço, são características importantes
nesse processo. O balanceamento da demanda real de consumo com a produção
também é elemento fundamental para evitar estoques elevados. O capital
investido em estoque e o impacto que exerce sobre as atividades operacionais
das organizações são razões essenciais para que as empresas estabeleçam
prioridades efetivas na sua administração. A cadeia de abastecimento não pode
ser eficiente e eficazmente administrada, sem que os estoques recebam um
enfoque prioritário.
Muitas empresas estocam centenas ou milhares de itens, variando desde
aquele cujo valor é extremamente baixo até aquele com altíssimo valor,
dependendo do tipo de segmento de mercado em que atua. A estratégia de
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estoque sofrerá variações de empresa para empresa, dependendo do foco
estratégico a ser adotado. Toda organização deve estabelecer e manter uma
estratégia adequada para administrar o estoque. Uma estratégia bem aplicada e
bem conduzida não só assegura o desempenho apropriado dos diferentes
processos e funções empresariais, bem como poderá minimizar custos. Controles
não adequados podem levar a organização a possuir elevados estoques
incorrendo em altos valores de investimento. Por outro lado, a manutenção de
estoques insuficientes trará conseqüências drásticas à cadeia trará conseqüências
drásticas à cadeia de abastecimento, afetando recursos e serviços.
O presente estudo se propõe a fornecer elementos que possibilite dar
resposta ao seguinte problema: de que forma a gestão estratégica de estoques
poderá auxiliar na maximização dos lucros de uma organização? A empresa em
questão será a Eletrônica Girimum LTDA, uma média empresa, localizada no
bairro de Cascadura, subúrbio do Rio de Janeiro, que atua como grande potência
no setor de áudio e iluminação profissional, peças e componentes eletrônicos e
instrumentos musicais. Porém a Eletrônica Girimum possui grandes problemas na
gestão de seus estoques: falta de controle de materiais (quantidades erradas no
sistema), entrega de mercadorias erradas, demora no atendimento, pessoas
incapacitadas, produtos em excesso, produtos em obsolescência, que serão
abordados no trabalho com o objetivo de encontrar soluções adequadas para
melhoramento dos processos evitando altos custos de armazenagem e nem a
falta de produtos aos clientes. A empresa adquire seus produtos de fornecedores,
não possui nenhum de fabricação própria, e depende do volume de vendas na
loja, para verificar as necessidades de materiais, por isso tem que manter certo o
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nível de estoque. Das relevâncias para as soluções dos problemas, destacam-se:
diminuição de perdas de vendas, satisfação de clientes, rapidez no atendimento
aos clientes, maior controle na entrada e saída de materiais, planejamento das
necessidades de materiais. Neste estudo de caso veremos como a empresa
administra e tenta melhorar a gestão de estoques, e as conseqüências dessas
melhorias nos processos do dia-a-dia, da referida empresa. A abordagem está
dividida em dois momentos: a parte teórica sobre a Administração de Materiais
(compras, estoques e centros distribuição) e o estudo de caso as empresa em
questão.
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CAPÍTULO I
ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS
De acordo com Dias (1993) até alguns anos atrás o controle de estoques
era responsabilidade de um almoxarife e as compras eram feitas pelo próprio dono
do negócio. Naquela época valorizavam-se muito mais áreas de vendas, finanças,
de pessoal e de produção, deixando em segundo plano a área de materiais. Com
o passar do tempo e com a própria evolução comercial, tecnologia e humana,
passou-se a dar mais importância mais aos estoques, dessa forma, o estoque
passou a ser visto como um elemento relevante dentro do processo de gestão
empresarial.
A Administração de Recursos Materiais engloba a seqüência de operações
que tem inicio na identificação do fornecedor, na compra do bem ou serviço, em
seu recebimento, transporte interno e armazenagem, em seu transporte durante o
processo produtivo, em sua armazenagem como produto acabado e, finalmente,
em sua distribuição ao consumidor final.
Segundo Ballou (1993), a administração de materiais e distribuição física
integra-se para formar o que chama hoje de logística empresarial. Muitas
companhias desenvolveram novos organogramas para melhor tratar das
atividades de suprimento e distribuição, freqüentemente dando status de alta
administração para a função ao lado do marketing e produção.
Para Gonçalves (2007), uma administração de materiais bem estruturada
permite a obtenção de vantagens competitivas por meio de redução de custos, da
redução dos investimentos em estoques, das melhorias nas condições de
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compras mediante negociações com fornecedores e da satisfação de clientes e
consumidores em relação aos produtos oferecidos pela empresa.
A Administração de Materiais voltada à Gestão Empresarial propõe mostrar
a importância do gerenciamento de materiais dentro de uma relação clientefornecedor, desde o planejamento das necessidades de materiais até a colocação
do produto acabado no cliente final. Nunca se falou tanto em logística integrada,
que nada mais é que controlar o fluxo de materiais até o produto final: administrar
o fluxo de informações, fluxo físico, níveis de estoques, confiabilidades de
entregas.
A
Administração
de
materiais
pode
ser
dividida
em
três
grandes
especialidades:
Gestão de Compras
Gestão de Estoques
Gestão dos Centros de Distribuição
Essas três especialidades se complementam entre si, num ciclo contínuo de
retroalimentação. Em cada uma das áreas citadas há possibilidades de mediante
uma boa gestão, promover reduções de custos. Neste momento examinaremos
cada uma das áreas em questão, mostrando a sua importância dentro da cadeia
de suprimentos.
13
CAPÍTULO II
GESTÃO DE COMPRAS
A função compras é um segmento essencial do departamento de material de
suprimentos que tem por finalidade suprir as necessidades de materiais ou
serviços, planejá-las quantitativamente e satisfazê-las no momento certo com as
quantidades corretas, verificar se recebei efetivamente o que foi comprado e
providenciar o andamento. Compras são, portanto, uma operação da área de
materiais, muito importante entre as que compõem o processo de suprimento.
Bertaglia (2003) define como comprar, o conceito utilizado na indústria com a
finalidade de obter materiais componentes, acessórios ou serviços. É o processo
de aquisição que também inclui a seleção dos fornecedores, os contratos de
negociação e as decisões que envolvem compras locais ou centrais. A aquisição
compreende a elaboração e colocação de um pedido de compra com um
fornecedor já selecionado e a monitoração contínua desse pedido a fim de evitar
atrasos no processo. O autor vai mais além e diz que a gestão de compras é um
processo estratégico que envolve custo, qualidade e velocidade de resposta.
Para Gonçalves (2007), a função compras envolve uma responsabilidade muito
maior. Ela requer planejamento e acompanhamento, processos de decisão,
pesquisas e seleção das fontes supridoras dos diversos materiais, diligenciando
para assegurar que o produto será recebido no momento esperado, inspeção
tanto da qualidade quanto das quantidades desejadas. Gonçalves (2007) diz ainda
que a função compras requer uma coordenação geral entre os diversos órgãos da
empresa:
almoxarifados,
no
que
tange
armazenamento
dos
materiais;
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planejamento de estoques, responsável por definir as quantidades a serem
adquiridas e os respectivos prazos de entrega; finanças, no que se relaciona a
autorização e controle de pagamentos das faturas dos materiais recebidos e
muitos outros setores da estrutura organizacional.
Com relação aos profissionais da área, Gonçalves (2007) fala que o setor de
compras de uma empresa deve possuir executivos bem preparados, com talento
compatível com a função que vão exercer. Com o advento de tecnologias mais
modernas e o avanço da área de informática e de novas técnicas gerenciais, o
autor relata que a demanda para contratação de executivos para gerenciar as
atividades de aquisição de materiais levou a um critério de seleção muito mais
apurado, por buscar identificar as potencialidades técnicas e gerenciais de cada
candidato. Os profissionais da área de compras devem ter um entendimento
global de negócios e tecnologia. O comprador, hoje, em função da tecnologia, é
muito mais um analista de suprimentos e um negociador do que propriamente um
operador de transações que fazem pedidos e monitora-os.
Segundo Dias (1993), os objetivos básicos do setor de compras, seriam:
Obter um fluxo contínuo de suprimentos a fim de atender aos programas de
produção;
Coordenar esse fluxo de maneira que seja aplicado um mínimo de
investimentos que afete a operacionalidade da empresa;
Comprar materiais e insumos aos menores preços, obedecendo a padrões
de quantidade e qualidade definidos;
Procurar sempre dentro de uma negociação justa e honesta as melhores
condições para empresa, principalmente em condições de pagamento;
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O ciclo de compras consiste nos seguintes passos: receber e analisar as
requisições de compra; selecionar os fornecedores certos; determinar o preço
correto, apartir da escolha do melhor fornecedor; emitir o pedido de compra; fazer
um acompanhamento para garantir que os prazos de entrega sejam cumpridos;
receber e aceitar as mercadorias; aprovar a fatura para pagamento ao fornecedor.
O setor de compras tem que ter uma visão estratégica e ética, no momento de
selecionar o fornecedor e na determinação de preços. Tem que ser levado em
conta na hora da escolha os quesitos qualidade, preço e prazo de entrega para
alcançar a máxima eficiência. As empresas mais competitivas não são as que
possuem acesso aos insumos de baixo custo, mas aquelas que empregam
tecnologias e métodos mais avançados em sua gestão, agregando valor ao
produto final.
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CAPÍTULO III
GESTÃO DE ESTOQUES
Estoques existem por ser impossível prever com exatidão a demanda futura
dos consumidores. Eles são eficientes para garantir a disponibilidade das
mercadorias no momento que elas são requisitadas. A gestão de estoques inclui a
função de compras, acompanhamento de estoque, planejamento da distribuição
física. É preciso haver maior integração entre os diversos departamentos da
empresa, buscando melhor atender as necessidades dos clientes em tempo hábil
e com o menor custo possível.
Gonçalves (2007) define como o gerenciamento dos materiais, através do
uso de técnicas de previsão de consumo, sistemas de controle dos estoques etc.,
com o objetivo primordial de adequar os níveis de estoques às necessidades dos
usuários dos diversos materiais, com o menor custo possível, sem comprometer o
nível de serviço esperado para atender às exigências dos usuários.
Segundo Bowersox (2001) o gerenciamento de estoques é um processo
integrado onde são obedecidas as políticas da empresa em relação aos estoques.
Podemos definir estoque como quantidades armazenadas de determinados
produtos (matérias-primas, produtos acabados, semi-acabados, componentes
etc.), para a produção ou venda.
De acordo com Viana (2002), o termo estoque é muito amplo,
tradicionalmente pode ser considerado como representativo de matérias-primas,
produtos semi-acabados, materiais administrativos e suprimentos variados.
Partindo dessa premissa, Viana define estoque como sendo materiais,
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mercadorias ou produtos acumulados para utilização posterior, de modo a permitir
o atendimento regular das necessidades dos usuários para a continuidade da
atividade da empresa, sendo o estoque gerado, conseqüentemente, pela
impossibilidade de prever-se a demanda com exatidão.
3.1) – Funções e Objetivos dos Estoques
De acordo com Dias (1993), a função da gestão de estoque é justamente
maximizar o efeito lubrificante no feedback de vendas não realizadas e o ajuste do
planejamento da produção. Paralelamente, a administração de estoques deve
minimizar o capital total investido em estoques, pois ele é caro e aumenta
continuamente, uma vez que o custo financeiro aumenta. Sem estoque é
impossível uma empresa trabalhar, pois ele funciona como amortecedor entre
vários estágios de produção até a venda final do produto. Para a gerência
financeira, a minimização dos estoques é uma das metas prioritárias.
O objetivo, portanto, é otimizar o investimento em estoques, aumentando o
uso eficiente dos meios internos da empresa minimizando as necessidades de
capital investido, em contrapartida garantir o suprimento dos materiais necessários
ao bom funcionamento da empresa evitando faltas, paralisações eventuais na
produção e satisfazendo às necessidades dos clientes e usuários.
Existe uma situação conflitante entre a disponibilidade de estoque e a
vinculação do capital, como pode ser visualizada no quadro abaixo. Sob o enfoque
de vendas, deseja-se um estoque elevado para atender os clientes. Do ponto de
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vista financeiro, necessita-se de estoques reduzidos para diminuir o capital
investido.
A administração de estoques deverá conciliar da melhor maneira os
objetivos dos quatro departamentos, em prejudicar a operacionalidade da
empresa. Quando as metas dos diferentes departamentos são conflitantes, o
departamento que tem maior agressividade é, geralmente, o mais ouvido. O
sistema de administração de estoques deve remover estes conflitos entre as áreas
envolvidas, providenciando a necessidade real dos suprimentos da empresa. A
gestão de estoques exige que todas as atividades envolvidas com controle de
estoques, qualquer que seja a forma, sejam integradas e controladas num sistema
em quantidades e valores.
3.2) Tipos de Estoques
Os estoques podem ser classificados em diversos tipos, conforme se
observa a seguir:
Matérias-primas: são os materiais básicos e necessários para a produção do
produto acabado. Seu consumo é proporcional ao volume da produção.
Produtos em processo: consiste em todos os materiais que estão sendo usados
no processo fabril. Consideram-se produtos em processo os diversos materiais
que estão em diferentes fases do processo produtivo, materiais que sofreram
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algum tipo de transformação, porém não atingiram a forma final do produto a ser
comercializado.
Materiais de embalagem: correspondem às caixas para embalar os produtos,
recipientes, rótulos etc.
Produtos Acabados: compreendem os produtos que sofreram um processo de
transformação e estão prontos para serem vendidos.
Suprimentos: neste tipo de estoque, estão inseridos todos os itens não
regularmente consumidos pelo processo produtivo. São os componentes utilizados
para a manutenção de equipamentos, instalação predial, dentre outros.
3.3) Custos de Estoques
De acordo com Dias (1993), todo e qualquer armazenamento de material
gera determinados custos, que são: juros, depreciação, aluguel, equipamentos de
movimentação, deterioração, obsolescência, seguros, salários, conservação.
Ballou (1993) considera que uma boa administração de estoques deve
aplicar o conceito de custo total às atividades de suprimento, de modo a obter
vantagens, ou seja, o objetivo da administração de estoques é prover o material
certo, nos locais e instantes corretos e em condições de serem utilizados ao custo
mínimo.
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Segundo Arnold (1999), diz que um dos aspectos mais importantes da
gestão de estoques é o gerenciamento dos custos associados. Diz ainda que,
manter um estoque que supera as necessidades atuais só é bom se a
manutenção implica em menor custo que a sua falta. Portanto, devem-se voltar às
atenções para o gerenciamento dos custos associados aos estoques.
Existem duas variáveis que aumentam os custos de estocagem: as
quantidades em estoque e o tempo de permanência no mesmo. Grandes
quantidades em estoque somente poderão ser movimentadas com a utilização de
mais pessoal ou, então, com o maior uso de equipamentos, tendo como
conseqüência a elevação destes custos. No caso de um menor volume em
estoque, o efeito é exatamente ao contrário.
3.3.1) Custo de manutenção
São todos os custos necessários para manter em estoque a quantidade de
mercadorias por um determinado tempo. Isso inclui: custos de impostos para as
mercadorias guardadas em armazéns dentro dos limites estaduais, custos de
seguros contra incêndio e roubo, custos de armazenagem relacionados com a
quantidade do estoque mantido e custos de risco de manter estoques que inclui
deterioração, obsolescência, dano e furto. O mais importante é o custo de
oportunidade de se empregar o dinheiro em estoque.
Gonçalves (2007) define custos de manutenção de estoques como custos
variáveis unitários, definidos normalmente em termos de atribuir um valor por
unidade do item estocado durante certo período.
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A soma do custo de armazenagem com o custo de capital, já identificado,
resulta no denominado custo de posse do estoque. Em resumo, o custo de posse
do estoque, que representa quanto estaremos pagando para manter certo
estoque, possui dois componentes: um custo de armazenagem e um custo de
capital investido em estoque.
3.3.2) Custo do pedido
Custos associados à aquisição de produtos para repor os estoques. São
exemplos, custos de preencher o pedido de compra, processar o pedido, enviá-lo
ao fornecedor e ao receber o material conferi-lo com a nota fiscal. Ou seja,
devemos relacionar todos os gastos em salários do pessoal de Compras, para
emissão e processamento do pedido, materiais utilizados na confecção do pedido
(papel, lápis, borracha, envelope, etc.) e custos indiretos que são todas as
despesas ligadas indiretamente com o pedido (telefone, luz, escritório de compra
etc.).
Após a apuração anual destas despesas teremos o custo total anual de
pedido. Sendo que para chegar ao valor de cada pedido é dividir o custo total
anual de pedido pelo número total de pedidos.
3.3.3) Custo de Falta de Estoque
Ocorre quando o cliente solicita algum produto em falta no estoque, na
logística “falta” é um termo que não deve existir. É uma questão difícil. Se houver
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insumos em excesso de estoque, há excesso de estoque e isso não é favorável
para a empresa. Se faltar insumos a produção pode ser interrompida, haverá falta
de produtos e o consumidor não vai receber seu produto em tempo hábil. Se o
cliente não recebe a mercadoria não vai pagar e isso diminui a margem de lucro
da empresa.
Dias (1993), relata que os custos de falta de estoque ou custo de ruptura
podem ser determinados das seguintes maneiras: por meio de lucros cessantes,
devidos à incapacidade de fornecer. Perdas de lucros com cancelamento de
pedidos; por meio de custos adicionais, causados por fornecimentos em
substituição com material de terceiros; por meio de custos causados pelo não
cumprimento dos prazos contratuais como multas, prejuízos, bloqueio de reajuste;
e por meio de “quebra de imagem” da empresa, e em conseqüência beneficiando
o concorrente.
3.3.4) Custo Total
Sendo considerado fico o preço de determinado item, a equação do custo
total é:
CUSTO TOTAL = CUSTO DE ARMAZENAGEM + CUSTO TOTAL DO PEDIDO
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Logo o custo total é o somatório do custo de armazenagem e do custo do
pedido. Toda teoria de dimensionamento e controle de estoques baseia-se em
minimizar o custo total dado pela equação.
Figura 1: Custos (Adaptada de POZO, 2002).
3.4) Sistemas de Controle de Estoques
O controle de estoques é muito importante para uma empresa no ambiente
competitivo. Através dele a empresa é capaz de prever o quanto será necessário
comprar no próximo pedido ao fornecedor, além de fornecer informações úteis
sobre as vendas, já que muitas vezes os relatórios do setor de vendas não são
muito claros, e muita das vezes não condiz com a realidade.
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A maioria das grandes empresas não está mais enfatizando o “quanto”, e
sim o “quando”. Possuir em estoque a quantidade correta no tempo incorreto não
adianta e nem resolve nada, pois a determinação desses prazos que é importante.
O principal objetivo do controle de estoques é aperfeiçoar o investimento em
estoques, aumentando o uso eficiente dos meios internos de uma empresa, e
minimizar as necessidades de capital investido em estoque, como já falando
anteriormente. Analisaremos nesse momento as principais técnicas de controle de
estoques.
3.4.1) – Controle Kanban
O Kanban especifica quanto será retirado do estoque do fornecedor,
quando acaba algum material, um cartão Kanban é enviado ao fornecedor para
repô-lo, especificando o quanto será retirado do estoque. O fluxo é regulado e o
estoque é mantido em nível predefinido.
Gonçalves (2007) aponta que o objetivo primordial do Kanban é sinalizar a
necessidade de um movimento para suprir a linha de produção, seja transportando
produtos, seja produzindo-o ou fornecendo-o a um determinado estágio do
processo produtivo.
O Kanban fornece um controle visual de produtos de grande volume:
autorização para substituir exatamente o que já foi utilizado e produtos de
pequeno volume: autorização para enviar o seguinte a uma linha. Para que o
sistema seja eficiente é necessário que haja um planejamento da produção, layout
25
de máquinas, reduzindo o tempo de troca de ferramentas. Existem diferentes tipos
de Kanban, como:
Kanban de transporte: destinado a avisar ao estágio de produção que o material
está pronto para ser retirado e transferido.
Kanban de produção: indicado a necessidade de produção de um determinado
material.
Kanban do fornecedor: destinado a sinalizar o fornecedor sobre a necessidade de
reposição de um material ou um componente na linha de produção.
O Kanban agiliza as operações eliminando os elementos de burocracia que
geram retardamento nas atividades de produção e abastecimento. Esse sistema é
importante, pois coordena toda a produção de acordo com a demanda dos
produtos finais, determina em que local e quando o produto deve chegar ao
cliente.
3.4.2) Just in Time (JIT)
O Just in Time é sistema integrado de planejamento de distribuição
derivado do sistema de Kanban. Como o próprio nome diz a metodologia Just in
Time busca, como objetivo, a produção de bens e serviços no exato momento em
que são necessários, minimizando custos, re-trabalho e otimizando processos.
Essa metodologia consiste em uma mudança radical nas práticas tradicionais que
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foi introduzida no Japão, na década de 1970, nas linhas de produção da Toyota. O
Just in Time visa o “estoque zero”.
Para Gonçalves (2007), a filosofia do JIT é simples e poderosa, visto que
procurava eliminar perda diminuindo o estoque desnecessário, enquanto procura
eliminar todas as tarefas que não agregam valor, tendo como meta final melhorar
as vantagens do valor agregado em cada operação e produzir os bens e serviços
somente
nas
quantidades
necessárias
eliminando
conseqüentemente
os
desperdícios.
Ao longo da cadeia logística, as relações entre as empresas, inclusive com
o emprego de recursos de comunicação e tecnologias de informação, devem ser
garantidas de tal forma que os resultados, e, portanto, os serviços prestados pela
logística obedeçam exatamente às necessidades de serviços expressas pelos
clientes. É muito importante, portanto que haja uma cooperação, um bom
relacionamento entre a empresa e seus fornecedores externos e internos. Um
ponto muito favorável no JIT é que ele diminui a probabilidade de que ocorram
perdas de produtos.
Shank (1997) alerta que o método JIT tem enormes vantagens, porém, as
empresas devem firmar parcerias com seus fornecedores, pois, caso contrário, a
adoção do modelo JIT implicará em um aumento de custos ao invés de redução.
O foco principal do sistema de JIT está voltado para a manufatura e, mais
especificamente, para suas linhas de produção. Requer produtos de alta
qualidade, que é controlada na fonte, onde os próprios empregados atuam como
inspetores de qualidade. Isso exige um treinamento e uma capacitação adequados
para que os empregados possam atuar de foram segura e eficiente.
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Embora o JIT seja extremamente simples, sua utilização prática requer um
sistema de produção enxuta, com baixa instabilidade da demanda. Como os níveis
de estoques que transitam ao longo da linha de produção são reduzidos, o risco
de paralisação do processo de produção é bem maior visto que a produção sendo
sincronizada em pequenos lotes há poucos estoques intermediários entre os
pontos de trabalho e qualquer evento que cause interrupção no fluxo paralisa
integralmente toda a linha de produção.
O sistema de Just in Time é vantajoso quando:
Os produtos têm valor unitário alto;
As necessidades ou demandas são conhecidas com certeza;
Os tempos de ressuprimento são pequenos e conhecidos;
Não há nenhuma vantagem em comprar grandes lotes para manter
estoque.
De acordo com Henrique Corrêa e Irineu Gianesi (1993), para se implantar
esse sistema é necessários alguns requisitos:
Capacitação em termos de qualidade;
Elevado grau de confiabilidade;
Custos reduzidos de fabricação decorrente de técnicas de produção
eficazes;
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Gonçalves (2007) fala que a utilização do JIT envolve a implantação de um
sistema de produção em fluxo contínuo que exige um adequado balanceamento
das células de trabalho. Considerando que o JIT se destina a produzir somente os
itens certos, nas quantidades certas e no momento adequado, o conceito de
produção puxada é muitas vezes confundido com a definição do JIT, que também
depende essencialmente de elevado nível de sincronismo dos processos e
regularidade de demanda e de produção.
3.4.3) MRP (Material Requeriment Planning)
O MRP é um sistema de controle de estoques que mostra com precisão os
volumes a serem comprados para determinado período, através de cálculos da
quantidade e dos prazos em que os materiais são necessários à fabricação de um
produto.
Segundo Dias (1993), integram ao MRP funções de planejamento empresarial,
previsão de vendas, planejamento dos recursos produtivos, programa-mestre de
produção, planejamento das necessidades de materiais, planejamento das
necessidades de produção, controle e acompanhamento da fabricação, compras e
contabilização dos custos. O MRP tem ainda a função de criar e manter a infraestrutura de informação industrial, que inclui o cadastro de materiais, a estrutura
de informação industrial, a estrutura do produto (lista de materiais), saldos de
estoque, ordens em aberto, rotinas de processo, capacidade do centro de trabalho
etc.
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O MRP baseia-se na emissão de ordens de uma demanda calculada a partir
do programa de montagens observando-se como ele é produzido passo a passo,
demonstrando uma grande capacidade em reduzir estoques, pois as ordens de
compra não sã emitidas para repor estoques e sim para atender as necessidades.
Esse sistema só emitirá pedidos de acordo com os leads times registrados,
fazendo com o que material chegue na hora e quantidade corretas para produzir
para seus clientes. Para atender a demanda nas datas planejadas deve-se alocar
tempo suficiente no programa de produção para permitir a entrega dos
fornecedores e a manufatura dos produtos.
Figura 2: Sistema MRP (extraída de GONÇALVES, 2007).
3.4.4) MRP II (Manufacturing Resource Planning)
O sistema MRP II é a evolução natural da lógica do sistema MRP, com a
extensão do conceito de calculo das necessidades ao planejamento dos demais
recursos de manufatura e não mais apenas dos recursos materiais.
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Correa e Gianesi (1993) definem o MRP II como um sistema hierárquico de
administração da produção, em que os planos de longo prazo de produção,
agregados (que contemplam níveis globais de produção e setores produtivos), são
sucessivamente detalhados até se chegar ao nível do planejamento de
componentes e máquinas específicas.
Para Gonçalves (2007) o MRP II funciona como um sistema integrado, por
incluir dados sobre capacidades dos equipamentos, recursos de engenharia,
finanças, marketing e recursos de mão-de-obra, permitindo obter diversos
relatórios financeiros sobre o custo dos produtos. Esse é um sistema integrado
que mais tarde deu origem ao projeto de sistema de gestão integrada, conhecidos
como sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) que funcionam dentro de uma
plataforma de Tecnologia da Informação (TI) e contem poderosas ferramentas de
análise, programação e controle. O ERP é um sistema que obtém informações de
todas as funções da empresa, monitorando materiais, compras, programação de
produção, estoque de produtos acabados e outras informações que tramitam na
empresa como um todo.
O MRP II fornece dados precisos sobre o que produzir, onde produzir e quando
produzir. Esse sistema é mais adequado para empresas que tenham por
prioridade básica entregar as mercadorias de seus clientes no prazo acordado e
reduzir seus estoques.
3.5) Avaliação da Gestão de Estoques
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A avaliação de desempenho é uma atividade permanente e fundamental para a
gestão de estoques. Através de indicadores pode-se aferir a qualidade das ações
e verificar o alcance dos objetivos e metas, e se a evolução dos níveis de
estoques estão em conformidade com a política de estoques adotada pela
empresa. O desempenho da gestão de estoques é avaliado por meio de
indicadores tais como: cobertura média dos estoques, giro dos estoques, nível de
atendimento aos clientes, evolução dos custos e dos estoques, etc. O
monitoramento desses indicadores permite que sejam corrigidas eventuais
distorções quanto ao planejamento, além de ser uma das principais fontes de
informação do gestor, permitindo-o revisar e manter adequado o planejamento à
política de estoques da empresa.
Sucupira (2003) define a gestão de estoques no varejo como sendo a procura
do constante equilíbrio entre a oferta e demanda, e diz ainda que este equilíbrio
deva ser aferido sistematicamente por meio de alguns indicadores e dentre os
mais importantes cita: o giro dos estoques, a cobertura dos estoques e o nível de
serviço ao cliente.
Para Sucupira (2003) o giro dos estoques, indica o número de vezes em que o
capital investido em estoques é recuperado por meio das vendas. Normalmente o
giro dos estoques tem base anual e tem característica de representar o que
ocorreu no passado. Este índice é obtido através da divisão do custo das
mercadorias vendidas (CMV) pelo custo do estoque médio do período. O autor
alerta que, para que a empresa varejista tenha um bom desempenho em função
do aumento do giro dos seus estoques, é necessário que a margem (valor
recebido na venda menos o custo da mercadoria vendida) seja positiva. Sucupira
32
conclui que o giro dos estoques é fundamental para obtenção de lucro num
ambiente cada vez mais competitivo, onde as margens tendem a ser cada vez
menores.
A cobertura dos estoques, na visão de Sucupira, representa o período de
tempo em que os estoques conseguem cobrir as necessidades futuras de vendas,
sem que haja o ressuprimento. Segundo o autor este índice é obtido através da
divisão dos estoques em determinada data pela previsão de vendas futuras.
Quanto menor for o índice de cobertura dos estoques, maior a possibilidade de
faltar mercadoria para atendimento aos clientes. Ocorre também que, se o índice
de cobertura for elevado, as organizações varejistas arcam com os custos e os
risos relativos aos estoques.
De acordo com Sucupira (2003) o indicador do nível de serviço ao cliente
demonstra o número de oportunidades de vendas que podem ter sido perdidas
pelo fato da não existência da mercadoria em estoque. Este indicador PE obtido
através da divisão entre o número de itens em estoque pelo número total de itens
para venda. E ainda por meio de sistemas informatizados pode-se verificar o valor
perdido pela empresa devido à falta de materiais em estoque.
33
CAPÍTULO IV
GESTÃO DE CENTROS DE DISTRIBUIÇÃO
Para Dias (1993), comprar bem, procurando os melhores preços e prazos de
pagamento para matérias-primas, e estocar de maneira a evitar perdas e no
mínimo custo já não são somente fatores de lucratividade. Nos últimos anos a
distribuição tornou-se uma questão comercial e muitas empresas não hesitam em
afirmar que são os seus custos que determinam atualmente a sua rentabilidade.
Um centro de distribuição (CD) constitui um dos mais importantes e dinâmicos
elas da cadeia de abastecimento, o CD é um armazém cuja missão consiste em
gerenciar o fluxo de materiais e informações, consolidando estoques e
processando pedidos para a distribuição física. Ele pode manter o estoque
necessário para controlar e equilibrar as variações entre o planejamento de
produção e a demanda: permite acumular e consolidar produtos de vários pontos
de fabricação de uma ou de várias empresas, combinando o carregamento para
clientes para clientes ou destinos comuns; possibilita entregas no mesmo dia a
clientes-chave e serve de local para customização de produtos, incluindo
embalagem, etiquetagem e precificação, entre outras importantes atividades.
34
Figura 3: Centro de Distribuição numa cadeia de abastecimento (adaptada de BALLOU, 1993).
Segundo Gonçalves (2007), a administração dos depósitos, almoxarifados e
centros de distribuição envolvem, em uma visão mais generalista, a gestão do
fluxo de entrada, movimentação interna e saída dos materiais. Assim a
movimentação física e a gestão da armazenagem estão intimamente relacionadas.
Entre os atributos dos gestores da armazenagem e movimentação física dos
materiais, o autor cita:
Recebimento dos materiais
Identificação dos materiais
Transporte
e
movimentação
armazenagem.
Armazenamento dos materiais.
física
dos
materiais
para
áreas
de
35
Controle e localização física dos materiais.
Fornecimento dos materiais.
Objetivando minimizar os custos operacionais, os almoxarifados deverão ser
dimensionados para atender as necessidades das empresas quanto à guarda
provisória dos materiais e ao arranjo físico de suas instalações adequado à
finalidade de maximizar a produtividade e permitir um rápido fluxo dos materiais
nos processos de recebimento, guarda e expedição.
Os centros de distribuição são projetados para colocar produtos em
movimento, não apenas armazená-los. São depósitos grandes e automatizados,
projetados para receber produtos de várias fábricas e fornecedores, receber os
pedidos, atendê-los com eficiência e expedir os produtos para consumidores de
uma determinada região o mais rápido possível.
A implementação de um CD pode racionalizar os níveis de estoques
contribuindo para a redução do custo logístico total, pois o estoque centralizado
permite acompanhar melhor o nível de estoque e controlar as necessidades de
reabastecimento. Aliado ao CD, a distribuição física percebe os benefícios da
localização geográfica do CD junto ao principal mercado consumidor, tendo em
vista a redução das distâncias, menor trajeto percorrido, volume maior de
entregas, melhor ocupação do veículo, otimizando tempo e custos.
36
CAPÍTULO V
ESTUDO DE CASO – ELETRONICA GIRIMUM
5.1) Descrição da Empresa
A Eletrônica Girimum é uma empresa que vende tecnologia sonora,
localizada no bairro de Cascadura, subúrbio do município do Rio de Janeiro.
Fundada em 1974, pelo presidente atual José Teotônio da Silva, a empresa
começou apenas na área de assistência técnica de aparelhos eletrônicos, tais
como, televisão, som, vídeo cassete, auto-rádios dentre outros. Ficou muito
famosa e conhecida no ramo, levando o certificado de excelência da CCE, como
melhor empresa de assistência técnica autorizada. Com uma assistência técnica
tão conhecida no mercado e uma crescente demanda, houve a necessidade de
expansão da própria estrutura interna e do número de pessoal. Devido a isso, em
1993, inaugura o setor de peças e componentes eletrônicos (transistores,
resistores, fly backs, unidades óticas, etc.). Neste momento a Eletrônica Girimum
começa fornecer produtos.
Analisando que a venda de produtos estava gerando um lucro muito bom
para a empresa e acompanhando as novas tendências que o mercado exigia,
houve a necessidade de um novo investimento dentro do segmento da área
eletrônica: o de áudio e iluminação profissional. O Show Room de áudio e
iluminação foi inaugurado em junho de 2000, com um grande coquetel oferecido
para nossos fornecedores e parceiro, em mais uma nova empreitada: produtos
mais caros, com uma tecnologia super avançada, gerando lucros muito maiores. A
37
Eletrônica Girimum passa ficar ainda mais em evidência perante a concorrência, e
na tentativa de aniquilar completamente a mesma, em 2006 inaugura o show room
de instrumentos musicais. A empresa é familiar, visto que filhos, sobrinhos, e a
atual esposa do Sr. José trabalham na empresa em cargos de chefia, dentre eles
o filho Maurício Teotônio da Silva que é administrador da empresa e sócio,
idealizador do setor de áudio e iluminação e instrumentos musicais.
A organização localiza-se em uma rua que é referência em artigos
eletrônicos de manutenção em geral e tecnologia sonora. Hoje a Eletrônica
Girimum dispõe de três lojas localizadas estrategicamente no local, aparecendo
como grande potência no segmento.
5.1.1) Atividade
A organização tem como foco a venda de produtos de tecnologia sonora,
componentes eletrônicos e instrumentos musicais, e no serviço de assistência
técnica.
5.1.2) Missão
Oferecer a todos os clientes a excelência em atendimento, e produtos da
mais alta qualidade e soluções diferenciadas em tecnologia sonora, componentes
eletrônicos e instrumentos musicais, sendo a melhor opção de nosso consumidor
na busca no mercado.
38
5.1.3) Visão
Liderar o Rio de Janeiro na comercialização de produtos em tecnologia
sonora, componentes eletrônicos e instrumentos musicais, e serviços de
assistência técnica, garantindo o retorno sobre os investimentos e agregando
produtos e serviços que gerem valor à operação.
5.1.4) Valores
Cliente em 1º lugar
Integridade
Ética e Respeito
Lideranças Interativas
Trabalho em Equipe
Qualidade
Transparência
“Disseminando a nossa visão, realizando a nossa visão, e trabalhando os nossos
valores, com todos os colaboradores, parceiros, clientes e consumidores,
fortaleceremos nossa posição como melhor empresa no Brasil de produtos
eletrônicos”. José Teotônio da Silva – Presidente.
39
5.1.5) Estrutura da Empresa
A empresa conta hoje com três lojas físicas: a matriz (setor de
componentes eletrônicos e áudio e iluminação), a assistência técnica e a loja de
instrumentos musicais. Possui ainda a página virtual onde são vendidos produtos
para todo o Brasil. A loja tem 150 funcionários distribuídos entre todos os setores
da empresa: administrativo, financeiro, compras, marketing etc.
5.2) Cadeia de Suprimentos
A cadeia de suprimentos da Eletrônica Girimum começa no setor de
compras, onde são realizados os pedidos dos materiais aos fornecedores, o
recebimento e armazenamento dos produtos ficam a cargo dos estoques, e o
cliente final adquire os produtos através dos consultores de venda na loja física ou
na loja virtual. As entregas em domicílio, quando solicitado pelo cliente ou quando
é uma venda on-line, são feitas através dos correios, transportadoras ou pelo
carro da empresa. Vejamos abaixo com detalhes como funciona a cadeia de
suprimentos da Eletrônica Girimum, passando pelo setor de compras, estoques e
a distribuição do produto ao cliente final.
5.2.1) Setor de Compras
O setor de compras da Eletrônica Girimum é responsável pela aquisição
dos materiais para venda ao cliente final. Por atuar com diversos tipos de
40
produtos, as compras não são centralizadas em um único setor. Existe o setor de
compras do departamento de peças e componentes, do departamento de áudio e
iluminação profissional e o de instrumentos musicais.
Os
compradores
da
empresa
ficam
encarregados
de verificar
a
necessidade de materiais, fazer levantamentos de consumo, formar o cadastro de
fornecedores, negociar as melhores condições de compra (preço, prazo de
entrega, transporte), e elaborar e monitorar os pedidos junto aos fornecedores. A
decisão pela escolha do melhor fornecedor tem que ser feita com base em trade
off, que significa conflito de custos. O comprador deve conflitar os custos de
pedido para obter a solução mais vantajosa para comprar, ter um “olhar”
estratégico para determinar o seu fornecedor certo.
Hoje, a Eletrônica Girimum, possui 1842 fornecedores ativos. O comprador
tem que consultar ao cadastro para saber quais fornecedores tem que encaminhar
as cotações (tomada de preços) certas, por exemplo, para um circuito integrado
há diversos fornecedores diferentes. Em outros casos, há apenas um fornecedor
disponibilizando um determinado produto, por exemplo, altos falantes Selenium só
são fornecidos pela fábrica da Selenium que se localiza no Rio Grande do Sul.
Neste caso cabe ao comprador negociar as melhores condições de preço e de
pagamento, e estabelecer parcerias.
A gestão de compras, na Eletrônica Girimum é tida como um fator
estratégico e sendo um diferencial competitivo junto aos concorrentes, pois
conseguindo produtos com preços de custo mais vantajosos, consegue tornar os
seus produtos ao cliente final com preços mais diferenciados da concorrência.
41
5.2.2) Estoques
A Eletrônica Girimum possui três estoques para armazenamento dos
materiais para venda aos clientes. O primeiro estoque situa-se na matriz onde são
guardados os artigos eletrônicos referente ao setor de peças e componentes
(circuitos integrados, transistores, diodos, resistores, fly backs, divisores
capacímetros, amperímetros, multímetros, materiais de informática, equipamentos
e materiais para instalação de antenas, parabólicas etc.). Esse estoque conta com
uma equipe de quatro estoquistas, que possuem funções de recebimento e
conferência de materiais, armazenagem, abastecimento na loja física, e
atendimento aos vendedores quando solicitado. O pedido de materiais dos
vendedores é feito através de dois microfones posicionados no caixote (um
elevador), por onde desce os materiais.
O segundo estoque encontra-se em uma loja ao lado da matriz. Nesse
estoque encontram-se estocados os produtos do setor de áudio e iluminação, é o
estoque de maior valor da empresa. É o principal estoque da empresa. Os tipos de
materiais que são armazenados nesse estoque são altos falantes, amplificadores,
caixas de som, mesas de som, equalizadores, microfones, lasers, canhões de
iluminação, estrobos, maquinas de fumaça, processadores de áudio, acessórios,
enfim todo o tipo de material em tecnologia sonora. Este estoque foi ampliado
recentemente devido ao aumento no fluxo de materiais: ele contava apenas com
três andares, e hoje ampliou para cinco. Nesse estoque possui uma equipe com
sete estoquistas sendo que suas funções são distribuídas pelo encarregado do
setor. Dentre as funções estabelecidas estão o recebimento e conferência dos
42
materiais, armazenamento, abastecimento no setor de som e iluminação,
atendimento aos vendedores quando solicitado controle da saída dos materiais
para entrega através do carro da empresa. Por ser uma loja, tipo um galpão, fora
da matriz fica a cargo desse estoque controlar o fluxo de materiais do estoque
para as lojas a serem abastecidas. Os vendedores ou o gerente solicitam produtos
ao estoque mediante uma requisição de material, todo o material do estoque só
pode sair com a requisição. A função do gerente do estoque é controlar com rigor
essa saída de materiais do estoque para a loja. Através do sistema “Shop 7”, o
gestor do estoque faz a transferência dos produtos solicitados para as lojas de
destino, mantendo assim o controle interno do fluxo de materiais. Apesar de ser o
estoque mais correto e bem mais controlado da empresa, ele apresenta
problemas em sua gestão que veremos mais à frente.
O terceiro estoque é da loja de instrumentos musicais onde ficam produtos
como violões, guitarras, contrabaixos, baterias, teclados, encordoamentos,
palhetas, pedaleiras etc. Como são materiais de pouco giros exige pouco espaço
para armazenagem. Esse estoque conta apenas com um estoquista que fica
encarregado de guardar esses produtos e expor na loja física. Todo o recebimento
desse tipo de material é feito pelo estoque de som e iluminação. O encarregado
do setor comunica o recebimento ao estoquista do setor de instrumentos musicais,
que leva os materiais para o setor para serem expostos ou guardados.
Todos os processos burocráticos de lançamento das notas fiscais recebidas
nos estoques, assim como suas respectivas duplicatas de pagamento, ficam a
cargo de pessoas que trabalham no departamento de compras.
43
5.2.3) Distribuição
Os clientes podem adquirir os produtos na Eletrônica Girimum de duas
formas: a primeira na loja física e a segunda pela loja virtual. Na loja física o
intermédio é feito através dos vendedores, que além de instruir os clientes sobre
os produtos que estão levando também verificam disponibilidade dos produtos
junto aos estoques. Caso o cliente opte pela entrega em domicílio o carro da
empresa leva o material cobrando uma taxa de entrega junto com a compra.
Pela loja virtual o intermédio é feito através de um consultor de vendas que
fica no on-line o dia todo negociando as vendas, através de ferramentas como o
Messenger e skype. A Eletrônica Girimum possui um site onde os clientes podem
ver os produtos e adquirir através do consultor. Os consumidores de todo o Brasil
podem adquirir os produtos da Girimum, e a entrega é feita, dependendo da
localidade, através dos correios, de transportadoras ou até mesmo do carro da
empresa. É de competência do consultor de vendas on-line antes de fechar um
pedido com o cliente confirmar com o estoque a disponibilidade dos produtos, para
evitar maiores transtornos.
Todos os consumidores da Eletrônica Girimum também podem adquirir os
materiais por encomenda. Cabe aos vendedores deixar os clientes cientes do
prazo de entrega, e também verificar com o setor de compras os preços corretos
dos produtos que se encontram indisponíveis na loja.
5.3) Problemas na Cadeia de Suprimentos
44
5.3.1) Controle de Materiais
A falta de controle dos materiais é o principal problema na cadeia de
suprimentos da Eletrônica Girimum. Por ser uma empresa que tem uma grande
variedade de produtos, e em boa parte desses produtos componentes eletrônicos
muito pequenos, fica realmente difícil o controle eficaz dos produtos. O estoque
mais controlado da empresa é o estoque de áudio e iluminação profissional, que
possui hoje, 65% de seus produtos corretos no sistema. Em contrapartida, o
estoque de peças e componentes eletrônicos é o menos controlado, possui
apenas 5% de seus materiais totalmente certos.
O estoque de peças e componentes eletrônicos possui uma demanda muita
alta e uma variedade enorme de componentes eletrônicos que dificulta o controle
eficaz dos materiais. O falta de espaço físico para armazenamento dos materiais
também é um fator que atrapalha um controle maior dos materiais. O controle dos
materiais dos artigos eletrônicos se faz no momento que é feito um levantamento
físico pelo comprador na hora de comprar, o que leva demora nos processos de
emissão de cotações para os fornecedores. Como este estoque localiza-se na
matriz, na parte superior, os lançamentos no sistema dos produtos são efetuados
na própria matriz, denominada no sistema como filial 1. Todas as vendas aos
clientes finais efetivadas na matriz são automaticamente descontadas na filial
correspondente. Outro ponto-problema a ser destacado neste estoque é a grande
movimentação de materiais durante o dia de trabalho, acarretando em diferenças
muito grandes das quantidades no sistema, e as quantidades físicas. Como foi dito
anteriormente os vendedores solicitam os materiais a esse estoque verbalmente,
45
sem qualquer tipo de requisição, e cabe aos estoquistas consultarem a
disponibilidade dos produtos no ato do pedido. E ainda a assistência técnica
quando solicita os produtos aos estoques não elaboram qualquer tipo de
requisição para a saída dos materiais, fazendo com que as diferenças entre as
quantidades no sistema e as quantidades reais aumentem cada vez mais.
No estoque de som e iluminação, o problema da falta de controle dos
materiais armazenados deve-se ao dinamismo do setor, que por sua vez não
consegue fazer a transferência do material no momento de sua saída. A facilidade
de neste estoque possuir produtos grandes facilita a contagem e um controle
freqüente dos materiais, mas a falta de espaço físico para armazenagem dificulta
a arrumação, e conseqüentemente acarreta em “furos” de estoque. O volume de
mercadorias que chega também é outro fator que dificulta o controle, pois muitas
das vezes os produtos não constam no sistema no mesmo momento em que
chegam. A liberação de materiais para vendedores sem a requisição aparece
como um problema. Sem a requisição o gerente do estoque não tem como dar a
saída ou entrada do material que está sendo movimentado. Hoje, os produtos de
maior giro são os produtos que apresentam seus estoques controlados, pois há a
necessidade de saber as quantidades ideais para compra.
A falta de controle de materiais afeta também o estoque mais recente da
Eletrônica Girimum, que é o de instrumentos musicais. Apesar de serem produtos
de pouco giros, os controles desses materiais ficam a cargo do gerente do
estoque de som e iluminação, devido a esse tipo de produto ser recebido no
referido estoque. Este gestor assim que o material chega ao estoque de som e
iluminação, chamado no sistema “Shop 7” de filial 2, ele tem que ser transferido
46
para o estoque de instrumentos musicais, no sistema “Shop 7” referente à filial 8.
A movimentação física do material fica a responsabilidade do estoquista da filial 8.
Muitas vezes o gerente não faz a transferência do material acarretando nos
problema de controle da filial de instrumentos musicais.
5.3.2) Falta de Produtos
Conforme citado anteriormente, o setor de compras da Eletrônica Girimum
é responsável pela compra de materiais para venda. Por não constar às
quantidades corretas dos produtos no sistema, os levantamentos da falta de
produtos para realizar uma nova compra são feitos manualmente, dispondo de
grande tempo para realização de um pedido. Com isso, alguns dos materiais que
estão faltando passam despercebidos aos olhos do comprador. Uma classe de
produtos como transistores, que são produtos de giro contínuo e possuem
diversos tipos de modelos, com isso o comprador não consegue fazer um
levantamento com 100% de certeza desse item, sem poder consultar a sua
demanda em um sistema de informação. A falta de produtos na loja PE
conseqüência da falta de controle dos estoques. Como resultado da falta de
estoques está à perda de vendas, o que abaixa o nível de satisfação dos clientes.
5.3.3) Produtos em Excesso
O problema de produtos em excesso nos estoques se deve a compras
erradas. Estoques excessivos reduzem a lucratividade da empresa, pois o lucro
47
líquido é reduzido pelos custos de desembolsos associados com a manutenção
dos estoques tais como seguros, impostos, armazenagem, obsolescência e
danos, conseqüentemente reduzindo o retorno nos ativos.
Por possuir uma grande quantidade e variedade de produtos, a Eletrônica
Girimum, possui um número considerável de produtos que se encontram parados
nos estoques. Com a grande evolução do segmento o tempo para que esses
materiais se tornem obsoletos é muito rápido. O setor de compras não consegue
ter o controle correto desses materiais devido às quantidades estarem erradas no
sistema.
5.3.4) Pessoas Incapacitadas
No total, hoje são doze estoquistas que trabalham na Eletrônica Girimum
nos três estoques. No estoque de peças e componentes temos um gerente com
mais três estoquistas, e no estoque de áudio e iluminação temos um gerente, um
subgerente e mais cinco estoquistas, e um estoquista no setor de instrumentos
musicais, que não possui gerente, pois é vinculado ao estoque principal. No
momento da seleção de pessoas para trabalhar nos estoques, não há nenhum
requisito básico para a contratação dos novos estoquistas. Em geral, não é pedido
nenhum conhecimento técnico, e nenhum tipo de experiência anterior, e nem é
feita nenhum tipo de dinâmica de grupo para que os gestores da empresa possam
avaliar como os candidatos se comportam diante certas situações. Para suprir a
necessidade de mão-de-obra nos estoques, o recrutamento e seleção são feitos
apenas através do preenchimento de uma ficha de pedido de emprego, e uma
48
entrevista final com os administradores da empresa. Para a empresa o benefício
disso é a contratação de uma mão-de-obra barata, em contrapartida, são
selecionadas pessoas sem experiência anterior em estoques, e sem nenhum
conhecimento técnico dos produtos armazenados, que gera problemas como
demora no atendimento aos vendedores, entrega de materiais errados ou
negando os materiais que desconhecem contagens de estoque de forma
incorretas, sem contar que o gerente do estoque ainda perde semanas ou até
mesmo meses, em treinamentos para preparar os novos contratados.
Entretanto, os problemas relacionados mostram como a gestão de estoques
é
importante
para
empresa,
que
totalmente
solucionados
melhoram
o
desempenho da Eletrônica Girimum junto aos seus clientes finais. O gestor dos
estoques possui função estratégica, de não apenas controlar o fluxo de materiais,
mas também na gestão de pessoas.
5.4) Pesquisas realizadas
Foi realizado no dia 20 de junho de 2009 uma pesquisa com os
compradores, estoquistas e vendedores em um universo de 20 pessoas, sobre o
problema na gestão dos estoques, que são o centro da cadeia de suprimentos da
Eletrônica Girimum. Abaixo estão os resultados das pesquisas realizadas:
49
Principal Problema dos Estoques
17%
8%
50%
25%
Controle dos Materiais
Falta de Espaço Físico
Relacionamento com vendedores e compradores
Pessoas Incapacitadas
Principal Razão da Falta de Controle dos
Materiais
25%
25%
31%
19%
Sistema Logístico mal estruturado
Falta de uma política de estoques
Falta de um planejamento das necessidades de materiais
Dificuldade de contagem dos materiais pequenos
50
Relacionamento Estoques x Vendas
Péssima
0%
Excelente
0%
Ruim
20%
Bom
33%
Regular
47%
Excelente
Bom
Regular
Ruim
Péssima
Relacionamento Estoques x Compras
Ruim
8%
Péssimo
0%
Excelente
23%
Regular
8%
Bom
61%
Excelente
Bom
Regular
Ruim
Péssimo
51
Nivel de Conhecimento dos Estoquistas
11%
5%
5%
16%
16%
47%
Excelente (10 - 9)
Muito Bom (8 - 8,9)
Bom (7 - 7,9)
Regular (5 - 6,9)
Ruim (3 - 4,9)
Péssimo (0 - 2,9)
A pesquisa foi realizada através do preenchimento de um questionário de
perguntas. Na análise dos resultados com as pessoas envolvidas na cadeia de
suprimentos, o controle dos estoques é apontado como o principal problema dos
estoques. Quando foram perguntadas sobre a principal causa da falta de controle
as opiniões ficaram dividas, mas a maioria dos entrevistados disse que o sistema
logístico mal estruturado seria a principal causa, mas a falta de uma política de
estoques aparece com uma porcentagem significativa. A Eletrônica Girimum não
possui uma política de estoques adequada a todos os estoques da empresa. Hoje
o único estoque que possui uma política e mesmo assim não é bem elaborada é o
estoque principal, o de som e iluminação.
Quando foi perguntado sobre o relacionamento entre os setores de
compras, estoques e vendas, a pesquisa mostrou que o problema de
relacionamento entre os estoques e o setor de vendas precisa melhorar. A melhor
52
relação encontra-se entre o setor de compras e os estoques. O questionário de
pesquisa ainda abordou sobre o nível de conhecimento dos estoquistas em
relação aos produtos estocados e suas utilidades, e que a maioria dos estoquistas
possui um nível regular de conhecimento. Foram atribuídas notas de 0 a 10, e o
parâmetro utilizado para a definição da nota foi à média aritmética entre o nível de
conhecimento técnico sobre os produtos e o conhecimento sobre a armazenagem
dos mesmos.
5.5) Soluções para os problemas na Gestão dos Estoques
Uma das primeiras soluções apresentadas por este estudo para a solução
de problemas na cadeia de suprimentos da Eletrônica Girimum é a unificação dos
estoques. A empresa tem que montar uma estrutura na qual fique centralizado em
apenas um único lugar o recebimento dos materiais, e armazenagem dos
mesmos. Sendo que os produtos devem ser armazenados de acordo com o tipo
de material, ou seja, produtos de peças e componentes, produtos de áudio e
iluminação profissional e os produtos de instrumentos musicais. Melhorar o
ambiente de trabalho aos estoquistas, com um local amplo, com bastante
ventilação, para minimizar as precárias condições de ambiente a qual os
estoquistas são submetidos.
Com relação ao controle dos materiais a solução seria adotar um sistema
mais atual de codificação, como o de código de barras, para facilitar o processo de
venda no balcão e visualizar melhor através de um software mais avançado as
movimentações gerenciando as entradas e saídas dos materiais nas lojas para
53
não haver erro de contagem de material e evitando que ocorram compras
desnecessárias. O “Shop 7” sistema utilizado pela empresa hoje é um sistema que
já se encontra saturado devido à grande movimentação dos produtos durante o
dia. A oportunidade de implantação deste projeto é o fato de que existem outras
empresas que possuem um ótimo sistema de estocagem de seus produtos e um
bom sistema de gerenciamento deles através de softwares funcionais que
integram as informações na empresa e as compartilham com todos os setores que
a compõe (ERP). O novo sistema terá a capacidade de atualizar os dados sobre o
produto no momento em que ele acontece. Por exemplo, quando um produto é
guardado para um cliente em específico, o sistema bloqueará a venda do mesmo
para outro cliente, mas o item não deixa de contabilizar no ativo da empresa.
Visando o aproveitamento dessas informações para que a Eletrônica Girimum não
sofra riscos, apontando estes fatos tem-se base suficiente para uma análise de
implantação de uma nova tecnologia de informações, com um software e um
sistema mais avançado de processamento de informações, porém aprovada
funcionalmente por outra empresa que já esteja utilizando os recursos que serão
adotados.
No projeto haverá certa despesa financeira para inserir o novo sistema de
processamento de informações e acessórios para organização de materiais no
espaço físico de armazenagem e exposição. No entanto, será compensatória para
o investidor, pois diminuirá o tempo de processamento das vendas e trará
benefício para o setor de compras, devido o fato de que o comprador necessita
atualizar constantemente a contagem dos produtos para compra, tornando-se um
processo longo e demorado para este, quando poderia estar apenas aferindo os
54
resultados de entrada e saída dos produtos através do sistema informativo,
lembrando que a empresa em estudo possui uma grande variedade de produtos
com características distintas de setores diferentes. O novo software possibilitará
verificar as quantidades reais dos produtos disponíveis em estoque, efetuando
vendas seguras. O objetivo é informar a quantidade disponível de cada item
existente na empresa e quanto essa quantidade significa em valores monetários.
Periodicamente deve-se confirmar se o saldo apurado no controle de estoque
confere com o estoque físico existente na empresa. Qualquer saída de material do
estoque deve ser acompanhada de uma requisição. Não deverá ser permitido que
sejam retiradas mercadorias ou materiais sem a devida requisição e com a
identificação de quem a retirou. Além desses benefícios, o gestor terá segurança
de que as mercadorias estão sendo vendidas e não desviadas.
O controle eficaz dos estoques é de vital importância para Eletrônica
Girimum, que dentre outros benefícios, obtém-se os dados necessários ao
ressuprimento correto e a disponibilidade real de um produto aos vendedores, e
melhorando os meios de armazenagem e comunicação.
No que tange as compras, tanto na falta de produtos quanto nas compras
em excesso, o novo sistema possibilitará ao comprador verificar os níveis de
estoque em tempo real, e a demanda por um determinado produto num
determinado período. O comprador poderá elaborar um planejamento de compras
por período facilitando os processos, e com isso tendo mais tempo para
negociações com fornecedores do que com levantamentos de faltas de produtos
no estoque. E também possibilitará a implantação do conceito de estoque de
segurança, que a Eletrônica Girimum não possui hoje. Pela falta de controle
55
muitos produtos esgotam dos estoques atingindo o ponto de ruptura. O novo
sistema proporcionará que o comprador verifique o ponto de pedido (quantidade
de estoque, que ao ser atingido, dá início ao processo de reposição). No âmbito
dos produtos que se encontra em excesso, a empresa poderá verificar com
grande eficiência o giro dos produtos, e evitar as compras desses produtos. Com
os materiais excessivos, para que o dinheiro não fique parado, é necessário que
diminua os preços, realize promoções etc.
Porém, o objetivo do projeto não se baseia tão somente em informatizar os
recursos de informações da empresa, tem-se também o foco a estrutura do
espaço e na disposição adequada de cada produto de acordo com o volume de
saída e suas importâncias, isso custará apenas ao investidor o trabalho de
rearrumar o espaço e treinar seus funcionários, para isso será gasto tempo e
empenho dos funcionários.
O problema de incapacitação de pessoas na Eletrônica Girimum pode ser
solucionado através de um bom processo de recrutamento e seleção dos novos
funcionários. Solicitar o mínimo de experiência em técnicas de armazenagem e
controle de estoque. Treinar os novos estoquistas antes de eles irem para o
ambiente, para que o gerente do estoque não perca muito tempo com o
treinamento e capacitação. Efetuar dinâmicas de grupo para avaliar o dinamismo
do candidato, pois para trabalhar nos estoques o funcionário necessita de seja
ágil, versátil, com boa integração com pessoas. Com relação às pessoas, para
melhoramento dos processos, há a necessidade de um trabalho com os
vendedores, através de palestras, cursos de relacionamento com pessoas, para
melhorar o seu relacionamento com os estoques.
56
Colocando em prática todos esses processos, a Eletrônica Girimum
chegará a um nível ótimo de eficiência e eficácia na gestão de estoques,
conseguindo controlar os estoques severamente, realizando compras corretas,
possuindo pessoas altamente capacitadas. Minimizando todos esses erros, a
empresa terá um grande diferencial competitivo junto aos concorrentes, pois
conseguirá atender com excelência o cliente final.
57
CONCLUSÃO
A importância dada à gestão de estoques foi aumentando com o passar dos
anos, em virtude do aumento da concorrência entre as empresas e das exigências
do mercado consumidor, da evolução das tecnologias e do conhecimento humano,
e do aparecimento de novas ferramentas de controle e gestão. A existência de
estoques em uma empresa implica em custos, e a redução desses custos aos
patamares mínimos sem que haja comprometimento das atividades normais da
empresa é função principal da gestão estratégica de estoques. Quando se fala em
estoques não pode deixar de lado a gestão de compras e a gestão de centros de
distribuição que integram a cadeia de suprimentos.
Este trabalho mostrou a importância da gestão de estoques e suas
implicações. Foi utilizada a Eletrônica Girimum como base de estudo, pois é uma
empresa que tem tudo para se tornar líder no Brasil em seu segmento, se
administrar corretamente o fluxo de seus materiais. Foram apresentados todos os
problemas referentes aos estoques, mas com destaque para o principal que é a
falta de controle dos estoques. Não menos importante falou-se de como a falta de
controle implica no setor de compras e de vendas, e que o processo de
recrutamento e seleção para os estoques deve ser mais exigente. Pesquisas junto
ao público interno envolvido foram feitas e evidenciaram ainda mais os problemas
relatados.
O presente estudo apresentou as soluções para tais problemas,
correlacionando com os conceitos aprendidos na disciplina de Gestão de Materiais
e Estoques. Foi verificada a importância do controle eficaz dos estoques, com a
implantação de um novo software, e as implicações causadas na cadeia de
58
abastecimento. Relatou-se no trabalho que para avaliar a eficiência e a eficácia de
uma gestão de estoques pode ser definido por alguns indicadores, e dentre eles o
mais conhecido é o giro dos estoques.
Entretanto, a gestão estratégica de estoques deve ser vista como uma
importante ferramenta no auxilio à Eletrônica Girimum atingir os seus objetivos e
alcançar suas metas. Como foi observado no estudo de caso, quanto melhor o
controle dos materiais armazenados, melhores compras serão efetuadas, níveis
ideais de estoque serão mantidos, vendas não serão perdidas, e maiores serão os
lucros da empresa. Sendo assim o presente estudo que a eficiência da gestão
estratégica dos estoques é muito relevante, pois hoje, deixa de ter um enfoque
predominantemente operacional para adquirir um caráter estratégico.
59
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
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Atlas 1999.
BALLOU, Ronald H. Logística Empresarial: transportes, administração de
materiais e distribuição física. São Paulo: Atlas, 1993.
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Abastecimento. São Paulo: Saraiva, 2003.
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integração da cadeia de suprimento. São Paulo: Atlas, 2001.
DIAS, Marco Aurélio Pereira. Administração de Materiais: uma abordagem
logística. 4ª edição São Paulo: Atlas, 1993.
GIANESI, Irineu A.; CORRÊA, Henrique L. Just in time, MRPII e OPT: em
enfoque estratégico. 2ª edição. São Paulo: Atlas, 1996.
GONÇALVES, Paulo Sérgio. Administração de Materiais. 2ª edição Rio de
Janeiro: Elsevier, 2007.
60
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POZO, Hamilton. Administração de recursos materiais e patrimoniais: uma
abordagem logística. 2ª edição. São Paulo: Atlas, 2002.
SHANK, John K.; Govindarajan, Vijay. A revolução dos custos: como reinventar
e redefinir sua estratégia de custos para vender em mercados crescentemente
competitivos. 4ª edição. Rio de Janeiro: Campos, 1997.
SUCUPIRA, Cezar. Gestão de estoques e compras no varejo. Artigo 11. Rio de
Janeiro, 2003.
VIANA, João José. Administração de materiais: um enfoque prático. São Paulo:
Atlas, 2002.
61
ÍNDICE
FOLHA DE ROSTO
02
AGRADECIMENTO
03
DEDICATÓRIA
04
RESUMO
05
METODOLOGIA
06
SUMÁRIO
07
INTRODUÇÃO
08
CAPITULO I
Administração de Materiais
11
CAPITULO II
Gestão de Compras
13
CAPITULO III
Gestão de Estoques
16
3.1) Funções e Objetivos dos Estoques
17
3.2) Tipos de Estoques
18
3.3) Custos dos Estoques
19
3.3.1) Custos de Manutenção
20
3.3.2) Custo do Pedido
21
3.3.3) Custo de Falta de Estoque
21
3.3.4) Custo Total
22
3.4) Sistema de Controle de Estoques
23
62
3.4.1) Controle Kanban
24
3.4.2) Just in Time (JIT)
25
3.4.3) MRP
28
3.4.4) MRP II
29
3.5) Avaliação da Gestão de Estoques
30
CAPITULO IV
Gestão de Centros de Distribuição
33
CAPITULO V
Estudo de caso: Eletrônica Girimum
5.1) Descrição da Empresa
36
36
5.1.1) Atividade
37
5.1.2) Missão
37
5.1.3) Visão
38
5.1.4) Valores
38
5.1.5) Estrutura da Empresa
39
5.2) Cadeia de Suprimentos
39
5.2.1) Setor de Compras
39
5.2.2) Estoques
41
5.2.3) Distribuição
43
5.3) Problemas na Cadeia de Suprimentos
43
5.3.1) Controle de Materiais
43
5.3.2) Falta de Produtos
46
5.3.3) Produtos em Excesso
46
63
5.3.4) Pessoas Incapacitadas
47
5.4) Pesquisas Realizadas
48
5.5) Soluções para os problemas na gestão de estoques
52
CONCLUSAO
57
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
59