como prevenir faturas em atraso

A SUA EMPRESA
“ Pagamentos
COMO PREVENIR
FATURAS EM ATRASO
Ficar sem receber o pagamento é o pior
que pode acontecer a um negócio. Se não
quer ver o seu barco a afundar fuja dos
maus pagadores
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Proteste Investe 960 edição mensal outubro 2016
O segredo está na massa”, afirma
sorridente Julien Letartre, um dos
sócios das padarias Eric Kayser, o famoso pasteleiro francês, definindo
desta forma o sucesso deste negócio lançado em Portugal que conta já com 10 lojas
espalhadas pelo país com um volume de
faturação de três milhões de euros. Outro
ingrediente secreto é que 90% da faturação
é consumida na hora, ao balcão, quando os
clientes compram o produto. O risco de
atraso no pagamento das faturas emitidas
é, por isso, zero. Os restantes 10%, esses
sim, podem ter percalços de incumprimento porque estão focados no sector empresarial. No entanto, o gestor garante que “a
relação de confiança estabelecida com os
clientes, o controle constante de quando
devem as faturas ser pagas e o seguimento apertado das contas correntes lhes têm
valido cobranças a 100%. Sem problemas.”
Além disso, trabalham apenas com empresas que conhecem bem.
Os atrasos nos recebimentos são uma espécie de bolo caracol; uma espiral que pode
levar uma pequena empresa à falência,
aliás este é um dos principais problemas
da nossa economia. Para este ano 32%
dos empresários portugueses preveem um
aumento de risco de mora. Julien confessa
que ficou pasmado com os prazos de pagamento em Portugal. “Podem chegar aos
90 dias, diz, incrédulo. Mas diz que nunca
lhes ficaram a dever dinheiro. Os portugueses são bons pagadores”. Mas a realidade é
que estamos no quadro de desonra no que
toca a cumprimento das dívidas, ao lado da
Bulgária e da Grécia.
Um estudo da consultora Dun & Bradstreet concluiu que 20,1% das empresas
nacionais já faz pagamentos dentro dos
prazos. E 58,6% continua a pagar com 30
dias de atraso. A percentagem que cumpre entre 30 e 90 dias ronda os 9,6%.
A 90 dias são cerca de 11,7%. As empresas mais pequenas são as que mais
honram os compromissos financeiros.
Os sectores mais certinhos na hora de
fazer as contas são os da agricultura,
silvicultura, caça e pesca. O mais “caloteiro” é o sector da construção; cerca de
20,4% das empresas desta área demora
mais de 90 dias a saldar as suas dívidas.
Porém, nem todos os gestores vivem tão
descansados como os sócios da Eric Kayser. Muitos recebem chamadas do banco a
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dizer que a conta está a descoberto e que o
problema tem de ser resolvido rapidamente. Basta um telefonema destes para deixar
um pequeno empresário à beira de uma
ataque de nervos. O telefone transforma-se numa pequena arma de arremesso a
disparar números para tudo quanto é lado,
a tentar cobrar as faturas em atraso. Um
trabalho árduo, complicado e desgastante.
Os atrasos nos pagamentos são um problema tipo pescadinha de rabo na boca. Os
clientes não pagam as faturas, aumentando
os custos financeiros ao fornecedor, - muitos têm mesmo de recorrer ao crédito para
cobrir as quebras de liquidez. Alguns sentem de imediato as dificuldades em cumprir os seus próprios pagamentos a outros
fornecedores, compra de matéria-prima
e, por vezes, até pagamento de salários ou
subsídios de férias e natal. Pode haver um
estrangulamento da atividade financeira
da empresa, adiamento de projetos de investimento e, no limite, até falência.
Para meter literalmente as mãos na massa existem leis. Falta saber é porque é que
muitas empresas não as cumprem. Mas
funciona assim: se nada for escrito entre as
partes, o prazo de pagamento é de no máximo sessenta dias. Prazo mais reduzido está
estipulado para as entidades públicas, ou
seja 30 dias, excepto as que prestam cuidados de saúde, aí o prazo pode ser alargado
a 60 dias. Muitos gestores ao lerem estes
dados vão decerto esboçar um sorriso
amarelo, afinal o Estado português é o rei
dos maus pagadores. A média do executivo
ronda os 76 dias. Os clientes empresariais
demoram 68 dias a pagar.
Há leis, faça valer os seus direitos!
Muitos pequenos empresários não sabem
mas quando chega à data de pagamento
e não recebem têm direitos. Por exemplo,
têm direito a juros de mora de 8% (taxa
revista semestralmente) acrescidos de
uma indemnização pelos danos causados,
cujo montante mínimo são 40 euros. Para
salvaguarda dos empresários está convencionado que não são admitidas quaisquer
cláusulas contratuais que excluam aqueles
direitos e que representem condições abusivas, como por exemplo prazos excessivos de pagamento. Depois há mecanismos
adicionais que permitem gerir melhor os
recebimentos, embora os custos possam
ser elevados, basta compará-los com o
custo de crédito e ver se compensam. Para
escolher uma ajuda extra tem de calcular o
custo de crédito da sua empresa.
Para fugir ao mar de dividas há boias de salvação. Uma delas é o factoring; a sua empresa pode vender um conjunto de créditos de curto prazo dos seus clientes a uma
empresa de factoring. Ao fazê-lo recebe os
TRANCAS À PORTA
CUSTO DE CRÉDITO
Fases de recuperação
de créditos
Prazo médio Vendas
Custo do = de
pagamento x líquidas x 0,08 (atual)
crédito
anuais
365 dias
Acima de
90 dias
10,6%
Entre 30
e 90 dias
9,7%
Até 30 dias
55,7%
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Dentro
do Prazo
24%
Para ter uma ideia mais concreta podemos desenhar o seguinte cenário: se os
seus clientes tiverem uma média de pagamentos de 60 dias, as vendas anuais
da sua empresa forem de 300 mil euros
e a taxa de juro se mantiver nos 8%, o
custo do seu crédito será 3945.20 euros.
Note que este valor tende a ser superior,
uma vez que há clientes que ultrapas-sam o prazo médio e cuja cobrança das
dívidas implica um custo adicional. Veja
se compensa!
MAU EXEMPLO
Estado, mau pagador!
De maio a junho de 2016 os pagamentos em atraso do Estado aumentaram
66 milhões de euros. Um fenómeno
preocupante, não só pelo mau exemplo
que é dado, como também pela enorme
dificuldade em reaver o dinheiro. Torna-se, por isso, imperativo criar um regime
especial de liquidação do IVA para as
transações em que o Estado figura como
cliente. Esta pode ser uma das soluções.
Esse regime poderia, por exemplo, prever que as empresas só deveriam pagar
o IVA quando o cliente Estado efetuasse
o pagamento a que se encontrava obrigado.
A resolução do problema das dívidas do
Estado também pode passar pela criação
de um sistema de Confirming a negociar
entre o Estado e a banca, através deste
aquele transferia para a banca a gestão
dos pagamentos aos seus fornecedores.
Por seu lado, esta adiantava as faturas
num curto espaço de tempo e o Estado
tinha um prazo adicional para regularizar a situação com a banca.
valores em dívida mas é importante referir
que apenas o factoring sem recurso assume
todos os riscos. Isto é, caso os devedores
não paguem a fatura a sua empresa não será
lesada. Se optar pelo factoring com recurso
aí a empresa de factoring fará apenas adiantamento do pagamento e prestará o serviço de cobrança. Se o devedor não pagar,
a sua empresa terá de devolver o dinheiro.
Julien Letartre diz que na Eric Kayser utilizam este instrumento. “É um bom sistema,
uma vez que adianta o dinheiro. E exemplifica, um pequeno negócio que fature
100 mil euros e tenha uma fatura de 20 mil
euros em cobrança, se fizer um contrato de
factoring pode ser uma mais valia porque
fica de imediato com o dinheiro em caixa”.
Além disto, são dadas informações mais
detalhadas sobre os clientes resolvendo
grande parte dos problemas de tesouraria. Mas nada é de graça. Este serviço tem
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um custo que é mais elevado no factoring
sem recurso. Implica o pagamento de juros
correspondentes aos financiamentos concedidos, bem como cobram comissão pelo
serviço e ainda imposto de selo.
Casa arrombada? Trancas à porta!
Pegando neste dito popular há empresários que optam pelos seguros de crédito, que
servem para cobrir o risco de um não pagamento. Há uma avaliação da sua carteira
de clientes e os que apresentam maior risco
de incumprimento são excluídos de imediato. Excluídas à partida ficam também as
entidades públicas. Após ser atribuído um
Os portugueses são bons
pagadores. Nunca tivemos
problemas em receber
os nossos pagamentos
JULIEN LETARTRE
SÓCIO DA ERIC KAYSER
FASES DE RECUPERAÇÃO DO CRÉDITO
SINAIS DE PERIGO!
Nem sempre as dificuldades implicam que os credores fiquem de
mãos a abanar. Há casos limite mas também há luz ao fundo do túnel
Quem
pode pedir?
Processo
especial de
revitalização
(PER)
Sistema
extrajudicial
de recuperação
de empresas
(SIREVE)
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Em que
circunstâncias?
1) Dificuldades em
cumprir as obrigações
Devedor e pelo
(atrasos nos
menos um
pagamentos), embora
credor (é preciso
não seja uma situação
que pelo menos
de incumprimento
1/3 do total dos
generalizado;
créditos aceite
2) Permite renegociar as
negociar)
obrigações (Ex.: prazos de
pagamento, extinção total
ou parcial das dívidas...)
Devedor dirige
requerimento
eletrónico ao
IAPMEI
Situação económica difícil
ou estado de insolvência
iminente ou atual
Quais os
procedimentos?
O que podem fazer
os credores?
Como se conclui
o processo?
1) Os devedores e todos os credores que
queiram participar nas negociações têm que
declarar por escrito a vontade de iniciar as
negociações no âmbito de um PER e têm
que assinar essa declaração; 2) O devedor
dirige-se ao tribunal e comunica que quer dar
início ao processo; 3) O tribunal nomeia um
administrador judicial provisório; 4) O devedor
deve informar todos os credores que está um
PER em curso e convidá-los a participar; 5) É
publicada um lista provisória de créditos, que
pode ser impugnada no prazo de 5 dias; 6)
O prazo máximo de negociações é 2 meses
(prorrogáveis por mais 1 mês)
A partir do momento em que
tomam conhecimento do PER,
têm 20 dias para reclamar os
créditos
Há acordo: as partes elaboram um
Plano de Recuperação da Empresa;
o acordo vincula todos os credores,
mesmo os que não participaram
Não há acordo: encerramento do
processo. Impossibilidade de iniciar
outro PER no prazo de 2 anos
1) Caso o IAPMEI aceite o requerimento,
notifica os credores; 2) O prazo máximo das
negociações é 3 meses (prorrogáveis por mais
1 mês)
1) Uma vez notificados, têm
60 dias para revelar a sua
posição face à proposta
do devedor; 2) Qualquer
credor pode requerer a sua
participação; 3) As restrições
aos credores desaparecem a
partir do momento em que
estes comuniquem ao IAPMEI
que não pretendem participar
no SIREVE
Há acordo: o IAPMEI elabora o
acordo e este deve ser subscrito
pelo próprio IAPMEI, pelo devedor
e pelos credores que representem
mais de 50% das dívidas apuradas.
O acordo não vincula os credores
que não participaram
Não há acordo: encerramento do
processo. Impossibilidade de iniciar
outro SIREVE no prazo de 1 ano
1) São considerados credores
todos aqueles cujas dívidas
foram contraídas antes da
declaração de insolvência;
2) Os credores reclamam
os créditos no prazo de 30
dias, indicando os montantes
em dívida e juntando
a documentação que a
comprova
O administrador da insolvência
elabora o relatório que pode
apresentar uma das seguintes
soluções: 1) Declaração da
insolvência (com a venda dos bens
que compõem a massa insolvente
e repartição do seu produto pelos
credores); 2) Recuperação da
empresa (com o devido plano de
insolvência). Esse relatório será
avaliado na assembleia de credores,
que ocorre de seguida
Insolvência
1) A própria
empresa; 2) Por
requerimento de
qualquer credor
ou do Ministério
público
1) Impossibilidade
do devedor cumprir
a generalidade das
suas obrigações já
vencidas; 2) Situação de
incumprimento iminentes
1) O juiz analisa se estão cumpridos os
requisitos legais; 2) Profere a sentença que
declara a insolvência; 3) Apuram-se os
credores da insolvência; 4) Credores são
informados da sua condição; 5) Uma vez
reclamados os créditos, o tribunal decide quais
são os montantes em dívida
Falência
1) A própria
empresa 2) Por
requerimento de
qualquer credor
ou do Ministério
público
1) Incumprimento
generalizado das
obrigações (mais dívidas
do que bens); 2) Fuga
dos titulares da empresa;
3) Dissipação do
património
1) Citação da devedora e dos credores
podendo opor-se ou justificar os seus créditos; Após a citação podem justificar
2) Findo o processo o tribunal fixa o prazo
os seus créditos no prazo de
para a reclamação de créditos (até 30 dias) e
10 dias
nomeia o liquidatário judicial e a comissão de
credores (se ainda não existir)
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Uma vez declarada a falência,
ocorre o vencimento imediato de
todas as dívidas e a liquidação
do ativo, isto é, a venda de todos
os bens apreendidos (prazo de 6
meses)
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MELHORES E PIORES
CONSELHOS
Dinamarca lidera ranking
de pagar a horas
Prevenção,
o melhor remédio
87%
MELHORES PAGADORES
Dinamarca
72,3%
Alemanha
59,8%
Hungria
PIORES PAGADORES
limite de garantia para cada um dos clientes é feita uma apólice. Com o contrato em
vigor terá de pagar um prémio cuja periodicidade pode variar de mensal, semestral
ou anual. Este engloba custos de avaliação,
despesas de contencioso e custos do prejuízo a indemnizar.
Mónica Morais, Chief Governement Office
da Systell, empresa de engenharia na área
da produção animal explica que já utilizou
esta forma de contornar os atrasos nos pagamentos mas que não lhe serviu, uma vez
que teve de manter os clientes que apresentavam mais risco para fechar negócios,
logo os que estavam seguros eram os que à
partida não lhe causariam problemas.
Desengane-se quem pensa que este é
um problema só português. Lá fora também há bons e maus pagadores. As PME
nacionais exportam essencialmente para
Espanha, França e Alemanha mas quem
está no quadro de honra face a pagamentos são a Dinamarca, que ocupa o top com
87%, seguida da Alemanha e Hungria.
As empresas que vendem para fora podem-se proteger com o crédito documentário,
um compromisso entre o banco emitente,
que atua sob as instruções de um importador, que fica obrigado a efetuar o pagamento – à vista ou a prazo – ao exportador
contra a apresentação de documentos, em
conformidade com a carta de crédito. É
uma espécie de garantia do pagamento a favor do exportador. Mónica Morais, explica
que o problema surge nas “discrepâncias”
entre as partes. A experiência ensinou-lhe
20,1%
Portugal
21,7%
Bulgária
22,7%
Grécia
Estes são os páises que pagam dentro dos prazos
Nas cartas de crédito
simplifique para não
existirem desacordos
entre as partes
MÓNICA MORAIS
CHIEF GOVERNEMENT OFFICE DA SYSTEEL
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• Conheça bem os seus clientes. No caso
dos antigos analise o histórico de pagamentos. Quanto aos novos recolha
informação através do mercado. Pode
ainda recorrer a empresas especializadas em fornecer essa informação.
• Atualize periodicamente a sua base de
dados de clientes e segmente-os.
• Cobre taxas de juro e indemnização
pelos atrasos.
• Monitorize a informação sobre as vendas e os pagamentos através de sistema informático.
• Crie um mapa que contenha o crédito
concedido a cada cliente, os diversos
horizontes temporais (Ex: 30, 60 e 90
dias) e os saldos vencidos em cada um
desses horizontes temporais.
• Fixe regras de pagamento e reproduza-as de forma clara nos contratos.
• Defina os limites de crédito que permite (Ex: crédito até Eur 1 000,00 deve
ser liquidado até sessenta dias).
• Atribua vantagens aos clientes cumpridores (como por exemplo descontos)
• Incentive os pagamentos eletrónicos,
evitando assim os cheques sem cobertura ou falta deles.
• Emita corretamente as faturas.
• Envie alertas a cada um dos seus clientes, lembrando-os do prazo.
• Sistematize os procedimentos que os
seus colaboradores devem seguir logo
que um cliente ultrapassa o prazo (ex:
envio de e-mail uma semana antes do
vencimento das faturas).
que mais vale simplificar. A primeira carta
de crédito que fez no valor de cerca de 8
milhões de euros, estava a empresa ainda
no início do negócio, para um grande projeto na arábia saudita originou oito discrepâncias. Resultado? Se o cliente quisesse
não teria pago. A empresária diz que basta
faltar um original, ou algo semelhante para
colocar em causa tudo. E mais uma vez
proteger o crédito tem custos. Neste caso a
empresa pagou 70 mil euros. ¬
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