AS FUNÇÕES DE CONTROLADORIA NOS INSTITUTOS FEDERAIS

AS FUNÇÕES DE CONTROLADORIA NOS INSTITUTOS FEDERAIS DE EDUCAÇÃO
BÁSICA, TÉCNICA E TECNOLÓGICA
RESUMO
A controladoria é uma ferramenta de grande relevância, pois auxilia o gestor na obtenção do
sucesso organizacional, fornecendo subsídio para o planejamento e controle das operações
empresariais. Nesse contexto, o presente trabalho verifica a presença das atividades de controladoria
nas instituições públicas de ensino, realizando uma pesquisa em todos os Institutos Federais de
Educação Básica, Técnica e Tecnológica do Brasil. No desenvolvimento do estudo realizou-se a
análise do tema através da revisão bibliográfica e uma pesquisa por meio da aplicação de
questionário. A pesquisa abrangeu os 38 Institutos Federais de Educação Básica, Técnica e
Tecnológica existentes no Brasil, porém, foram recebidos retorno de 31 questionários. Os resultados
mostraram que apenas quatro dos 31 institutos respondentes possuem setor/área de controladoria
instalado. Portanto, a área de controladoria tem um espaço significativo para evolução nestas
instituições públicas. As razões da inexistência desta importante área de gestão nestas instituições é
uma sugestão de pesquisa para futuros estudos, bem como, estudos que possam propor a instalação
da controladoria nestas instituições.
PALAVRAS-CHAVE: Controladoria. Administração Pública. Auditoria interna. Controle interno.
1.
PROBLEMA
Um dos principais problemas que atinge a administração pública é sem dúvida o controle, ou
a falta de controle, que muitas vezes está relacionada com a corrupção, implicando em um conjunto
de atos que provocam uso indevido dos recursos pertencentes ao Estado em benefício próprio ou de
terceiros.
Observa-se que o papel dos gestores públicos é a cada dia de maior responsabilidade, pois
estes devem gerir os recursos públicos de forma eficiente e eficaz. Este novo enquadramento requer
por parte do Estado um controle especializado, que possa aferir da correta atuação dos responsáveis.
Diante de episódios como desvios de dinheiro público, fraudes e corrupção, a controladoria tornouse um veículo privilegiado para conquistar um maior espaço dentro das instituições públicas.
Diante do exposto, o presente estudo tem como propósito avaliar as funções de controladoria
nos Institutos Federais de Educação Tecnológica. Busca-se também avaliar o grau de
implementação das funções de controle nessas Instituições.
2.
OBJETIVO
Conforme a problemática apresentada, o presente estudo tem por objetivo geral do estudo,
avaliar as funções de controladoria e sua atuação nos Institutos Federais de Educação Tecnológica.
3.
REFERENCIAL TEÓRICO
Tendo em vista o objetivo proposto, o presente estudo teórico versa inicialmente sobre a
controladoria, os seus aspectos conceituais, funcionais e funções do controller e, posteriormente,
aborda-se a administração pública e seus controles.
3.1 A CONTROLADORIA
A controladoria surge como um importante instrumento administrativo nas organizações,
onde todas estas variáveis ambientais passaram a requerer uma maior flexibilidade na forma de
administrar, exigindo cada vez mais das empresas mecanismos eficazes e eficientes.
Conforme Borinelli (2006) existe uma fragilidade na literatura sobre controladoria no Brasil,
ocorrendo falta de consenso entre autores: “Em síntese: a teoria sobre controladoria não está
consolidada, encontra-se ainda em desenvolvimento, conforme os vários aspectos apontados na
caracterização da situação-problema desta pesquisa. O que existe é válido, porém carece de um
processo de organização” (BORINELLI, 2006, p.32).
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Segundo Padoveze (2003, p.36), a controladoria tem como missão suportar todo o processo
de gestão empresarial por intermédio de informação, que é um sistema de apoio à gestão. O sistema
de informação da controladoria é integrado com os sistemas operacionais e tem como característica
essencial à mensuração econômica das operações para planejamento, controle e avaliação dos
resultados e desempenho dos gestores das áreas de responsabilidade.
Segundo Nascimento e Reginato (2010), a controladoria tem como função primordial o
controle, o planejamento e o orçamento, o seu principal papel, é por meio de informações,
assessorar, orientar investigar e diagnosticar as razões para as ocorrências de eventuais desvios
entre os resultados alcançados e os esperados, indicando as correções quando necessário, apontando
as melhores opções para as tomadas de decisões nos diversos segmentos e departamentos de uma
instituição, contribuindo para o fortalecimento dos controles internos dos custos, otimização de
recursos e ampliação de sua capacidade de investimento e principalmente colocar em prática o
princípio contábil da continuidade, assegurando bons resultados para a empresa.
Controladoria é o órgão do sistema formal da organização responsável pelo controle do
processo de gestão e pela geração e fornecimento de informações de ordem operacional, econômica,
financeira e patrimonial demandadas, para assessorar as demais unidades organizacionais durante
todo o processo de gestão, buscando integrar os esforços dos gestores para que se obtenha um
resultado organizacional sinérgico e otimizado, bem como, pelos agentes externos que se
relacionam com a empresa, para suas tomadas de decisões (BORINELLI, 2006, p.198).
Sobre o posicionamento da controladoria na estrutura organizacional, para Borinelli (2006)
não há consenso sobre a posição da unidade organizacional de controladoria. Algumas
possibilidades de subordinação do órgão na estrutura organizacional são colocadas pelo autor como
à presidência/Chief Executive Officer (CEO), à presidência ou vice-presidência de finanças, à
diretoria ou vice-presidência administrativa e financeira e ao conselho de administração.
A cerca de definições para Controller, o termo vem sendo utilizado para a pessoa designada
a ser responsável pela coordenação ou execução das atividades compreendidas na controladoria.
Para Morante e Jorge (2008), a controladoria precisa ser conduzida por profissional
experiente, com larga vivencia em finanças empresariais e uma particular habilidade no
relacionamento com os responsáveis pela gestão das diversas áreas funcionais da organização.
Segundo Garcia (2010), o mercado de trabalho exige para um controller algumas atividades:
(a) elaboração do planejamento financeiro; (b) confecção de relatórios gerenciais visando dar
suporte à diretoria para a tomada de decisões; (c) revisão e implementação de processo de controles;
(d) controle, análise e consolidação dos relatórios financeiros mensais; (e) coordenação do
planejamento estratégico, construção de cenários econômicos e análise competitiva; e (f) análise de
viabilidade econômica de projetos e investimentos.
3.2 ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA
Atualmente no Brasil é utilizado o termo administração pública para fazer referência às
atividades que tem lugar no ambiente público, sendo o principal instrumento do Estado para
concretizar, na prática, as opções políticas de Governo.
A reforma da administração pública nas ultimas décadas vem desconcentrando aspectos do
gerenciamento governamental, buscando fazer o governo mais eficiente, efetivo, e econômico.
Estes três “es” têm dirigido uma transformação expressiva do setor público (PETERS e PIERRE,
2010, p. 23).
Segundo Peters e Pierre (2010), a administração pública como campo específico é definida
por corpos políticos concretos e estruturas administrativas que governam assuntos públicos,
constituições, organogramas e procedimentos oferecem a liga conceitual que cria sua unidade e
limites. Assim, a administração pública conta com um conjunto de entidades específicas
intimamente ligadas, como ministérios, órgãos, setoriais ou departamentos.
Na concepção de Castro (2010), a administração pública deve ser vista, juridicamente, no
contraponto da administração privada.
Lá tudo é permitido, exceto o que a lei proíbe. Na área pública nada é permitido, somente o
que a legislação autoriza. Parece simples essa diferença, contudo é comum a confusão que
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se faz, principalmente, quando pessoas chegam aos postos do governo sem o devido
preparo (CASTRO, 2010, pg. 18).rios, órgãos, setoriais ou departamentos.
3.3 CONTROLES NA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA
O processo do controle na administração pública tem como finalidade garantir que os
administradores públicos atuem em consonância com princípios basilares da administração pública,
tais como: de legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência.
De acordo com Carvalho Filho (2007), controle da administração pública é o conjunto de
mecanismos jurídicos e administrativos por meio dos quais se exerce o poder de fiscalização e
revisão da atividade administrativa em qualquer das esferas de poder.
Esse controle é feito, geralmente, debaixo de severas críticas ou reações. Isso porque os
resultados das ações de controle, revelados nos relatórios técnicos, afetam os sentimentos e o amorpróprio das pessoas quando apontam erros, falhas ou descumprimentos de normas (CASTRO, 2010,
p. 259).
Faz-se necessário apresentar os tipos de controle em relação ao posicionamento do órgão
controlador dentro da administração pública. Por essa classificação tem-se que o controle pode ser
interno e externo.
Controle externo é aquele exercido por órgão estranho a administração e não integra a
estrutura do órgão controlado, sendo exercido pelos Tribunais de Contas. Controle interno é aquele
exercido pela própria administração aos seus atos, no âmbito de sua própria estrutura administrativa
(SILVA, 2013, p.4).
De acordo com Silva (2013), podemos identificar as formas de controle conforme o ato
administrativo. Para o autor, as formas de controles são utilizadas por todos os integrantes do
sistema de controle interno. São três formas de controle citadas pelo autor: prévio ou preventivo,
concomitante ou sucessivo e o subsequente ou corretivo.
Segundo Castro (2010), a importância do controle está justamente, na garantia de que a
autoridade e responsabilidade devem estar equilibradas. Para o autor, o controle é uma atividade
fundamental, porém exige que seja feito com eficiência e competência, pois de modo contrário, os
ralos por onde passa todo o desperdício e as brechas que levam ao desvio de recursos públicos
permanecem ou crescem.
Observa-se no âmbito do setor público, a utilização dos termos auditoria interna, controle
interno e controladoria como sinônimos. Para Chaves (2011), é necessário conceituar as diferenças
entre os termos.
Segundo Chaves (2011, p. 17), a auditoria interna é um órgão que realiza auditorias nas
atividades de gestão pública em períodos determinados com o objetivo de assistir a administração
da entidade no cumprimento de seus objetivos. A auditoria interna de um órgão ou entidade do
Poder Executivo Federal está prevista no decreto 3.591/2000.
A auditoria interna, segundo o Conselho Federal de Contabilidade é atividade que
compreende os exames , avaliações levantamentos e comprovações, metodologicamente
estruturados para a avaliação da integridade, adequação, eficácia, eficiência e economicidade dos
processos, dos sistemas de informação e de controles internos, com vistas a assistir a administração
da entidade no cumprimento de seus objetivos.
No que se refere ao controle interno, a Secretaria Federal de Controle interno define como
sendo o conjunto de atividades, planos, rotinas, métodos e procedimentos interligados,
estabelecidos com vistas a assegurar que os objetivos das unidades e entidades da Administração
Pública sejam alcançados, de forma confiável e concreta.
O controle interno administrativo é todo o conjunto de atividades e procedimentos
executado pela Administração Pública cotidianamente para garantir que os atos sejam realizados em
conformidade com a norma ( CHAVES, 2011, p. 17).
Conforme a Organização Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI,
2004), o controle interno é um processo integrado e dinâmico efetuado pela direção e pelo corpo de
colaboradores, estruturado para enfrentar riscos e fornecer razoável segurança de que, na
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consecução da missão da entidade, os seguintes objetivos gerais serão alcançados: (1) execução
ordenada, ética, econômica, eficiente e eficaz das operações; (2) cumprimento das obrigações de
accountability; (3) cumprimento das leis e dos regulamentos aplicáveis; (4) salvaguarda dos
recursos, para evitar perdas, mau uso e dano.
Ressalta-se que o controle interno, da própria entidade, não deve ser confundido com o
Sistema de Controle Interno a que se refere o artigo 74, da Constituição Federal do Brasil (1988).
Assim, o papel do Sistema de Controle Interno de Poder, previsto na Constituição Federal de
1988, não se confunde, e nem substitui, o sistema de controle interno de cada organização pública.
No que se refere à controladoria, para alguns autores, a controladoria é um novo conceito no
âmbito da administração pública.
A controladoria, classificada como órgão central do sistema de controle interno, seria uma
espécie de órgão da Administração Pública localizado no nível de assessoramento do dirigente
máximo da administração, com a finalidade de agregar diversas atividades como auditoria,
correição, prevenção e combate a desvios para otimizar o resultado da administração (CHAVES,
2011, p.17).
Segundo Silva (2013), a controladoria pode ser definida como a área que auxilia o gestor na
tomada de decisão, na análise da eficiência, eficácia, economicidade e transparência de seus atos,
avaliando a conduta nas rotinas internas, garantindo tranquilidade em sua passagem pela
administração do órgão, proporcionando aos cidadãos garantia da boa gestão dos recursos públicos.
4.
METODOLOGIA
A metodologia aplicada na construção deste trabalho consiste em pesquisa exploratória e
descritiva, com abordagem qualitativa dos dados. O recurso utilizado na pesquisa para a coleta de
dados foi adaptado a partir do instrumento apresentado em GIRARDI e MARTINS FILHO (2015).
A pesquisa foi realizada através do envio do questionário aos 38 (trinta e oito) Institutos Federais de
Educação existentes no Brasil. O instrumento de pesquisa foi encaminho através do Sistema
eletrônico do serviço de informação ao cidadão (e-SIC).
Quanto aos objetivos, a pesquisa é descritiva, pelo propósito de descrever características de
um determinado fenômeno organizacional. Segundo Silva (2003, p. 60) a mesma “tem como
objetivo principal a descrição das características de determinada população ou fenômeno,
estabelecendo relações entre as variáveis.” Dessa forma, caracterizando a relevância dos controles
nas instituições públicas de Ensino Básico, Técnico e Tecnológico.
5.
RESULTADOS
Conforme analise dos resultados, dos trinta e um (31) Institutos que responderam ao
questionário, vinte e sete (27) responderam que não existe setor/área de controladoria. Apenas
quatro (4) instituições confirmaram a existência do setor/área de controladoria na instituição.
Observa-se a relevância dos resultados da pesquisa, não somente pela constatação da
inexistência do setor/área controladoria nas instituições públicas de ensino, mas também pelo
desconhecimento por parte dos gestores das instituições, das funções e atividade exercidas por uma
controladoria. Esse fato pode ser observado, uma vez que muitos dos Institutos Federais
justificaram a não existência da controladoria, pois entendem que a atividade já é exercida pela
Controladoria-Geral da União.
Vinte e sete das instituições pesquisadas, não possui a área de controladoria, apenas quatro
institutos têm a área estruturada. Mesmo assim, o estudo denota que naqueles institutos onde a área
está estruturada, o setor de controladoria funciona parcialmente. Os dados evidenciam que, na
geração dos relatórios gerenciais com informações usualmente exigidas pela alta administração da
instituição, 75% dos institutos, responderam que a controladoria não participa na geração dos
relatórios. Quanto ao envolvimento da controladoria na elaboração dos balanços e outras peças
contábeis exigidas pela legislação, o mesmo índice se repete, 75% não participa. No que se refere
ao controle de fluxo de caixa realizado pela área financeira, a controladoria não atua em 75% dos
institutos, e 25% atua apenas em algumas atividades mais elaboradas. Considerando as respostas
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obtidas, entende-se que a área de controladoria tem um espaço significativo para evolução nestas
instituições públicas.
6.
CONSIDERAÇÕES FINAIS
O presente estudo procurou identificar as funções de controladoria e sua atuação nos
Institutos Federais de Educação, investigando a realidade das práticas de controladoria, ainda,
analisando como a controladoria auxilia a gestão na tomada de decisões.
Para o alcance do objetivo geral os dos objetivos específicos, a presente pesquisa utilizou-se
da aplicação do instrumento de pesquisa, onde foi possível avaliar e conhecer a situação do
setor/órgão de controladoria nas instituições pesquisadas.
Os resultados mostram que a maioria dos Institutos, 87,1% não possui o setor/área de
controladoria implantado, e apenas 12,9% confirmam a existência do setor/área de controladoria na
instituição. Considerando as respostas obtidas, entende-se que a área de controladoria tem um
espaço significativo para evolução nestas instituições públicas.
Desse modo, ressalta-se a necessidade de novas pesquisas mais aprofundadas, com
propostas de implantação de um setor de controladoria para área pública, identificando as possíveis
dificuldades a serem enfrentadas em sua implantação, bem como, estudos que possam identificar as
razões para a inexistência desta importante área nestas instituições públicas.
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