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FACULDADE UNIÃO AMERICANA ALEXANDRO GONÇALVES DE OLIVEIRA HAVESON LUCENA DA SILVA JOSEANA GONÇALO DA SILVA MARIA APARECIDA ALVES DE OLIVEIRA GRUPOS INFORMAIS: A COMUNICAÇÃO INFORMAL PARNAMIRIM/RN 2009 ALEXANDRO GONÇALVES DE OLIVEIRA HAVESON LUCENA DA SILVA JOSEANA GONÇALO DA SILVA MARIA APARECIDA ALVES DE OLIVEIRA GRUPOS INFORMAIS: A COMUNICAÇÃO INFORMAL Este projeto tem como finalidade mostrar como anda a comunicação dos grupos informais de uma empresa de transporte coletivo referente a 2° unidade do 3°período para obtenção de nota na disciplina de metodologia científica Prof.ª ANAIRAM DE MEDEIROS E SILVA PARNAMIRIM/RN 2009 SUMÁRIO 1 INTRODUÇÃO...................................................................................... 4 2 JUSTIFICATIVA................................................................................... 3 OBJETIVO............................................................................................ 6 3.1 OBJETIVO GERAL............................................................................... 3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS................................................................. 6 4 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA........................................................... 4.1 COMUNICAÇÃO................................................................................... 6 4.2 COMUNICAÇÃO ESCRITA VERSUS COMUNICAÇÃO ORAL........... 7 4.3 A COMUNICAÇÃO INFORMAL............................................................ 8 4.4 GRUPOS INFORMAIS......................................................................... 9 4.4.1 Tipos de grupos formais....................................................................... 10 4.4.2 Tipos de grupos informais.................................................................... 11 5 METODOLOGIA................................................................................... 12 5.1 TIPO DE PESQUISA............................................................................ 12 5.2 COLETAS DE DADOS......................................................................... 12 5.3 ANÁLISE DOS DADOS........................................................................ 13 6 CRONOGRAMA................................................................................... 14 REFERÊNCIAS.................................................................................... 15 5 6 6 1 INTRODUÇÃO O estudo do comportamento dos grupos vem aparecendo como uma parte cada vez mais importante do comportamento organizacional e da literatura administrativa. Uma das razões mais fortes é a de que a maior parte do dia de trabalho das pessoas é gasta dentro de grupos. Um grupo é parte da vida de trabalho da maioria dos empregados, é preciso que o gerente compreenda a formação, o desenvolvimento e as características dos grupos. Os grupos informais são a junção de maneira aleatória de pessoas dentro da organização ou de fora dela desconsiderando para essa formação a hierarquia estabelecida na organização formal da empresa onde havendo uma comunicação gerar maior confiança e maior interação dentro do grupo. Os grupos informais de uma empresa não são exclusivamente compostos por integrantes internos da organização e são primeiras instancia elementos de poder. A comunicação dos grupos na empresa trata-se de uma área em que cada pessoa pode fazer grandes progressos na melhoria de sua própria eficácia e em seu relacionamento interpessoal ou com o mundo externo. É também o ponto de maiores desentendimentos e conflitos entre duas ou mais pessoas, entre membros de um grupo, entre grupos e dentro da organização como um sistema. Os grupos informais têm como objetivo a satisfação de necessidades idênticas de seus integrantes ou necessidades totalmente diferentes, sendo que um indivíduo pode participar de um grupo onde cada integrante busca a satisfação de algo totalmente distinto de outros. Então como acontece a relação da comunicação dos grupos formais com os informais para que o feedback seja bem desenvolvido da organização? 2 JUSTIFICATIVA A importância deste Projeto e exatamente conscientizar e fundamentar a comunicação de uma forma eficiente, clara e objetiva, mostrando suas características e atribuições tendo como objetivo uma melhor prática proporcionando melhores informações para que os objetivos sejam alcançados e que tragam os resultados desejados. Uma boa comunicação propagará aos grupos informais, informações sobre a empresa de uma forma mais clara e simples, proporcionando a melhor identificação de seu conteúdo sendo influenciador nas decisões da operação. Suas aplicações mais fundamentadas e acompanhadas proporcionarão maior entendimento do receptor, a utilização dos murais periodicamente ajudará na comunicação e aumentará o habito da leitura, que considerando esta fato um agravante para a não realização desse canal tão rico e cheio de informações. 3 OBJETIVOS 3.1 OBJETIVO GERAL Avaliar o grau de ruídos da comunicação dos grupos informais e formais. 3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS Identificar o grau de comunicação existente na empresa; Analisar sua aplicabilidade e canais utilizados; Observar sua distribuição na empresa. 4 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA 4.1 COMUNICAÇÃO As comunicações são o centro gravitacional de todas as atividades humanas. É um processo complexo de troca de informação usado para influenciar o comportamento do outro, onde literalmente nada acontece sem que haja prévia comunicação. Um grande número de problemas pode ser ligado à falta de comunicação - saber qual é o problema já é ter meia solução. As pesquisas indicam que as falhas de comunicação são as fontes mais freqüentemente citadas de conflitos interpessoais. Como as pessoas passam cerca de 70 por cento de suas horas de vigília se comunicando – escrevendo, lendo, falando, escutando -, parece razoável afirmar que uma das principais forças que podem impedir o bom desempenho de um grupo é a falta de uma comunicação eficaz [...] (ROBBINS, 2005, p.232). Comunicar bem não é só transmitir ou só receber bem. COMUNICACÃO é troca de ENTENDIMENTO, e ninguém entende ninguém sem considerar além das palavras, as emoções e a situação em que fazemos a tentativa de tornar comuns conhecimentos, idéias, instruções ou qualquer outra mensagem, seja ela verbal, escrita ou corporal. 4.2 COMUNICAÇÃO ESCRITA VERSUS COMUNICAÇÃO ORAL A comunicação escrita é, sem dúvida, um fator indispensável na comunicação interna das organizações. Pode ser utilizada com várias finalidades e conteúdos e pode atingir os colaboradores na sua totalidade ou ser direcionada para um grupo específico de forma muito discriminada. Os suportes de comunicação escrita são utilizados, sobretudo, dentro da estrutura formal da organização. “Quando um grupo de trabalho hostiliza ou reclama com um membro que está produzindo demais (e, assim, fazendo com que o resto do grupo pareça preguiçoso), esses indivíduos estão se comunicando e se controlando informalmente” (ROBBINS, 2005, p.233). Embora tenham surgido meios mais modernos como os meios eletrônicos e as novas tecnologias da comunicação/informação, a tradicional folha de papel escrita continua a ser um instrumento de comunicação interno largamente utilizado. . A comunicação escrita engloba memorandos, cartas, e-mails, transmissões de fax, jornais internos, informativos em murais e qualquer outro meio que use a linguagem escrita ou simbólica para comunicar as informações. Por que o emissor escolhe a comunicação escrita? Porque ela é tangível e verificável. [...] (ROBBINS, 2005, p.235) O uso de suportes de comunicação escrita, apesar de indispensável, deverá ser racionalizado. O mau uso e, muitas vezes o abuso, deste modo de comunicação tem efeitos negativos para a eficiência e eficácia individual e, conseqüentemente, para a organização no seu todo. De fato, o excesso de papel e de “burocracia” nas organizações implica gastos econômicos muito grandes, perdas de tempo e, muitas vezes, desmotivação por parte de quem trabalha. “o principal meio de transmitir mensagens é a comunicação oral. As palestras, os debates formais entre duas pessoas ou em grupo e a rede informal de rumores são algumas formas comuns de comunicação oral.” (ROBBINS, 2005, p.235). Os instrumentos de comunicação oral são o método mais antigo de comunicação interpessoal, mas também na comunicação interna nas organizações. É também o mais econômico. A oralidade enquanto modo de comunicação é essencial para a coesão nas organizações e a sua utilização apresenta. A imprecisão na comunicação oral consiste no risco de deformação da informação em ambas as fases da transmissão da mensagem (emissão e recepção) e a volatilidade derivam do fato da comunicação oral não deixar vestígio, a menos que tenha havido o cuidado de registrar a mensagem. 4.3 A COMUNICAÇÃO INFORMAL A comunicação divide-se em vários segmentos, entre eles está o da comunicação informal. A comunicação informal pode ser conhecida também como critica, elogio, boato, desabafo, fofoca, questionamento, entre outros, e, é atualizada constantemente nos refeitórios, corredores, salas de aula, vestiários, lojas, etc. Em primeira vista, temos uma impressão negativa da comunicação informal, porém, quando estudada com atenção, pode-se observar como ela é importante. Sua facilidade de compreensão e de atualização torna sua velocidade incrivelmente superior a das outras, tornando-se assim um ágil canal de informação. O sistema formal não é o único sistema de comunicação dentro de um grupo ou organização. Existe também um sistema informal: a rede de rumores. Embora seja informal, isto não significa que não seja uma importante fonte de informações. Por exemplo, uma pesquisa recente revelou que 75 por cento dos funcionários sabem primeiro das notícias através da rede de rumores. [..] (ROBBINS, 2005, p.238). Nas empresas a comunicação informal vem cada dia mais ganhando espaço, onde as tomadas de decisões tendem a ser cada vez mais urgente, não se pode perder tempo digitando ou escrevendo documentos formais. Por meio da comunicação informal essas tomadas de decisões tornam-se mais ágeis, mais eficazes e menos burocráticas. 4.4 GRUPOS INFORMAIS Um estudo mais apurado vem sendo direcionado a este campo tão cheios de questionamentos, mais que se torna a cada dia mais forte em razão do que as pessoas vivem dentro ou fora das empresas, passando parte da vida absorvendo ou doando experiências em seus grupos. Dentro dos grupos formais ou informais de cada empresa existem os que influenciam e os que são influenciados, como também aqueles que não se deixam influenciar, porém, tudo que envolve mais de um indivíduo, os conflitos aparecem até porque nem sempre o que é bom para um pode não ser bom para o outro. Os grupos de trabalho não são multidões desorganizadas. Eles possuem uma estrutura que modela o comportamento de seus membros e torna possível a explicação e a previsão de boa parte do comportamento dos indivíduos, bem como do desempenho do grupo em si. (ROBBINS, 2005, p.189). As pessoas envolvidas em grupos tendem a ter o mesmo direcionamento e percebem-se com os mesmos objetivos, de satisfazerem suas necessidades particulares ou em benefício de todos, onde nos grupos formais tem exigências para realização de tarefas e pessoas a executarem de acordo com a sua posição na organização. Quando há pessoas que se reúnem com certa freqüência dentro ou fora da organização, pode-se chamar este grupo de informal, podendo suas atividades está ou não relacionadas à organização. 4.4.1 Tipos de grupos formais Os grupos formais são muito importantes para o alcance dos objetivos traçados pela organização, um elo de hierarquia que estabelecerá com a informalidade uma sinergia de informações positivas. “Um grupo é definido como dois ou mais indivíduos, interdependentes e interativos, que se reúnem visando à obtenção de um determinado objetivo. Os grupos podem ser formais e informais” (ROBBINS, 2005, p.186) Hoje nas organizações a formalidade e tendenciosa a descentralização, pois nos dias de hoje se faz necessário que o comando não seja o papel de uma só pessoa, já que os objetivos são comuns, a comunicação dentro dela elevará o motivacional, produzirá efeitos no mecanismo do grupo, daí a comunicação sairá sem ruídos, alcançando a informalidade como um todo verão agora alguns tipos de grupos formais. Um grupo de comando é determinado pelo organograma da organização. Ele é composto por pessoas que se reportam diretamente a um executivo. A diretora de uma escola e suas 18 professoras formam um grupo de comando, assim como o diretor de auditoria postal e seus cinco inspetores. Os grupos tarefas, também determinados pela organização, são formados por pessoas que se reúnem para executar uma determinada tarefa [...] (ROBBINS, 2005, p.186). 4.4.2 Tipos de grupos informais Indivíduos com a mesma natureza ou idéias que se agrupam naturalmente em situações de trabalho ou socialmente e dividi-se em: GRUPOS DE INTERESSES: Indivíduos que podem ser do grupo de comando ou de tarefas que se juntam com o objetivo comum para o benefício de todos – objetivo unificado. GRUPOS DE AMIZADE: Tendem a se agrupar fora do trabalho e tem interesse comum como Poe exemplo, religião, política, idade (laços de amizade). Os grupos informais, como os formais, têm sua importância fundamentada, como existe um elo hierárquico entre o formal para o informal, esta verdade e recíproca, os grupos informais demandam um maior conteúdo de informações mais abrangentes, sendo elas construtivas ou destrutivas, positivas ou negativas, para o desenvolvimento de determinada atividade. O formal por sua vez, trás as informações, hierarquicamente colocadas, que são repassadas para a informalidade através de seus canais existentes, muitas das vezes sem se preocupar com o feedback, o retorno dessa informações colocadas em determinados grupos, setores ou departamentos. Os grupos informais são alianças que não são estruturadas formalmente nem determinadas pela organização. Estes grupos são formações naturais dentro do ambiente de trabalho, que surgem em resposta à necessidade de contato social. Três funcionários de departamentos diferentes que regularmente se encontram para almoçar juntos são um exemplo de grupo informal. [...] (ROBBINS, 2005, p.186). A formação de um grupo dá-se da relação pessoal/profissional, atração/proximidade, para a execução ou não de tarefas ou ainda para simplesmente aproveitar a proximidade e trocar idéias, pensamentos e atitudes dentro ou fora do emprego, normalmente os grupos tem os mesmos interesses e são atraídos pela necessidade de interagir com o “social”, sentido de segurança, estima e auto-realização ao manter a interação e o interesse comum ao grupo. 5 METODOLOGIA Segundo Lakatos (2001, p.234): Os trabalhos científicos devem ser elaborados de acordo com normas preestabelecidas e com os fins a que se destinam. Serem inéditos ou originais e contribuírem não só para a ampliação de conhecimentos ou a compreensão de certos problemas, mas também servirem de modelo ou oferecer subsídios para outros trabalhos. Um bom trabalho Científico trará maior conhecimento e esclarecimento do assunto abordado, sua condição de clareza e formatação proporcionará isto. 5.1 TIPO DE PESQUISA A pesquisa será feita através de um questionário aplicado com 7 perguntas, a uma empresa de transporte coletivo do estado do RN, com intuito de medir o teor de conhecimento a respeito da comunicação. 5.2 COLETAS DE DADOS A coleta de dados, será através de um questionário, que corresponde à 5% do quadro de funcionários totalizando 50 funcionários, em um quadro de 1000 funcionários, neste questionário procurar detectar seu conhecimento quanto a comunicação e sua aplicabilidade dentro de seu local de trabalho. 5.2 ANÁLISE DOS DADOS Os dados serão analisados da seguinte forma, 50% para saber o conhecimento da comunicação e seus canais de utilização, 40% da sua aplicabilidade, se ela realmente influencia no desenvolvimento de seus trabalhos e resolução de possíveis problemas e 10% de sua transmissão do formal para a informalidade, se o emissor ele é claro, se realmente repassa à informação adequadamente, totalizando 100% de questionamento. Mostrando com maior ênfase, se a comunicação neste grupo informal tende a ser conhecido ou desconhecido, e sim depois, a sua aplicabilidade e formas de transmissão. Todas essas informações serão trabalhadas em planilhas no Excel, expressas em gráficos para melhor entendimento e compreensão de seus resultados, sendo elas comentadas e verificadas de acordo com os percentuais acima expressados. 5 CRONOGRAMA ETAPAS MAIO À JUNHO 2009 COLETA DE DADOS ANÁLISE DOS DADOS ENTREGA DO RELATÓRIO 1ª SEMANA 2ª SEMANA 3ª SEMANA X X X 4 REFERÊNCIAS COLLA, Júlio Ernesto. Grupos informais: conceito, causa, origens e objetivos. Disponível em:< http://www.ogerente.com.br/gestao/artigos/gestao-txt-jecgrupos_informais.htm>. Acesso em: 28 maio 2009. GOMES, Vanessa Guimarães; CARDOSO, Isabel Cristina Dias; DIAS, Simone Aparecida Vinhal. O poder da comunicação informal: “o boato”. Disponível em:<http://www.administradores.com.br/producao_academica/o_poder_da_comunic acao_informal_o_boato/1281/>. Acesso em: 28 maio 2009. MATOS, Cleiton de. Comunicação informal.Disponível em: <http://www.administradores.com.br/producao_academica/comunicacao_informal/51/ download/>. Acesso em: 28 maio 2009. OS GRUPOS dentro das organizações. Disponível em: <http://www.continents.com/Art110.htm>. Acesso em: 28 maio 2009. VANTAGENS e Desvantagens da Comunicação Oral. Disponível em: <http://auladedicao.blogspot.com/2007/01/vantagens-e-desvantagens-dacomunicao.html>. Acesso em: 28 maio 2009.
