Gerenciamento de RH e Gerenciamento de - DCC

Gerenciamento de Recursos Humanos
e
Gerenciamento de Comunicações
Sergio Scheer / DCC / UFPR
TC045 Gerenciamento de Projetos
Just to remember ...
• Interação entre os processos segundo PMBOK ...
• Cada processo é caracterizado por:
• Entradas
• Ferramentas e técnicas
• Saídas
Gerenciamento de Recursos Humanos
Sergio Scheer / DCC / UFPR
TC045 Gerenciamento de Projetos
Gerenciamento de
recursos humanos do projeto
1 Planejar recursos humanos (P)
2 Contratar ou mobilizar a equipe do projeto (X)
3 Desenvolver a equipe do projeto (X)
4 Gerenciar a equipe do projeto (X)
Planejamento de recursos humanos
Determina funções, responsabilidades e relações
hierárquicas do projeto e cria o plano de
gerenciamento de pessoal.
As funções do projeto podem ser designadas para
pessoas ou grupos, internos ou externos à organização
que executa o projeto.
Planejamento de recursos humanos
Plano de gerenciamento de pessoal







como e quando os membros da equipe serão contratados ou
mobilizados,
os critérios para sua liberação do projeto,
a identificação das necessidades de treinamento,
os planos de reconhecimento e premiação,
as considerações sobre conformidade,
os problemas de segurança e
o impacto do plano de gerenciamento de pessoal na
organização.
Nr
1
2
3
4
...
Nome
Área
Alan Carlos Poderino
Ana Carolina L. Magalhães
Ana Sílvia Bragança
Gian Franco Sabino
Consultoria
TI
Membro Time
Consultoria
...
...
Email
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
...
Telefone
9999-9999
9999-9999
9999-9999
9999-9999
...
A
R
Ana Carolina L. Magalhães
R
A
A
A
Gian Franco Sabino
A
A
A
A
Juliano Palácios Medeiros
A
A
Luiz Carlos Paula Pena
S
S
Mara Lúcia Menezes
R- Responsável
A
A- Apoio
Resultados
A A
A
Ana Sílvia Bragança
João Rosa da Motta
Piloto
R
Padronização
Alan Carlos Poderino
Treinamento
Nome
Hardware
Diretório do Time do Projeto
Lista dos membros do time do projeto,
incluindo seu cargo , setor e contato.
Software
Matriz de Responsabilidades
Apresenta , na forma de uma tabela , as
responsabilidades detalhadas de cada recurso ,
como também as responsabilidades apenas das
pessoas e funções-chaves do projeto. Identifica as
responsabilidades , bem como a necessidade de
apoio e a supervisão de cada grupo de atividades do
projeto e de cada plano específico do projeto.
Diagnóstico
Organograma
Representação Hierárquica dos
diferentes níveis do projeto .
Normalmente apresenta em sua
parte superior , o nome do
patrocinador e/ou do gerente do
projeto . Revela as relações de
comando dentro do projeto.
A
S
S
S- Suplente
S A
A
A
Plano de Gerenciamento de Pessoal
No plano devem estar documentados:
 Organograma do projeto mostrando a estrutura hierárquica do time do projeto , incluindo os elementos das
estruturas matriciais relacionados ;
 Diretório do time do projeto contendo todas as informações dos recursos humanos do projeto , incluindo
cargo , área de atuação e contato ;
 Matriz de responsabilidades relacionando os elementos do WBS com os integrantes do time ;
 Critérios de avaliação de resultados ;
 Critérios de bonificação da equipe ;
 Freqüência de avaliação consolidada dos resultados do time ;
 Alocação financeira para o gerenciamento de RH ;
 Administração do plano de gerenciamento de RH ;
Planejar recursos humanos
Entradas
1 Fatores ambientais da empresa
Organizacional
Técnico
Interpessoal
Logístico
Político
Estrutura organizacional
Acordos de negociação coletiva
Condições econômicas
Planejar recursos humanos
Entradas
2 Ativos de processos organizacionais
Modelos
Listas de verificação
3 Plano de gerenciamento do projeto
Recursos necessários para a atividade
Planejar recursos humanos
Ferramentas e técnicas
1 Organogramas e descrições de cargos
Planejar recursos humanos
Ferramentas e técnicas
1 Organogramas e descrições de cargos
Gráficos de hierarquia
Gráficos matriciais
Formatos orientados a texto
Outras seções do plano de gerenciamento do
projeto
Planejar recursos humanos
Ferramentas e técnicas
2 Networking
 interação informal com outras pessoas
 as atividades de networking incluem
correspondência pró-ativa, almoços com colegas,
conversas informais e feiras e conferências
3 Teoria organizacional
Planejar recursos humanos
Saídas
1 Funções e responsabilidades
Função, Autoridade, Responsabilidade, Competência
2 Organogramas do projeto
3 Plano de gerenciamento de pessoal
Recrutamento e seleção, Tabela de horários,
Critérios de liberação, Necessidades de treinamento,
Reconhecimento e premiações, Conformidade, Segurança
Contratar ou mobilizar a equipe
Entradas
1 Fatores ambientais da empresa
Disponibilidade, Capacidade, Experiência, Interesses, Custo
2 Ativos de processos organizacionais
3 Funções e responsabilidades
4 Organogramas do projeto
5 Plano de gerenciamento de pessoal
Contratar ou mobilizar a equipe
Ferramentas e técnicas
1 Pré-designação
2 Negociação
3 Contratação ou mobilização
4 Equipes virtuais
Contratar ou mobilizar a equipe
Saídas
1 Designações de pessoal para o projeto
2 Disponibilidade de recursos
3 Plano de gerenciamento de pessoal (atualizações)
Desenvolver a equipe do projeto
Melhorar as competências e a interação de membros da
equipe visando melhor desempenho do projeto.
Aprimorar habilidades de membros da equipe para
aumentar sua capacidade de terminar atividades do projeto
Aprimorar sentimentos de confiança e coesão entre os
membros da equipe para aumentar a produtividade através
de um trabalho em equipe de melhor qualidade.
Desenvolver a equipe do projeto
Entradas
1 Designações de pessoal para o projeto
2 Plano de gerenciamento de pessoal
3 Disponibilidade de recursos
Desenvolver a equipe do projeto
Ferramentas e técnicas
1 Habilidades de gerenciamento geral
2 Treinamento
3 Atividades de formação da equipe
4 Regras básicas
5 Agrupamento
6 Reconhecimento e premiações
Desenvolver a equipe do projeto
Saída
1 Avaliação do desempenho da equipe
Espera-se que as estratégias e as atividades eficazes de desenvolvimento da
equipe aumentem o desempenho da equipe, o que aumenta a probabilidade de
que os objetivos do projeto sejam atendidos.
Indicadores :
 Melhorias nas habilidades que permitem que uma pessoa realize as atividades
atribuídas de modo mais eficaz
 Melhorias nas competências e nos sentimentos que ajudam a equipe a atuar
melhor como um grupo
 Taxa de rotatividade de pessoal reduzida.
Gerenciar a equipe do projeto
O gerenciamento da equipe do projeto é complicado quando
alguns membros prestam contas para um gerente funcional e
também para o gerente de projetos dentro de uma organização
matricial.
O gerenciamento eficaz dessa dupla relação de subordinação
muitas vezes é um fator crítico de sucesso para o projeto, e em
geral é responsabilidade do gerente de projetos.
Gerenciar a equipe do projeto
Entradas
1 Ativos de processos organizacionais
2 Designações de pessoal para o projeto
3 Funções e responsabilidades
4 Organogramas do projeto
5 Plano de gerenciamento de pessoal
6 Avaliação do desempenho da equipe
7 Informações sobre o desempenho do trabalho
8 Relatórios de desempenho
Gerenciar a equipe do projeto
Ferramentas e técnicas
1 Observação e conversas
2 Avaliações de desempenho do projeto
3 Gerenciamento de conflitos
4 Registro de problemas
Gerenciar a equipe do projeto
Saídas
1 Mudanças solicitadas
2 Ações corretivas recomendadas
3 Ações preventivas recomendadas
4 Ativos de processos organizacionais (atualizações)
5 Plano de gerenciamento do projeto (atualizações)
APLICANDO OS CONCEITOS
Desenvolva uma parte do plano de
gerenciamento de recursos humanos:
- elabore uma planilha com o registo
das partes interessadas e suas funções
(veja formulários no site do DCC)
Gerenciamento de Comunicações
Sergio Scheer / DCC / UFPR
TC045 Gerenciamento de Projetos
Gerenciamento das Comunicações
compreende os processos requeridos para garantir
a geração apropriada e oportuna, a coleta, a distribuição, o
armazenamento, a destinação final e o controle básico das
informações do projeto.
Gerenciamento das Comunicações
Todos os envolvidos no projeto devem estar
preparados para enviar e receber comunicações na
“linguagem” do projeto e devem entender como as
comunicações, em que eles estão individualmente
envolvidos afetam o projeto como um todo.
Gerenciamento das Comunicações
Para que o Projeto tenha sucesso é extremamente importante
que as mensagens e informações enviadas/recebidas sejam o
mais simples e objetivas possível!
É importante o cuidado com o ruído e
as chances dadas às más interpretações.
Gerenciamento das Comunicações
Para assegurar o processo,
solicite feedback e verifique
a compreensão.
Decodificação
Codificação
EMISSOR
MENSAGEM
Feedback
RECEPTOR
Gerenciamento das Comunicações
1 Identificar “as partes interessadas” (I)
2 Planejar as comunicações (P)
3 Distribuir as informações (X)
4 Gerenciar as expectativas das partes interessadas (X)
5 Reportar o desempenho (M)
Identificar “as partes”
• O Planejamento das Comunicações envolve determinar as
informações e comunicações necessárias aos interessados
(stakeholders) = “identificar as partes interessadas”.
• Perguntas chave:
• QUEM NECESSITA DE QUAL INFORMAÇÃO?
• QUANDO NECESSITARÃO DELA?
• COMO ISSO SERÁ FORNECIDO AOS INTERESSADOS?
Identificar “as partes interessadas”
Entradas
Ferramentas e técnicas
1 Termo de abertura 1 Análise das partes interessadas
do projeto
2 Documentos de
aquisição
(contratos)
1 Registro das partes
interessadas
Identificação, avaliação,
classificação, acesso
2 Estratégia para o seu
gerenciamento
3 Fatores
ambientais da
empresa
4 Ativos de
processos
organizacionais
Saídas
2 Opinião especializada
(interna e externamente)
Listados os interesses,
medidas a tomar para
ampliar oportunidades ou
reduzir efeitos de ataques,
estabelecer parcerias,
prioridades e demais itens
de relacionamento.
Planejamento das comunicações do projeto
• Nesta fase de Planejamento das Comunicações deve se
considerar os seguintes fatores:
• Identificação das necessidades de informação dos interessados e
melhor forma para atender a essas necessidades;
• Os recursos do Projeto, que devem ser gastos apenas para
comunicar informações que contribuam para o sucesso ou onde
uma falta de comunicação possa conduzir a uma falha;
• As tecnologias disponíveis para transferir as informações;
• As restrições e premissas do Projeto.
Plano de gerenciamento das
comunicações do projeto
• Uma estrutura de coleta e arquivamento de
informações;
É documento formal
que descreve os
procedimentos que
serão utilizados para
gerenciar todo o
processo de
comunicação no
projeto .
• Uma estrutura de distribuição de informações;
• Uma descrição da informação a ser distribuída
(formato, conteúdo, nível de detalhamento e
convenções);
• Frequência de produção e distribuição das informações;
• Os métodos para acessar as informações;
• Um método para atualizar e refinar o Plano de
Gerenciamento das Comunicações;
Planejamento das comunicações do projeto
Ferramentas e técnicas
Métodos de comunicação
interativa
reuniões, telefonemas, visitas
passiva (pull – nós mandamos)
cartas, memos, relatórios, e-mails, comunicados pela imprensa
ativa (push – eles buscam)
o destinatário tem acesso à informação – sites, assinaturas ...
A Distribuição das Informações
• envolve disponibilizar as informações necessárias aos
interessados do projeto de maneira conveniente.
• Devem ser considerados nesta fase:
• os resultados das atividades desenvolvidas no Projeto
(quais subprodutos já estão completos, quais ainda não estão,
padrões de qualidade atingidos, custos realizados, etc)
• o Plano de Gerência de Comunicações e
• o Plano do Projeto.
A Distribuição das Informações
• resultados da fase de Distribuição das Informações
= REGISTROS DO PROJETO.
• tais documentos devem conter, de forma organizada:
• Correspondências;
• Memorandos;
• Relatórios;
• Outros.
O Relato de desempenho do projeto
• envolve coletar e disseminar as informações de
desempenho para fornecer aos interessados
informações sobre como os recursos estão sendo
utilizados para alcançar os objetivos do Projeto.
• Inclue:
• Relatórios de situação;
• Relatório de progresso;
• Previsões.
O Relato de desempenho do projeto
Devem ser considerados nesta fase:
• Plano do Projeto (prazos, custos e qualidade previstos);
• Resultados do trabalho (quais subprodutos já estão
completos, quais ainda não estão, padrões de qualidade
atingidos, custos realizados, etc);
• Outros registros do Projeto (correspondências,
memorandos, relatórios etc).
Métodos para o relato de desempenho
• Revisões de desempenho (reuniões de avaliação);
• Análise da variação (comparação resultados previstos x realizados);
• Análises de tendência (análise de desempenho com base no
tempo);
• Análises do valor do trabalho realizado (medições de escopo, custo
e cronograma para avaliação do desempenho. Envolve cálculos de
orçamento, custo real e valor do trabalho realizado)
O Relato de desempenho do projeto
• RELATÓRIOS DE DESEMPENHO = documentos gerados ao final
da fase de Relato de Desempenho do Projeto.
• Tais relatórios devem ser organizados de forma que resumam
as informações obtidas, apresentando resultados e
informações à equipe do Projeto ao nível de detalhe
requisitado pelos vários interessados.
• Como consequencia destes relatórios serão geradas também
requisições de mudanças, que deverão ser tratadas no
processo de Controle de Mudanças do Projeto.
Gerenciamento de expectativas
das partes interessadas
Gerenciamento das comunicações e interações para
satisfazer os requisitos das partes interessadas no
projeto e resolver seus problemas à medida em que
acontecem.
APLICANDO OS CONCEITOS
1. Consulte o PMBOK ou
outra referência de GP e
2. Desenvolva a Matriz de Comunicações do
Plano de Gerenciamento da Comunicação