PMIMG ETM Fev2014 – Gerenciamento de Stakeholders

Palestra: Gerenciamento das Partes
Interessadas - Uma Abordagem Prática
Evento Técnico Mensal
Fevereiro/2014
André Augusto Choma, PMP, PMI-RMP
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Contextualizando...
Como atender as expectativas das
suas partes interessadas?
Como engajá-las para o sucesso
do projeto?
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3
Resultado...
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Agenda
• Introdução
• Por que gerir as partes interessadas?
• O que o Guia PMBOK® sugere?
• Case – integração de sistemas
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Agenda
• Introdução
• Por que gerir as partes interessadas?
• O que o Guia PMBOK® sugere?
• Case – integração de sistemas
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Introdução
Quem são as partes interessadas do projeto?
Quais são as principais dificuldades em gerenciar as
partes interessadas?
• Identificá-las
• Entender suas expectativas
• Incorporar ao escopo do projeto o que é preciso para
atender às expectativas e necessidades
• Gerenciar as suas expectativas e necessidades de
comunicação ao longo do projeto
• Gerenciar as mudanças de expectativas
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Introdução
Tratar com as partes interessadas requer habilidades de
comunicação por parte do Gerente do Projeto
• E por parte da equipe
Lembre-se que a necessidade de comunicação dos
stakeholders não é uniforme
• Lembram do WikiLeaks?
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Introdução
Tratar com as partes interessadas requer habilidades de
comunicação por parte do Gerente do Projeto
• E por parte da equipe
Lembre-se que a necessidade de comunicação dos
stakeholders não é uniforme
• Lembram do WikiLeaks?
• O episódio da ONG
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Agenda
• Introdução
• Por que gerir as partes interessadas?
• O que o Guia PMBOK® sugere?
• Case – integração de sistemas
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Por que gerir as Partes Interessadas?
Elas são parte do projeto
E são essenciais para o seu sucesso ou fracasso
E elas estão lá, quer você queira ou não!
• Ignorar não é uma estratégia!
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Por que gerir as Partes Interessadas?
Algumas estratégias utilizadas por equipes de projetos
• High profile
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High Profile
Fonte: globo.com
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Por que gerir as Partes Interessadas?
Algumas estratégias utilizadas por equipes de projetos
• High profile
• Low profile
• “No” profile
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Fonte: folha.com.br
No Profile
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Por que gerir as Partes Interessadas?
Perceberam como muito do que diz respeito à gestão das
partes interessadas está ligado à COMUNICAÇÃO?
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Por que gerir as Partes Interessadas?
Fonte: pmcanvas.com.br
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Agenda
• Introdução
• Por que gerir as partes interessadas?
• O que o Guia PMBOK® sugere?
• Case – integração de sistemas
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O que o Guia PMBOK® sugere?
Identificar as
Partes
Interessadas
• Quem são?
• Que interesses
têm?
Planejar o
Gerenciamento • Analise suas necessidades
das Partes
• Desenvolva as estratégias
Interessadas
Gerenciar o
Engajamento
das Partes
Interessadas
Fonte: Guia PMBOK© 5ª
edição (2013)
• Comunique-se
• Incentive a participação
Controlar o
Engajamento
das Partes
Interessadas
• Monitore
• Ajuste
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O que o Guia PMBOK® sugere?
Fonte: Guia PMBOK© 5ª
edição (2013)
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O que o Guia PMBOK® sugere?
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Agenda
• Introdução
• Por que gerir as partes interessadas?
• O que o Guia PMBOK® sugere?
• Case – integração de sistemas
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Case – integração de sistemas
O projeto:
• Integrar o ERP Datasul com o sistema de leilão da
BM&F
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Case – integração de sistemas
Os desafios:
• Técnico: sistemas distintos
• Prazo: demanda do negócio para que o projeto fosse
entregue em 5 meses
• Gestão das partes interessadas:
• Acordo com a BM&F
• Informação relevante para o mercado
• Diversas áreas envolvidas
• Empresa de gestão de projetos terceirizada
• Recursos cedidos de forma matricial
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Case – integração de sistemas
Áreas
Datasul (n)
Recursos
matriciais
Imprensa
Projeto
Gerentes
Funcionais
Clientes
Investidores
/ Sócios
BM&F
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Case – integração de sistemas
Estratégias:
• Desafio – Gestão das Partes Interessadas:
• Não tínhamos ideia de quem seriam todos os
envolvidos
• Quatro semanas
interessadas
de
identificação
das
partes
• Perguntas:
• Como você se vê afetado pelo projeto?
• Em que fase você precisa ser envolvido?
• Que requisito de escopo da sua área deve ser
considerado?
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Case – integração de sistemas
Estratégias:
• Desafio - Técnico:
• Diversas reuniões para entendimento do sistema
da BM&F e do escopo da integração
• Envolvimento
de
alguns
profissionais das áreas matriciais
dos
melhores
• Congelamento do padrão de entrada/saída da
BM&F mediante contrato
• Formalização do detalhamento do escopo, com
validação de técnicos e gestores (prazo)
• Detalhamento do cronograma de execução (prazo)
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Case – integração de sistemas
O que foi feito?
• Depois da identificação de todos os envolvidos, foi
definido o padrão de comunicação
• Definida também a frequência
• Equipe técnica: reuniões semanais ou quinzenais,
dependendo da demanda
• Áreas a serem envolvidas durante o projeto: de
acordo com o prazo acordado
• Todos os envolvidos, principalmente no nível gerencial
e executivo: “Informativo do Projeto”
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Case – integração de sistemas
Objetivos do “Informativo do Projeto”
• Manter todos os envolvidos informados sobre o
andamento do projeto
• Promover o projeto internamente
• Destacar os avanços do projeto e dar reconhecimento
à equipe
• Trazer para a equipe as notícias externas sobre o
projeto
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Case – integração de sistemas
Outras ações de engajamento das partes interessadas:
• Banner na entrada da empresa
• Notícia no jornal Valor Econômico
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Case – integração de sistemas
Resultados alcançados
• Grande engajamento dos envolvidos
• Especialistas técnicos
• Disponibilidade das equipes
• Inputs no momento adequado
• Sentimento de participação
• O projeto foi completado “quase” no prazo
• No dia do lançamento do projeto, as ações da empresa
subiram mais de 3%
• O sucesso do projeto foi atribuído pelos clientes à boa
gestão das partes interessadas!
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Fatores críticos de sucesso
Entenda que, nos momentos iniciais do projeto, é preciso
entender muito bem quem são as partes interessadas, suas
expectativas e seu nível de influência.
Defina como interagir com as partes interessadas, nos
diferentes níveis.
Construa uma relação de confiança em um ambiente de
transparência.
Perceba o ambiente para compreender o quanto suas ações
têm correspondido às expectativas. Corrija o rumo quando
necessário.
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Fatores críticos de sucesso
E um último alerta:
Quase sempre um problema na gestão das partes
interessadas aparece “disfarçado”, como:
• Mudanças de escopo
• Não aceitação do escopo por parte do cliente
• Conflitos
• Falta de cooperação entre os envolvidos
• Atrasos
• Etc...
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Obrigado!
André Augusto Choma, PMP, PMI-RMP
PMI-MG
[email protected]
LinkedIn: www.linkedin.com/pub/dir/Andre/Choma
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