APLICAÇÃO DE METODOLOGIA DE ESCOLHA DE UM ERP: UMA

ISSN 1984-9354
APLICAÇÃO DE METODOLOGIA DE ESCOLHA DE
UM ERP: UMA ABORDAGEM QUALITATIVA COMO
FORMA DE MELHORIA DA EFICIÊNCIA
OPERACIONAL
Rodrigo Ferreira da Silva
(IBMEC)
Resumo: O cenário da previdência social brasileira encontra-se num dilema bastante delicado,
quando a maioria das pessoas estão desacreditadas em relação ao futuro de sua aposentadoria, o
rumo das contas da previdência e os problemas seculares de má governabilidade que assola e
assusta o país. A diretriz do governo é que os serviços prestados à população em geral devem
atender em tempo real aos pedidos realizados pelos participantes do programa, que somente
serão suportados com um ótimo ERP para dirimir todo o fluxo de informações veiculadas na
empresa detentora do cadastro previdenciário.
Não obstante a isto, são encontradas algumas dificuldades na tomada de decisão para aquisição
de ERP no que diz respeito à escolha e priorização das alternativas a serem consideradas,
quando se trata de avaliações de aspectos subjetivos, tais como: preço do ERP, customização,
experiência do fornecedor, tratamento dos sistemas legados, suporte técnico, treinamento entre
outros, os quais influenciam na melhoria da eficiência operacional. Assim, percebe-se
claramente que escolher um bom ERP é um problema multicritério e deve ser tratado como tal.
Palavras-chaves: ERP; Sistema de Informação; Decisão Multicritério
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1. INTRODUÇÃO
O século XXI se inicia sob a égide de uma previdência social com papel fundamental na
vida das pessoas. Nos dias atuais, com a dinâmica dos preços dos produtos e serviços ofertados no
país, o custo de vida cada vez mais alto, as exigências para a manutenção do emprego com níveis
por muitas vezes inalcançáveis, a falta de planejamento financeiro a longo prazo das pessoas entre
outras, as colocam numa situação sem opção quando chega o momento de se aposentar. A maioria
das pessoas tem que se aposentar, principalmente para conseguir um ordenado que lhe garanta o
mínimo necessário para tocar sua vida. O fato é que as pessoas terão um caminho tortuoso ou
tranquilo para se aposentar ou obter informações de sua vida junto aos órgãos de previdência
social.
Diante dos acontecimentos num passado recente de pessoas que queriam se aposentar ou
realizar consultas, com resultados não competitivos que forçavam mudanças desafiadoras e
urgentes, uma empresa ligada à previdência social pode transformar estes dados em insumos
importantes para a adaptabilidade ao meio em que ela está inserida. A utilização destes dados
apenas transforma-se relevante para a sociedade, quando a empresa consegue melhorar seus
serviços através de informações e aplicar de forma eficaz com seus sistemas de informação,
especialmente o ERP. Por isso é tão importante a escolha de um bom ERP. Assim, é possível uma
melhora no serviço oferecido, que atingirá, em termos de tempestividade e qualidade as pessoas
que buscam serviços nas agências ou centrais de atendimento.
Os dias atuais estão associados à intensa competitividade entre as empresas privadas e
públicas. O entendimento de que as organizações são ordenadas em sistemas, o reconhecimento de
sua importância e, sobretudo, de como são interligados em vários subsistemas, estes contidos num
sistema ainda maior, faz com que as empresas passam a encarar seus processos, seus recursos,
como um potencial valor a ser explorado e valorizado dentro da organização. Para tanto, mantê-los
organizados sistematicamente para garantir a tempestividade e confiabilidade das inúmeras
informações que circundam o ambiente, reverencia a importância da escolha e implantação bem
sucedida de um sistema integrado de gestão.
Entretanto, tal implantação requer esforços muitas vezes imensuráveis que pode por em
risco todo o projeto. Podemos imaginar que, como em todo processo de mudança, o apoio da alta
administração é fundamental, assim como a participação ativa dos empregados. Porém, para que o
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processo de implantação de ERP tenha bons resultados na gestão da organização, fazendo-a
aproximar-se de sua missão, também é necessário que os principais critérios de escolha sejam
contemplados para que o retorno deste investimento seja favorável para a empresa em termos de
melhoria da performance para a gestão dos dados e informações veiculadas, mas também com
reflexos em empregados utilizando o máximo possível do que o sistema possa oferecer, maior
interação entre os órgãos e ágil fornecimento de informações para tomada de decisão.
O grande desafio para as empresas que decidem implantar ERP será fazer com que este
projeto ofereça bons retornos em todos os aspectos, buscando uma melhor posição relativa entre
as empresas bem sucedidas, e ao mesmo tempo resolver seus problemas seculares de mau
gerenciamento das informações, demora no atendimento das solicitações internas e externas em
geral, estagnação de organizações informais, empregados não motivados e atendimento eficaz aos
clientes. A aceitação de uma posição clara da importância de escolha de um bom ERP, assumindo
um caminho de implantação supostamente responsável, baseado em metodologia singular,
significa o avanço a favor da competitividade e eficácia na gestão.
A adoção de um ERP constitui uma excelente oportunidade para modernização
tecnológica, especialmente quando se diz respeito a uma empresa voltada a fornecer soluções de
tecnologia da informação e da comunicação para a execução e o aprimoramento das políticas
sociais do país, trazendo benefícios como regras de negócio bem definidas e controle mais rígido
sobre pontos vulneráveis, padronização de processos e informações em tempo real. Para obter os
benefícios do ERP é preciso encará-lo como um projeto em evolução contínua e tomar as medidas
gerenciais necessárias para o seu sucesso.
Quanto a sua estrutura, este trabalho apresenta inicialmente uma abordagem das
características de um ERP, dos principais critérios utilizados quando da sua aquisição, instruído
numa extensa referência bibliográfica. Em seguida será realizada uma abordagem acerca da
metodologia escolhida para a aquisição de tal ativo. As entrevistas são vislumbradas em grupo,
com a equipe de TI e de negócios da empresa, que dão suporte à manutenção do sistema, e aos
diversos empregados colaboradores que participam ativamente do projeto de implantação do ERP.
Enfim, o trabalho permitirá concluir, com sua análise qualitativa, quais os critérios que
devem ser atribuídos no momento da escolha de um ERP, buscando apontar o incremento na
geração de valor no processo de melhoria na performance operacional.
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2. PROBLEMA
O cenário da previdência social brasileira encontra-se num dilema bastante delicado,
quando a maioria das pessoas estão desacreditadas em relação ao futuro de sua aposentadoria, o
rumo das contas da previdência e os problemas seculares de má governabilidade que assola e
assusta o país. A diretriz do governo é que os serviços prestados à população em geral devem
atender em tempo real aos pedidos realizados pelos participantes do programa, que somente serão
suportados com um ótimo ERP para dirimir todo o fluxo de informações veiculadas na empresa
detentora do cadastro previdenciário.
Não obstante a isto, são encontradas algumas dificuldades na tomada de decisão para
aquisição de ERP no que diz respeito à escolha e priorização das alternativas a serem
consideradas, quando se trata de avaliações de aspectos subjetivos, tais como: preço do ERP,
customização, experiência do fornecedor, tratamento dos sistemas legados, suporte técnico,
treinamento entre outros, os quais influenciam na melhoria da eficiência operacional. Assim,
percebe-se claramente que escolher um bom ERP é um problema multicritério e deve ser tratado
como tal.
3. OBJETIVO GERAL
Discorrer sobre os critérios utilizados na metodologia escolhida para aquisição de ERP
numa empresa ligada à previdência social, como forma de obter melhorias na performance de sua
capacidade e consequente atendimento aos desafios impostos pelo governo federal em busca de
excelência em serviços de tecnologia da informação.
4. revisão da literatura
EMPRESAS DE PREVIDÊNCIA SOCIAL NO BRASIL
A Previdência Social concede aos seus segurados os benefícios de Aposentadoria por
idade, Aposentadoria por invalidez, Aposentadoria por tempo de contribuição, Aposentadoria
especial, Auxílio-doença, Auxílio-acidente, Auxílio-reclusão, Pensão por morte, Salário
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maternidade e Salário-família. Todos esses benefícios devem ser suportados por uma gama de
recursos de infraestrutura suficientes para representar esta parte tão importante do governo.
A Previdência Social é organizada na forma de três principais entidades: Ministério da
Previdência Social (MPS); Instituto Nacional de Seguridade Social (INSS) e Empresa de
Tecnologia e Informações da Previdência Social (Dataprev). O MPS - Ministério da Previdência
Social, órgão da administração pública direta, tem como competências os assuntos relativos à
Previdência Social e Previdência Complementar, e tem a sua estrutura organizacional composta de
órgãos de assistência direta e imediata ao Ministro de Estado, órgãos específicos singulares,
órgãos de gestão, órgãos colegiados e entidades vinculadas (BRASIL, 2006b).
O INSS é uma autarquia federal, com sede em Brasília, vinculado ao MPS, e tem por
finalidade (BRASIL, 2005b): “[...] promover o reconhecimento, pela Previdência Social, de
direito ao recebimento de benefícios por ela administrados, assegurando agilidade, comodidade
aos seus usuários e ampliação do controle social”.
O INSS pode ser considerado o “braço” operacional do MPS no que se refere à área de
benefícios e a Dataprev pode ser considerada o “braço” direito do INSS no que se refere à
tecnologia da informação. Esta foi formada a partir da reunião dos centros de processamento de
dados dos institutos de previdência existentes na época de sua criação, que se deu em 1974 pela lei
nº 6.125 de 4 de novembro com a razão social Empresa de Processamento de Dados da
Previdência Social (BRASIL, 1974). É uma empresa pública, vinculada ao Ministério da
Previdência Social, com personalidade jurídica de direito privado, patrimônio próprio e autonomia
administrativa e financeira. Em relação ao seu capital, 51% pertencem à União e 49% ao INSS
(BRASIL, 1974).
Neste cenário, percebe-se a importância do provimento de um excelente sistema ERP por
uma empresa ligada à previdência, em integral consonância com o apoio às diretrizes do governo
no que se refere ao atendimento das demandas de previdência social do povo brasileiro. Tão
complexa se torna a meta de aquisição deste tipo de recurso, principalmente por se tratar de um
ativo não convencional.
SISTEMA DE INFORMAÇÃO
Segundo Padovese (2004, p.50), “sistema é um conjunto de elementos interdependentes,
ou um todo organizado, ou partes que interagem formando um todo unitário e complexo.” Numa
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empresa é possível identificar diversos tipos de sistemas: sistema de pagamento, sistema de
faturamento, sistema de avaliação de desempenho, sistema de arrecadação, sistema de
informações, etc. Todos por sua vez se constituem subsistemas do sistema maior denominado
empresa. Dentre os diversos sistemas existentes numa empresa pode-se destacar o Sistema de
Informação, que corresponde ao conjunto de recursos (humanos, materiais, tecnológicos, etc) que
tem por fim gerar informações úteis ao processo decisório.
De acordo com Laudon & Laudon (2003, p.7), Um sistema de informação pode ser
definido como um conjunto de componentes inter-relacionados que coleta (ou recupera), processa,
armazena e distribui informações destinadas a apoiar a tomada de decisões, a coordenação e o
controle de uma organização.
Das definições acima se pode depreender que as informações resultam das diversas formas
como são relacionados os dados. A cada forma de relacionamento de dados pode-se gerar novas
informações. É importante, sobretudo, que a informação possua valor para os tomadores de
decisões.
Sistema Integrado de Gestão
Conforme Padovese (2004, p.51) um Sistema Integrado de Gestão Empresarial “tem por
objetivo fundamental a consolidação e aglutinação de todas as informações necessárias para a
gestão do sistema empresa”. Os Enterprise Resourse Planning – ERP (Planejamento de Recursos
Empresariais) constituem soluções de Teconologia de Informação – TI que integram os diversos
subsistemas de uma entidade, a partir de única base de dados, padronizando processos e
possibilitando uma visão do fluxo de informações dos diversos departamentos.
Esta solução tem sido adotada por diversas corporações em todo mundo. Conforme
Padovese (2000, p. 59), são três os fatores principais que têm levado as empresas a adotar esta
solução, como seguem:
a. o movimento da integração mundial das empresas transnacionais, exigindo tratamento
único e em tempo real das informações;
b. a tendência de substituição de estruturas funcionais por estruturas ancoradas em
processos; e
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c. a integração, viabilizada por avanços na tecnologia de informação, dos vários sistemas
de informação em um sistema único.
Pelos fatores citados por Padovese, constata-se que a boa gestão da empresa depende
fundamentalmente das informações tramitadas no ERP. Assim, um processo de implantação de
ERP bem estruturado e implementado é fator de sucesso que justificam a utilização desta solução
como base para uma Gestão mais transparente e eficaz.
De acordo com Buckhout et al. (1999), um ERP é um software de planejamento dos
recursos empresariais que integra as diferentes funções da empresa para criar operações mais
eficientes.
Na perspectiva de Araujo et al.(2005), o sistema ERP é um sistema que controla e fornece
o suporte a todos os processos operacionais, produtivos, administrativos e comerciais da empresa
que facilita o fluxo de informações único, contínuo e consistente por todo a empresa.
Para Silva e Fernandes (2005), o sistema ERP é um sistema de informação empresarial que
auxilia a empresa em seu planejamento, ao qual este é dedicado ao controle da maioria das
transações de uma empresa.
Vollmann et al. (2006) argumenta que o ERP é um termo utilizado para descrever um
sistema de software que integra programas de aplicação em finanças, produção, logística, vendas e
marketing, recursos humanos e outros funções dentro da organização. Essa integração, no entanto,
é feita através de uma base de dados compartilhada por todas as funções empresariais.
A fase de escolha do sistema ERP é decisiva para a obtenção do sucesso na utilização
desse tipo de sistema integrado, no momento da aquisição a empresa deve levar em conta as
características do sistema em relação a sua estratégia; deve-se adquirir um sistema que esteja o
mais próximo possível da estratégia empresarial (SILVA & FERNANDES, 2005).
Segundo Lima et al (2000), o sucesso na implantação depende do alinhamento entre o
software, cultura e objetivos da empresa. O princípio do sistema ERP é simples, contudo sua
implantação no contexto empresarial é complexo, levando alguns meses para seu completo
funcionamento na empresa.
Laurindo e Mesquita (2000) argumentam que de maneira geral os sistemas ERP
apresentam potencial para causar significativos impactos positivos nas empresas. Os autores
destacam os seguintes benefícios dos sistemas integrados de gestão para as empresas:
a) Possibilidade de integração e padronização das informações de diferentes unidades
geográficas;
b) Padronização dos processos das diferentes áreas da empresa;
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c) Melhor gestão dos processos;
d) Possibilidade de integração com fornecedores e clientes.
Os mesmos autores ressaltam em sua pesquisa os riscos que podem surgir na implantação
de sistemas integrados ERP, são eles:
a) Na maioria dos casos a empresa que tem que adequar às características do sistema
adotado;
b) Ao adotar um sistema ERP a empresa está implicitamente adotando uma solução
genérica, ao qual possui as melhores práticas de gerenciamento segundo a ótica do fornecedor do
sistema;
c) Existe para as empresas localizadas em várias unidades geográficas, a possibilidade de
perda de identidade organizacional, já que os processos ficarão engessados as práticas nativas do
sistema, ou no caso de uma customização, nas práticas da matriz.
METODOLOGIA PROMÉTHÉÉ
Várias são as metodologias existentes para priorização de alternativas. A selecionada para
o tipo de problema vivenciado neste trabalho é prática e de fácil compreensão, porém, são
encontradas algumas dificuldades na tomada de decisão para escolha de sistemas ERP no que diz
respeito à escolha ou priorização das alternativas a serem implantadas para a redução de perdas,
quando se trata de avaliações de aspectos subjetivos. Sendo um problema multicritério, identificase a metodologia Prométhéé como aquela ideal para classificação e escolha da melhor alternativa
de aquisição pela empresa.
A escolha do método a ser empregado depende do tipo de problema em análise, do
contexto estudado, dos atores envolvidos, da estrutura de preferência e do tipo de resposta que se
deseja alcançar, ou seja, qual a problemática de referência (Gomes et al., 2002). Dessa forma, o
problema em questão, como já caracterizado anteriormente, visa uma priorização de alternativas,
sofrendo a influência de vários agentes de decisão por se tratar de investimento que vai refletir em
aspectos técnicos. Cada um desses aspectos será considerado como critério na avaliação, e,
portanto, requer uma informação intercritério que corresponda à sua importância relativa. Para
esses casos, freqüentemente faz-se uso dos métodos da Escola Francesa que utilizam a abordagem
outranking (existem traduções diferenciadas para o português, tais como: superação,
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subordinação, prevalência e sobreclassificação) ou surclassement, da terminologia original em
francês (Roy, 1985).
De forma geral o PROMÉTHÉE é de fácil entendimento, de modo que os conceitos e
parâmetros envolvidos em sua aplicação têm um significado físico ou econômico de rápida
assimilação pelo decisor. Assim, o método propicia a modelagem de preferência de forma simples
e de fácil compreensão, usando um paradigma diferente de outras abordagens que agregavam
critérios por meio de uma função aditiva. Além disso, os métodos de sobreclassificação não
admitem a compensação ilimitada de largas desvantagens e levam em conta o fato de que
pequenas diferenças entre as avaliações das alternativas nem sempre são significantes (Vincke,
1992).
5. TRATAMENTO DAS ALTERNATIVAS E CRITÉRIOS PELO GRUPO
Problemas de decisão nessa área normalmente envolvem vários decisores. Eles podem
representar diferentes departamentos de uma firma, diferentes organizações ou simplesmente
diferentes parceiros envolvidos em um projeto. Cada um usualmente tem seus objetivos
específicos (Cai et al., 2004). Existem também os critérios comuns a todos eles.
Todos os critérios, comuns e individuais, são apresentados numa matriz de avaliação. Esta
matriz é apresentada a todos os decisores, os quais fazem seus julgamentos individuais. Como a
maioria dos métodos de apoio a decisão, o Prométhéé requer avaliações numéricas. Dessa forma,
escalas qualitativas terão que ser transformadas em escalas numéricas, que, através de um
facilitador, os experientes no assunto atribuem pesos aos critérios definidos, até que seja possível
consolidar todos os pesos numa matriz de avaliação global. Caso algum decisor considere que
determinado critério não seja relevante, este será avaliado com peso igual a zero. Isto significa que
tais critérios não serão considerados na análise pessoal desse decisor. Consequentemente, embora
todos estejam avaliando a mesma matriz, o número de critérios ativos considerados para cada um
pode variar.
De acordo com o procedimento do Prométhéé, deve ser associada uma função de
preferência a cada critério para comparação por pares. Embora cada decisor esteja examinando os
mesmos critérios (podendo associar pesos diferentes), a seleção da função de preferência pode ser
de forma globalizada ou individual. A globalizada é feita em uma discussão aberta, onde todas as
funções de preferência são as mesmas para todos, e a individual, os decisores analisam o problema
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separadamente e podem escolher funções de preferência diferentes, cada uma de acordo com o seu
respectivo ponto de vista.
Neste contexto, apesar do conjunto de alternativas e de critérios serem idênticos para
todos, as avaliações podem ser completamente diferentes de acordo com as funções de preferência
e pesos distribuídos individualmente. Isto depende fortemente do interesse específico dos
decisores, que deverão considerar pesos maiores para os critérios que representam sua maior
preocupação no problema, sejam eles técnicos ou financeiros. A Figura abaixo ilustra esse
procedimento.
6. APLICAÇÃO DA METODOLOGIA (RESULTADO)
A primeira pergunta que, aparentemente, parece ser de maior importância é o item “Qual é
o melhor sistema e qual é o seu preço?”, porém, é preciso atentar a outros itens que são tão
importantes quanto a escolha do sistema pelo seu preço.
Estratégias que priorizam o fator preço a qualquer custo e que não consideram o
fornecedor e o processo de implantação do sistema se provaram ineficazes. A complexidade da
seleção e implantação de um sistema de gestão empresarial deve levar em conta diversos outros
fatores que precisam ser pesquisados e analisados antes que seja determinado um orçamento ou
prazo para implantação do projeto.
Com base na revisão literária, verificou-se que os critérios que eram mais contemplados
nas seleções de empresas que passaram pela experiência de selecionar e implantar um Sistema
ERP e que revela fatos muito interessantes e que são uma excelente base para quem está pensando
em adotar o Sistema de Gestão Empresarial são os critérios PREÇO, QUALIDADE,
EXPERIÊNCIA DO FORNECEDOR e FUNCIONALIDADE.
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Para o estabelecimento das alternativas de sistemas a serem adquiridos, verificou-se as
características dos principais sistemas comercializados nas últimas negociações, denominados
sistema 1, sistema 2 e sistema 3 segue conforme quadro abaixo:
Sistema
Descrição
Sistema 1
Software com reconhecido prestígio no mercado, contudo este é
amplamente genérico e se destina aos mais variados segmentos
econômicos.
Sistema 2
Software destinado a empresas do segmento de distribuição e atacado.
Possui sucesso em diversas implantações pelo país.
Sistema 3
Software também de reconhecido prestígio no mercado e também
amplamente genérico. No entanto, possui alguns subprodutos de seu
software principal que se destinam a empresas de diversos segmentos
Diante disto, o problema em questão pode ser resumido conforme abaixo, a figura
representa o modelo estruturado de acordo com as opções dos tomadores de decisão:
Figura 1 – Esquema do problema multicritério
Diante disso, ao elaborarmos, conjuntamente, e com pesos de 1 a 9 para todos os critérios,
sendo 1 pontuação mínima, excluindo o critério preço, observamos a matriz m x n conforme
abaixo:
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Tabela 1 – Matriz de avaliação e parâmetros
Os parâmetros de minimização e maximização, assim como as funções de preferência e
limiares de preferência e indiferença são também requisitos definidos pelo grupo, originando,
como resultado, a classificação de acordo com o resultado extraído do programa prométhéé que,
neste caso, conclui-se que a alternativa 1 é a melhor. Com isso, a alternativa de escolha do sistema
1 deve ser priorizada. Nota-se que o sistema 1 não foi mais barato, mas, foi aquele que apresentou
preferência em relação aos outros sistemas, ao considerar os pesos e parâmetros atribuídos a todos
os critérios.
7. REFLEXOS DA SELEÇÃO NA EFICIÊNCIA OPERACIONAL
O ramo de tecnologia da informação está cheio de oportunidades que podem alavancar a
rentabilidade do negócio, mas, paralelo a isso, de acordo com Karimi(2007), as empresas
costumam gastar milhões de dólares na implementação de recursos em sistemas empresariais, a
fim de obter resultados operacionais e estratégicas significativos. Para explicar tais resultados,
tem-se a visão baseada em recursos (RBV) da empresa para definir várias dimensões dos recursos
dos sistemas de informação (SI). Usando recursos de escolha e argumentos de construção de
capacidade, examina-se as relações entre recursos de SI e capacidades de ERP para descobrir se
eles têm efeitos complementares sobre os resultados. A Visão Baseada em Recursos (RBV) da
empresa é uma pespectiva emergente na gestão estratégica que explica desempenho da empresa
em termos de recursos internos e capacidades. Não diferente poderia ser numa empresa de
tecnologia da informação de excelência, onde seus recursos devem ser modernos e capazes de
gerar valor para o que se propõe.
No quadro abaixo podemos verificar o quão importante são as variáveis KR, RR e IR na
formação de Recusros de SI e, consequentemente, formação de capacidade de ERP e melhorias no
processo de negócios. Portanto, selecionar o melhor sistema ERP deixa de ser mero capricho e
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passa a veicular no mundo empresarial como um atributo voltado à vantagem competitiva, sendo
influenciando positivamente pela variável IR.
Fonte: KARIMI, J.; SOMERS, T. M.; BHATTACHERJEE, A. The Role of Information Systems Resources in ERP Capability Building and Business Process Outcomes.
Journal of Management Information Systems, v. 24, n. 2, p. 221-260, 2007.
Ao selecionar o melhor sistema ERP para a empresa, os critérios PREÇO, QUALIDADE,
EXPERIÊNCIA e FUNCIONALIDADE foram priorizados. Estes critérios, mediados ou não com
outros recursos de infraestrutura, podem influenciar positivamente na capacidade do sistema ERP,
tornando-o mais dinâmico aos suportes exigidos pela organização, facilitando e agilizando o
atendimento aos clientes. A figura abaixo demonstra as relações entre recursos e capacidade do
ERP.
Figura 2 – Modelo de critérios de aquisição e capacidades de ERP
Uma das contribuições vislumbradas por este trabalho é que, ao escolher um sistema ERP,
a empresa deverá optar preferencialmente pelos critérios preço, qualidade, experiência e
funcionalidade, o que leva a formação de um recurso de infraestrutura tal que permitirá a
formação de capacidade de ERP em termos de escopo funcional, organizacional, geográfico e por
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processo, ou seja, respectivamente, o sistema abrangerá vários módulos, será funcional para vários
setores, em várias filiais e com foco na dinâmica de cada processo organizacional. Vislumbra-se
que, com a inexistência de qualquer um dos critérios identificados neste trabalho, o ERP não
suportará as mudanças advindas no dia-a-dia da empresa e, todo o tempo gasto no planejamento
será perdido. Sendo assim, seguem as hipóteses:
•
Critério PREÇO influencia positivamente na capacidade de ERP ?
•
Critério QUALIDADE influencia positivamente na capacidade de ERP ?
•
Critério EXPERIÊNCIA influencia positivamente na capacidade de ERP ?
•
Critério FUNCIONALIDADE influencia positivamente na capacidade de ERP ?
•
Critérios PREÇO, QUALIDADE, EXPERIÊNCIA e FUNCIONALIDADE influenciam
positivamente na capacidade de ERP mediados por Recursos de Infraestrutura ?
8. COLETA DE DADOS DESEJADOS
Caso haja possibilidade na obtenção de dados, os próximos passos para a consecução dos
objetivos define-se pela aplicação de uma entrevista semi-estruturada com a equipe da área de TI e
com a equipe da área de negócio, assim como a submissão de questionário para refinamento dos
itens abordados na entrevista, para posterior confronto com a literatura analisada afim de
confirmar ou não as hipóteses levantadas.
Dados externos obtidos através de pesquisa de satisfação de clientes diretamente
impactados seriam importantes. Os participantes da previdência social que forem atendidos num
determinado período são convidados a participar de uma pesquisa de satisfação, com perguntas
voltadas a questões para mensurar a rapidez no atendimento e dificuldades apresentadas durante a
concessão de benefícios. Dados demográficos também poderiam ser utilizados permitindo
identificar a região onde tiveram atendimentos mais rápidos e que tiveram melhora no nível de
satisfação dos clientes.
O objetivo principal da coleta de dados é verificar o incremento na performance dos
serviços prestados à população em geral. Daí, poderemos inferir que este incremento poderá ser
devido ao investimento realizado em recursos de infraestrutura da empresa, sem o qual,
provavelmente não seria possível observar tal eficiência operacional.
Os dados internos a serem coletados através do questionário para as área de TI e de
negócio, utilizando-se de uma escala likert de 5 pontos onde 1 indica que o ERP não se engaja a
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facilidade e agilidade da operacionalização de forma alguma e 5 indica que os resultados do ERP
se engaja muito. Os dados incluirão a percepção e experiência dos profissionais da área de TI e da
área de negócios, inclusive gerentes, por facilidade de uso do ERP, sua comparação com o ERP e
sistemas legados, dificuldades na implementação, questões relativas à estabilidade e consistência
de dados do ERP, respondidas através de questionário e entrevistas.
As principais perguntas que podem ser inseridas no questionário são:
•
Por que a empresa optou pela utilização de um sistema ERP? Quais seriam as possíveis
alternativas ao uso do sistema ERP? E por que foram preteridas? Quais as principais
características do(s) sistema(s) anterior(es)?
•
Quais os benefícios buscados pela empresa ao utilizar um sistema ERP? Eles foram
formalmente definidos no início do projeto?
•
Como foi o processo de tomada de decisão e de escolha do fornecedor? Quais foram as
atepas? Quem foi envolvido? Quais foram os fatores considerados para comparação das
alternativas?
•
Quais problemas ocorreram durante a implementação? Como foram resolvidos?
•
Como foi o início da operação? Houve “paralelo”?
•
Quais foram os benefícios trazidos pela utilização do sistema ERP? Os benefícios
esperados pela utilização do sistema estão sendo obetidos? (Por que não?)
•
É possível relacionar a utilização do sistema ERP com a melhoria na competitividade da
empresa? Em que aspectos? (qualidade do sistema, suporte). Através de que aspectos do
sistema(automação, redesenho de processos, integração, novos negócios)?
Cada uma das perguntas acima são oportuna e exaustivamente discutidas com o intuito
principal de verificar a adequação de cada critério selecionado (preço, qualidade, experiência e
funcionalidade) e o possível surgimento de novos critérios a serem percebidos quando da
entrevista com os profissionais das áreas. Adicionalmente, deve-se perceber a presença de outros
recursos de infraestrutura que poderiam também influenciar na performance do ERP, tais como:
servidor, redes, etc.
9. RELEVÂNCIA DO ESTUDO
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De acordo com as questões levantadas neste trabalho, uma vez escolhido o sistema ERP de
acordo com os critérios e pesos pré-estabelecidos, verificado a sua performance através das
entrevistas e questionários e realizado o diagnóstico para saber a aderência e congruência de
objetivos organizacionais, a empresa poderá tomar a decisão de, em caso da inexistência de algum
recurso de infraestrutura, investir neste item para que reestabeleça a dinâmica necessária ao
equilíbrio produtivo.
Da mesma forma, a empresa poderá perceber uma influência muito positiva de seus
mecanismos de aquisição através da metodologia empregada e torná-la permanente para futuras
aquisições de materiais e equipamentos relacionados a diversas áreas organizacionais. A empresa
poderá também perceber que utilizou, para a aquisição do ERP, critérios e/ou pesos inadequados,
perfazendo um cenário hostil em relação à performance, sendo necessário um ajuste junto ao
provedor para sanar eventuais inconsistências.
10. CONCLUSÃO
A metodologia proposta permitiu a escolha do sistema 1 como aquele que auxiliará na
congruência dos objetivos a serem atingidos no âmbito da previdência social. Infere-se que, com
este sistema, os serviços prestados à população em geral, serão de certa forma melhor prestados,
em tempo hábil, qualidade singular e a um custo operacional mais competitivo, convergindo com
os princípios de economicidade.
Entretanto, com a complexidade na escolha dos critérios e seus respectivos pesos, segundo
a literatura analisada, podemos inferir que os critérios e metodologia utilizados para a escolha do
sistema apresentam-se eficazes para a aquisição do ERP e contribuem para a sua performance,
porém, estes não são exaustivos, devendo a seleção dos critérios ser adaptada a cada caso
específico e levar em conta a natureza real das atividades exercidas pela empresa.
Desta forma, independentemente da metodologia empregada para escolha de seus recursos,
a empresa deverá fazer uma análise profunda da performance destes ativos, no intuito de verificar
sua real aplicabilidade no que foi originalmente proposto. Desta forma, assegurará que seus
recursos estarão convergindo para a consecução dos objetivos estratégicos como garantia da
eficiência operacional.
11. LIMITAÇÃO E ESTUDOS FUTUROS
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Embora as questões desenvolvidas neste trabalho foram utilizadas contemplando o
universo de uma empresa da previdência social do país, uma futura investigação poderá ser
conduzida com experiências de outras organizações que eventualmente passam ou passaram pelo
mesmo processo de aquisição.
A obtenção de uma survey com os dados descritos no item coleta de dados desejados é
apropriada para a confirmação das hipóteses num estudo futuro, assim como outros dados que
agreguem valor à pesquisa.
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12. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
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