ISSN 1984-9354 GESTÃO DE ESTOQUE FARMACÊUTICO – ESTUDO DE CASO DE UMA CLÍNICA ONCOLÓGICA Elizangela Domiciano Garcia Barreto [email protected] (LATEC/UFF) Resumo: As instituições de saúde estão em constante preocupação para manter um alto nível de qualidade no atendimento, instalações, corpo clínico e administrativo; tendo necessidade de associar baixos custos a altos padrões técnicos. Diante das mudanças no mercado e dos avanços tecnológicos, principalmente na área oncológica, as organizações passaram a investir no controle de estoque de medicamentos, para garantir qualidade na assistência e reduzir os custos financeiros. O objetivo desse estudo é analisar quais as práticas e as oportunidades de melhoria na gestão de estoque de medicamentos e materiais oncológicos, com foco em redução de custos, mantendo a qualidade do serviço. O método de pesquisa utilizado foi o exploratório através de um estudo de caso de uma clínica oncológica da rede privada, sediada na cidade do Niterói, demonstrando a importância da implantação da gestão de estoque farmacêutico, através de mapeamento e análise de processos. Neste estudo, ficou evidente que, em termos operacionais, que o controle efetivo do estoque farmacêutico pode trazer grandes benefícios para a empresa através da melhoria de processos e eliminação de desperdícios. Palavras-chaves: Gestão de Estoque, Medicamentos, Material Médico-Hospitalar, Oncologia. XI CONGRESSO NACIONAL DE EXCELÊNCIA EM GESTÃO 13 e 14 de agosto de 2015 1. Introdução No Brasil, as estimativas do Instituto Nacional do Câncer para o ano de 2014/2015 apontam a ocorrência de aproximadamente 500 mil casos novos de câncer, incluindo os casos de pele não melanoma, e de quase 400 mil casos novos sem a inclusão destes. (INCA, 2014) Os tratamentos antineoplásicos representam alto custo para os sistemas de saúde brasileiros, tanto para o Sistema Único de Saúde como para o Sistema de Saúde Suplementar. (SOUZA et al, 2009) Um estudo americano abordando os custos dos cuidados de saúde para pacientes com câncer de mama metastático evidenciou que o tratamento quimioterápico, ao longo de 18 meses, representou 25% do custo total, totalizando 128.556 dólares por paciente. (VERA-LLONCH et al, 2011) Agregado a isso, nos últimos anos, a assistência médica suplementar viveu um crescimento expressivo, segundo dados do IBGE, em 2013 24,5% da população brasileira possuía cobertura por um plano de saúde, enquanto em 2002 essa proporção era de 1,9%. Segundo NÓBREGA (2013) o setor de saúde, no âmbito privado, em virtude da complexa conjuntura econômica nacional, tem enfrentado grandes dificuldades financeiras, sem poder repassar seus aumentos de custos, automaticamente, para os preços, devido, principalmente, a fatores relacionados à competitividade do mercado, à pressão da sociedade e das operadoras de planos de saúde, e a certo controle de preços do governo. A exigência do governo e da sociedade pela racionalização dos gastos e despesas, aumento da produtividade e melhoria da qualidade dos atendimentos nos serviços de saúde no Brasil, eclode na busca de um Gerenciamento Sustentável destas instituições. (SILVA et al 2003) O crescimento das despesas médicas tem sido uma preocupação constante, levando a adoção de medidas que controlem o consumo de medicamentos em meio hospitalar. Diante desse panorama, é necessário implantar um sistema de gestão de estoque de medicamentos que seja eficiente, que atenda as demandas do cliente e da empresa, sendo capaz de se adequar às exigências do mercado e evitando perdas. Este trabalho tem como objetivo aprimorar a gestão do estoque de medicamento e materiais médico-hospitalar de uma clínica oncológica privada, através da sugestão e implantação de melhorias nos controles e métodos utilizados atualmente, analisando as principais mudanças no mercado de saúde suplementar e as recentes alterações da legislação pertinente. 2 XI CONGRESSO NACIONAL DE EXCELÊNCIA EM GESTÃO 13 e 14 de agosto de 2015 O presente trabalho divide-se em introdução, revisão da literatura sobre regulação sanitária no Brasil e avaliação de tecnologias em saúde do ponto de vista técnico e econômico relativo aos medicamentos oncológicos, discussão dos resultados, conclusão e apresentação das referências bibliográficas consultadas. 2. Revisão da literatura A Constituição Federal de 1988 definiu os princípios de assistência à saúde pela criação do Sistema Único de Saúde (SUS), por meio da Lei Orgânica de 1990, que se propôs à universalidade, integralidade e equidade. O processo de regulamentação dos Planos e Seguros Privados de Assistência à Saúde vem se desenrolando desde 1991 (portanto um ano depois do nascimento legal do SUS). Em função dele, o Congresso Nacional aprovou a Lei 9656, em 03 de junho de 1998 e foi criado a Agência Nacional de Saúde Suplementar (ANS) em 2000. Com isto o tema mercado privado de saúde foi introduzido na agenda governamental. (BAHIA, 2001) Conforme Malta et al.(2004), a ANS atua em três frentes: a primeira voltada para a regulação da saúde financeira das operadoras, ou seja, da sua capacidade de se estabelecer no mercado, honrando os compromissos na prestação da assistência à saúde; a segunda, sob a perspectiva do direito dos consumidores, focaliza os contratos e a relação de consumo, definindo como eixo principal de atuação o processo de fiscalização; a terceira engloba a questão dos produtos, tanto na sua composição de cobertura, como no seu preço. Costa (2008) menciona que a baixa regulação do mercado de planos privados de assistência à saúde no Brasil, até o fim da década de 1990, em relação aos incentivos fiscais e a ausência de barreiras de entrada e saída para novas operadoras, beneficiou a atividade econômica do setor, possibilitando a ampliação do quadro de clientes e a abertura de operadoras de diferentes portes, que fazem a intermediação do acesso à assistência à saúde suplementar em todo território brasileiro. Todo o desenvolvimento do regime regulatório afeta consideravelmente a concorrência do mercado através da criação de novas condições de entrada, permanência e saída. No entanto com os custos da saúde em progressiva elevação e o aumento na utilização dos serviços por conta do envelhecimento da população está propiciando ao crescimento de operadoras de planos de saúde com dificuldades financeiras, essa tendência está elevando o número de casos de insolvência. (GUIMARÃES, ALVES; 2009) 3 XI CONGRESSO NACIONAL DE EXCELÊNCIA EM GESTÃO 13 e 14 de agosto de 2015 Além disso, desde janeiro de 2014, os beneficiários de planos de saúde individuais e coletivos contratados a partir de 1º de janeiro de 1999, bem como aqueles adaptados à Lei nº 9.656, de 03 de junho de 1998, passaram a ter acesso ao novo Rol de Procedimentos e Eventos em Saúde, definidos pela ANS. A RN nº 338/2013, publicada em 22 de outubro de 2013 no Diário Oficial da União, atualizou a lista dos procedimentos e eventos de cobertura mínima obrigatória, incorporando novos procedimentos, com destaque para os quimioterápicos orais usados no tratamento domiciliar do câncer. Também foi aprovada a Lei 12.880, de 12 de novembro de 2013, que alterou a Lei 9.656/98. A partir de sua vigência, em maio de 2014, passam a ser incluídos entre as coberturas obrigatórias dos planos privados de assistência à saúde, em todo o território nacional, antineoplásicos de uso oral, procedimentos radioterápicos para tratamento de câncer e hemoterapia. Diante desse cenário, um setor como o da saúde, em que os recursos são deficientes, o custo torna-se de extrema relevância, pois somente o seu controle permitirá atender o maior número de usuários com preservação da qualidade. (BITTAR, 1999) O setor hospitalar se caracteriza como uma das áreas mais complexas e de difícil gerenciamento, comportando um alto risco inerente à atividade ((BITTAR, 1999). Materiais e logística são, juntamente com recursos humanos e administração financeira, fatores críticos para o desenvolvimento de atividades de atenção à saúde e para a excelência operacional da organização hospitalar. (MOURA, 2013) O hospital exige dos setores de abastecimento um controle efetivo sobre os processos, pois devido a diversidade e complexidade operacional e técnica, o desempenho dessa área tem relação direta com o resultado técnico e financeiro da organização. Neste contexto, a quantidade de medicamentos armazenados e o tempo de permanência nos estoques têm um peso considerável no aumento dos custos das farmácias hospitalares. (NOVAES et al, 2006) Em função das características operacionais da instituição, as variabilidades da demanda são frequentes e o tempo de atendimento normalmente curto. A falta de determinado item de estoque pode acarretar danos irreparáveis para a instituição e a aquisição de urgência, custos não previstos (MOURA et al, 2013). Para Ballou (2009), o conceito básico de logística, do qual evoluíram vários outros, é colocar o produto certo, na hora certa, no local certo e ao menor custo possível. 4 XI CONGRESSO NACIONAL DE EXCELÊNCIA EM GESTÃO 13 e 14 de agosto de 2015 3. Estudo de Caso A pesquisa tem natureza exploratória sendo realizada através do método estudo de caso. O estudo foi realizado no setor de farmácia de uma clínica privada com atendimento especializado na área de oncologia, em regime ambulatorial day clinic, situada na cidade de Niterói. Previamente à coleta de dados, foi realizada uma revisão de literatura nas áreas de gestão de estoque. Foi proposto para a pesquisa o seguinte problema: quais as práticas e as oportunidades de melhoria na gestão de estoque de medicamentos e materiais oncológicos, com foco em redução de custos, mantendo a qualidade do serviço? O setor de farmacêutico da empresa é subdividido em farmácia e estoque. O estoque funciona como almoxarifado, sendo responsável pela compra de medicamentos e pelo abastecimento dos demais setores. A farmácia quimioterápica é responsável pela preparação dos medicamentos, análise das prescrições médicas e atenção farmacêutica. O foco deste estudo foi o estoque por ser o setor responsável pela previsão da demanda, aquisição, armazenamento e posterior distribuição dos medicamentos. O ciclo de compras de medicamentos e material médico-hospitalar representa uma importante etapa de todo processo de gestão de estoque. Um dos recursos que mais elevam os custos da assistência à saúde é a aquisição de medicamentos e materiais hospitalares. Em 2014 os recursos para material e medicamento representou um custo de 48% das despesas da instituição em estudo. Souza et al (2009) destacam que os tratamentos antineoplásicos são de alto custo tanto para o SUS como para a saúde suplementar. Diante disso, objetivo básico do gerenciamento de estoque consiste em colocar os recursos necessários ao processo com qualidade, em quantidades adequadas, no tempo correto e com o menor custo. Ao se conseguir realizar uma adequada administração, se torna possível disponibilizar o material certo, na quantidade certa e no tempo certo para o usuário. A falta de um material ou medicamento de consumo nas unidades hospitalares leva à descontinuidade da assistência prestada e consequentemente, danos ao paciente, além de causar estresse na equipe multiprofissional. (PONTES, 2013) As compras são realizadas semanalmente, os quais incluem medicamentos listados na curva ABC, adotada como ferramenta de gestão de estoques. Para a realização dessa modalidade de compras, é necessário planejamento de acordo com a previsão de demanda semanal. 5 XI CONGRESSO NACIONAL DE EXCELÊNCIA EM GESTÃO 13 e 14 de agosto de 2015 Utiliza-se um sistema de informação integrado, o ERP (Enterprise Resource Planning), para análise de relatórios com base nos estoques atuais, margens de segurança e tempo de entrega médio. Os medicamentos da curva A, a aquisição é realizada através da demanda da semana. Analisam-se os relatórios de previsão dos agendamentos para a próxima semana. Os relatórios obtidos através do sistema foram analisados de acordo com a metodologia para a obtenção da classificação e do gráfico com a curva ABC para todos os itens no estoque, contemplando materiais e medicamentos oncológicos. A tabela 1 mostra a classificação ABC, sendo possível observar que 35 itens equivalem a 86% dos custos que o hospital teve com o estoque de medicamentos em 2014. Os itens da curva B, 53 itens, correspondem a 12,6%, e o restante dos itens, da curva C (86 itens) compreende 1,4%. Tabela 1 – Classificação ABC Classe A B C Total % Valores 86% 12,60% 1,40% 100% Quantidade de itens 35 53 86 174 Fonte: Autor, 2014 Uma das finalidades básicas da gestão de estoques é guiar as informações adequadas assinalando as prioridades. Os resultados encontrados na análise foram os esperados. A classificação ABC se mostra bastante coerente com a metodologia proposta. Gráfico 1 – Curva ABC Fonte: Autor, 2014 Analisando a tabela 1 e o gráfico 1, que comtemplam os materiais e medicamentos antineoplásicos padronizados na instituição é possível observar que apenas 35 de 174 itens correspondem custam 86% do custo com suprimento de medicamentos e materiais. 6 XI CONGRESSO NACIONAL DE EXCELÊNCIA EM GESTÃO 13 e 14 de agosto de 2015 Os demais itens somam um total de 136 medicamentos, mas representam um percentual de apenas 14% do custo anual da instituição. Os itens que pertencem à classe B representam 12,6% do gasto total, sendo empregado em 30% dos 174 dos itens, e C correspondendo a 1,4 % do custo anual na aquisição de 86 itens ou 50% da lista. Então, B e C equivalem à grande maioria de itens, mas que tem uma menor representatividade financeira para a organização. Através da análise da curva ABC, foi implantado a “Política de Aquisição de Medicamentos”. A classificação ABC informa que os itens da classe A devem ser priorizados, devido à maior importância econômica desses itens, recebendo maior atenção durante o processo compra de medicamentos. Tais itens, tendo em vista seu valor, devem ser mais rigorosamente controlados, e também devem ter estoque de segurança bem pequeno. A compra desses medicamentos é realizada por demanda. Os itens da curva B e C, a previsão de demanda é realizada com base na seguinte fórmula adotada pela politica de estoque: 2 x CM-EA Sendo CM o Consumo Médio semanal e EA o Estoque Atual De acordo com esta equação define-se a quantidade a ser comprada de cada medicamento. Através da implantação da ferramenta, foi possível identificar reflexos no comportamento dos custos com aquisição de medicamentos e materiais. A inclusão de mais farmacêuticos no quadro de colaboradores, possibilitou maior controle dos processos. Os medicamentos eram encaminhados para a farmácia quimioterápica para manipulação dos antineoplásicos do dia, mas não havia controle de transferências e devoluções, para controlar todas as etapas do processo, criaram-se locais de armazenagem virtuais para registro das atividades realizadas e rastreabilidade dos produtos. Na véspera do tratamento, todos os medicamentos necessários para atender os pacientes do dia são separados fisicamente e transferidos virtualmente do local de armazenagem “estoque” para o local “farmácia”. Através desse simples mecanismo foi possível identificar em qual etapa do processo o medicamento se encontrava. No dia dos tratamentos, todos os pacientes que estão agendados possuem os medicamentos necessários e reservado para tal finalidade. Os pacientes que estão aptos para realizar a quimioterapia são confirmados por um enfermeiro, através de contato telefônico. O profissional valida a informação 7 XI CONGRESSO NACIONAL DE EXCELÊNCIA EM GESTÃO 13 e 14 de agosto de 2015 via sistema eletrônico e as quimioterapias são então manipuladas antecipadamente a chegada do paciente à instituição. Essa ação reduziu o tempo de permanência na clínica, uma vez que anteriormente a essa medida, aguardava-se a chegada do paciente para iniciar o preparo dos medicamentos, gerando espera e descontentamento de pacientes, familiares e profissionais de enfermagem. Durante a manipulação existe um gerenciamento de abertura dos frascos de acordo com a dose dos pacientes, optando pelo frasco que irá gerar menor descarte. Os medicamentos abertos que não são utilizados, são descartados conforme a estabilidade físico-química descrita na literatura científica e monografia dos produtos. Para esse gerenciamento, periodicamente a equipe farmacêutica atualiza todos os dados de estabilidade dos medicamentos, disponibilizando na farmácia quimioterápica. Os descartes são monitorados através da análise dos valores que essas medicações representam no valor total do estoque. Mensalmente, através de relatórios do sistema, é possível identificar a quantidade em miligrama e em valor financeiro, e encontra-se a porcentagem que o descarte representa no valor total do estoque. (Gráfico 2) Com o estudo dos medicamentos que causavam maior impacto financeiro, foi possível discernir os medicamentos tinham repercussão no valor mensal e institui-se dias específicos para os medicamentos de alto custo que geravam impacto financeiro. Gráfico 2 – Evolução de descarte de medicamentos Fonte: Autor, 2014 8 XI CONGRESSO NACIONAL DE EXCELÊNCIA EM GESTÃO 13 e 14 de agosto de 2015 Outra medida adotada para reduzir gastos, foi a padronização dos materias médico hospitalares utilizados nos procedimentos. Em reunião conjunta, as equipes de farmácia e enfermagem definiram quais os itens necessários nos protocolos oncológicos e a partir do consenso, a farmácia passou a dispensar todos os materiais fundamentais para realização do tratamento no paciente, que foi denominado de “kit do paciente”. Com a confirmação que o paciente irá comparecer para realizar o tratamento, os quimioterápicos e medicamentos de suporte são manipulados e prepara-se um kit com os medicamentos, soro e material de punção padronizado na instituição. Conforme o paciente conclui o tratamento o farmacêutico realiza a consolidação da conta do paciente, é necessário da analisar o prontuário eletrônico onde estão registrados pela enfermagem, todos os itens que foram administrados durante a infusão e se houve alguma intercorrência durante o período do tratamento e utilizando outros itens não planejados. Através desse mecanismo a conta com todos os medicamentos e materiais utilizados naquele tratamento é preparada e enviada para o faturamento da empresa. No setor de enfermagem foi disponibilizado um estoque mínimo de material que é controlado pelo setor de farmácia. Diariamente, ao término do atendimento um profissional da farmácia realiza a conferência do estoque mínimo. Caso algum produto tenha sido utilizado, ele deve ser sinalizado pelo enfermeiro no prontuário do paciente, para inclusão da unidade na conta médica e consolidação pelo farmacêutico. Os itens não identificados são monitorados e apresentados para a supervisão de enfermagem, que busca treinar e qualificar a equipe para reduzir esses valores. (Tabela 2) Tabela 2 – Controle de Materiais diariamente QNTD MÍN. QNTD TOTAL TOTAL ($) SF 0,9% 10 ML 6 6 10,28 CATETER PER. 24G(B.BR) 15 2 4,00 CATETER PER. 22G(B.BR) 3 8 16,00 AGULHA H. SAFETY 20X19 3 3 52,50 AGULHA H. SAFETY 20X25 3 2 35,00 AGULHA H. SAFETY 20X32 3 1 17,50 SF 0,9% 500 ML 1 0 0,00 EQUIPO COMUM 3 0 0,00 DIFENIDRIN 1 1 9,35 POLIFIX 2 3 0 0,00 HIDROCORTISONA 500 MG 6 4 30,00 Medicamento/Material Fonte: Autor, 2014 183,64 9 XI CONGRESSO NACIONAL DE EXCELÊNCIA EM GESTÃO 13 e 14 de agosto de 2015 4. Conclusão A gestão de estoque é uma ferramenta essencial para as empresas que buscam ampliar seu espaço no atual mercado competitivo, com redução de custos e controle efetivo dos recursos financeiros e materiais. Este estudo, desenvolvido numa organização oncológica privada da cidade de Niterói, teve como objetivo observar uma gestão implicada na redução de custos, num cenário em que instituições de saúde e suas farmácias devem desenvolver competências para administrar os estoques de medicamentos de forma científica, cientes de quanto maior esta habilidade, maior será sua capacidade de oferecer à clientela bens e serviços de qualidade superior, e com baixos custos operacionais. Em uma visão ampla, essa pesquisa mostra a viabilidade e os aspectos favoráveis da utilização de processos gerenciais específicos na gestão dos estoques da farmácia dentro da organização de saúde, um dos fatores críticos de sucesso institucional. Buscando maiores conquistas e resultados mais otimistas, deve-se perseguir uma maior interação entre os setores da instituição, almejando entender a organização de forma sistêmica, atendendo às necessidades e expectativas de todas as partes interessadas, mas principalmente do cliente. Entender como se integram os processos internos e como eles se relacionam com o ambiente externo, como circulam as informações veiculadas através destes processos internos, desde seus pontos de origem, nos quais são geradas, até seus destinos. Gerando assim, uma gestão inovadora implicada na redução de custos, com qualidade, através da melhoria dos processos. 5. Referência Bibliográfica: BAHIA, L. Planos privados de saúde: luzes e sombras no debate setorial dos anos 90. Ciênc. saúde coletiva 2001, vol.6, n.2, pp. 329-339. ISSN 1413-8123. BALLOU, R. H. Logística Empresarial: transportes, administração de materiais e distribuição física. São Paulo: Atlas. 2009 BITTAR, O. J. N. V. Gestão de processos e certificação para qualidade em saúde. Revista da Associação Médica Brasileira, São Paulo, v. 45, n. 4, p. 357-363, 1999. BRASIL. Lei 12.880, de 12 de novembro de 2013. Presidência da República. Disponível em <http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_Ato2011-2014/2013/Lei/L12880.htm> Acesso em 12 de março de 2014. 10 XI CONGRESSO NACIONAL DE EXCELÊNCIA EM GESTÃO 13 e 14 de agosto de 2015 BRASIL. Lei nº 9.656, de 03 de junho de 1998. Disponível em <http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l9656.htm> Acesso em 12/03/2015 BRASIL. Resolução Normativa nº 338, de 21 de outubro de 2013. Agencia Nacional de Saúde Suplementar. Disponível em <www.ans.gov.br > Acesso em 12/03/2015. COSTA, N. R.. O regime regulatório e o mercado de planos de saúde no Brasil. Ciênc. saúde coletiva. 2008, vol.13, n.5, pp. 1453-1462. ISSN 1413-8123. GUIMARÃES, A. L. S.; ALVES, W.O. Prevendo a insolvência de operadoras de planos de saúde. RAE - Revista de Administração de Empresas, São Paulo, v. 49, n.4, p. 459-471, outubro/dezembro 2009. Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística. Pesquisa Nacional por Amostra de Domicílios. Disponível em <www.ibge.gov.br>. Acesso em 02/03/2015. Instituto Nacional de Câncer José Alencar Gomes da Silva. Estimativa 2014: incidência de câncer no Brasil. Disponível em < www.inca.gov.br> Acesso em 02/03/2015. MALTA, D. C., et al. Perspectivas da regulação na saúde suplementar diante dos modelos assistenciais. Ciênc. saúde coletiva. 2004, vol.9, n.2, pp. 433-444. ISSN 1413-8123. MOURA, L. L.; SILVA, R. F.; FILGUEIRASA, B. A.; SILVA, J.M. Análise e intervenção na gestão do fluxo de informações de uma cadeia de suprimentos hospitalares. Sistemas & Gestão 8, 2013, pp 416-430 NETO, M. J. F. Farmácia Hospitalar e suas interfaces com a saúde. Sao Paulo: Rx, 316p. 2005 NÓBREGA, C.R. Custo do tratamento farmacológico ambulatorial destinado às mulheres portadoras de câncer de mama. São Paulo, 2013. 100p NOVAES, O. L. M et al. Gestão das farmácias hospitalares através da padronização de medicamentos e utilização da curva ABC. XIII SIMPEP. São Paulo, 2006, pp. 3-8. PONTES, A. E. L. Gestão de Estoques: utilização das ferramentas curva ABC e classificação XYZ em uma farmácia hospitalar, 2013, 42p 11 XI CONGRESSO NACIONAL DE EXCELÊNCIA EM GESTÃO 13 e 14 de agosto de 2015 SILVA E.P.; COSTA, O.S.; TIBÉRIO, C.S.B. Gestão estratégica de custos: estudo de caso aplicado a hospitais universitários. In: Anais do VIII Congresso Internacional de Custos; 2003; Uruguai. SOUZA, R.J.S.P.; REZENDE, M. L.; CORRÊA, M. P.; DUARTE, E. M. Estimativa do custo do tratamento de câncer de pele tipo melanoma no Estado de São Paulo–Brasil. An Bras Dermatol 84.3 (2009): 237-43 VERA-LLONCH M., WEYCKER D., GLASS A., GAO S, BORKER R, QIN A, et al. Healthcare costs in women with metastatic breast cancer receiving chemotherapy as their principal treatment modality. BMC Cancer. 2011; 11:250. . 12